Выдача корреспонденции курьерам — различия между версиями

Материал из Меасофт
Перейти к: навигация, поиск
м (Цветовые обозначения курьеров)
м (Прием работы от курьера)
Строка 37: Строка 37:
 
# Менеджер проставляет у корреспонденции <rspoiler text="статус по выдаче">У принимаемой корреспонденции выберите пункт контекстного меню '''Статус''' и установите один из предложенных вариантов</rspoiler> '''Доставлено''' или '''Не доставлено по причине'''.
 
# Менеджер проставляет у корреспонденции <rspoiler text="статус по выдаче">У принимаемой корреспонденции выберите пункт контекстного меню '''Статус''' и установите один из предложенных вариантов</rspoiler> '''Доставлено''' или '''Не доставлено по причине'''.
 
# Менеджер сканирует штрихкоды ведомостей. В зависимости от бизнес-процессов курьерской службы, корреспонденции закрываются поштучно или разом все. Чтобы закрыть разом корреспонденции, выберите статус по выдаче и сканируйте верхний штрихкод с ведомости.
 
# Менеджер сканирует штрихкоды ведомостей. В зависимости от бизнес-процессов курьерской службы, корреспонденции закрываются поштучно или разом все. Чтобы закрыть разом корреспонденции, выберите статус по выдаче и сканируйте верхний штрихкод с ведомости.
 +
# При проставлении статуса выдачи '''Доставлено''' у забора по активным выдачам курьера определяется, есть ли у него на руках отправления к приему. Если есть, открывается [[доска приема]]. Отсканированные отправления перемещаются в нижнюю часть окна.
 +
# После завершения приема формируется акт, выдача закрывается статусом '''Доставлено'''.
 
# Менеджер печатает [[Приходные кассовые ордера|приходный кассовый ордер]] для фиксации передачи денег от курьера.
 
# Менеджер печатает [[Приходные кассовые ордера|приходный кассовый ордер]] для фиксации передачи денег от курьера.
 
# Курьер расписывается в ордере.
 
# Курьер расписывается в ордере.

Версия 11:57, 17 декабря 2021

Выдача корреспонденции предназначена для передачи курьеру заказов и заданий, направленных на выполнение профессиональной деятельности.

Выдача

Выдача заказов

  1. Отсканируйте удостоверение курьера или на вкладке Выдача выберите фамилию курьера из левой части окна, если ему в этот день уже выдавалась корреспонденция. Если у курьера на руках нет корреспонденции, устанавливается режим Выдача. Если на руках есть корреспонденция, по умолчанию установлен режим Прием, измените его на Выдача.
  2. Отсканируйте корреспонденцию и распечатайте сопроводительную документацию с помощью кнопки Печать.
  3. Выдайте курьеру корреспонденцию, инвентарь и оборудование.

Обратите внимание, что заказы, выданные курьеру ранее, отображаются в таблице заказов до тех пор, пока не будут закрыты со статусами Доставлено, Не доставлено, Не доставлено по причине. Как только заказ будет закрыт, он будет отображаться в таблице заказов от даты выдачи с установленным статусом.

Сопроводительные документы

Сопроводительные документы используются в бизнес-процессах курьерской службы.

Чтобы распечатать комплект документов, используйте сочетание клавиш CTRL+P или нажмите на кнопку Печать и в меню выберите Печать.

Обязательным документом является ведомость.

Виды сопроводительных документов:

  • транспортный лист/путевой лист — документ для курьеров-водителей, которые ездят на автомобиле, заведенном на баланс курьерской службы. Используется для предъявления сотрудникам ДПС;
  • транспортная накладная — официально утвержденная форма документа, которая выступает приложением № 4 к правилам перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденным постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2011 г. № 272;
  • товарно-транспортная накладная — товарно-транспортная накладная;
  • акт приема-передачи — документ, фиксирующий передачу корреспонденции получателю. Чтобы с ведомостью печатались акты, укажите количество актов в переменной Количество копий актов передачи курьеру
    ;
  • карта — вспомогательный документ для курьера, на котором отображена последовательность адресов доставки или количество корреспонденции на адресе. Чтобы в пакет документов входила карта, выберите режим печати карты в переменной Печатать карту при выдаче
    .

