Учет корреспонденции — различия между версиями

Материал из Меасофт
Перейти к: навигация, поиск
(Новая страница: « Учет заказов Вся доставляемая корреспонденция сгруппирована в заказы. Чтобы перейти …»)
 
м (→‎Изменение выборки отправлений)
(не показана 251 промежуточная версия 7 участников)
Строка 1: Строка 1:
 +
;Отправление (корреспонденция)
 +
: Совокупность предметов, принятых от одного отправителя и доставляемых на один адрес.
  
−
[[Учет заказов]]
+
= Создание корреспонденции =
−
Вся доставляемая корреспонденция сгруппирована в заказы. Чтобы перейти к списку заказов, щелкните по закладке «Заказы» (необходимо наличие прав просмотра почтовых заказов) (Почтовые заказы – условное название, поскольку в системе есть «журнал срочных заказов». На самом деле в «почтовые заказы» должна заноситься вся корреспонденция, поскольку именно корреспонденция, занесенная сюда, считается «проведенной по системе» и на основании этих данных ведутся финансовый и кадровый учеты, статистика, отчетность и т.д.).
+
Существуют следующие способы создания корреспонденции:
−
На закладке «Заказы» слева расположена таблица заказов (номер, название клиента, дата заказа, и количество корреспонденции в нем). В целях повышения производительности и уменьшения нагрузки на сеть количество отображаемых заказов по умолчанию ограничено (режим ограничения устанавливается в окне «Параметры» на закладке «Отображение», более подробно см. раздел «Настройка параметров системы»). Справа расположена панель управления выборкой заказов. Она позволяет ограничивать заказы, отображаемые в таблице, конкретным клиентом, контекстным поиском в поле «примечание» и датами заказа. Кнопка «Вывести»(Enter) применяет выборку, Отмена (Esc) – очищает.
+
* oфисная система:
−
Находясь в таблице заказов, нажмите:
+
** вручную. Подробнее см. раздел «[[Карточка корреспонденции#Создание корреспонденции|Создание карточки корреспонденции]]»;
−
F2 – чтобы получить информацию о заказе – количество и стоимости корреспонденции.
+
** импорт из Microsoft Excel. Подробнее см. раздел «[[Импорт баз данных]]»;
−
F3 – чтобы создать новый заказ (необходимо наличие прав создания почтовых заказов).
+
* личный кабинет:
−
F4 – чтобы скопировать корреспонденцию данного заказа в журнал срочных заказов (необходимо наличие прав создания заказов).
+
** вручную. Подробнее см. раздел «[[Личный кабинет#Оформление нового заказа|Оформление заказа из личного кабинета]]»;
−
Ctrl+F8 – чтобы полностью, безвозвратно, удалить заказ и всю вложенную в него корреспонденцию, информацию о выдаче этой корреспонденции курьерам, а так же информацию о напечатанных ведомостях для этой корреспонденции из базы данных. (необходимо наличие прав удаления почтовых заказов, а так же прав выполнения продвинутых операций с почтовыми заказами).
+
** импорт из Microsoft Excel. Подробнее см. раздел «[[Личный кабинет#Импорт реестра заказов из excel|Импорт реестра заказов из Excel]]»;
−
Enter (двойной щелчок мыши) – чтобы открыть карточку заказа.
+
* передача заказа по API с помощью интеграций. Подробнее см. раздел «[[Интеграция с другими системами]]».
−
Пробел – чтобы перейти к списку корреспонденции данного заказа.
 
−
Карточка заказа:
 
  
−
+
Корреспонденции хранятся на вкладке '''Адреса'''.
 +
 
 +
<spoiler text="См. также">
 +
[[Заказы]]<br>[[Карточка корреспонденции]]</spoiler>
 +
=Адреса=
 +
 
 +
Вкладка предназначена для работы с отправлениями заказов. Чтобы просмотреть отправления, на вкладке '''Заказы''' выберите заказы и нажмите на клавишу ПРОБЕЛ. Откроется вкладка '''Адреса''' со таблицей отправлений:
 +
 
 +
[[Файл:Адреса.png|none|1200 px]]
 +
 
 +
Чтобы просмотреть информацию по отправлению, дважды щелкните по строке или нажмите ENTER. Откроется [[карточка корреспонденции]].
 +
 
 +
Чтобы просмотреть фото, приложенные к карточке отправления, на вкладке '''Адреса''' нажмите на кнопку F5. Откроется карточка корреспонденции и окно просмотра прикрепленных изображений.
 +
 
 +
Для более удобного отслеживания отправлений выведите столбец таблицы '''Статус трекинга'''. Статусы подсвечиваются цветами, которые вы можете назначить или изменить в справочнике '''Статусы''' > '''43 Системные''' > '''1 Статусы трекинга'''.
 +
 
 +
Над списком заказов находится панель инструментов:
 +
 
 +
[[Файл:Arrow2 - Left.png|25px]] — вернуть предыдущую сортировку.
 +
 
 +
[[Файл:Arrow2 - Right.png|25px]] — вернуть следующую сортировку.
 +
 
 +
[[Файл:Health.png|25px]] — создать отправление.
 +
 
 +
[[Файл:Refresh.png|25px]] — обновить список.
 +
 
 +
[[Файл:Filtr.png|25px]] — фильтровать отправления.
 +
 
 +
[[Файл:Pen.png|25px]] — [[#Изменение выборки отправлений|изменить данные]] конкретного заказа или всех выбранных.
 +
 
 +
[[Файл:Globe1.png|25px]] — отобразить все отправления на карте.
 +
 
 +
[[Файл:Printer.png|25px]] — печать ведомостей и наклеек.
 +
 
 +
Вы можете [[Знакомство с программой#Работа с таблицами|отобразить или скрыть]] нужные столбцы. Поддерживается вывод значений [[Пользовательские поля|пользовательских полей]] карточки корреспонденции.
 +
 
 +
Чтобы создать новое отправление, на вкладке '''Адреса''' нажмите F3 и заполните [[Карточка корреспонденции|карточку отправления]].
 +
 
