Выдача корреспонденции курьерам

Назначение

Предназначена для передачи курьеру заказов и заданий, направленных на выполнение профессиональной деятельности.

Вкладка "Выдача"

Выдача

Раздел программы, который позволяет сформировать сборку комплектов заказов, распечатать сопроводительные документы, выдать заказ курьеру, принять работу от курьера

В том числе изменить статус как корреспонденции по выдачи, так и статус со слов курьера.

, осуществить частичный/полный выкуп корреспонденции.

Рассмотрим вкладку "Выдача" подробнее:

• Данные о курьере - загружаются программой из карточки сотрудника карточка сотрудника
  • ФИО курьера - фамилия имя отчество курьера.
  • Код - код сотрудника в программе.
  • Р-н - номер или название района, в котором работает сотрудник.
  • Адрес - фактический адрес проживания сотрудника.
  • С: и До: - время работы сотрудника.
  • Метро/Тел. - ближайшая к месту проживания станция метро и контактный номер для связи.
• Статистическая информация:
  • Всего: - в первом поле отображается количество единиц корреспонденции, во втором - количество писем или уникальных адресов
    Что именно отображается в поле зависит от значения переменной Выводить в статистике выдачи

    . Простые письма - это условное обозначение, которое высчитывается программой в зависимости от сложности заданий. Уникальные адреса - это количество отличающихся адресов по доставляемой корреспонденции.
    , в третьем - сумма, на которую выданы заказы курьеру.
  • На руках: - также, как и в предыдущем пункте.
  • Сделано: - также, как и в поле "Всего".
  • Недост: - также, как и в поле "Всего".
• В следующих полях отображается сумма денежных средств, по заказам, которые закрыты сегодня.
  • Всего - общая сумма денежных средств.
  • По чекам - сумма по чекам.
  • Кнопка "Ввести Z-отчет" - позволяет ввести данные, в отдельном окне, с мобильного фискального регистратора курьера. Z-отчет - это отчет для закрытие смены по кассе и подведение итогов.
  • По картам - сумма по безналичной оплате.
  • Наличные - сумма по наличной оплате.
• Режим:
  • Выдача - включает выдачу корреспонденции курьеру.
  • Прием - включает прием корреспонденции от курьера.
• Статус отправления - выпадающий список со статусами корреспонденции, становится доступным при выборе режима "Прием". Позволяет выбрать статус, который будет проставлен в карточке корреспонденции при приеме.
  • Не доставлено - курьер не был на адресе, оплата за услуги доставки не осуществляется.
  • Не доставлено по причине - курьер был на адресе и не смог передать корреспонденцию по той или иной причине. В данном случае оплата курьеру осуществляется.
  • Доставлено - получатель забрал корреспонденцию и расписался в ведомости.
• Кнопка "Закрыть курьера" - становится доступной при режиме "Прием" и позволяет массово закрыть
  Достаточно выделить необходимые строки с корреспонденцией в основном окне, нажать на кнопку и выбрать статус, с которым закроется корреспонденция, нажать кнопку . Если статус "Доставлено", то кнопка будет зеленого цвета, если статус "Не доставлено", то цвет будет красный
  корреспонденцию, числящуюся за курьером, с определенным статусом. А также, влияет на график
  При первом нажатии на кнопку, происходит проставление фактического времени прихода в графике сотрудника, второе нажатие выставляет фактическое время ухода. Все последующие нажатия обновляют время ухода
  сотрудника.
  • Не доставлено - закрывает корреспонденцию курьера, как не доставленную.
  • Доставлено - закрывает корреспонденцию курьера, как доставленную.
• Кнопка "Печать" - меню печати, включающее пункты:
  • Печать - печатается пакет документов.
  • Принудительная печать - используется для повторной печати пакета документов, в ситуации, когда уже производилась печать через пункт "Печать".
  • Печать акта приема-передачи - печатается акт.Дополнительно

Есть возможность изменить стандартный акт на пользовательский. Для этого должна быть включена переменная Печатная форма акта

и добавлен скрипт.

• • Печать приходного кассового ордера - печатает акт приема-передачи денег от курьера.
  • Печать ТТН - печатается товарно-транспортная накладная.
  • Печать транспортного листа - открывает форму для создания путевого листа, на выбор, для легкого или грузового авто. Используется для курьеров-водителей, чтобы предъявлять сотрудникам ДПС.
  • Печать на карте - печатается карта с одним из вариантов отображения корреспонденции.
  • Печать ТН - печатается транспортная накладная.
  • Сопроводительные документы - предварительно добавленные в программу документы, использующиеся в курьерской службе.
• Дата выдачи - указанная дата проставляется в карточке корреспонденции, во вкладке "Выдача".
• Дата вручения - если курьеры работают без мобильного приложения, то дата вручения проставляется в карточке корреспонденции из поля.Примечание

По умолчанию, "Дата выдачи" и "Дата вручения" - сегодняшнее число.

