Манифесты

Назначение

Вкладка "Манифесты"

Чтобы передать любое отправление в стороннюю компанию требуется создание манифеста. Манифест - это объединение корреспонденции в мешки, транспортные места и т.д., с единым реестром, для передачи другой компании или филиалу, с целью адресной доставки. Для работы с такими отправлениями используется вкладка "Манифесты".

Планирование отправки

Планирование корреспонденции в манифесты

Для планирования корреспонденции в манифест можно использовать следующий способ:

1. Открыть вкладку "Адреса".
2. Отобразить столбцы: Перевозчик, Регион-получатель, Город-получатель, Масса, Дата дост. план, Количество. Работа с таблицами.
3. В фильтре (F6) выбрать следующие параметры: в выпадающем списке, который находится справа от поля "Компания-получатель", поставить галку "В офисе" (при этом будет включена галка "Не входит в исх. манифест" и выбраны статусы выдачи "Не выдавалось", "Не доставлено", "Не доставлено по причине»") и указать район 300, в поле "Р-н".
4. Отсортировать корреспонденции по столбцу "Регион-получатель". При необходимости можно сделать многоуровневую сортировку: нажать на столбец, по которому надо произвести многоуровневую сортировку, с зажатой клавишей "Ctrl" (при этом, сортировка происходит с задержкой в пару секунд).
5. "Приподнять" таблицу статистики: наведите курсор на нижнюю границу таблицы адресов и зажав левую кнопку мыши, потяните вверх. В открывшейся таблице будет отображаться информация в разрезе регионов получателей, где можно увидеть сколько корреспонденций, с какой общей массой, стоимостью и т.д. направляются в тот или иной регион. Двойным нажатием на строку, происходит переход к первой корреспонденции выбранной группы.
6. Назначить перевозчика одним из трех способов, выделив необходимые корреспонденции:
   1. Выбрать пункт контекстного меню "Указать перевозчика".
   2. Нажать быструю клавишу перевозчика, которая назначается в карточке перевозчика ("Справочники" –> "Межгород" –> "Перевозчики", поле "Гор. клавиша").
   3. С зажатой клавишей "Ctrl", вызвать контекстное меню. Данное меню имеет только пункт "Добавить в манифест" и перечисление перевозчиков.
7. Добавить корреспонденции в манифест. Сделать это можно выделив необходимые корреспонденции и вызвав контекстное меню, выбрать пункт "Добавить в манифест". В появившемся меню можно создать новый или добавить корреспонденции в уже существующий, не отправленный манифест. При этом, список манифестов, может быть разделен на две группы, которые будут разграничены прямой линией. Сверху будут отображаться манифесты, которые направляются в тот же регион, что и добавляемые в этот манифест корреспонденции, ниже будут отображаться все остальные манифесты.

Создание Манифеста

Заполнение данных Манифеста

Для создания нового манифеста, необходимо перейти во вкладку "Манифесты" и во втором окне сверху, через контекстное меню выбрать пункт "Создать". Откроется карточка манифеста, поля которой требуется заполнить.
В карточке "Манифест":

