Клиенты и партнеры — различия между версиями

Материал из Меасофт
Перейти к: навигация, поиск
(→‎Касса)
 
(не показано 317 промежуточных версий 9 участников)
Строка 1: Строка 1:
−
== Карточка "Клиенты" ==
+
= Назначение =
  
−
Вкладка '''“Клиенты”''' предназначена для создания списка клиентов курьерской службы в системе и содержит:
+
Вкладка '''Клиенты''' предназначена для хранения списка клиентов, учета новых и изменения данных существующих партнеров и контрагентов. Также вы можете формировать документы, выставлять счета, указывать платежи от клиента, создавать акты передачи денег, корреспонденции и акты сверки, формировать акты передачи средств клиенту.
−
- список фирм, для которых курьерская служба оказывает услуги;
 
−
- список фирм, которые являются собственными юридическими лицами компании курьерской службы и от которых эта Курьерская Служба будет в дальнейшем взаимодействовать со своими клиентами и собственным персоналом. Создание и настройка фирмы КС находится в “Справочники-Фирмы” (ссылка);
 
−
- список филиалов курьерской службы (контрагентов).
 
  
 +
= Список клиентов =
  
−
[[Файл:1_client.png|800px|center]]
+
Чтобы просмотреть список клиентов, перейдите на вкладку '''Клиенты'''.[[Файл:1_client.png|none]]
  
−
== Вкладка "Основное" ==
+
В таблице клиентов хранятся:
 +
* клиенты, которым курьерская служба оказывает услуги;
 +
* собственные юридические лица, которые представляют из себя подразделения курьерской службы. Подробнее о создании и настройке написано в разделе «[[Фирмы]]»;
 +
* филиалы курьерской службы. Создание и настройка филиалов описаны в разделе «[[Филиалы]]»;
 +
* прочие <rspoiler text="контрагенты">Это могут быть [[перевозчики]], арендодатели и прочие организации, с которыми у курьерской службы могут быть взаимодействия.</rspoiler> курьерской службы.
  
−
Для создания новой карточки клиента служит клавиша “F3”, для открытия существующей клавиша “Enter”, либо двойной клик мыши по записи. Пример карточки клиента с информацией на вкладке “Основное”  отображен ниже:
+
В правой части окна располагается фильтр, с помощью которого можно отсортировать список клиентов.
  
 +
= Карточка клиента =
  
−
[[Файл:2_client.png|600px|center]]
+
Наличие карточки клиента является одним из основных критериев работы программы, поскольку данные из нее используются практически для всех бизнес-процессов. Если у курьерской службы есть список клиентов в табличном формате (Excel, CSV), мы можем помочь загрузить данные в программу. Если данные о клиентах хранятся иначе, то создавать клиентов в программе придется сотрудникам курьерской службы вручную.
  
 +
Каждая вкладка карточки предназначена для настройки бизнес-процессов между курьерской службой и клиентом. У пользователя всегда есть доступ к вкладкам карточки клиента, что позволяет изменять настройки.
  
−
Поля “Компания”, “Контактное лицо”, “Адрес”, “Телефон” – обязательны для заполнения, также, необходимо, чтобы по введенному адресу определилось значение в поле “Станция Метро”, без этого программа не даст сохранить карточку клиента. Поле “Компания” является кратким “рабочим” названием фирмы клиента и не должно содержать в себе названий, на подобие “ИП” или “ООО” и т.д., так как полное название фирмы находится на соседней вкладке “Реквизиты” в поле “Полное название”.
+
Список вкладок:
−
Поле “E-mail” содержит почтовый адрес организации клиента.  Все поля, содержащиеся  в карточке клиента желательно заполнить для упрощения и дальнейшей автоматизации работы.
+
* [[Клиенты и партнеры#Основное|Основное]]
−
В поле “Менеджер” указывается ФИО агента, приведший данного клиента, либо сотрудника, курирующего данного клиента. Поле “% Менеджера” – процент менеджера рассчитывается от оборота клиента (оплаченных счетов). Если необходимо добавить “% Менеджера” нескольким сотрудникам или установить его действие на определенную дату – выбирается кнопка с изображением нижней стрелки (рисунок ниже):
+
* [[Клиенты и партнеры#Реквизиты|Реквизиты]]
 +
* [[Клиенты и партнеры#Финансы|Финансы]]
 +
* [[Клиенты и партнеры#Прочее|Прочее]]
 +
* [[Клиенты и партнеры#Кассы|Кассы]]
 +
* [[Клиенты и партнеры#Уведомления|Уведомления]]
 +
* [[Клиенты и партнеры#Отделы|Отделы]]
 +
* [[Клиенты и партнеры#Пользовательская|Пользовательская]]
  
−
+
== Основное ==
−
[[Файл:3_client.png|400px|center]]
+
Вкладка предназначена для хранения основной информации о клиенте.
 +
[[Файл:2_client.png|600px|none]]
 +
'''Компания'''. Краткое, понятное сотрудникам курьерской службы название фирмы клиента. Не рекомендуется использовать обозначения формы собственности юридического лица — «ИП» или «ООО», поскольку это усложняет процесс автозаполнения поля '''Компания''' в карточке заказа. Полное наименование компании указывается на вкладке '''[[#Вкладка Реквизиты|Реквизиты]]'''.
  
 +
'''Контактное лицо'''. Представитель организации, ответственный за взаимодействие с курьерской службой.
  
−
Для того чтобы добавить сотрудника, который также должен получать процент от этой суммы, нажмите кнопку правее данного поля. В открывшемся окне добавьте новую строку таблицы с помощью клавиши F3, щелкните два раза по полю Менеджер в этой строке, нажмите на кнопку справа и выберите из списка фамилию сотрудника. Введите процент и дату, до которой сотрудник будет получать этот процент. Галочкой “Основной” пометьте сотрудника, чья фамилия будет отображаться в поле менеджер в карточке клиента. Щелчком правой кнопки мыши в этой таблице открывается контекстное меню, с помощью которого Вы можете создать новую запись, удалить ненужную, убрать дату в выбранной строке. Данный вид начисления относится к отдельному виду начисления ЗП сотрудника и относится к описанию информации в разделе “ЗП сотрудников”. Данный вид начислений может быть представлен в виде отчета в основном меню программы “Отчеты – Сотрудники – Зарплата Агентства” (см. Раздел “ЗП”). На рисунке ниже показан данный отчет:
+
'''Адрес'''. Фактический адрес организации. Заполните поле согласно [[Знакомство с программой#Ввод адресной информации|формату адресов]].
  
 +
'''Станция метро'''. Определяется автоматически по введенному адресу. Подробнее о создании и работе со станциями метро см. в разделе «[[Метро]]».
  
−
[[Файл:4_client.png|550px|center]]
+
'''Телефон'''. Телефон организации или контактного лица. Можно указать несколько телефонов через запятую.
  
 +
'''E-mail'''. Адрес электронной почты организации или контактного лица. Можно указать несколько адресов через запятую.
  
−
Информация из поля “Сообщение” будет высвечиваться при оформлении каждого нового заказа.
+
'''ID'''. Уникальный идентификатор клиента. Используется, чтобы отличать клиентов с похожими названиями при работе со [[Работа со срочными заказами|срочными заказами]]. Можно записать, например, номер договора, заключенного с этим клиентом, и при оформлении нового срочного заказа клиентом этот номер заполняется вместо названия компании. Поле может содержать цифро-буквенный код.
−
В поле “Статус” можно выбрать статус клиента, предварительно определив и задав разные варианты в разделе “Справочники” – “Статусы” – “Типы клиентов”. Данное поле имеет возможность присвоения цветовой окраски. В рассматриваемом примере клиенту назначен сиреневый цвет.
 
