Выдача корреспонденции курьерам

Выдача корреспонденции предназначена для передачи курьеру заказов и заданий, направленных на выполнение профессиональной деятельности.

Выдача

Выдача заказов

1. Отсканируйте удостоверение курьера или на вкладке Выдача выберите фамилию курьера из левой части окна, если ему в этот день уже выдавалась корреспонденция. Если у курьера на руках нет корреспонденции, устанавливается режим Выдача. Если на руках есть корреспонденция, по умолчанию установлен режим Прием, измените его на Выдача.
2. Отсканируйте корреспонденцию и распечатайте сопроводительную документацию с помощью кнопки Печать.
3. Выдайте курьеру корреспонденцию, инвентарь и оборудование.

Обратите внимание, что заказы, выданные курьеру ранее, отображаются в таблице заказов до тех пор, пока не будут закрыты со статусами Доставлено, Не доставлено, Не доставлено по причине. Как только заказ будет закрыт, он будет отображаться в таблице заказов от даты выдачи с установленным статусом.

Сопроводительные документы

Сопроводительные документы используются в бизнес-процессах курьерской службы.

Чтобы распечатать комплект документов, используйте сочетание клавиш CTRL+P или нажмите на кнопку Печать и в меню выберите Печать.

Обязательным документом является ведомость.

Виды сопроводительных документов:

• транспортный лист/путевой лист — документ для курьеров-водителей, которые ездят на автомобиле, заведенном на баланс курьерской службы. Используется для предъявления сотрудникам ДПС;
• транспортная накладная — официально утвержденная форма документа, которая выступает приложением № 4 к правилам перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденным постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2011 г. № 272;
• товарно-транспортная накладная — товарно-транспортная накладная;
• акт приема-передачи — документ, фиксирующий передачу корреспонденции получателю. Чтобы с ведомостью печатались акты, укажите количество актов в переменной Количество копий актов передачи курьеру
  ;
• карта — вспомогательный документ для курьера, на котором отображена последовательность адресов доставки или количество корреспонденции на адресе. Чтобы в пакет документов входила карта, выберите режим печати карты в переменной Печатать карту при выдаче
  .

Чтобы распечатать сопроводительные документы, нажмите на кнопку Печать и выберите необходимый пункт.

Прием работы от курьера

Используется для внесения информации по доставке заказов в программу, а также для приема денежных средств от курьеров.

Прием происходит на вкладке Выдача в режиме Прием.

Процесс приема строится следующим образом:

1. Курьер привозит ведомости.
2. Курьер передает деньги за заказы менеджеру.
3. Менеджер проставляет у корреспонденции статус по выдаче
   У принимаемой корреспонденции выберите пункт контекстного меню Статус и установите один из предложенных вариантов
   Доставлено или Не доставлено по причине.
4. Менеджер сканирует штрихкоды ведомостей. В зависимости от бизнес-процессов курьерской службы, корреспонденции закрываются поштучно или разом все. Чтобы закрыть разом корреспонденции, выберите статус по выдаче и сканируйте верхний штрихкод с ведомости.
5. При проставлении статуса выдачи Доставлено у забора по активным выдачам курьера определяется, есть ли у него на руках отправления к приему. Если есть, открывается доска приема. Отсканированные отправления перемещаются в нижнюю часть окна.
6. После завершения приема формируется акт, выдача закрывается статусом Доставлено. В карточке корреспонденции заполняются поля Дата вручения, Вручил курьер, Время вручения. После сохранения введенных данных заказ считается доставленным.
7. Менеджер печатает приходный кассовый ордер для фиксации передачи денег от курьера.
8. Курьер расписывается в ордере.

Менеджер может использовать дополнительный статус Принято. При этом ответственность за корреспонденцию переходит с курьера на менеджера. Используется для проставления статусов доставки позднее. Чтобы использовать статус, включите переменную Использовать статус "Принято" в "Выдаче"

.

Для проставления статусов можно использовать пункт меню Функции > Проставление статусов. В открывшемся окне в выпадающем списке Статус выдачи выберите статус и отсканируйте штрихкоды единиц корреспонденции, которым нужно присвоить этот статус.

Чтобы массово принять корреспонденцию у курьера, нажмите на кнопку Закрыть курьера.

Частичная доставка

Используется для возврата заказов при отказе получателя от части товаров.

Курьер в мобильном приложении на Android или на iOS выбирает статус Частично доставлено и отмечает принятые и не принятые получателем товары. В карточке корреспонденции на вкладке Вложения возвратные товары окрашены зеленым цветом.

