Сотрудники

Назначение

Вкладка "Сотрудники"

Управление данными персонала организации.

Виды сотрудников

В программе предусмотрено деление сотрудников по виду деятельности:

• Курьер - сотрудник компании, занимающийся доставкой корреспонденции;
• Агент - специалист по продажам;
• Менеджер - сотрудник, руководящий курьерами;
• Офис - административный персонал организации, к примеру: операторы call-центра и т.д..

Вид деятельности выбирается во время создания карточки сотрудника из выпадающего списка над параметром "Vip".

Создание сотрудника

Для создания карточки сотрудника воспользуйтесь контекстным меню и выберите пункт "Создать". Откроется окно "Информация о сотруднике", в котором требуется заполнить вкладки "Основное" и "Дополнительно". Минимальное количество данных, требующихся для создания сотрудника - ФИО и Станция метро. Как только фамилия, имя и отчество и станция метро будут указаны, можно нажать "Ок" и сотрудник будет создан. После заполнения и сохранения информации, появится доступ к вкладкам "График" и "Клиенты".

Основные данные

Карточка сотрудника

Внешний вид карточки сотрудника может изменяться в зависимости от настройки прав пользователя.

Рассмотрим данные, во вкладке "Основное".

1. ФИО сотрудника - фамилия, имя и отчество создаваемого сотрудника;
2. Код - цифровое значение, присваивающееся в программе сотруднику автоматически.

• Данные для связи с сотрудником:

1. Телефон домашний - можно позвонить из программы. При клике на кнопку "трубки" будет предложено выбрать программу для звонков.
2. Телефон мобильный - позволяет позвонить и отправить СМС. При выборе "Написать SMS" откроется окно с полем ввода текстового сообщения. Если у сотрудника указано несколько номеров мобильного телефона, то можно выбрать на какой номер отправить сообщение.
3. Телефон контактный - приоритетный для связи телефонный номер, так же, можно набрать из программы.
4. E-Mail - адрес электронной почты сотрудника. Можно отправить электронное письмо, для этого нажмите на "@" и выберите программу для отправки электронной корреспонденции.

• Фото сотрудника:

1. Добавление фото с помощью камеры, подключенной к компьютеру. Для этого наведите курсор на область расположения фото и кликните левой клавишей мыши. В открывшемся окне будет представлена область охвата камеры. В нижней части окна присутствуют следующие кнопки: "Ок" - чтобы сделать снимок; "Отмена" - отменить действия; "Настройки" - дополнительные параметры камеры, зависят от производителя; "Захват" - функция, позволяющая сфокусировать камеру на объекте перед ней.
2. Добавление фото вручную. Если у Вас есть фотография сотрудника на компьютере, то можно использовать ее. Необходимо вызвать контекстное меню на области фотографии и выбрать пункт "Загрузить", далее выберите файл с фотографией сотрудника на компьютере. Так же, можно "Удалить", "Сохранить" и "Распечатать" фотографию при помощи контекстного меню. При выборе пункта "Печать" появится новое окно, в котором необходимо указать размер изображения по горизонтали и вертикали, в сантиметрах. Далее следует стандартная процедура настройки печати принтера.

• Адреса сотрудника:

1. Рег. адрес - адрес регистрации сотрудника.
2. Факт. адрес - фактический адрес проживания.
3. Станция метро - ближайшая, к месту фактического проживания, станция метро.

• Данные из документов:

1. Паспортные данные - серия и номер, кем выдан, дата, код подразделения.
2. ИНН - идентификационный номер налогоплательщика. ?.
3. Дата рождения - указывается в соответствии с паспортными данными.
4. Принят на работу - фактическая дата приема на работу.
5. Уволен - дата планируемого увольнения. При создании сотрудника поле остается пустым.

• Взаимосвязи сотрудника:

1. Менеджер - выпадающий список, логист, регулирующий работу курьера.
2. Бригадир - выпадающий список из сотрудников, у кого стоит галка "Бригадир". Выбирая "Бригадира", происходит закрепление курьера за бригадиром.
3. Приведен - выпадающий список, работник, который рекомендовал сотруднику устроится в организацию.
4. Выпадающий список Вид сотрудника.
5. Ограничение на выдаваемую корреспонденцию - статусы сотрудников.

