Изменения

- список фирм, которые являются собственными юридическими лицами компании курьерской службы и от которых эта Курьерская Служба будет в дальнейшем взаимодействовать со своими клиентами и собственным персоналом. Создание и настройка фирмы КС находится в “Справочники-Фирмы” (ссылка);

- список филиалов курьерской службы (контрагентов).

[[Файл:1_client.png|850px|center]]

Для создания новой карточки клиента служит клавиша “F3”, для открытия существующей клавиша “Enter”, либо двойной клик мыши по записи. Пример карточки клиента с информацией на вкладке “Основное” отображен ниже:

[[Файл:2_client.png|center]]

Поля “Компания”, “Контактное лицо”, “Адрес”, “Телефон” – обязательны для заполнения, также, необходимо, чтобы по введенному адресу определилось значение в поле “Станция Метро”, без этого программа не даст сохранить карточку клиента. Поле “Компания” является кратким “рабочим” названием фирмы клиента и не должно содержать в себе названий, на подобие “ИП” или “ООО” и т.д., так как полное название фирмы находится на соседней вкладке “Реквизиты” в поле “Полное название”.

Поле “E-mail” содержит почтовый адрес организации клиента. Все поля, содержащиеся в карточке клиента желательно заполнить для упрощения и дальнейшей автоматизации работы.

В поле “Менеджер” указывается ФИО агента, приведший данного клиента, либо сотрудника, курирующего данного клиента. Поле “% Менеджера” – процент менеджера рассчитывается от оборота клиента (оплаченных счетов). Если необходимо добавить “% Менеджера” нескольким сотрудникам или установить его действие на определенную дату – выбирается кнопка с изображением нижней стрелки (рисунок ниже):

[[Файл:3_client.png|center]]

Для того чтобы добавить сотрудника, который также должен получать процент от этой суммы, нажмите кнопку правее данного поля. В открывшемся окне добавьте новую строку таблицы с помощью клавиши F3, щелкните два раза по полю Менеджер в этой строке, нажмите на кнопку справа и выберите из списка фамилию сотрудника. Введите процент и дату, до которой сотрудник будет получать этот процент. Галочкой “Основной” пометьте сотрудника, чья фамилия будет отображаться в поле менеджер в карточке клиента. Щелчком правой кнопки мыши в этой таблице открывается контекстное меню, с помощью которого Вы можете создать новую запись, удалить ненужную, убрать дату в выбранной строке. Данный вид начисления относится к отдельному виду начисления ЗП сотрудника и относится к описанию информации в разделе “ЗП сотрудников”. Данный вид начислений может быть представлен в виде отчета в основном меню программы “Отчеты – Сотрудники – Зарплата Агентства” (см. Раздел “ЗП”). На рисунке ниже показан данный отчет:

[[Файл:4_client.png|center]]

Информация из поля “Сообщение” будет высвечиваться при оформлении каждого нового заказа.

Поля “Время работы с “ – “До” и поля “Обед с” – “До” предназначен для удобства работы в разделе срочных заказов. Когда в отделе Срочных заказов создается новый заказ, то в карточке заказа уже автоматически будет указана данная информация о периодах работы и перерыва клиента (рисунок представлен ниже).

Поле “Пропуск” - предназначено для удобства работы в разделе срочных заказов. Данный статус можно предварительно определить в разделе “Справочники” – “Статусы” – “Статусы пропуска”. Данное поле имеет цветовую окраску – зеленый и красный цвета. Зеленый цвет статуса пропуска не требует дальнейших действий, в отличие от статуса красного цвета. Например, если статус пропуска окрашен в красный цвет - то при оформлении заказа он будет напоминать о себе в карточке срочного заказа и не изменит цвет на зеленый до тех пор, пока пропуск не будет заказан сотрудником. В рассматриваемом примере (на рисунке ниже) статус изменил красный цвет на зеленый после оформления пропуска.

[[Файл:5_client.png|center]]

Статусы в разделе “Справочники” – “Статусы” – “Статусы пропуска” имеют следующую цветовую раскраску (рисунок ниже):

[[Файл:6_client.png|center]]

Поле “Примечание” и поле “Примечание 2” предназначено для хранения служебной информации для пользователей системы. Поле “Примечание 2” может быть закрыто для отображения определенным группам пользователей при помощи прав доступа (рисунок ниже):

[[Файл:7_client.png|center]]

Поле “ID” в верхней части карточки клиента необходимо для назначения клиенту короткого префикса для удобства работы. Это поле может содержать цифробуквенный код. Поле для ввода префикса доступно на вкладке Срочных заказов.