Чтобы распечатать сопроводительные документы, нажмите на кнопку Печать и выберите необходимый пункт.

Прием работы от курьера

Используется для внесения информации по доставке заказов в программу, а также для приема денежных средств от курьеров.

Прием происходит на вкладке Выдача в режиме Прием.

Процесс приема строится следующим образом:

  1. Курьер привозит ведомости.
  2. Курьер передает деньги за заказы менеджеру.
  3. Менеджер проставляет у корреспонденции статус по выдаче
    Доставлено или Не доставлено по причине.
  4. Менеджер сканирует штрихкоды ведомостей. В зависимости от бизнес-процессов курьерской службы, корреспонденции закрываются поштучно или разом все. Чтобы закрыть разом корреспонденции, выберите статус по выдаче и сканируйте верхний штрихкод с ведомости.
  5. При проставлении статуса выдачи Доставлено у забора по активным выдачам курьера определяется, есть ли у него на руках отправления к приему. Если есть, открывается доска приема. Отсканированные отправления перемещаются в нижнюю часть окна.
  6. После завершения приема формируется акт, выдача закрывается статусом Доставлено.
  7. Менеджер печатает приходный кассовый ордер для фиксации передачи денег от курьера.
  8. Курьер расписывается в ордере.
Менеджер может использовать дополнительный статус Принято. При этом ответственность за корреспонденцию переходит с курьера на менеджера. Используется для проставления статусов доставки позднее. Чтобы использовать статус, включите переменную Использовать статус "Принято" в "Выдаче"
.

Для проставления статусов можно использовать пункт меню Функции > Проставление статусов. В открывшемся окне в выпадающем списке Статус выдачи выберите статус и отсканируйте штрихкоды единиц корреспонденции, которым нужно присвоить этот статус.

Чтобы массово принять корреспонденцию у курьера, нажмите на кнопку Закрыть курьера.

Частичная доставка

Используется для возврата заказов при отказе получателя от части товаров.

Курьер в мобильном приложении на Android или на iOS выбирает статус Частично доставлено и отмечает принятые и не принятые получателем товары. В карточке корреспонденции на вкладке Вложения возвратные товары окрашены зеленым цветом.

Порядок действий:

  1. Курьер передает менеджеру ведомости.
  2. Менеджер сканирует штрихкоды с ведомости. Если по заказу была частичная доставка, то откроется форма подтверждения, в которой проставляется причина и количество возвращаемых позиций.
  3. Менеджер заполняет форму подтверждения.
  4. Заказы закрываются со статусом Доставлено.

Чтобы проставить окончательные статусы вручную, используйте один из следующих способов:

  • выделите корреспонденцию и выберите пункт контекстного меню Статус > Доставлено. Если по корреспонденции есть возвраты, то откроется форма подтверждения. Заполните информацию о частичном возврате;
  • выделите корреспонденцию и выберите пункт контекстного меню Подтвердить частичный возврат. Это действие подтверждает возвраты, оформленные курьером в мобильном приложении. Откроется форма подтверждения. В ней перечислены оформленные курьером возвраты. Подтвердите возврат сканированием штрихкода товара или выберите соответствующий пункт контекстного меню.

Если курьер оформил предварительный возврат по ошибке, удалите возврат в форме подтверждения. Для этого выберите пункт контекстного меню Удалить.

Форма подтверждения автоматически закрывается после подтверждения или удаления возвратов, а информация записывается в карточки корреспонденции. Также автоматически обновляется информация по денежным средствам в выдаче.

Если возвраты подтверждены не полностью, то при принудительном закрытии формы изменения в карточку корреспонденции не сохраняются.

Форма подтверждения возвратов также доступна из на вкладке Адреса в пункте контекстного меню Дополнительные функции > Подтвердить возврат/забор/замену товара.

Полный возврат

Полный возврат осуществляется при отказе клиента от всего заказа.

Выберите режим Прием и сканируйте штрихкод с ведомости заказа.

