Учет корреспонденции

Назначение

Предназначен для просмотра, создания, редактирования, отслеживания корреспонденций в программе. Процесс работы со срочными заказами описан в статье.

Заказы

• Что такое заказы.
• Для чего используются заказы.
• Как формируются заказы.
• Отображение заказов.

Заказы

Заказ — это количество единовременно переданной корреспонденции от клиента курьерской службы, то есть заказ может включать одно отправление или объединять несколько отправлений на доставку от одного клиента. Для работы с заказами, перейдите на вкладку «Заказы», а также, настройте права доступа к Почтовым заказам

Почтовые заказы — условное название, так как в системе есть «журнал срочных заказов». В почтовые заказы заносится вся корреспонденция, так как на основании этих данных ведутся финансовый и кадровый учеты, статистика, отчетность и т. д.

Заказы в программе представлены в виде таблицы. Вы можете настроить количество отображаемых заказов в окне

Для этого перейдите в «Настройки» -> «Параметры» -> «Отображение» и укажите количество в поле "Ограничить кол-во заказов: "

Справа от таблицы, находится фильтр заказов, который позволяет сортировать данные по заданным критериям:

• Заказчик — отображает заказы от конкретного клиента курьерской службы или от всех.
• Примечание — отображает заказы, примечание которых совпадает с указанным.
• Дата заказа — отображает заказы, созданные в указанный промежуток.
• Тип заказа — выпадающий список с типами заказов. Отображает выбранный тип заказа.
• Только невидимые — отображает заказы со снятой галкой «Видимый», в карточке заказа.

Для применения условий фильтра нажмите кнопку «Вывести», для возвращения к исходному состоянию нажмите «Очистить».

Создание заказа

• Действия по созданию заказа.
• Рассмотрение карточки заказа
• Дополнительные условия и функции.

Карточка заказа

Чтобы создать заказ выберите пункт контекстного меню «Создать».

Рассмотрим карточку заказа:

• Номер заказа — значение проставляется автоматически программой.
• Расширенные или Прост. — выбор параметра определяет тип ведомостей, печатаемых для данного заказа.
  • Сняты обе галки — печатается обычная накладная.
  • Стоит галка Прост. — печатается упрощенная накладная.
  • Стоит галка Расширенная — расширенная накладная. В случае если есть вложения — накладная для интернет магазинов.
• Заказчик — клиент оформивший заказ
• Дата и Время получения — когда отправления были фактически получены курьерской службой.
• Отдел и ФИО — контактная информация заказчика.
• Получил курьер и его Код — курьер забравший данный заказ.
• Плата курьеру за забор — фиксированная стоимость забора.
• Содержит — количество единиц корреспонденции и стоимость услуг.
• Оплата наличными Платежи — возможность принять оплату наличными или просмотр счетов-фактур на данный заказ.
• Вложение — описание вложения в корреспонденции. При создании корреспонденции в этом заказе значение данного поля будет копироваться в каждую единицу, с дальнейшей возможностью изменения для конкретной единицы корреспонденции.
• Примечания — дополнительная информация о заказе.
• Срок доставки — позволяет задать срок доставки в рабочих днях, если он отличается от значения по умолчанию.
• Тип заказа — типы заказов добавляются в статусах.
• Видимый — используется для фильтрации. Если галка не стоит, то программа считает заказ не видимым.
• Не начислять ЗП — не зачислять зарплату курьерам за доставку корреспонденции входящую в данный заказ.

Прием заказа

• Что такое прием.
• Когда используется прием.
• Принцип работы.
• Дополнительный функционал.

Корреспонденция из заказов может проходить по системе четырьмя способами:

1. Корреспонденция забирается у заказчика и сразу доставляется, без завоза в офис. В таком случае, курьер заполняет самокопирующуюся ведомость. В конце рабочего дня такие рукописные ведомости заносятся в базу данных.
2. Корреспонденция доставляется в офис, заносится в базу данных. На нее печатаются расширенные ведомости. Для выдачи такого заказа, считывается штрих-код, напечатанный на нем.
3. На занесенную в базу корреспонденцию распечатываются наклейки.
4. На занесенную в базу корреспонденцию печатаются не расширенные ведомости.

