Модуль складского учета

Материал из Меасофт
Версия от 07:52, 15 марта 2018; Anton (обсуждение | вклад) (→‎Список номенклатуры)
Перейти к: навигация, поиск

Назначение

Складской учет - это часть программы, обеспечивающая автоматизацию управления ответственного хранения товара. Складской учет поставляется отдельным модулем в программе и не входит в базовую версию. Функционал программы по организации складского учета не претендует на звание полноценной WMS-системы и реализован для работы небольшого склада.

Список номенклатуры

Список номенклатуры

Для учета товаров на складе используется номенклатура. Посмотреть складские позиции можно через "Склад" -> "Номенклатура", в окне "Список номенклатуры" можно фильтровать, открывать и создавать новые складские позиции.

В верхней части окна находятся фильтры складских остатков:

  • Выпадающий список поставщиков товаров. В списке можно выбрать конкретного поставщика, всех или товары без поставщика - <нет>.
  • Выпадающий список складов курьерской службы. В списке можно выбрать конкретный склад или все склады.
  • "Только в наличии" - отображает номенклатуру с остатком больше "0".
  • "Архив" - отображает номенклатуру, с взведенной галкой "Архив". В программе нельзя удалить номенклатуру, т.к. данные по ней могут входить в отчеты, вместо удаления можно использовать параметр. Программа перемещает номенклатуру с нулевым остатком через год в "Архив".

Внизу окна, слева указывается количество единиц номенклатуры в окне.

Единица номенклатуры

Для создания единицы номенклатуры в контекстном меню выберите "Создать" - откроется окно "Единица номенклатуры".

Рассмотрим данные в карточке "Единица номенклатуры":

  • Наименование - наименование должно быть уникальным, т.е. не совпадать с ранее внесенными в программу.
  • Штрих-код - штрих-код производителя, указывается, если есть.
  • Штрих-код упаковки - используется для того чтобы принимать товары ящиками, указывается, если есть.
  • Кол-во в упаковке - количество единиц товара, находящееся в одной упаковке.
  • Розничная цена - стоимость товара в розничной продаже. Подробнее
  • Закупочная цена - стоимость закупки товара.
  • Габариты: длинна, ширина, высота в сантиметрах.
  • Масса - масса товара указывается в килограммах.
  • № - номер номенклатуры, присваивается автоматически.
  • Страна происхождения - страна производства товара. Используется для печати на этикетках.
  • Полка - номер полки хранения товара. Отображается при комплектации.
  • Способ отгрузки - "FIFO" способ отгрузки, при котором товар, поступающий первым, так же первым и отгружается. Поле не активно, т.к. в программе реализован только "FIFO".
  • Точка дозаказа - остаток товара, при котором требуется дозаказать товар.
  • Количество дозаказа - количество товара для дозаказа.
  • Ставка НДС - указывается процент ставки НДС. Поле не может быть пустым: в случае, если товар не облагается НДС, поставьте значение "0".
  • Наличие всего - отображает остаток товара на всех складах. Справа кнопка Кнопка вниз.png, открывает окно с остатками по складам.
  • Кол-во в паллете - количество товара, помещающегося на одной паллете.
  • Порядок округления паллет - значение - это количество знаков после запятой, от -6 до 6, где "0" - это округление до м.куб., а "6" - округление до см.куб.
  • Упаковка - объект является упаковкой, а не товаром, например конверт, сейф-пакет или тубус. Используется в расчете упаковки. Что еще бывает
  • Учет серийных номеров - функция, позволяющая учитывать движение товара в разрезе
     серийных номеров. В качестве серийного номера можно использовать IMEI
     или ICCID
    . Подробнее функция описана в разделе Учет серийных номеров. Изменить состояние поля можно только при нулевом остатке.
  • Инвентарь - номенклатура, использующаяся курьерской службой для внутренних нужд
    . Такую номенклатуру можно выдавать курьеру независимо от корреспонденции. Подробнее в разделе Выдача и прием товара без предварительной сборки
  • Архив - параметр позволяющий убрать не использующуюся номенклатуру из "Списка номенклатуры" в "Архив".
  • Возврат на склад - параметр, позволяющий принять товар, бывший у получателя в использовании. Подробнее о возврате. Для сложных технических устройств галка должна быть снята, возврат происходит на отдельный склад или хранится отдельно от нового товара.Пояснение
  • Поставщик - организация, поставляющая товар. Поставщиком может быть программа, например "1С".
  • Артикул - это идентификатор товара у поставщика. Артикула товара может и не быть. Кнопка Кнопка вверх.png открывает окно с информацией о наименовании поставщиков и артикулами товара. Через контекстное меню можно изменить артикул товара и добавить нового поставщика. Если товар предоставляют несколько поставщиков, то поле "Поставщик" становится не активным.
  • Примечание, Примечание-2 - поля для специальных заметок.

