Модуль складского учета
Содержание
- 1 Назначение
- 2 Список номенклатуры
- 3 Карточка номенклатуры
- 4 Заказ товара
- 5 Постановка на приход
- 6 Списание/переброска
- 7 Оформление заказов
- 8 Комплектация
- 9 Типы номенклатуры
- 10 Внутренний акт приема-передачи
- 11 Отчеты по складу
- 12 Резерв товаров на складе
- 13 Расчет стоимости хранения
- 14 Учет серийных номеров
- 15 Кейсы
- 16 Планы по дополнению статьи
Назначение
Модуль складского учета предназначен для автоматизации ответственного хранения товара на складе курьерской службы. Склад поставляется отдельным модулем и не входит в базовую версию. Функционал программы по организации складского учета не заменяет полноценную WMS и реализован для работы небольшого склада. Установка модуля складского учета добавляет пункт меню Склад и вкладку Склад.
Список номенклатуры
Для учета товаров на складе используется номенклатура. Чтобы посмотреть складские позиции, выберите в меню Склад пункт Номенклатура. Откроется окно «Список номенклатуры»:
В верхней части окна находятся фильтры складских остатков:
- фильтр по поставщикам;
- фильтр по складам;
- Только в наличии. Если флажок установлен, выводится номенклатура с остатком больше 0;
- Архив. Если флажок установлен, отображается номенклатура, отмеченная флажком Архив.
В нижней части окна отображается количество единиц номенклатуры в таблице.
Карточка номенклатуры
Чтобы создать карточку единицы номенклатуры, в списке номенклатуры нажмите F3 или в контекстном меню выберите Создать. Откроется окно «Единица номенклатуры»:
Наименование. Наименование не должно совпадать с ранее внесенными в программу.
Штрих-код. Штрихкод производителя, указывается, если есть.
Штрих-код упаковки. Для приема товара ящикамиКол-во в упаковке. Количество единиц товара в одной упаковке.
Розничная цена. Стоимость товара в розничной продаже.
Закупочная цена. Стоимость закупки товара. Используется при формировании акта приема-передачи ТМЦ по форме МХ-1.
Масса. Масса товара указывается в килограммах.
Примечание. Если габариты и масса были с значением 0, а потом были изменены на другие, то программа произведет перерасчет данных по всем недоставленным заказам, в которые входит товар. При изменении габаритов и массы меняется объемный вес, что влияет на стоимость доставки.
№. Номер номенклатуры, присваивается автоматически.
Страна происхождения. Страна производства товара. Используется для печати на наклейках.
Полка. Номер полки хранения товара. Отображается при комплектации.
Способ отгрузки. Поле неактивно, так как реализован только один способ: «FIFO» — товар, поступающий первым, первым и отгружается.
Точка дозаказа. Остаток товара, при котором требуется дозаказать товар.
Количество дозаказа. Количество товара для дозаказа.
Ставка НДС. Процент ставки НДС. Поле не может быть пустым. Если товар не облагается НДС, поставьте значение 0.
Наличие всего. Остаток товара на всех складах. Справа кнопка открывает окно с остатками по складам.
Кол-во в паллете. Количество товара, помещающегося на одной паллете.
Порядок округления паллет. Количество знаков после запятой от -6 до 6, где 0 — это округление до м³, а 6 — округление до см³.
Тип номенклатуры. Возможные значения:
- Товар — объект, предоставленный поставщиком для передачи получателю;
- Расходные материалы — материалы, которые расходуются в процессе использования сотрудниками курьерской службы и не подлежат возврату. Например, жидкости для автомобиля, проездные, полиэтиленовые пакеты, визитки, ручки и т.д.;
- Инвентарь — номенклатура, используемая курьерской службой для внутренних нужд. Подробнее см. в разделе «Инвентарь и расходные материалы»;
- Упаковка — номенклатура является упаковкой, а не товаром, например конверт, сейф-пакет или тубус. Подробнее см. раздел «Упаковка»;
- Инвентарь для выдачи — номенклатура, используемая курьерской службой для отображения выданного инвентаря на вкладке Выдача. Подробнее см. раздел «Инвентарь для выдачи».
