Сотрудники

Назначение

Вкладка "Сотрудники"

Вкладка "Сотрудники" в программе предназначена для управления данными персонала организации.

Виды сотрудников

В программе предусмотрено деление сотрудников по виду деятельности:

• Курьер - сотрудник компании, занимающийся доставкой корреспонденции;
• Агент - специалист по продажам;
• Менеджер - сотрудник, руководящий курьерами;
• Офис - административный персонал организации, который не взаимодействует с курьерами.

Создание сотрудника

Для создания карточки сотрудника воспользуйтесь контекстным меню и выберите пункт "Создать". Откроется окно "Информация о сотруднике", в котором требуется заполнить вкладку "Основное" и, при необходимости, вкладку "Дополнительно". После заполнения и сохранения информации, появится доступ к вкладкам "График" и "Клиенты".

Основные данные

Карточка сотрудника

Внешний вид карточки сотрудника может изменяться в зависимости от настройки прав пользователя.
Минимальное количество данных,требующихся для создания сотрудника - ФИО. Как только фамилия, имя и отчество будут введены в отведенную графу можно нажать "Ок" и сотрудник будет создан.

Рассмотрим все данные, во вкладке "Основное".

1. ФИО сотрудника - фамилия, имя и отчество создаваемого сотрудника;
2. Код - цифровое значение, присваивающееся в программе сотруднику автоматически;

• Данные для связи с сотрудником:

1. Телефон домашний - можно позвонить из программы. При клике на кнопку "звонка" будет предложено выбрать программу для звонков.
2. Телефон мобильный - позволяет позвонить и отправить смс. При выборе "Написать SMS" откроется окно, с возможностью редактирования ФИО сотрудника и полем ввода текстового сообщения.
3. Телефон контактный - приоритетный для связи телефонный номер, так же можно набрать из программы.
4. E-Mail - адрес электронной почты сотрудника. Можно отправить электронное письмо, для этого нажмите на "@" и выберите программу для отправки электронной корреспонденции.

• Фото сотрудника:

1. Добавление фото с помощью камеры, подключенной к компьютеру. Для этого наведите курсор на область расположения фото и кликните левой клавишей мыши. В открывшемся окне будет предоставлена область охвата камеры (выберите удобный угол, чтобы фото сотрудника получилось четким). В нижней части окна присутствуют следующие кнопки: "Ок"- чтобы сделать снимок; "Отмена" - отменить действия; "Настройки" - дополнительные параметры камеры, зависят от производителя; "Захват" - функция, позволяющая сфокусировать камеру на объекте перед ней (чтобы фото получилось максимально четким используйте данную функцию).
2. Добавление фото вручную. Если у Вас есть фотография сотрудника на компьютере, то можно использовать ее. Необходимо вызвать контекстное меню и выбрать пункт "Загрузить", далее выберите файл с фотографией сотрудника на компьютере. Так же вы можете "Удалить", "Сохранить" и "Распечатать" фотографию при помощи контекстного меню

• Адреса сотрудника:

1. Рег. адрес - адрес регистрации сотрудника.
2. Факт. адрес - фактический адрес проживания.
3. Станция метро - ближайшая, к месту фактического проживания, станция метро.

• Данные из документов:

1. Паспортные данные - серия и номер паспорта.
2. ИНН - идентификационный номер налогоплательщика.
3. Дата рождения - указывается в соответствии с паспортными данными.
4. Принят на работу - фактическая дата приема на работу.
5. Уволен - дата планируемого увольнения. Можно оставить поле пустым, если не известно, когда сотрудника необходимо уволить.

• Взаимосвязи сотрудника:

1. Менеджер - логист, регулирующий работу курьера.
2. Бригадир - сотрудник, курирующий работу.
3. Приведен - работник, который рекомендовал сотруднику устроится в организацию.
4. Вид сотрудника. Для создания логиста - выберите "Менеджер", курьера - "Курьер" и т.д..
5. Ограничение на выдаваемую корреспонденцию - статусы сотрудников.