−
Поле “Дата последнего заказа” программа заполняет автоматически при формировании заказов от данного клиента.
 
−
Поля “Время работы с “ – “До” и поля “Обед с” – “До” предназначен для удобства работы в разделе срочных заказов. Когда в отделе Срочных заказов создается новый заказ, то в карточке заказа уже автоматически будет указана данная информация о периодах работы и перерыва клиента (рисунок представлен ниже).
 
−
Поле “Пропуск” - предназначено для удобства работы в разделе срочных заказов. Данный статус можно предварительно определить в разделе “Справочники” – “Статусы” – “Статусы пропуска”. Данное поле имеет цветовую окраску – зеленый и красный цвета. Зеленый цвет статуса пропуска не требует дальнейших действий, в отличие от статуса красного цвета. Например, если статус пропуска окрашен в красный цвет - то при оформлении заказа он будет напоминать о себе в карточке срочного заказа и не изменит цвет на зеленый до тех пор, пока пропуск не будет заказан сотрудником. В рассматриваемом примере (на рисунке ниже) статус изменил красный цвет на зеленый после оформления пропуска.
 
  
−
+
'''Папка'''. Значение поля предназначено для <rspoiler text="маркировки">Значение указывается в поле «N заказа» на печатной форме. Маркировка используется для хранения клиентских документов в папках, лотках, полках. По маркировке менеджер находит необходимые документы клиента.</rspoiler> [[Печать ведомостей и наклеек|ведомостей и накладных]] упрощенной, расширенной или пользовательских форм.
−
[[Файл:5_client.png|750px|center]]
 
  
 +
'''Менеджер'''. ФИО менеджера, курирующего/привлекшего клиента. Чтобы указать менеджера, справа от поля '''% Менеджера''' нажмите на кнопку [[Файл:Кнопка вниз.png|20px]], в открывшемся окне выберите пункт контекстного меню '''Добавить''', укажите сотрудника и установите флажок '''Основной'''.
  
−
Статусы в разделе “Справочники” – “Статусы” – “Статусы пропуска” имеют следующую цветовую раскраску (рисунок ниже):
+
'''% Менеджера'''. Поле используется, если менеджер получает процент с платежей клиента. Процент рассчитывается от стоимости оказанных услуг и учитывается при расчете [[Зарплата|зарплаты]] сотрудника. Чтобы закрепить нескольких менеджеров за клиентом, нажмите на кнопку [[Файл:Кнопка вниз.png|20px]], в открывшемся окне выберите пункт контекстного меню '''Добавить''' и в поле '''Менеджер''' укажите сотрудника, <rspoiler text="установите процент">Процент может быть нулевым, тогда менеджер не будет получать прибавок к зарплате</rspoiler>. В выпадающем списке отображаются только сотрудники [[Сотрудники#Виды сотрудников|вида]] '''Агент'''. Повторите действия, если нужно добавить еще одного менеджера. Чтобы установить дату, до которой менеджер будет получать процент, укажите значение в поле '''До даты'''.
  
 +
'''Сообщение'''. Этот текст отображается менеджеру в виде подсказки при оформлении нового заказа от клиента.
  
−
[[Файл:6_client.png|300px|center]]
+
'''Источник информации'''. Укажите, каким образом клиент узнал о курьерской службе. Например, в курьерской службе работает колл-центр, который обзванивает клиентов и выясняет, из каких источников клиент узнал о работе курьерской службы. Источник можно ввести вручную или указать одно из значений выпадающего списка. Чтобы создать или изменить список значений, откройте '''Справочники''' > '''Статусы''' > '''14 Источники инф-ции для клиентов'''.
  
 +
'''Статус'''. Внутренняя классификация клиента. Статусы создаются в '''Справочники''' > '''Статусы''' > '''Типы клиентов'''. Статусу можно присвоить цвет, тогда строки клиента в списках будут им выделены.
  
−
Поле “Примечание” и поле “Примечание 2” предназначено для хранения служебной информации для пользователей системы. Поле “Примечание 2” может быть закрыто для отображения определенным группам пользователей при помощи прав доступа (рисунок ниже):
+
'''Дата последнего заказа'''. Автоматически проставляется дата последнего заказа клиента.
  
−
+
'''Время работы С — До''' и '''Обед С — До'''. Информация из этих полей попадает в карточку срочного заказа автоматически. Данные <rspoiler text="влияют">Менеджер видит данные о графике работы клиента и учитывает их при планировании работы курьера со срочными заказами.</rspoiler> на работу курьеров, выполняющих срочные поручения клиента курьерской службы.
−
[[Файл:7_client.png|280px|center]]
+
'''Пропуск'''. Выберите из выпадающего списка способ получения пропуска на территорию клиента. Используется для работы со срочными заказами. Если выбирается заказ пропуска по e-mail или по телефону, то оператору необходимо уведомить клиента о приезде курьера, чтобы пропуск был подготовлен. Статусы пропуска добавляются, редактируются и удаляются в '''Справочники''' > '''Статусы''' > '''Статусы пропуска'''.
  
 +
'''Работает с филиалом'''. Выберите из выпадающего списка филиал курьерской службы, за которым закрепляется клиент.
  
−
Поле “ID” в верхней части карточки клиента необходимо для назначения клиенту короткого префикса для удобства работы. Это поле может содержать цифробуквенный код. Поле для ввода префикса доступно на вкладке Срочных заказов.
+
'''Место возврата'''. Укажите буквенно-цифровой код, который будет выводиться на наклейке курьерской службы. По этому коду кладовщики комплектуют товар на возврат от одного клиента. На вкладке '''Клиенты''' можно фильтровать записи по этому коду.
−
Поле “Папка” в верхней части карточки клиента предназначено для маркировки ведомостей (накладных) и для дальнейшей ручной сортировки документов на бумажных носителях (например, сортировки по лоткам или архивирования оригиналов документов).
 
−
Поле “Папка” может иметь цифровой или буквенный код, который присутствует на печатной форме ведомостей (упрощенной и расширенной). Тип распечатываемой ведомости задается в карточке при оформлении заказа и бывает трех типов: простой, упрощенный и расширенный. Комбинация двух галок предоставляет пользователю данный выбор типа печати документа. На рисунке ниже показан пример заказа для клиента “Стройцентр”:
 
  
 +
'''Примечания''' и '''Примечания-2'''. Предназначены для дополнительной служебной информации, которую видят пользователи системы. Для просмотра поля '''Примечания-2''' у пользователя должны быть настроены [[Пользователи|права]].
  
−
[[Файл:8_client.png|500px|center]]
+
Информация по действию стандартных кнопок описана в разделе «[[Основные принципы работы в программе#Кнопки в программе|Кнопки в программе]]».
  
 +
По нажатии на кнопку '''Функции''' открывается список функций. Некоторые из них:
  
−
В рассматриваемом примере (на рисунке ниже для расширенной формы ведомости), для клиента “Стройцентр” указано название папки “stroy”:
+
* '''[[Счета]]'''. Список выставленных счетов клиента.
 +
* '''[[Счета#Платежи|Платежи]]'''. Список платежей клиента.
 +
* '''Статусы корреспонденции'''. Дополнительные статусы, настраиваются по просьбе клиента в случае использования своего набора статусов. Чтобы создать статус, в контекстном меню выберите '''Создать''', заполните поля '''Название статуса''' и '''Код статуса'''. В результате в карточке корреспонденции рядом с полем '''Инфо о доставке''' появится выпадающий список дополнительных статусов. При заполнении информации о доставке отправления пользователь должен указать дополнительный статус отправления, иначе сохранить данные в карточке корреспонденции невозможно. Статусы возвращаются клиенту при запросе через API [[API#Описание полей ответа статусов|в теге clientstatecode]], клиент получит код статуса отправления в отдельной графе. Чтобы сделать скрипт для автоматического проставления внутреннего статуса корреспонденции, обратитесь в службу поддержки.
  