• Номер – порядковый номер документа.
• Дата – дата его создания заполняются автоматически (этот показатель ни на что не влияет).
• Дата отправки – заполняется по факту отправки манифеста, при этом программа проставляет ответственный филиал по всей корреспонденции, входящей в манифест (как только проставляется "Дата отправки" отрабатываются все интеграции в программе, добавить что-то в манифест с указанной датой отправки не получится).
• Филиал-создатель – фирма-отправитель манифеста (см. раздел Фирмы).
• Отв. Филиал – структурное подразделение организации (см. раздел Филиалы), которое осуществляет доставку корреспонденции, содержащейся в манифесте, так же автоматически проставляется в "Адреса" (подробная информация о единице корреспонденции) вкладка "Межгород", "Филиалы").
• Курьер и Код – ФИО и код курьера в программе, доставляющего груз ответственному филиалу или перевозчику.
• Автомобиль – автомобиль, которым доставляется груз ответственному филиалу или перевозчику.
• Город – город-получатель корреспонденции.
• Количество мест - количество мест, созданных в программе, входящих в манифест, проставляется автоматически.
• Масса - сумма значений массы по всей корреспонденции. В свою очередь масса корреспонденции устанавливается равной большей из двух величин - собственно массы и объемного веса. Для определения объема используются значения полей "Длина", "Ширина" и "Высота" в таблице на закладке "Вложения" в карточке корреспонденции.
• Таможня - параметр, позволяет указать необходимость прохождения таможенного оформления для корреспонденции. Используется при фильтрации.
• Контроль - параметр, позволяющий отметить манифест как приоритетный для логиста. Используется при фильтрации.
• Перевозчик - организация, доставляющая груз в город назначения. Подробнее о добавлении Перевозчика.
• Номер счета - номер счета, выставленного перевозчиком за услуги по доставке груза.
• Дата оплаты - дата оплаты счета за услуги по доставке груза.
• Планируемая дата доставки - прогнозируемая дата доставки.
• Планируемое время доставки - прогнозируемое время доставки.

Остальные поля данного раздела заполняются данными из накладной, полученной от перевозчика.

1. Дата - фактическая дата доставки.
2. Время - фактическое время доставки.
3. Номер накладной.
4. Количество мест.
5. Масса.
6. Объем.
7. Номер рейса.

В правом нижнем углу окна расположены кнопки.

Комплектация отправления

Вкладка Манифесты

Комплектация происходит работником склада, на вкладке "Манифесты".
Вверху - панель управления выборкой манифестов (фильтр), где можно указать диапазон дат, перевозчика, город, выбрать только входящие или только исходящие и тип манифестов (исходящие, входящие, прочие, все), а также проставить галки для выборки: не отправленные манифесты/ не полученные/ не собранные/ на контроле.
Ниже расположены четыре таблицы.

• Верхняя содержит корреспонденцию, которая входит в манифест. Столбцы таблиц можно настроить.
  
• Средняя - Таблица манифестов.
• Нижняя таблица содержит корреспонденцию, помещенную в мешок.
• Справа расположена таблица, которая содержит номера мест и номера пломб.

Кладовщик видит запланированные отправления для передачи сторонним организациям и последовательно комплектует их, путем сканирования штрих-кодов корреспонденции и перемещения ее в мешки. После того как кладовщик находит запланированное отправление из верхней таблицы на складе и сканирует его, программа звуковым оповещением информирует, что сканирование прошло успешно и создается мешок в правой таблице, а корреспонденция переносится из верхней в самую нижнюю таблицу. Как только работник склада заполняет мешок с отправлениями, он пломбирует его (как только номер пломбы будет указан, мешок "займет место" в таблице справа, т.е. будет запечатан и при следующем сканировании корреспонденции будет создан новый мешок). В запечатанный мешок ничего добавить нельзя. Также можно создать мешок вручную, для этого необходимо в правой таблице, через контекстное меню выбрать пункт "Создать".

Если корреспонденция содержит несколько мест, можно напечатать столько наклеек, сколько мест указано в поле "Количество" (см. раздел Печать сопроводительных документов). В нижней таблице появится строка, окрашенная желтым цветом, в которой поле "Количество в манифесте" содержит количество добавленных в мешки мест из данной корреспонденции. После того как будут сканированы все наклейки, относящиеся к этой корреспонденции, строка окрасится зеленым цветом. До этого момента соответствующая строка сохраняется в верхней таблице, и при каждом сканировании значение поля "Оставшееся количество" в ней уменьшается на единицу. После заполнения мешка можно ввести номер пломбы, сканировав ее штрих-код, если таковой имеется или ввести номер пломбы вручную. Для этого достаточно через контекстное меню в правом окне (со значениями пломб) выбрать пункт "Открыть" и ввести номер пломбы вручную. Обратите внимание: если сканировать штрих-код, который начинается с латинской P, то мешок автоматически пломбируется этим штрих-кодом и при следующем перемещении корреспонденции в мешок будет создана новая пломба.

