Сотрудники

Назначение

Вкладка предназначена для управления данными персонала организации.

В правой части окна располагается фильтр списка сотрудников, а также кнопка Выдача корреспонденции, с помощью которой можно переместиться на вкладку Выдача и начать выдачу курьеру, выделенному в списке сотрудников.

Виды сотрудников

В программе предусмотрено деление сотрудников по виду деятельности:

• курьер — сотрудник компании, занимающийся доставкой корреспонденции;
• агент — специалист по продажам;
• менеджер — сотрудник, руководящий курьерами;
• офис — административный персонал организации, например операторы call-центра.

Вид деятельности указывается в карточке сотрудника.

Создание сотрудника

Чтобы создать карточку сотрудника:

1. На вкладке Сотрудники нажмите F3 или выберите пункт контекстного меню Создать. Откроется окно «Информация о сотруднике».
   
2. Заполните вкладки карточки и нажмите ОК. После сохранения информации появится доступ к вкладкам График и Клиенты.

Карточка сотрудника

Внешний вид карточки сотрудника может изменяться в зависимости от настройки прав пользователя.

Карточка содержит следующие вкладки:

• Основное
• Реквизиты
• График
• Клиенты
• Дополнительно
• Пользовательская

Основное

Вкладка содержит основные данные сотрудника. Ниже рассмотрены только поля с особенностями функционирования.

Код. Цифровое значение, присваивается автоматически.

Телефон домашний. По нажатии на кнопку можно позвонить из программы.

Телефон мобильный. По нажатии на кнопку можно позвонить из программы или по кнопке отправить СМС.

Телефон контактный. Укажите приоритетный телефонный номер. По нажатии на кнопку можно позвонить из программы.

E-Mail. Адрес электронной почты сотрудника. По нажатии на кнопку можно отправить электронное письмо.

Фото. Можно добавить фото сотрудника:

• с помощью веб-камеры. Щелкните левой кнопкой мыши на области фото. Чтобы сфотографировать сотрудника, нажмите Захват. Если фото получилось, нажмите ОК, если нет, снова нажмите Захват.
• с компьютера. Чтобы загрузить фотографию сотрудника, вызовите контекстное меню на области фотографии, выберите пункт Загрузить и выберите файл на компьютере.

С помощью контекстного меню также можно удалить, сохранить и распечатать фотографию.

Станция метро. Ближайшая к месту фактического проживания станция метро.

Паспортные данные. Cерия и номер, кем выдан, дата, код подразделения. По кнопке можно заполнить это поле данными с вкладки Реквизиты.

ИНН. Уникальность ИНН контролируется внутри системы. Поле может применяться для пользовательских синхронизаций сотрудников, например с 1С. Может по-разному называться в разных странах.

Менеджер. Выберите из выпадающего списка логиста, регулирующего работу курьера.

Бригадир. Выпадающий список, включающий сотрудников, отмеченных флажком Бригадир. При выборе бригадира курьер закрепляется за ним.

Приведен. Выберите из выпадающего списка работника, который рекомендовал сотруднику устроиться в организацию.

Выпадающий список Вид сотрудника.

Ограничение на выдаваемую корреспонденцию. См раздел «Статусы сотрудников».

VIP. Если флажок установлен, сотрудник становится приоритетными при выборе курьера на доставку из вкладки Срочные. Также флажок используется для фильтрации списка сотрудников.

Бригадир. Если флажок установлен, сотрудник выполняет дополнительные обязанности, например донести до курьеров изменения регламента работы. Курьеров можно прикреплять к конкретному бригадиру из списка.

Водитель. Если флажок установлен, сотрудник считается автокурьером. Введите номер водительских прав и прикрепите автомобиль на вкладке Дополнительно. Указание автомобиля позволит корректно считать загрузку курьера.
Если флажок не установлен, курьер считается пешим. Чтобы ограничить загрузку пешего курьера, укажите максимальный вес выдаваемых ему заказов в переменной Максимальная масса для курьера

Справочники > Переменные > Сотрудники > Максимальная масса для курьера

.

Свободное посещение. Если флажок установлен, сотрудник может работать без графика, график создается автоматически по факту прихода сотрудника на работу. Если флажок не установлен, сотрудник не сможет приступить к работе без графика на этот день.

Район. Введите номер или название района, в котором работает сотрудник.

Примечание и Примечание-2. Свободные поля, в которых можно указать информацию, относящуюся к конкретному сотруднику. Примечание-2 может отображаться у сотрудников с дополнительными правами.

См. также

Кнопки в программе

Реквизиты

Вкладка предназначена для хранения персональных данных и банковских реквизитов сотрудника.

График

Вкладка "График работы"

Графиком работы называется продолжительность периода, определяющая календарное время, в течение которого работником должна быть отработана норма рабочих часов. В программе предусмотрено несколько вариантов работы для сотрудников организации:

1. По стандартному графику, с временем прихода и ухода;
2. Свободное посещение. Приход и уход сотрудника фиксируется по факту.