Вкладка «Выдача»

Общий вид окна

Выдача
Раздел программы, который позволяет сформировать сборку комплектов заказов, распечатать сопроводительные документы, выдать заказ курьеру, принять работу от курьера
, осуществить частичный/полный выкуп корреспонденции.

Вкладка открывается при сканировании штрихкода удостоверения курьера почти из любой вкладки программы.

Рассмотрим вкладку «Выдача» подробнее:

  • Данные о курьере — загружаются программой из карточки сотрудника карточка сотрудника
    • ФИО курьера — фамилия имя отчество курьера.
    • Код — код сотрудника в программе.
    • Р-н — номер или название района, в котором работает сотрудник.
    • Адрес — фактический адрес проживания сотрудника.
    • С: и До: — время работы сотрудника.
    • Метро/Тел. — ближайшая к месту проживания станция метро и контактный номер для связи.
  • Статистическая информация:
    • Всего: — в первом поле отображается количество единиц корреспонденции, во втором — количество писем или уникальных адресов
      , в третьем — сумма, на которую выданы заказы курьеру.
    • На руках: — также, как и в предыдущем пункте.
    • Сделано: — также, как и в поле «Всего».
    • Недост: — также, как и в поле «Всего».
  • В следующих полях отображается сумма денежных средств, по заказам, которые закрыты сегодня.
    • Всего — общая сумма денежных средств.
    • По чекам — сумма по чекам.
    • Кнопка «Ввести Z-отчет» — позволяет ввести данные, в отдельном окне, с мобильного фискального регистратора курьера. Z-отчет — это отчет для закрытие смены по кассе и подведение итогов.
    • По картам — сумма по безналичной оплате.
    • Наличные — сумма по наличной оплате.
  • Режим:
    • Выдача — включает выдачу корреспонденции курьеру.
    • Прием — включает прием корреспонденции от курьера.
  • Статус отправления — выпадающий список со статусами корреспонденции, становится доступным при выборе режима «Прием». Позволяет выбрать статус, который будет проставлен в карточке корреспонденции при приеме.
    • Не доставлено — курьер не был на адресе, оплата за услуги доставки не осуществляется.
    • Не доставлено по причине — курьер был на адресе и не смог передать корреспонденцию по той или иной причине. В данном случае оплата курьеру осуществляется.
    • Доставлено — получатель забрал корреспонденцию и расписался в ведомости.
  • Кнопка «Закрыть курьера» — становится доступной при режиме «Прием» и позволяет массово закрыть
    корреспонденцию, числящуюся за курьером, с определенным статусом. А также, влияет на график
    сотрудника.
    • Не доставлено — закрывает корреспонденцию курьера, как не доставленную.
    • Доставлено — закрывает корреспонденцию курьера, как доставленную.
  • Кнопка «Печать» — меню печати, включающее пункты:
    • Печать — печатается пакет документов.
    • Принудительная печать — используется для повторной печати пакета документов, в ситуации, когда уже производилась печать через пункт «Печать».
    • Печать акта приема-передачи — печатается акт.Дополнительно
    • Печать приходного кассового ордера — печатает акт приема-передачи денег от курьера.
    • Печать ТТН — печатается товарно-транспортная накладная.
    • Печать путевого листа — открывает форму для создания путевого листа, на выбор, для легкого или грузового авто. Используется для курьеров-водителей, чтобы предъявлять сотрудникам ДПС.
    • Печать на карте — печатается карта с одним из вариантов отображения корреспонденции.
    • Печать ТН — печатается транспортная накладная.
    • Сопроводительные документы — предварительно добавленные в программу документы, использующиеся в курьерской службе.
  • Дата выдачи — указанная дата проставляется в карточке корреспонденции, во вкладке «Выдача».
  • Дата вручения — если курьеры работают без мобильного приложения, то дата вручения проставляется в карточке корреспонденции из поля.Примечание
  • Кнопка Функции:
    • Статистика
      • Общая — открывает в отдельном окне статистические данные по корреспонденции за число, указанное в поле «Дата выдачи».
      • По курьерам — отчет по курьерам, за выбранный период.
      • По менеджерам — отчет по менеджерам, за выбранный период.
      • По клиентам — отчет по клиентам, за выбранный период.
      • По вложениям — отчет по вложениям, входящим в корреспонденцию, за выбранный период.
      • Прием по менеджерам — отчет по не доставленной корреспонденции, принятой конкретным менеджером, за выбранный период.
    • Посещаемость — показывает график работы курьеров на текущую дату и фактическое время начала и окончания их работы.
  • Индикаторы:
    • Количество корреспонденции запланированной этому курьеру — отображается количество запланированной, но не выданной корреспонденции, выбранному курьеру. При нажатии на индикатор, программа открывает вкладку «Адреса».Дополнительно
    • Количество корреспонденции запланированной другим курьерам — отображается количество корреспонденции выданной выбранному курьеру, но запланированной на другого. При нажатии на индикатор, в таблице с корреспонденцией отображаются отправления, которые были запланированы на другого курьера.
  • Окно слева — отображает сотрудников, получивших корреспонденцию в день, указанный в «Дата выдачи»:
    • Поиск сотрудника — поиск осуществляется по ФИО, чтобы начать поиск нажмите кнопку.
    • Менеджер — сотрудник, курирующий работу бригадиров и курьеров.
      • Бригадир — сотрудник, курирующий работу других курьеров. Если бригадир не определен у курьера, то используется обозначение «Резерв».
        • Курьер — сотрудник, осуществляющий доставку корреспонденции. Рядом с ФИО, в скобках, указывается один из районов, в котором будет осуществляться доставка.
    • Все — позволяет просмотреть все задания.
      • Денежные — позволяет просмотреть денежные задания.
      • Безденежные — задания без денег.
  • Центральное окно — отображает таблицу с корреспонденцией, выданной или числящейся за курьером в выбранный день.