 +
===Действия с адресами===
  
−
Карточка заказа содержит следующие поля:
+
* '''Открыть''' — открыть [[Карточка корреспонденции|карточку корреспонденции]].
−
Номер заказа – это не изменяемое поле, значения в него подставляются автоматически системой, и система гарантирует его уникальность.
+
* '''Создать''' — создать карточку корреспонденции.
−
Галка «Расширенные» указывает на тип печатаемых ведомостей для корреспонденции данного заказа. Корреспонденция может проходить по системе четырьмя различными путями:
+
* '''Запланировать для курьера''' — выбрать планового курьера для доставки отправления.
−
1. Корреспонденция забирается у заказчика, и сразу доставляется, без завоза в офис. В таком случае курьер должен, при получении корреспонденции у клиента, от руки заполнить предварительно распечатанный (как правило, самокопирующийся квиток). По приезду курьера в офис в конце рабочего дня такие рукописные ведомости заносятся в базу данных.
+
* '''Указать перевозчика''' — назначить [[Перевозчики|перевозчика]] при планировании отправки [[Манифесты#Планирование отправки|манифеста]].
−
2. Корреспонденция доставляется в офис, заносится в базу данных, и, по причине небольшого количества корреспонденции в заказе, либо из-за необходимости печати на ведомостях расширенной информации о доставке (отдел заказчика, заказавший доставку, точное время, когда необходимо доставить корреспонденцию, и т.д.), на корреспонденцию печатаются расширенные, большие ведомости (как правило, удобно такие ведомости печатать в том же порядке, как и набивалась корреспонденция, чтобы проще было соотнести корреспонденцию с ведомостями), и выдаются по штрих-кодам, напечатанным на них.
+
* '''Добавить в манифест''' — выбрать [[Манифесты|манифест]], в котором будет перевозиться отправление.
−
3. Корреспонденция доставляется в офис, заносится в базу данных, на нее распечатываются маркировочные стикеры (наклейки) (также, в том порядке, в каком корреспонденция заносилась в базу данных, а следовательно, лежит в стопке. Если точнее – то в силу особенностей печатающих устройств, наклейки печатаются в обратном порядке), которые, в последствии, наклеиваются на корреспонденцию, сканируются при выдаче корреспонденции курьерам, и распечатываются простые, не расширенные, ведомости (в них корреспонденция упорядочена по районам доствки).
+
* '''Выдать курьеру''' — выбрать курьера и выдать отправление на доставку. Курьер получит задание в [[Мобильное приложение курьера для Android|мобильном приложении]].
−
4. Корреспонденция доставляется в офис, заносится в базу данных, и, по причине, к примеру, отсутствия наклеечного термо-принтера (либо по какой-либо другой причине), сразу распечатываются не расширенные ведомости, соотносятся с корреспонденцией (для удобства соотнесения, удобно, при возможности, в процессе занесения в базу данных, подписывать на корреспонденции номер района доставки).
+
* '''Выбрать только выделенное''' — показать список только с выделенными отправлениями.
 +
* '''Убрать из выборки''' — скрыть выделенные записи из списка.
 +
* '''Показать карточку заказа''' — открыть [[Работа с заказами#Карточка заказа|карточку заказа]], по которому было создано выделенное отправление.
 +
* '''Показать карточку клиента''' — открыть [[Клиенты и партнеры#Карточка клиента|карточку клиента]], заказавшего доставку или забор отправления.
 +
* '''Удалить''' — удалить отправление.
 +
* '''Предварительная зарплата курьера''' — рассчитать предварительное вознаграждение курьера за доставку или забор этого отправления.  
 +
* '''Показать на карте''' — отобразить выделенные адреса на [[Модуль «Карта»#Заказы на карте|карте]].
 +
* '''Принять в работу на''' — указать более раннюю плановую дату доставки, чем в карточке отправления. Значение записывается в в карточку корреспонденции, на вкладку '''[[Карточка корреспонденции#Прочее|Прочее]]''' в поле '''Принято в работу на'''. Используется в случаях, когда в поле '''Дата''' указывается крайний срок доставки корреспонденции.
 +
* '''Дополнительные функции''':
 +
** '''Пересчитать стоимость''' — пересчитать стоимость доставки отправления;
 +
** '''Пересчитать агентские цены''' — пересчитать стоимость доставки, взимаемую подрядчиком;
 +
** '''Рассчитать упаковку''' — рассчитать количество упаковки для отправления и добавить в виде вложений типа «Упаковка». Подробнее см. раздел [[Модуль складского учета#Расчет упаковки|«Расчет упаковки»]];
 +
** '''Ограничить запланированным курьером''' — в текущей выборке отправлений на вкладке '''Адреса''' отобразить только записи с тем же запланированным курьером, что у выделенной записи;
 +
** '''Выбор по названию''' — найти 50 последних отправлений с компанией-получателем, как у выбранной строки. Если не найдено, отобразится только выделенный адрес;
 +
** '''Разослать''' — отправить уведомление заказчику, получателю или курьеру по [[Модуль отправки SMS-сообщений|СМС]] или [[Настройка глобальных параметров#Настройка подключения к почтовому серверу|электронной почте]]. Шаблоны сообщений можно создать в справочнике '''[[Печатные формы]]''';
 +
** '''Частичная доставка''' — оформить частичный возврат товаров отправления;
 +
** '''Скопировать в "Срочные"''' — создать карточку [[Работа со срочными заказами|срочного заказа]], дублирующую данные выделенной записи;
 +
** '''Создать заборную корреспонденцию по выборке''' — создать задание на забор груза у отправителя для выделенных адресов;
 +
** '''Подтвердить возврат/забор/замену товара''' — подтвердить, что курьер сдает соответствующий товар и сумму денег;
 +
** '''Отправить на повторную доставку''' — создать копию недоставленного отправления для повторной доставки. Начальная корреспонденция при этом не попадает в АПК;
 +
** '''Создать тикет''' — создать тикет, связанный с отправлением.
  