• Кнопка Функции:
  • Статистика
    • Общая - открывает в отдельном окне статистические данные по корреспонденции за число, указанное в поле "Дата выдачи".
    • По курьерам - отчет по курьерам, за выбранный период.
    • По менеджерам - отчет по менеджерам, за выбранный период.
    • По клиентам - отчет по клиентам, за выбранный период.
    • По вложениям - отчет по вложениям, входящим в корреспонденцию, за выбранный период.
    • Прием по менеджерам - отчет по не доставленной корреспонденции, принятой конкретным менеджером, за выбранный период.
  • Посещаемость - показывает график работы курьеров на текущую дату и фактическое время начала и окончания их работы.
• Индикаторы:
  • Количество корреспонденции запланированной этому курьеру - отображается количество запланированной, но не выданной корреспонденции, выбранному курьеру. При нажатии на индикатор, программа открывает вкладку "Адреса".Дополнительно

Индикатор закрашен зеленым цветом, если все корреспонденции, запланированные на курьера, выданы ему. Если есть корреспонденция, которая запланирована, но не выдана - индикатор закрашен желтым цветом.

• • Количество корреспонденции запланированной другим курьерам - отображается количество корреспонденции выданной выбранному курьеру, но запланированной на другого. При нажатии на индикатор, в таблице с корреспонденцией отображаются отправления, которые были запланированы на другого курьера.
• Окно слева - отображает сотрудников, получивших корреспонденцию в день, указанный в "Дата выдачи":
  • Поиск сотрудника - поиск осуществляется по ФИО, чтобы начать поиск нажмите кнопку.
  • Менеджер - сотрудник, курирующий работу бригадиров и курьеров.
    • Бригадир - сотрудник, курирующий работу других курьеров. Если бригадир не определен у курьера, то используется обозначение "Резерв".
      • Курьер - сотрудник, осуществляющий доставку корреспонденции. Рядом с ФИО, в скобках, указывается один из районов, в котором будет осуществляться доставка.
  • Все - позволяет просмотреть все задания.
    • Денежные - позволяет просмотреть денежные задания.
    • Безденежные - задания без денег.
• Центральное окно - отображает таблицу с корреспонденцией, выданной или числящейся за курьером в выбранный день.

Способы выдачи

• Из вкладки "Адреса". Аналогично процессу Планирование выдачи настройте отображение корреспонденции для доставки. Выделите необходимую корреспонденцию и выберите пункт контекстного меню "Выдать курьеру" -> ФИО курьера. Корреспонденция перенесется на вкладку "Выдачи" и будет числиться за курьером.
• Из вкладки "Заказы". Для этого нажмите F10 и в настройках приема поставьте галку "Выдавать отправления".

Способы открыть вкладку "Выдача":

• Из вкладки "Сотрудники". Выберите сотрудника и нажмите кнопку "Выдача корреспонденции", которая находится ниже фильтра.*
• Из любого раздела программы, при сканировании штрих-кода с удостоверения курьера. Для этого перейдите в "Настройки" -> "Параметры" -> "Отображение" и выберите "При сканировании удост.: Открыть выдачу".

Выдача заказов

Это последовательность действий, позволяющая передать заказ курьеру.

• Отсканируйте удостоверение курьера или выберите фамилию курьера из левого окна, если ему в этот день уже выдавалась корреспонденция. Если у курьера на руках еще нет корреспонденции, то будет установлен режим "Выдача", а если есть корреспонденция - "Прием".
• Отсканируйте корреспонденцию и распечатайте сопроводительную документацию через кнопку "Печать". В комплект документов входят ведомости, акты приема-передачи материальных ценностей курьеру, также может входить карта и дополнительные документы, которые требуется для работы курьерской службы.

Обратите внимание, что заказы выданные курьеру ранее, отображаются в таблице заказов до тех пор, пока не будут закрыты со статусами "Доставлено", "Не доставлено", "Не доставлено по причине". Как только заказ будет закрыт, он будет отображаться в таблице заказов от "Даты выдачи" с выбранным статусом.