Порядок действий:

1. Курьер передает менеджеру ведомости.
2. Менеджер сканирует штрихкоды с ведомости. Если по заказу была частичная доставка, то откроется форма подтверждения, в которой проставляется причина и количество возвращаемых позиций.
3. Менеджер заполняет форму подтверждения.
4. Заказы закрываются со статусом Доставлено.

Чтобы проставить окончательные статусы вручную, используйте один из следующих способов:

• выделите корреспонденцию и выберите пункт контекстного меню Статус > Доставлено. Если по корреспонденции есть возвраты, то откроется форма подтверждения. Заполните информацию о частичном возврате;
• выделите корреспонденцию и выберите пункт контекстного меню Подтвердить частичный возврат. Это действие подтверждает возвраты, оформленные курьером в мобильном приложении. Откроется форма подтверждения. В ней перечислены оформленные курьером возвраты. Подтвердите возврат сканированием штрихкода товара или выберите соответствующий пункт контекстного меню.

Если курьер оформил предварительный возврат по ошибке, удалите возврат в форме подтверждения. Для этого выберите пункт контекстного меню Удалить.

Форма подтверждения автоматически закрывается после подтверждения или удаления возвратов, а информация записывается в карточки корреспонденции. Также автоматически обновляется информация по денежным средствам в выдаче.

Если возвраты подтверждены не полностью, то при принудительном закрытии формы изменения в карточку корреспонденции не сохраняются.

Форма подтверждения возвратов также доступна из на вкладке Адреса в пункте контекстного меню Дополнительные функции > Подтвердить возврат/забор/замену товара.

Полный возврат

Полный возврат осуществляется при отказе клиента от всего заказа.

Выберите режим Прием и сканируйте штрихкод с ведомости заказа.

Вкладка «Выдача»

Общий вид окна

Выдача

Раздел программы, который позволяет сформировать сборку комплектов заказов, распечатать сопроводительные документы, выдать заказ курьеру, принять работу от курьера

В том числе изменить статус как корреспонденции по выдачи, так и статус со слов курьера.

, осуществить частичный/полный выкуп корреспонденции.

Вкладка открывается при сканировании штрихкода удостоверения курьера почти из любой вкладки программы.

В некоторых вкладках сканирование удостоверения сотрудника выполняет свои действия. Например на вкладке «Охрана» отображается информация сотрудника, а на вкладке «Склад» выбирается сотрудник, которому нужно выдать инвентарь, и т. д. В других же вкладках система считает, что при сканировании удостоверения, пользователь хочет выдать ему работу и переводит на вкладке «Выдача». Так же для удобства сотрудников отдела кадров предусмотрена настройка «Настройки» → «Параметры» → «Отображение» → «При сканировании удост.», которая позволяет вместо «Выдачи» открывать расчеты с сотрудниками.

Рассмотрим вкладку «Выдача» подробнее:

• Данные о курьере — загружаются программой из карточки сотрудника карточка сотрудника
  • ФИО курьера — фамилия имя отчество курьера.
  • Код — код сотрудника в программе.
  • Р-н — номер или название района, в котором работает сотрудник.
  • Адрес — фактический адрес проживания сотрудника.
  • С: и До: — время работы сотрудника.
  • Метро/Тел. — ближайшая к месту проживания станция метро и контактный номер для связи.
• Статистическая информация:
  • Всего: — в первом поле отображается количество единиц корреспонденции, во втором — количество писем или уникальных адресов
    Что именно отображается в поле зависит от значения переменной Выводить в статистике выдачи