 +
== Реквизиты ==
 +
Вкладка предназначена для хранения данных организации. Информация используется для работы с курьерской службой на основе договора. Информация из вкладки попадает в счета, акты передачи денег и другие документы.
 +
[[Файл:22_client.png|600px|none]]
 +
'''№ договора'''. Укажите номер действующего договора с курьерской службой. Если номер договора не указан, то в карточке заказа будет установлен флажок '''Оплата наличными'''. <spoiler text="Способы работы с клиентом">*При работе с физическими и юридическими лицами, когда услуги оплачиваются наличными до осуществления доставки — вкладка '''Реквизиты''' не заполняется, поле '''№ договора''' остается пустым.
 +
* При работе с клиентом по договору и безналичному расчету — полностью заполните вкладку '''Реквизиты'''.
 +
* При работе с клиентами, когда оплата услуг происходит наличными за определенный период времени, заполните поле '''№ договора''', остальные реквизиты заполнять необязательно.</spoiler>
 +
'''Дата договора'''. Укажите дату заключения действующего договора.
  
−
[[Файл:9_client.png|600px|center]]
+
'''Окончание договора'''. Укажите дату <rspoiler text="окончания действия договора">При достижении даты договор считается закрытым, а клиент перемещается в «неработающие» и не может оформить заказы. Чтобы вернуть клиента в «работающие», измените дату окончания договора.</rspoiler>.
  
 +
'''Полное название'''. Официальное наименование клиента, которое будет подставляться в документы.
  
−
На рисунке ниже для упрощенной формы ведомости клиента “Стройцентр” указано название папки “stroy”:
+
'''Ответственное лицо'''. ФИО сотрудника, с которым заключен договор.
  
 +
'''Должность отв. лица'''. Должность сотрудника, с которым заключен договор.
  
−
[[Файл:10_client.png|550px|center]]
+
'''Действующий на основании'''. Содержит формулировку основания из свидетельства юридического лица.
  
−
+
'''ИНН, КПП, ОГРН, БИК, Банк, Р.счет, Корр.счет, ОКПО'''. Регистрационные данные юридического лица клиента.
−
Как видно на рисунке ниже, для простого типа печатной формы ведомости название папки отсутствует:
 
  
 +
'''Юр. Адрес'''. Юридический адрес клиента, указанный в свидетельстве.
  
−
[[Файл:11_client.png|650px|center]]
+
'''Адрес грузополучателя'''. Адрес клиента для возврата товаров. Этот адрес может не совпадать с юридическим адресом.
  
−
+
'''Фирма'''. В выпадающем списке выберите юридическое лицо, с которым работает клиент.
−
Пиктограммы (графические значки) возле полей телефон [[Файл:12_client.png]]  и E-mail [[Файл:13_client.png]] предназначены для набора номера через skype приложение и запуска почтового клиента для отправки электронного сообщения клиенту, соответственно.
 
−
В нижней части окна карточки клиента расположены несколько пиктограмм (на рисунке ниже):
 
  
 +
Блок «Выставление счетов»
  
−
[[Файл:14_client.png|220px|center]]
+
'''Печатная форма'''. В выпадающем списке выберите тип печатной формы счета для клиента. Формы добавляются в '''Справочники''' > '''Печатные формы'''.
  
 +
'''E-mail'''. Адрес электронной почты для отправки счетов, актов, детализации к акту и счетов-фактур. Чтобы отправлять счета на указанный адрес, включите переменную <mparam code="ActUsingBuhemail"/>, иначе документы будут отправляться на адрес, указанный на вкладке '''Основное'''. При отправке документов по e-mail будут подставляться скан-печати клиента и скан-подписи директора фирмы из справочника '''[[#Фирмы|Фирмы]]''', если они загружены.
  
−
“История” – данная кнопка откроет окно в виде таблицы хронологии изменения карточки клиента (рисунок ниже):
+
'''Контактное лицо'''. ФИО сотрудника клиента для получения финансовых документов.
  
−
+
'''Телефон'''. Телефон сотрудника или отдела клиента для получения финансовых документов.
−
[[Файл:15_client.png|870px|center]]
 
  
 +
'''Адрес доставки счета'''. Адрес клиента для отправки оригиналов документов.
  
−
Розовым цветом выделены поля в карточке клиента, которые были изменены пользователем в левой части таблицы за указанную в соседней ячейке таблицы “дату-время”. Данный функционал предусмотрен и в других частях программы и аналогичен по своему предназначению.
+
'''Режим выставления'''. В выпадающем списке выберите периодичность выставления счета. Возможные значения: '''Ручное выставление''', '''1 раз в месяц''', '''2 раза в месяц'''. Таким образом, для каждого клиента можно указать <rspoiler text="собственный режим выставления счетов">Значения режима выставления счетов устанавливаются в справочнике '''Справочники''' > '''Статусы''' > '''76 Режим массового выставления счетов по заказам'''. Можно изменить существующие режимы или добавить пользовательские.</rspoiler>.
−
“Печать” – возможность печати документа Договор клиента (предварительно загруженного в печатную форму договора в разделе “Справочники” – “Печатные формы” – “Документы для клиентов”). Пример-макет печатной формы для выгрузки информации из полей карточки клиента можно скачать в разделе “Скачать” (ссылка на документ) настоящего описания руководства. Этот документ не является готовой печатной формой “Договора клиента” и требует дополнительного редактирования.
 
−
“Прикрепленные документы” – возможность загрузки отдельных документов (скан-копий документов, например, договор, тарифное приложение, схему работы с клиентом и др.) клиента в карточку клиента. Пример загрузки нескольких графических изображений отображен ниже:
 
  
 +
'''Прилагать детализацию'''. Если флажок установлен, к счету прикладывается детализация. В форме счета в документе Microsoft Excel будет отдельная вкладка с детализацией. Чтобы просмотреть или изменить настройки детализации, откройте '''Справочники''' > '''Переменные''' > '''Финансы''' > '''Счета''' > '''Детализация'''.
  
−
[[Файл:16_client.png|350px|center]]
+
== Финансы ==
 +
Вкладка предназначена для настройки финансовых взаимоотношений клиента и курьерской службы.[[Файл:25_client.png|600px|none]]
  
 +
'''Тариф'''. Выберите из списка тариф для работы с клиентом. Для просмотра тарифа нажмите на кнопку [[Файл:Кнопка точки.png|20px]]. Откроется новое окно с возможностью редактирования. Подробнее см. раздел «[[Тарифы]]».
  
−
“История сообщений” – отображает окно смс или e-mail сообщений отправленных клиенту. Пример изображения ниже:
+
'''Индивидуальный тариф'''. Если флажок установлен, в тариф клиента копируется выбранный общий тариф и привязывается к карточке клиента. Чтобы отредактировать выбранный тариф, нажмите на кнопку [[Файл:Кнопка точки.png|20px]]. Изменения тарифа клиента сохраняются только для него, не влияя на общий тариф.
  
 +
С помощью <rspoiler text="переменной">'''Справочники''' > '''Переменные''' > '''Клиенты''' > '''Индивидуальные тарифы'''</rspoiler> можно включить индивидуальный тариф по умолчанию для всех клиентов.
  