Архив. Если флажок установлен, неиспользуемая номенклатура скрывается из общего списка номенклатуры. Удалить номенклатуру нельзя, так как данные по ней могут входить в отчеты. Номенклатура с нулевым остатком автоматически становится архивной, если по ней не было операций в течение одного года.
Учет серийных номеров. Если флажок включен, ведется учет движения товара в разрезе серийных номеров. Подробнее см. раздел «Учет серийных номеров». Вы не можете изменить состояние флажка при остатке больше 0.
Возврат на склад. Если флажок установлен, товар при возврате автоматически становится на приход с типом прихода Возврат от покупателя. Причина возврата может быть любая, кроме Брак. Подробнее о возвратах см. раздел «Возврат». Не устанавливайте флажок для сложных технических устройств: возврат происходит на отдельный склад или хранится отдельно от нового товара. Например, если получатель пользуется телефоном, а потом возвращает его, то товару требуется возврат к заводским настройкам. Курьерская служба принимает телефон и хранит отдельно от других товаров. При формировании акта возврата корреспонденции магазину программа предложит добавить телефон в акт.
Есть QR-код. Если флажок установлен, товар имеет маркировку «Честный ЗНАК». Подробнее см. в разделе «Маркировка».
Поставщик. Организация, поставляющая товар.
Артикул. Идентификатор товара у поставщика. Артикула товара может не быть. Кнопка открывает окно с информацией по поставщикам и артикулам товара. Чтобы изменить артикул товара и добавить нового поставщика, используйте контекстное меню. Если товар предоставляют несколько поставщиков, то поле Поставщик становится не активным.Дополнительный функционал
Примечание, Примечание-2. Поля для заметок.
Функции:
- "Поставщики" - дублирует действие кнопки рядом с полем "Артикул".
- "Остатки по складам" - дублирует действие кнопки рядом с полем "Наличие всего".
- "Операции" – отображает историю действий с товаром на складе: приход, расход.
- "Проведено для корреспонденции" - отчет по доставленным товарам. Поля отчета
- "Входит в корреспонденцию" - отчет по доставленным товарам и товарам, входящим во "Вложения" корреспонденций.Поля отчета
- "Входит в корреспонденцию расширенная форма" - объединяет данные "Проведено для корреспонденции" и "Входит в корреспонденцию" и дублирует условия предыдущего отчета. Добавляются поля
- "Операции по С/Н" - отчет по движению товара с конкретным серийным номером. Доступен, если стоит галка "Учет серийных номеров".
- "Остатки по поставщикам и складам" - формируется отчет, в котором указываются поставщики и остатки товара на каждом складе курьерской службы.
- "Серийные номера в наличии"- открывает окно "Серийные номера по единице номенклатуры" с серийными номерами товаров, находящимися на складе.
Кнопки:
- Печать - печатает наклейку для товара.
- Стандартные кнопки
Заказ товара
В карточке товара необходимо заполнить два поля: “Точка дозаказа” и “Количество дозаказа”. “Точка дозаказа” определяет, при каком остатке на складе нужно дозаказывать товар, а “Количество дозаказа” - в каком количестве.
Заказ товара осуществляется ответственным за склад сотрудником - кладовщиком. Для назначения кладовщика в карточке пользователя необходимо поставить галку в поле “Ответственный за склад”.
При первом запуске программы за день проверяются остатки товаров на складе. Если остатки меньше точки дозаказа, кладовщик получит оповещение во вкладке “Задания” о необходимости закупить товар.
Постановка на приход
Для приема товара на складе используются приходные накладные. Они находятся в меню "Склад" -> "Приходные накладные". Вы можете посмотреть накладные от конкретного поставщика за определенный период, применив соответствующие фильтры.
Создать накладную
Чтобы создать приходную накладную, выберите пункт контекстного меню "Создать". В открывшемся окне заполните поля “Дата”, “Номер у поставщика”, “Приход на склад” и “Поставщик”. Затем нажмите кнопку "Начать оформление". Появятся дополнительные поля “Комментарий” и “Количество”.
В поле “Количество” укажите количество принимаемого товара. Далее отсканируйте его штрихкод или добавьте товар вручную. Для ручного ввода в контекстном менюРабота с накладными
Чтобы открыть накладную, выделите её в общем списке и и в контекстном меню выберите пункт "Открыть".
Чтобы добавить или удалить товар, воспользуйтесь соответствующими кнопками контекстного меню.