Для доступа и редактирования необходимо наличие прав.
Изначально, на вкладке "График" нет информации. Чтобы задать график работы необходимо через контекстное меню выбрать пункт "Продлить график" и выбрать дату, до которой, включительно, будет создано расписание. По умолчанию, рабочий день начинается с 9:00 и заканчивается в 18:00, а рабочая неделя с понедельника по пятницу. Красным цветом выделяется воскресенье. Чтобы изменить время начала и конца работы, необходимо открыть график работы на дату, для этого кликните 2 раза на нужной дате или воспользуйтесь контекстным меню, пунктом "Открыть". Если требуется задать рабочее время, к примеру: с 8:00 до 17:00, то нужно зайти в карточку графика работы сотрудника и изменить время прихода на 8:00, а время ухода на 17:00. Если требуется сделать всю рабочую неделю сотрудника с 8:00 до 17:00, то необходимо, вручную, задать время прихода и ухода с понедельника по пятницу, затем выделить всю неделю, вместе с выходными, и в контекстном меню выбрать пункт "Продлить выделение". Появится новое окно, в котором нажмите "Ок". График будет сформирован до даты, указанной в пункте контекстного меню "Продлить график".

Обратите внимание, если у сотрудника не будет создано графика работы и не будет стоять галки "Свободное посещение", то программа не позволит выдать ему корреспонденцию.

Через контекстное меню, так же, доступны следующие действия:

1. Отпустить - выбор причины отсутствия сотрудника из предложенных вариантов: отпуск, больничный, отгул, прогул или <нет>(не отпускать).
2. Выходной всем - при выборе пункта откроется новое окно с выбором причины и комментарием. Выходной предоставляется всем сотрудникам.
3. Удалить вперед - происходит удаление графика на все последующие даты, следующие за выбранной.

Рассмотрим "График работы сотрудника" на конкретный день:

• Время прихода – время прихода сотрудника по графику.
• Пришел – фактическое время прихода, отмечается контролирующим сотрудником или при запуске программы.
• Время ухода – время ухода сотрудника по графику.
• Ушел – фактическое время ухода, отмечается контролирующим сотрудником или при запуске программы.
• Район – район города, предполагаемый менеджером, на котором курьер должен в этот день работать.
• Бонус/штраф – премия/вычет данному сотруднику за конкретный рабочий день.
• Примечания – комментарии пользователя по поводу причины премирования/депремирования сотрудника в этот день.
• Панель «Работал» позволяет менеджеру проставить свою субъективную оценку работы курьера в этот день, и прокомментировать ее.

Контроль допуска и посещаемость

Посещаемость

Контроль допуска курьеров осуществляется специальным сотрудником организации. По итогу проверки сотрудник принимает решение о допуске или запрете и выставляет значение в программе. Для того чтобы выставить допуск к работе необходимо во вкладке "Сотрудники" воспользоваться контекстным меню и выбрать "Посещаемость" или в основном меню программы "Функции" -> "Допуск курьеров к работе", далее выбрать сотрудника, вызвать контекстное меню и выбрать пункт "Изменить статус "Допущен к работе"". Чтобы отменить допуск, воспользуйтесь тем же пунктом контекстного меню. Далее программа, в автоматическом режиме, контролирует значение допуска при выдаче курьеру корреспонденции на доставку. У курьера проверяется график работы. Если в графике указано, что курьер не допущен к работе на текущую дату - появится ошибка.
Активировать контроль допуска

Переменная  находится в “Справочники" –> "Переменные" –> "Выдача" –> "Проверять курьеров на допуск к работе”.

Верхняя часть окна содержит фильтр:

• Дата – выпадающий список фильтрации информации по допускам на определенную дату.
  
• Менеджер – выпадающий список фильтрации курьеров по менеджеру.
  
• Скрыть отсутствующих по причине – галка, которая скроет в таблице курьеров, для которых указана информация в поле “Причина отсутствия”. По умолчанию, табличная информация содержит список всех работающих в системе курьеров. Набор столбцов регулируется настройками пользователя.
  

В таблице подсвечиваются красным строки, если время фактического прихода не проставлено или позже "Приход".

Клиенты

На вкладке "Клиенты" у сотрудника отображаются клиенты, которых он курирует (агенты) или привел (у всех остальных сотрудников). При двойном клике на строке с клиентом откроется карточка данного клиента.

Дополнительно

Дополнительная информация о сотруднике. На вкладке находятся следующие данные:

• Информация о сотруднике с авто. Поля становятся активными, когда стоит галка "Водитель":

1. № Вод. прав - номер водительского удостоверения;
2. Автомобиль - чтобы внести информацию о транспортном средстве воспользуйтесь кнопкой рядом со списком. В открывшемся окне назовите транспортное средства, выберите марку или добавьте новую марку (рядом с полем марка находится кнопка, позволяющая добавлять новое авто), укажите гос. номер и ID трекера (идентификационный номер трекера используется для трекинга сотрудников);

• Ограничения для сотрудника:

1. Не выдавать зарплату - ограничение применяется, если требуется вызвать сотрудника для не срочного разговора;
2. Не выдавать заказы - ограничение применяется, если требуется вызвать сотрудника для срочного разговора;

• Данные о заработной плате:

1. Оклад - это размер денежной выплаты (оклад, должностной оклад) в составе заработной платы, который выплачивается работнику за выполнение нормы труда;
2. +сдельная - это форма оплаты труда наёмного работника, при которой заработок зависит от выполненного объёма работ с учётом их качества, сложности и условий труда. Можно настроить начисление сдельной оплаты труда, для этого нажмите кнопку рядом с полем. Подробнее о начислении Зарплаты.