−
[[Файл:17_client.png|1050px|center]]
+
'''Баланс'''. Отображает текущий баланс клиента. Чтобы сформировать текущий баланс, нажмите на кнопку [[Файл:Update.png]]. Чтобы посмотреть детализацию, нажмите на кнопку [[Файл:Кнопка точки.png|20px]]. В таблице детализации по двойному щелчку на строке доступен переход к соответствующему разделу программы. Отрицательное значение означает, что клиент должен курьерской службе.<spoiler text="Алгоритм расчета баланса">
 +
# Увеличивают баланс:
 +
#* денежные средства по сформированным, но не оплаченным актам передачи денег;
 +
#* платежи, которые перечислил нам клиент. Не учитываются исходящие платежи, связанные с оплатой АПД (от нас, с отрицательной суммой);
 +
#* выставленные, но еще не оплаченные счета, срок оплаты которых еще не истек.
 +
# Уменьшают баланс:
 +
#* корреспонденция, которая еще не закрыта счетами или актами передачи денег, в которых из передаваемой суммы не исключается стоимость доставки. Это статья детализации «Корреспонденция»;
 +
#* выставленные счета, закрытые фактурами.
 +
Один и тот же счет попадает одновременно и в «+» и в «-»: пока счет не оплачен и не истек срок его оплаты, он попадает в «+» Как только период оплаты истекает, выставленный счет компенсируется платежом или, если платежа нет, указывается со знаком «-», что означает задолженность клиента.</spoiler>
 +
'''Минимальная сумма счета'''. Если флажок установлен, включается возможность ввода суммы в одноименное поле. Поле актуально для работы с небольшими клиентами, которые гарантируют большой объем заказов взамен на выгодные условия. Если клиент проведет заказов по системе на сумму меньшую, чем указано в поле, то счет будет выставлен эту сумму.
  
 +
'''Скидка по'''. Если флажок установлен, включается выбор месяца, года и ввод процента скидки от общей суммы оказываемых услуг. Скидка действует на общую сумму счета, выставляемого курьерской службой клиенту.
  
−
Поле “Дата последнего обновления” – содержит информацию о дате последнего обновления карточки клиента.
+
'''Предоплата'''. Если флажок установлен, клиент оплачивает услуги доставки заранее. Клиентом на баланс вносится установленная сумма предоплаты, из этой суммы списываются средства за оказанные услуги. <spoiler text="Настройка оповещений о снижении баланса.">Чтобы система предупреждала пользователя о снижении баланса клиента, укажите в переменной <mparam code="BalansWarning"/> значение для включения оповещения. Если сумма оказанных услуг превышает сумму предоплаты, баланс клиента станет отрицательным, и программа будет напоминать о необходимости выставления клиенту нового счета на предоплату.</spoiler>
−
Кнопка “Функции” в нижней части окна карточки клиента содержит записи меню:
+
'''Скидка при доставке'''. Процент скидки, которая применяется к полной стоимости доставки после расчета всех дополнительных услуг. Размер скидки отображается в [[Карточка корреспонденции#Услуги|карточке корреспонденции]] на вкладке '''Услуги'''. Расчет скидки — это системная дополнительная услуга, ее можно отключить в справочнике '''[[Дополнительные услуги]]'''.
−
“Отделы” – позволяет создавать различные отделы, с которыми контактируют у клиента (можно использовать для разделения заказов от одного клиента на разные отделы или подразделения клиента). Делается это для разделения финансовых потоков внутри одной фирмы и предоставления отчетности по отделам. Ниже представлено изображение:
 
  
 +
'''Количество дней для оплаты счета'''. Период в календарных днях, в течение которого система ожидает подтверждения оплаты счета клиентом. По истечении срока клиент считается должником, при создании заказа отображается сообщение о наличии неоплаченных счетов. Если включена <rspoiler text="блокировка">Блокировка включается в <mparam code="lockUnpaiedClients"/></rspoiler>, то программа не позволит создать срочный заказ от этого клиента. Чтобы установить для всех клиентов количество дней для оплаты счета, укажите значение в <mparam code="DaysToHandleUnpaied"/>.
 +
Чтобы настроить автоматическую рассылку e-mail или смс-уведомлений о задолженности, обратитесь в службу поддержки MeaSoft для настройки модулей [[Настройка модуля автоматизации|автоматизации]] и [[Модуль отправки SMS-сообщений|смс-рассылки]]. Текст сообщения рассылки задается в '''Справочники''' > '''Печатные формы'''.
  
−
[[Файл:18_client.png|680px|center]]
+
'''Валюта расчета'''. Валюта, с которой работает клиент курьерской службы.
  
 +
'''Количество счетов в месяц'''. Количество счетов, которое необходимо выслать курьерской службе клиенту в счет оказания услуг.
  
−
В таблице клиент имеет два подразделения для разделения выставляемых счетов для заказов по полю “кост-код” в карточке отдела. Каждому отделу могут быть назначены уполномоченные сотрудники клиента. Пример заполнения карточки “Отдел” и “ФИО сотрудника” представлены ниже:
 
  
 +
: '''Блок «Интернет-магазины»'''
  
−
[[Файл:19_client.png|650px|center]]
+
'''Немедленный возврат денежных средств'''. Предназначен для максимально быстрого возврата денежных средств клиентам. Если флажок установлен, то в акты передачи денег попадают следующие отправления:
 +
* помеченные как доставленные в карточке корреспонденции,
 +
* со статусом в выдаче '''Доставлено''',
 +
* со статусом со слов курьера '''Доставлено'''.
 +
При этом автоматически учитывается коррекция суммы актов за предыдущий период.
  
−
+
Если флажок не установлен, то в акты попадут только те отправления, в карточках которых проставлена дата вручения.
−
Для отделов возможно задавать отдельный независимый доступ к ЛК клиенту для формирования заказов он-лайн. Галка “Активный” в окне “ФИО сотрудника” предназначена для возможности авто подстановки ФИО данного сотрудника в карточке срочного заказа в поле “Контактное лицо”. При выключенной галке “Активный” сотрудник подставляться в поле “Контактное лицо” не будет;
+
Подробнее о работе с актами см. в разделе [[Акты передачи денег и корреспонденции#Акты Передачи Денег (АПД)|«Акты передачи денег»]].
 +
<spoiler text="Дополнительная информация">Если установлен флажок '''Немедленный возврат денежных средств''' и при этом отправление оплачено получателем безналичным способом или наличными курьеру, но курьер еще не успел передать денежные средства, то возникнет ситуация, когда курьерская служба еще не получила средства за отправление, но уже выплачивает деньги клиенту по акту передачи денежных средств. Если получатель оплачивает отправление безналичным способом или доставка осуществляется филиалом курьерской службы, флажок '''Оплачено''' в карточке корреспонденции на вкладке '''Финансы''' подтверждает оплату отправления. Фактическое поступление денежных средств зависит от скорости банковской транзакции.</spoiler>
 +
'''Исключить стоимость курьерских услуг из акта передачи денег'''. Если флажок установлен, стоимость курьерских услуг можно удержать из суммы передаваемых денег при формировании АПД. Если флажок не установлен, то в АПД клиенту попадает вся <rspoiler text="сумма">Стоимость отправлений и стоимость доставок.</rspoiler>, и курьерская служба выставляет счет клиенту на стоимость доставок.
 +
'''Спрашивать тип оплаты у получателя'''. Если флажок установлен, курьер может менять тип оплаты в мобильном приложении [[Мобильное приложение курьера для Android#Типы оплаты|на Android]] и [[Мобильное приложение курьера для IPhone#Типы оплаты|на IOS]], исходя из ситуации. Если флажок не установлен, тип оплаты в мобильном приложении изменить нельзя. Если у получателя указан безналичный способ оплаты, но на счету нет средств, курьеру придется связываться с менеджером, чтобы изменить тип оплаты отправления. Флажок неактивен, если на вкладке '''Касса''' в поле '''Режим печати кассовых чеков''' запрещена безналичная оплата.
  