Для печати Акта о приеме-передаче товарно-материальных ценностей для поставщика в верхней части экрана нажмите на кнопку "Печать".
Чтобы распечатать наклейки для принимаемого товара, выделите нужный товар и в контекстном меню выберите "Печатать наклейки".
Если товар проходил таможню и нужно указать номер грузовой таможенной декларации, выделите нужный товар и в контекстном меню выберите "Указать ГТД".
Для печати акта приема-передачи по форме МХ-1 выделите накладную и в контекстном меню выберите "Сформировать форму МХ-1". Чтобы отправить Акт приема-передачи по электронной почте, выберите "Отправить по почте форму МХ-1".
Для удаления накладной выделите её и в контекстном меню выберите пункт “Удалить”. Накладная удалится, если не было действий с товарами по складу.
Обратите внимание, что существуют ограничения редактирования накладных
Списание/переброска
Списание - это изъятие товаров со складских остатков. Переброска - это списание товаров с одного склада и прием товаров на другом складе.
Для списания товара выберите пункт меню "Склад" -> "Списание товара" и пункт контекстного меню "Создать". Для переброски товара выберите пункт меню "Склад" -> "Переброска товара" и создайте документ. В случае переброски товара, выберите склад с которого и склад на который производится перемещение товара. Если для списания/переброски будет указан поставщик, то все действия будут производиться только с товарами поставщика. Оформление документов списания/переброски товара производятся аналогично постановке на приход.
Также, вы можете выслать по электронной почте документыОформление заказов
При использовании модуля Склад товары со склада на вкладке Вложения карточки корреспонденции должны быть привязаны к справочнику номенклатуры.
При ручном вводе информации выберите товар из списка номенклатуры.
При загрузке данных из Excel, с помощью API или из Личного кабинета для корректной привязки товаров из номенклатуры поставщика и курьерской службы используйте артикулы.
При загрузке данных из Excel для поиска единицы номенклатуры по артикулу в шаблоне загрузки используйте функцию GetItemByCode.
При использовании API артикул товара необходимо указать в тэге Item.
Если данные вводятся через Личный кабинет, то товар выбирается из списка номенклатуры, аналогичного существующему в системе.
Комплектация
Позволяет собрать заказы на складе для последующей выдачи курьеру. Чтобы приступить к сборке, на вкладке Склад выберите режим Комплектация заказов.
Слева в таблице отображаются отправления для комплектации. Условия отображения:
- планируемая дата доставки в карточке корреспонденции должна быть меньше или равна указанной в фильтре Дата доставки. Если установлен флажок Только на дату, то в таблице отображаются только те заказы, у которых планируемая дата доставки совпадает с указанной датой;
- товары во вложениях в карточке корреспонденции учитываются по складскому контуру;
- в карточке корреспонденции не указана дата вручения;
- в карточке корреспонденции установлен статус, предполагающий готовность к сборке. Например, он может означать, что вы дозвонились получателю и договорились о дате доставки. Статусы выбираются в переменной Типы корреспонденции для предварительной сборки;
- заказ не находится на руках у курьера;
- заказ не входит в манифест или последний манифест, в который он входит, принят в том же филиале, в котором производилась сборка этого заказа;
- по корреспонденции не оформлялись возвраты.
Поддерживается использование нескольких сканеров одновременно для сборки одной корреспонденции. Сканеры могут быть подключены к одному компьютеру или к разным, аппаратно или по сети. В качестве сканера можно использовать смартфон с установленным приложением Кладовщик.
Комплектация по складу может происходить разными способами:
- если курьерская служба использует маленький склад: выберите заказ, возьмите товары с мест их хранения на складе, сканируйте штрихкоды, сложите товары в коробку или мешок, распечатайте ведомость, вложите ведомость в коробку или мешок. Скомплектованный заказ поместите на полку для выдачи курьеру;
- если в курьерской службе используется склад большего размера: работник склада печатает наклейкина все заказы к сборке, затем сканирует любую наклейку. В левой таблице автоматически выбирается заказ, а в правой верхней таблице отображаются товары к сборке, с полкой хранения, а также столбцом Всего в сборках. Работник склада собирает все товары для заказов и привозит в зону сборки. Далее он комплектует заказы, приклеивает наклейку на коробки или мешки и откладывает их на полку;
- складской работник может комплектовать заказы, группируя товары по району доставки. Для этого распечатайте список товаров. Далее кладовщик собирает заказы по конкретному району со склада. Затем в левой таблице нажимает на заголовок Район, выделяет заказы, относящиеся к одному району. Затем распечатывает наклейки на заказы для выделенного района. Далее кладовщик сканирует наклейку и комплектует заказ.