−
Помимо перечисленного, возможны варианты, когда, например, заказчик предоставляет корреспонденцию с уже выписанными им ведомостями. В таком случае рекомендуется создавать «нерасширенные» заказы, напечатанные наклейки наклеивать на ведомость клиента, и, установив в карточке заказа галку «Не печатать», выдавать курьерам не распечатывая дополнительных ведомостей.
+
=== Фильтр ===
  
−
Галка «Не печатать» доступна только для «нерасширенных» заказов – позволяет не распечатывать доставочную ведомость при выдаче, сканируя стикер с письма.
+
Корреспонденция в таблице отображается согласно текущей сортировке. Чтобы изменить сортировку, воспользуйтесь фильтром по клавише F6 или на панели инструментов нажмите на кнопку [[Файл:Filtr.png|25px]]:
  
−
«Компания - отправитель» – обязательное для заполнения поле, в котором указывается заказчик доставки. Кнопка  рядом с полем – показывает карточку клиента (необходимо наличие прав просмотра клиентов).
+
[[Файл:Фильтр.png|none|650 px]]
  
−
«Отдел» и «ФИО» - Доступны только для расширенных заказов – информация о сотруднике компании-отправителя, сделавшем заказ.
+
Большинство полей фильтра имеют подсказку в виде <rspoiler text="хинтов">Всплывающий элемент графического интерфейса, служащий средством обучения пользователя.</rspoiler> в самой системе. Нет описания к следующим параметрам:
 +
* раскрывающийся список справа от поля '''ФИО''' — пользовательский статус заказа;
 +
* раскрывающийся список ниже — статусы недоставленных отправлений;
 +
* раскрывающийся список справа от флажка '''Доставлено''' — статус корреспонденции по выдаче.
 +
Вы можете сохранить установленные параметры фильтрации и использовать их в работе в дальнейшем. Чтобы сохранить фильтр, нажмите на кнопку [[Файл:Health.png|20px]] в правом нижнем углу. Фильтр появится в списке. Чтобы удалить сохраненный фильтр, нажмите на кнопку [[Файл:Кнопка удалить.png]].
  
−
«Получил курьер» - получивший и доставивший в офис, курьер.
+
=== Изменение выборки отправлений ===
−
«Дата получения», «Время получения» - Дата и время заказа.
+
Для изменения выбранных отправлений нажмите CTRL+F5 или на панели инструментов нажмите на кнопку [[Файл:Pen.png|25px]]. Необходимы права на выполнение продвинутых операций с почтовыми заказами. Откроется окно модификации:
−
«Плата курьеру за забор» - сумма, кот. будет начислена курьеру за забор заказа.
 
−
«Вложение» - Описание вложения в корреспонденции. При создании корреспонденции в этом заказе, в каждую единицу значение данного поля будет копироваться, с дальнейшей возможностью изменения для конкретной единицы корреспонденции.
 
−
«Примечания» - дополнительная информация о заказе. По данному полю таблица заказов позволяет производить выборку.
 
−
«Срок доставки» - позволяет задать срок доставки заказа, если он отличается от значения по-умолчанию.
 
  
−
Учет корреспонденции
+
[[Файл:Изменить выборку.png|800px|none]]
−
Чтобы перейти к учету корреспонденции щелкните по закладке «Адреса» (необходимо наличие прав просмотра почтовых заказов). (также возможно перейти к учету корреспонденции нажатием кнопки «пробел», находясь на закладке «Заказы», в этом случае система перейдет на закладку «Адреса», и сделает выборку корреспонденции выделенного заказа).
 
−
На закладке «Адреса» слева расположена таблица корреспонденции. Корреспонденция в таблице отображается согласно текущей выборке. Чтобы изменить выборку, нажмите кнопку «F6» для открытия окна выборки:
 
 
   
 
   
−
Общие сведения о выборке:
+
Окно включает в себя три вкладки:
−
Выборка делается путем ввода требуемых ограничений на данные в окне «Выбор». Для полей, в которых допускается задание интервала значений (таких, как номер заказа) подразумевается, что данные введенные только в первое из двух полей интервала ограничивают значение равенством введенным данным. В текстовых полях «Компания-получатель», «ФИО получателя», «Адрес получателя», «Телефон получателя», «Примечания в заказах» и «Инфо о доставке» введенные значения ограничивают строками, начинающимися с введенных данных (например, при вводе «рога», система выдаст значения «Рога и копыта», но не выдаст «Троллейбусные рога»). Помимо этого данные строки позволяют вводить символы – шаблоны: «%» - означает наличие любого количества любых символов, в том числе и их отсутствие, «_» подразумевает наличие любого символа (под шаблон «%рога» подойдут и «Рога и копыта» и «Троллейбусные рога», а шаблоном «р%о_га» можно найти «Реко-гарантия»). Поле «Стоимость доставки» запрашивает ввод валюты по-умолчанию, если на основании введенных данных о заказе и/или клиенте, нельзя сделать вывод о целесообразности использования другой валюты. Все цены в других валютах при осуществлении выборки приводятся в валюте, в которой произведен ввод, по актуальному на дату заказа курсу валюты. В правой части окна имеются несколько групп «галок», позволяющих выбрать состояние доставки корреспонденции, и прочее. Над галками находится выпадающий список с «быстрыми схемами» галок, расположенных ниже. Он используется для быстрого выбора наиболее часто используемых комбинаций галок. Галки имеют более высокий приоритет, чем список. Нажатие кнопки «F8» в окне «Выбор», сбрасывает значения всех полей в начальное состояние. При получении автоматических выборок (без использования окна «Выбор», например, при переходе к просмотру корреспонденции конкретного заказа) система подставляет в соответствующие поля этого окна данные, необходимые для получения текущей выборки (за исключением получения выборки путем «отката» до предыдущей выборки, а так же при удалении корреспонденции из выборки). После нажатия кнопки «ОК» («Enter»), система производит выбор информации из базы данных, удовлетворяющих введенным условиям.
+
* '''Изменить содержание записей''' — изменить данные полей выборки или выделенных отправлений;
−
Внимание
+
* '''Перенести в другой заказ''' — перенести отправление в другой заказ. В поле '''Перенести в заказ номер''' введите номер заказа, в который необходимо перенести отправление. Кнопка '''Просмотреть''' позволяет выбрать необходимый заказ из списка;
−
В зависимости от сложности введенного запроса, объемов базы данных, производительности сервера и сети, выполнение выборки может занять некоторое время. Для ограничения времени выполнения некоторых запросов служит поле «Ограничение вывода», значение которого по-умолчанию подставляется из настроек программы (см. раздел «Настройка параметров системы»). В случае, если ограничение вывода ограничило вывод (фактически, записей, удовлетворяющих введенным условиям в базе данных оказалось больше, чем ограничения вывода), секция строки состояния главного окна, в которой отображается количество записей в текущей таблице, окрашивается в красный цвет.
+
* '''Копировать''' — копировать отправление для повторной доставки по указанному адресу. В поле '''Перенести в заказ номер''' введите номер заказа, в который необходимо копировать отправление. Кнопка '''Просмотреть''' позволяет выбрать необходимый заказ из списка. В результате создается отправление с тем же номером, к которому добавляется 10000. Например, если номер исходного отправления был 232, то номер скопированного отправления будет 10232; если номер исходного отправления был 1578, то номер скопированного отправления будет 11578.
  