    . Простые письма — это условное обозначение, которое высчитывается программой в зависимости от сложности заданий. Уникальные адреса — это количество отличающихся адресов по доставляемой корреспонденции.
    , в третьем — сумма, на которую выданы заказы курьеру.
  • На руках: — также, как и в предыдущем пункте.
  • Сделано: — также, как и в поле «Всего».
  • Недост: — также, как и в поле «Всего».
• В следующих полях отображается сумма денежных средств, по заказам, которые закрыты сегодня.
  • Всего — общая сумма денежных средств.
  • По чекам — сумма по чекам.
  • Кнопка «Ввести Z-отчет» — позволяет ввести данные, в отдельном окне, с мобильного фискального регистратора курьера. Z-отчет — это отчет для закрытие смены по кассе и подведение итогов.
  • По картам — сумма по безналичной оплате.
  • Наличные — сумма по наличной оплате.
• Режим:
  • Выдача — включает выдачу корреспонденции курьеру.
  • Прием — включает прием корреспонденции от курьера.
• Статус отправления — выпадающий список со статусами корреспонденции, становится доступным при выборе режима «Прием». Позволяет выбрать статус, который будет проставлен в карточке корреспонденции при приеме.
  • Не доставлено — курьер не был на адресе, оплата за услуги доставки не осуществляется.
  • Не доставлено по причине — курьер был на адресе и не смог передать корреспонденцию по той или иной причине. В данном случае оплата курьеру осуществляется.
  • Доставлено — получатель забрал корреспонденцию и расписался в ведомости.
• Кнопка «Закрыть курьера» — становится доступной при режиме «Прием» и позволяет массово закрыть
  Достаточно нажать на кнопку и выбрать статус, с которым закроется корреспонденция, нажать кнопку . Закрываются все корреспонденции со статусом «На руках». Если статус «Доставлено», то кнопка будет зеленого цвета, если статус «Не доставлено», то цвет будет красный
  корреспонденцию, числящуюся за курьером, с определенным статусом. А также, влияет на график
  При первом нажатии на кнопку, происходит проставление фактического времени прихода в графике сотрудника, второе нажатие выставляет фактическое время ухода. Все последующие нажатия обновляют время ухода
  сотрудника.
  • Не доставлено — закрывает корреспонденцию курьера, как не доставленную.
  • Доставлено — закрывает корреспонденцию курьера, как доставленную.
• Кнопка «Печать» — меню печати, включающее пункты:
  • Печать — печатается пакет документов.
  • Принудительная печать — используется для повторной печати пакета документов, в ситуации, когда уже производилась печать через пункт «Печать».
  • Печать акта приема-передачи — печатается акт.Дополнительно

Есть возможность изменить стандартный акт на пользовательский. Для этого должна быть включена переменная Печатная форма акта

и добавлен скрипт.

• • Печать приходного кассового ордера — печатает акт приема-передачи денег от курьера.
  • Печать ТТН — печатается товарно-транспортная накладная.
  • Печать путевого листа — открывает форму для создания путевого листа, на выбор, для легкого или грузового авто. Используется для курьеров-водителей, чтобы предъявлять сотрудникам ДПС.
  • Печать на карте — печатается карта с одним из вариантов отображения корреспонденции.
  • Печать ТН — печатается транспортная накладная.
  • Сопроводительные документы — предварительно добавленные в программу документы, использующиеся в курьерской службе.
• Дата выдачи — указанная дата проставляется в карточке корреспонденции, во вкладке «Выдача».
• Дата вручения — если курьеры работают без мобильного приложения, то дата вручения проставляется в карточке корреспонденции из поля.Примечание

По умолчанию, «Дата выдачи» и «Дата вручения» — сегодняшнее число.

• Кнопка Функции:
  • Статистика
    • Общая — открывает в отдельном окне статистические данные по корреспонденции за число, указанное в поле «Дата выдачи».
    • По курьерам — отчет по курьерам, за выбранный период.
    • По менеджерам — отчет по менеджерам, за выбранный период.
    • По клиентам — отчет по клиентам, за выбранный период.
    • По вложениям — отчет по вложениям, входящим в корреспонденцию, за выбранный период.
    • Прием по менеджерам — отчет по не доставленной корреспонденции, принятой конкретным менеджером, за выбранный период.
  • Посещаемость — показывает график работы курьеров на текущую дату и фактическое время начала и окончания их работы.
• Индикаторы:
  • Количество корреспонденции запланированной этому курьеру — отображается количество запланированной, но не выданной корреспонденции, выбранному курьеру. При нажатии на индикатор, программа открывает вкладку «Адреса».Дополнительно

Индикатор закрашен зеленым цветом, если все корреспонденции, запланированные на курьера, выданы ему. Если есть корреспонденция, которая запланирована, но не выдана — индикатор закрашен желтым цветом.

• • Количество корреспонденции запланированной другим курьерам — отображается количество корреспонденции выданной выбранному курьеру, но запланированной на другого. При нажатии на индикатор, в таблице с корреспонденцией отображаются отправления, которые были запланированы на другого курьера.
• Окно слева — отображает сотрудников, получивших корреспонденцию в день, указанный в «Дата выдачи»:
  • Поиск сотрудника — поиск осуществляется по ФИО, чтобы начать поиск нажмите кнопку.
  • Менеджер — сотрудник, курирующий работу бригадиров и курьеров.
    • Бригадир — сотрудник, курирующий работу других курьеров. Если бригадир не определен у курьера, то используется обозначение «Резерв».
      • Курьер — сотрудник, осуществляющий доставку корреспонденции. Рядом с ФИО, в скобках, указывается один из районов, в котором будет осуществляться доставка.
  • Все — позволяет просмотреть все задания.
    • Денежные — позволяет просмотреть денежные задания.
    • Безденежные — задания без денег.
• Центральное окно — отображает таблицу с корреспонденцией, выданной или числящейся за курьером в выбранный день.

