Учет корреспонденции — различия между версиями

Материал из Меасофт
Перейти к: навигация, поиск
м (→‎Добавление новой единицы корреспонденции)
м (→‎Изменение выборки отправлений)
(не показана 171 промежуточная версия 2 участников)
Строка 1: Строка 1:
 +
;Отправление (корреспонденция)
 +
: Совокупность предметов, принятых от одного отправителя и доставляемых на один адрес.
  
−
= Назначение =
+
= Создание корреспонденции =
 +
Существуют следующие способы создания корреспонденции:
 +
* oфисная система:
 +
** вручную. Подробнее см. раздел «[[Карточка корреспонденции#Создание корреспонденции|Создание карточки корреспонденции]]»;
 +
** импорт из Microsoft Excel. Подробнее см. раздел «[[Импорт баз данных]]»;
 +
* личный кабинет:
 +
** вручную. Подробнее см. раздел «[[Личный кабинет#Оформление нового заказа|Оформление заказа из личного кабинета]]»;
 +
** импорт из Microsoft Excel. Подробнее см. раздел «[[Личный кабинет#Импорт реестра заказов из excel|Импорт реестра заказов из Excel]]»;
 +
* передача заказа по API с помощью интеграций. Подробнее см. раздел «[[Интеграция с другими системами]]».
  
−
= Учет заказов =
+
Корреспонденции хранятся на вкладке '''Адреса'''.
  
−
Вся доставляемая корреспонденция сгруппирована в заказы. Чтобы перейти к списку заказов, щелкните по закладке «Заказы» (необходимо наличие прав просмотра почтовых заказов) (Почтовые заказы – условное название, поскольку в системе есть «журнал срочных заказов». На самом деле в «почтовые заказы» должна заноситься вся корреспонденция, поскольку именно корреспонденция, занесенная сюда, считается «проведенной по системе», и на основании этих данных ведутся финансовый и кадровый учеты, статистика, отчетность и т.д.).
+
<spoiler text="См. также">
 +
[[Заказы]]<br>[[Карточка корреспонденции]]</spoiler>
 +
=Адреса=
  
−
[[Файл:Таблица заказов.png|850px]]
+
Вкладка предназначена для работы с отправлениями заказов. Чтобы просмотреть отправления, на вкладке '''Заказы''' выберите заказы и нажмите на клавишу ПРОБЕЛ. Откроется вкладка '''Адреса''' со таблицей отправлений:
  
−
На закладке «Заказы» слева расположена таблица заказов (номер, название клиента, дата заказа и количество корреспонденции в нем). В целях повышения производительности и уменьшения нагрузки на сеть количество отображаемых заказов по умолчанию ограничено (режим ограничения устанавливается в окне «Параметры» на закладке «Отображение», более подробно см. раздел [[Настройка параметров рабочего места]]). Справа расположена панель управления выборкой заказов. Она позволяет ограничивать заказы, отображаемые в таблице, конкретным клиентом, контекстным поиском в поле «примечание», датами заказа и типом заказа. Кнопка «Вывести»(Enter) применяет выборку, "Очистить" (Esc) – очищает.
+
[[Файл:Адреса.png|none|1200 px]]
  
−
Находясь в таблице заказов, щелкните правой кнопкой мыши. Откроется контекстное меню, с помощью которого Вы можете выполнить следующие действия:
+
Чтобы просмотреть информацию по отправлению, дважды щелкните по строке или нажмите ENTER. Откроется [[карточка корреспонденции]].
  
−
*Открыть (Enter, двойной щелчок мыши) - Открыть карточку выбранного заказа;
+
Чтобы просмотреть фото, приложенные к карточке отправления, на вкладке '''Адреса''' нажмите на кнопку F5. Откроется карточка корреспонденции и окно просмотра прикрепленных изображений.
−
*Перейти к адресам (Пробел) - Перейти на закладку Адреса для просмотра корреспонденции, входящей в выделенные заказы;
 
−
*Создать (F3) - Открыть окно для создания нового заказа;
 
−
*Прием...(F10) - Открывает окно для приема корреспонденции со штрих-кодами заказчика (см. [[Учет корреспонденции#Прием заказа|Прием заказа]]).
 
−
*Коррекция адресов...
 
−
*Пересчитать стоимость
 
−
*Удалить (Ctrl+F8) - полностью, безвозвратно, удалить заказ и всю вложенную в него корреспонденцию, информацию о выдаче этой корреспонденции курьерам, а также информацию о напечатанных ведомостях для этой корреспонденции из базы данных.
 
−
*Выставить счет
 
  
−
Карточка заказа:
+
Для более удобного отслеживания отправлений выведите столбец таблицы '''Статус трекинга'''. Статусы подсвечиваются цветами, которые вы можете назначить или изменить в справочнике '''Статусы''' > '''43 Системные''' > '''1 Статусы трекинга'''.
  
−
[[Файл:Карточка заказа.png]]
+
Над списком заказов находится панель инструментов:
  
−
Карточка заказа содержит следующие поля:
+
[[Файл:Arrow2 - Left.png|25px]] — вернуть предыдущую сортировку.
  
−
'''Номер заказа''' – это неизменяемое поле, значения в него подставляются автоматически системой, и система гарантирует его уникальность.
+
[[Файл:Arrow2 - Right.png|25px]] — вернуть следующую сортировку.
  
−
Галка '''Расширенные''' указывает на тип печатаемых ведомостей для корреспонденции данного заказа.
+
[[Файл:Health.png|25px]] — создать отправление.
  
−
Корреспонденция может проходить по системе четырьмя различными путями:
+
[[Файл:Refresh.png|25px]] — обновить список.
−
#Корреспонденция забирается у заказчика и сразу доставляется, без завоза в офис. В таком случае курьер должен при получении корреспонденции у клиента от руки заполнить предварительно распечатанный (как правило, самокопирующийся) квиток. По приезду курьера в офис в конце рабочего дня такие рукописные ведомости заносятся в базу данных.
 
−
#Корреспонденция доставляется в офис, заносится в базу данных, и, по причине небольшого количества корреспонденции в заказе, либо из-за необходимости печати на ведомостях расширенной информации о доставке (отдел заказчика, заказавший доставку, точное время, когда необходимо доставить корреспонденцию и т.д.), на корреспонденцию печатаются расширенные, большие ведомости (как правило, удобно такие ведомости печатать в том же порядке, как и набивалась корреспонденция, чтобы проще было соотнести корреспонденцию с ведомостями), и выдаются по штрих-кодам, напечатанным на них.
 
−
#Корреспонденция доставляется в офис, заносится в базу данных, на нее распечатываются маркировочные стикеры (наклейки) (так же, в том порядке, в каком корреспонденция заносилась в базу данных, а следовательно, лежит в стопке. Если точнее – то в силу особенностей печатающих устройств наклейки печатаются в обратном порядке), которые, в последствии, наклеиваются на корреспонденцию, сканируются при выдаче корреспонденции курьерам, и распечатываются простые, не расширенные, ведомости (в них корреспонденция упорядочена по районам доставки).
 
−
#Корреспонденция доставляется в офис, заносится в базу данных, и, по причине, к примеру, отсутствия наклеечного термо-принтера (либо по какой-либо другой причине), сразу распечатываются не расширенные ведомости, соотносятся с корреспонденцией (для удобства соотнесения удобно, при возможности, в процессе занесения в базу данных подписывать на корреспонденции номер района доставки).
 
  
−
Помимо перечисленного, возможны варианты, когда, например, заказчик предоставляет корреспонденцию с уже выписанными им ведомостями. В таком случае рекомендуется создавать «нерасширенные» заказы, напечатанные наклейки наклеивать на ведомость клиента и, установив в карточке заказа галку «Не печатать», выдавать курьерам, не распечатывая дополнительных ведомостей.
+
[[Файл:Filtr.png|25px]] — фильтровать отправления.
  
−
Галка '''Не печатать''' доступна только для «нерасширенных» заказов – позволяет не распечатывать доставочную ведомость при выдаче, сканируя стикер с письма.
+
[[Файл:Pen.png|25px]] — [[#Изменение выборки отправлений|изменить данные]] конкретного заказа или всех выбранных.
  