−
После получения некоторой выборки, в таблице корреспонденции Вам доступны следующие средства обработки информации:
+
С помощью переключателя сверху вы можете выбрать, к каким отправлениям применить изменения:  
−
В контекстном меню:
+
* '''Ко всей выборке''' — ко всем отправлениям, отображенным на вкладке '''Адреса''';
−
«Открыть» - Открывает карточку единицы корреспонденции.
+
* '''Только к выделенному диапазону''' — только к отправлениям, выделенным на вкладке '''Адреса'''.
−
«Создать» - Открывает окно создания новой единицы корреспонденции (необходимо наличие прав создания почтовых заказов). Так же можно использовать «горячие клавиши» «F3» и «+» на правой цифровой клавиатуре. Более подробно смотрите раздел «Добавление новой единицы корреспонденции».
 
−
«Хронология выдачи» - показывает окно хронологии выдачи курьерам. В данном окне в хронологическом порядке выводится информация о выдаче корреспонденции курьерам, менеджер выдавший, принявший, время выдачи/принятия у курьера задания. Двойной щелчок мыши (или нажатие кнопки «Enter») на строке выдачи, открывает карточку курьера, доставлявшего корреспонденцию (необходимо наличие прав просмотра курьеров, менеджеров, либо агентов, в зависимости от должности лица, доставлявшего корреспонденцию)
 
−
«Хронология изменений» - показывает окно хронологии изменений данной единицы корреспонденции сотрудниками компании.
 
−
«Выбор по названию» - Переходит к выборке всей корреспонденции из базы данных, с названием компании-получателя, начинающимся названием компании-получателя текущей записи.
 
−
«Убрать из выборки» - удаляет из выборки (но не из базы данных) выбранные доставки. Это единственная функция в адресах, в которой используется возможность выбора нескольких записей. Остальные функции применяются либо к текущей, одной выделенной записи, либо ко всей выборке.
 
−
«Показать карточку заказа» - показывает карточку заказа, в котором находится выбранная корреспонденция.
 
−
«Показать карточку клиента» - Показывает карточку клиента, заказавшего доставку выбранной корреспонденции. (необходимо наличие прав просмотра клиентов).
 
−
«Удалить» - После получения подтверждения, безвозвратно удаляет выбранную корреспонденцию из базы данных. (необходимо наличие прав удаления почтовых заказов)
 
  
−
Помимо этого, доступны следующие «горячие клавиши»:
+
Флажок '''Контроль нумерации''' позволяет изменить номер отправления так, чтобы соблюсти целостность нумерации корреспонденции в заказе, в который производится перемещение.
−
«F2» - Изменяет сортировку. В таблице корреспонденции доступны следующие виды сортировки:
 
−
1. Заказ, Номер. (по-умолчанию). При этой сортировке самые ранние заказы оказываются наверху.
 
−
2. Район, Заказ. При этой сортировке для каждого района видны все заказы.
 
−
3. Компания-получатель. Сортировка по алфавиту Названий компаний-получателей.
 
−
4. Заказ, Район. При этой сортировке для каждого заказа корреспонденция упорядочена по географическому признаку.
 
−
5. Период доставки (Фактически оставшееся время доставки), Район. При этой сортировке в самом верху оказываются доставки с наименьшим оставшимся временем до окончания доставки. Следующим этапом сортировки они разбиваются по географическому признаку.
 
−
Основное поле сортировки подсвечивается выделением в таблице корреспонденции. Цвет подсветки настраивается в параметрах программы.
 
−
«F4» - Копирует выборку в журнал срочных заказов (необходимо наличие прав создания срочных заказов).
 
−
«F7» - Формирует отчет по выборке для денежных заданий.
 
−
«F9» - Открывает окно экспорта выборки в MS Excel.
 
  
−
Добавление новой единицы корреспонденции.
+
После нажатия на кнопку '''ОК''' выполняется требуемая операция.
−
Для добавления новой единицы корреспонденции перейдите к выборке корреспонденции того заказа, в который Вы хотите добавить корреспонденцию, или в имеющейся выборке выделите курсором запись из нужного Вам заказа. Нажмите в контекстном меню выберите пункт «создать», либо нажмите F3, либо «+». Откроется окно создания корреспонденции, с установленными значениями клиента и заказа, в который Вы добавляете корреспонденцию, при этом, при необходимости, выборка будет сменена на выборку всей корреспонденции данного заказа.
+
 
−
+
=== Коррекция адресов ===
 +
 
 +
Коррекция адресов проводится, чтобы уменьшить количество нерезультативных курьерских доставок. Коррекция предназначена для изменения адресов получателей отправлений с учетом доставки и недоставки отправления, когда используется массовая <rspoiler text="рассылка">Счетов, открыток, договоров и т. д.</rspoiler> по юридическим лицам.
  