−
“Счета” – при выборе данного пункта меню откроется список счетов данного клиента;
+
'''Включать в АПД неоплаченные междугородние отправления'''. Механизм работы флажка схож с работой флажка '''Немедленный возврат денежных средств''', только действует для междугородних отправлений. Если флажок установлен, в АПД попадают отправления, в которых проставлена дата и время вручения и ответственный филиал отличается от текущего. Текущем филиалом считается филиал, указанный в карточке клиента, а также все филиалы в '''Справочники''' > '''Межгород''' > '''Филиалы''', в карточке которых установлен флажок '''Наш филиал'''. Если флажок не установлен, то в акты попадают только доставленные отправления с установленным флажком '''Оплачено'''.
−
“Платежи” – при выборе данного пункта меню откроется список платежей данного клиента;
 
−
“Статусы корреспонденции” – при выборе данного пункта меню откроется окно для создания индивидуальных статусов для корреспонденции данного клиента. На рисунке ниже показано изображения с 2-мя служебными статусами.  
 
  
 +
'''Способ оплаты АПД'''. Выберите из выпадающего списка вариант по умолчанию для оплаты актов передачи денег. Возможные значения: '''Безнал''', '''Наличными курьером''', '''Наличными в офисе''', '''Перевод на карту'''. Способ оплаты акта можно изменить в самом акте после его создания. Вы можете создать новый тип оплаты, подробнее см. раздел [[Акты передачи денег и корреспонденции#Типы оплат АПД|«Типы оплат АПД»]].
  
−
[[Файл:20_client.png|300px|center]]
+
'''Комиссия'''. Размер комиссии, удерживаемой курьерской службой с полученных при доставке заказов денежных средств, подлежащих передаче интернет-магазину.. Размер комиссии учитывается в сформированных АПД, а также в стандартных отчетах для этих актов, при формировании выгрузок в банк-клиент и учете наличных по бухгалтерии.
  
 +
'''Платежный посредник'''. Выберите из выпадающего списка посредника при проведении платежей. Возможные значения: '''Pimpay''', '''Нет'''. Подробнее см. в разделе «[[Интеграция с другими системами#PimPay|PimPay]]».
  
−
Эти статусы затем можно использовать в карточке корреспонденции в разделе инфо о доставке. Данное действие потребует перезапуска программы.
+
'''Печатная форма АПД'''. Выберите форму, которая будет использоваться для печати отчета для этого клиента.
  
−
+
== Прочее ==
−
[[Файл:21_client.png|600px|center]]
+
Вкладка предназначена для дополнительных настроек работы с клиентом.
 +
[[Файл:33_client.png|600px|none]]
  
−
== Вкладка "Реквизиты" ==
+
'''Входит в справочник'''. Для работы со срочными заказами. Если флажок установлен, в справочнике содержится информация о географическом расположении клиента. Информация представлена в виде типографского буклета, который отдается курьеру. Справочник клиентов формируется с помощью дополнительного скрипта в меню '''Отчеты''' > '''Дополнительные возможности'''. Чтобы установить скрипт, обратитесь в службу поддержки MeaSoft.
  
−
Пример карточки клиента с информацией на вкладке “Реквизиты”  отображен ниже:
+
'''Печатать ведомости без логотипа'''. Если флажок установлен, ведомости не содержат логотип курьерской службы. Используется, когда курьерская служба выступает подрядчиком для другой организации.
  
 +
'''Не печатать ведомости при выдаче корреспонденции'''. Если флажок установлен, бумажные ведомости исключены из бизнес-процессов курьерской службы. Получатель расписывается в электронной ведомости на планшете или телефоне курьера.
  
−
[[Файл:22_client.png|600px|center]]
+
'''Вид деятельности'''. Введите код деятельности по [https://ru.wikipedia.org/wiki/Общероссийский_классификатор_видов_экономической_деятельности ОКВЭД]. В соседнем поле код расшифровывается. Чтобы программа нашла и добавила расшифровку кода по базе ОКВЭД, нажмите на кнопку [[Файл:ОКВЭД лупа.png|20px]].
  
 +
'''Всегда требовать возврат документов'''. Для клиентов, которые сами упаковывают заказы и вкладывают внутреннюю ведомость в отправления. Без возврата внутренней ведомости клиент будет считать, что отправление не доставлено, даже если за него были перечислены деньги. Если флажок установлен, при приеме работы от курьера менеджер увидит сообщение о необходимости получения от курьера внутренней ведомости клиента. Затем ведомость передается клиенту с помощью [[Акты передачи денег и корреспонденции#Акты передачи корреспонденции (АПК)|акта возврата корреспонденции]].
  
−
Вкладка “Реквизиты”  содержит информацию в виде полей для заполнения, необходимую для работы с клиентом по юридическому договору. Информация, которая содержится в полях на вкладке “Реквизиты”  будет указана в документах для этого клиента, таких как Счета, Акты Передачи Денег и т.д.
+
'''Доп. информация на накладной'''. Поле предназначено для вывода на печать дополнительной информации. Можно указать любое полезное для получателя сообщение. Поле располагается ниже табличной печатной формы документа «Накладная».
−
Поле “№ Договора” – в данном поле указывается номер действующего договора;
 
−
Поле “Дата договора” – в данном поле указывается дата заключения действующего договора;
 
−
Поле “Окончание договора” – в данном поле указывается дата окончания действующего договора;
 
−
При указании даты в этом поле и по ее достижении, договор считается “закрытым” и клиент перемещается  в архив (отсутствует в списке “работающих”). Вернуть клиента обратно из “Неработающих” в “Работающие” можно путем коррекции даты окончания договора.
 
  
−
Существует три способа работы с клиентом, от них зависит и заполнения полей “№ договора” и “Дата договора” на вкладке “Реквизиты”:
+
'''Не выдавать корреспонденцию без комплектации'''. Относится к [[Модуль складского учета#Комплектация|модулю складского учета]]. Если флажок установлен, заказ не может быть выдан курьеру, если во вложениях корреспонденции нет ни одного товара со склада. Это помогает избежать ситуаций, когда пользователи создают вложения, не привязанные к складу, или не создают их вообще. Ограничение не действует на заборную корреспонденцию (номер 0 или снята галка '''Туда''').
−
1. При работе с физическими и юридическими лицами, когда используется наличный способ оплаты для каждого заказа – вкладка “Реквизиты” не заполняется. Поле “№ договора” – пустое !!!;;
 
−
2. При работе с клиентом по договору и по безналичному расчету – полностью заполняется вкладка  “Реквизиты”. Обязательным к заполнению является поле “№ договора”!!!;
 
−
3. При работе клиентами, когда оплата услуг происходит наличными деньгами (но не за каждый размещенный заказ, а за определенный период времени) – необходимо обязательно заполнить поле “№ договора”, все остальные реквизиты заполнять необязательно.
 
−
Резюме:
 
−
Если поле “№ договора” не заполнено (“Пустое”), то программа считает заказы от этого клиента наличными, а если заполнено (“Не пустое”), то не требует оплаты каждого заказа наличными.
 