Условия работы конкретного сотрудника:

• "VIP" - параметр, позволяющий выделить сотрудника среди остальных. Сотрудники, помеченные как "Vip" будут приоритетными при выборе курьера на доставку из вкладки "Срочные". Так же, используется для фильтрации. Для активации ставится галка;
• "Водитель" - если у курьера есть рабочий автомобиль, то отмечая данный параметр, у пользователя появляется возможность ввести номер водительских прав и прикрепить автомобиль на вкладке "Дополнительно". Для пешего курьера данный параметр не отмечается;
• "Бригадир" - параметр наделяет сотрудника дополнительными обязанностями (например: бригадир должен донести до курьеров изменения регламента работы). Курьеров можно прикреплять к конкретному бригадиру из списка;
• "Свободное посещение" - позволяет сотруднику работать без графика (график будет создаваться автоматически по факту прихода сотрудника на работу), в противном случае, программа не даст возможности приступить к работе, если у него на этот день отсутствует график работы.
• "Район" - поле, в которое можно ввести номер или название района, в котором работает сотрудник "по умолчанию";
• Так же, к дополнительным параметрам относятся свободные поля "Примечание" и "Примечание-2". В этих полях можно указать информацию, относящуюся к конкретному сотруднику. Причем, "Примечание-2" может отображаться у определенных сотрудников, с дополнительными правами.

Кнопки внизу окна.

Дополнительно

Дополнительная информация о сотруднике. На вкладке находятся следующие данные:

• Информация о сотруднике с авто. Поля становятся активными, когда стоит галка "Водитель".

1. № Вод. прав - номер водительского удостоверения.
2. Автомобиль - чтобы внести информацию о транспортном средстве воспользуйтесь кнопкой рядом со списком. В открывшемся окне назовите транспортное средства, выберите марку или добавьте новую марку (рядом с полем марка находится кнопка, позволяющая добавлять новое авто), укажите гос. номер и ID трекера (используется для трекинга сотрудников).

• Ограничения для сотрудника.

1. Не выдавать зарплату - ограничение применяется, если требуется вызвать сотрудника для не срочного разговора.
2. Не выдавать заказы - ограничение применяется, если требуется вызвать сотрудника для срочного разговора.

• Данные о заработной плате.

1. Оклад - это размер денежной выплаты (оклад, должностной оклад) в составе заработной платы, который выплачивается работнику за выполнение нормы труда.
2. +сдельная - это форма оплаты труда наёмного работника, при которой заработок зависит от выполненного объёма работ с учётом их качества, сложности и условий труда. Можно настроить начисление сдельной оплаты труда, для этого нажмите кнопку рядом с полем. Подробнее о начислении Зарплаты.

• Организационная информация.

1. Фирма - название организации, к которой относится сотрудник.
2. Филиал - структурное подразделение организации, где работает сотрудник.
3. Дата окончания договора - дата, когда трудовой договор между организацией и сотрудником подойдет к концу. Программа будет извещать пользователя, когда будет приближаться дата окончания договора.

• Номер счета. Если сотрудник будет получать зарплату по реквизитам банковского счета, то необходимо указать номер счета. В дальнейшем, при создании отчета, можно будет отследить средства.
• Зарегистрировать телефон - кнопка позволяет связать приложение "MeaSoft" на телефоне сотрудника с базой данных программы. При нажатии кнопки открывается окно с QR-кодом. Необходимо сканировать QR-код через приложение на Android или приложение на IOS.

График

Вкладка "График работы"

Графиком работы называется продолжительность периода, определяющая календарное время, в течение которого работником должна быть отработана норма рабочих часов. В программе предусмотрено несколько вариантов работы для сотрудников организации:

1. Стандартный график, с временем прихода и ухода;
2. Свободное посещение. Приход и уход сотрудника фиксируется по факту. Для активации свободного посещения необходимо поставить галку "Свободное посещение" на вкладке "Основное" в карточке сотрудника.

Для доступа и редактирования необходимо наличие прав.
Изначально, на вкладке "График" нет информации. Чтобы задать график работы необходимо через контекстное меню выбрать пункт "Продлить график" и выбрать дату, до которой, включительно, будет создано расписание. По умолчанию, рабочий день начинается с 9:00 и заканчивается в 18:00, а рабочая неделя с понедельника по пятницу. Красным цветом выделяется воскресенье. Чтобы изменить время начала и конца работы, необходимо открыть график работы на дату, для этого кликните 2 раза на нужной дате или воспользуйтесь контекстным меню, пунктом "Открыть". Если требуется задать рабочее время, к примеру: с 8:00 до 17:00, то нужно зайти в карточку графика работы сотрудника и изменить время прихода на 8:00, а время ухода на 17:00. Если требуется сделать всю рабочую неделю сотрудника с 8:00 до 17:00, то необходимо, вручную, задать время прихода и ухода с понедельника по пятницу, затем выделить всю неделю, вместе с выходными и в контекстном меню выбрать пункт "Продлить выделение". Появится новое окно, в котором нажмите "Ок". График будет сформирован до даты, указанной в пункте контекстного меню "Продлить график".