−
По умолчанию курсор становится в поле «Компания-получатель», либо в поле «Шифр», если в выделенной записи таблицы корреспонденции заполнено поле «Шифр».
+
В случае недоставки отправления получателю пользователь вносит дату в карточку корреспонденции в поле '''Дата вручения''', а поле '''Время вручения''' оставляет незаполненным. Вы можете указать причину недоставки в поле '''Инфо о доставке''', например «Переехали». После этого оператор уточняет новый адрес получателя отправления и создает в заказе отправление по новому адресу, дублирующее прежнее отправление. Если новое отправление успешно доставлено, в карточку корреспонденции вносится время вручения. В результате при создании нового заказа для этой компании в верхней части окна будут отображаться адреса из истории прежних доставок.
−
Поле «Номер конверта» - номер единицы корреспонденции, система подставляет максимальный номер корреспонденции в ткущем заказе, увеличенный на единицу. Система следит за уникальностью номеров корреспонденции в пределах заказа, при этом, позволяя редактировать номер, и давая возможность принудительно сохранить корреспонденцию с дублирующими значениями номеров в одном заказе. В случае, если в процессе редактирования новой записи другой пользователь займет номер, подставленный системой, записи будет автоматически присвоен новый номер, она будет сохранена, но пользователю будет выдано предупреждение, что нумерация изменилась. Очень важно для бизнес-процессов, чтобы нумерация корреспонденции, вводимой в базу данных одним оператором, была непрерывной, последовательной и соответствовала тому порядку, в котором корреспонденция физически расположена. В этом случае, стикеры и/или ведомости, распечатанные с сортировкой по номеру, будут иметь такую же последовательность, что существенно снизит трудозатраты на сопоставление корреспонденции стикерам и ведомостям. Для обеспечения автоматического контроля данного принципа нумерации при одновременном вводе корреспонденции несколькими операторами в один заказ применяется настройка программы, устанавливающая диапазон номеров, выделенных каждому оператору, так, чтобы они не пересекались (см. раздел «Настройка параметров системы»).
 
−
Поле «Шифр» применяется для ввода кода получателя, принятого в системе управления заказчика. При вводе данных в это поле, и последующем переходе к другому полу система производит поиск корреспонденции с введенным значением поля «шифр», доставленной от текущего заказчика. В случае, если с таким шифром от данного заказчика в базе данных присутствует несколько организаций (различающихся по названию) система предложит оператору выбрать требуемую организацию. После этого в поля «Компания-получатель», «ФИО получателя», «Адрес получателя», «Станция метро» и «Телефон получателя», подставляются значения из последней доставки данному получателю, а так же выводятся одна или две панели информации о предыдущих доставках данному получателю (см. раздел «Информационные панели»).
 
−
При вводе наименования получателя используется автоподстановка: При открытии окна создания корреспонденции система загружает список названий компаний-получателей всей корреспонденции от текущего заказчика за последние 2 года для автоматической подстановки их в поле «Компания-получатель» в процессе ввода данных. (наличие функции контролируется в настройках программы – см. раздел «Настройка параметров системы»). В целях ускорения работы программы обновление данных происходит только один раз для одного заказчика.
 
  
−
Примечания
+
[[Файл:Информационные панели.png|800px|none]]
−
По-умолчанию данные для автоподстановки берутся из базы данных прошлых доставок, однако можно указать в качестве источника данных «Временную таблицу», в которую можно загрузить данные из базы в формате MS Excel, переданной клиентом. Такой способ автоподстановки можно использовать в случае наличия базы в электронном виде для корреспонденции, которая является именной, и ранее корреспонденция по этой базе не доставлялась.
 
  
−
После ввода наименования получателя, при переходе к другому полю, система, подобно работе с шифром, производит поиск доставок во введенную компанию по названию. В первую очередь производится поиск доставок от текущего заказчика, а в случае, если такие доставки не найдены, то по всей базе данных без учета заказчика. Из найденных доставок система подставляет данные последней в поля «ФИО получателя», «Адрес получателя», «Станция метро» и «Телефон получателя», и выводит информационные панели с историей доставок данному получателю. Поскольку система по названию компании получателя определяет адрес, то для удобной работы с получателями, у которых при одном названии существует несколько адресов (например банки, имеющие много филиалов с одинаковым названием), вводится искусственное различие в названиях, путем добавления в конец названия одного или нескольких знаков нижнего подчеркивания ( _ ). Эти знаки, стоящие в конце наименования получателя не печатаются в доставочных листах и не попадают в отчеты. В случае, если в базе данных имеются несколько таких «разных» названий введенной компании-получателя, система предложит оператору выбрать нужный адрес из имеющихся, или добавить новый.
+
Значения цвета инфопанелей:
−
После ввода наименования компании-получателя ввод переходит в поле «Дата доставки», а после – в поле «ФИО получателя». В данном поле используется автоподстановка всех ФИО получателей для введенного получателя. Помимо этого кнопка  , в нажатом состоянии, приводит к автоматической замене первых букв каждого слова на соответствующие заглавные, за исключением ввода фразы «для бухгалтерии» (применяется при доставке биллинга (рассылке счетов)). Данная кнопка переключается между положениями «нажата» и «отжата» щелчком мыши по ней, либо нажатием кнопки «F4».
 
−
После ввода «ФИО получателя» ввод переходит в поля «Время с» и «до». В них, при необходимости, указывается необходимое время вручения. При вводе обоих значений (разных), система это интерпретирует как интервал времени. При вводе одинаковых значений – строгое указание конкретного времени. При вводе в поле значения только в одно поле, подразумевается ограничение времени «от» и «до» соответственно. Данные значения используются для печати на доставочных листах (ведомостях) для курьеров.
 
−
В поле «Адрес получателя» используется автоподстановка адресов из базы «КЛАДР». По введенному адресу система пытается автоматически определять станцию метро. Для этого вводимый адрес должен соответствовать стандарту, принятому в системе:
 
−
1. Название улицы, сокращение типа, запятая, номер дома без сокращения «д.», «дом» и т.д., запятая, любой текст (строение, корпус, квартира, примечания) Например: «Щепкина ул., 42/2а, стр. 1, кв. 50, синяя дверь со стороны Профсоюзной ул.».
 
−
2. Модификаторы названий, такие как «Большая», «Малая», «Нижняя» и т.д. (улица), сокращаются до одной буквы с точкой, и дальше слитно, без пробела, пишется само название. Например: «М.Каретный пер., 7, стр. 1».
 