Чтобы удалить строку с товарами из нижней таблицы, выберите пункт контекстного меню Удалить из сборки.
Строки с собранными заказами окрашиваются зеленым цветом. Если в карточке корреспонденции указана дата доставки, но по ней есть сформированная сборка, не находящаяся на руках у курьера, то строка с заказом будет окрашена красным цветом.
На данный момент существует несколько кейсов по оптимизации работы крупных складов.
Печатные формы при комплектации
Чтобы распечатать документы, используемые при комплектации заказа, на вкладке Склад в правом верхнем углу нажмите на кнопку Печать. Откроется окно «Печать»:
Наклейка — печатная форму со штрихкодом, наименованием, страной происхождения товара.
Ведомость — дублирует информацию наклейки.
Бланк — это заранее загруженный в программу шаблон, который заполняется информацией из единицы номенклатуры по указанным условиям. Бланки можно использовать для отправлений, которые оформляются по определенной форме, например для Почты России.
Список товаров — формируется перечень товаров для кладовщика. Список можно группировать по району или по названию. Руководствуясь этим списком, кладовщик может предварительно собрать весь товар в зоне сборки.
Подробнее о ведомостях и наклейках см. раздел «Печать ведомостей и наклеек».
Печатать на адреса — позволяет выбрать условие для печати форм из выпадающего списка. Возможные значения:
- Все — распечатать формы для всех заказов к сборке;
- Только собранные — распечатать формы только для собранных заказов;
- Только несобранные — распечатать формы для несобранных заказов;
- Только выбранные — распечатать формы только для выделенных заказов.
Выбранное значение становится значением по умолчанию.
Типы номенклатуры
Кроме товаров, на складе могут храниться следующие типы объектов:
- расходные материалы. Возврат на склад не требуется, могут быть выданы курьеру независимо от корреспонденции. Факт выдачи отображается на вкладке Склад в течение 30 дней.
- инвентарь. Должен быть возвращен на склад до увольнения курьера. Может быть выдан независимо от корреспонденции. Факт выдачи инвентаря отображается на вкладке Склад до моменты его возврата.
- упаковка. При сканировании автоматически добавляется в заказ и проводится по складу. Если Упаковка единственный тип вложений в заказе, перед выдачей требуется сборка отправления.
- инвентарь для выдачи. При выдаче объекта такого типа документ о его передаче курьеру автоматически проводится через вкладку Выдача, а при приеме от курьера — автоматически закрывается на вкладке Выдача со статусом Доставлено.
Инвентарь и расходные материалы
Чтобы выдать инвентарь или расходные материалы:
- На вкладке Склад выберите режим Выдача инвентаря и действие Выдача.
- Выберите курьера из таблицы слева или отсканируйте удостоверение.
- Укажите количество выдаваемого инвентаря и отсканируйте или введите вручную его штрихкод.
- Распечатайте Акт приема-передачи материальных ценностей.
В результате инвентарь или расходные материалы переданы курьеру и списаны со складских остатков.
Чтобы принять от курьера инвентарь:
- На вкладке Склад выберите режим Выдача инвентаря и действие Прием.
- Выберите курьера из таблицы слева или отсканируйте удостоверение.
- Сканируйте или введите вручную штрихкод инвентаря.
Если количество окажется больше, чем было выдано курьеру, то появится сообщение об ошибке.
Инвентарь для выдачи
Чтобы выдать объект с типом Инвентарь для выдачи:
- На вкладке Выдача или Склад в режиме Выдача выберите курьера из таблицы слева или отсканируйте удостоверение.
- Отсканируйте или введите вручную штрихкод с системной этикетки, распечатанной из карточки номенклатуры.
В результате на вкладке Выдача появляется автоматически сформированный документ о выдаче инвентаря курьеру, на вкладке Склад создаются складские проводки.
