Учет корреспонденции

Отправление (корреспонденция)

Совокупность предметов, принятых от одного отправителя и доставляемых на один адрес.

Создание корреспонденции

Существуют следующие способы создания корреспонденции:

• oфисная система:
  • вручную. Подробнее см. раздел «Создание карточки корреспонденции»;
  • импорт из Microsoft Excel. Подробнее см. раздел «Импорт баз данных»;
• личный кабинет:
  • вручную. Подробнее см. раздел «Оформление заказа из личного кабинета»;
  • импорт из Microsoft Excel. Подробнее см. раздел «Импорт реестра заказов из Excel»;
• передача заказа по API с помощью интеграций. Подробнее см. раздел «Интеграция с другими системами».

Корреспонденции хранятся на вкладке Адреса.

См. также

Заказы
Карточка корреспонденции

Адреса

Вкладка предназначена для работы с отправлениями заказов. Чтобы просмотреть отправления, на вкладке Заказы выберите заказы и нажмите на клавишу ПРОБЕЛ. Откроется вкладка Адреса со таблицей отправлений:

Чтобы просмотреть информацию по отправлению, дважды щелкните по строке или нажмите ENTER. Откроется карточка корреспонденции.

Чтобы просмотреть фото, приложенные к карточке отправления, на вкладке Адреса нажмите на кнопку F5. Откроется карточка корреспонденции и окно просмотра прикрепленных изображений.

Для более удобного отслеживания отправлений выведите столбец таблицы Статус трекинга. Статусы подсвечиваются цветами, которые вы можете назначить или изменить в справочнике Статусы > 43 Системные > 1 Статусы трекинга.

Над списком заказов находится панель инструментов:

 — вернуть предыдущую сортировку.

 — вернуть следующую сортировку.

 — создать отправление.

 — обновить список.

 — фильтровать отправления.

 — изменить данные конкретного заказа или всех выбранных.

 — отобразить все отправления на карте.

 — печать ведомостей и наклеек.

Вы можете отобразить или скрыть нужные столбцы. Поддерживается вывод значений пользовательских полей карточки корреспонденции.

Чтобы создать новое отправление, на вкладке Адреса нажмите F3 и заполните карточку отправления.

Действия с адресами

• Открыть — открыть карточку корреспонденции.
• Создать — создать карточку корреспонденции.
• Запланировать для курьера — выбрать планового курьера для доставки отправления.
• Указать перевозчика — назначить перевозчика при планировании отправки манифеста.
• Добавить в манифест — выбрать манифест, в котором будет перевозиться отправление.
• Выдать курьеру — выбрать курьера и выдать отправление на доставку. Курьер получит задание в мобильном приложении.
• Выбрать только выделенное — показать список только с выделенными отправлениями.
• Убрать из выборки — скрыть выделенные записи из списка.
• Показать карточку заказа — открыть карточку заказа, по которому было создано выделенное отправление.
• Показать карточку клиента — открыть карточку клиента, заказавшего доставку или забор отправления.
• Удалить — удалить отправление.
• Предварительная зарплата курьера — рассчитать предварительное вознаграждение курьера за доставку или забор этого отправления.
• Показать на карте — отобразить выделенные адреса на карте.
• Принять в работу на — указать более раннюю плановую дату доставки, чем в карточке отправления. Значение записывается в в карточку корреспонденции, на вкладку Прочее в поле Принято в работу на. Используется в случаях, когда в поле Дата указывается крайний срок доставки корреспонденции.
• Дополнительные функции:
  • Пересчитать стоимость — пересчитать стоимость доставки отправления;
  • Пересчитать агентские цены — пересчитать стоимость доставки, взимаемую подрядчиком;
  • Рассчитать упаковку — рассчитать количество упаковки для отправления и добавить в виде вложений типа «Упаковка». Подробнее см. раздел «Расчет упаковки»;
  • Ограничить запланированным курьером — в текущей выборке отправлений на вкладке Адреса отобразить только записи с тем же запланированным курьером, что у выделенной записи;
  • Выбор по названию — найти 50 последних отправлений с компанией-получателем, как у выбранной строки. Если не найдено, отобразится только выделенный адрес;
  • Разослать — отправить уведомление заказчику, получателю или курьеру по СМС или электронной почте. Шаблоны сообщений можно создать в справочнике Печатные формы;
  • Частичная доставка — оформить частичный возврат товаров отправления;
  • Скопировать в "Срочные" — создать карточку срочного заказа, дублирующую данные выделенной записи;
  • Создать заборную корреспонденцию по выборке — создать задание на забор груза у отправителя для выделенных адресов;
  • Подтвердить возврат/забор/замену товара — подтвердить, что курьер сдает соответствующий товар и сумму денег;
  • Отправить на повторную доставку — создать копию недоставленного отправления для повторной доставки. Начальная корреспонденция при этом не попадает в АПК;
  • Создать тикет — создать тикет, связанный с отправлением.