Подсветка столбцов

Столбец Время ДО:

• если курьер еще не закрыл доставку и еще не едет на адрес:
  • желтый — за 30 минут до планового времени доставки;
  • красный — если курьер уже выбился из интервала доставки;
• если курьер установил статус Доставлено или Не доставлено:
  • желтый — курьер отклонился от плана на 30 минут;
  • красный — курьер отклонился от плана больше чем на час.

Цветовые обозначения курьеров

В списке курьеров предусмотрены цветовые обозначения, позволяющие менеджеру отследить состояние корреспонденции, которая выдана курьеру. Чтобы функционал корректно работал, в меню Настройка > Параметры > Отображение снимите флажок Использовать статус со слов курьера в выдаче.

Обозначение цветов:

• красный — у курьера на руках недоставленная корреспонденция с режимом «Срочно» или «Экспресс». Виды срочности настраиваются в справочнике Статусы > Виды срочности. Чтобы указать количество дней для доставки, выделите статус и в контекстном меню выберите Дополнительная информация, в открывшемся окне укажите количество дней
  0 — доставка должна быть выполнена сегодня,
  1 — доставка должна быть выполнена сегодня или завтра,
  2 и более или нет значения — доставка осуществляется в штатном режиме
  , отведенных для доставки;
• зеленый — у курьера находится незакрытая корреспонденция со статусом «На руках»;
• белый — у всех заказов, числящихся за курьером, стоит статус по выдаче, проставленный менеджером. Например, «Доставлено» или «Не доставлено»;
• фиолетовый цвет — у курьера на руках есть недоставленные корреспонденции с переносом даты доставки. Подсветка работает, если в меню Настройка > Параметры > Отображение установлен флажок Подсветка курьеров по переносам в выдаче;
• серый цвет — курьеры, пришедшие на работу, но еще не получившие заказ.

Функции контекстного меню

• «Открыть карточку заказа» — открывает карточку выбранного заказа.
• «Статус» — позволяет вручную указать статус доставки или изменить его, если в карточке корреспонденции не проставлены дата и время доставки.
• «Статус корреспонденции» — позволяет внести выбранный статус в карточку корреспонденции.
• «Статус со слов курьера» — открывает окно для ввода информации о текущем состоянии корреспонденции, полученной от курьера, и отображает ее в соответствующем поле таблицы выдачи
• «Удалить» — удаляет выбранную корреспонденцию из таблицы выдачи, если время, прошедшее с момента выдачи корреспонденции, не превысило значение в переменной Период удаления выдачи
  .
• «Кто выдавал/принимал» — открывается отдельное окно с датами приема и выдачи и ФИО сотрудников, осуществляющих действия.
• «Хронология выдачи» — открывает новое окно, в окне указан курьер, дата выдачи, дата доставки, состояние корреспонденции, менеджер, кто принял, время принятия, примечание.
• «Бонус/штраф курьера» — позволяет назначить бонус/штраф курьеру.
• «Бонус/штраф менеджера» — позволяет назначить бонус/штраф менеджеру.
• «Выбор по названию» — перемещает во вкладку «Адреса», к выборке всей корреспонденции из базы данных, с названием компании-получателя.
• «Хронология изменений выдачи» — открывает новое окно с изменениями единицы корреспонденции. Изменившиеся поля окрашены розовым цветом.
• «Передать другому курьеру» — открывает окно для ввода фамилии курьера. Начните ввод фамилии, чтобы были предложены варианты
  • Произвести выдачу на текущую дату — позволяет выдать корреспонденцию курьеру сегодня.
• «Распечатать ТТН» — дублирует функцию из меню «Печать» -> «Печать ТТН».
• «Показать на карте» — открывается карта, маркерами отмечены адреса доставки.
• «Печать приходного кассового ордера» — печатается документ, подтверждающего факт передачи курьером денег кассиру
• «Частичный возврат» — используется для корреспонденции с незаполненным вложением в карточке корреспонденции в случае отказа получателя от части товаров. В открывшемся окне вводится фактическая сумма, полученная от клиента, после чего во вложении формируются две строки: «Товар 1» на эту сумму и «Товар 2», помеченная как возврат, — на оставшуюся сумму.

Предварительная сборка комплекта заказов

Создание сборки

Позволяет объединить несколько единиц корреспонденции в единый комплект под одним штрихкодом и использовать штрихкод для выдачи курьеру.