Функции:

  • "Поставщики" - дублирует действие кнопки Кнопка вверх.png рядом с полем "Артикул".
  • "Остатки по складам" - дублирует действие кнопки Кнопка вниз.png рядом с полем "Наличие всего".
  • "Операции" – отображение истории действий с товаром на складе: приход, расход.
  • "Проведено для корреспонденции" - отчет по доставленным товарам. Поля отчета
  • "Входит в корреспонденцию" - отчет по доставленным товарам и товарам, по которым не было складских действий.Поля отчета
  • "Входит в корреспонденцию расширенная форма" - объединяет данные "Проведено для корреспонденции" и "Входит в корреспонденцию" и дублирует условия предыдущего отчета. Добавляются поля
  • "Операции по С/Н" - отчет по движению товара с конкретным серийным номером. Доступен, если стоит галка "Учет серийных номеров".
  • "Остатки по поставщикам и складам" - формируется отчет, в котором указываются поставщики и остатки товара на каждом складе курьерской службы.
  • "Серийные номера в наличии"- товары, принятые с учетом серийных номеров, находящиеся на складе.
  • Стандартные кнопки

Заказ товара

Для ответственного за склад предусмотрены задания, сигнализирующие о необходимости дозаказа товара. Задания формируются на основе данных: "Точка дозаказа" и "Количество дозаказа". Точка дозаказа - это количество товара, при котором формируется задание для дозаказа. Количество дозаказа - количество товара, которое необходимо заказать на склад. Как только определенный товар достигает "Точки дозаказа" ответственному сотруднику во вкладку "Задания" поступает задание закупить товар на склад, сколько указано в "Количестве дозаказа".

Постановка на приход

Чтобы создать приходную накладную, выберите "Склад" –> "Приходные накладные". Откроется новое окно, в котором выбираются поставщик и промежуток дат. Ниже отображается список уже существующих накладных с информацией по ним. Если накладная на приход товара заведена, то стоит проверить корректность данных. Если накладная не заведена, то нужно создать новую накладную, для этого можно воспользоваться пунктом контекстного меню "Создать", заполнить поля в верхней части окна:

Приходная накладная
  • Дата - дата прихода;
  • Номер у поставщика - цифровое обозначение товара у поставщика;
  • Приход на склад - выбор склада, на который осуществляется приход;
  • Поставщик - наименование поставщика.

Затем нажать кнопку "Начать оформление" или открыть существующую накладную, если необходимо добавить в нее товар.

Из контекстного меню приходной накладной можно удалить строку, открыть карточку товара, посмотреть серийный номер товара, распечатать наклейки, указать ГТД. Через кнопку "Печать" можно напечатать Акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей по форме МХ-1 на хранение.

Обратите внимание, если при приходе товара масса и габариты были с значением "0", а потом значения были изменены, то программа произведет перерасчет данных по всем не доставленным заказам, в которые входит товар. Т.о. при изменении габаритов и массы меняется объемный вес, что влияет на стоимость доставки.

Стандартный приход При этом способе указывается количество принимаемого товара. При сканировании товара автоматически заполняется таблица в нижней части окна. Также можно добавлять товар вручную. Для ручного добавления, в контекстном меню нужно выбрать пункт "Добавить вручную" - откроется список номенклатуры. Выбрать нужный товар можно с помощью контекстного меню или клавишей "Enter".

Если товар проходил таможню и требуется указать грузовую таможенную декларацию, то через контекстное меню необходимо выбрать "Указать ГТД". Откроется новое окно, в которое нужно ввести номер.