• Организационная информация;

1. Фирма - название организации, к которой относится сотрудник;
2. Филиал - структурное подразделение организации, где работает сотрудник;
3. Дата окончания договора - дата, когда трудовой договор между организацией и сотрудником подойдет к концу. Информацию можно получить через Отчет;

• Номер счета - реквизиты банковского счета;
• Зарегистрировать телефон - кнопка позволяет связать приложение на Android или приложение на IOS с базой данных программы.

Увольнение сотрудника

В ситуации, когда известна точная дата увольнения сотрудника, можно внести данные в программу. Как только дата увольнения наступит, сотруднику нельзя будет назначить корреспонденцию и он будет отображаться как уволенный. Для того чтобы внести данные, откройте карточку сотрудника и в поле "Уволен" внесите дату.

Удаление сотрудника

В программе нельзя удалять сотрудников и на это есть ряд причин. Если сотрудник был создан по ошибке, то есть возможность редактировать "Карточку сотрудника", например: при найме нового сотрудника можно изменить данные. В ситуации, когда сотрудник осуществил несколько доставок, а потом уволился, в программе хранится информация по осуществленным им доставкам. Так же эта информация может входить в различные отчеты.

Расчеты с курьерами

Чтобы посмотреть расчеты с конкретным сотрудником, выберите работника и воспользуйтесь пунктом контекстного меню "Расчеты с курьером". Откроется окно Зарплата.

Отчеты

В программе можно сформировать отчеты по сотрудникам.

Настройки

Права пользователей

Настройка прав доступа для сотрудников организации, позволяет регулировать просмотр/добавление/изменение/удаление информации. Чтобы изменить права доступа выберите "Настройка" -> "Пользователи" -> "Сотрудники". Рекомендуем создать группы пользователей для управления правами доступа, например создать группу "Менеджеры" для контроля доступа всех логистов организации. Чтобы создать группу, через контекстное меню в окне "Группа" выберите "Создать", далее необходимо назвать группу и нажать "Ок". После, в окне ниже можно добавлять сотрудников в созданную группу, так же, через контекстное меню "Создать". Откроется новое окно с вкладками "Основное" и "Настройки".

• В "Основное" указывается имя пользователя, аккаунт заблокирован (если нужно запретить доступ пользователя к программе), группа, в которую добавляется сотрудник, если добавляется сотрудник, который уже есть в базе данных программы, то можно начать писать его ФИО, чтобы программа смогла его найти.
• Во вкладке "Настройки" присутствуют поля: E-mail, Внутренний телефон (данные для связи); язык приложения (английская локализация реализована во вкладке "Манифесты"), филиал, дополнительные параметры: показывать окно поступивших заказов (данный пункт активирует у сотрудника всплывающее окно, с информацией о поступившем заказе от любого клиента организации, с возможностью открыть заказ), только от своих клиентов (становится доступным при активации предыдущего параметра; отображаются заказы, от клиентов, за которыми закреплен сотрудник, с возможностью открыть заказ), ответственный за кадры (если стоит галка, то у пользователя во вкладке "Задания" выводятся уведомления за 4 дня до дня рождения каждого сотрудника), ответственный за склад (если стоит галка, то у пользователя в "Задания" появляется уведомление о необходимости закупить товар, если его осталось мало).
  

Существует следующие права доступа для сотрудников:

1. К курьерам .
2. К менеджерам.
3. К агенстам.
4. К графикам работы.
5. К бонусам и штрафам.
6. К дополнительной информации.

Статусы сотрудников

Настройка позволяет выставить ограничения на выдаваемую корреспонденцию сотруднику. Таким образом можно выставить лимиты денежных средств, идущих в счет оплаты доставки корреспонденции.

По умолчанию в программе добавлены 3 статуса. Обратите внимание, что для первого статуса ограничений на выдаваемую корреспонденцию нет, третий статус запрещает выдачу денежных заданий, во втором статусе указан лимит, а если в статусе сотрудника в "Дополнительная информация" не указана сумма ограничения, то ему нельзя будет выдать денежное задание.

Есть возможность изменять, добавлять или убирать статусы сотрудников. Для изменения перейдите в "Справочники" -> "Статусы" -> "Типы сотрудников". Используя контекстное меню можно: "Переименовать", "Добавить", "Изменить цвет" статусов или изменить суммы ограничений статусов "Дополнительная информация".

Во вкладке "Сотрудники" будут подсвечиваться работники с выбранными цветами статуса.