Прием корреспонденции на склад

Назначение

Прием корреспонденции — это функция для приема поступлений на складе и распределения между курьерами/регионами для доставки.

Действия для приема корреспонденции

Прием штрихкодированных отправлений:

1. На вкладке Заказы выделите заказы, которые нужно принять.
2. Нажмите на клавишу F10 или в контекстном меню выберите Приём. Откроется окно «Прием корреспонденции». В поле Заказ отображаются номера всех выбранных заказов.
   Вместо шагов 1 и 2 можно выбрать пункт основного меню Функция > Приём корреспонденции на склад. Откроется окно «Приём корреспонденции», поле Заказ будет пустое.
3. Отсканируйте штрихкод отправления. Информация об отправлении появится в полях окна «Прием корреспонденции».
4. Разложите корреспонденции по полкам на основании заполненных полей.

Прием отправлений без штрихкода ведется вручную. Для поиска соответствующей корреспонденции используются поля Префикс и Суффикс.

Пример приема корреспонденции без штрихкода: поступила на прием корреспонденция с номерами 12345, 54321, 98745. Так как совпадений по порядку цифр между номерами корреспонденции нет, они полностью вводятся в поле Суффикс. Если в номерах корреспонденции есть одинаковое сочетание цифр, например 77712345, 77754321, 77798745, то одинаковая часть номера корреспонденции («777» в примере) указывается в поле Префикс, а в поле Суффикс указывается остальная часть номера (12345, 54321, 998745).

Форму приема отправлений также можно открыть сканированием управляющего кода.

Некоторые поля карточки приема:

Проставлять вес и Размеры см. подробнее в разделе «Взвешивание и обмер корреспонденции».

Город агента. Город филиала, который обслуживает город получателя. Определяется зоной обслуживания филиала, указанной в его тарифе. Коэффициенты поддерживаются. Если город получателя обслуживают несколько филиалов, в первую очередь выбирается «наш» активный филиал. Если «не наших» несколько, выбирается филиал с меньшим кодом.

Ручной ввод. Для удобства ручного ввода штрихкод разделен на следующие части:

• префикс — постоянная часть штрихкода. Заполняется, если в номерах корреспонденции есть одинаковое сочетание цифр, например 77712345, 77754321, 77798745. Одинаковая часть номера корреспонденции («777» в примере) указывается в поле Префикс, а в поле Суффикс указывается остальная часть номера (12345, 54321, 998745);
• суффикс — изменяемая часть штрихкода. Это необязательное условие, можно ввести номер 77712345 полностью в поле Суффикс. Можно вводить шифр, штрихкод клиента или места. Суффикс можно изменить после нажатия на кнопку Ввод.

Крупногабарит. Если флажок установлен, при сканировании штрихкода в карточке отправления устанавливается тип корреспонденции, соответствующий крупногабариту. Позднее при планировании логисты не назначают такие отправления пешим курьерам или малогабаритным автомобилям. Чтобы настроить тип корреспонденции для крупногабарита, в переменной Справочники > Переменные > Корреспонденция > Прием > Тип для крупногабарита выберите значение из выпадающего списка. Если в переменной выбрано значение Нет, флажок не отображается в форме приема.

При нажатии на кнопку Карточка корреспонденции открывается карточка отсканированного отправления.

При нажатии на кнопку Прием завершен формируется отчет по принятой корреспонденции в формате Microsoft Excel.

Настройки приема

В левом верхнем углу окна приема расположена кнопка Настройка для установки параметров приема отправлений. При нажатии на кнопку открывается меню настроек:

• Перенумеровывать — назначить адресу новый номер в корреспонденции, если она еще не была просуммирована;
• Игнорировать ошибки повторного сканирования — не показывать ошибку при повторном сканировании корреспонденции;
• Печатать накладные — при сканировании корреспонденции печатается накладная co штрихкодом адреса. Если в списке значений выбрать Автоматически, наклейки распечатываются при ручном вводе штрихкода;
• Печатать файлы — при сканировании корреспонденции печатаются прикрепленные к корреспонденции файлы. Типы файлов, которые нужно печатать, указываются в переменной Справочники > Переменные > Печать > Типы файлов для печати;
• Выдавать отправления — после того, как корреспонденция будет просуммирована, она будет выдана запланированному курьеру автоматически на указанную дату. Дата выдачи автоматически ставится на завтра;
• Включить поддержку штрихкодовой линейки — поддержка ввода размеров с помощью сканера и штрихкодовой линейки;
• Формировать кассовые чеки — печать кассовых чеков на выдачу при сканировании заказа;
• Печать наклеек — при сканировании корреспонденции печатается наклейка со штрихкодом адреса. Рекомендуется использовать при поступлении корреспонденции без штрихкода;
• Диктовать — определяет, какое поле нужно озвучить, когда корреспонденция отсканирована.

Места

Место

Единица пространства, которое занимает коробка с корреспонденцией при приеме или доставке.