Так при приеме товара с учетом серийных номеров программа показывает поле для выбора товара из выпадающего списка. Чтобы добавить товар, воспользуйтесь кнопкой "Добавить", соответствующая строка появится в накладной.

Учет серийных номеров

С момента активации функции в номенклатуре, любые действия с товаром на складе требуют ввода серийного номера. Чтобы принять/списать/выдать/вернуть/перебросить товар необходимо сканировать серийный номер.

Данная функция используется, для отслеживания товаров, требующих учета в сторонних организациях, например сотовый оператор или он-лайн магазин.

Чтобы узнать какому получателю был передан товар, а также сформировать отчет, можно воспользоваться "Единица номенклатуры" -> "Функции" -> "Операции по С/Н" и ввести серийный номер, откроется новое окно "Движение товара", в котором отобразятся действия по товару с серийным номером. Данные можно выгрузить в Excel через контекстное меню. Также пользователь может узнать, на каких складах находятся товары с серийными номерами, для этого выбирается "Единица номенклатуры" -> "Функции" -> "Отчет по поставщикам и складам", будет составлен отчет с наименованием склада и количеством товара на нем. Чтобы узнать, какие серийные номера в наличии у курьерской службы используется "Единица номенклатуры" -> "Функции" -> "Серийные номера в наличии".

Загрузка баз данных

Как загрузить информацию в программу описано в статье Импорт баз данных.

Списание/переброска

Для списания товара необходимо выбрать в основном меню "Склад" -> "Списание товара". Для переброски товара нужно выбрать "Склад" -> "Переброска товара". Далее списание/переброска товара производится аналогично постановке на приход. Для переброски товара нужно выбрать склад, с которого и склад, на который производится перемещение товара. Для списания/переброски товара нет необходимости указывать "Поставщика" товара, если же поставщик будет указан, то все действия будут производиться только с товарами поставщика.

Через кнопку "Печать" в "Документе переброски" можно напечатать Акт возврата по форме МХ-3.

Комплектация

Существует несколько вариантов комплектации товара:

  • Комплектация без предварительной сборки. Работник склада выбирает заказ. В заказе отображаются товары к сборке. В номенклатуре каждого товара указана полка хранения товара. Сотруднику остается собрать нужные товары с полок склада и выдать их курьеру.
  • Комплектация с предварительной сборкой. Работник склада выбирает необходимый заказ. Через кнопку "Печать" распечатывается "Список товаров". В списке указаны полки хранения товаров. Кладовщик собирает товары, если несколько товаров относятся к одному заказу, то они помещаются в один мешок/коробку. Затем печатаются ведомости/наклейки через "Печать" и прикрепляются к заказу. Собранный заказ перемещается на полку для курьера.

Предварительная сборка заказов

Предварительная сборка

Позволяет собрать заказы на складе заранее для последующей выдачи курьеру. Вместе с режимом предварительной сборки мы рекомендуем ставить галку "Не выдавать корр. без предварительной сборки", т.к. без нее работник склада сможет комплектовать и выдавать заказы частично.

Активация предварительной сборки позволяет проследить, какому получателю доставлен товар с определенным серийным номером, если товар был принят с учетом серийных номеров ("Функции" -> "Операции по С/Н").

Процесс предварительной сборки:

  1. Работник склада выбирает из левого окна заказ. В правом верхнем окне отображается комплект товаров к сборке для виртуального курьера, а в нижнем - уже собранные товары.
  2. Комплектация товара.
  3. Количество товара указывается в соответствующем поле перед тем как добавлять его в сборку. Указанное количество переместится из верхней таблицы в нижнюю при сканировании/ручном вводе.
  4. При помощи контекстного меню нижней таблицы можно удалить товар из сборки, тогда он появится в верхней таблице. Также можно расформировать собранный заказ, если были допущены ошибки.
  5. Работник склада указывает планируемую дату доставки, по умолчанию стоит следующая дата за текущей. Если необходимо доставить товар в конкретный день, то кладовщик ставит галку "Только на указанную дату".
  6. Товары, вошедшие в предварительную сборку, списываются со склада.
  7. Когда на склад приходит курьер, то работник склада через вкладку "Выдача" распечатывает Акт приема-передачи и выдает заказ курьеру, сканируя удостоверение курьера и товар.