−
Поле “Полное название” – содержит полное название клиента, которое будет подставляться в печатные формы для данного клиента;
 
−
Поле “Ответственное лицо” – содержит ФИО ответственного сотрудника, с которым заключен договор;
 
−
Поле “Должность отв. лица” – содержит должность ответственного сотрудника, с которым заключен договор;
 
−
Поле “Действующий на основании” – содержит формулировку основания (например, действующий на основании устава или доверенности Nxxx и т.д.);
 
−
Поля “ИНН”, “КПП”, “ОГРН”, “БИК”, “Банк”, ”Р.счет”, “Корр.счет”, “ОКПО” – содержат регистрационные данные юридического лица клиента. По информации, которая содержится в поле “БИК” - автоматически заполняется поле “Банк” и “Корр.счет”;
 
−
Поле “Юр. Адрес” – содержит информацию о юридическом адресе клиента;
 
−
Поле “Адрес грузополучателя” – содержит информацию об адресе клиента, необходимый для возврата товаров клиенту. Этот адрес может не совпадать с юридическим адресом;
 
−
Поле “Фирма” – выбор из выпадающего списка собственной фирмы (если таковых несколько), от лица которой будет организована в системе дальнейшая работа с клиентом.
 
−
В блоке выставления счетов клиенту содержится следующий список полей:
 
−
Поле “Печатная форма” – тип печатной формы счета для данного клиента из выпадающего списка (если таковые имеются в справочнике);
 
−
Поле “E-mail” – адрес электронной почты для ручной или автоматической рассылки клиенту финансовой документации или отчетности. Именно на этот адрес будут направлены такие документы как: “Счет”, “Акт”, “Детализация к акту” и “Счет-фактура”; При отправке документов по e-mail будут подставляться скан-печати предприятия и скан-подписи директора фирмы из раздела “Справочники-Фирмы” (при условии, если они заданы). Ниже показана форма выбора типа рассылки счетов для клиента:
 
  
 +
'''Обязательный прием корреспонденции'''. Если флажок установлен, фактически прибывшую корреспонденцию от клиента нужно сверять с данными из системы. Подробнее процесс приема описан в статье «[[Прием корреспонденции на склад]]». Без полной сверки/приемки будет невозможно выдать курьеру заказы, в которые входит непринятая корреспонденция.
  
−
[[Файл:23_client.png|300px|center]]
+
'''Возможен частичный выкуп товаров при доставке'''. Если флажок установлен, получатель может частично принять заказ. По умолчанию флажок установлен. Если флажок снят, получатель сможет принять заказ только целиком или отказаться от всего заказа.
−
 
  
−
Поле “Контактное лицо” – содержит ФИО ответственного сотрудника клиента для получения финансовой документации;
+
'''Скрывать названия товаров в ведомости'''. Если флажок установлен, в печатной форме расширенной ведомости названия товаров заменяются на «Товар 1», «Товар 2» и т. д. При этом в системе и в мобильном приложении курьера названия товаров видны.  
−
Поле “Телефон” – содержит номер телефона ответственного сотрудника или отдела клиента для получения финансовой документации;
 
−
Поле “Адрес доставки счета” – содержит информацию об адресе клиента, необходимый для отправки оригиналов документов. Именно этот адрес будет подставляться в карточку корреспонденции при доставке оригиналов документов (счетов) клиенту из раздела “Документы” – “ Счета” – “Переместить в доставку”. Пример отображен на рисунке ниже:
 
  
 +
'''Требовать фото товарного чека'''. Если флажок установлен, курьер не может закрыть заказ клиента, пока не прикрепит к нему фото товарного чека.
  
−
[[Файл:24_client.png|600px|center]]
+
'''Имя пользователя''' и '''Пароль''' — данные для входа в [[личный кабинет клиента]].
−
 
  
−
Галка “Прилагать детализацию” – означает, что к счету необходимо прикладывать детализацию. В форме счета в формате Excel будет располагаться отдельная вкладка с информацией о детализации.
+
'''Регламент'''. Поле предназначено для хранения правил работы с клиентом и индивидуальных условий доставки заказов. Текст регламента отображается в мобильном приложении курьера в [[Мобильное приложение курьера для Android#Карточка заказа|карточке заказа]].
  
−
== Вкладка "Финансы" ==
+
== Касса ==
 +
Вкладка предназначена для настройки печати чеков. Доступна в карточке клиента, если есть хотя бы один зарегистрированный в системе [[Фирмы#Добавление фискального регистратора|фискальный регистратор]]. Подробнее об установке и настройке чековой службы см. раздел «[[Настройка модуля печати кассовых чеков]]».
  
−
Пример карточки клиента с информацией на вкладке “Финансы”  отображен ниже:
+
[[Файл:35_client.png|600px|none]]
  
 +
'''Режим печати кассовых чеков'''. Выберите, в каком случае нужно печатать кассовые чеки. <br />
 +
Возможные значения выпадающего списка:
 +
:- '''Никогда, запрещать б/нал оплату''';
 +
:- '''Только на б/нал оплату''';
 +
:- '''Всегда''';
 +
:- '''Только на б/нал оплату (без предоплаты)''' (в этом режиме чеки на продажу будут печататься только у корреспонденций с безналичным типом оплаты и если нет предоплаты во вложениях, в ином случае чек будет заведен в системе, но печататься не будет).
  
−
[[Файл:25_client.png|600px|center]]
+
'''Только на стоимость доставки'''. Если флажок установлен, кассовые чеки печатаются только на стоимость доставки корреспонденции для этого клиента.
  
 +
'''Отдельный чек на каждое вложение'''. Если флажок установлен, на каждое [[Карточка корреспонденции#Вложения|вложение]] карточки корреспонденции печатается отдельный чек. Актуально при [[Возврат|частичном возврате]]. Если флажок не установлен, формируется один чек на весь заказ.
  
−
На данной вкладке находится финансовая часть настроек для выбранного клиента.
+
'''Рассылка чеков отправителю'''. Если флажок установлен, чек отправляется на номер телефона отправителя, а не получателя.
−
Поле “Тариф” – содержит значение действующего тарифа “прайса” для работы с данным клиентом. Переход, к которому осуществляется путем нажатия кнопки справа. При этом откроется окно настроек данного тарифа (рисунок представлен ниже):
 
  
 +
'''Доп. информация на чеке'''. Позволяет расположить дополнительную информацию на чеке. Например, контактную информацию клиента. Также в поле можно ввести [[Терминология#Прочее|скрипт]], который будет создавать условия для печатной формы чека. Для создания необходимого скрипта обратитесь к нашим специалистам.
  
−
[[Файл:26_client.png|500px|center]]
+
'''№ секции (отдела)'''. Возможность группировки номера секции для печати чека. Например, для типа оказываемых услуг или по номенклатуре.
  
 +
== Уведомления ==
 +
Вкладка предназначена для включения автоматической почтовой рассылки для срочных заказов в программе.
  
−
Процесс создания и настройки тарифов рассмотрен в другом разделе руководства пользователя. (См. раздел “Справочники”).
+
[[Файл:36_client.png|600px|none]]
−
Поле “Баланс” – содержит поле, в котором отображается текущий баланс клиента, а кнопка рядом с этим полем позволяет просмотреть детализацию этого баланса (рисунок ниже):
 
  
 +
'''Отправлять отчеты из «Срочных»'''. Если флажок установлен, из вкладки '''Срочные''' клиенту отправляются отчеты на адрес, который указан в карточке клиента в поле '''E-Mail'''. Используется печатная форма из '''Справочники''' > '''Печатные формы''' > '''Шаблоны для e-mail''' > '''Шаблон оповещения из срочных'''. Для работы функции требуется настройка почтового сервера, настройки располагаются в <mparam code="Почтовый сервер"/>.
  
