Сотрудники

Материал из Меасофт
Версия от 08:40, 17 января 2018; Anton (обсуждение | вклад) (Основные данные)
Перейти к: навигация, поиск

Назначение

Вкладка "Сотрудники"

Вкладка "Сотрудники" в программе предназначена для управления данными персонала организации.

Виды сотрудников

В программе предусмотрено деление сотрудников по виду деятельности:

  • Курьер - сотрудник компании, занимающийся доставкой корреспонденции;
  • Агент - специалист по продажам;
  • Менеджер - сотрудник, руководящий курьерами;
  • Офис - административный персонал организации, к примеру: электрик, дворник и т.д..

Создание сотрудника

Для создания карточки сотрудника воспользуйтесь контекстным меню и выберите пункт "Создать". Откроется окно "Информация о сотруднике", в котором требуется заполнить вкладки "Основное" и "Дополнительно". Минимальное количество данных, требующихся для создания сотрудника - ФИО и Станция метро. Как только фамилия, имя и отчество и станция метро будут указаны, можно нажать "Ок" и сотрудник будет создан. После заполнения и сохранения информации, появится доступ к вкладкам "График" и "Клиенты".

Основные данные

Карточка сотрудника

Внешний вид карточки сотрудника может изменяться в зависимости от настройки прав пользователя.

Рассмотрим данные, во вкладке "Основное".

  1. ФИО сотрудника - фамилия, имя и отчество создаваемого сотрудника;
  2. Код - цифровое значение, присваивающееся в программе сотруднику автоматически.
  • Данные для связи с сотрудником:
  1. Телефон домашний - можно позвонить из программы. При клике на кнопку "звонка" будет предложено выбрать программу для звонков.
  2. Телефон мобильный - позволяет позвонить и отправить СМС. При выборе "Написать SMS" откроется окно с полем ввода текстового сообщения. Если у сотрудника указано несколько номеров мобильного телефона, то можно выбрать на какой номер отправить сообщение.
  3. Телефон контактный - приоритетный для связи телефонный номер, так же можно набрать из программы.
  4. E-Mail - адрес электронной почты сотрудника. Можно отправить электронное письмо, для этого нажмите на "@" и выберите программу для отправки электронной корреспонденции.
  • Фото сотрудника:
  1. Добавление фото с помощью камеры, подключенной к компьютеру. Для этого наведите курсор на область расположения фото и кликните левой клавишей мыши. В открывшемся окне будет представлена область охвата камеры. В нижней части окна присутствуют следующие кнопки: "Ок" - чтобы сделать снимок; "Отмена" - отменить действия; "Настройки" - дополнительные параметры камеры, зависят от производителя; "Захват" - функция, позволяющая сфокусировать камеру на объекте перед ней (чтобы фото получилось максимально четким используйте данную функцию).
  2. Добавление фото вручную. Если у Вас есть фотография сотрудника на компьютере, то можно использовать ее. Необходимо вызвать контекстное меню на области фотографии и выбрать пункт "Загрузить", далее выберите файл с фотографией сотрудника на компьютере. Так же, можно "Удалить", "Сохранить" и "Распечатать" фотографию при помощи контекстного меню. При выборе пункта "Печать" появится новое окно, в котором необходимо указать размер изображения по горизонтали и вертикали, в сантиметрах. Далее следует стандартная процедура настройки печати принтера.
  • Адреса сотрудника:
  1. Рег. адрес - адрес регистрации сотрудника.
  2. Факт. адрес - фактический адрес проживания.
  3. Станция метро - ближайшая, к месту фактического проживания, станция метро.
  • Данные из документов:
  1. Паспортные данные - серия и номер, кем выдан, дата, код подразделения.
  2. ИНН - идентификационный номер налогоплательщика.
  3. Дата рождения - указывается в соответствии с паспортными данными.
  4. Принят на работу - фактическая дата приема на работу.
  5. Уволен - дата планируемого увольнения. Можно оставить поле пустым, если не известно, когда сотрудника необходимо уволить.
  • Взаимосвязи сотрудника:
  1. Менеджер - логист, регулирующий работу курьера.
  2. Бригадир - сотрудник, курирующий работу.
  3. Приведен - работник, который рекомендовал сотруднику устроится в организацию.
  4. Вид сотрудника. Для создания логиста - выберите "Менеджер", курьера - "Курьер" и т.д..
  5. Ограничение на выдаваемую корреспонденцию - статусы сотрудников.

Кнопки внизу окна.