Строки, отображающие собранные заказы в таблице окрашиваются зеленым цветом. В случае, если в "Подробная информация о единице корреспонденции" указана дата доставки, но по ней есть сформированная сборка, не находящаяся на руках у курьера, то строка с заказом будет закрашена красным цветом.

Чтобы отключить предварительную сборку заказа необходимо в "Информация о клиенте" -> "Прочее" снять галку "Предварительный сбор заказов".

Выдача и прием товара без предварительной сборки

Без предварительной сборки

Выдача без предварительной сборки:

  1. На вкладке "Склад" нужно снять галку "Предварительная сборка".
  2. Выбирается режим работы: выдача/прием, работа с товаром или с инвентарем.
  3. Складской работник выбирает курьера в левом окне или сканирует удостоверение курьера.
  4. Комплектация товара.
  5. Указываются штрих-коды при помощи ручного ввода или сканируются штрих-коды с товаров. Если товаров несколько, то можно указать в поле "Количество" количество товара и сканировать один раз, тогда программа переместит указанное количество товара в нижнюю таблицу. В верхней таблице указаны товары, которые необходимо выдать курьеру, а в нижней - товары, которые у курьера на руках.
  6. Товар выдается курьеру, списывается со складских остатков и через кнопку "Печать" печатается Акт по форме МХ-1.

Фамилия курьера присутствует в списке слева с момента выдачи ему корреспонденции, содержащей товары со склада, до момента, когда курьер полностью отчитается по этим товарам.

Для того чтобы принять от курьера не доставленный товар, выбирается "Прием", затем курьер из списка или сканируется его удостоверение, далее выбирается количество принимаемого товара и сканируется товар. Если количество товара окажется больше, чем назначено курьеру при выдаче, то появится сообщение об ошибке. Здесь также возможен ручной ввод штрих-кода, как и при выдаче товара. При возврате товара он снова становится на приход.

При выдачи и приеме товара, у которого выставлена галка "Учет серийных номеров" сканирование штрих-кода или ручной ввод серийного номера обязательны, иначе принять или выдать товар не получится.

Для выдачи и приема инвентаря установите галку "Инвентарь". Дальнейшие действия аналогичны применяемым для выдачи и приема товаров. Подробнее об учете инвентаря.

Акт приема-передачи материальных ценностей

Это документ, который подтверждает факт передачи материальных ценностей, товара для торговли или использования. Оформление в РФ происходит строго по форме МХ-1. Документ предусматривает передачу оговоренных материальных ценностей конкретному лицу без права передачи личной собственности. Ииспользуется как для товаров, которые необходимо доставить получателю, так и для инвентаря, который передается курьерам.

Чтобы распечатать акт приема-передачи на инвентарь, необходимо поставить галку в "Склад" -> "Инвентарь", снять галку "Предварительная сборка", выбрать курьера в списке или отсканировать удостоверение и штрих-код инвентаря. Нажать кнопку "Печать" и выбрать принтер. Внести информацию в распечатанный бланк акта и выдать инвентарь. Таким же образом печатаются акты приема-передачи на товар, выдаваемый курьеру. Обратите внимание, что акты, напечатанные на вкладке "Склад" и "Выдача" отличаются. Акт, напечатанный через "Склад" фиксирует передачу товара со склада курьеру, а через "Выдача" фиксируется передача корреспонденции получателю.

Если акт для курьера был распечатан на вкладке "Склад", то при повторной попытке печати акта программа выдаст ошибку. Чтобы посмотреть акты необходимо перейти в "Склад" -> "Акты приема/передачи курьерам". Можно открыть документ двойным щелчком мыши или при помощи "Enter", а затем распечатать его с помощью кнопки "Печать".

Возврат на склад

Подробнее о возврате написано в статье Возврат.

Возврат товара на склад не будет оформляться только в тех случаях, когда:

  1. Возврат оформляется, как брак.
  2. Возврат оформляется после указания даты/времени вручения и в карточке номенклатуры не установлен флаг "Возврат на склад".