−
[[Файл:27_client.png|280px|center]]
+
Условия отправки отчета:
 +
* если заказ отправляется до получателя, то сообщение отправляется при установке статуса '''Доставлено''';
 +
* если заказ доставляется получателю и обратно привозят извещение, то сообщение отправляется при установке статуса '''Доставлено (туда)''';
 +
* если осуществляется забор в офисе клиента с последующей доставкой, то сообщение отправляется при установке статуса '''Забрал''';
 +
* если установлен флажок '''В офис''', то рассылка не будет работать ни при каком статусе.
  
 +
Если вы хотите отправлять отчеты, когда не указана информация о доставке, включите функцию <mparam code="SendBaseWOMessage"/>.
  
−
Внутри открывшегося окна “Детализация баланса” доступен переход по двойному клику, либо из контекстного меню для открытия конкретной области документации по этому клиенту – “Акты передачи денег”, “Платежи” и т.д.
+
'''Отправлять по e-mail уведомление о начале ожидания курьера'''. Если флажок установлен, из вкладки '''Срочные''' клиенту отправляются уведомления о начале ожидания курьера по электронной почте. В карточке срочного заказа после информации о получателе находится специальное поле для ввода времени, рядом находится кнопка [[Файл:Таймер ожидания.png|20px]]. Чтобы отправить уведомление клиенту, нажмите на кнопку и сохраните карточку. Обратите внимание, что время ожидания указывает оператор, после того как курьер получит заказ. Время ожидания курьера [[Тарифы клиентов#Прочее|тарифицируется]] отдельно.
−
Галка и поле “Минимальная сумма счета” – необходимо для выставления минимальной суммы счета (при выставлении счета по заказам). Поле актуально для работы с “мелкими клиентами”. При этом в поле “Минимальная сумма счета” необходимо задать значение. Если в системе для клиента будет наработано заказов на меньшую сумму, чем задано в этом поле – то будет выставлен счет на сумму, указанную в поле “Минимальная сумма счета”;
 
−
“Немедленный возврат денежных средств” – данный пункт меню предназначен для максимально  быстрого  возврата денежных средств клиентам (условие для работы некоторых интернет магазинов). В такой АПД попадают не только те отправления, которые помечены как доставленные в карточке  корреспонденции,  но  и  те,  которым  присвоен  статус "Доставлено"  в  выдаче  или статус со слов курьера у них – "Доставлено" (без оформления доставки в карточке корреспонденции). При этом системой автоматически учитывается коррекция суммы АПД за предыдущий период. Если  эта галка установлена, то при выборе пункта  "Создать  акт  передачи денег" из контекстного меню на вкладке "Клиенты" будет сформирован “акт передачи денег 2”. Более подробное описание документа АПД находится в разделе (См. “Документы клиентов”).
 
−
{|
 
−
|<pre>
 
−
'''Внимание!''' В старых версиях системы вместо галки “Немедленный возврат денежных средств” на вкладке “Финансы” предусмотрен пункт “Создать акт передачи денег 2” в контекстном меню на вкладке “Клиенты”.</pre>
 
−
|
 
−
|}
 
  
 +
== Отделы ==
 +
Позволяет указывать и отслеживать подразделение или сотрудника, от имени которого был создан заказ, и указывать <rspoiler text="отдел или сотрудника">В карточке заказа укажите отдел клиента, чтобы заказ был закреплен за ним</rspoiler> при выставлении счетов.
  
−
Галка “Скидка” с полем выбора для указания даты действия скидки и процентом скидки – предназначено для задания периода ограничения скидки для клиента и процентом скидки от общей суммы оказываемых услуг. На рисунках ниже, в примере показан счет клиенту с предоставленной скидкой в 3%*:
+
Вы может выдавать отделам независимый доступ к [[Личный кабинет клиента|личному кабинету]] для формирования заказов онлайн.
  
 +
[[Файл:Инфо отделы.png|600px|none]]
  
−
[[Файл:28_client.png|830px|center]]
+
Чтобы создать отдел, в левой части окна выберите пункт контекстного меню '''Создать''' . Откроется карточка отдела:
  
 +
[[Файл:Карточка отдела.png|none]]
  
−
Пример выставленного счета №2 для клиента ООО “Стройцентр” изображен на рисунке ниже:
+
'''Логин''' и '''Пароль''' — данные для входа сотрудников отдела в личный кабинет.
  
 +
'''Кост-код''' — идентификатор отдела клиента, используется в отчетах и помогает отследить затраты отдела на доставку. Код сообщает клиент.
  
−
[[Файл:29_client.png|500px|center]]
+
Если реквизиты отдела отличаются от данных, указанных в карточке клиента, заполните поля на вкладке '''Реквизиты'''.
  
 +
Созданный отдел появится в левой части вкладки. Чтобы добавить сотрудника в отдел, выделите отдел и в правой части окна выберите пункт контекстного меню '''Создать'''. Откроется карточка сотрудника:
  
−
Галка “Предоплата” – позволяет настроить работу с клиентом по принципу “предоплаты услуг”. Когда клиентом на баланс вносится установленная сумма предоплаты. При этом, сумма за оказанные услуги клиенту постепенно списывается с данного баланса. Система при этом предупреждает пользователя о том, что баланс клиента снижается до определенного значения, которое указано в переменной “Справочники – Переменные – Минимальный баланс для напоминания”. По умолчанию, значение переменной установлено в размере 1000 рублей. В случае, когда “разовая” сумма оказанных услуг превышает сумму предоплаты – баланс клиента “уйдет в минус” и система будет напоминать о необходимости выставления клиенту нового счета на предоплату;
+
[[Файл:Карточка сотрудника отдела.png|none]]
−
Поле “Количество дней для оплаты счета” – период в днях, в течение которого система ожидает подтверждения оплаты счета клиентом. По истечении данного срока система начинает автоматическую рассылку почтовых или смс уведомлений о задолженности (Для рассылки почтовых сообщений – дополнительно требуется “модуль автоматизации-интеграции”, для рассылки смс сообщений – “модуль смс рассылки”). Текст сообщения рассылки задается в печатной форме. Также, система выдает сообщение о наличии неоплаченных счетов, а также, при включенной блокировке, не позволяет создать заказ от этого клиента. Кроме того, в переменных по адресу “Справочники” – “Переменные” – “Финансы” – “Счета” имеется глобальная переменная “количество дней для оплаты счета клиентом”, которая работает для всех клиентов, у которых не установлен иной период для оплаты счета в карточке клиента;
 
−
Галка “Возврат денежных средств наличными” – относится к работе с клиентами (интернет-магазинами), по которым КС доставляет заказы и принимает деньги от получателей клиента. Галка проставляется в случае, если КС не формирует чеки на доставляемые товары, а работает по чекам интернет-магазина (либо без чеков). По сути, данная галка является признаком для кассира при формировании АПД для клиентов (нал./безнал.). На рисунке ниже показан столбец с настроенной галкой “Возврат денежных средств наличными” для отображения в общем списке клиентов;
 
  
 +
'''ФИО''' — фамилия, имя, отчество сотрудника.
  
−
[[Файл:30_client.png|80px|center]]
+
'''Тип''' — выпадающий список для выбора типа контактных данных Возможные значения: '''Мобильный''', '''Городской''', '''e-mail''', '''Skype'''.
  
 +
'''Дополнительно''' — поле для дополнительных заметок к контактной информации. Это может быть код города, время для связи, и т.п.
  
