Учет корреспонденции

Отправление (корреспонденция)

Совокупность предметов, принятых от одного отправителя и доставляемых на один адрес.

Создание корреспонденции

Существуют следующие способы создания корреспонденции:

• oфисная система:
  • вручную. Подробнее см. раздел «Создание единицы корреспонденции»;
  • импорт из Microsoft Excel. Подробнее см. раздел «Импорт баз данных»;
• личный кабинет:
  • вручную. Подробнее см. раздел «Оформление заказа из личного кабинета»;
  • импорт из Microsoft Excel. Подробнее см. раздел «Импорт реестра заказов из Excel»;
• передача заказа по API с помощью интеграций. Подробнее см. раздел «Интеграция с другими системами».

Корреспонденции хранятся на вкладке Адреса.

Адреса

Вкладка предназначена для работы с отправлениями заказов. Чтобы открыть отправления, на вкладке Заказы выберите заказы и нажмите на клавишу ПРОБЕЛ. Откроется вкладка Адреса со таблицей отправлений:

Чтобы просмотреть информацию по отправлению, дважды щелкните по строке или нажмите ENTER. Откроется карточка корреспонденции.

Чтобы просмотреть фото, приложенные к карточке отправления, на вкладке Адреса нажмите на кнопку F5. Откроется карточка корреспонденции и окно просмотра прикрепленных изображений.

Над списком заказов находится панель инструментов:

 — вернуть предыдущую сортировку.

 — вернуть следующую сортировку.

 — создать отправление.

 — обновить список.

 — фильтровать отправления.

 — Заголовок ссылки по всей выборке. Позволяет изменить данные конкретного заказа или всех выбранных.

 — отобразить все отправления на карте.

 — печать ведомостей и наклеек.

Вы можете отобразить или скрыть нужные столбцы. Поддерживается вывод значений пользовательских полей карточки корреспонденции.

Чтобы создать новое отправление, на вкладке Адреса нажмите F3 и заполните карточку отправления.

Фильтр

Корреспонденция в таблице отображается согласно текущей сортировке. Чтобы изменить сортировку, воспользуйтесь фильтром по клавише F6 или на панели инструментов нажмите на кнопку :

Большинство полей фильтра имеют подсказку в виде хинтов

Всплывающий элемент графического интерфейса, служащий средством обучения пользователя.

в самой системе. Нет описания к следующим параметрам:

• раскрывающийся список справа от поля ФИО — пользовательский статус заказа;
• раскрывающийся список ниже — статусы недоставленных отправлений;
• раскрывающийся список справа от флажка Доставлено — статус корреспонденции по выдаче.

Вы можете сохранить установленные параметры фильтрации и использовать их в работе в дальнейшем. Чтобы сохранить фильтр, нажмите на кнопку в правом нижнем углу. Фильтр появится в списке. Чтобы удалить сохраненный фильтр, нажмите на кнопку .

Изменение выборки отправлений

Для модификации всей отправлений в выборке нажмите CTRL+F5 или на панели инструментов нажмите на кнопку . Необходимы права на выполнение продвинутых операций с почтовыми заказами. Откроется окно модификации:

Окно включает в себя две вкладки: изменение и перенос в другой заказ.

Для перемещения перейдите на вкладку Перенести в другой заказ.

Флажок Контроль нумерации позволяет изменить номер отправления так, чтобы соблюсти целостность нумерации корреспонденции в заказе, в который производится перемещение.

Флажок Не удалять позволяет не перемещать, а скопировать корреспонденцию в другой заказ. Копируются только основные поля, не копируются данные о доставке. Применяется для формирования заказа на новую рассылку на основании предыдущих доставок.

В поле Перенести в заказ номер введите номер заказа, в который необходимо перенести (скопировать) корреспонденцию. Кнопка Просмотреть позволяет выбрать необходимый заказ из списка.

После нажатия на кнопку ОК выполняется требуемая операция.