Отчеты по складу

В основном меню программы через кнопку "Склад" доступны следующие отчеты:

  1. Остатки на дату - отчет по складским остаткам, при выборе появляется новое окно, где можно выбрать дату и поставщика.
  2. Продажи за период - отчет составляется по товарам проданным в определенный промежуток времени.
  3. Расформированные заказы - отчет о расформированных заказах за промежуток времени. Для формирования отчета указывается пользователь и промежуток.
  4. Серийные номера по клиенту - отчет по товару, с серийными номерами. Открывается новое окно, в котором выбирается клиент и дополнительные условия:
    1. "Только в наличии" - отчет из товаров с серийными номерами, которые числятся на складе;
    2. "Включая архив" - отчет с наименованием компании и товара, которые были на складе.
  5. Время сборки заказов - отчет по количеству времени, которое затрачивает работник склада на сборку заказа.
  6. Свободный отчет по товарам клиента - отчет по всем товарам клиента, хранящимся на складе. В отчете представлена информация по товарам, передвижению, получателям.
  7. Оборотная ведомость по клиентам - отчет по обороту товара на складе, для формирования отчета необходимо выбрать период и склад.
  8. Оформить отправления на стоимость складского хранения - данная функция позволяет рассчитать стоимость складского хранения. Рассчитывается количество товара на складе, умножается на стоимость хранения паллета-места и на количество дней. Стоимость хранения указывается в "Справочники" -> "Тарифы" -> "Компания" -> вкладка "Прочее", в поле "Хранение 1 м.куб. в день на складе стоит". Программа оформляет заказы на получившиеся суммы для клиентов склада, чтобы суммы попадали в акты передачи денег или в счета. Подробнее о Тарификации


Печать

Печать, предварительная сборка

Для печати можно нажать кнопку "Печать" в правом верхнем углу.

Существует два варианта работы с кнопкой "Печать":

  1. Если галка "Предварительная сборка" снята, то используя кнопку "Печать" будет распечатан акт приема-передачи материальных ценностей для курьера, на котором стоит курсор. Если выдача товаров не производилась, то программа выдаст ошибку;
  2. Если галка "Предварительная сборка" стоит, то будут предложены варианты печати. Можно распечатать ведомости/наклейки на товары, список товаров для сборки и "Заполнить бланк".

Бланк - это заранее загруженный в программу документ-шаблон, который заполняется информацией из единицы номенклатуры по указанным условиям. Бланки можно использовать для отправлений, которые оформляются по определенной форме, к примеру для Почты России.

При выборе пункта "Список товаров" программа формирует список для кладовщика, в котором будут перечислены все товары, которые нужно включить в сборку. В форме выбора, отображающейся после нажатия кнопки "Ок", нужно выбрать тип группировки товаров в списке: по названию или по району. Руководствуясь этим списком кладовщик может предварительно собрать весь необходимый ему для дальнейшей работы товар и переместить его в зону сборки, что позволит не бегать по складу в поисках товара.

Печатать на адреса - функция, которая позволяет выбрать условие для файла печати:

  1. Все - будут распечатаны выбранные документы или бланки для всех предварительно собранных заказов.
  2. Только собранные - документы будут распечатаны только для собранных заказов.
  3. Только несобранные - для не собранных заказов.
  4. Только выбранные - только для открытого заказа.

Расчет упаковки

Расчет упаковки осуществляется только для товаров прямоугольной формы.

Для расчета упаковки нужно:

  1. Завести единицу номенклатуры с названием упаковки
    ;
  2. Указать габариты упаковки
    ;
  3. В единице номенклатуры поставить галку "Упаковка".

Расчет упаковки осуществляется во вкладке "Адреса" через контекстное меню "Дополнительные функции" -> "Рассчитать упаковку". Программа сравнивает объем заказа, с объемом упаковки и добавляет необходимое количество конвертов/коробок в "Подробная информация о единице корреспонденции" -> "Вложения". При комплектации, складской работник увидит наименование и количество конвертов/коробок для сборки заказа и сможет сложить товар.

