Выдача корреспонденции курьерам

Назначение

Вкладка "Выдача" предназначена для планирования и выдачи заказов курьеру на доставку, печати сопроводительных документов, приема работы от курьера, оформления возвратов.

Планирование выдачи

Предназначено для планирования выдачи заказов определенному курьеру еще на этапе приема корреспонденции. При приеме, есть возможность запланировать выдачу на определенного курьера и сложить корреспонденцию на отведенную полку или сразу же выдать отправление на доставку.

Также менеджер может просмотреть все заказы на доставку на вкладке "Адреса". Для этого в фильтре укажите значения в полях "Дата доставки план:" , статус "Не доставлено", поставьте галку "Не доставлено" и выберите состояние корреспонденции "Не выдавалось", затем нажмите "Ок". По заданным параметрам, на вкладке "Адреса" появятся отправления для выдачи курьеру. Затем, выделите корреспонденцию, которую Вы хотите запланировать на курьера для доставки и выберите пункт контекстного меню "Запланировать на курьера" -> ФИО курьера. У курьера, в мобильном приложении на Android или на IOS отобразятся заказы, запланированные на него.

Вкладка "Выдача"

Выдача

Позволяет выдать, принять заказ, сформировать сборку, изменить статус, осуществить возврат корреспонденции.

Рассмотрим вкладку "Выдача" подробнее:

• Данные о курьере - берутся программой из карточки сотрудника карточка сотрудника
  • ФИО курьера - Фамилия имя отчество курьера.
  • Код - код сотрудника в программе.
  • Р-н - номер или название района, в котором работает сотрудник.
  • Адрес - фактический адрес проживания сотрудника.
  • С: и До: - время работы.
  • Метро/Тел. - ближайшая к месту проживания станция метро и контактный номер для связи.
• Статистическая информация:
  • Всего: - в первом поле отображается количество единиц корреспонденции, во втором - количество писем или уникальных адресов
    Что именно отображается в поле зависит от значения переменной Выводить в статистике выдачи

    . Простые письма - это условное обозначение, которое высчитывается программой в зависимости от сложности заданий. Уникальные адреса - это количество отличающихся адресов по доставляемой корреспонденции.
    , в третьем - сумма, на которую выданы заказы курьеру.
  • На руках: - также, как и в предыдущем пункте.
  • Сделано: - также, как и в поле "Всего".
  • Недост: - также, как и в поле "Всего".
• В следующих полях отображается сумма денежных средств, по заказам, которые закрыты сегодня.
  • Всего - общая сумма денежных средств.
  • По чекам - сумма по чекам.
  • Кнопка "Ввести Z-отчет" - финальный отчет по кассе, заполняется в конце рабочего дня.
  • По картам - сумма по безналичной оплате.
  • Наличные - сумма по наличной оплате.
• Режим:
  • Выдача - включает выдачу корреспонденции курьеру.
  • Прием - включает прием корреспонденции от курьера, когда не доставлено.
• Статус отправления - выпадающий список со статусами корреспонденции, становится доступным при выборе режима "Прием". Позволяет поштучно принимать корреспонденцию, с выбранным статусом, с помощью сканера.
  • Не доставлено - отказ получателя от корреспонденции.
  • Не доставлено по причине - курьер не смог передать корреспонденцию по той или иной причине.
  • Доставлено - получатель забрал корреспонденцию и расписался в ведомости.
• Кнопка "Закрыть Курьера" - становится доступной при режиме "Прием" и позволяет массово закрыть
  Достаточно выделить необходимые строки с корреспонденцией в основном окне, нажать на кнопку и выбрать статус, с которым закроется корреспонденция, нажать кнопку . Если статус "Доставлено", то кнопка будет зеленого цвета, если статус "Не доставлено", то цвет будет красный
  корреспонденцию, числящуюся за курьером, с определенным статусом. А также, влияет на график
  При первом нажатии на кнопку, происходит проставление фактического времени прихода в графике сотрудника, второе нажатие выставляет фактическое время ухода. Все последующие нажатия обновляют время ухода
  сотрудника.
  • Не доставлено - закрыть корреспонденцию, как не доставленную.
  • Доставлено - закрыть корреспонденцию, как доставленную.
• Кнопка "Печать" - меню печати, включающее пункты:
  • Печать - печатается пакет
    Обязательно печатается ведомость, для остальных документов предусмотрены переменные. Чтобы печатались акты, укажите количество актов в переменной Количество копий актов передачи курьеру