Обратите внимание, если у сотрудника не будет создано графика работы и стоять галки "Свободное посещение", то программа не позволит выдать ему корреспонденцию.

Через контекстное меню, так же доступны следующие действия:

1. Отпустить - выбор причины отсутствия сотрудника из предложенных вариантов: отпуск, больничный, отгул, прогул или <нет>(не отпускать).
2. Выходной всем - при выборе пункта откроется новое окно с выбором причины и комментарием. Выходной предоставляется всем сотрудникам.
3. Удалить вперед - происходит удаление графика на все последующие даты, следующие за выбранной.

Рассмотрим "График работы сотрудника" на конкретный день:

• Время прихода – время прихода сотрудника по графику.
• Пришел – фактическое время прихода, отмечается контролирующим сотрудником или при запуске программы.
• Время ухода – время ухода сотрудника по графику.
• Ушел – фактическое время ухода, отмечается контролирующим сотрудником или при запуске программы.
• Район – район города, предполагаемый менеджером, на котором курьер должен в этот день работать.
• Бонус/штраф – премия/вычет данному сотруднику за конкретный рабочий день.
• Примечания – комментарии пользователя по поводу причины премирования/депремирования сотрудника в этот день.
• Панель «Работал» позволяет менеджеру проставить свою субъективную оценку работы курьера в этот день, и прокомментировать ее.

Контроль допуска и посещаемость

Посещаемость

Контроль допуска для курьеров осуществляется специальным сотрудником организации. По итогу проверки сотрудник принимает решение о допуске или запрете к работе. Для того чтобы выставить допуск к работе необходимо зайти в "Функции" -> "Допуск курьеров к работе", далее выбрать сотрудника, вызвать контекстное меню и выбрать пункт "Изменить статус "Допущен к работе"". Чтобы отменить допуск, воспользуйтесь тем же пунктом контекстного меню. Далее программа, в автоматическом режиме, контролирует значение допуска при выдаче курьеру корреспонденции на доставку. У курьера проверяется график работы. Если в графике указано, что курьер не допущен к работе на текущую дату - появится ошибка. Активировать

Переменная  находится в “Справочники" –> "Переменные" –> "Выдача" –> "Проверять курьеров на допуск к работе”.

Чтобы посмотреть информацию о допуске/присутствии/отсутствии сотрудников необходимо во вкладке "Сотрудники" воспользоваться контекстным меню и выбрать "Посещаемость" или через основное меню “Функции" –> "Допуск курьеров к работе”.

Верхняя часть окна содержит фильтр:

• Дата – выпадающий список фильтрации информации по допускам на определенную дату.
  
• Менеджер – выпадающий список фильтрации курьеров по менеджеру.
  
• Скрыть отсутствующих по причине – галка, которая скроет в таблице курьеров, для которых указана информация в поле “Причина отсутствия”. По умолчанию, табличная информация содержит список всех работающих в системе курьеров. Набор столбцов регулируется настройками пользователя.
  

В таблице подсвечиваются красным строки, если время фактического прихода не проставлено или позже "Приход".

Клиенты

На вкладке "Клиенты" у сотрудника отображаются клиенты, которых он курирует (агенты) или привел (у всех остальных сотрудников). При двойном клике на строке с клиентом откроется карточка данного клиента.

Увольнение сотрудника

В ситуации, когда известна точная дата увольнения сотрудника, можно внести данные в программу. Как только дата увольнения наступит, сотруднику нельзя будет назначить корреспонденцию и он будет отображаться как уволенный. Для того чтобы внести данные, откройте карточку сотрудника и в поле "Уволен" внесите дату.

Удаление сотрудника

В программе нельзя удалять сотрудников и на это есть ряд причин. Если сотрудник был создан по ошибке, то в этом нет ничего страшного, т.к. есть возможность редактировать "Карточку сотрудника", например: при найме нового сотрудника можно изменить данные. В ситуации, когда сотрудник осуществил несколько доставок, а потом уволился, в программе храниться информация по осуществленным им доставкам. Так же, эта информация может входить в различные отчеты.

Настройки

Права пользователей

Настройка прав доступа для сотрудников организации, позволяет регулировать просмотр/добавление/изменение/удаление информации. Чтобы изменить права доступа выберите "Настройка" -> "Пользователи" -> "Сотрудники". Рекомендуем создать группы пользователей для управления правами доступа, например создать группу "Менеджеры" для контроля доступа всех логистов организации. Чтобы создать группу, вызовите контекстное меню в окне "Группа" и выберите "Создать", далее необходимо назвать группу и нажать "Ок". После, в окне ниже можно добавлять сотрудников в созданную группу, так же, через контекстное меню "Создать". Откроется новое окно с вкладками "Основное" и "Настройки".