Предварительная сборка комплекта заказов

Позволяет объединить несколько единиц корреспонденции в единый комплект под одним штрих-кодом и использовать штрих-код для выдачи курьеру.

Чтобы сформировать сборку:

• Напечатайте необходимое количество наклеек, для этого перейдите в основном меню в "Функции" -> "Печать служебных штрих-кодов" -> Печать наклеек для сборки комплектов
  Одноразовые наклейки печатаются поочередно для каждой сборки
  или Печать многоразовых наклеек для сборки комплектов
  Многоразовые наклейки отличаются от одноразовых тем, что их возможно использовать неограниченное количество раз для формирования сборок, т.е. Вы можете использовать распечатанную наклейку после того как выдали сборку курьеру, для формирования новой сборки
  .
• Отсканируйте штрих-код с распечатанной наклейки. В левом окне появится новый элемент "Сборка комплекта заказов" и вложенность с номером сборки, указанной на наклейке. Программа автоматически выделит созданную сборку.
• Если Вы создали несколько сборок, то выберите необходимую, чтобы начать добавление корреспонденции. Для этого, отсканируйте штрих-коды корреспонденции, чтобы они попали в сборку.Условия добавления корреспонденции в сборку

В сборку нельзя включить корреспонденцию уже выданную курьеру. Также, если в карточке клиента на вкладке "Прочее" установлена галка "Не выдавать корреспонденцию без комплектации", то не получится добавить в сборку товары не скомплектованные по складу

Вы можете запланировать предварительную сборку на конкретного курьера, для этого выделите номер сборки в окне слева и выберите пункт контекстного меню "Запланировать сборку для курьера". После этого рядом с номером сборки будет указано ФИО курьера, для которого запланирована сборка.

Особенности

• Изменять
  Добавлять/удалять единицы корреспонденции
  сборку Вы можете до тех пор, пока она не выдана курьеру. Поиск сборки на вкладке "Выдача" осуществляется по дате ее формирования.
• Единицу корреспонденции, включенную в сборку, нельзя выдавать курьеру отдельно от сборки, т.е. выдать курьеру корреспонденцию, включенную в сборку, не получится.
• Нельзя выдавать курьеру пустую сборку, в которую не входит ни одна единица корреспонденции.
• Допускается повторное использование штрих-кода сборки после того, как она была удалена из системы без выдачи курьеру.
• Если на одну дату есть несколько сборок, то поиск конкретной сборки можно осуществить с помощью сканирования ее наклейки, предварительно выделив узел
  Если этого не сделать, система попытается выдать/забрать сборку у выделенного курьера, что может привести к ошибке
  "Все" в дереве, находящемся в левом окне.
• В сборку можно включать корреспонденции, в которые входит несколько мест, каждое из которых промаркировано собственным штрих-кодом отправителя. При формировании такой сборки можно пользоваться как штрих-кодом отправителя, так и наклейками, сформированными системой, для этого включите переменную Штрих-код клиента - наклейка
  .
• У пользователя, осуществляющего сборку комплектов в разделе "Настройка" -> "Параметры" на вкладке "Ввод" должна стоять галка "Суммировать отсканированное".

Удалить корреспонденцию из сборки можно двумя способами:

• Вручную - выбрать корреспонденцию и пункт контекстного меню "Удалить".
• Выбрать режим "Прием" и отсканировать штрих-код корреспонденции, которую требуется удалить.

Удаление сборки

• Чтобы удалить сборку, не содержащую единиц корреспонденции, выберите пустую строку в основном окне, а затем пункт контекстного меню "Удалить".
• Если в сборку уже включены единицы корреспонденции, то удалите их - Удаление корреспонденции из сборки.
• Сборку возможно полностью расформировать/удалить - выберите сборку в левом окне, затем выберите пункт контекстного меню "Полностью удалить сборку".

Выдача сборки

• Выберите режим "Выдача".
• Отсканируйте штрих-код на удостоверении курьера или выберите его фамилию в левом окне, затем отсканируйте штрих-код с наклейки сборки. Корреспонденции, входящие в сборку, будут выданы выбранному курьеру. Элемент с номером сборки исчезнет из левого окна. Раздел "Сборка комплекта заказов" исчезает, когда все сборки, входящие в него, выданы курьерам.

Изъятие сборки у курьера

Позволяет забрать сборку у курьера, если менеджер выдал ее по ошибке. У всех корреспонденций, входящих в изымаемую сборку, должен стоять статус "На руках" и все они должны быть выданы одному курьеру, иначе появится ошибка.