    . Чтобы в пакет документов входила карта, выберите режим печати карты в переменной Печатать карту при выдаче
    документов.
  • Принудительная печать - используется для повторной печати пакета документов, в ситуации, когда уже производилась печать через пункт "Печать".
  • Печать акта приема-передачи - печатается акт.Дополнительно

Есть возможность изменить стандартный акт на пользовательский. Для этого должна быть включена переменная Печатная форма акта

и добавлен скрипт.

• • Печать приходного кассового ордера - документ, в котором фиксируется сумма сданных курьером средств.
  • Печать ТТН - печатается товарно-транспортная накладная.
  • Печать транспортного листа - открывает форму для создания путевого листа, на выбор, для легкого или грузового авто. Используется для курьеров-водителей, чтобы предъявлять сотрудникам ДПС.
  • Печать на карте - печатается карта с одним из вариантов отображения корреспонденции.
  • Печать ТН - печатается транспортная накладная.
  • Сопроводительные документы - предварительно добавленные в программу документы, использующиеся в курьерской службе.
• Дата выдачи - указанная дата проставляется в карточке корреспонденции, во вкладке "Выдача".
• Дата вручения - если курьеры работают без мобильного приложения, то дата вручения проставляется в карточке корреспонденции из поля.Примечание

По умолчанию, "Дата выдачи" и "Дата вручения" - сегодняшнее число.

• Кнопка Функции:
  • Статистика
    • Общая - открывает в отдельном окне статистические данные по корреспонденции за число, указанное в поле "Дата выдачи".
    • По курьерам - отчет по курьерам, за выбранный период, в отдельном окне.
    • По менеджерам - отчет по менеджерам, за выбранный период, в отдельном окне.
    • По клиентам - отчет по клиентам, за выбранный период, в отдельном окне.
    • По вложениям - отчет по вложениям, входящим в корреспонденцию, за выбранный период, в отдельном окне.
    • Прием по менеджерам - отчет по не доставленной корреспонденции, принятой конкретным менеджером, за выбранный период, в отдельном окне.
  • Посещаемость - показывает график работы курьеров на текущую дату и фактическое время начала и окончания их работы.
• Индикаторы:
  • Количество корреспонденции запланированной этому курьеру - отображается количество запланированной, но не выданной корреспонденции, выбранному курьеру. При нажатии на индикатор, программа открывает вкладку "Адреса".Дополнительно

Индикатор закрашен зеленым цветом, если все корреспонденции, запланированные на курьера, выданы ему. Если есть корреспонденция, которая запланирована, но не выдана - индикатор закрашен желтым цветом.

• • Количество корреспонденции запланированной другим курьерам - отображается количество корреспонденции выданной выбранному курьеру, но запланированной на другого. При нажатии на индикатор, в окне с корреспонденцией отображаются отправления, которые были запланированы на другого курьера.
• Окно слева - отображаются сотрудники, получившие корреспонденцию в день, указанный в "Дата выдачи":
  • Поиск сотрудника - поиск осуществляется по ФИО, чтобы начать поиск нажмите кнопку.
  • Менеджер - сотрудник, курирующий работу бригадиров и курьеров.
    • Бригадир - сотрудник, курирующий работу других курьеров. Если бригадир не определен у курьера, то используется обозначение "Резерв".
      • Курьер - сотрудник, осуществляющий доставку корреспонденции. Рядом с ФИО, в скобках, указывается один из районов, в котором будет осуществляться доставка.
  • Все - позволяет просмотреть все задания.
    • Денежные - позволяет просмотреть денежные задания.
    • Безденежные - задания без денег.
• Центральное окно - отображает таблицу с выданной корреспонденцией, назначенной конкретному курьеру в выбранный день. Также, отображается корреспонденция, выданная курьеру ранее, но все еще числящаяся у него "На руках".