Фильтр

Корреспонденция в таблице отображается согласно текущей сортировке. Чтобы изменить сортировку, воспользуйтесь фильтром по клавише F6 или на панели инструментов нажмите на кнопку :

Большинство полей фильтра имеют подсказку в виде хинтов

Всплывающий элемент графического интерфейса, служащий средством обучения пользователя.

в самой системе. Нет описания к следующим параметрам:

• раскрывающийся список справа от поля ФИО — пользовательский статус заказа;
• раскрывающийся список ниже — статусы недоставленных отправлений;
• раскрывающийся список справа от флажка Доставлено — статус корреспонденции по выдаче.

Список режимов срочности содержит только активные в данный момент в системе режимы. Отобразить все имеющиеся режимы срочности можно если кликнуть правой кнопкой мыши по списку режимов срочности и выбрать пункт "Показать отключенные режимы срочности".

Вы можете сохранить установленные параметры фильтрации и использовать их в работе в дальнейшем. Чтобы сохранить фильтр, нажмите на кнопку в правом нижнем углу. Фильтр появится в списке. Чтобы удалить сохраненный фильтр, нажмите на кнопку .

Изменение выборки отправлений

Для изменения выбранных отправлений нажмите CTRL+F5 или на панели инструментов нажмите на кнопку . Необходимы права на выполнение продвинутых операций с почтовыми заказами. Откроется окно модификации:

Окно включает в себя три вкладки:

• Изменить содержание записей — изменить данные полей выборки или выделенных отправлений;
• Перенести в другой заказ — перенести отправление в другой заказ. В поле Перенести в заказ номер введите номер заказа, в который необходимо перенести отправление. Кнопка Просмотреть позволяет выбрать необходимый заказ из списка;
• Копировать — копировать отправление для повторной доставки по указанному адресу. В поле Перенести в заказ номер введите номер заказа, в который необходимо копировать отправление. Кнопка Просмотреть позволяет выбрать необходимый заказ из списка. В результате создается отправление с тем же номером, к которому добавляется 10000. Например, если номер исходного отправления был 232, то номер скопированного отправления будет 10232; если номер исходного отправления был 1578, то номер скопированного отправления будет 11578.

С помощью переключателя сверху вы можете выбрать, к каким отправлениям применить изменения:

• Ко всей выборке — ко всем отправлениям, отображенным на вкладке Адреса;
• Только к выделенному диапазону — только к отправлениям, выделенным на вкладке Адреса.

Флажок Контроль нумерации позволяет изменить номер отправления так, чтобы соблюсти целостность нумерации корреспонденции в заказе, в который производится перемещение.

После нажатия на кнопку ОК выполняется требуемая операция.