• Выберите режим "Прием".
• Выберите курьера в левом окне.
• Отсканируйте штрих-код с наклейки сборки. Корреспонденция исчезнет из таблицы выдачи для этого курьера и в левом окне появится элемент с номером сборки.

Сопроводительные документы

Это документы, которые используются в бизнес-процессах курьерской службы. Чтобы распечатать комплект документов, нажмите на кнопку "Печать" и в меню выберите "Печать". Обязательным документом является ведомость, чтобы с ведомостью печатались акты, укажите количество актов в переменной Количество копий актов передачи курьеру

. Чтобы в пакет документов входила карта, выберите режим печати карты в переменной Печатать карту при выдаче

.

Рассмотрим документы:

• Транспортный лист/путевой лист - документ для курьеров-водителей, которые ездят на авто, стоящем на балансе курьерской службы . Используется для предъявления сотрудникам ДПС.
• Транспортная накладная - официально утвержденная форма документа, которая выступает приложением №4 к Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом утв. постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2011 г. №272.
• Товарно-транспортная накладная - товарно-транспортная накладная.
• Акт приема-передачи - документ фиксирующий передачу корреспонденции получателю.
• Карта - вспомогательный документ для курьера, на котором отображена последовательность адресов доставки или количество корреспонденции на адресе.

Чтобы распечатать сопроводительные документы нажмите кнопку "Печать" и выберите необходимый пункт.

Прием работы от курьера

Используется для внесения информации по доставке заказов в программу, а также для сбора средств с курьеров.

Процесс приема строится следующим образом:

• Курьер привозит ведомости.
• Курьер передает деньги за заказы менеджеру.
• Менеджер проставляет у корреспонденции статус по выдаче
  Выберите пункт контекстного меню "Статус" и один из предложенных вариантов
  "Доставлено" или "Не доставлено по причине".
• Менеджер сканирует штрих-коды с ведомостей. В зависимости от бизнес процессов курьерской службы, корреспонденции закрываются поштучно или разом все. Чтобы закрыть разом корреспонденции выберите статус по выдаче и сканируйте верхний штрих-код с ведомости.Дополнительно

Также существует 2 варианта проставления даты и времени вручения в карточке корреспонденции. В первом случае, при сканировании штрих-кода корреспонденции будет проставляться дата и время. Во втором случае, вручную, при нажатии клавиши "F5".

• Менеджер печатает кассовый ордер для фиксации передачи денег от курьера.
• Курьер расписывается в ордере.

Также, может использоваться дополнительный статус "Принято". При его установке ответственность за корреспонденцию переходит с курьера на менеджера. Используется для проставления статусов доставки позднее. Для добавления статуса необходимо включить переменную Использовать статус "Принято" в "Выдаче"

.

Проставить статусы Вы также можете с помощью специальной формы. Выберите в основном меню программы "Функции" -> "Проставление статусов". В открывшемся окне в поле Статус выдачи выберите нужный статус и отсканируйте штрих-коды тех единиц корреспонденции, которым необходимо присвоить данный статус.

Также можно произвести массовый прием корреспонденции, для этого воспользуйтесь кнопкой "Закрыть курьера".

Частичная доставка

Используется для возврата заказов, при отказе получателя от части товаров.

Курьер в мобильном приложении на Android или на IOS выбирает статус "Частично доставлено" и отмечает принятые и не принятые получателем товары. В карточке корреспонденции на вкладке "Вложения" возвратные товары будут окрашены зеленым цветом.

Порядок действий:

• Курьер передает менеджеру ведомости.
• Менеджер сканирует штрих-коды с ведомости и если по заказу была частичная доставка, то в программе автоматически появляется форма подтверждения, в которой проставляется причина и количество возвращаемых позиций.
• Менеджер заполняет форму подтвержения и заказы закрываются со статусом "Доставлено".

При ручном проставлении окончательных статусов, менеджер может выделить корреспонденцию и выбрать пункт контекстного меню "Статус" -> "Доставлено" и если по корреспонденции есть возвраты, то программа автоматически откроет форму подтверждения. После заполнения информации о частичном возврате окно закроется и в заказах будет проставлен окончательный статус "Доставлено".

Также, менеджер может выделить заказ в окне и воспользоваться пунктом контекстного меню "Подтвердить частичный возврат" - позволяет подтверждать возвраты, оформленные курьером в мобильном приложении. При выборе этого пункта, также как и при сканировании открывается форма подтверждения. В ней перечислены оформленные курьером возвраты. Подтвердить возврат можно как с помощью сканирования штрих-кода с товара, так и с помощью выбора соответствующего пункта из контекстного меню.