Способы выдачи

• Из вкладки "Адреса". Аналогично процессу Планирование выдачи настройте отображение корреспонденции для доставки. Выделите необходимую корреспонденцию и выберите пункт контекстного меню "Выдать курьеру" -> ФИО курьера. Корреспонденция перенесется на вкладку "Выдачи" и будет закреплена за ФИО курьера.
• Из вкладки "Сотрудники". Выберите сотрудника, которому Вы хотите выдать запланированную корреспонденцию или посмотреть уже выданную и нажмите кнопку "Выдача корреспонденции", которая находится ниже фильтра. Программа откроет вкладку "Выдачи" с заказами, для выдачи и числящимися за сотрудником.

Выдача заказов

Отсканируйте удостоверение курьера или выберите фамилию курьера из левого окна, если ему в этот день уже выдавалась корреспонденция. При сканировании штрих-кода с удостоверения курьера из любой вкладки программы - система автоматически перейдет в "Выдача". Если у курьера на руках еще нет корреспонденции, то будет установлен режим "Выдача", а если есть корреспонденция - "Прием".

Для того чтобы выдать корреспонденцию курьеру, отсканируйте корреспонденцию и распечатайте сопроводительную документацию через кнопку "Печать". В комплект документов входят ведомости, акты приема-передачи материальных ценностей курьеру, также может входить карта и дополнительные документы, которые требуется для работы курьерской службы.

Обратите внимание, что заказы выданные курьеру ранее, отображаются в таблице заказов до тех пор, пока не будут закрыты со статусами "Доставлено", "Не доставлено", "Не доставлено по причине". Как только заказ будет закрыт, он будет отображаться в таблице заказов от "Даты выдачи" с выбранным статусом.

Предварительная сборка

Позволяет объединить несколько единиц корреспонденции под одним штрих-кодом и использовать его для выдачи комплекта курьеру.

Чтобы сформировать сборку:

• Напечатайте необходимое количество наклеек, для этого перейдите в основном меню в "Функции" -> "Печать служебных штрих-кодов" -> Печать наклеек для сборки комплектов
  Одноразовые наклейки печатаются поочередно для каждой сборки
  или Печать многоразовых наклеек для сборки комплектов
  Многоразовые наклейки отличаются от обычных тем, что их возможно использовать неограниченное количество раз для формирования сборок, т.е. Вы можете использовать распечатанную наклейку после того как выдали сборку курьеру, для формирования новой сборки
  .
• Отсканируйте штрих-код с распечатанной наклейки. В левом окне появится новый элемент "Сборка комплекта заказов" и вложенность с номером сборки, указанной на наклейке. Программа автоматически выделит созданную сборку.
• Если Вы создали несколько сборок, то выберите необходимую, чтобы начать добавление корреспонденции. Для этого, отсканируйте штрих-коды корреспонденции, чтобы они попали в сборку.Условия добавления корреспонденции в сборку

В сборку нельзя включить корреспонденцию уже выданную курьеру. Также, если в карточке клиента на вкладке "Прочее" установлена галка "Не выдавать корреспонденцию без комплектации", то не получится добавить в сборку товары не скомплектованные по складу

Вы можете запланировать предварительную сборку на конкретного курьера, для этого выделите номер сборки в окне слева и выберите пункт контекстного меню "Запланировать сборку для курьера". После этого рядом с номером сборки будет указано ФИО курьера, для которого запланирована сборка.

Удалить корреспонденцию из сборки можно двумя способами:

• Вручную - выбрать корреспонденцию и пункт контекстного меню "Удалить".
• Выбрать режим "Прием" и отсканировать штрих-код корреспонденции, которую требуется удалить.

Удаление сборки

• Чтобы удалить сборку, не содержащую единиц корреспонденции, выберите пустую строку в основном окне, а затем пункт контекстного меню "Удалить".
• Если в сборку уже включены единицы корреспонденции, то удалите их - Удаление корреспонденции из сборки.
• Сборку возможно полностью расформировать/удалить - выберите сборку в левом окне, затем выберите пункт контекстного меню "Полностью удалить сборку".

Выдача сборки

• Выберите режим "Выдача".
• Отсканируйте штрих-код на удостоверении курьера или выберите его фамилию в левом окне, затем отсканируйте штрих-код с наклейки сборки. Корреспонденция, входящая в сборку, будет выдана выбранному курьеру. Элемент с номером сборки исчезнет из левого окна, а также, если нет других сборок, то исчезнет и раздел "Сборка комплекта заказов".

