Employees

Purpose

The tab is intended for managing the employee data of the company.

In the right part of the window there is a filter of the list of employees, as well as the button Shipment issue, which you can use to move to the tab Issue and start the issue to the courier allocated in the list of employees.

Employee Types

In the system there is a division of employees by type of activity:

• courier — an employee of the company engaged in the delivery of shipments;
• agent — sales specialist;
• manager — an employee who supervises couriers;
• office — administrative personnel of the company, such as call center operators.

The type of activity is indicated in the employee card.

Employee Card Creation

To create an employee card:

1. In the Employees tab press F3 or choose the New context menu item. The Employee Information window opens.
2. Fill in the card tabs and click OK. After you save the information, you will have access to the Schedule and Clients tabs.

Employee Card

The employee card appearance may vary depending on the setting of user rights.

The card contains the following tabs:

• Main
• Company Info
• Schedule
• Clients
• Other
• Custom — for additional functions. More information about the features of the tab is described in the article «Custom Fields».

Main

The tab contains the main employee data. Only the fields that are required are described below.

Code. A numeric value, assigned automatically.

Home Phone. By clicking on the button you can call via the system.

Mobile Phone. By clicking on the button you can call via the system or using the button send a text message.

Contact Phone. Specify the priority phone number. When you press the button you can call via the system.

E-Mail. The employee's email address. When you click the button you can send an email.

Photo" You can add a photo of an employee:

• using a web-camera. Left-click on the photo area. To take a photo of an employee, click Capture. If the photo succeeds, press OK, if not, press Capture again.
• from the computer. To upload a photo of an employee, call the context menu on the photo area, select Upload and select the file on your computer.

You can also use the context menu to delete, save and print a photo.

Subway station. The closest subway station to the place of actual residence.

Passport Info. Series and number, who issued it, date, subdivision code. On the button you can fill this field with data from the Company Info tab.

ИНН. Уникальность ИНН контролируется внутри системы. Поле может применяться для пользовательских синхронизаций сотрудников, например с 1С. Может по-разному называться в разных странах.

Менеджер. Выберите из выпадающего списка логиста, регулирующего работу курьера.

Бригадир. Выпадающий список, включающий сотрудников, отмеченных флажком Бригадир. При выборе бригадира курьер закрепляется за ним.

Приведен. Выберите из выпадающего списка работника, который рекомендовал сотруднику устроиться в организацию.

Выпадающий список Вид сотрудника.

Ограничение на выдаваемую корреспонденцию. См раздел «Статусы сотрудников».

VIP. Если флажок установлен, сотрудник становится приоритетными при выборе курьера на доставку из вкладки Срочные. Также флажок используется для фильтрации списка сотрудников.

Бригадир. Если флажок установлен, сотрудник выполняет дополнительные обязанности, например донести до курьеров изменения регламента работы. Курьеров можно прикреплять к конкретному бригадиру из списка.

Водитель. Если флажок установлен, сотрудник считается автокурьером. Введите номер водительских прав и прикрепите автомобиль на вкладке Дополнительно. Указание автомобиля позволит корректно считать загрузку курьера.
Если флажок не установлен, курьер считается пешим. Чтобы ограничить загрузку пешего курьера, укажите максимальный вес выдаваемых ему заказов в переменной Максимальная масса для курьера

Справочники > Переменные > Сотрудники > Максимальная масса для курьера

.

Свободное посещение. Если флажок установлен, сотрудник может работать без графика, график создается автоматически по факту прихода сотрудника на работу. Если флажок не установлен, сотрудник не сможет приступить к работе без графика на этот день.

Район. Введите номер или название района, в котором работает сотрудник.

Примечание и Примечание-2. Свободные поля, в которых можно указать информацию, относящуюся к конкретному сотруднику. Примечание-2 может отображаться у сотрудников с дополнительными правами.

См. также

Кнопки в программе

Реквизиты

Вкладка предназначена для хранения персональных данных и банковских реквизитов сотрудника.

График

График работы определяет распорядок работы сотрудников. В графике содержится учетный период работы, рабочие и выходные дни, время начала и окончания рабочего дня.

Предусмотрены следующие варианты работы для сотрудников организации:

• по стандартному графику, с временем прихода и ухода;
• свободное посещение. Приход и уход сотрудника фиксируется по факту.

Если у сотрудника нет графика работы и не установлен флажок Свободное посещение на вкладке Основное, ему невозможно выдать отправления.

Для доступа и редактирования необходимо наличие прав.

По умолчанию рабочий день начинается в 9:00 и заканчивается в 18:00, а рабочая неделя длится с понедельника по пятницу. Красным цветом выделяются выходные дни.

В контекстном меню вкладки доступны следующие действия:

• Отпустить — указать причину отсутствия сотрудника;
• Выходной всем — проставить выходной всем сотрудникам;
• Удалить вперед — удалить график на все даты, следующие за выбранной;
• Продлить выделение — скопировать расписание работы выделенного дня до конца графика;
• Продлить график — создать расписание для нового периода.

Подробнее о работе с графиком см. раздел «График работы сотрудников».

Клиенты

На вкладке отображаются партнеры, которых сотрудник курирует, или приведенные сотрудники. Процент от заказов клиента, указанный в столбце % Менеджера, начисляется в зарплату сотрудника.

При двойном клике по строке открывается карточка клиента.