Если курьер оформил предварительный возврат по ошибке, то менеджер может удалить возврат в форме подтверждения, для этого выберите пункт контекстного меню "Удалить".

Форма автоматически закрывается, после подтверждения/удаления возвратов, а информация записывается в карточки корреспонденции. Также автоматически обновляется информация по денежным средствам в выдаче. Если возвраты подтверждены не полностью, то при принудительном закрытии формы никакие изменения в карточку корреспонденции записаны не будут. Форма подтверждения возвратов также доступа из подраздела "Дополнительные функции" основного контекстного меню на вкладке "Адреса".

Полный возврат осуществляется при отказе клиента от всего заказа. Менеджер выбирает режим "Прием" и сканирует штрих-код с ведомости заказа.

Цветовые идентификаторы курьеров

В системе предусмотрены цветовые идентификаторы, позволяющие менеджеру отследить состояние корреспонденции, которая выдана курьеру. Чтобы функционал корректно работал снимите галку "Использовать статус со слов курьера в выдаче" в "Настройки" -> "Параметры" -> "Прочее". В левом окне курьеры будут подсвечиваться разными цветами, в зависимости от статуса корреспонденции.

• Красный - у курьера на руках находится не доставленная корреспонденция, с режимом "Срочно" или "Экспресс". Настройка видов срочности находится в "Справочники" -> "Статусы" -> "Виды срочности", для настройки воспользуйтесь контекстным меню. Чтобы указать количество дней для доставки выделите статус и в контекстном меню выберите "Дополнительная информация...", в открывшемся окне укажите количество дней
  Значение 0 - доставка должна осуществляться сегодня, 1 - доставка должна произойти сегодня или завтра, 2/более или нет значения - доставка осуществляется в штатном режиме
  , отведенных для доставки.
• Зеленый - у курьера находится не закрытая корреспонденция, со статусом "На руках".
• Белый - в выдаче, у всех заказов, числящихся за курьером стоит статус по выдаче, проставленный менеджером, например "Доставлено" или "Не доставлено".

Функции контекстного меню

• "Открыть карточку заказа" – открывает карточку выбранного заказа.
• "Статус" – позволяет вручную указать статус доставки или изменить его, если в карточке корреспонденции не проставлены дата и время доставки.
• "Статус корреспонденции" – позволяет внести выбранный статус в карточку корреспонденции.
• "Статус со слов курьера" – открывает окно для ввода информации о текущем состоянии корреспонденции, полученной от курьера, и отображает ее в соответствующем поле таблицы выдачи
• "Удалить" – удаляет выбранную корреспонденцию из таблицы выдачи, если время, прошедшее с момента выдачи корреспонденции, не превысило значение в переменной Период удаления выдачи
  .
• "Кто выдавал/принимал" - открывается отдельное окно с датами приема и выдачи и ФИО сотрудников, осуществляющих действия.
• "Хронология выдачи" – открывает новое окно, в окне указан курьер, дата выдачи, дата доставки, состояние корреспонденции, менеджер, кто принял, время принятия, примечание.
• "Бонус/штраф курьера" – позволяет назначить бонус/штраф курьеру.
• "Бонус/штраф менеджера" – позволяет назначить бонус/штраф менеджеру.
• "Выбор по названию" – перемещает во вкладку "Адреса", к выборке всей корреспонденции из базы данных, с названием компании-получателя.
• "Хронология изменений выдачи" – открывает новое окно с изменениями единицы корреспонденции. Изменившиеся поля окрашены розовым цветом.
• "Передать другому курьеру" – открывает окно для ввода фамилии курьера. Начните ввод фамилии, чтобы были предложены варианты
  • Произвести выдачу на текущую дату - позволяет выдать корреспонденцию курьеру сегодня.
• "Распечатать ТТН" – дублирует функцию из меню "Печать" -> "Печать ТТН".
• "Показать на карте" – открывается карта, маркерами отмечены адреса доставки.
• "Печать приходного кассового ордера" – печатается документ, подтверждающего факт передачи курьером денег кассиру
• "Частичный возврат" – используется для корреспонденции с незаполненным вложением в карточке корреспонденции в случае отказа получателя от части товаров. В открывшемся окне вводится фактическая сумма, полученная от клиента, после чего во вложении формируются две строки: «Товар 1» на эту сумму и «Товар 2», помеченная как возврат, - на оставшуюся сумму.

Лайфхаки

Доп. возможности по статусу выдачи.