• В "Основное" указывается имя пользователя, аккаунт заблокирован (если нужно запретить доступ пользователя к программе), группа, в которую добавляется сотрудник, если добавляется сотрудник, который уже есть в базе данных программы, то можно начать писать его ФИО, чтобы программа смогла его найти.
• Во вкладке "Настройки" присутствуют поля: E-mail, Внутренний телефон (данные для связи); язык приложения (английская локализация коснулась ограниченного количества функций программы, например вкладки "Манифесты"), филиал, дополнительные параметры: показывать окно поступивших заказов (данный пункт активирует у сотрудника всплывающее окно, с информацией о поступившем заказе от любого клиента организации, с возможностью открыть заказ), только от своих клиентов (становится доступным при активации предыдущего параметра; отображаются заказы, от клиентов, за которыми закреплен сотрудник, с возможностью открыть заказ), ответственный за кадры, ответственный за склад.
  

Существует следующие права доступа для сотрудников:

1. К курьерам .
2. К менеджерам.
3. К агенстам.
4. К графикам работы.
5. К бонусам и штрафам.
6. К дополнительной информации.

Статусы сотрудников

Настройка позволяет выставить ограничения на выдаваемую корреспонденцию сотруднику. Таким образом можно выставить лимиты денежных средств, идущих в счет оплаты доставки корреспонденции.
В программе, по умолчанию, для всех выставлен статус "Обычный" - у сотрудника нет ограничений на получение корреспонденции.

Есть возможность изменять, добавлять или убирать статусы сотрудников. Для изменения перейдите в "Справочники" -> "Статусы" -> "Типы сотрудников". Используя контекстное меню можно: "Переименовать", "Добавить", "Изменить цвет" статусов или изменить суммы ограничений статусов "Дополнительная информация".
Во вкладке "Сотрудники" будут подсвечиваться работники с выбранными цветами статуса.

Фильтры сотрудников

Фильтры отображения сотрудников

Во вкладке "Сотрудники", в виде таблицы, представлены основные данные работников организации. Чтобы структурировать отображение сотрудников можно воспользоваться фильтрами, находящимися справа.

Фильтры:

• "Все" - позволяет отобразить всех сотрудников, так или иначе относящихся к организации;
• "Курьеры" - отображает курьеров по выбранному параметру из предложенных вариантов:

1. "Все" - параметр покажет всех курьеров в таблице.
2. "Vip" - показывает только курьеров с проставленной галкой "Vip".
3. "Не Vip" - показывает курьеров без галки "Vip".
4. Выпадающий список менеджеров - выбор менеджера из списка позволит отобразить курьеров, относящихся к нему.

• "Агенты" - в выпадающем списке можно выбрать конкретного специалиста по продажам, тогда отобразятся агенты, которые были привлечены им. При выборе "Все", в таблице отобразятся все сотрудники, занимающиеся продажами.
• "Менеджеры" - отображает всех логистов, руководящих курьерами.
• Отображение сотрудников по дате увольнения:

1. Все (кроме архива) - в таблице будут представлены все работники, за исключением архивных данных.
2. Работающие - сотрудники, у которых не проставлена дата увольнения.
3. Увольняющиеся - сотрудники, у которых проставлена дата увольнения.
4. Уволенные - сотрудники, уволенные относительно недавно.
5. Архив - уволенные сотрудники за выбранный год. В архив попадают сотрудник, уволенные свыше 5 месяцев назад.

• По графику на дату - выбор даты позволит отобразить сотрудников по следующим параметрам:

1. Все - все сотрудники, без исключений;
2. Работающие - сотрудники, которые работают в выбранную дату по графику;
3. Отсутствующие - сотрудники, у которых не отмечено время прихода.

• Выбор филиала - отображает сотрудников, относящихся к тому или иному отделению организации
• Поле поиска по ФИО - позволяет найти конкретного сотрудника по Фамилии Имени и Отчеству.

Кнопка "Выдача корреспонденции" переводит во вкладку программы Выдача.

Отчеты

В программе можно сформировать отчет по сотрудникам, в формате Excel документа, для этого необходимо в контекстном меню выбрать пункт "Отчет по раб. курьеры". Откроется новое окно, в котором можно выбрать тип отчета и период, за который необходимо сформировать отчет.
Типы отчета:

1. Статистика и адреса/телефоны.
2. Количество доставок по дням.
3. Учет рабочего времени.
4. Уникальных доставок по дням.
5. Эффективность работы в разрезе срочности.
6. Эффективность работы в разрезе срочности и районов.
7. Производительность операторов.
8. Адреса/телефоны агентов, менеджеров, офисных сотрудников.