−
'''Компания - отправитель''' – обязательное для заполнения поле, в котором указывается заказчик доставки. Кнопка  рядом с полем – показывает карточку клиента (необходимо наличие прав просмотра клиентов).
+
[[Файл:Globe1.png|25px]] — отобразить все отправления на карте.
  
−
'''Отдел''' и '''ФИО''' - Доступны только для расширенных заказов – информация о сотруднике компании-отправителя, сделавшем заказ.
+
[[Файл:Printer.png|25px]] — печать ведомостей и наклеек.
  
−
'''Получил курьер''' - получивший и доставивший в офис курьер.
+
Вы можете [[Знакомство с программой#Работа с таблицами|отобразить или скрыть]] нужные столбцы. Поддерживается вывод значений [[Пользовательские поля|пользовательских полей]] карточки корреспонденции.
  
−
'''Дата получения''', '''Время получения''' - Дата и время заказа.
+
Чтобы создать новое отправление, на вкладке '''Адреса''' нажмите F3 и заполните [[Карточка корреспонденции|карточку отправления]].
  
−
'''Плата курьеру за забор''' - сумма, которая будет начислена курьеру за забор заказа.
+
===Действия с адресами===
  
−
'''Вложение''' - Описание вложения в корреспонденции. При создании корреспонденции в этом заказе значение данного поля будет копироваться в каждую единицу, с дальнейшей возможностью изменения для конкретной единицы корреспонденции.
+
* '''Открыть''' — открыть [[Карточка корреспонденции|карточку корреспонденции]].
 +
* '''Создать''' — создать карточку корреспонденции.
 +
* '''Запланировать для курьера''' — выбрать планового курьера для доставки отправления.
 +
* '''Указать перевозчика''' — назначить [[Перевозчики|перевозчика]] при планировании отправки [[Манифесты#Планирование отправки|манифеста]].
 +
* '''Добавить в манифест''' — выбрать [[Манифесты|манифест]], в котором будет перевозиться отправление.
 +
* '''Выдать курьеру''' — выбрать курьера и выдать отправление на доставку. Курьер получит задание в [[Мобильное приложение курьера для Android|мобильном приложении]].
 +
* '''Выбрать только выделенное''' — показать список только с выделенными отправлениями.
 +
* '''Убрать из выборки''' — скрыть выделенные записи из списка.
 +
* '''Показать карточку заказа''' — открыть [[Работа с заказами#Карточка заказа|карточку заказа]], по которому было создано выделенное отправление.
 +
* '''Показать карточку клиента''' — открыть [[Клиенты и партнеры#Карточка клиента|карточку клиента]], заказавшего доставку или забор отправления.
 +
* '''Удалить''' — удалить отправление.
 +
* '''Предварительная зарплата курьера''' — рассчитать предварительное вознаграждение курьера за доставку или забор этого отправления.
 +
* '''Показать на карте''' — отобразить выделенные адреса на [[Модуль «Карта»#Заказы на карте|карте]].
 +
* '''Принять в работу на''' — указать более раннюю плановую дату доставки, чем в карточке отправления. Значение записывается в в карточку корреспонденции, на вкладку '''[[Карточка корреспонденции#Прочее|Прочее]]''' в поле '''Принято в работу на'''. Используется в случаях, когда в поле '''Дата''' указывается крайний срок доставки корреспонденции.
 +
* '''Дополнительные функции''':
 +
** '''Пересчитать стоимость''' — пересчитать стоимость доставки отправления;
 +
** '''Пересчитать агентские цены''' — пересчитать стоимость доставки, взимаемую подрядчиком;
 +
** '''Рассчитать упаковку''' — рассчитать количество упаковки для отправления и добавить в виде вложений типа «Упаковка». Подробнее см. раздел [[Модуль складского учета#Расчет упаковки|«Расчет упаковки»]];
 +
** '''Ограничить запланированным курьером''' — в текущей выборке отправлений на вкладке '''Адреса''' отобразить только записи с тем же запланированным курьером, что у выделенной записи;
 +
** '''Выбор по названию''' — найти 50 последних отправлений с компанией-получателем, как у выбранной строки. Если не найдено, отобразится только выделенный адрес;
 +
** '''Разослать''' — отправить уведомление заказчику, получателю или курьеру по [[Модуль отправки SMS-сообщений|СМС]] или [[Настройка глобальных параметров#Настройка подключения к почтовому серверу|электронной почте]]. Шаблоны сообщений можно создать в справочнике '''[[Печатные формы]]''';
 +
** '''Частичная доставка''' — оформить частичный возврат товаров отправления;
 +
** '''Скопировать в "Срочные"''' — создать карточку [[Работа со срочными заказами|срочного заказа]], дублирующую данные выделенной записи;
 +
** '''Создать заборную корреспонденцию по выборке''' — создать задание на забор груза у отправителя для выделенных адресов;
 +
** '''Подтвердить возврат/забор/замену товара''' — подтвердить, что курьер сдает соответствующий товар и сумму денег;
 +
** '''Отправить на повторную доставку''' — создать копию недоставленного отправления для повторной доставки. Начальная корреспонденция при этом не попадает в АПК;
 +
** '''Создать тикет''' — создать тикет, связанный с отправлением.
  
−
'''Примечания''' - дополнительная информация о заказе. По данному полю таблица заказов позволяет производить выборку.
+
=== Фильтр ===
  
−
'''Срок доставки''' - позволяет задать срок доставки заказа, если он отличается от значения по умолчанию.
+
Корреспонденция в таблице отображается согласно текущей сортировке. Чтобы изменить сортировку, воспользуйтесь фильтром по клавише F6 или на панели инструментов нажмите на кнопку [[Файл:Filtr.png|25px]]:
  
−
== Срочные заказы ==
+
[[Файл:Фильтр.png|none|650 px]]
  
−
== Направления ==
+
Большинство полей фильтра имеют подсказку в виде <rspoiler text="хинтов">Всплывающий элемент графического интерфейса, служащий средством обучения пользователя.</rspoiler> в самой системе. Нет описания к следующим параметрам:
 +
* раскрывающийся список справа от поля '''ФИО''' — пользовательский статус заказа;
 +
* раскрывающийся список ниже — статусы недоставленных отправлений;
 +
* раскрывающийся список справа от флажка '''Доставлено''' — статус корреспонденции по выдаче.
 +
Вы можете сохранить установленные параметры фильтрации и использовать их в работе в дальнейшем. Чтобы сохранить фильтр, нажмите на кнопку [[Файл:Health.png|20px]] в правом нижнем углу. Фильтр появится в списке. Чтобы удалить сохраненный фильтр, нажмите на кнопку [[Файл:Кнопка удалить.png]].
  
−
= Учет корреспонденции =
+
=== Изменение выборки отправлений ===
 +
Для изменения выбранных отправлений нажмите CTRL+F5 или на панели инструментов нажмите на кнопку [[Файл:Pen.png|25px]]. Необходимы права на выполнение продвинутых операций с почтовыми заказами. Откроется окно модификации:
  
−
Чтобы перейти к учету корреспонденции щелкните по закладке «Адреса» (необходимо наличие прав просмотра почтовых заказов). (также возможно перейти к учету корреспонденции нажатием кнопки «пробел», находясь на закладке «Заказы», в этом случае система перейдет на закладку «Адреса», и сделает выборку корреспонденции выделенного заказа).
+
[[Файл:Изменить выборку.png|800px|none]]
 
   
 
   
−
На закладке «Адреса» слева расположена таблица корреспонденции. Корреспонденция в таблице отображается согласно текущей выборке. Чтобы изменить выборку, нажмите кнопку «F6» для открытия окна выборки:
+
Окно включает в себя три вкладки:
 +
* '''Изменить содержание записей''' — изменить данные полей выборки или выделенных отправлений;
 +
* '''Перенести в другой заказ''' — перенести отправление в другой заказ. В поле '''Перенести в заказ номер''' введите номер заказа, в который необходимо перенести отправление. Кнопка '''Просмотреть''' позволяет выбрать необходимый заказ из списка;
 +
* '''Копировать''' — копировать отправление для повторной доставки по указанному адресу. В поле '''Перенести в заказ номер''' введите номер заказа, в который необходимо копировать отправление. Кнопка '''Просмотреть''' позволяет выбрать необходимый заказ из списка. В результате создается отправление с тем же номером, к которому добавляется 10000. Например, если номер исходного отправления был 232, то номер скопированного отправления будет 10232; если номер исходного отправления был 1578, то номер скопированного отправления будет 11578.
  