Цветовые обозначения курьеров

В списке курьеров предусмотрены цветовые обозначения, позволяющие менеджеру отследить состояние корреспонденции, которая выдана курьеру. Чтобы функционал корректно работал, в меню Настройка > Параметры > Отображение снимите флажок Использовать статус со слов курьера в выдаче.

Обозначение цветов:

  • красный — у курьера на руках недоставленная корреспонденция с режимом «Срочно» или «Экспресс». Виды срочности настраиваются в справочнике Статусы > Виды срочности. Чтобы указать количество дней для доставки, выделите статус и в контекстном меню выберите Дополнительная информация, в открывшемся окне укажите количество дней
    , отведенных для доставки;
  • зеленый — у курьера находится незакрытая корреспонденция со статусом «На руках»;
  • белый — у всех заказов, числящихся за курьером, стоит статус по выдаче, проставленный менеджером. Например, «Доставлено» или «Не доставлено»;
  • фиолетовый цвет — у курьера на руках есть недоставленные корреспонденции с переносом даты доставки. Подсветка работает, если в меню Настройка > Параметры > Отображение установлен флажок Подсветка курьеров по переносам в выдаче;
  • серый цвет — курьеры, пришедшие на работу, но еще не получившие заказ.

Функции контекстного меню

  • «Открыть карточку заказа» — открывает карточку выбранного заказа.
  • «Статус» — позволяет вручную указать статус доставки или изменить его, если в карточке корреспонденции не проставлены дата и время доставки.
  • «Статус корреспонденции» — позволяет внести выбранный статус в карточку корреспонденции.
  • «Статус со слов курьера» — открывает окно для ввода информации о текущем состоянии корреспонденции, полученной от курьера, и отображает ее в соответствующем поле таблицы выдачи
  • «Удалить» — удаляет выбранную корреспонденцию из таблицы выдачи, если время, прошедшее с момента выдачи корреспонденции, не превысило значение в переменной Период удаления выдачи
    .
  • «Кто выдавал/принимал» — открывается отдельное окно с датами приема и выдачи и ФИО сотрудников, осуществляющих действия.
  • «Хронология выдачи» — открывает новое окно, в окне указан курьер, дата выдачи, дата доставки, состояние корреспонденции, менеджер, кто принял, время принятия, примечание.
  • «Бонус/штраф курьера» — позволяет назначить бонус/штраф курьеру.
  • «Бонус/штраф менеджера» — позволяет назначить бонус/штраф менеджеру.
  • «Выбор по названию» — перемещает во вкладку «Адреса», к выборке всей корреспонденции из базы данных, с названием компании-получателя.
  • «Хронология изменений выдачи» — открывает новое окно с изменениями единицы корреспонденции. Изменившиеся поля окрашены розовым цветом.
  • «Передать другому курьеру» — открывает окно для ввода фамилии курьера. Начните ввод фамилии, чтобы были предложены варианты
    • Произвести выдачу на текущую дату — позволяет выдать корреспонденцию курьеру сегодня.
  • «Распечатать ТТН» — дублирует функцию из меню «Печать» -> «Печать ТТН».
  • «Показать на карте» — открывается карта, маркерами отмечены адреса доставки.
  • «Печать приходного кассового ордера» — печатается документ, подтверждающего факт передачи курьером денег кассиру