Изъятие сборки у курьера

Позволяет забрать сборку у курьера, если менеджер выдал ее по ошибке. У всех корреспонденций, входящих в изымаемую сборку, должен стоять статус "На руках" и все они должны быть выданы одному курьеру, иначе система выдаст ошибку.

• Выберите режим "Прием".
• Выберите курьера в левом окне.
• Отсканируйте штрих-код с наклейки сборки. Корреспонденция исчезнет из таблицы выдачи для этого курьера и в левом окне появится элемент с номером сборки.

Сопроводительные документы

• Путевые листы
• Акт приема-передачи заказов

Порядок сортировки отправлений: Порядок выставленный вручную в "адресах", "Время вручения мин", "Время вручения макс", "Номер района из метро", "Порядок метро в линии", "Адрес", "Компания-получатель", "Внутренний код".

• Акт приема-передачи вложений
• Карта
• Кассовые чеки
• Вложенные файлы

Прием работы

Возврат

Осуществляется при отказе клиента от всего заказа. Менеджер выбирает режим "Прием" и сканирует штрих-код с ведомости заказа.

Частичный возврат

Используется для возврата заказов, при отказе получателя от части товаров. На данный момент есть два варианта предварительного возврата:

• Когда оплата заказа получателем осуществляется наложенным платежом и нет вложений. Курьер в мобильном приложении на Android или на IOS выбирает статус "Частично доставлено" и указывает сумму, которую он забрал от получателя. В карточке корреспонденции на вкладке "Вложения" автоматически создаются 2 вложения "Товар 1" и "Товар 2". Товар 1 - это доставленная корреспонденция, за которую курьер получил деньги от получателя. Товар 2 - это возвратная корреспонденция с красным шрифтом, которая будет принята менеджером.
• Когда есть вложения. Курьер в мобильном приложении на Android или на IOS выбирает статус "Частично доставлено" и отмечает принятые и не принятые получателем товары. В карточке корреспонденции на вкладке "Вложения" возвратные товары будут окрашены зеленым цветом.

Подтверждение частичного возврата происходит при помощи сканирования штрих-кодов или проставления статусов вручную. Курьер приезжает в пункт приема возвратов и передает менеджеру ведомости. Менеджер сканирует штрих-коды с ведомости и если по заказу были возвраты через мобильное приложение, то в программе автоматически появляется форма, в которой проставляется причина и количество возвращаемых позиций. Также, менеджер может выделить корреспонденцию и выбрать пункт контекстного меню "Статус" -> "Доставлено" и если по корреспонденции есть возвраты, то программа автоматически откроет окно для частичного возврата.

• Пункт Подтвердить частичный возврат - позволяет пользователю подтверждать возвраты, оформленные курьером в мобильном приложении. При выборе этого пункта меню, в том случае, если в корреспонденции есть товары, возврат которых оформлен курьером, открывается форма подтверждения. В ней перечислены оформленные курьером возвраты. Подтвердить возврат можно как с помощью сканирования штрих-кода с товара (поддерживаются все типы штри-кодов (в том случае если они указаны в системе): штрих-коды производителя, поставщика, наклейки склада (если используются), серийные номера и т.п.), так и с помощью выбора соответствующего пункта из контекстного меню, вызываемого по нажатию на правую кнопку мыши на соответствующем возврате. В этом же меню присутствует пункт, с помощью которого можно удалить возврат (в том случае, когда курьер ошибся с его оформлением). Допускается только полное подтверждение всех возвратов. После полного подтверждения возвратов (или частичного подтверждения и удаления неправильно оформленных) форма автоматически закрывается, а информация записывается в карточку корреспонденции с ее автоматическим пересчетом. Также автоматически обновляется информация по денежным средствам в выдаче. Если возвраты подтверждены не полностью, то при принудительном закрытии формы никакие изменения в карточку корреспонденции записаны не будут. Форма подтверждения возвратов также доступа из подраздела "Дополнительные функции" основного контекстного меню на вкладке "Адреса".
• Пункт Частичный возврат

Если для корреспонденции указывается статус "Доставлено" (каким способом - неважно) и в ней есть возвраты, оформленные курьером в мобильном приложении, то автоматически будет вызвана форма их подтверждения (подробно описана выше, в описании контекстного меню таблицы), при этом статус "Доставлено" не будет установлен без полного подтверждения возвратов (при закрытии формы пользователем система выдаст ошибку). При необходимости для ускорения процесса приема отчета у курьера может использоваться дополнительный статус «Принято». При его установке ответственность за корреспонденцию переходит с курьера на менеджера, с тем, чтобы требуемые статусы доставки можно было проставить позднее. Наличие статуса «Принято» определяется переменной "Использовать статус "Принято" в "Выдаче" (Переменные → Выдача).