Чтобы сформировать сборку:

• Напечатайте необходимое количество наклеек, для этого перейдите в основном меню в «Функции» -> «Печать служебных штрихкодов» -> Печать наклеек для сборки комплектов
  Одноразовые наклейки печатаются поочередно для каждой сборки
  или Печать многоразовых наклеек для сборки комплектов
  Многоразовые наклейки отличаются от одноразовых тем, что их возможно использовать неограниченное количество раз для формирования сборок, то есть Вы можете использовать распечатанную наклейку после того как выдали сборку курьеру, для формирования новой сборки
  .
• Отсканируйте штрихкод с распечатанной наклейки. В левом окне появится новый элемент «Сборка комплекта заказов» и вложенность с номером сборки, указанной на наклейке. Программа автоматически выделит созданную сборку.
• Если Вы создали несколько сборок, то выберите необходимую, чтобы начать добавление корреспонденции. Для этого, отсканируйте штрихкоды корреспонденции, чтобы они попали в сборку.Условия добавления корреспонденции в сборку

В сборку нельзя включить корреспонденцию уже выданную курьеру. Также, если в карточке клиента на вкладке «Прочее» установлена галка «Не выдавать корреспонденцию без комплектации», то не получится добавить в сборку товары не скомплектованные по складу

Вы можете запланировать предварительную сборку на конкретного курьера, для этого выделите номер сборки в окне слева и выберите пункт контекстного меню «Запланировать сборку для курьера». После этого рядом с номером сборки будет указано ФИО курьера, для которого запланирована сборка.

Особенности

• Изменять
  Добавлять/удалять единицы корреспонденции
  сборку Вы можете до тех пор, пока она не выдана курьеру. Поиск сборки на вкладке «Выдача» осуществляется по дате ее формирования.
• Единицу корреспонденции, включенную в сборку, нельзя выдавать курьеру отдельно от сборки, то есть выдать курьеру корреспонденцию, включенную в сборку, не получится.
• Нельзя выдавать курьеру пустую сборку, в которую не входит ни одна единица корреспонденции.
• Допускается повторное использование штрихкода сборки после того, как она была удалена из системы без выдачи курьеру.
• Если на одну дату есть несколько сборок, то поиск конкретной сборки можно осуществить с помощью сканирования ее наклейки, предварительно выделив узел
  Если этого не сделать, система попытается выдать/забрать сборку у выделенного курьера, что может привести к ошибке
  «Все» в дереве, находящемся в левом окне.
• В сборку можно включать корреспонденции, в которые входит несколько мест, каждое из которых промаркировано собственным штрихкодом отправителя. При формировании такой сборки можно пользоваться как штрихкодом отправителя, так и наклейками, сформированными системой, для этого включите переменную Штрих-код клиента - наклейка
  .
• У пользователя, осуществляющего сборку комплектов в разделе «Настройка» -> «Параметры» на вкладке «Ввод» должна стоять галка «Суммировать отсканированное».

Удалить корреспонденцию из сборки можно двумя способами:

• Вручную — выбрать корреспонденцию и пункт контекстного меню «Удалить».
• Выбрать режим «Прием» и отсканировать штрихкод корреспонденции, которую требуется удалить.

Выдача сборки

• Выберите режим «Выдача».
• Отсканируйте штрихкод на удостоверении курьера или выберите его фамилию в левом окне, затем отсканируйте штрихкод с наклейки сборки. Корреспонденции, входящие в сборку, будут выданы выбранному курьеру. Элемент с номером сборки исчезнет из левого окна. Раздел «Сборка комплекта заказов» исчезает, когда все сборки, входящие в него, выданы курьерам.

Изъятие сборки у курьера

Позволяет забрать сборку у курьера, если менеджер выдал ее по ошибке. У всех корреспонденций, входящих в изымаемую сборку, должен стоять статус «На руках» и все они должны быть выданы одному курьеру, иначе появится ошибка.

• Выберите режим «Прием».
• Выберите курьера в левом окне.
• Отсканируйте штрихкод с наклейки сборки. Корреспонденция исчезнет из таблицы выдачи для этого курьера и в левом окне появится элемент с номером сборки.

Удаление сборки

• Чтобы удалить сборку, не содержащую единиц корреспонденции, выберите пустую строку в основном окне, а затем пункт контекстного меню «Удалить».
• Если в сборку уже включены единицы корреспонденции, то удалите их — Удаление корреспонденции из сборки.
• Сборку возможно полностью расформировать/удалить — выберите сборку в левом окне, затем выберите пункт контекстного меню «Полностью удалить сборку».