Забор

Это функция программы, которая позволяет курьеру в филиале получателя поехать к перевозчику и забрать корреспонденцию, входящую в манифест. Данная функция сделана для того, чтобы филиал-получатель в крупной компании не пропустил прием корреспонденции от перевозчика.

Отправка

Чтобы осуществить отправку корреспонденции из манифеста необходимо переместить манифест в доставку. Для этого необходимо выбрать пункт контекстного меню "Переместить в доставку". После этого корреспонденция из манифеста переместиться во вкладки "Заказы" и "Адреса", а так же создастся задание курьеру на доставку этой корреспонденции до перевозчика. Затем печатается накладная, как и при выдаче обычного заказа (см. раздел Выдача корреспонденции курьерам) и передается курьеру вместе с корреспонденцией. После доставки корреспонденции перевозчику курьер отчитывается логисту, а в манифест проставляется дата доставки. Обратите внимание, что можно выбрать несколько манифестов и назначить их на доставку одному курьеру, к примеру у 5 манифестом один перевозчик, тогда достаточно их выделить и выбрать пункт контекстного меню "Переместить в доставку", тогда один курьер повезет корреспонденцию из 5 манифестов до перевозчика.

Если же логист проставил дату отправки в карточке "Манифест", но не перенес в доставку, то манифест считается запланированным на доставку. Далее в корреспонденции, которая входит в манифест автоматически проставляется ответственный филиал. Если дата отправки проставлена, то добавить в манифест ничего нельзя, т.к. он считается запланированным на доставку (сформированным).

Входящие манифесты

Это отправления корреспонденции, которые созданы одним из филиалов/партнеров/агентов курьерской службы для другого филиала, с целью передачи корреспонденции для дальнейшей адресной доставки. Т.о. создается манифест для другого филиала организации. Как только манифест создан, то принимающий филиал получает уведомление о входящем манифесте с информацией о корреспонденции. Далее необходимо осуществить прием корреспонденции и планирование доставки.

Прием

Процесс приема корреспонденции подробно описан в статье Прием корреспонденции на склад.

Контроль

Если отправление является очень важным и требует дополнительного внимания, то при создании или при получении входящего манифеста, его можно поставить на "Контроль". Применить "Контроль" можно в карточке манифеста, необходимо поставить галку. "Контроль" используется для фильтрации манифестов, можно поставить галку "На контроле" и отобразятся только те, в которых проставлена галка "Контроль". Если манифест поставлен на контроль, то ответственному лицу на вкладке "Задания" будет создано уведомление, информирующее об особом статусе манифеста.

Печать сопроводительных документов

1. Вкладываемый Акт сверки манифеста. Данный документ распечатывается и вкладывается в сформированное отправление, чтобы ответственное лицо могло посмотреть на содержимое отправления и сравнить с перечнем, представленным в документе. Чтобы распечатать Акт сверки необходимо в среднем окне выбрать пункт контекстного меню "Печать манифест" или воспользоваться клавишами "Ctrl+M".
2. Электронный вариант Акта сверки. По сути, это такой же документ, как и Акт сверки манифеста, но используется для передачи партнерам/филиалам/агентам по электронной почте информации по манифесту. Для печати данный документ не удобен, зато позволяет добавлять информацию в учетные системы филиалов/партнеров/агентов. Обратите внимание, можно загружать информацию, как в нашу программу, так и любую другую, которая поддерживает работу с Excel таблицами. Для того чтобы сформировать документ воспользуйтесь пунктом контекстного меню "Печатать манифест2" или "Shift+Ctrl+M". Можно отправить сформированный документ по e-mail из программы, для этого необходимо выбрать необходимый манифест/манифесты, далее в контекстном меню воспользоваться пунктом "Отправить манифест2 по email".
3. Печать наклейки. Создание наклеек для мешков/грузовых мест осуществляется на выбранном наклеечном термо- или термотрансферном принтере. На наклейке печатается информация: номер манифеста, откуда и куда доставляется корреспонденция, сколько мешков/грузовых мест используется и штрих-код. Чтобы распечатать наклейки необходимо воспользоваться пунктом контекстного меню "Печать наклейки" или клавишами "Ctrl+P". Подробнее о настройке печати наклеек можно прочитать тут.
4. Кассовые чеки. В ситуации, когда партнер/агент получающий отправление не может распечатать чеки по разным причинам, есть возможность распечатать кассовые чеки и вложить их в отправление. Чтобы распечатать чеки необходимо выбрать пункт контекстного меню "Печатать кассовые чеки".
5. Товарно-транспортная накладная (ТТН) - документ, сопровождающий груз, предельных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом. Предназначена для учёта движения товарно-материальных ценностей (ТМЦ) при их перемещении с участием транспортных средств и является основанием для списания ТМЦ у грузоотправителя и оприходования их у грузополучателя. Как правило, оформляется грузоотправителем. Однако по согласованию сторон документ может составляться и перевозчиком. Состоит из двух разделов:
   1. Товарного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей и грузополучателей и служащего для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей;
   2. Транспортного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей заказчиков автотранспорта с организациями-владельцами автотранспорта, выполнившими перевозку грузов и служащего для учёта транспортной работы и расчетов грузоотправителей или грузополучателей с организациями-владельцами автотранспорта за оказанные им услуги по перевозке грузов.
6. Пользовательские документы. В программе можно создать свои печатные формы для накладных. Подробнее о создании своих печатных форм. Воспользоваться пользовательскими документами можно через пункт контекстного меню "Сопроводительные документы".