Проставить статусы Вы также можете с помощью специальной формы. Выберите в главном меню программы пункт Функции - Проставление статусов. В открывшемся окне в поле Статус выдачи выберите нужный статус и отсканируйте штрих-коды тех единиц корреспонденции, которым необходимо присвоить данный статус.

Цветовые идентификаторы курьеров

В системе предусмотрены цветовые идентификаторы, позволяющие менеджеру отследить состояние корреспонденции, которая выдана курьеру. В левом окне курьеры будут подсвечиваться разными цветами, в зависимости от статуса корреспонденции.

• Красный - у курьера на руках находится корреспонденция, которую необходимо было доставить в течении 1 дня.
• Зеленый - на руках находится не закрытая корреспонденция.
• Белый -

В системе на вкладке "Выдача" предусмотрена возможность информирования пользователя о не доставленных срочных заказах у курьера. Курьер, который не доставил срочный заказ окрашивается красным цветом. Определение видов срочности для заказов предусмотрено в разделе основного меню "Справочники" - "Статусы - 17 Виды срочности" через контекстное меню "Дополнительная информация". Число в открывшемся окне означает количество дней для доставки по выбранному виду срочности. Например, если установлено значение "0" - система понимает это как срочную доставку в тот же или на следующий день (в зависимости от времени заказа). И если курьер не доставил такое срочное отправление (корреспонденция имеет статус по выдачи "Не доставлено"), то на вкладке "Выдача" он будет окрашен красным цветом.

Если использование данного функционала не требуется, значения для видов срочности в поле "Дополнительная информация" нужно либо убрать, либо установить в "2" или более.

Особенности

1) Модифицировать сборку (добавлять/удалять единицы корреспонденции) можно в любое время до тех пор, пока она не выдана курьеру. Поиск сборки на вкладке «Выдача» осуществляется по дате ее формирования.
2) Допускается только однократное использование идентификатора (штрих-кода) сборки, т.е. после выдачи сборки курьеру попытка повторно использовать ее идентификатор приведет к возникновению ошибки.
3) Единицу корреспонденции, включенную в сборку, нельзя выдавать курьеру отдельно от сборки, т.е. попытка выдать курьеру корреспонденцию, включенную в сборку, приведет к возникновению ошибки.
4) Нельзя выдавать курьеру пустую сборку, т.е. такую сборку, в которую не входит ни одна единица корреспонденции.
5) Допускается повторное использование идентификатора (штрих-кода) сборки после того, как она была удалена из системы без выдачи курьеру.
6) Если на одну дату есть несколько сборок, то поиск конкретной сборки можно осуществить с помощью сканирования ее наклейки, предварительно выделив курсором узел "Все" в дереве, находящемся в левой части экрана (если этого не сделать, система попытается выдать/забрать сборку у выделенного курьера, что может привести к ошибке).
7) В сборку можно включать корреспонденции, в которые входит несколько мест, каждое из которых промаркировано собственным штрих-кодом отправителя. При формировании такой сборки можно пользоваться как штрих-кодом отправителя, так и наклейками, сформированными системой (если такая операция производилась). При необходимости добавления в сборку такой корреспонденции должны быть выполнены следующие условия: а) в разделе "Справочники"-"Переменные"-"Корреспонденция" должен быть взведен флаг в переменной "Штрих-код клиента - наклейка"; б) у пользователя, осуществляющего сборку комплектов в разделе "Настройка"-"Параметры" на вкладке "Ввод" должен быть взведен флаг "Суммировать отсканированное". В целом, процедура включения в сборку комплекта корреспонденции, включающей в себя несколько мест, аналогична процедуре выдаче такой корреспонденции на руки курьеру.