Процесс приема корреспонденции описан в статье Прием корреспонденции на склад.

Удаление

• Условия удаления заказа.
• Как удалить заказ.
• Дополнительные параметры.

Для удаление заказа, у пользователя должны быть права и по корреспонденции, входящей в заказ, не должно быть операций расхода по складскому контуру.

Корреспонденция

• Что такое корреспонденция.
• Для чего используется.
• Виды корреспонденций.
• Отображение корреспонденции.

Фильтр корреспонденции

Это любое отправление, которое входит в заказ, передаваемый клиентом в курьерскую службу для доставки получателю. Для работы с корреспонденцией, перейдите во вкладку «Адреса». У пользователя, также, настройте права доступа, как и в случае с «Заказами». Вы можете открыть корреспонденцию из конкретного заказа на вкладке «Адреса», для этого выберите заказ и нажмите пробел.

Корреспонденция в таблице отображается согласно текущей сортировке. Чтобы изменить сортировку, воспользуйтесь фильтром. Большинство полей фильтра имеют подсказка в виде хинтов

Всплывающий элемент графического интерфейса, служащий средством обучения пользователя.

в самой системе. Нет описания к следующим параметрам:

• Раскрывающийся список справа от поля ФИО — пользовательский статус заказа.
• Раскрывающийся список ниже — статусы не доставленых отправлений.
• Раскрывающийся список справа от галки доставлено — статус корреспонденции по выдаче.

Выбранные параметры фильтрации можно сохранять, используя кнопки в правом нижнем углу и использовать их в работе в дальнейшем.

Для того, что бы сохранить фильтр, нажмите кнопку в правом нижнем углу, и он появится в списке. Что бы удалить сохраненные параметры — нажмите кнопку правее.

Создание корреспонденции

Существуют следующие способы создания корреспонденции:

• oфисная система:
  • вручную. Подробнее см. раздел «Создание единицы корреспонденции»;
  • импорт из Microsoft Excel. Подробнее см. раздел «Импорт баз данных»;
• личный кабинет:
  • вручную. Подробнее см. раздел «Оформление заказа из личного кабинета»;
  • импорт из Microsoft Excel. Подробнее см. раздел «Импорт реестра заказов из Excel»;
• передача заказа по API с помощью интеграций. Подробнее см. раздел «Интеграция с другими системами».

Копирование/изменение наборов корреспонденции

Для модификации всей корреспонденции в выборке нажмите CTRL+F5 (необходимо наличие прав на выполнение продвинутых операций с почтовыми заказами). Откроется окно модификации:

Окно состоит из 2-х разделов — Изменение и перенос в другой заказ.

Для изменения установите галку «Изменить содержание записей», установите галки, соответствующие полям, значения которых Вам необходимо изменить, и в соответствующие поля введите данные, на которые Вам нужно изменить содержание полей.
Отдельного внимания заслуживает поле «номер». Значение в него задается не явно, а путем прибавления/вычитания заданного значения.

Для перемещения установите галку «Перенести в другой заказ». Галка «Контроль нумерации» позволяет модифицировать номер единицы корреспонденции так, чтобы соблюсти целостность нумерации корреспонденции в заказе, в который производится перемещение. Галка «Не удалять» позволяет не перемещать, а скопировать корреспонденцию в другой заказ, при этом копируются только основные поля, не копируются данные о доставке (применяется для формирования заказ на новую рассылку на основании предыдущих доставок, обычно применяется совместно с опцией «Не „не доставлено по причине“»). В поле «Перенести в заказ номер» введите номер заказа, в кот. необходимо перенести (скопировать) корреспонденцию. Кнопка «Просмотреть» позволяет выбрать необходимый заказ из списка.

