Сотрудники

Назначение

Вкладка "Сотрудники"

Управление данными персонала организации.

Виды сотрудников

В программе предусмотрено деление сотрудников по виду деятельности:

• Курьер - сотрудник компании, занимающийся доставкой корреспонденции;
• Агент - специалист по продажам;
• Менеджер - сотрудник, руководящий курьерами;
• Офис - административный персонал организации, к примеру: операторы call-центра и т.д..

Вид деятельности выбирается во время создания карточки сотрудника из выпадающего списка над параметром "Vip".

Создание сотрудника

Для создания карточки сотрудника воспользуйтесь контекстным меню и выберите пункт "Создать". Откроется окно "Информация о сотруднике", в котором требуется заполнить вкладки "Основное" и "Дополнительно". Минимальное количество данных, требующихся для создания сотрудника - ФИО и Станция метро. Как только фамилия, имя и отчество и станция метро будут указаны, можно нажать "Ок" и сотрудник будет создан. После заполнения и сохранения информации, появится доступ к вкладкам "График" и "Клиенты".

Основные данные

Карточка сотрудника

Внешний вид карточки сотрудника может изменяться в зависимости от настройки прав пользователя.

Рассмотрим данные, во вкладке "Основное".

1. ФИО сотрудника - фамилия, имя и отчество создаваемого сотрудника;
2. Код - цифровое значение, присваивающееся в программе сотруднику автоматически.

• Данные для связи с сотрудником:

1. Телефон домашний - можно позвонить из программы. При клике на кнопку "трубки" будет предложено выбрать программу для звонков.
2. Телефон мобильный - позволяет позвонить и отправить СМС. При выборе "Написать SMS" откроется окно с полем ввода текстового сообщения. Если у сотрудника указано несколько номеров мобильного телефона, то можно выбрать на какой номер отправить сообщение.
3. Телефон контактный - приоритетный для связи телефонный номер, так же, можно набрать из программы.
4. E-Mail - адрес электронной почты сотрудника. Можно отправить электронное письмо, для этого нажмите на "@" и выберите программу для отправки электронной корреспонденции.

• Фото сотрудника:

1. Добавление фото с помощью камеры, подключенной к компьютеру. Для этого наведите курсор на область расположения фото и кликните левой клавишей мыши. В открывшемся окне будет представлена область обзора камеры. В нижней части окна присутствуют следующие кнопки: "Ок" - сохраняет снимок; "Отмена" - отменяет действие; "Настройки" - дополнительные параметры камеры, зависят от производителя; "Захват" - сфотографировать объект. Сначала необходимо выбрать удачный ракурс сотрудника, затем нажать "Захват", если фотография получилась успешной, то нажать "Ок", если же нет, то повторить действие до получения желаемого результата.
2. Добавление фото вручную. Если у Вас есть фотография сотрудника на компьютере, то можно использовать ее. Необходимо вызвать контекстное меню на области фотографии и выбрать пункт "Загрузить", далее выберите файл с фотографией сотрудника на компьютере. Так же, можно "Удалить", "Сохранить" и "Распечатать" фотографию при помощи контекстного меню. При выборе пункта "Печать" появится новое окно, в котором необходимо указать размер изображения по горизонтали и вертикали, в сантиметрах. Далее следует стандартная процедура настройки печати принтера.

• Адреса сотрудника:

1. Рег. адрес - адрес регистрации сотрудника.
2. Факт. адрес - фактический адрес проживания.
3. Станция метро - ближайшая, к месту фактического проживания, станция метро.

• Данные из документов:

1. Паспортные данные - серия и номер, кем выдан, дата, код подразделения.
2. ИНН - идентификационный номер налогоплательщика. ?

Система контролирует его уникальность. Поле может применяться для пользовательских синхронизаций сотрудников, например с 1С. Может по-разному называться в разных странах.

1. Дата рождения - указывается в соответствии с паспортными данными.
2. Принят на работу - фактическая дата приема на работу.
3. Уволен - дата планируемого увольнения. При создании сотрудника поле остается пустым.

• Взаимосвязи сотрудника:

1. Менеджер - выпадающий список, логист, регулирующий работу курьера.
2. Бригадир - выпадающий список из сотрудников, у кого стоит галка "Бригадир". Выбирая "Бригадира", происходит закрепление курьера за бригадиром.
3. Приведен - выпадающий список, работник, который рекомендовал сотруднику устроится в организацию.
4. Выпадающий список Вид сотрудника.
5. Ограничение на выдаваемую корреспонденцию - статусы сотрудников.

