How to add a client

To add a client, click the Clients tab in the top menu of the program. In the window that opens, be sure to fill out the Main, Company Info and Finance tabs. Setting up the other tabs is optional and depends on the work processes in your company. This article describes the basic parameters that need to be filled out. For a detailed description of all form fields, see "Clients and Partners".

Fill in the main information

1. Go to the Main tab.
2. Specify an arbitrary short name of the Company. It should be clear to your colleagues. We do not recommend that you indicate the full name with the form of a legal entity: for example, individual entrepreneur or LLC. This is for the Company Info tab.
3. Specify Contact in client's company. This person is responsible for interacting with the courier service company.
4. Specify actual company Address. The system will automatically detect the subway station at the specified address. For more information about working with subway stations, see the MetroMetro section.
5. Enter the Phone number of the contact person or organization.
6. Enter the Email of the contact person or organization.
7. Specify the name of the Folder for sorting client documents. The name can be used to label payrolls and invoices. On the printed form, the folder is displayed in the Order No. field. It is also possible to search for client documents by this marking.
8. Select client's internal Status.
9. Specify Opening hours и Lunchtime.
10. Select the method of obtaining a Pass for a courier to enter the client's territory.
11. In the Works with Branch field select the service branch of this customer.
12. If required, specify additional service information in the Note и Note 2. This information is available only to users of the MeaSoft system.

Main tab

Fill in company information

Invoices and funds transfer certificates are created using Company Info. Completion of the fields depends on how you work with customers:

• if payment is received in cash before delivery is completed, it is not necessary to indicate the company info;
• if you work with a client under an agreement and non-cash payment, be sure to specify all the details;
• if payment is received in cash for a certain period of time, be sure to indicate the Contract No. The rest of the fields are optional.

On the Company Info tab, fill in the main fields:

1. Specify Contract No.. If the number is not specified, the system will enable the Cash payment option in the order card.
2. Specify the Contract Date - the day the contract was signed.
3. Specify Contract Expiry Date.
4. Specify Full Name of the client's company in accordance with the certificate of incorporation. The system uses this name to generate accompanying documents.
5. Specify Person Responsible in the company of the client with whom the contract is concluded.
6. Specify Responsible person position.
7. In the Acting on the basis of field specify the wording of the basis in accordance with the certificate of registration of the client's company.
8. Specify the bank details of the client's legal entity.
9. Specify Legal Address of the client in accordance with the certificate of registration of the company.
10. Specify Consignee Address for returning shipments to the customer. It may not match the legal address.
11. In the Company field select the legal entity to work with this client.

Complete the Invoicing block:

1. Select the Print form type for client's invoice.
2. Specify Email to send certificates, certificate breakdown, and invoices.
3. Specify Contact Person who will be receiving financial documents.
4. Specify Phone number of the employee or a department that will be receiving financial documents.
5. In the Invoice address specify cleint's address to send original documents.
6. Enable the Attach breakdown create the breakdown as an Excel invoice. The information will be on a separate sheet.

Company Info tab

Заполните вкладку финансы

Заполните основные параметры:

1. Перейдите на вкладку Финансы.
2. Выберите по какому Тарифу считается стоимость услуг для этого клиента.
3. Включите опцию Минимальная сумма счета если надо установить минимально возможную сумму в счете для этого клиента. Если сумма счета клиента меньше, чем указанная, то система выставит счет на указанную сумму.
4. Если требуется, то включите для клиента Скидку. Укажите месяц и год действия, а также размер скидки.
5. Включите опцию Предоплата если клиент оплачивает услуги до их выполнения. При таком подходе клиент вносит средства на баланс и система списывает их за оказанные услуги.
6. Укажите Количество дней для оплаты счета. Если за этот срок клиент не оплатил счет, то он считается должником. При создании заказа от таких клиентов система предупреждает о наличии неоплаченных счетов. Если администратор системы включил блокировку таких клиентов, то для них невозможно создать срочный заказ.
7. Выберите Валюту расчетов с клиентом.
8. Укажите какое Количество счетов в месяц курьерская служба должна высылать клиенту в счет оказания услуг.

При работе с Интернет-магазинами настройте дополнительные параметры:

1. Включите опцию Немедленный возврат денежных средств, чтобы максимально ускорить возврат денег клиентам. Как это работает:
   • опция включена — в акты передачи денег (АПД) попадают доставленные отправления из корреспонденции со статусом "Доставлено" в выдаче или "Доставлено" со слов курьера. Система автоматически корректирует суммы актов за предыдущий период;
   • опция отключена — в АПД попадают отправления только с указанной датой вручения.
2. Включите опцию Исключить стоимость курьерских услуг из акта передачи денег если требуется удерживать стоимость курьерских услуг из суммы передаваемых денег. Если опция отключена, то в АПД попадает стоимость отправлений и услуг курьерской службы. Клиент получает отдельный счет на оплату услуг курьерской службы.
3. Включите опцию Спрашивать тип оплаты у получателя, чтобы разрешить курьерам изменять тип оплаты через мобильное приложение.
4. Если требуется, то Включайте в АПД неоплаченные междугородние отправления. Как это работает:
   • опция включена — в АПД попадают отправления с указанной датой и временем вручения. И с ответственным филиалом, который отличается от текущего. Текущим система считает филиал, указанный в карточке клиента;
   • опция отключена — в АПД попадают только доставленные отправления с отметкой "Оплачено".
5. Выберите Тип оплаты АПД по умолчанию. Тип оплаты можно изменить в АПД после создания.

Вкладка Финансы

Предыдущий шаг

Следующий шаг