How to issue an invoice — различия между версиями

Материал из Меасофт
Перейти к: навигация, поиск
(Новая страница: «To receive money for services, the courier service company must issue an invoice to the client for the payment. The system allows you to issue invoices based on c…»)
 
 
Строка 6: Строка 6:
  
 
To issue an invoice:
 
To issue an invoice:
−
# Перейдите в '''Клиенты''' → выберите клиента → нажмите '''Правую кнопку мыши''' → '''Выставить счет'''.  
+
# Go to '''Clients''' → select a client →'''right-click''' → '''Invoice'''.  
−
# Если у клиента несколько '''Отделов''', то выберите нужный.  
+
# If the client has several '''Departments''', select the required one.  
−
# Выберите '''Основание''' для счета. Оно определяет как клиент оплачивает услуг курьерской службы.  
+
# Select the '''Basis''' for the invoice. It defines how the client pays for the courier services.
−
#* Заказы — клиент оплачивает все доставки по заказам;  
+
#* Orders - the client pays for all deliveries in the orders;  
−
#* Акт передачи денег/ТМЦ — курьерская служба вычитает стоимость доставки из денег за товары клиента. Например, курьер доставил получателю товар из интернет-магазина и получил 1000 рублей за товар. Далее курьер возвращает эти деньги в курьерcкую службу, а курьерская служба в интернет-магазин. При таком подходе курьерская служба из 1000 рублей может удержать 200 за курьерские услуги. И передать в интернет-магазин 800 рублей.  
+
#* Funds transfer certificate/ goods and materials - the courier service company deducts the cost of delivery from the payment for the client's goods. For example, a courier delivered goods from an online store to the recipient and received 100 dollars. Then the courier returns this money to the courier service company, and the courier service company returns it to the online store. With this approach, a courier service can withhold 20 dollars as the delivery cost, then transfer 80 dollars to the online store.
−
# Укажите '''Период счета'''. В счет попадут заказы с датой создания в этот период.  
+
# Specify the '''Invoice Period'''. Orders created within this period will be included in the invoice.
−
# Укажите '''Дату документа'''.  
+
# Specify the '''Delivery Date'''.  
−
# Включите опцию '''Предоплата''' если клиент оплачивает услуги до их выполнения. При предоплате система списывает деньги с баланса клиента.  
+
# Enable the '''Prepayment''' option if the client pays for services before they are completed. In case of prepayment, the system debits money from the client's balance.  
−
# Включите опцию '''Нал.''' если клиент оплачивает услуги наличными деньгами.  
+
# Enable the '''Cash''' option if the client pays for services in cash.  
−
# Задайте '''Курс валюты''' для клиента. В поле укажите сколько рублей в единице валюты расчетов с клиентом. Или нажмите кнопку [[File:more.png|25px]], чтобы значения подставила система. Например, если клиент оплачивает услуги в долларах, то укажите Курс валюты 60 рублей: в одном долларе 60 рублей.
+
# Set the '''Exchange rate''' for the client. In this field, specify how many dollars are in the currency unit of settlements with the client. Or click the [[File:more.png|25px]] button to have the system fill in the values. For example, if the client pays for services in euros, then specify the exchange rate of 1.02: 1.2 euros in one dollar.
−
# Укажите '''Скидку''' для клиента в процентах.  
+
# Specify the '''Customer Discount''' as a percentage.  
−
# Выберите '''Тип формы''' для печати счета.  
+
# Select the '''Form Type''' for invoice printing.  
−
# Включите опцию '''Ограничение''', чтобы указать минимальную возможную сумму счета.  
+
# Enable the '''Limit''' option to specify the minimum possible invoice amount.  
−
# Укажите номер '''Счета'''. Или нажмите кнопку [[File:more.png|25px]], чтобы номер подставила система.  
+
# Enter the '''Invoice''' number. Or click [[File:more.png|25px]]to have the system fill in the number.
−
# Включите опцию '''Показывать нули''', чтобы в таблице отображались строки с нулевой ценой.  
+
# Enable the '''Show zeros''' option to display rows with prices of zero in the table.  
−
# Укажите '''Количество счетов''', '''актов''' и '''фактур''' к печати.  
+
# Specify the number of invoices, certificates and tax invoices to be printed.  
−
# В поле '''Уполномоченное лицо''' выберите сотрудника, который выставил счет.  
+
# In the '''Responsible person''' field, select the employee who issued the invoice.  
−
# Если требуется, то напишите произвольное '''Примечание''' к счету.  
+
# If required, write an arbitrary '''Note''' to the invoice.
−
# Проверьте позиции в таблице '''Подробно'''. В ней перечислены услуги, за которые будет выставлен счет. Для работы с таблицей есть дополнительные кнопки:  
+
# Check the positions in the '''Details''' table. It lists the services that will be billed. There are additional buttons for working with the table:
−
#* Подробнее — дополнительная информация о позициях в таблице;
+
#* More — additional information about the positions in the table;
−
#* Адреса — отображает список адресов, по которым выставлен счет. В него может входить только часть адресов по заказу;
+
#* Addresses - Displays a list of shipments that are billed. It may include only a part of the shipments from the order;
−
#* Функции — открывает меню дополнительных функций. Доступна только для созданных счетов;
+
#* Functions - opens a menu of additional functions. Available only for issued invoices;
−
#* Пересчитать — система объединит данные из корреспонденции и добавит в таблицу. При необходимости данные можно изменить. Если количество цен доставки больше, чем строк в таблице, то система объединит позиции. Будет создана позиция с количеством 1 и стоимостью равной сумме всех доставок.  
+
#* Recalculate - the system will combine the data from the shipment and add it to the table. If necessary, the data can be changed. If the number of shipping prices is greater than the rows in the table, the system will merge the positions. An item will be created with a quantity of 1 and a cost equal to the sum of all deliveries.
−
# Если требуется, то отправьте счет на '''Печать'''. Система отправит на принтер по умолчанию комплект документов: счет, два акта сдачи-приема работ, счета-фактуры.  
+
# If required, send the invoice to '''Print'''. The system will send a set of documents to the printer by default: an invoice, two acceptance certificates, tax invoices.
−
# Нажмите '''OK''', чтобы сохранить счет. Он будет доступен в разделе верхнего меню '''Документы''' → '''Счета'''.
+
# Click '''OK''' to save the invoice. It will be available in the top menu section '''Documents''' → '''Invoices'''.
  