Условия работы конкретного сотрудника:

• "VIP" - параметр, позволяющий выделить сотрудника среди остальных. Сотрудники, помеченные как "Vip" будут приоритетными при выборе курьера на доставку из вкладки "Срочные". Так же, используется для фильтрации. Для активации ставится галка;
• "Водитель" - если у курьера есть рабочий автомобиль, то отмечая данный параметр, у пользователя появляется возможность ввести номер водительских прав и прикрепить автомобиль на вкладке "Дополнительно". Для пешего курьера данный параметр не отмечается;
• "Бригадир" - параметр наделяет сотрудника дополнительными обязанностями (например: бригадир должен донести до курьеров изменения регламента работы). Курьеров можно прикреплять к конкретному бригадиру из списка;
• "Свободное посещение" - позволяет сотруднику работать без графика (график будет создаваться автоматически по факту прихода сотрудника на работу), в противном случае, программа не даст возможности приступить к работе, если у него на этот день отсутствует график работы.
• "Район" - поле, в которое можно ввести номер или название района, в котором работает сотрудник;
• Так же, к дополнительным параметрам относятся свободные поля "Примечание" и "Примечание-2". В этих полях можно указать информацию, относящуюся к конкретному сотруднику. Причем, "Примечание-2" может отображаться у определенных сотрудников, с дополнительными правами.

Кнопки внизу окна.

Дополнительно

Дополнительная информация о сотруднике. На вкладке находятся следующие данные:

• Информация о сотруднике с авто. Поля становятся активными, когда стоит галка "Водитель".

1. № Вод. прав - номер водительского удостоверения.
2. Автомобиль - чтобы внести информацию о транспортном средстве воспользуйтесь кнопкой рядом со списком. В открывшемся окне назовите транспортное средства, выберите марку или добавьте новую марку (рядом с полем марка находится кнопка, позволяющая добавлять новое авто), укажите гос. номер и ID трекера (идентификационный номер трекера используется для трекинга сотрудников).

• Ограничения для сотрудника.

1. Не выдавать зарплату - ограничение применяется, если требуется вызвать сотрудника для не срочного разговора.
2. Не выдавать заказы - ограничение применяется, если требуется вызвать сотрудника для срочного разговора.

• Данные о заработной плате.

1. Оклад - это размер денежной выплаты (оклад, должностной оклад) в составе заработной платы, который выплачивается работнику за выполнение нормы труда.
2. +сдельная - это форма оплаты труда наёмного работника, при которой заработок зависит от выполненного объёма работ с учётом их качества, сложности и условий труда. Можно настроить начисление сдельной оплаты труда, для этого нажмите кнопку рядом с полем. Подробнее о начислении Зарплаты.

• Организационная информация.

1. Фирма - название организации, к которой относится сотрудник.
2. Филиал - структурное подразделение организации, где работает сотрудник.
3. Дата окончания договора - дата, когда трудовой договор между организацией и сотрудником подойдет к концу. Программа будет извещать пользователя, когда будет приближаться дата окончания договора.

• Номер счета. Если сотрудник будет получать зарплату по реквизитам банковского счета, то необходимо указать номер счета.
• Зарегистрировать телефон - кнопка позволяет связать приложение "MeaSoft" на телефоне сотрудника с базой данных программы. При нажатии кнопки открывается окно с QR-кодом. Необходимо сканировать QR-код через приложение на Android или приложение на IOS.

График

Вкладка "График работы"

Графиком работы называется продолжительность периода, определяющая календарное время, в течение которого работником должна быть отработана норма рабочих часов. В программе предусмотрено несколько вариантов работы для сотрудников организации:

1. По стандартному графику, с временем прихода и ухода;
2. Свободное посещение. Приход и уход сотрудника фиксируется по факту.

Для доступа и редактирования необходимо наличие прав.
Изначально, на вкладке "График" нет информации. Чтобы задать график работы необходимо через контекстное меню выбрать пункт "Продлить график" и выбрать дату, до которой, включительно, будет создано расписание. По умолчанию, рабочий день начинается с 9:00 и заканчивается в 18:00, а рабочая неделя с понедельника по пятницу. Красным цветом выделяется воскресенье. Чтобы изменить время начала и конца работы, необходимо открыть график работы на дату, для этого кликните 2 раза на нужной дате или воспользуйтесь контекстным меню, пунктом "Открыть". Если требуется задать рабочее время, к примеру: с 8:00 до 17:00, то нужно зайти в карточку графика работы сотрудника и изменить время прихода на 8:00, а время ухода на 17:00. Если требуется сделать всю рабочую неделю сотрудника с 8:00 до 17:00, то необходимо, вручную, задать время прихода и ухода с понедельника по пятницу, затем выделить всю неделю, вместе с выходными и в контекстном меню выбрать пункт "Продлить выделение". Появится новое окно, в котором нажмите "Ок". График будет сформирован до даты, указанной в пункте контекстного меню "Продлить график".