−
[[Файл:Выборка F6.png|600px]]
+
С помощью переключателя сверху вы можете выбрать, к каким отправлениям применить изменения:  
−
+
* '''Ко всей выборке''' — ко всем отправлениям, отображенным на вкладке '''Адреса''';
−
Общие сведения о выборке:
+
* '''Только к выделенному диапазону''' — только к отправлениям, выделенным на вкладке '''Адреса'''.
−
 
 
−
Выборка делается путем ввода требуемых ограничений на данные в окне «Выбор». Для полей, в которых допускается задание интервала значений (таких, как номер заказа) подразумевается, что данные введенные только в первое из двух полей интервала ограничивают значение равенством введенным данным. В текстовых полях «Компания-получатель», «ФИО получателя», «Адрес получателя», «Телефон получателя», «Примечания в заказах» и «Инфо о доставке» введенные значения ограничивают строками, начинающимися с введенных данных (например, при вводе «рога», система выдаст значения «Рога и копыта», но не выдаст «Троллейбусные рога»).
 
−
 
 
−
Помимо этого данные строки позволяют вводить символы – шаблоны: «%» - означает наличие любого количества любых символов, в том числе и их отсутствие, «_» подразумевает наличие любого символа (под шаблон «%рога» подойдут и «Рога и копыта» и «Троллейбусные рога», а шаблоном «р%о_га» можно найти «Реко-гарантия»). Поле «Стоимость доставки» запрашивает ввод валюты по умолчанию, если на основании введенных данных о заказе и/или клиенте, нельзя сделать вывод о целесообразности использования другой валюты. Все цены в других валютах при осуществлении выборки приводятся в валюте, в которой произведен ввод, по актуальному на дату заказа курсу валюты.
 
−
 
 
−
В правой части окна имеются несколько групп «галок», позволяющих выбрать состояние доставки корреспонденции, и прочее. Над галками находится выпадающий список с «быстрыми схемами» галок, расположенных ниже. Он используется для быстрого выбора наиболее часто используемых комбинаций галок. Галки имеют более высокий приоритет, чем список. Нажатие кнопки «F8» в окне «Выбор», сбрасывает значения всех полей в начальное состояние. При получении автоматических выборок (без использования окна «Выбор», например, при переходе к просмотру корреспонденции конкретного заказа) система подставляет в соответствующие поля этого окна данные, необходимые для получения текущей выборки (за исключением получения выборки путем «отката» до предыдущей выборки, а также при удалении корреспонденции из выборки). После нажатия кнопки «ОК» («Enter»), система производит выбор информации из базы данных, удовлетворяющих введенным условиям.
 
−
{|
 
−
|<pre>
 
−
ВНИМАНИЕ! В зависимости от сложности введенного запроса, объемов базы данных, производительности сервера и сети, выполнение
 
−
выборки может занять некоторое время. Для ограничения времени выполнения некоторых запросов служит поле «Ограничение вывода»,
 
−
значение которого по умолчанию подставляется из настроек программы (см. раздел [[Настройка параметров системы]]). В случае, если
 
−
ограничение вывода ограничило вывод (фактически, записей, удовлетворяющих введенным условиям в базе данных оказалось больше, чем
 
−
ограничения вывода), секция строки состояния главного окна, в которой отображается количество записей в текущей таблице,
 
−
окрашивается в красный цвет.</pre>
 
−
|
 
−
|}
 
−
 
 
−
{|
 
−
|<pre>
 
−
Галка в выборке "Выдано не тому, кем доставлено" позволяет отобразить список доставленной корреспонденции, у которой отличается
 
−
значение поля "Вручил курьер" с фактически доставившим корреспонденцию курьером на вкладке "Хронология выдачи". Этот механизм
 
−
рекомендуется для мониторинга на предмет возможных мошенничеств !</pre>
 
−
|
 
−
|}
 
−
 
 
−
После получения некоторой выборки, в таблице корреспонденции Вам доступны следующие средства обработки информации:
 
−
В контекстном меню:
 
−
*«Открыть» - Открывает карточку единицы корреспонденции.
 
−
*«Создать» - Открывает окно создания новой единицы корреспонденции (необходимо наличие прав создания почтовых заказов). Также можно использовать «горячие клавиши» «F3» и «+» на правой цифровой клавиатуре. Более подробно смотрите раздел «Добавление новой единицы корреспонденции».
 
−
*«Хронология выдачи» - показывает окно хронологии выдачи курьерам. В данном окне в хронологическом порядке выводится информация о выдаче корреспонденции курьерам, менеджер выдавший, принявший, время выдачи/принятия у курьера задания. Двойной щелчок мыши (или нажатие кнопки «Enter») на строке выдачи, открывает карточку курьера, доставлявшего корреспонденцию (необходимо наличие прав просмотра курьеров, менеджеров, либо агентов, в зависимости от должности лица, доставлявшего корреспонденцию)
 
−
*«Хронология изменений» - показывает окно хронологии изменений данной единицы корреспонденции сотрудниками компании.
 
−
*«Выбор по названию» - Переходит к выборке всей корреспонденции из базы данных, с названием компании-получателя, начинающимся названием компании-получателя текущей записи.
 
−
*«Убрать из выборки» - удаляет из выборки (но не из базы данных) выбранные доставки. Это единственная функция в адресах, в которой используется возможность выбора нескольких записей. Остальные функции применяются либо к текущей, одной выделенной записи, либо ко всей выборке.
 
−
*«Показать карточку заказа» - показывает карточку заказа, в котором находится выбранная корреспонденция.
 
−
*«Показать карточку клиента» - Показывает карточку клиента, заказавшего доставку выбранной корреспонденции. (необходимо наличие *прав просмотра клиентов).
 
−
*«Удалить» - После получения подтверждения, безвозвратно удаляет выбранную корреспонденцию из базы данных. (необходимо наличие прав удаления почтовых заказов)
 
−
 
 
−
Помимо этого, доступны следующие «горячие клавиши»:
 
−
 
 
−
«F2» - Изменяет сортировку. В таблице корреспонденции доступны следующие виды сортировки:
 
−
#Заказ, Номер. (по умолчанию). ''При этой сортировке самые ранние заказы оказываются наверху.''
 
−
#Район, Метро (как в ветке), адрес получателя по алавиту. ''При этой сортировке для каждого района видны все заказы.''
 
−
#Компания-получатель. ''Сортировка по алфавиту Названий компаний-получателей.''
 
−
#Заказ, Район. ''При этой сортировке для каждого заказа корреспонденция упорядочена по географическому признаку.''
 
−
#Период доставки (Фактически оставшееся время доставки), Район. ''При этой сортировке в самом верху оказываются доставки с наименьшим оставшимся временем до окончания доставки. Следующим этапом сортировки они разбиваются по географическому признаку.''
 
−
 
 
−
Основное поле сортировки подсвечивается выделением в таблице корреспонденции. Цвет подсветки настраивается в параметрах программы.
 
−
 
 
−
«F4» - Копирует выборку в журнал срочных заказов (необходимо наличие прав создания срочных заказов).
 
−
 
 
−
«F7» - Формирует отчет по выборке для денежных заданий.
 
−
 
 
−
«F9» - Открывает окно экспорта выборки в MS Excel.
 
−
 
 
−
== Прием корреспонденции ==
 
−
 
 
−
[[Файл:Прием заказов.png|650px]]
 
−
 
 
−
Прием заказа выполняется после загрузки реестра со штрих-кодами. Эта функция позволяет контролировать соответствие полученной от заказчика корреспонденции загруженному реестру и сортировать корреспонденцию.<!--(см. [[Учет корреспонденции#Учет корреспонденции|Учет корреспонденции]])--> <br />
 
−
Отсканируйте штрих-код корреспонденции. Программа увеличит на 1 значение поля "Сканированное количество" в соответствующей строке таблицы на закладке Адреса. Так же в адресах принятые кор-ии имеют зеленый цвет, если в параметрах ('''"Настройка - Параметры"''', вкладка '''"Ввод"''') включена галка '''"Суммировать отсканированное"'''. Красным подсвечиваются кор-ии, которые начали принимать, но приняли не полностью. Черные - это те, которые не начинали принимать.
 