Чтобы принять от курьера объект с типом Инвентарь для выдачи, используйте один из следующих способов:
- на вкладке Выдача установите статус документа о выдаче инвентаря Доставлено;
- на вкладке Выдача или Склад в режиме Прием отсканируйте системный штрихкод инвентаря. Для документа о выдаче инвентаря автоматически установится статус Доставлено.
Возвратные складские проводки формируются автоматически.
Упаковка
С упаковкой можно работать следующими способами:
- добавление упаковки в заказ кладовщиком по факту комплектации;
- автоматический расчет набора упаковочных материалов исходя из имеющегося ассортимента и габаритов товаров.
Добавление упаковки в заказ
При комплектации заказа в него можно сразу добавлять использованную упаковку. Для этого отсканируйте штрихкод номенклатуры с типом Упаковка. Упаковка добавляется во вложения и места собираемой корреспонденции и проводится по складу.
Вложения с упаковкой влияют на расчет массы отправления. Если есть упаковки, то объемный вес считается по габаритам использованных упаковок, а масса упаковки добавляется к массе товаров.
Добавленные упаковки можно удалять с вкладки Cклад. Для этого нужно исключить упаковку из сборки, и она автоматически удаляется из вложений карточки корреспонденции.
Стоимость, указанная в карточке номенклатуры, не учитывается в сумме наложенного платежа.
Расчет упаковки
Расчет упаковки осуществляется только для товаров прямоугольной формы.
Чтобы в программе происходил расчет, заведите единицу номенклатуры с типом Упаковка и укажите габариты упаковкиЧтобы рассчитать упаковку, на вкладке Адреса выделите корреспонденцию и в контекстном меню выберите пункт Дополнительные функции > Рассчитать упаковку. Программа сравнивает объем заказа с объемом упаковки. В результате необходимое количества конвертов или коробок автоматически добавляется в карточку корреспонденции, на вкладке Вложения. Кладовщик увидит требуемый набор упаковки, и при комплектации она списывается со склада, что позволяет вести ее учет.
Внутренний акт приема-передачи
Это документ, который используется для внутренних операций в курьерской службе, например для выдачи инвентаря курьерам. Чтобы распечатать акт приема-передачи на инвентарь, нажмите кнопку "Печать" при выдаче инвентаря и выберите принтер. В распечатанный акт курьер ставит подпись и получает инвентарь. Таким же образом печатаются акты приема-передачи на товар.
Если акт для курьера был распечатан, то при повторной попытке печати акта программа выдаст ошибку. Чтобы посмотреть акты перейдите в меню Склад > Акты приема/передачи курьерам. Чтобы открыть документ, используйте кнопку ENTER, чтобы распечатать его, нажмите на кнопку Печать.
Отчеты по складу
Чтобы выбрать отчет, перейдите в меню Склад > Отчеты:
- «Остатки на дату» — отчет по складским остаткам, выберите дату и поставщика;
- «Продажи за период» — отчет составляется по товарам, проданным за определенный промежуток времени;
- «Расформированные заказы» — отчет о расформированных заказах. Для формирования отчета указывается пользователь и промежуток времени;
- «Серийные номера по клиенту» — отчет по товару от конкретного поставщика, с серийными номерами.
- «Время сборки заказов» — отчет по количеству времени, которое затрачивает работник склада на сборку заказа;
- «Сводный отчет по товарам клиента» — отчет по всем товарам поставщика, хранящимся на складе. В отчете представлена информация по товарам, передвижению, получателям;
- «Оборотная ведомость по товарам» — отчет по обороту товара на складе, для формирования отчета выберите период и склад;
- «Отчет по стоимости хранения» — отчет по стоимости хранения товара клиента на складе курьерской службы.
Резерв товаров на складе
Резерв — это количество товаров, входящих во вложения корреспонденции, отвечающей одновременно следующим условиям:
- не была скомплектована;
- не заполнена дата вручения;
- находится в одном из статусов, указанных в переменной Статусы писем для расчета остатка на складе.
При изменении статуса корреспонденции, например менеджер дозвонился до клиента и договорился о доставке, товары из вложений будут резервироваться.
У пользователя есть два варианта просмотра остатков с учетом резерва:
- из карточки корреспонденции. Для этого включите переменную Показывать остатки товаров в корреспонденции. Во вложениях карточки корреспонденции появится столбец Наличие, в ячейках столбца будет отображаться остаток товара по складу минус резерв;
- из личного кабинета.