Обратите внимание, если у сотрудника не будет создано графика работы и не будет стоять галки "Свободное посещение", то программа не позволит выдать ему корреспонденцию.

Через контекстное меню, так же доступны следующие действия:

1. Отпустить - выбор причины отсутствия сотрудника из предложенных вариантов: отпуск, больничный, отгул, прогул или <нет>(не отпускать).
2. Выходной всем - при выборе пункта откроется новое окно с выбором причины и комментарием. Выходной предоставляется всем сотрудникам.
3. Удалить вперед - происходит удаление графика на все последующие даты, следующие за выбранной.

Рассмотрим "График работы сотрудника" на конкретный день:

• Время прихода – время прихода сотрудника по графику.
• Пришел – фактическое время прихода, отмечается контролирующим сотрудником или при запуске программы.
• Время ухода – время ухода сотрудника по графику.
• Ушел – фактическое время ухода, отмечается контролирующим сотрудником или при запуске программы.
• Район – район города, предполагаемый менеджером, на котором курьер должен в этот день работать.
• Бонус/штраф – премия/вычет данному сотруднику за конкретный рабочий день.
• Примечания – комментарии пользователя по поводу причины премирования/депремирования сотрудника в этот день.
• Панель «Работал» позволяет менеджеру проставить свою субъективную оценку работы курьера в этот день, и прокомментировать ее.

Контроль допуска и посещаемость

Посещаемость

Контроль допуска курьеров осуществляется специальным сотрудником организации. По итогу проверки сотрудник принимает решение о допуске или запрете и выставляет значение в программе. Для того чтобы выставить допуск к работе необходимо во вкладке "Сотрудники" воспользоваться контекстным меню и выбрать "Посещаемость" или в основном меню программы "Функции" -> "Допуск курьеров к работе", далее выбрать сотрудника, вызвать контекстное меню и выбрать пункт "Изменить статус "Допущен к работе"". Чтобы отменить допуск, воспользуйтесь тем же пунктом контекстного меню. Далее программа, в автоматическом режиме, контролирует значение допуска при выдаче курьеру корреспонденции на доставку. У курьера проверяется график работы. Если в графике указано, что курьер не допущен к работе на текущую дату - появится ошибка.
Активировать контроль допуска

Переменная  находится в “Справочники" –> "Переменные" –> "Выдача" –> "Проверять курьеров на допуск к работе”.

Верхняя часть окна содержит фильтр:

• Дата – выпадающий список фильтрации информации по допускам на определенную дату.
  
• Менеджер – выпадающий список фильтрации курьеров по менеджеру.
  
• Скрыть отсутствующих по причине – галка, которая скроет в таблице курьеров, для которых указана информация в поле “Причина отсутствия”. По умолчанию, табличная информация содержит список всех работающих в системе курьеров. Набор столбцов регулируется настройками пользователя.
  

В таблице подсвечиваются красным строки, если время фактического прихода не проставлено или позже "Приход".

Клиенты

На вкладке "Клиенты" у сотрудника отображаются клиенты, которых он курирует (агенты) или привел (у всех остальных сотрудников). При двойном клике на строке с клиентом откроется карточка данного клиента.

Увольнение сотрудника

В ситуации, когда известна точная дата увольнения сотрудника, можно внести данные в программу. Как только дата увольнения наступит, сотруднику нельзя будет назначить корреспонденцию и он будет отображаться как уволенный. Для того чтобы внести данные, откройте карточку сотрудника и в поле "Уволен" внесите дату.

Удаление сотрудника

В программе нельзя удалять сотрудников и на это есть ряд причин. Если сотрудник был создан по ошибке, то есть возможность редактировать "Карточку сотрудника", например: при найме нового сотрудника можно изменить данные. В ситуации, когда сотрудник осуществил несколько доставок, а потом уволился, в программе храниться информация по осуществленным им доставкам. Так же, эта информация может входить в различные отчеты.

Настройки

Права пользователей

Настройка прав доступа для сотрудников организации, позволяет регулировать просмотр/добавление/изменение/удаление информации. Чтобы изменить права доступа выберите "Настройка" -> "Пользователи" -> "Сотрудники". Рекомендуем создать группы пользователей для управления правами доступа, например создать группу "Менеджеры" для контроля доступа всех логистов организации. Чтобы создать группу, вызовите контекстное меню в окне "Группа" и выберите "Создать", далее необходимо назвать группу и нажать "Ок". После, в окне ниже можно добавлять сотрудников в созданную группу, так же, через контекстное меню "Создать". Откроется новое окно с вкладками "Основное" и "Настройки".