 
<table style="width:100%">
 
<table style="width:100%">
 
<tr>
 
<tr>
 
<td>
 
<td>
−
<p style="text-align:left">Предыдущий шаг</p>
+
<p style="text-align:left">Previous step</p>
−
[[File:left.png|link=Как_создать_АПД|left|75px|Назад]]  
+
[[File:left.png|link=How_to_create_an_FTC|left|75px|Назад]]  
 
</td>
 
</td>
 
<td>
 
<td>
−
<p style="text-align:right">Следующий шаг</p>
+
<p style="text-align:right">Next step</p>
−
[[File:right.png|link=Как_закрыть_счет|right|75px|Вперед]]  
+
[[File:right.png|link=How_to_close_an_invoice|right|75px|Вперед]]  
 
</td>
 
</td>
 
</tr>
 
</tr>
 
</table>
 
</table>

Текущая версия на 12:07, 14 ноября 2022

To receive money for services, the courier service company must issue an invoice to the client for the payment. The system allows you to issue invoices based on customer orders for certain periods.

This article describes only the invoice issue scenario. For more information, see Invoices.

Invoice issue form

To issue an invoice:

  1. Go to Clients → select a client →right-click → Invoice.
  2. If the client has several Departments, select the required one.
  3. Select the Basis for the invoice. It defines how the client pays for the courier services.
    • Orders - the client pays for all deliveries in the orders;
    • Funds transfer certificate/ goods and materials - the courier service company deducts the cost of delivery from the payment for the client's goods. For example, a courier delivered goods from an online store to the recipient and received 100 dollars. Then the courier returns this money to the courier service company, and the courier service company returns it to the online store. With this approach, a courier service can withhold 20 dollars as the delivery cost, then transfer 80 dollars to the online store.
  4. Specify the Invoice Period. Orders created within this period will be included in the invoice.
  5. Specify the Delivery Date.
  6. Enable the Prepayment option if the client pays for services before they are completed. In case of prepayment, the system debits money from the client's balance.
  7. Enable the Cash option if the client pays for services in cash.
  8. Set the Exchange rate for the client. In this field, specify how many dollars are in the currency unit of settlements with the client. Or click the More.png button to have the system fill in the values. For example, if the client pays for services in euros, then specify the exchange rate of 1.02: 1.2 euros in one dollar.
  9. Specify the Customer Discount as a percentage.
  10. Select the Form Type for invoice printing.
  11. Enable the Limit option to specify the minimum possible invoice amount.
  12. Enter the Invoice number. Or click More.pngto have the system fill in the number.
  13. Enable the Show zeros option to display rows with prices of zero in the table.
  14. Specify the number of invoices, certificates and tax invoices to be printed.
  15. In the Responsible person field, select the employee who issued the invoice.
  16. If required, write an arbitrary Note to the invoice.
  17. Check the positions in the Details table. It lists the services that will be billed. There are additional buttons for working with the table:
    • More — additional information about the positions in the table;
    • Addresses - Displays a list of shipments that are billed. It may include only a part of the shipments from the order;
    • Functions - opens a menu of additional functions. Available only for issued invoices;
    • Recalculate - the system will combine the data from the shipment and add it to the table. If necessary, the data can be changed. If the number of shipping prices is greater than the rows in the table, the system will merge the positions. An item will be created with a quantity of 1 and a cost equal to the sum of all deliveries.
  18. If required, send the invoice to Print. The system will send a set of documents to the printer by default: an invoice, two acceptance certificates, tax invoices.
  19. Click OK to save the invoice. It will be available in the top menu section Documents → Invoices.

Previous step

Назад

Next step

Вперед
Источник — «https://wiki.courierexe.ru/index.php?title=How_to_issue_an_invoice&oldid=14326»