Расчет стоимости хранения
Данная функция позволяет рассчитать стоимость хранения товаров клиента на складе курьерской службы.
Чтобы рассчитать стоимость хранения, выберите пункт меню Склад > Расчет стоимости хранения и укажите временной интервал.
Количество товара на складе умножается на стоимость хранения палето-места и на количество дней. Стоимость хранения задается в тарифах. MeaSoft оформляет заказы на получившиеся суммы для клиентов склада, чтобы суммы попадали в акты передачи денег или в счета.
Подробнее о расчете стоимости хранения
Чтобы посмотреть созданные заказы:
- На вкладке Адреса нажмите на кнопку Фильтр.
- В фильтре установите значение поля Дата зак. и флажок Доставлено, снимите флажок Не доставлено и нажмите на кнопку ОК.
- В таблице добавьте столбец Инфо о дост. и отсортируйте по нему.
Заказы, созданные для учета стоимости хранения, в столбце Инфо о дост. отмечены надписью «Стоимость складского хранения за период».
Если в программе активированы дополнительные услуги, полученная сумма отображается в карточке корреспонденции на вкладке Услуги как стоимость услуги «Ручной ввод».
Учет серийных номеров
Функция, позволяющая учитывать движение товара в разрезеВы можете посмотреть информацию по серийным номерам и сформировать отчеты на разных этапах работы:
- Для просмотра и изменения серийных номеров в приходной накладной, выберите пункт контекстного меню "Посмотреть серийные номера", откроется окно. Фильтр - "Только в наличии" включает отображение товаров с серийным номером и остатком по складу больше 0. Изменить серийный номер возможно только из приходной накладной, для этого используйте двойной щелчок на серийном номере, у товаров с нулевым остатком по складу изменить серийный номер нельзя. Чтобы посмотреть серийные номера в документах списания и переброски, используйте тот же пункт контекстного меню.
- Чтобы посмотреть, какие действия производились с товаром на складе выберите Операции
- Чтобы посмотреть по каким заказам был доставлен товар с серийным номером, выберите Проведено для корреспонденции.
- Чтобы сформировать полный отчет по товару, выберите Входит в корреспонденцию (расширенная форма).
- Для формирования отчета по действиям с конкретным товаром на складе, выберите Операции по С/Н.
- Чтобы просмотреть, какие серийные номера остались в курьерской службе, выберите Серийные номера в наличии.
Кейсы
Учет серийных номеров сим-карт при приходе
Сим-карты поставляются в коробках по 250 шт., в коробке они лежат по порядкуПередача данных о доставке оператору
Оператор предоставлял не активные сим-карты. Чтобы произвести активацию, оператору нужна информация о доставленных сим-картах. Нами был создан скрипт, передающий данные в автоматическом режиме. Работает скрипт следующим образом: курьер отмечает в мобильном приложении, что он доставил сим-карты, информация попадает на сервер и отправляется на электронную почту оператору. Затем оператор производит активацию номеров.
Pick to light
Это WMS-система, которая позволяет проводить складские операции исключая бумажные носители. Все операции происходят в электронном виде. Кладовщик сканирует штрихкод заказа. На полках хранения расположены световые индикаторы. Они показывают работнику склада откуда забрать товар. Дисплей рядом с индикатором отображает количество. Складской работник берет необходимое количество товара и нажимает на клавишу. Система понимает, что товар взят и автоматически списывает его со складских остатков.
Система Pick to light позволяет проводить операции отбора, сортировки и инвентаризации.
Put to light
WMS-система, которая похоже на Pick to light. Также используются световые индикаторы на полках/ячейках склада. Отличаются системы лишь направленностью. В Put to light, после сканирования заказа, дисплей около светового индикатора показывает какое количество товара следует положить в ту или иную коробку/мешок.
Использование роботов
В компании Amazon для складских операций используются роботы — kiva robot. Данные роботы способны поднимать вес до 1,5 тонны. Функционируют kiva от аккумуляторов, которые необходимо заряжать каждый час, зарядка длится 5 минут. WMS-система управляет роботами и минимизирует человеческий труд.
Планы по дополнению статьи
- Подробно описать просмотр информации и составление отчетов по серийным номерам.
- Описание инвентаризации.