Дополнительно

На вкладке находятся следующие данные:

  • Информация о сотруднике с авто. Поля становятся активными, когда стоит галка "Водитель".
  1. № Вод. прав - номер водительского удостоверения.
  2. Автомобиль - чтобы внести информацию о транспортном средстве воспользуйтесь кнопкой рядом со списком. В открывшемся окне назовите транспортное средства, выберите марку или добавьте новую марку (рядом с полем марка находится кнопка, позволяющая добавлять новые авто), укажите гос. номер и ID трекера (используется для трекинга сотрудников).
  • Ограничения для сотрудника.
  1. Не выдавать зарплату - ограничение применяется, если у сотрудника есть какие-то нарушения или задолженности по работе.
  2. Не выдавать заказы - ограничение применяется, если сотрудник нарушил регламент работы. Например: пришел не трезвым.
  • Данные о заработной плате.
  1. Оклад - это размер денежной выплаты (оклад, должностной оклад) в составе заработной платы, который выплачивается работнику за выполнение нормы труда.
  2. +сдельная - это форма оплаты труда наёмного работника, при которой заработок зависит от выполненного объёма работ с учётом их качества, сложности и условий труда. Можно настроить начисление сдельной оплаты труда, для этого нажмите кнопку рядом с полем. Подробнее о начислении Зарплаты.
  • Организационная информация.
  1. Фирма - название организации, к которой относится сотрудник.
  2. Филиал - структурное подразделение организации, где работает сотрудник.
  3. Дата окончания договора - дата, когда трудовой договор между организацией и сотрудником подойдет к концу.
  • Номер счета. Если сотрудник будет получать зарплату по реквизитам банковского счета, то необходимо указать номер счета. В дальнейшем, при создании отчета, можно будет отследить средства.
  • Зарегистрировать телефон - настройка позволяет связать приложение "MeaSoft" на телефоне сотрудника с базой данных программы. При нажатии кнопки открывается окно с QR-кодом. Необходимо сканировать QR-код через приложение.

График

Вкладка "График работы"

Управление графиками работы сотрудников осуществляется во вкладке «График». Для доступа и редактирования необходимо наличие прав.
Через контекстное меню осуществляются следующие действия:

  1. Открыть - произойдет открытие карточки графика дня на выделенной дате.
  2. Отпустить - выбор причины отсутствия сотрудника из предложенных вариантов: отпуск, больничный, отгул, прогул или <нет>(не отпускать).
  3. Выходной всем - при выборе пункта откроется новое окно с выбором причины и комментарием. Выходной предоставляется всем сотрудникам.
  4. Удалить вперед - происходит удаление графика на все последующие даты, следующие за выбранной.
  5. Продлить выделение - происходит продление графика работы сотрудника с выделенной даты и до конца года.
  6. Продлить график - при выборе появляется новое окно, с возможностью ввода даты, до которой включительно будет работать сотрудник.

Так же, чтобы открыть карточку графика сотрудника на конкретный день можно кликнуть 2 раза по строке с датой. В карточке графика сотрудника за конкретный день доступны для просмотра/редактирования следующие поля:

  • Время прихода – время прихода сотрудника по графику.
  • Пришел – фактическое время прихода, отмечается контролирующим сотрудником или при запуске программы.
  • Время ухода – время ухода сотрудника по графику.
  • Ушел – фактическое время ухода, отмечается контролирующим сотрудником или при запуске программы.
  • Район – район города, предполагаемый менеджером, на котором курьер должен в этот день работать.
  • Бонус/штраф – премия/вычет данному сотруднику за конкретный рабочий день.
  • Примечания – комментарии пользователя по поводу причины премирования/депремирования сотрудника в этот день.
  • Панель «Работал» позволяет менеджеру проставить свою субъективную оценку работы курьера в этот день, и прокомментировать ее.

Клиенты

На вкладке "Клиенты" у менеджера отображаются клиенты, которых он курирует. В таблице представлены: наименование компании, номер договора и процент менеджера. При двойном клике на строке с клиентом откроется карточка данного клиента. У других видов сотрудников на вкладке "Клиенты" могут быть отображены клиенты, которых привели эти сотрудники.

Удаление сотрудника

Мы настоятельно рекомендуем оставлять всех сотрудников в базе данных программы. Если сотрудник был создан по ошибке, то в этом нет ничего страшного, т.к. есть возможность редактировать "Карточку сотрудника", например: при найме нового сотрудника можно изменить данные. В ситуации, когда сотрудник осуществил несколько доставок, а потом уволился - не стоит его удалять, т.к. в программе храниться информация по осуществленным им доставкам.

Настройки

Права пользователей

Статусы сотрудников

Настройка позволяет выставить ограничения на выдаваемую корреспонденцию сотруднику. Таким образом можно выставить лимиты денежных средств, идущих в счет оплаты доставки корреспонденции.
В программе, по умолчанию, для всех выставлен статус "Обычный" - у сотрудника нет ограничений на получение корреспонденции.