−
 
 
−
В окне приема заказов поля '''Компания''', '''Дата доставки план.''', '''Район''', '''Метро''' автоматически заполняются значениями из карточки корреспонденции; '''Принято количество...Из''' - количество отсканированных штрих-кодов по данному отправлению из количества, указанного в карточке корреспонденции. При установленной галочке '''Проставлять вес''' значение поля Масса в карточке корреспонденции заменится на значение веса из окна приема заказов.
 
−
 
 
−
== Добавление новой единицы корреспонденции ==
 
−
 
 
−
Для добавления новой единицы корреспонденции перейдите к выборке корреспонденции того заказа, в который Вы хотите добавить корреспонденцию, или в имеющейся выборке выделите курсором запись из нужного Вам заказа. Нажмите в контекстном меню выберите пункт «создать», либо нажмите F3, либо «+». Откроется окно создания корреспонденции, с установленными значениями клиента и заказа, в который Вы добавляете корреспонденцию, при этом, при необходимости, выборка будет сменена на выборку всей корреспонденции данного заказа.
 
−
 
 
−
[[Файл:Карточка корреспонденции.png|600px]]
 
−
 
 
−
По умолчанию курсор становится в поле «Компания-получатель», либо в поле «Шифр», если в выделенной записи таблицы корреспонденции заполнено поле «Шифр».
 
−
 
 
−
Поле '''Номер конверта''' - номер единицы корреспонденции, система подставляет максимальный номер корреспонденции в текущем заказе, увеличенный на единицу. Система следит за уникальностью номеров корреспонденции в пределах заказа, при этом позволяя редактировать номер и давая возможность принудительно сохранить корреспонденцию с дублирующими значениями номеров в одном заказе. В случае, если в процессе редактирования новой записи другой пользователь займет номер, подставленный системой, записи будет автоматически присвоен новый номер, она будет сохранена, но пользователю будет выдано предупреждение, что нумерация изменилась. Очень важно для бизнес-процессов, чтобы нумерация корреспонденции, вводимой в базу данных одним оператором, была непрерывной, последовательной и соответствовала тому порядку, в котором корреспонденция физически расположена. В этом случае, стикеры и/или ведомости, распечатанные с сортировкой по номеру, будут иметь такую же последовательность, что существенно снизит трудозатраты на сопоставление корреспонденции стикерам и ведомостям. Для обеспечения автоматического контроля данного принципа нумерации при одновременном вводе корреспонденции несколькими операторами в один заказ применяется настройка программы, устанавливающая диапазон номеров, выделенных каждому оператору, так, чтобы они не пересекались (см. раздел [[Настройка параметров системы]]).
 
−
 
 
−
<div style="color: #a94442; background-color: #f2dede; border: 1px solid #ebccd1; padding: 3px 10px 10px;">
 
−
'''!ВНИМАНИЕ!'''
 
−
Если у корреспонденции стоит №0 - она считается заборной. Отправитель и получатель меняются местами. Так же на картах будут видны адреса отправителей.
 
−
</div>
 
−
 
 
−
Поле '''Шифр''' применяется для ввода кода получателя, принятого в системе управления заказчика. При вводе данных в это поле и последующем переходе к другому полю система производит поиск корреспонденции с введенным значением поля «шифр», доставленной от текущего заказчика. В случае, если с таким шифром от данного заказчика в базе данных присутствует несколько организаций (различающихся по названию) система предложит оператору выбрать требуемую организацию. После этого в поля '''Компания-получатель''', '''ФИО получателя''', '''Адрес получателя''', '''Станция метро''' и '''Телефон получателя''', подставляются значения из последней доставки данному получателю, а также выводятся одна или две панели информации о предыдущих доставках данному получателю.
 
−
 
 
−
[[Файл:Информационные панели.png|600px]]
 
−
 
 
−
При вводе наименования получателя используется автоподстановка: При открытии окна создания корреспонденции система загружает список названий компаний-получателей всей корреспонденции от текущего заказчика за последние 2 года для автоматической подстановки их в поле «Компания-получатель» в процессе ввода данных. В целях ускорения работы программы обновление данных происходит только один раз для одного заказчика.
 
−
Данные для автоподстановки берутся из базы данных прошлых доставок.
 
−
 
 
−
После ввода наименования получателя, при переходе к другому полю, система, подобно работе с шифром, производит поиск доставок во введенную компанию по названию. В первую очередь производится поиск доставок от текущего заказчика, а в случае, если такие доставки не найдены, то по всей базе данных без учета заказчика. Из найденных доставок система подставляет данные последней в поля «'''ФИО получателя'''», «'''Адрес получателя'''», «'''Станция метро'''» и «'''Телефон получателя'''», и выводит информационные панели с историей доставок данному получателю. Поскольку система по названию компании получателя определяет адрес, то для удобной работы с получателями, у которых при одном названии существует несколько адресов (например банки, имеющие много филиалов с одинаковым названием), вводится искусственное различие в названиях, путем добавления в конец названия одного или нескольких знаков нижнего подчеркивания ( _ ). Эти знаки, стоящие в конце наименования получателя не печатаются в доставочных листах и не попадают в отчеты. В случае, если в базе данных имеются несколько таких «разных» названий введенной компании-получателя, система предложит оператору выбрать нужный адрес из имеющихся, или добавить новый.
 
−
 
 
−
После ввода наименования компании-получателя ввод переходит в поле «'''Дата доставки'''», а после – в поле «'''ФИО получателя'''». В данном поле используется автоподстановка всех ФИО получателей для введенного получателя. Помимо этого, кнопка [[Файл:Заглавные буквы.png]] в нажатом состоянии приводит к автоматической замене первых букв каждого слова на соответствующие заглавные, за исключением ввода фразы «для бухгалтерии» (применяется при доставке биллинга (рассылке счетов)). Данная кнопка переключается между положениями «нажата» и «отжата» щелчком мыши по ней, либо нажатием кнопки «F4».
 
−
 
 
−
После ввода «ФИО получателя» ввод переходит в поля «'''Время с'''» и «'''до'''». В них при необходимости указывается требуемое время вручения. При вводе обоих значений (разных), система это интерпретирует как интервал времени. При вводе одинаковых значений – строгое указание конкретного времени. При вводе в поле значения только в одно поле, подразумевается ограничение времени «от» и «до» соответственно. Данные значения используются для печати на доставочных листах (ведомостях) для курьеров.
 
−
 
 
−
В поле «Адрес получателя» используется автоподстановка адресов из базы «КЛАДР». По введенному адресу система пытается автоматически определять станцию метро. Для этого вводимый адрес должен соответствовать стандарту, принятому в системе:
 
−
#Название улицы, сокращение типа, запятая, номер дома без сокращения «д.», «дом» и т.д., запятая, любой текст (строение, корпус, квартира, примечания) Например: «Щепкина ул., 42/2а, стр. 1, кв. 50, синяя дверь со стороны Профсоюзной ул.».
 
−
#Модификаторы названий, такие как «Большая», «Малая», «Нижняя» и т.д. (улица), сокращаются до одной буквы с точкой, и дальше слитно, без пробела, пишется само название. Например: «М.Каретный пер., 7, стр. 1».
 
−
#Порядковые числительные в названиях улиц пишутся перед названием улицы с сокращением рода до 1-й буквы через дефис: «4-й Лесной пер., 4», «3-я Ямского Поля ул., 2».
 
−
#Типы улиц пишутся полностью, кроме: «улица» - сокращается до «ул.», «переулок» - сокращается до «пер.» и «набережная» - до «наб.».
 
−
#Типы улиц не пишутся вовсе:
 
−
:::-&nbsp;Когда улица имеет исторически сложившееся название, не требующее указания типа. Например: «Маросейка, 15».
 
−
:::-&nbsp;Когда улица имеет тип, официально не считающийся типом. Например: «Коровий вал, 20».
 