Переменные

Переменные: Склад
  • Статусы писем для расчета остатка на складе
     - позволяет указать статусы корреспонденции, которые будут влиять на остаток товаров на складе. Автоматически будет происходить резервирование товара на складе, если будет выбран статус из переменной.
  • Автоматически выдавать товар при выдаче
     - позволяет выдавать курьеру товар напрямую, миную этап предварительной сборки на складе. Используется на складах при работе с не ценными товарами: журналами, газетами, упаковочными материалами и т.д.
  • Проводить товарные операции, когда доставлено
     - позволяет отключить складской учет. Используется при учете товаров в другой программе или когда нет необходимости в учете товаров.
  • Показывать остатки товаров в корреспонденции
     - позволяет учитывать остатки товара на складе, с резервами. Работает вместе с переменной "Статусы писем для расчета остатка на складе", поэтому необходимо выставить статусы, для корректного подсчета остатков. Посмотреть остатки можно в карточке корреспонденции, вкладка "Вложения".
  • Код курьера, на которого оформляется предварительная сборка
     - позволяет работнику склада собирать товар заранее на виртуального курьера. Данная переменная используется для предварительной сборки корреспонденции. Не рекомендуем менять значение в программе.
  • Типы корреспонденции для предварительной сборки
     - позволяет выбрать типы корреспонденции, которые можно собирать на виртуального курьера.
  • Разрешить сборку без номенклатуры
     - позволяет осуществлять предварительную сборку товаров без учета единицы номенклатуры, т.е. товара может и не быть на складе, а сделать предварительную сборку можно. Пользователь не сможет воспользоваться складским учетом, количество товара будет не точным.
  • Статус корр. собранной без номенклатуры
     - позволяет указать статусы корреспонденции при выбранной переменной "Разрешить сборку без номенклатуры". Выбранные статусы позволяют помечать корреспонденцию, как собранную. Обратите внимание, что статусы корреспонденций собранных без единицы номенклатуры не должны пересекаться со статусами "Типы корреспонденции для предварительной сборки", т.к. при совпадении отсканированная корреспонденция будет отображаться в списке отправлений для сборки.
  • Кол-во дней, после которых нельзя вносить изменения в документы
     - определяет временной период после которого нельзя вносить изменения в документы прихода/списания/переброски, а так же в документы движения корреспонденции между менеджерами. Период определяется индивидуально, но если сделать его слишком большим, то у сотрудников появится возможность загружать старые документы, которые неизбежно приведут к рассогласованию отчетов по складскому учету.
  • Система разбирает предварительную сборку автоматически
     - если переменная не активирована, то заказы с предварительной сборкой и указанной датой не будут расформированы, сборка останется за виртуальным курьером, также она будет отображаться на вкладке "Склад" и ее придется расформировывать вручную. В режиме многофилиальности предварительная сборка не будет расформирована, если ответственный филиал отличается от филиала создателя. Если оформляется возврат по корреспонденции на склад, то предварительная сборка не будет расформирована автоматически, а так же перестанет отображаться на вкладке "Склад".
  • Минимальный объем, хранящийся на складе, м^3
     - позволяет указать минимальный объем товара, за хранение которого взимается оплата. Используется при учете стоимости складского хранения. Значение переменной по умолчанию равно 1, диапазон 0-10.
  • Порядок округления объема при расчете стоимости складского хранения
     - позволяет указать количество цифр после запятой, по которым будет округление в большую сторону. Значение "0" - округление до кубометров, значение "6" - округление до кубических сантиметров.

Кейсы

Скрипты позволяют создавать автоматизации для процессов курьерской службы.

  • Учет серийных номеров сим-карт при приходе.

Сим-карты поставляются в коробках по 250 шт., в коробке они лежат по порядку и на каждой коробке присутствует информация о диапазоне номеров сим-карт. Мы создали скрипт, который позволял пользователю выбрать тип сим-карт и указать первый номер сим-карты в диапазоне, далее программа автоматически создавала серийные номера, с контрольной суммой и ставила на приход 250 сим-карт. Выдача сим-карт осуществляется стандартным образом - сканирование серийного номера сим-карты. Программа запоминает какие сим-карты вошли в заказ и кому они предназначаются.

  • Передача данных о доставке оператору.

Оператор предоставлял не активные сим-карты. Чтобы произвести активацию, необходимо было предоставить оператору информацию о доставленных сим-картах. Нами был создан скрипт, передающий данные в автоматическом режиме. Работает скрипт следующим образом: курьер отмечает в мобильном приложении, что он доставил сим-карты, информация попадает на сервер и отправляется на электронную почту оператору. Затем оператор производит активацию номеров.

Планы по дополнению статьи

Источник — «https://wiki.courierexe.ru/index.php?title=Модуль_складского_учета&oldid=7543»