Поле “Папка” в верхней части карточки клиента предназначено для маркировки ведомостей (накладных) и для дальнейшей ручной сортировки документов на бумажных носителях (например, сортировки по лоткам или архивирования оригиналов документов).

Поле “Папка” может иметь цифровой или буквенный код, который присутствует на печатной форме ведомостей (упрощенной и расширенной). Тип распечатываемой ведомости задается в карточке при оформлении заказа и бывает трех типов: простой, упрощенный и расширенный. Комбинация двух галок предоставляет пользователю данный выбор типа печати документа. На рисунке ниже показан пример заказа для клиента “Стройцентр”:

[[Файл:8_client.png|center]]

В рассматриваемом примере (на рисунке ниже для расширенной формы ведомости), для клиента “Стройцентр” указано название папки “stroy”:

На рисунке ниже для упрощенной формы ведомости клиента “Стройцентр” указано название папки “stroy”:

Как видно на рисунке ниже, для простого типа печатной формы ведомости название папки отсутствует:

В нижней части окна карточки клиента расположены несколько пиктограмм (на рисунке ниже):

“История” – данная кнопка откроет окно в виде таблицы хронологии изменения карточки клиента (рисунок ниже):

Розовым цветом выделены поля в карточке клиента, которые были изменены пользователем в левой части таблицы за указанную в соседней ячейке таблицы “дату-время”. Данный функционал предусмотрен и в других частях программы и аналогичен по своему предназначению.

“Печать” – возможность печати документа Договор клиента (предварительно загруженного в печатную форму договора в разделе “Справочники” – “Печатные формы” – “Документы для клиентов”). Пример-макет печатной формы для выгрузки информации из полей карточки клиента можно скачать в разделе “Скачать” (ссылка на документ) настоящего описания руководства. Этот документ не является готовой печатной формой “Договора клиента” и требует дополнительного редактирования.

“Прикрепленные документы” – возможность загрузки отдельных документов (скан-копий документов, например, договор, тарифное приложение, схему работы с клиентом и др.) клиента в карточку клиента. Пример загрузки нескольких графических изображений отображен ниже:

“История сообщений” – отображает окно смс или e-mail сообщений отправленных клиенту. Пример изображения ниже:

Поле “Дата последнего обновления” – содержит информацию о дате последнего обновления карточки клиента.

“Отделы” – позволяет создавать различные отделы, с которыми контактируют у клиента (можно использовать для разделения заказов от одного клиента на разные отделы или подразделения клиента). Делается это для разделения финансовых потоков внутри одной фирмы и предоставления отчетности по отделам. Ниже представлено изображение:

В таблице клиент имеет два подразделения для разделения выставляемых счетов для заказов по полю “кост-код” в карточке отдела. Каждому отделу могут быть назначены уполномоченные сотрудники клиента. Пример заполнения карточки “Отдел” и “ФИО сотрудника” представлены ниже:

Для отделов возможно задавать отдельный независимый доступ к ЛК клиенту для формирования заказов он-лайн. Галка “Активный” в окне “ФИО сотрудника” предназначена для возможности авто подстановки ФИО данного сотрудника в карточке срочного заказа в поле “Контактное лицо”. При выключенной галке “Активный” сотрудник подставляться в поле “Контактное лицо” не будет;

“Статусы корреспонденции” – при выборе данного пункта меню откроется окно для создания индивидуальных статусов для корреспонденции данного клиента. На рисунке ниже показано изображения с 2-мя служебными статусами.

Эти статусы затем можно использовать в карточке корреспонденции в разделе инфо о доставке. Данное действие потребует перезапуска программы.

Пример карточки клиента с информацией на вкладке “Реквизиты” отображен ниже:

Вкладка “Реквизиты” содержит информацию в виде полей для заполнения, необходимую для работы с клиентом по юридическому договору. Информация, которая содержится в полях на вкладке “Реквизиты” будет указана в документах для этого клиента, таких как Счета, Акты Передачи Денег и т.д.