• Дополнительные параметры.

Дополнительно

На вкладке находятся следующие данные:

• Информация для сотрудника с авто. Поля становятся активными, когда стоит галка "Водитель".

1. № Вод. прав - номер водительского удостоверения.
2. Автомобиль - чтобы внести информацию о транспортном средстве воспользуйтесь кнопкой рядом со списком. В открывшемся окне назовите транспортное средства, выберите марку или добавьте новую марку (рядом с полем марка находится кнопка, позволяющая добавлять новые авто), укажите гос. номер и ID трекера (используется для трекинга сотрудников).

• Ограничения для сотрудника.

1. Не выдавать зарплату - ограничение применяется, если у сотрудника есть какие-то нарушения или задолженности по работе.
2. Не выдавать заказы - ограничение применяется, если сотрудник нарушил регламент работы. Например: пришел не трезвым.

• Данные о заработной плате.

1. Оклад - это размер денежной выплаты (оклад, должностной оклад) в составе заработной платы, который выплачивается работнику за выполнение нормы труда.
2. +сдельная - это форма оплаты труда наёмного работника, при которой заработок зависит от выполненного объёма работ с учётом их качества, сложности и условий труда. Можно настроить начисление сдельной оплаты труда, для этого нажмите кнопку рядом с полем. Подробнее о начислении Зарплата.

• Организационная информация.

1. Фирма - название организации, к которой относится сотрудник.
2. Филиал - структурное подразделение организации, где работает сотрудник.
3. Дата окончания договора - дата, когда трудовой договор между организацией и сотрудником подойдет к концу.

• Номер счета. Если сотрудник будет получать зарплату по реквизитам банковского счета, то необходимо указать номер счета. В дальнейшем, при создании отчета бухгалтерии, можно будет отследить средства.
• Зарегистрировать телефон - настройка позволяет привязать приложение "MeaSoft" на телефоне с программой на компьютере. При нажатии кнопки открывается окно с QR-кодом.

График

Вкладка "График работы"

Управление графиками работы сотрудников осуществляется во вкладке «График». Для доступа и редактирования необходимо наличие прав.
Через контекстное меню осуществляются следующие действия:

1. Открыть - произойдет открытие карточки графика дня.
2. Отпустить - выбор причины отсутствия сотрудника из предложенных вариантов: отпуск, больничный, отгул, прогул или <нет>(не отпускать).
3. Выходной всем - при выборе пункта откроется новое окно с выбором причины и комментарием. Выходной предоставляется всем сотрудникам.
4. Удалить вперед - происходит удаление графика на все последующие даты, следующие за выбранной.
5. Продлить выделение - происходит продление графика работы сотрудника с выделенной даты и до конца года.
6. Продлить график - при выборе появляется новое окно, с возможностью ввода даты, до которой включительно будет работать сотрудник.

Чтобы открыть карточку графика сотрудника на конкретный день необходимо кликнуть 2 раза по строке с датой. В карточке графика сотрудника за конкретный день доступны для просмотра/редактирования следующие поля:

• Время прихода – время прихода сотрудника по графику.
• Пришел – фактическое время прихода, отмечается контролирующим сотрудником или при запуске программы.
• Время ухода – время ухода сотрудника по графику.
• Ушел – фактическое время ухода, отмечается контролирующим сотрудником или при запуске программы.
• Район – район города, предполагаемый менеджером, на котором курьер должен в этот день работать.
• Бонус/штраф – премия/вычет данному сотруднику за конкретный рабочий день.
• Примечания – комментарии пользователя по поводу причины премирования/депремирования сотрудника в этот день.
• Панель «Работал» позволяет менеджеру проставить свою субъективную оценку работы курьера в этот день, и прокомментировать ее.