−
 
 
−
При определении станции метро система считает улицей текст до первой запятой, а между первой и второй запятыми – номером дома. В первую очередь производится поиск по улице и номеру дома, а при отсутствии таких данных – только по улице. При сохранении корреспонденции система сохраняет и соответствие станции метро введенным улице и дому. Указанный формат адреса используется в адресах клиентов и курьеров, а также к нему система автоматически приводит адреса при импорте баз получателей из MS Excel (подробнее см. раздел «[[Импорт баз данных]]»).
 
−
 
 
−
При переходе от поля «Адрес получателя» к полю «'''Станция метро'''» происходит попытка автоматического определения станции метро для указанного адреса, и при необходимости оператор может ее изменить. Поле «'''Район'''» подставляется автоматически, т.к. районы жестко связаны со станциями метро.
 
−
 
 
−
В поле «'''Телефон получателя'''» вводятся телефоны получателя – система не предъявляет требований к оформлению данных для этого поля, однако принятие единого стандарта заполнения данного поля будет крайне полезным для упрощения поиска необходимой информации.
 
−
 
 
−
Значение поле «'''Вложение'''» подставляется из карточки текущего заказа с возможностью дальнейшего редактирования.
 
−
 
 
−
В поле «'''Поручение'''» вводится информация о поручении курьеру: купить, отдать, подписать, забрать и т.д.
 
−
 
 
−
<!--масса
 
−
стоимость доставки-->
 
−
 
 
−
'''Вид корреспонденции''' и '''Режим''' наследуются из выделенной корреспонденции в таблице корреспонденции. При редактировании значений типа отправления и режима происходит подстановка значения стоимости доставки из тарифного плана текущего клиента. Стоимость доставки указывается в валюте расчетов с данным клиентом.
 
−
 
 
−
В поле «'''Стоимость для курьера'''» - указывается сумма в рублях, которую должны начислить курьеру за данную доставку, если есть необходимость жестко задать сумму, а не использовать сумму тарифного плана курьера. Применяется, как правило, в случае необходимости неоплаты курьеру данной доставки – в это поле можно поставить «0».
 
−
 
 
−
«'''Дата вручения'''» – Дата фактического вручения корреспонденции. В случае не заполнения – корреспонденция не доставлена.
 
−
 
 
−
«'''Время вручения'''» - Время фактической доставки. Если дата доставки заполнена, а время – нет – подразумевается «не доставлено по причине» (например, «никого не было»).
 
−
 
 
−
«'''Вручил курьер'''» - курьер, доставивший корреспонденцию.
 
−
 
−
«'''Информация о доставке'''» - Данные о человеке, фактически получившем корреспонденцию у адресата – его фамилия, должность, телефон и т.д.
 
−
 
 
−
«'''Ожидание'''» - время, в минутах, которое курьер провел у получателя.
 
−
 
 
−
«'''Сумма руб'''» - сумма денег, которые курьер доставил, выполняя поручение.
 
−
 
 
−
«'''Оплата получ.'''» - статусная галка об оплате получателем. В случае доставки интернет магазином данная сумма будет взиматься с получателя, а не с интрнет магазина.
 
−
 
 
−
Для оформления доставки получателю и обратно установите галочку "Возврат" (галочка "Туда" установлена по умолчанию). Если доставка должна быть только обратно (заказчику), - снимите галочку "Туда" и поставьте "Возврат", при этом получатель и отправитель поменяются местами.
 
−
 
 
−
Значения полей раздела «'''Возврат'''» соответствуют значениям полей раздела «туда».
 
−
 
 
−
На вкладке '''Прочее''' расположены следующие поля:<br />
 
−
 
 
−
'''Есть жалоба:''' &mdash; Заполняется в случае поступления жалобы на курьера. Пометьте поле галочкой и выберите жалобу из списка. Для добавления новой жалобы выберите пункт меню Справочники &rarr; Статусы &rarr; Жалобы клиентов (см.раздел [[Справочники#Жалобы клиентов|Жалобы клиентов]]).
 
−
 
 
−
'''Хранится в ячейке:''' &mdash; Содержит номер ячейки, в которой хранится корреспонденция, предназначенная для самовывоза (см. раздел [[Учет корреспонденции#Адресное хранение корреспонденции|Адресное хранение корреспонденции]]).
 
−
 
 
−
'''Принято в работу на:''' &mdash; Дата, на которую запланирована доставка корреспонденции. Это поле используется в тех случаях, когда в поле Дата указывается крайний срок доставки корреспонденции. Для проставления окончательной даты доставки выберите в контекстном меню таблицы корреспонденции пункт "Принять в работу на" и выберите один из подпунктов: "Сегодня", "Завтра", "Дату" (в этом случае укажите дату) или "Пусто" (если необходимо отменить дату, введенную ранее).
 
−
 
 
−
Флаг '''Утрачено''' &mdash; Предназначен для пометки утраченных (утерянных, украденных и т.п.) единиц корреспонденции. Корреспонденция  считается  утраченной, если  этот  флаг взведен,  указана  дата  доставки,  а стоимость доставке изменена на 0 руб.  Помеченная  таким  образом корреспонденция не будет включаться в инвентаризацию  и  в акт возврата корреспонденции, но будет попадать в акт  возврата  денег. Кроме  того, нулевая  стоимость  доставки  у такой
 
−
корреспонденции  не  будет  пересчитываться  при  выборе  пункта  меню "Пересчитать стоимость" на вкладке "Заказы".
 
−
 
 
−
== Вложения ==
 
−
 
 
−
== Статусы корреспонденции ==
 
−
 
 
−
Этот механизм предназначен для создания в системе '''КС 2008''' таких же самых пользовательских статусов, которые используются в системе клиента (например, DHL) и когда клиенту необходимо передавать эти статусы по заказам в его систему.
 
−
Обычно эти статусы содержат в себе буквенно-цифровой код.
 
−
 
 
−
'''“Статусы корреспонденции”''' – при выборе данного пункта меню откроется окно для создания индивидуальных статусов недоставленной корреспонденции с привязкой к данному клиенту.
 
−
 
 
−
Статус корреспонденции, указанный в карточке единицы корреспонденции с помощью модуля API интеграции (см. раздел [[API]]) может передаваться в систему клиента (при помощи функции '''"customstatecode"''' - код статуса клиента).
 
−
На рисунке ниже отображен исходный код для функции '''"customstatecode"''':
 
−
 
 
−
 
 
−
[[Файл:21a_client.png|700px|center]]
 
−
 
 
−
 
 
−
В качестве примера, на рисунке ниже показано изображение с 2-мя служебными статусами. '''Внимание!''' Добавление новых статусов корреспонденции потребует перезапуска программы.
 
−
 
 
−
 
 
−
[[Файл:20_client.png|300px|center]]
 
−
 
 
−
 
 
−
Таким образом, в карточке корреспонденции при внесении информации о доставке в поля '''"Дата вручения"''' и '''"Вручил курьер"''' для сохранения информации становится обязательным требование системы к осуществлению выбора статуса из выпадающего списка. На рисунке ниже система требует указать статус причины недоставки для корреспонденции при внесении инфо о доставке и ее сохранении.
 
−
 
 
−
 
−
[[Файл:21_client.png|600px|center]]
 
−
 
 
−
 
 
−
'''Примечание:''' Возможность настройки отображения индивидуального '''"статуса корреспонденции"''' (для клиента) на вкладке '''"Адреса"''' в списке столбцов и его выбор через интерфейс построения выборки '''"F6"''' - отсутствует !
 
−
 
 
−
= Адресное хранение корреспонденции =
 
−
 
 
−
Для адресного хранения корреспонденции, запланированной для самовывоза, необходимо распечатать этикетки и промаркировать ими полки. Выберите пункт Функции &rarr; Печать служебных штрих-кодов &rarr; Печать этикеток для адресного хранения. Этикетки содержат штрих-код и номер полки. После приема корреспонденции (см. раздел [[Учет корреспонденции#Прием заказа|Прием заказа]]) положите ее на любую полку и отсканируйте штрих-код этой полки. Номер полки будет отображаться в поле "Хранится в ячейке" на закладке "Прочее" в карточке корреспонденции. Таким образом, адресное хранение позволяет быстро находить нужную корреспонденцию по номеру полки.
 