Ошибки

1. Манифест уже отправлен - голосовое уведомление, которое информирует работника склада, что в отправленный манифест нельзя добавить корреспонденцию, т.к. если в манифесте проставлена дата отправки, то добавить в него ничего нельзя.
2. Корреспонденция уже добавлена - если работник склада повторно сканирует штрих-код или повторно вбивает номер штрих-кода корреспонденции, то программа выводит окно ошибки с звуковым оповещением - "Корреспонденция уже добавлена в этот манифест!".

Переменные

Упрощенная форма карточки манифеста

• Контроль при добавлении в манифест - программа проверяет не находится ли корреспонденция в другом манифесте или на руках у курьера. В случае, если корреспонденция не проходит контроль, то ее нельзя будет добавить в манифест. Активировать

"Справочники" -> "Переменные" -> "Манифесты" -> "Контроль при добавлении в манифест"

• Прием корреспонденции при сканировании - позволяет выбрать действие при принятии корреспонденции, во время сканирования. Существует три варианта действия программы:

1. Установить скан. кол-во - позволяет сразу взвесить корреспонденцию и помечает ее, как принятую в филиале.
2. Установить ответственный филиал - работает только со входящим манифестом, в котором проставлена дата отправки. При выборе условия, программа меняет ответственный филиал, на тот что указан в манифесте.
3. Установить скан. кол-во и отв. филиал - совмещает оба действия.Активировать

"Справочники" -> "Переменные" -> "Манифесты" -> "Прием корреспонденции при сканировании"

• Сканировать только собранные заказы по предварительной сборке - как следует из название, программа будет позволять сканировать только те заказы, которые числятся как "собранные". Активировать

"Справочники" -> "Переменные" -> "Манифесты" -> "Сканировать только собранные заказы по предварительной сборке"

• Упрощенная форма карточки манифеста - позволяет сократить часть полей в карточке. Данный вид отображения карточки подходит не всем компаниям, поэтому, рекомендуем сравнить исходную карточку с "упрощенной формой". Активировать

"Справочники" -> "Переменные" -> "Манифесты" -> "Упрощенная форма карточки манифеста"

• Непосредственное добавление в манифест - переменная позволяет добавлять корреспонденцию в мешок, на вкладке "Манифесты", минуя этап планирования. Обратите внимание, активация данной переменной позволяет кладовщику добавлять в мешки корреспонденцию произвольно, в следствии чего могут возникать ситуации, когда корреспонденция будет отправлена не туда куда нужно. Также есть риск добавления корреспонденции в не тот манифест. Активировать

"Справочники" -> "Переменные" -> "Манифесты" -> "Непосредственное добавление в манифест"

Планы по дополнению статьи

1. Описать процесс логистики.