  • «Частичный возврат» — используется для корреспонденции с незаполненным вложением в карточке корреспонденции в случае отказа получателя от части товаров. В открывшемся окне вводится фактическая сумма, полученная от клиента, после чего во вложении формируются две строки: «Товар 1» на эту сумму и «Товар 2», помеченная как возврат, — на оставшуюся сумму.

Предварительная сборка комплекта заказов

Создание сборки

Сборка комплектов заказов.png

Позволяет объединить несколько единиц корреспонденции в единый комплект под одним штрихкодом и использовать штрихкод для выдачи курьеру.

Чтобы сформировать сборку:

  • Напечатайте необходимое количество наклеек, для этого перейдите в основном меню в «Функции» -> «Печать служебных штрихкодов» -> Печать наклеек для сборки комплектов
    или Печать многоразовых наклеек для сборки комплектов
    .
  • Отсканируйте штрихкод с распечатанной наклейки. В левом окне появится новый элемент «Сборка комплекта заказов» и вложенность с номером сборки, указанной на наклейке. Программа автоматически выделит созданную сборку.
  • Если Вы создали несколько сборок, то выберите необходимую, чтобы начать добавление корреспонденции. Для этого, отсканируйте штрихкоды корреспонденции, чтобы они попали в сборку.Условия добавления корреспонденции в сборку

Вы можете запланировать предварительную сборку на конкретного курьера, для этого выделите номер сборки в окне слева и выберите пункт контекстного меню «Запланировать сборку для курьера». После этого рядом с номером сборки будет указано ФИО курьера, для которого запланирована сборка.

Особенности


Удалить корреспонденцию из сборки можно двумя способами:

  • Вручную — выбрать корреспонденцию и пункт контекстного меню «Удалить».
  • Выбрать режим «Прием» и отсканировать штрихкод корреспонденции, которую требуется удалить.

Выдача сборки

  • Выберите режим «Выдача».
  • Отсканируйте штрихкод на удостоверении курьера или выберите его фамилию в левом окне, затем отсканируйте штрихкод с наклейки сборки. Корреспонденции, входящие в сборку, будут выданы выбранному курьеру. Элемент с номером сборки исчезнет из левого окна. Раздел «Сборка комплекта заказов» исчезает, когда все сборки, входящие в него, выданы курьерам.

Изъятие сборки у курьера

Позволяет забрать сборку у курьера, если менеджер выдал ее по ошибке. У всех корреспонденций, входящих в изымаемую сборку, должен стоять статус «На руках» и все они должны быть выданы одному курьеру, иначе появится ошибка.

  • Выберите режим «Прием».
  • Выберите курьера в левом окне.
  • Отсканируйте штрихкод с наклейки сборки. Корреспонденция исчезнет из таблицы выдачи для этого курьера и в левом окне появится элемент с номером сборки.

Удаление сборки

  • Чтобы удалить сборку, не содержащую единиц корреспонденции, выберите пустую строку в основном окне, а затем пункт контекстного меню «Удалить».
  • Если в сборку уже включены единицы корреспонденции, то удалите их — Удаление корреспонденции из сборки.
  • Сборку возможно полностью расформировать/удалить — выберите сборку в левом окне, затем выберите пункт контекстного меню «Полностью удалить сборку».