−
 
 
−
= Ввод информации о доставке =
 
−
 
 
−
Для ввода информации о доставке уже существующей корреспонденции (необходимо наличие прав редактирования почтовых заказов), установите курсор на нужную единицу корреспонденции, и нажмите кнопу «F5» (это можно сделать в таблице «Адреса», а также в таблице корреспонденции на закладке «Выдача»). Откроется окно карточки корреспонденции в режиме ввода информации о доставке: поля '''Дата вручения''' и '''Вручил курьер''' будут заполнены данными со сканера, '''Время вручения''' будет унаследовано из предыдущей открытой карточки корреспонденции, и в этом поле будет находиться курсор.
 
−
 
 
−
Для изменения поля '''Вручил курьер''' необходимо наличие прав редактирования курьера в корреспонденции. Пользователь, обладающий правом редактирования курьера в корреспонденции может, нажав кнопку «Разблок.», и введя свои учетные данные, разблокировать это поле для другого пользователя в текущей карточке корреспонденции. При этом карточка будет сохранена от имени разблокировавшего пользователя.
 
−
 
 
−
Примечания
 
−
• При вводе в поле «Инфо о доставке» используется автоподстановка значений из базы данных предыдущей корреспонденции для текущего получателя. При необходимости ее можно отключить соответствующей настройкой в параметрах программы (см. раздел [[Настройка параметров системы]]).
 
−
 
 
−
• Хорошая практика при вводе информации о доставке дописывать к адресу получателя, через запятую, комментарии, написанные курьером на ведомости, относительно поиска получателя. Такие комментарии подставятся в следующий раз вместе с адресом при создании единицы корреспонденции тому же получателю, упростив работу курьера по доставке такой корреспонденции.
 
−
 
 
−
= Модификация группы единиц корреспонденции =
 
−
 
 
−
Для модификации всей корреспонденции в выборке, нажмите Ctrl+F5 (необходимо наличие прав на выполнение продвинутых операций с почтовыми заказами). Откроется окно модификации:
 
−
 
 
−
[[Файл:Модификация группы единиц корреспонденции.png]]
 
−
 
−
Окно состоит из 2-х разделов – Изменение и перенос с другой заказ.
 
−
 
 
−
Для изменения установите галку «Изменить содержание записей», установите галки, соответствующие полям, значения которых Вам необходимо изменить, и в соответствующие поля введите данные, на которые Вам нужно изменить содержание полей.<br />
 
−
Отдельного внимания заслуживает поле «номер». Значение в него задается не явно, а путем прибавления/вычитания заданного значения.
 
−
 
 
−
Для перемещения установите галку «Перенести в другой заказ». Галка «Контроль нумерации» позволяет модифицировать номер единицы корреспонденции так, чтобы соблюсти целостность нумерации корреспонденции в заказе, в который производится перемещение. Галка «Не удалять» позволяет не перемещать, а скопировать корреспонденцию в другой заказ, при этом копируются только основные поля, не копируются данные о доставке (применяется для формирования заказ на новую рассылку на основании предыдущих доставок, обычно применяется совместно с опцией «Не «не доставлено по причине»»). В поле «Перенести в заказ номер» введите номер заказа, в кот. необходимо перенести (скопировать) корреспонденцию. Кнопка «Просмотреть» позволяет выбрать необходимый заказ из списка.
 
−
 
 
−
После нажатия на кнопку «ОК» система, запросив подтверждение действия, выполняет требуемую операцию.
 
−
 
 
−
= Импорт базы адресов =
 
−
 
 
−
= Коррекция адресов =
 
−
 
 
−
 
 
−
<p align="justify">Данный механизм предназначен для коррекции адресов получателей отправлений, когда используется доставка массовых рассылок по юридическим лицам (счетов, открыток и т.д.)</p>
 
−
 
 
−
 
 
−
<p align="justify">В случае нерезультативной доставки отправления получателю по причине смены адреса абонента в системе '''“КС 2008”''' по регламенту, пользователь должен внести информацию ('''F5''') в поле '''“дата доставки корреспонденции”''', а поле '''“время доставки”''' оставить незаполненным, дополнительно можно указать  и причину – поле '''“инфо. о доставке”''', например - '''"Переехали"'''.  После этой операции, оператор по телефону (“вызванивает”) уточняет новый адрес получателя отправления (адрес, куда переехала компания). Затем, в текущем заказе создается новое отправление по уточненному новому адресу ('''F3'''), полностью дублирующем прежнее отправление. Если при этом происходит результативная доставка данного отправления, то в информацию о результативной доставке ('''F5''') теперь вносится и время вручения. С этого момента система понимает, что одна и та же компания имеет два адреса доставки и при создании нового заказа для этой компании, в верхней части окна, произойдет разделение окна на две части с отображением списка адресов из истории прежних доставок.</p>
 
−
 
 
−
<p>Слева (левая панель), можно увидеть подсказку, которая показывает корреспонденции, с такой-же компанией от этого заказчика, сортировка по дате заказе (начинается с последнего заказа). Цвет панели зеленый, если кор-ия доставлена, или красный, если корреспонденция не доставлена. Если ничего не нашлось, то ищем корреспонденцию с такой же компанией, но уже от всех клиентов. В таком случае, цвет панели всегда будет голубой.</p>
 
−
 
 
−
<p>Справа (правая панель), можно увидеть подсказку, которая показывает только НЕ доставленные корреспонденции с такой-же компанией (есть только дата вручения), сортировка по дате доставки (начинается с последней по дате). Панель показывается, только если недоставки есть и их больше 1. Если правая панель не показывается, то левая показывается по середине.</p>
 
−
 
 
−
<p>Оператор должен предпринять выбор корректного адреса для компании в ручном режиме. Внешний вид окна с интерфейсом такого разделения изображен ниже.</p>
 
−
 
 
−
 
 
−
[[Файл:Correct_1.png|900px|center]]
 
−
 
 
−
 
 
−
<p align="justify">Данный принцип подходит только для ручного режима корректировки адресов (при создании заказов вручную). При автоматической загрузке заказа через реестр (импорт БД из Excel) предназначен другой '''"механизм коррекции адресов"''', который находится в контекстном меню на вкладке '''“Заказы”''' и называется '''“Коррекция адресов”'''.</p>
 
−
 
 
−
 
 
−
[[Файл:Correct_0.png|600px|center]]
 
  
 +
Флажок '''Контроль нумерации''' позволяет изменить номер отправления так, чтобы соблюсти целостность нумерации корреспонденции в заказе, в который производится перемещение.
  
−
<p align="justify">Окно '''"Коррекции адресов"''' (показано на рисунке ниже) отображает в табличном виде информацию по адресам данного заказа. При этом происходит проверка истории результативных и нерезультативных доставок для адресов, которые изменялись в процессе работы с системой. Информация по адресам в таблице окрашивается и сортируется по трем цветовым группам: красным, желтым и белыми цветами.</p>
+
После нажатия на кнопку '''ОК''' выполняется требуемая операция.
  
 +
=== Коррекция адресов ===
  
−
[[Файл:Correct_2.png|1000px|center]]
+
Коррекция адресов проводится, чтобы уменьшить количество нерезультативных курьерских доставок. Коррекция предназначена для изменения адресов получателей отправлений с учетом доставки и недоставки отправления, когда используется массовая <rspoiler text="рассылка">Счетов, открыток, договоров и т. д.</rspoiler> по юридическим лицам.
  
 +
В случае недоставки отправления получателю пользователь вносит дату в карточку корреспонденции в поле '''Дата вручения''', а поле '''Время вручения''' оставляет незаполненным. Вы можете указать причину недоставки в поле '''Инфо о доставке''', например «Переехали». После этого оператор уточняет новый адрес получателя отправления и создает в заказе отправление по новому адресу, дублирующее прежнее отправление. Если новое отправление успешно доставлено, в карточку корреспонденции вносится время вручения. В результате при создании нового заказа для этой компании в верхней части окна будут отображаться адреса из истории прежних доставок.
  