Дополнительно

На вкладке содержится дополнительная информация о сотруднике. Вкладка выглядит следующим образом:

№ Вод. прав. Номер водительского удостоверения. Поле активно, если на вкладке Основное установлен флажок Водитель.

Автомобиль. Модель автомобиля курьера. Выберите значение из выпадающего списка. Поле активно, если на вкладке Основное установлен флажок Водитель.

Чтобы внести новое значение в список, справа от поля нажмите на кнопку . Откроется окно «Автомобиль». Заполните поля и нажмите на кнопку ОК. Идентификационный номер трекера используется для трекинга сотрудников.

Чтобы просмотреть информацию о выбранном автомобиле, справа от поля нажмите на кнопку .

Не выдавать зарплату. Если флажок установлен, сотруднику невозможно выдать зарплату. Применяется при необходимости административных мер воздействия на сотрудника.

Не выдавать заказы. Если флажок установлен, сотруднику невозможно выдать заказы. Применяется при необходимости административных мер воздействия на сотрудника.

Оклад. Размер денежной выплаты (оклад, должностной оклад) в составе заработной платы, который выплачивается работнику за выполнение нормы труда.

+сдельная. Если флажок установлен, заработок сотрудника зависит от выполненного объёма работ с учётом их качества, сложности и условий труда. Выберите из выпадающего списка настроенный зарплатный тариф. Чтобы настроить начисление сдельной оплаты труда, рядом с полем нажмите на кнопку . Подробнее см. раздел «Зарплата».

З/П к выплате. Отображает зарплату сотрудника за текущий период. Чтобы рассчитать текущую сумму зарплаты, нажмите на кнопку . Чтобы посмотреть детализацию расчета, нажмите на кнопку .

Фикс. б/н оплата. Фиксированная часть заработной платы сотрудника, автоматически выплачиваемая безналично каждый месяц. Эта сумма при расчете зарплаты учитывается в безналичных выплатах.

Фирма. Название организации, к которой относится сотрудник.

Филиал. Структурное подразделение организации, где работает сотрудник.

Зарегистрировать телефон. Кнопка предназначена для вывода QR-кода. Курьер сканирует код смартфоном, чтобы зарегистрироваться в мобильном приложении на Android или на IOS.

Удостоверение сотрудника

Удостоверение сотрудника используется для автоматической отметки рабочего времени на вкладке Охрана или для идентификации курьера при операциях с отправлениями: выдача курьеру, приемка работы, прием денежных средств.

Для удобства сотрудников отдела кадров предусмотрена настройка При сканировании удост., которая позволяет при сканировании удостоверения вместо вкладки Выдача открывать расчеты с сотрудниками.

Чтобы распечатать удостоверение, в карточке сотрудника в левом нижнем углу нажмите на кнопку и выберите документ. По умолчанию форма называется «Удостоверение» и выглядит следующим образом:

Вы можете создать свою форму удостоверения и загрузить текстовый файл в Справочники > Печатные формы > Документы для курьеров.

Данные курьерской службы берутся из справочника Двоичные данные.

Увольнение сотрудника

Когда известна точная дата увольнения сотрудника, в карточке сотрудника внесите значение в поле Уволен.

Как только дата увольнения наступит, сотруднику нельзя будет назначить корреспонденцию и он будет отображаться как уволенный.

Удаление сотрудника

Вы не можете удалить запись сотрудника.

Если карточка сотрудника был создана по ошибке, ее можно редактировать: например, измените данные при найме нового сотрудника.

Если сотрудник выполнил несколько доставок, а потом уволился, в MeaSoft хранится информация по его доставкам и может входить в отчеты.

Расчеты с курьерами

Чтобы посмотреть расчеты с конкретным сотрудником, выберите запись работника и в контекстного меню выберите Расчеты с курьером. Откроется окно «Расчеты с курьером». Подробнее см. раздел «Начисление заработной платы».

Отчеты

В программе можно сформировать отчеты по сотрудникам.

Настройки

Права пользователей

Настройка прав доступа для сотрудников организации позволяет регулировать просмотр, изменение и удаление информации.

Чтобы изменить права доступа, выберите пункт основного меню Настройка > Пользователи.

Рекомендуем создать группы пользователей для управления правами доступа, например создать группу «Менеджеры» для контроля доступа всех логистов организации.

Подробнее о создании записей пользователей см. раздел «Пользователи».

Существует следующие права доступа для сотрудников:

1. К курьерам .
2. К менеджерам.
3. К агенствам.
4. К графикам работы.
5. К бонусам и штрафам.
6. К дополнительной информации.

Статусы сотрудников

Настройка позволяет выставить ограничения на выдаваемую корреспонденцию сотруднику. Таким образом можно выставить лимиты денежных средств, идущих в счет оплаты доставки корреспонденции.

По умолчанию есть 3 статуса сотрудника:

• 1 — ограничений на выдаваемую корреспонденцию нет;
• 2 — указана сумма, до которой можно курьеру выдать денежные задания. Если в дополнительной информации не указана сумма ограничения, сотруднику нельзя выдать денежное задание;
• 3 — запрещена выдача денежных заданий.

Чтобы изменить, добавить или удалить статусы сотрудников, перейдите в Справочники > Статусы > Типы сотрудников и в контекстном меню выберите нужный пункт.

Во вкладке Сотрудники будут подсвечиваться работники с выбранными цветами статуса.