Коррекция адресов

Коррекция адресов проводится, чтобы уменьшить количество нерезультативных курьерских доставок. Коррекция предназначена для изменения адресов получателей отправлений с учетом доставки и недоставки отправления, когда используется массовая рассылка

Счетов, открыток, договоров и т. д.

по юридическим лицам.

В случае недоставки отправления получателю пользователь вносит дату в карточку корреспонденции в поле Дата вручения, а поле Время вручения оставляет незаполненным. Вы можете указать причину недоставки в поле Инфо о доставке, например «Переехали». После этого оператор уточняет новый адрес получателя отправления и создает в заказе отправление по новому адресу, дублирующее прежнее отправление. Если новое отправление успешно доставлено, в карточку корреспонденции вносится время вручения. В результате при создании нового заказа для этой компании в верхней части окна будут отображаться адреса из истории прежних доставок.

Значения цвета инфопанелей:

• красный — по этому адресу корреспонденция не была доставлена. Панель отображается, если по адресу получателя больше 1 недоставки;
• зеленый — по этому адресу отправление было доставлено;
• голубой — по этому адресу в эту компанию уже была доставка от другого заказчика.

При загрузке базы данных из Excel изменяется процесс коррекции. НА вкладке Заказы для загруженного заказа выберите в контекстном меню пункт Коррекция адресов. Окно «Сравнение адресов» отображает информацию по изменившимся адресам заказа. Строки таблицы окрашиваются и сортируются по группам:

• красный — в текущем заказе снова указан адрес, который совпадает с адресом недоставки;
• желтый — указывает на заказы, по которым новый адрес не совпадает с ранее указанными адресами;
• белый — указан адрес одной из последних результативных доставок.

Чтобы назначить отправлениям адреса для доставки, выберите пункт контекстного меню Принять верный адрес или Принять неверный адрес (примечания). По мере выбора привязки адреса из таблицы исчезают. Действие привязки из контекстного меню можно выполнить в режиме группового выделения для списка адресов.

Учет корреспонденции

Этапы учета отправлений в MeaSoft:

1. Ввод данных: создание заказа, создание отправлений заказа. Основные принципы работы в программе.
2. Прием отправлений в курьерской службе
3. Планирование доставок — распределение отправлений между сотрудниками курьерской службы. Позволяет заранее распределить заказы по курьерам. Виды планирования:
   • вручную — с помощью контекстного меню на вкладке Адреса;
   • планирование с помощью районов;
   • планирование с помощью карт;
   • планирование сборок;
   • планирование отправлений в филиалы или партнерам.
4. Забор — это передача отправлений от клиента в курьерскую службу. Клиент может создать забор из Личного кабинета или позвонить в курьерскую службу и сообщить о требующемся заборе, тогда оператор создаст заявку на забор вручную. Корреспонденция с номером 0 считается заборной.
5. Прием на склад, сортировка
6. Выдача курьерам
7. Отправка корреспонденции в филиал курьерской службы или в пункт самовывоза — на вкладке Межгород в карточке корреспонденции или с помощью манифеста.
8. Прием работы от курьера ответственным лицом — передача курьером документов, подтверждающих доставку отправления, и внесение данных в программу. Варианты приема:
   • на вкладке Выдача;
   • распознавание отсканированных ведомостей — фото со штрихкодом и информацией о получателе прикрепляется в качестве вложения к карточке корреспонденции.
9. Оформление возвратов
10. Прием работы от курьера
11. Инвентаризация

Кейсы

Передача заборов

Нами реализован скрипт, который позволяет сформировать заборные корреспонденции в личном кабинете клиента и передать их в курьерскую службу.

Скрипт работает следующим образом: по выбранным дням и времени у клиента курьерской службы в системе собирается информация и формируются заборные корреспонденции по заданным условиям. Данные передаются в курьерскую службу в автоматическом режиме в установленное время при помощи модуля автоматизации. На следующий день операторы курьерской службы назначают сотрудников на забор по созданным заявкам.