После нажатия на кнопку «ОК» система, запросив подтверждение действия, выполняет требуемую операцию.

Забор

Забор — это процесс передачи заказа с корреспонденцией от клиента в курьерскую службу. Клиент может создать забор из Личного кабинета или позвонить в курьерскую службу и сообщить о требующемся заборе, тогда оператор создаст заборную корреспонденцию вручную.

Создание заборной корреспонденции в программе совпадает с созданием обычной корреспонденции на доставку. Чтобы программа поняла, что это забор, необходимо поставить 0 в поле «Номер». После этого отправитель и получатель меняются местами.

У нас есть готовый кейс по автоматизации процесса передачи заборов от клиента курьерской службы.

Вложения

Это любые товары, добавленные на вкладке Вложения в карточке корреспонденции. Существуют вложения проходящие по складу и без складского учета. Если товары учитываются на складе, то dы можете выбрать товар из списка номенклатуры. Для этого в карточке корреспонденции перейдите на вкладку Вложения, нажмите на кнопку и выберите товар из списка.

Чтобы добавить строку во Вложения, выберите пункт контекстного меню Добавить. Для удаления строки выберите соответствующий пункт контекстного меню.

Если товары не проходят по складу, то пользователь может вручную добавить товар. Для этого заполните поля Наименование, Цена, Количество, Масса и габариты

Длина, ширина, высота

.

Обратите внимание, если во вложения входят товары без учета по складу и с учетом по складу, а в карточке клиента установлен флажок «Не выдавать корреспонденцию без комплектации», то курьеру нельзя будет выдать заказ, пока ответственный за склад не скомплектует его.

Также на вкладке Вложения оформляются возвраты в случае отказа получателя от корреспонденции.

Планирование доставок

• Что такое планирование.
• Виды планирования.
• Учет корреспонденции при планировании.

Это механизм распределение отправлений между сотрудниками курьерской службы по тем или иным критериям. Позволяет заранее распределить заказы по курьерам. В программе реализовано несколько видов планирования:

• Вручную

Для планирования заказа на курьера вручную необходимо выделить адреса в таблице и в контекстном меню выбрать пункт «Запланировать для курьера» и выбрать «Курьера из списка». Чтобы отменить планирование выберите в контекстном меню «Запланировать для курьера» и в таблице «[пусто]»

• Планирование с помощью районов.
• Планирование с помощью карт.
• Планирование сборок.
• Планирование отправлений корреспонденции в филиалы или партнерам.

Пункты самовывоза

Пунктами самовывоза могут быть склады и филиалы курьерской службы, а также отделения партнеров курьерской службы. Получатель может выбрать пункт выдачи на сайте интернет магазина

Клиента курьерской службы

. После выбора пункта самовывоза корреспонденции получателю выдается номер заказа/шифр его отправления. Далее получатель называет номер заказа/шифр работнику пункта или вводит данные в специальную панель и забирает корреспонденцию.

Процесс оформления корреспонденции для самовывоза описан в разделе Самовывоз.

Подробнее о работе с пунктами самовывоза через личный кабинет написано в статье Работа с пунктами самовывоза (ПВЗ).

Выдача

• Общая информация по выдаче.
• Направление на статью о «Выдачи корреспонденции».

Выдача корреспонденции курьерам

Ввод информации о доставке

• Что такое ввод информации о доставке.
• Варианты ввода.
• Когда используется.
• Дополнительный функционал.