Места имеют приоритет при расчете габаритов и массы корреспонденции. Если при приеме корреспонденции в курьерскую службу будет указан вес или габариты, они передаются во вкладку Места карточки корреспонденции и будут использоваться программой в первую очередь. Если места есть, а данных по массе и габаритам нет, учитываются данные из вкладки Вложения. Если во вложениях нет данных, количество мест и масса берутся из полей Кол-во и Масса карточки корреспонденции". Подробнее см. раздел «Места».

Алгоритм приема корреспонденции:

1. Отсканирован штрихкод наклейки на место, определяющий, к примеру, полку;
2. Отправление — коробка с товарами — взвешивается. Если в карточке товара не указано количество мест, то автоматически создаются новые места и записывается вес для одного места. Если места указаны, то значение равно цифре, указанной в поле «Кол-во».
3. Измеряются габариты места, данные автоматически дублируются в «Места».

Многоместная корреспонденция

Многоместная корреспонденция — это корреспонденция доставляемая по одному адресу, но состоящая из нескольких коробок/упаковок, при этом каждая упаковка пронумерована отдельно или имеет свой штрихкод. При приеме такой корреспонденции в поле «Принято количество» будет указано, сколько упаковок принято, а в поле «Из» — общее количество упаковок в одной корреспонденции.

Вариант приема отправлений

• Кладовщик сканирует штрихкод клиента на коробке. Если такой штрихкод раньше не принимали, отображается сообщение «Корреспонденция просуммирована».
• Программа озвучивает кладовщику выбранное в настройках поле.

Пример: кладовщик выполняет сортировку по курьерам, а у каждого курьера есть своя полка с номером. Когда кладовщик сканирует штрихкод клиента, программа показывает, что корреспонденция запланирована на курьера «100». Кладовщик берет коробку и кладет ее на полку с номером 100. Когда курьер приедет на склад, у него будет заполненная полка с корреспонденцией, которую необходимо доставить.

Взвешивание и обмер корреспонденции

Если установлен флажок Проставлять вес:

1. Введенный вес записывается в карточку корреспонденции. Если флажок не установлен, то вес не сохраняется даже с подключенных весов.
2. Cтановятся доступны для редактирования поля Размеры.
3. Поля с введенными значениями веса и габаритов подсвечиваются оранжевым цветом.

Габариты можно указать следующими способами:

• при наличии штрихкодового уголка. После каждого сканирования штрихкода оси значения габаритов подставляются автоматически;
• вручную, если штрихкодового уголка нет;
• с помощью управляющих кодов, заполняющих габариты предустановленными размерами.

При суммировании корреспонденции указанный вес и габариты записываются в карточку. Вес указывается, если он больше нуля. Установка габаритов и массы возможна, если эти значения больше нуля.

Для приема корреспонденции одинаковых габаритов, например, в типовой упаковке, включите переменную Справочники > Переменные > Корреспонденция > Прием > Кнопка фиксации габаритов на форме приема. На форме отобразится кнопка . Введите габариты типового отправления и нажмите на эту кнопку. При сканировании следующих отправлений значения габаритов не будут сбрасываться.

Печать накладных и этикеток

Печать ведомостей и наклеек

Самовывоз

Если есть корреспонденция, которую не нужно доставлять — получатель сам придет на склад курьерской службы, то такую корреспонденцию назначают на курьера «Самовывоз» и помещают на специальную полку самовывоза.

Как и при комплектации, полки самовывоза пронумерованы.

Чтобы поместить корреспонденцию на полку, отсканируйте штрихкод полки.

Распечатать наклейки для полок самовывоза можно в пункте основного меню Функции > Печать служебных штрихкодов > Печать этикеток для адресного хранения. На каждой этикетке указан её номер.

Действия кладовщика:

1. Сканирует штрихкод клиента на коробке, выводится сообщение «Корреспонденция просуммирована». В поле Курьер указан «Самовывоз».
2. Кладовщик находит свободную полку самовывоза и сканирует её штрихкод. Выводится сообщение «Положили на полку …».
3. Когда приходит получатель и называет номер заказа/шифр, кладовщик открывает карточку корреспонденции на вкладке «Прочее», в поле Хранится в ячейке видит номер полки, где лежит корреспонденция клиента.

Предварительная сборка комплектов

После сканирования отправления на прием можно отсканировать этикетку от предварительной сборки комплектов. Если плановый курьер совпадает, отправление добавляется в сборку.

Для удобства работы кладовщик может установить озвучивание номера сборки комплекта: Настройка > Диктовать: Номер сборки комплектов.

Вы можете установить режим контроля, что кладовщик после приема поместил корреспонденцию в сборку. Для этого установите переменную Обязательно использовать предварительную сборку в приеме

Справочники > Переменные > Корреспонденция > Прием > Обязательно использовать предварительную сборку в приеме

и включите озвучивание номера сборки . В таком случае кладовщик не может принимать следующий заказ, пока не поместит последний принятый в предварительную сборку комплекта. Используются только многоразовые сборки.