Коррекция адресов

Коррекция адресов проводится, чтобы уменьшить количество нерезультативных курьерских доставок. Коррекция предназначена для изменения адресов получателей отправлений с учетом доставки и недоставки отправления, когда используется массовая рассылка

Счетов, открыток, договоров и т. д.

по юридическим лицам.

В случае недоставки отправления получателю пользователь вносит дату в карточку корреспонденции в поле Дата вручения, а поле Время вручения оставляет незаполненным. Вы можете указать причину недоставки в поле Инфо о доставке, например «Переехали». После этого оператор уточняет новый адрес получателя отправления и создает в заказе отправление по новому адресу, дублирующее прежнее отправление. Если новое отправление успешно доставлено, в карточку корреспонденции вносится время вручения. В результате при создании нового заказа для этой компании в верхней части окна будут отображаться адреса из истории прежних доставок.

Значения цвета инфопанелей:

• красный — по этому адресу корреспонденция не была доставлена. Панель отображается, если по адресу получателя больше 1 недоставки;
• зеленый — по этому адресу отправление было доставлено;
• голубой — по этому адресу в эту компанию уже была доставка от другого заказчика.

При загрузке базы данных из Excel изменяется процесс коррекции. НА вкладке Заказы для загруженного заказа выберите в контекстном меню пункт Коррекция адресов. Окно «Сравнение адресов» отображает информацию по изменившимся адресам заказа. Строки таблицы окрашиваются и сортируются по группам:

• красный — в текущем заказе снова указан адрес, который совпадает с адресом недоставки;
• желтый — указывает на заказы, по которым новый адрес не совпадает с ранее указанными адресами;
• белый — указан адрес одной из последних результативных доставок.

Чтобы назначить отправлениям адреса для доставки, выберите пункт контекстного меню Принять верный адрес или Принять неверный адрес (примечания). По мере выбора привязки адреса из таблицы исчезают. Действие привязки из контекстного меню можно выполнить в режиме группового выделения для списка адресов.

Учет корреспонденции

Этапы учета отправлений в MeaSoft:

1. Ввод данных: создание заказа, создание отправлений заказа. Основные принципы работы в программе.
2. Прием отправлений в курьерской службе
3. Планирование доставок — распределение отправлений между сотрудниками курьерской службы. Позволяет заранее распределить заказы по курьерам. Виды планирования:
   • вручную — с помощью контекстного меню на вкладке Адреса;
   • планирование с помощью районов;
   • планирование с помощью карт;
   • планирование сборок;
   • планирование отправлений в филиалы или партнерам.
4. Забор — это передача отправлений от клиента в курьерскую службу. Клиент может создать забор из Личного кабинета или позвонить в курьерскую службу и сообщить о требующемся заборе, тогда оператор создаст заявку на забор вручную. Корреспонденция с номером 0 считается заборной.
5. Прием на склад, сортировка
6. Выдача курьерам
7. Отправка корреспонденции в филиал курьерской службы или в пункт самовывоза — на вкладке Межгород в карточке корреспонденции или с помощью манифеста.
8. Прием работы от курьера ответственным лицом — передача курьером документов, подтверждающих доставку отправления, и внесение данных в программу. Варианты приема:
   • на вкладке Выдача;
   • доска приема;
   • распознавание отсканированных ведомостей — фото со штрихкодом и информацией о получателе прикрепляется в качестве вложения к карточке корреспонденции.
9. Оформление возвратов
10. Прием работы от курьера
11. Инвентаризация

Кейсы

Передача заборов

Нами реализован скрипт, который позволяет сформировать заборные корреспонденции в личном кабинете клиента и передать их в курьерскую службу.

Скрипт работает следующим образом: по выбранным дням и времени у клиента курьерской службы в системе собирается информация и формируются заборные корреспонденции по заданным условиям. Данные передаются в курьерскую службу в автоматическом режиме в установленное время при помощи модуля автоматизации. На следующий день операторы курьерской службы назначают сотрудников на забор по созданным заявкам.