Клиенты

На вкладке "Клиенты" у менеджера отображаются клиенты, которых он курирует. В таблице представлены: наименование компании, номер договора и процент менеджера. При двойном клике на строке с клиентом откроется карточка данного клиента. У других видов сотрудников на вкладке "Клиенты" могут быть отображены клиенты, которых привели эти сотрудники.

Удаление сотрудника

Мы настоятельно рекомендуем оставлять всех сотрудников в базе данных программы. Если сотрудник был создан по ошибке, то в этом нет ничего страшного, т.к. есть возможность редактировать "Карточку сотрудника". В ситуации, когда сотрудник осуществил несколько доставок, а потом уволился - не стоит его удалять, т.к. в программе храниться информация по осуществленным им доставкам.

Настройки

Статусы сотрудников

Настройка позволяет выставить ограничения на выдаваемую корреспонденцию курьеру. Таким образом сотруднику можно выставить лимиты денежных средств, идущих в счет оплаты доставки корреспонденции.
В программе, по умолчанию, для всех выставлен статус "Обычный" - у сотрудника нет ограничений на получение корреспонденции.

Есть возможность изменить, добавить или убрать статусы сотрудников. Для изменения перейдите в "Справочники" -> "Статусы" -> "Типы сотрудников". Используя контекстное меню можно: "Переименовать", "Добавить", "Изменить цвет" статусов или изменить суммы ограничений статусов "Дополнительная информация".

Дополнительные параметры

Позволяют создать дополнительные условия работы конкретного сотрудника.

• "VIP" - параметр, позволяющий выделить сотрудника среди остальных (например: курьер всегда хорошо выглядит и пунктуален). Так же, используется для фильтрации. Для активации ставится галка.;
• "Водитель" - отмечая данный параметр, у пользователя появляется возможность ввести номер водительских прав и прикрепить автомобиль на вкладке "Дополнительно";
• "Бригадир" - параметр наделяет сотрудника дополнительными обязанностями (например: бригадир должен донести до курьеров изменения регламента работы). Курьеров можно прикреплять к конкретному бригадиру;
• "Свободное посещение" - позволяет сотруднику работать без графика (график будет создаваться автоматически по факту прихода сотрудника на работу), в противном случае, система не даст возможности приступить к работе, если у него на этот день отсутствует график работы.
• "Район" - поле, в которое можно ввести номер района курьера, где он работает "по умолчанию";
• Так же, к дополнительным параметрам относятся свободные поля "Примечание" и "Примечание-2". В этих полях можно указать информацию, относящуюся к конкретному сотруднику. Причем, "Примечание-2" может отображаться у определенных сотрудников, с дополнительными правами.

Управление данными сотрудников

Чтобы посмотреть информацию о допусках/присутствии/отсутствии сотрудников необходимо во вкладке "Сотрудники" воспользоваться контекстным меню (правая клавиша мыши) и выбрать "Посещаемость" или через основное меню “Функции –> Допуск курьеров к работе”.

Верхняя часть окна содержит фильтр:
Дата – выпадающий список фильтрации информации по допускам на определенную дату.
Менеджер – выпадающий список фильтрации курьеров по менеджеру.
Скрыть отсутствующих по причине – галка, которая скроет в таблице курьеров, для которых указана информация в поле “Причина отсутствия”. По умолчанию, табличная информация содержит список всех работающих в системе курьеров. Набор столбцов регулируется настройками пользователя.

Описание некоторых ключевых столбцов:

Район – цифровое значение района курьера, которое указано в карточке сотрудника в поле “Район:” (присвоенный район курьеру, изначально служил для обозначения района проживания или района работы).
Приход – регламентное время прихода из карточки графика сотрудника. Фон этого поля будет окрашен красным цветом, если поле "Факт. приход" не заполнено, либо больше времени "Приход".
Факт.приход – время фактического прихода сотрудника на работу, которое зафиксировала система или вручную проставил контролирующий сотрудник. Фон этого поля будет окрашен красным цветом, если поле не заполнено, либо больше времени "Приход".
Уход – регламентное время ухода из карточки графика сотрудника.
Факт.уход – время фактического ухода сотрудника, которое зафиксировала система или вручную проставил менеджер.
Бонус/Штраф – значение премии/штрафа данному курьеру за конкретный рабочий день. Ввод осуществляется в полях “Штраф:” или “Премия:” в окне “График работы сотрудника”.
Причина отсутствия – значение причины отсутствия курьера на рабочем месте. Ввод осуществляется через контекстное меню “Отпустить”.
+/- – показатель работы курьера. Ввод осуществляется в блоке “Работал:” для полей “Плохо”, “Нормально”, “Хорошо” в окне “График работы сотрудника”. Значение “Плохо” – принимает знак “минус”, значение “Хорошо” – принимает знак “плюс”, значение “Нормально” – не имеет никакой отметки в поле.
Допущен к работе – галка проставляется через контекстное меню (правая клавиша мыши) “Изменить статус “Допущен к работе”.
Статусная строка в нижней части интерфейсного окна “Посещаемость” отображает общее число курьеров.

Контекстное меню (правая клавиша мыши) окна “Посещаемость” содержит пункты:

Показать карточку графика – карта графика сотрудника за конкретный день.
Отпустить – выпадающий список значений причин отсутствия курьера на рабочем месте. Этот список возможно изменить или расширить через статусы “31 Причины отсутствия на работе” через основное меню “Справочники –> Статусы”. Каждому статусу можно присвоить цветовой маркер.
Показать карточку курьера – открывает карточку сотрудника.
Показать график курьера – открывает график курьера из карточки сотрудника.
Проставить факт. время – ручное проставление времени фактического прихода и ухода для курьера (проставляется одновременно значениями, указанными в полях “Время прихода” и “Время ухода”).
Изменить статус “Допущен к работе” – ручной допуск курьера к работе. Для курьера в столбце “Допущен к работе” – проставляется галка. Повторное действие этого пункта меню – отменяет предыдущее.

Отображения сотрудников

Во вкладке "Сотрудники", в виде таблицы, представлены основные данные работников организации. Чтобы структурировать отображение сотрудников можно воспользоваться фильтрами, находящимися справа.

Фильтры:

• "Все" - позволяет отобразить всех сотрудников, так или иначе относящихся к организации;
• "Курьеры" - отображает курьеров по выбранному параметру из предложенных вариантов:

1. "Все" - параметр покажет всех курьеров в таблице.
2. "Vip" - показывает только курьеров с проставленной галкой "Vip".
3. "Не Vip" - показывает курьеров без галки "Vip".
4. Выпадающий список менеджеров - выбор менеджера из списка позволит отобразить курьеров, относящихся к нему.

• "Агенты" - в выпадающем списке можно выбрать конкретного специалиста по продажам, тогда отобразятся курьеры, которые были привлечены им или "Все". При выборе "Все", в таблице отобразятся все сотрудники, занимающиеся продажами.
• "Менеджеры" - отображает всех сотрудников, руководящих курьерами.
• Отображение сотрудников по дате увольнения:

1. Все (кроме архива) - в таблице будут представлены все работники, за исключением архивных данных.
2. Работающие - сотрудники, у которых не проставлена дата увольнения.
3. Увольняющиеся - сотрудники, у которых проставлена дата увольнения.
4. Уволенные - сотрудники, уволенные относительно недавно.
5. Архив - уволенные сотрудники за выбранный год. В архив попадают сотрудник, уволенные свыше 5 месяцев назад.

• По графику на дату - выбор даты позволит отобразить сотрудников по следующим параметрам:

1. Все - все сотрудники, без исключений;
2. Работающие - сотрудники, которые работают в выбранную дату по графику;
3. Отсутствующие - сотрудники, у которых не отмечено время прихода.

• Выбор филиала - отображает сотрудников, относящихся к тому или иному отделению организации
• Поле поиска по ФИО - позволяет найти конкретного сотрудника по Фамилии Имени и Отчеству.