Это прием работы от курьера ответственным лицом, то есть передача курьером документов, подтверждающих доставку отправления и внесение данных в программу. Для ввода информации о доставке, перейдите во вкладку «Выдача». Существует несколько вариантов приема работы от курьера:

• Ответственный сотрудник сканирует штрих-код с ведомости, переданной курьером. Данные из ведомости попадают в карточку корреспонденции и заполняются поля «Дата вручения», «Вручил курьер», а «Время вручения» проставляется . После сохранения введенных данных, программа будет считать заказ доставленным.
• Ведомость сканируется при помощи планшетного сканера, а фото со штрих-кодом и информацией о получателе прикрепляется в качестве вложения к карточке корреспонденции. Чтобы посмотреть вложение, выберите «Функции» -> «Прикрепленные файлы». Также, информация попадает в личный кабинет клиента.

Отправка корреспонденции

• Общие данные.
• Направление на статью.

Отправка корреспонденции в филиал курьерской службы или в пункт самовывоза осуществляется с использованием вкладки «Межгород» в карточке корреспонденции или Манифестов.

Коррекция адресов

• Что такое коррекция адресов.
• Для чего используется.
• Как корректировать адреса.
• Дополнительные условия и параметры.

Это действия в программе направленные на уменьшение количества не результативных доставок курьерами, по причине смены адреса получателями. Коррекция предназначена для изменения адресов получателей отправлений, с учетом доставки и не доставки отправления, когда используется массовая рассылка

Счетов, открыток, договоров и т. д.

по юридическим лицам.

В случае не результативной доставки отправления получателю, пользователь вносит информацию в поле «дата вручения» в карточке корреспонденции, а поле «время вручения» оставляет незаполненным. Также, Вы можете указать причину — поле «инфо. о доставке», например — «Переехали». Далее, оператор уточняет новый адрес получателя отправления. Затем, пользователь создает в заказе новое отправление по новому адресу, дублирующее прежнее отправление. Если у нового отправления происходит результативная доставка, то в карточку корреспонденции вносится время вручения. После внесения времени вручения, программа понимает, что одна и та же компания имеет два адреса доставки и при создании нового заказа для этой компании, в верхней части окна будут отображаться адреса из истории прежних доставок.

Выбор адреса

Слева, в зеленом окне, отображается адрес, по которому произошла успешная доставка. Если адреса успешной доставки не нашлось, то программа ищет доставленную корреспонденцию для получателя, но уже от всех клиентов. В таком случае, цвет панели будет голубой.

Справа, в красном окне, отображается адрес, по которому курьер не доставил корреспонденции. Окно показывается, если по адресу получателя больше 1 недоставки. Если правая панель не показывается, то левая показывается по середине.

При загрузке базы данных из Excel изменяется процесс коррекции. Выберите в контекстном меню пункт «Коррекция адресов». Окно «Коррекции адресов» отображает в табличном виде информацию по адресам данного заказа. При этом происходит проверка истории результативных и не результативных доставок для адресов, которые изменялись в процессе работы с системой. Информация по адресам в таблице окрашивается и сортируется по трем группам: красный, желтый и белый цвета.

Группы адресов

• Красный — в текущем заказе снова указан адрес, который совпадает с адресом не результативной доставки.
• Желтый — указывает на заказы, по которым новый адрес не совпадает с ранее указанными адресами.
• Белым — указан адрес одной из последних результативных доставок.

В окне «Сравнение адресов» осуществляется назначение адреса для доставки отправления. Для этого выберите пункт контекстного меню «Принять верный адрес», либо «Принять неверный адрес (примечания)». По мере выбора привязки, адреса из таблицы «Сравнения адресов» будут исчезать. Действие привязки из контекстного меню возможно выполнить и в режиме группового выделения для списка адресов.

Кейсы

Передача заборов

Нами реализован скрипт, который позволяет сформировать заборные корреспонденции в личном кабинете клиента и передать их в курьерскую службу. Скрипт работает следующим образом, по выбранным дням и времени у клиента курьерской службы, в системе, собирается информация и формируются заборные корреспонденции, по заданным условиям. Данные передаются в курьерскую службу, в автоматическом режиме, в установленное время, при помощи модуля «автоматизации-интеграции». На следующий день, операторы курьерской службы назначают сотрудников на забор, по созданным заявкам.