−
<p align="justify">'''Красная группа''' - указывает на большую степень вероятности явной смены адреса для отправления, исходя из предыдущей истории доставок (как нерезультативной, так и результативной). Отправление будет выделено красным цветом, если в текущем заказе снова указан адрес, который совпадает с адресом нерезультативной доставки отправления.  </p>
+
[[Файл:Информационные панели.png|800px|none]]
  
−
<p align="justify">'''Желтая группа''' - указывает на заказы, по которым новый адрес не совпадает с ранее указанными адресами  (результативными и нерезультативными). </p>
+
Значения цвета инфопанелей:
  
−
<p align="justify">'''Белая группа''' - выделены оставшиеся отправления, для которых в системе существует история нерезультативных доставок по одному адресу, затем результативных доставок по другому адресу, а в текущем отправлении – указан адрес одной из последних результативных доставок.</p>
+
* красный — по этому адресу корреспонденция не была доставлена. Панель отображается, если по адресу получателя больше 1 недоставки;
 +
* зеленый — по этому адресу отправление было доставлено;
 +
* голубой — по этому адресу в эту компанию уже была доставка от другого заказчика.
  
 +
При загрузке базы данных из [[Импорт баз данных|Excel]] изменяется процесс коррекции. НА вкладке '''Заказы''' для загруженного заказа выберите в контекстном меню пункт '''Коррекция адресов'''. Окно «Сравнение адресов» отображает информацию по изменившимся адресам заказа. Строки таблицы окрашиваются и сортируются по группам:
 +
* красный — в текущем заказе снова указан адрес, который совпадает с адресом недоставки;
 +
* желтый — указывает на заказы, по которым новый адрес не совпадает с ранее указанными адресами;
 +
* белый — указан адрес одной из последних результативных доставок.
  
−
[[Файл:Correct_3.png|400px|center]]
+
Чтобы назначить отправлениям адреса для доставки, выберите пункт контекстного меню '''Принять верный адрес''' или '''Принять неверный адрес (примечания)'''. По мере выбора привязки адреса из таблицы исчезают. Действие привязки из контекстного меню можно выполнить в режиме группового выделения для списка адресов.
  
 +
=Учет корреспонденции=
  
−
<p align="justify">После формирования списка в окне '''"Сравнение адресов"''' необходимо в системе с помощью контекстного меню (показано на рисунке выше) выполнить желаемую привязку для каждого из адресов в таблице ('''Принять верный адрес''', либо '''Принять неверный адрес (примечания)'''. По мере выбора привязки, адреса из таблицы '''Сравнения адресов''' будут исчезать. Действие привязки из контекстного меню возможно выполнить и в режиме группового выделения для списка адресов.</p>
+
Этапы учета отправлений в MeaSoft:
 +
# Ввод данных: создание [[Работа_с_заказами|заказа]], создание [[Единица корреспонденции|отправлений]] заказа. [[Основные принципы работы в программе]].
 +
# [[Прием корреспонденции на склад#Прием корреспонденции|Прием отправлений в курьерской службе]]
 +
# Планирование доставок — распределение отправлений между сотрудниками курьерской службы. Позволяет заранее распределить заказы по курьерам. Виды планирования:
 +
#* вручную — с помощью контекстного меню на вкладке '''Адреса''';
 +
#* планирование с помощью [[Зоны на карте|районов]];
 +
#* планирование с помощью [[Модуль Карта#Планирование|карт]];
 +
#* планирование [[Выдача корреспонденции курьерам#Предварительная сборка комплекта заказов|сборок]];
 +
#* планирование [[Манифесты#Планирование отправки|отправлений]] в филиалы или партнерам.
 +
#[[Забор у клиента|Забор]] — это передача отправлений от клиента в курьерскую службу. Клиент может создать забор из [[Личный кабинет клиента#Заявка на забор|Личного кабинета]] или позвонить в курьерскую службу и сообщить о требующемся заборе, тогда оператор создаст заявку на забор вручную. Корреспонденция с номером 0 считается заборной.
 +
#[[Прием корреспонденции на склад |Прием на склад, сортировка]]
 +
#[[Выдача корреспонденции курьерам |Выдача курьерам]]
 +
# Отправка корреспонденции в филиал курьерской службы или в пункт самовывоза — на вкладке '''Межгород''' в [[Карточка корреспонденции#Межгород|карточке корреспонденции]] или с помощью [[Манифесты|манифеста]].
 +
# Прием работы от курьера ответственным лицом — передача курьером документов, подтверждающих доставку отправления, и внесение данных в программу. Варианты приема:
 +
#* на вкладке [[Выдача корреспонденции курьерам#Прием работы от курьера|'''Выдача''']];
 +
#* [[доска приема]];
 +
#* [[Функции#Распознавание отсканированных ведомостей|распознавание отсканированных ведомостей]] — фото со штрихкодом и информацией о получателе прикрепляется в качестве вложения к карточке корреспонденции.
 +
#Оформление [[Возврат |возвратов]]
 +
#[[Прием работы от курьера]]
 +
#[[Инвентаризация]]
  
−
= Планирование доставок =
+
[[Файл:ЖЦ заказа.png|1200 px|none]]
  
−
= Пункты самовывоза =
+
= Кейсы =
  
−
= Междугородние отправления =
+
=== Передача заборов ===
 +
Нами реализован скрипт, который позволяет сформировать заборные корреспонденции в личном кабинете клиента и передать их в курьерскую службу.
  
−
= Выдача корреспонденции =
+
Скрипт работает следующим образом: по выбранным дням и времени у клиента курьерской службы в системе собирается информация и формируются заборные корреспонденции по заданным условиям. Данные передаются в курьерскую службу в автоматическом режиме в установленное время при помощи [[Настройка модуля автоматизации|модуля автоматизации]]. На следующий день операторы курьерской службы назначают сотрудников на забор по созданным заявкам.

Версия 12:40, 11 мая 2022

Отправление (корреспонденция)
Совокупность предметов, принятых от одного отправителя и доставляемых на один адрес.

Создание корреспонденции

Существуют следующие способы создания корреспонденции:

Корреспонденции хранятся на вкладке Адреса.

См. также

Адреса

Вкладка предназначена для работы с отправлениями заказов. Чтобы просмотреть отправления, на вкладке Заказы выберите заказы и нажмите на клавишу ПРОБЕЛ. Откроется вкладка Адреса со таблицей отправлений:

Адреса.png

Чтобы просмотреть информацию по отправлению, дважды щелкните по строке или нажмите ENTER. Откроется карточка корреспонденции.

Чтобы просмотреть фото, приложенные к карточке отправления, на вкладке Адреса нажмите на кнопку F5. Откроется карточка корреспонденции и окно просмотра прикрепленных изображений.

Для более удобного отслеживания отправлений выведите столбец таблицы Статус трекинга. Статусы подсвечиваются цветами, которые вы можете назначить или изменить в справочнике Статусы > 43 Системные > 1 Статусы трекинга.

Над списком заказов находится панель инструментов:

Arrow2 - Left.png — вернуть предыдущую сортировку.

Arrow2 - Right.png — вернуть следующую сортировку.

Health.png — создать отправление.

Refresh.png — обновить список.

Filtr.png — фильтровать отправления.

Pen.png — изменить данные конкретного заказа или всех выбранных.

Globe1.png — отобразить все отправления на карте.

Printer.png — печать ведомостей и наклеек.

Вы можете отобразить или скрыть нужные столбцы. Поддерживается вывод значений пользовательских полей карточки корреспонденции.

Чтобы создать новое отправление, на вкладке Адреса нажмите F3 и заполните карточку отправления.

