Прием корреспонденции на склад

Назначение

Прием корреспонденции — это функция для приема поступлений на складе и распределения между курьерами/регионами для доставки.

Действия для приема корреспонденции

Действия в программе для приема будут зависеть от наличия/отсутствия штрихкода на принимаемой корреспонденции.

Шаг 1: Заходим во вкладку «Заказы» и в таблице выбираем те заказы, которые хотим принять.
Шаг 2: Нажимаем клавишу F10 или в контекстном меню выбираем пункт «Приём…». Откроется окно «Прием корреспонденции». В поле «Заказ» будут отображаться номера всех выбранных заказов.
Шаг 3: Сканируем штрихкод на товаре. По штрихкоду программа находит нужную карточку с адресом и заполняет информацией поля в окне «Прием корреспонденции».
Если корреспонденция без штрихкода, то прием ведется в программе вручную. Для поиска корреспонденции будут использоваться поля «Префикс» и «Суффикс» («Ручной ввод»).

Шаг 4: Сортировка корреспонденции по полкам на основании заполненных полей.

Рис. 1 Ручной прием заказа

Или, вместо первых 2 шагов, в пункте меню «Функция» нажимаем «Приём корреспонденции на склад». Откроется так же окно «Приём корреспонденции», но поле «Заказ» будет пустое.

Пример приема корреспонденции без штрихкода: Поступила на прием корреспонденция с номерами: 12345, 54321, 98745 . Так как совпадений по порядку цифр между номерами корреспонденции нет, они полностью вбиваются в поле «Суффикс». Если же в номерах корреспонденции есть одинаковое сочетание цифр — 77712345, 77754321, 77798745, то одинаковая часть номера корреспонденции («777» в примере) указывается в поле «Префикс», а в поле «Суффикс» указывается остальная часть номера (12345, 54321, 998745), как показано на рисунке 1.

Места

Место

Единица пространства, которое занимает коробка с корреспонденцией при приеме или доставке.

Места имеют приоритет при расчете габаритов и массы корреспонденции. Если при приеме корреспонденции в курьерскую службу будет указан вес или габариты, они передаются во вкладку Места карточки корреспонденции и будут использоваться программой в первую очередь. Если места есть, а данных по массе и габаритам нет, учитываются данные из вкладки Вложения. Если во вложениях нет данных, количество мест и масса берутся из полей Кол-во и Масса карточки корреспонденции». Подробнее см. раздел «Места».

Алгоритм приема корреспонденции:

1. Отсканирован штрихкод наклейки на место, определяющий, к примеру, полку;
2. Отправление — коробка с товарами — взвешивается. Если в карточке товара не указано количество мест, то автоматически создаются новые места и записывается вес для одного места. Если места указаны, то значение равно цифре, указанной в поле «Кол-во».
3. Измеряются габариты мета, данные автоматически дублируются в «Места».

Многоместная корреспонденция

Многоместная корреспонденция — это корреспонденция доставляемая по одному адресу, но состоящая из нескольких коробок/упаковок, при этом каждая упаковка пронумерована отдельно или имеет свой штрихкод. При приеме такой корреспонденции в поле «Принято количество» будет указано, сколько упаковок принято, а в поле «Из» — общее количество упаковок в одной корреспонденции.

Вариант приема отправлений

• Кладовщик сканирует штрихкод клиента на коробке. Если такой штрихкод раньше не принимали, то программа показывает сообщение «Корреспонденция просуммирована».
• Программа голосом сообщает кладовщику: «Код курьера»/«Номер района»/«Номер в заказе»/«Дата дост. план». (Зависит от настроек корреспонденции.)

Пример: кладовщик выполняет сортировку по курьерам, а у каждого курьера есть своя полка с номером. Когда кладовщик сканирует штрихкод клиента, программа показывает, что корреспонденция запланирована на курьера «100». Кладовщик берет коробку и кладет ее на полку с номером 100. Когда курьер приедет на склад, у него будет заполненная полка с корреспонденцией, которую необходимо доставить.

Взвешивание и обмер корреспонденции

Чтобы для редактирования стали доступны поля «Размеры», необходимо поставить галку около «Проставлять вес». Если, к компьютеру кладовщика подключены весы, то поля с габаритами корреспонденции будут заполняться автоматически. Подробнее ознакомиться с подключением и настройкой весов, можно в разделе «Настройка весов». При суммировании корреспонденции, указанный вес и габариты будут записаны в карточку. При этом вес будет указан только в том случае, если он больше нуля. Установка габаритов и массы возможна, если эти значения также больше нуля.

Габариты можно указать двумя способами:

1. При наличии штрихкодового уголка. После каждого сканирования штрихкода оси значения габаритов подставляются автоматически.
2. Вручную, если штрихкодового уголка нет.

• Если в адресе нет вложений, то будет создано вложение с именем «Место» и с указанными габаритами.
• Если в адресе есть вложения, то будет найдено первое вложение с нулевыми габаритами и габариты будут записаны в это вложение.

Учет

Учет корреспонденции

Печать накладных и этикеток

Печать ведомостей и наклеек

Самовывоз

Если есть корреспонденция, которую не нужно доставлять — получатель сам придет на склад курьерской службы, то такую корреспонденцию назначают на курьера «Самовывоз» и помещают на специальную полку самовывоза.

Как и при комплектации, полки самовывоза пронумерованы.

Чтобы поместить корреспонденцию на полку, отсканируйте штрихкод полки.

Распечатать наклейки для полок самовывоза можно в пункте основного меню Функции > Печать служебных штрихкодов > Печать этикеток для адресного хранения. На каждой этикетке указан её номер.

Действия кладовщика:

1. Сканирует штрихкод клиента на коробке, выводится сообщение «Корреспонденция просуммирована». В поле Курьер указан «Самовывоз».
2. Кладовщик находит свободную полку самовывоза и сканирует её штрихкод. Выводится сообщение «Положили на полку …».
3. Когда приходит получатель и называет номер заказа/шифр, кладовщик открывает карточку корреспонденции на вкладке «Прочее», в поле Хранится в ячейке видит номер полки, где лежит корреспонденция клиента.

Предварительная сборка комплектов

После сканирования отправления на прием можно отсканировать этикетку от предварительной сборки комплектов, и система проверит, совпадает ли планируемый курьер и добавит отправление в сборку.

Настройка приема корреспонденции

В левом верхнем углу находится кнопка «Настройки», которая открывает меню. Его возможности:

• Перенумеровывать — назначить адресу новый номер в корреспонденции, если она еще не была просуммирована.
• Игнорировать ошибки повторного сканирования — не показывать ошибку при повторном сканировании корреспонденции.
• Печатать наклейки — при сканировании корреспонденции будет печататься стикер со штрихкодом адреса. Функцию рекомендуем использовать при поступлении корреспонденции без штрихкода.
  • На коробки — будет печататься многоместный стикер.
• Выдавать отправления — после того, как корреспонденция будет просуммирована, она будет выдана запланированному курьеру автоматически на указанную дату. Дата выдачи автоматически ставится на завтра.
• Включить поддержку штрихкодовой линейки — поддержка ввода размеров с помощью сканера и штрихкодовой линейки.
• Формировать кассовые чеки — печать кассовых чеков на выдачу при сканировании заказа.
• Диктовать — определяет, что нужно сказать, когда корреспонденция отсканирована.