Есть возможность изменить, добавить или убрать статусы сотрудников. Для изменения перейдите в "Справочники" -> "Статусы" -> "Типы сотрудников". Используя контекстное меню можно: "Переименовать", "Добавить", "Изменить цвет" статусов или изменить суммы ограничений статусов "Дополнительная информация".
Во вкладке "Сотрудники" будут подсвечиваться работники с выбранными цветами статуса.

Дополнительные параметры

Позволяют создать дополнительные условия работы конкретного сотрудника.

  • "VIP" - параметр, позволяющий выделить сотрудника среди остальных (например: курьер всегда хорошо выглядит и пунктуален). Так же, используется для фильтрации. Для активации ставится галка.;
  • "Водитель" - отмечая данный параметр, у пользователя появляется возможность ввести номер водительских прав и прикрепить автомобиль на вкладке "Дополнительно";
  • "Бригадир" - параметр наделяет сотрудника дополнительными обязанностями (например: бригадир должен донести до курьеров изменения регламента работы). Курьеров можно прикреплять к конкретному бригадиру;
  • "Свободное посещение" - позволяет сотруднику работать без графика (график будет создаваться автоматически по факту прихода сотрудника на работу), в противном случае, система не даст возможности приступить к работе, если у него на этот день отсутствует график работы.
  • "Район" - поле, в которое можно ввести номер района курьера, где он работает "по умолчанию";
  • Так же, к дополнительным параметрам относятся свободные поля "Примечание" и "Примечание-2". В этих полях можно указать информацию, относящуюся к конкретному сотруднику. Причем, "Примечание-2" может отображаться у определенных сотрудников, с дополнительными правами.

Фильтры сотрудников

Фильтры отображения сотрудников

Во вкладке "Сотрудники", в виде таблицы, представлены основные данные работников организации. Чтобы структурировать отображение сотрудников можно воспользоваться фильтрами, находящимися справа.

Фильтры:

  • "Все" - позволяет отобразить всех сотрудников, так или иначе относящихся к организации;
  • "Курьеры" - отображает курьеров по выбранному параметру из предложенных вариантов:
  1. "Все" - параметр покажет всех курьеров в таблице.
  2. "Vip" - показывает только курьеров с проставленной галкой "Vip".
  3. "Не Vip" - показывает курьеров без галки "Vip".
  4. Выпадающий список менеджеров - выбор менеджера из списка позволит отобразить курьеров, относящихся к нему.
  • "Агенты" - в выпадающем списке можно выбрать конкретного специалиста по продажам, тогда отобразятся агенты, которые были привлечены им. При выборе "Все", в таблице отобразятся все сотрудники, занимающиеся продажами.
  • "Менеджеры" - отображает всех сотрудников, руководящих курьерами.
  • Отображение сотрудников по дате увольнения:
  1. Все (кроме архива) - в таблице будут представлены все работники, за исключением архивных данных.
  2. Работающие - сотрудники, у которых не проставлена дата увольнения.
  3. Увольняющиеся - сотрудники, у которых проставлена дата увольнения.
  4. Уволенные - сотрудники, уволенные относительно недавно.
  5. Архив - уволенные сотрудники за выбранный год. В архив попадают сотрудник, уволенные свыше 5 месяцев назад.
  • По графику на дату - выбор даты позволит отобразить сотрудников по следующим параметрам:
  1. Все - все сотрудники, без исключений;
  2. Работающие - сотрудники, которые работают в выбранную дату по графику;
  3. Отсутствующие - сотрудники, у которых не отмечено время прихода.
  • Выбор филиала - отображает сотрудников, относящихся к тому или иному отделению организации
  • Поле поиска по ФИО - позволяет найти конкретного сотрудника по Фамилии Имени и Отчеству.

Посещаемость сотрудников

Посещаемость

Чтобы посмотреть информацию о допусках/присутствии/отсутствии сотрудников необходимо во вкладке "Сотрудники" воспользоваться контекстным меню и выбрать "Посещаемость" или через основное меню “Функции –> Допуск курьеров к работе”.

Верхняя часть окна содержит фильтр:

  • Дата – выпадающий список фильтрации информации по допускам на определенную дату.
  • Менеджер – выпадающий список фильтрации курьеров по менеджеру.
  • Скрыть отсутствующих по причине – галка, которая скроет в таблице курьеров, для которых указана информация в поле “Причина отсутствия”. По умолчанию, табличная информация содержит список всех работающих в системе курьеров. Набор столбцов регулируется настройками пользователя.

В таблице подсвечиваются красным столбцы "Приход" и "Фактический приход", если время фактического прихода не проставлено или позже "Приход".

Чем стоит дополнить статью