−
3. Порядковые числительные в названиях улиц пишутся перед названием улицы с сокращением рода до 1-й буквы через дефис: «4-й Лесной пер., 4», «3-я Ямского Поля ул., 2».
 
−
4. Типы улиц пишутся полностью, кроме: «улица» - сокращается до «ул.», «переулок» - сокращается до «пер.» и «набережная» - до «наб.».
 
−
5. Типы улиц не пишутся вовсе:
 
−
a. Когда улица имеет исторически сложившееся название, не требующее указания типа. Например: «Маросейка, 15».
 
−
b. Когда улица имеет тип, официально не считающийся типом. Например: «Коровий вал, 20».
 
  
−
При определении станции метро система считает улицей текст до первой запятой, а между первой и второй запятыми – номером дома. В первую очередь производится поиск по улице и номеру дома, а при отсутствии таких данных – только по улице. При сохранении корреспонденции система сохраняет и соответствие станции метро введенным улице и дому. Указанный формат адреса используется в адресах клиентов и курьеров, а так же к нему система автоматически приводит адреса при импорте баз получателей из MS Excel (подробнее см. раздел «Импорт баз данных»).
+
* красный — по этому адресу корреспонденция не была доставлена. Панель отображается, если по адресу получателя больше 1 недоставки;
 +
* зеленый — по этому адресу отправление было доставлено;
 +
* голубой — по этому адресу в эту компанию уже была доставка от другого заказчика.
  
−
При переходе от поля «Адрес получателя» к полю «Станция метро» происходит попытка автоматического определения станции метро для указанного адреса, и, при необходимости, оператор может ее изменить. Поле «Район» подставляется автоматически, т.к. районы жестко связаны со станциями метро.
+
При загрузке базы данных из [[Импорт баз данных|Excel]] изменяется процесс коррекции. НА вкладке '''Заказы''' для загруженного заказа выберите в контекстном меню пункт '''Коррекция адресов'''. Окно «Сравнение адресов» отображает информацию по изменившимся адресам заказа. Строки таблицы окрашиваются и сортируются по группам:
 +
* красный — в текущем заказе снова указан адрес, который совпадает с адресом недоставки;
 +
* желтый — указывает на заказы, по которым новый адрес не совпадает с ранее указанными адресами;
 +
* белый — указан адрес одной из последних результативных доставок.
  
−
В поле «Телефон получателя» вводятся телефоны получателя – система не предъявляет требований к оформлению данных для этого поля, однако принятие единого стандарта заполнения данного поля будет крайне полезным для упрощения поиска необходимой информации.
+
Чтобы назначить отправлениям адреса для доставки, выберите пункт контекстного меню '''Принять верный адрес''' или '''Принять неверный адрес (примечания)'''. По мере выбора привязки адреса из таблицы исчезают. Действие привязки из контекстного меню можно выполнить в режиме группового выделения для списка адресов.
  
−
Значение поле «Вложение» подставляется из карточки текущего заказа с возможностью дальнейшего редактирования.
+
=Учет корреспонденции=
  
−
В поле «Поручение» вводится информация о поручении курьеру: купить, отдать, подписать, забрать и т.д.
+
Этапы учета отправлений в MeaSoft:
 +
# Ввод данных: создание [[Работа_с_заказами|заказа]], создание [[Единица корреспонденции|отправлений]] заказа. [[Основные принципы работы в программе]].
 +
# [[Прием корреспонденции на склад#Прием корреспонденции|Прием отправлений в курьерской службе]]
 +
# Планирование доставок — распределение отправлений между сотрудниками курьерской службы. Позволяет заранее распределить заказы по курьерам. Виды планирования:
 +
#* вручную — с помощью контекстного меню на вкладке '''Адреса''';
 +
#* планирование с помощью [[Зоны на карте|районов]];
 +
#* планирование с помощью [[Модуль Карта#Планирование|карт]];
 +
#* планирование [[Выдача корреспонденции курьерам#Предварительная сборка комплекта заказов|сборок]];
 +
#* планирование [[Манифесты#Планирование отправки|отправлений]] в филиалы или партнерам.
 +
#[[Забор у клиента|Забор]] — это передача отправлений от клиента в курьерскую службу. Клиент может создать забор из [[Личный кабинет клиента#Заявка на забор|Личного кабинета]] или позвонить в курьерскую службу и сообщить о требующемся заборе, тогда оператор создаст заявку на забор вручную. Корреспонденция с номером 0 считается заборной.
 +
#[[Прием корреспонденции на склад |Прием на склад, сортировка]]
 +
#[[Выдача корреспонденции курьерам |Выдача курьерам]]
 +
# Отправка корреспонденции в филиал курьерской службы или в пункт самовывоза — на вкладке '''Межгород''' в [[Карточка корреспонденции#Межгород|карточке корреспонденции]] или с помощью [[Манифесты|манифеста]].
 +
# Прием работы от курьера ответственным лицом — передача курьером документов, подтверждающих доставку отправления, и внесение данных в программу. Варианты приема:
 +
#* на вкладке [[Выдача корреспонденции курьерам#Прием работы от курьера|'''Выдача''']];
 +
#* [[доска приема]];
 +
#* [[Функции#Распознавание отсканированных ведомостей|распознавание отсканированных ведомостей]] — фото со штрихкодом и информацией о получателе прикрепляется в качестве вложения к карточке корреспонденции.
 +
#Оформление [[Возврат |возвратов]]
 +
#[[Прием работы от курьера]]
 +
#[[Инвентаризация]]
  
−
Тип отправления, масса и режим, а так же стоимость доставки наследуются из выделенной корреспонденции в таблице корреспонденции. При редактировании значений типа отправления и режима происходит подстановка значения стоимости доставки из тарифного плана текущего клиента. Стоимость доставки указывается в валюте расчетов с данным клиентом.
+
[[Файл:ЖЦ заказа.png|1200 px|none]]
  
−
В поле «Стоимость для курьера» - указывается сумма в рублях, которую должны начислить курьеру за данную доставку, если есть необходимость жестко задать сумму, а не использовать сумму тарифного плана курьера. Применяется, как правило, в случае необходимости неоплаты курьеру данной доставки – в это поле можно поставить «0».
+
= Кейсы =
  
−
«Дата вручения» – Дата фактического вручения корреспонденции. В случае не заполнения – корреспонденция не доставлена.
+
=== Передача заборов ===
−
«Время вручения» - Время фактической доставки. Если дата доставки заполнена, а время – нет – подразумевается «не доставлено по причине» (например, «никого не было»).
+
Нами реализован скрипт, который позволяет сформировать заборные корреспонденции в личном кабинете клиента и передать их в курьерскую службу.
−
«Вручил курьер» - курьер, доставивший корреспонденцию.
 