• В "Основное" указывается имя пользователя, аккаунт заблокирован (если нужно запретить доступ пользователя к программе), группа, в которую добавляется сотрудник, если добавляется сотрудник, который уже есть в базе данных программы, то можно начать писать его ФИО, чтобы программа смогла его найти.
• Во вкладке "Настройки" присутствуют поля: E-mail, Внутренний телефон (данные для связи); язык приложения (английская локализация коснулась ограниченного количества функций программы, например вкладки "Манифесты"), филиал, дополнительные параметры: показывать окно поступивших заказов (данный пункт активирует у сотрудника всплывающее окно, с информацией о поступившем заказе от любого клиента организации, с возможностью открыть заказ), только от своих клиентов (становится доступным при активации предыдущего параметра; отображаются заказы, от клиентов, за которыми закреплен сотрудник, с возможностью открыть заказ), ответственный за кадры, ответственный за склад.
  

Существует следующие права доступа для сотрудников:

1. К курьерам .
2. К менеджерам.
3. К агенстам.
4. К графикам работы.
5. К бонусам и штрафам.
6. К дополнительной информации.

Статусы сотрудников

Настройка позволяет выставить ограничения на выдаваемую корреспонденцию сотруднику. Таким образом можно выставить лимиты денежных средств, идущих в счет оплаты доставки корреспонденции.
В программе, по умолчанию, для всех выставлен статус "Обычный" - у сотрудника нет ограничений на получение корреспонденции.

Есть возможность изменять, добавлять или убирать статусы сотрудников. Для изменения перейдите в "Справочники" -> "Статусы" -> "Типы сотрудников". Используя контекстное меню можно: "Переименовать", "Добавить", "Изменить цвет" статусов или изменить суммы ограничений статусов "Дополнительная информация".
Во вкладке "Сотрудники" будут подсвечиваться работники с выбранными цветами статуса.

Фильтры сотрудников

Фильтры отображения сотрудников

Во вкладке "Сотрудники", в виде таблицы, представлены основные данные работников организации. Чтобы структурировать отображение сотрудников можно воспользоваться фильтрами, находящимися справа.

Фильтры:

• "Все" - позволяет отобразить всех сотрудников, так или иначе относящихся к организации;
• "Курьеры" - отображает курьеров по выбранному параметру из предложенных вариантов:

1. "Все" - параметр покажет всех курьеров в таблице.
2. "Vip" - показывает только курьеров с проставленной галкой "Vip".
3. "Не Vip" - показывает курьеров без галки "Vip".
4. Выпадающий список менеджеров - выбор менеджера из списка позволит отобразить курьеров, относящихся к нему.

• "Агенты" - в выпадающем списке можно выбрать конкретного специалиста по продажам, тогда отобразятся агенты, которые были привлечены им. При выборе "Все", в таблице отобразятся все сотрудники, занимающиеся продажами.
• "Менеджеры" - отображает всех логистов, руководящих курьерами.
• Отображение сотрудников по дате увольнения:

1. Все (кроме архива) - в таблице будут представлены все работники, за исключением архивных данных.
2. Работающие - сотрудники, у которых не проставлена дата увольнения.
3. Увольняющиеся - сотрудники, у которых проставлена дата увольнения.
4. Уволенные - сотрудники, уволенные относительно недавно.
5. Архив - уволенные сотрудники за выбранный год. В архив попадают сотрудник, уволенные свыше 5 месяцев назад.

• По графику на дату - выбор даты позволит отобразить сотрудников по следующим параметрам:

1. Все - все сотрудники, без исключений;
2. Работающие - сотрудники, которые работают в выбранную дату по графику;
3. Отсутствующие - сотрудники, у которых не отмечено время прихода.

• Выбор филиала - отображает сотрудников, относящихся к тому или иному отделению организации
• Поле поиска по ФИО - позволяет найти конкретного сотрудника по Фамилии Имени и Отчеству.

Кнопка "Выдача корреспонденции" переводит во вкладку программы Выдача.

Расчеты с курьерами

Позволяет отследить перемещение денежных средств во взаимоотношениях сотрудник-организация. Чтобы посмотреть расчеты с конкретным сотрудником, выберите работника и воспользуйтесь пунктом контекстного меню "Расчеты с курьером". Откроется новое окно с данными в виде таблицы. Справа располагаются фильтры, которые влияют на отображение информации в таблице. Фильтры позволяют: выбрать тип расчета с курьером, временной этап, выданные, не выданные или все средства, менеджера, курьера. Так же можно удалить данные (если средства еще не были начислены) или начислить средства. Чтобы удалить выплату, необходимо из контекстного меню выбрать "Удалить".

Подробнее о том, как начислять платежи.

Отчеты

В программе можно сформировать отчеты по сотрудникам, в формате Excel документа.