Действия с адресами

  • Открыть — открыть карточку корреспонденции.
  • Создать — создать карточку корреспонденции.
  • Запланировать для курьера — выбрать планового курьера для доставки отправления.
  • Указать перевозчика — назначить перевозчика при планировании отправки манифеста.
  • Добавить в манифест — выбрать манифест, в котором будет перевозиться отправление.
  • Выдать курьеру — выбрать курьера и выдать отправление на доставку. Курьер получит задание в мобильном приложении.
  • Выбрать только выделенное — показать список только с выделенными отправлениями.
  • Убрать из выборки — скрыть выделенные записи из списка.
  • Показать карточку заказа — открыть карточку заказа, по которому было создано выделенное отправление.
  • Показать карточку клиента — открыть карточку клиента, заказавшего доставку или забор отправления.
  • Удалить — удалить отправление.
  • Предварительная зарплата курьера — рассчитать предварительное вознаграждение курьера за доставку или забор этого отправления.
  • Показать на карте — отобразить выделенные адреса на карте.
  • Принять в работу на — указать более раннюю плановую дату доставки, чем в карточке отправления. Значение записывается в в карточку корреспонденции, на вкладку Прочее в поле Принято в работу на. Используется в случаях, когда в поле Дата указывается крайний срок доставки корреспонденции.
  • Дополнительные функции:
    • Пересчитать стоимость — пересчитать стоимость доставки отправления;
    • Пересчитать агентские цены — пересчитать стоимость доставки, взимаемую подрядчиком;
    • Рассчитать упаковку — рассчитать количество упаковки для отправления и добавить в виде вложений типа «Упаковка». Подробнее см. раздел «Расчет упаковки»;
    • Ограничить запланированным курьером — в текущей выборке отправлений на вкладке Адреса отобразить только записи с тем же запланированным курьером, что у выделенной записи;
    • Выбор по названию — найти 50 последних отправлений с компанией-получателем, как у выбранной строки. Если не найдено, отобразится только выделенный адрес;
    • Разослать — отправить уведомление заказчику, получателю или курьеру по СМС или электронной почте. Шаблоны сообщений можно создать в справочнике Печатные формы;
    • Частичная доставка — оформить частичный возврат товаров отправления;
    • Скопировать в "Срочные" — создать карточку срочного заказа, дублирующую данные выделенной записи;
    • Создать заборную корреспонденцию по выборке — создать задание на забор груза у отправителя для выделенных адресов;
    • Подтвердить возврат/забор/замену товара — подтвердить, что курьер сдает соответствующий товар и сумму денег;
    • Отправить на повторную доставку — создать копию недоставленного отправления для повторной доставки. Начальная корреспонденция при этом не попадает в АПК;
    • Создать тикет — создать тикет, связанный с отправлением.

Фильтр

Корреспонденция в таблице отображается согласно текущей сортировке. Чтобы изменить сортировку, воспользуйтесь фильтром по клавише F6 или на панели инструментов нажмите на кнопку Filtr.png:

Фильтр.png
Большинство полей фильтра имеют подсказку в виде хинтов
 в самой системе. Нет описания к следующим параметрам:
  • раскрывающийся список справа от поля ФИО — пользовательский статус заказа;
  • раскрывающийся список ниже — статусы недоставленных отправлений;
  • раскрывающийся список справа от флажка Доставлено — статус корреспонденции по выдаче.

Вы можете сохранить установленные параметры фильтрации и использовать их в работе в дальнейшем. Чтобы сохранить фильтр, нажмите на кнопку Health.png в правом нижнем углу. Фильтр появится в списке. Чтобы удалить сохраненный фильтр, нажмите на кнопку Кнопка удалить.png.

Изменение выборки отправлений

Для изменения выбранных отправлений нажмите CTRL+F5 или на панели инструментов нажмите на кнопку Pen.png. Необходимы права на выполнение продвинутых операций с почтовыми заказами. Откроется окно модификации:

Изменить выборку.png

Окно включает в себя три вкладки:

  • Изменить содержание записей — изменить данные полей выборки или выделенных отправлений;
  • Перенести в другой заказ — перенести отправление в другой заказ. В поле Перенести в заказ номер введите номер заказа, в который необходимо перенести отправление. Кнопка Просмотреть позволяет выбрать необходимый заказ из списка;
  • Копировать — копировать отправление для повторной доставки по указанному адресу. В поле Перенести в заказ номер введите номер заказа, в который необходимо копировать отправление. Кнопка Просмотреть позволяет выбрать необходимый заказ из списка. В результате создается отправление с тем же номером, к которому добавляется 10000. Например, если номер исходного отправления был 232, то номер скопированного отправления будет 10232; если номер исходного отправления был 1578, то номер скопированного отправления будет 11578.

С помощью переключателя сверху вы можете выбрать, к каким отправлениям применить изменения:

  • Ко всей выборке — ко всем отправлениям, отображенным на вкладке Адреса;
  • Только к выделенному диапазону — только к отправлениям, выделенным на вкладке Адреса.

Флажок Контроль нумерации позволяет изменить номер отправления так, чтобы соблюсти целостность нумерации корреспонденции в заказе, в который производится перемещение.

После нажатия на кнопку ОК выполняется требуемая операция.

Коррекция адресов

Коррекция адресов проводится, чтобы уменьшить количество нерезультативных курьерских доставок. Коррекция предназначена для изменения адресов получателей отправлений с учетом доставки и недоставки отправления, когда используется массовая рассылка
 по юридическим лицам.

В случае недоставки отправления получателю пользователь вносит дату в карточку корреспонденции в поле Дата вручения, а поле Время вручения оставляет незаполненным. Вы можете указать причину недоставки в поле Инфо о доставке, например «Переехали». После этого оператор уточняет новый адрес получателя отправления и создает в заказе отправление по новому адресу, дублирующее прежнее отправление. Если новое отправление успешно доставлено, в карточку корреспонденции вносится время вручения. В результате при создании нового заказа для этой компании в верхней части окна будут отображаться адреса из истории прежних доставок.

Информационные панели.png

Значения цвета инфопанелей:

  • красный — по этому адресу корреспонденция не была доставлена. Панель отображается, если по адресу получателя больше 1 недоставки;
  • зеленый — по этому адресу отправление было доставлено;
  • голубой — по этому адресу в эту компанию уже была доставка от другого заказчика.

При загрузке базы данных из Excel изменяется процесс коррекции. НА вкладке Заказы для загруженного заказа выберите в контекстном меню пункт Коррекция адресов. Окно «Сравнение адресов» отображает информацию по изменившимся адресам заказа. Строки таблицы окрашиваются и сортируются по группам:

  • красный — в текущем заказе снова указан адрес, который совпадает с адресом недоставки;
  • желтый — указывает на заказы, по которым новый адрес не совпадает с ранее указанными адресами;
  • белый — указан адрес одной из последних результативных доставок.

Чтобы назначить отправлениям адреса для доставки, выберите пункт контекстного меню Принять верный адрес или Принять неверный адрес (примечания). По мере выбора привязки адреса из таблицы исчезают. Действие привязки из контекстного меню можно выполнить в режиме группового выделения для списка адресов.

Учет корреспонденции

Этапы учета отправлений в MeaSoft:

  1. Ввод данных: создание заказа, создание отправлений заказа. Основные принципы работы в программе.
  2. Прием отправлений в курьерской службе
  3. Планирование доставок — распределение отправлений между сотрудниками курьерской службы. Позволяет заранее распределить заказы по курьерам. Виды планирования:
    • вручную — с помощью контекстного меню на вкладке Адреса;
    • планирование с помощью районов;
    • планирование с помощью карт;
    • планирование сборок;
    • планирование отправлений в филиалы или партнерам.
  4. Забор — это передача отправлений от клиента в курьерскую службу. Клиент может создать забор из Личного кабинета или позвонить в курьерскую службу и сообщить о требующемся заборе, тогда оператор создаст заявку на забор вручную. Корреспонденция с номером 0 считается заборной.
  5. Прием на склад, сортировка
  6. Выдача курьерам
  7. Отправка корреспонденции в филиал курьерской службы или в пункт самовывоза — на вкладке Межгород в карточке корреспонденции или с помощью манифеста.
  8. Прием работы от курьера ответственным лицом — передача курьером документов, подтверждающих доставку отправления, и внесение данных в программу. Варианты приема:
  9. Оформление возвратов
  10. Прием работы от курьера
  11. Инвентаризация
ЖЦ заказа.png

Кейсы

Передача заборов

Нами реализован скрипт, который позволяет сформировать заборные корреспонденции в личном кабинете клиента и передать их в курьерскую службу.

Скрипт работает следующим образом: по выбранным дням и времени у клиента курьерской службы в системе собирается информация и формируются заборные корреспонденции по заданным условиям. Данные передаются в курьерскую службу в автоматическом режиме в установленное время при помощи модуля автоматизации. На следующий день операторы курьерской службы назначают сотрудников на забор по созданным заявкам.

Источник — «https://wiki.courierexe.ru/index.php?title=Учет_корреспонденции&oldid=14083»