−
«Информация о доставке» - Данные о человеке, фактически получившем корреспонденцию у адресата – его фамилия, должность, телефон и т.д.
 
−
«Ожидание» - время, в минутах, которое курьер провел у получателя.
 
−
«Сумма руб» - сумма денег, которые курьер доставил, выполняя поручение.
 
  
−
Значения полей раздела «Возврат» соответствуют значениям полей раздела «туда».
+
Скрипт работает следующим образом: по выбранным дням и времени у клиента курьерской службы в системе собирается информация и формируются заборные корреспонденции по заданным условиям. Данные передаются в курьерскую службу в автоматическом режиме в установленное время при помощи [[Настройка модуля автоматизации|модуля автоматизации]]. На следующий день операторы курьерской службы назначают сотрудников на забор по созданным заявкам.

Версия 12:40, 11 мая 2022

Отправление (корреспонденция)
Совокупность предметов, принятых от одного отправителя и доставляемых на один адрес.

Создание корреспонденции

Существуют следующие способы создания корреспонденции:

Корреспонденции хранятся на вкладке Адреса.

См. также

Адреса

Вкладка предназначена для работы с отправлениями заказов. Чтобы просмотреть отправления, на вкладке Заказы выберите заказы и нажмите на клавишу ПРОБЕЛ. Откроется вкладка Адреса со таблицей отправлений:

Адреса.png

Чтобы просмотреть информацию по отправлению, дважды щелкните по строке или нажмите ENTER. Откроется карточка корреспонденции.

Чтобы просмотреть фото, приложенные к карточке отправления, на вкладке Адреса нажмите на кнопку F5. Откроется карточка корреспонденции и окно просмотра прикрепленных изображений.

Для более удобного отслеживания отправлений выведите столбец таблицы Статус трекинга. Статусы подсвечиваются цветами, которые вы можете назначить или изменить в справочнике Статусы > 43 Системные > 1 Статусы трекинга.

Над списком заказов находится панель инструментов:

Arrow2 - Left.png — вернуть предыдущую сортировку.

Arrow2 - Right.png — вернуть следующую сортировку.

Health.png — создать отправление.

Refresh.png — обновить список.

Filtr.png — фильтровать отправления.

Pen.png — изменить данные конкретного заказа или всех выбранных.

Globe1.png — отобразить все отправления на карте.

Printer.png — печать ведомостей и наклеек.

Вы можете отобразить или скрыть нужные столбцы. Поддерживается вывод значений пользовательских полей карточки корреспонденции.

Чтобы создать новое отправление, на вкладке Адреса нажмите F3 и заполните карточку отправления.

Действия с адресами

  • Открыть — открыть карточку корреспонденции.
  • Создать — создать карточку корреспонденции.
  • Запланировать для курьера — выбрать планового курьера для доставки отправления.
  • Указать перевозчика — назначить перевозчика при планировании отправки манифеста.
  • Добавить в манифест — выбрать манифест, в котором будет перевозиться отправление.
  • Выдать курьеру — выбрать курьера и выдать отправление на доставку. Курьер получит задание в мобильном приложении.
  • Выбрать только выделенное — показать список только с выделенными отправлениями.
  • Убрать из выборки — скрыть выделенные записи из списка.
  • Показать карточку заказа — открыть карточку заказа, по которому было создано выделенное отправление.
  • Показать карточку клиента — открыть карточку клиента, заказавшего доставку или забор отправления.
  • Удалить — удалить отправление.
  • Предварительная зарплата курьера — рассчитать предварительное вознаграждение курьера за доставку или забор этого отправления.
  • Показать на карте — отобразить выделенные адреса на карте.
  • Принять в работу на — указать более раннюю плановую дату доставки, чем в карточке отправления. Значение записывается в в карточку корреспонденции, на вкладку Прочее в поле Принято в работу на. Используется в случаях, когда в поле Дата указывается крайний срок доставки корреспонденции.
  • Дополнительные функции:
    • Пересчитать стоимость — пересчитать стоимость доставки отправления;
    • Пересчитать агентские цены — пересчитать стоимость доставки, взимаемую подрядчиком;
    • Рассчитать упаковку — рассчитать количество упаковки для отправления и добавить в виде вложений типа «Упаковка». Подробнее см. раздел «Расчет упаковки»;
    • Ограничить запланированным курьером — в текущей выборке отправлений на вкладке Адреса отобразить только записи с тем же запланированным курьером, что у выделенной записи;
    • Выбор по названию — найти 50 последних отправлений с компанией-получателем, как у выбранной строки. Если не найдено, отобразится только выделенный адрес;
    • Разослать — отправить уведомление заказчику, получателю или курьеру по СМС или электронной почте. Шаблоны сообщений можно создать в справочнике Печатные формы;
    • Частичная доставка — оформить частичный возврат товаров отправления;
    • Скопировать в "Срочные" — создать карточку срочного заказа, дублирующую данные выделенной записи;
    • Создать заборную корреспонденцию по выборке — создать задание на забор груза у отправителя для выделенных адресов;
    • Подтвердить возврат/забор/замену товара — подтвердить, что курьер сдает соответствующий товар и сумму денег;
    • Отправить на повторную доставку — создать копию недоставленного отправления для повторной доставки. Начальная корреспонденция при этом не попадает в АПК;
    • Создать тикет — создать тикет, связанный с отправлением.

Фильтр

Корреспонденция в таблице отображается согласно текущей сортировке. Чтобы изменить сортировку, воспользуйтесь фильтром по клавише F6 или на панели инструментов нажмите на кнопку Filtr.png:

Фильтр.png
Большинство полей фильтра имеют подсказку в виде хинтов
 в самой системе. Нет описания к следующим параметрам:
  • раскрывающийся список справа от поля ФИО — пользовательский статус заказа;
  • раскрывающийся список ниже — статусы недоставленных отправлений;
  • раскрывающийся список справа от флажка Доставлено — статус корреспонденции по выдаче.

Вы можете сохранить установленные параметры фильтрации и использовать их в работе в дальнейшем. Чтобы сохранить фильтр, нажмите на кнопку Health.png в правом нижнем углу. Фильтр появится в списке. Чтобы удалить сохраненный фильтр, нажмите на кнопку Кнопка удалить.png.

Изменение выборки отправлений

Для изменения выбранных отправлений нажмите CTRL+F5 или на панели инструментов нажмите на кнопку Pen.png. Необходимы права на выполнение продвинутых операций с почтовыми заказами. Откроется окно модификации:

Изменить выборку.png

Окно включает в себя три вкладки:

  • Изменить содержание записей — изменить данные полей выборки или выделенных отправлений;
  • Перенести в другой заказ — перенести отправление в другой заказ. В поле Перенести в заказ номер введите номер заказа, в который необходимо перенести отправление. Кнопка Просмотреть позволяет выбрать необходимый заказ из списка;
  • Копировать — копировать отправление для повторной доставки по указанному адресу. В поле Перенести в заказ номер введите номер заказа, в который необходимо копировать отправление. Кнопка Просмотреть позволяет выбрать необходимый заказ из списка. В результате создается отправление с тем же номером, к которому добавляется 10000. Например, если номер исходного отправления был 232, то номер скопированного отправления будет 10232; если номер исходного отправления был 1578, то номер скопированного отправления будет 11578.

С помощью переключателя сверху вы можете выбрать, к каким отправлениям применить изменения:

  • Ко всей выборке — ко всем отправлениям, отображенным на вкладке Адреса;
  • Только к выделенному диапазону — только к отправлениям, выделенным на вкладке Адреса.

Флажок Контроль нумерации позволяет изменить номер отправления так, чтобы соблюсти целостность нумерации корреспонденции в заказе, в который производится перемещение.

После нажатия на кнопку ОК выполняется требуемая операция.

Коррекция адресов

Коррекция адресов проводится, чтобы уменьшить количество нерезультативных курьерских доставок. Коррекция предназначена для изменения адресов получателей отправлений с учетом доставки и недоставки отправления, когда используется массовая рассылка
 по юридическим лицам.

В случае недоставки отправления получателю пользователь вносит дату в карточку корреспонденции в поле Дата вручения, а поле Время вручения оставляет незаполненным. Вы можете указать причину недоставки в поле Инфо о доставке, например «Переехали». После этого оператор уточняет новый адрес получателя отправления и создает в заказе отправление по новому адресу, дублирующее прежнее отправление. Если новое отправление успешно доставлено, в карточку корреспонденции вносится время вручения. В результате при создании нового заказа для этой компании в верхней части окна будут отображаться адреса из истории прежних доставок.

Информационные панели.png

Значения цвета инфопанелей:

  • красный — по этому адресу корреспонденция не была доставлена. Панель отображается, если по адресу получателя больше 1 недоставки;
  • зеленый — по этому адресу отправление было доставлено;
  • голубой — по этому адресу в эту компанию уже была доставка от другого заказчика.

При загрузке базы данных из Excel изменяется процесс коррекции. НА вкладке Заказы для загруженного заказа выберите в контекстном меню пункт Коррекция адресов. Окно «Сравнение адресов» отображает информацию по изменившимся адресам заказа. Строки таблицы окрашиваются и сортируются по группам:

  • красный — в текущем заказе снова указан адрес, который совпадает с адресом недоставки;
  • желтый — указывает на заказы, по которым новый адрес не совпадает с ранее указанными адресами;
  • белый — указан адрес одной из последних результативных доставок.

Чтобы назначить отправлениям адреса для доставки, выберите пункт контекстного меню Принять верный адрес или Принять неверный адрес (примечания). По мере выбора привязки адреса из таблицы исчезают. Действие привязки из контекстного меню можно выполнить в режиме группового выделения для списка адресов.

Учет корреспонденции

Этапы учета отправлений в MeaSoft:

  1. Ввод данных: создание заказа, создание отправлений заказа. Основные принципы работы в программе.
  2. Прием отправлений в курьерской службе
  3. Планирование доставок — распределение отправлений между сотрудниками курьерской службы. Позволяет заранее распределить заказы по курьерам. Виды планирования:
    • вручную — с помощью контекстного меню на вкладке Адреса;
    • планирование с помощью районов;
    • планирование с помощью карт;
    • планирование сборок;
    • планирование отправлений в филиалы или партнерам.
  4. Забор — это передача отправлений от клиента в курьерскую службу. Клиент может создать забор из Личного кабинета или позвонить в курьерскую службу и сообщить о требующемся заборе, тогда оператор создаст заявку на забор вручную. Корреспонденция с номером 0 считается заборной.
  5. Прием на склад, сортировка
  6. Выдача курьерам
  7. Отправка корреспонденции в филиал курьерской службы или в пункт самовывоза — на вкладке Межгород в карточке корреспонденции или с помощью манифеста.
  8. Прием работы от курьера ответственным лицом — передача курьером документов, подтверждающих доставку отправления, и внесение данных в программу. Варианты приема:
  9. Оформление возвратов
  10. Прием работы от курьера
  11. Инвентаризация
ЖЦ заказа.png

Кейсы

Передача заборов

Нами реализован скрипт, который позволяет сформировать заборные корреспонденции в личном кабинете клиента и передать их в курьерскую службу.

Скрипт работает следующим образом: по выбранным дням и времени у клиента курьерской службы в системе собирается информация и формируются заборные корреспонденции по заданным условиям. Данные передаются в курьерскую службу в автоматическом режиме в установленное время при помощи модуля автоматизации. На следующий день операторы курьерской службы назначают сотрудников на забор по созданным заявкам.

Источник — «https://wiki.courierexe.ru/index.php?title=Учет_корреспонденции&oldid=14083»