−
Галка “Исключить стоимость курьерских услуг из акта передачи денег” – данная опция вычитает из АПД денег клиенту стоимость курьерских услуг (данная возможность позволяет оптимизировать взаиморасчет с клиентом);
+
'''Вызов''' — позволяет набрать номер сотрудника, если используется Skype или программы IP-телефонии.
−
Выпадающий список “Валюта расчетов” – возможность смены валюты для взаиморасчета с клиентом*;
 
−
Выбор счетчика “Количество счетов в месяц” – данное поле определяет – сколько необходимо выставлять счетов клиенту в месяц (например, когда клиенту необходимо выставлять счет 15 и 31 числа каждого месяца). Количество счетов в месяц для клиента фиксируется в отчете “Задолженности клиентов” основного меню программы “Отчеты-Клиенты”;
 
−
Ниже представлена форма построения данного отчета и результат в виде таблицы Excel. В столбце “Кол-во счетов” указано заданное из карточки клиента значение количества счетов в месяц:
 
  
 +
'''Не''' — это сокращение «Не используется». Если флажок установлен, контакт устарел.
  
−
[[Файл:31_client.png|220px|center]]
+
'''Кост-код''' — идентификатор сотрудника, используется для отчетности и помогает отследить затраты на доставку для конкретного сотрудника. Если кост-код сотрудника не заполнен, то будет указан кост-код отдела.
  
 +
'''Дата рождения''' — предназначено для оповещения ответственного сотрудника о дне рождении работника клиента.
  
−
[[Файл:32_client.png|1150px|center]]
+
'''Активный''' — если флажок установлен, ФИО сотрудника подставляется автоматически в карточке срочного заказа в поле '''Контактное лицо'''.
  
 +
== Пользовательская ==
 +
Предназначена для специфических функций клиента и не является стандартизированной. Подробнее о возможностях вкладки описано в статье [[Пользовательские поля]].
  
−
Примечания по вкладке “Финансы”:
+
= Создание клиента =
−
Выставление счетов со скидкой возможно только при применении печатной формы «Стандартный». (Подробнее о создании и изменении печатных форм см. раздел Справочники);
 
−
При изменении валюты работы с клиентом системе понадобится несколько секунд (в зависимости от количества корреспонденции в базе данных, доставленной от данного клиента) для пересчета стоимости доставки уже имеющейся в базе данных корреспонденции.
 
−
{|
 
−
|<pre>'''ВНИМАНИЕ!''' В процессе пересчета производится округление цен, что приводит к безвозвратной потере информации. Обратное изменение валюты приведет к повторному округлению, что повлечет за собой еще более сильное отклонение цены от изначального значения.</pre>
 
−
|
 
−
|}
 
  
−
== Вкладка "Прочее" ==
+
Чтобы создать клиента:
 +
# На вкладке '''Клиенты''' нажмите '''F3''' или выберите пункт контекстного меню '''Создать'''. Откроется карточка клиента.
 +
# Заполните данные клиента на всех вкладках карточки. Подробнее см. раздел «[[Клиенты и партнеры#Карточка клиента|Карточка клиента]]».
 +
# Чтобы сохранить карточку, нажмите '''ОК'''.
  
−
Пример карточки клиента с информацией на вкладке “Прочее”  отображен ниже:
+
= Создание копии клиента =
  
 +
Создание копии клиента предназначено для сохранения информации о предыдущих заказах клиента, номере договора, отделах компании. Используется, например, при смене названия компании.
  
−
[[Файл:33_client.png|600px|center]]
+
Чтобы создать копию клиента:
 +
# На вкладке '''Клиенты''' в контекстном меню строки клиента выберите пункт '''Создать копию'''.
 +
# Установите флажок '''Копировать с отделами''', если нужно скопировать структуру компании, имена работников и номера телефонов.
  
 +
В результате на вкладке '''Клиенты''' создается запись с названием «Копия <название клиента>» с настройками, идентичными исходной карточке клиента.
  
−
Галка “Входит в справочник” – необходима для включения информации по данному клиенту в справочник клиентов. Данный справочник клиентов может быть сформирован при установке дополнительного скрипта в меню “Отчеты – Дополнительные возможности”;
+
= Удаление клиента =
−
Галка “Печатать ведомости без логотипа” – убирает фирменный логотип КС из печатной формы Ведомости;
 
−
Поле “Вид деятельности” – указание для клиента из справочника кода ОКВЭД (Общероссийский классификатор видов экономической деятельности);
 
−
Галка “Всегда требовать возврат документов” – активация возможности напоминания сотруднику на выдаче при приеме у курьера второй копии подписанных у клиента документов. Выглядит это сообщение следующим образом (изображение ниже):
 
  
 +
Удалить клиента невозможно, так как данные могут использоваться в различных разделах программы. Вы можете изменить карточку или переместить клиента в «Неработающие». Клиент становится неработающим, когда наступает [[#Реквизиты|дата окончания договора]].
  
−
[[Файл:34_client.png|200px|center]]
+
= Когда клиент не может оформлять заказы =
  
 +
По умолчанию клиенты не могут создавать заказы, если [[#Реквизиты|закончился срок действия договора с курьерской службой]].
  
−
Поле “Доп. Информация на накладной” – добавляет при печати накладной информацию из данного поля. Данная строка находится ниже табличной печатной формы документа “Накладная”;
+
Вы может настроить следующие ограничения на создание новых заказов:
−
Галка “Предварительный сбор заказов” – относится к модулю складского учета. Предварительная сборка заказов позволяет собрать заказы на складе для последующей выдачи курьеру. (См. раздел “Модуль складского учета”);
+
*[[#Финансы|при отрицательном балансе при предоплатной системе]]
−
Галка “Не выдавать корреспонденцию без предварительной сборки” – относится к модулю складского учета. (См. раздел “Модуль складского учета”). При активации этой галки будет блокирована возможность выдачи данной корреспонденции на руки курьеру;
+
* [[#Финансы|при наличии просроченных счетов на оплату]]
−
Галка “Обязательный прием корреспонденции” – опция системы, которая требует выполнения процедуры обязательной приемки всего количества корреспонденции по заказам от данного клиента (клавиша “F10” на вкладке “Заказы”). Без полной приемки всей корреспонденции будет блокирована возможность выдачи данной корреспонденции на руки курьеру.
+
* [[Личный кабинет курьерской службы#Расширенные|когда истекло время ожидания подписания УПД]]
−
Поля “Имя пользователя” и “Пароль” – относятся к модулю личного кабинета и необходимы для предоставления доступа клиенту в ЛК.
 
  
 +
= Выставление счета =
  
−
== Вкладка "Касса" ==
+
Предназначено для создания счета клиенту на оплату услуг курьерской службы.
  
−
Пример карточки клиента с информацией на вкладке “Касса”  отображен ниже:
+
Чтобы выставить счет, на вкладке '''Клиенты''' выделите запись клиента и выберите пункт контекстного меню '''Выставить счет'''.
−
Данная вкладка доступна в карточке клиента только при использовании модуля “Печати кассовых чеков”.
 
  
 +
Чтобы посмотреть выставленные счета, выберите пункт контекстного меню '''Счета'''. Подробнее см. раздел [[Счета#Выставление счетов клиентам|«Счета»]].
  
−
[[Файл:35_client.png|600px|center]]
+
= Платежи от клиента =
  
 +
Чтобы ввести данные о платеже, на вкладке '''Клиенты''' выделите запись клиента и выберите пункт контекстного меню '''Ввести платеж'''.
  
−
Галка “Печатать кассовые чеки” – включает печать кассовых чеков для денежных заданий от данного клиента на установленном в системе фискальном регистраторе. Фискальный регистратор должен быть указан для фирмы, которая работает с этим клиентом (на вкладке “Реквизиты” в выпадающем списке поля “Фирма”).
+
Чтобы просмотреть платежи, выберите пункт контекстного меню '''Платежи'''.
−
Галка “Только на стоимость доставки” – включает печать кассовых чеков только на стоимость доставки корреспонденции для данного клиента;
 
−
Галка “Отдельный чек на каждое вложение” – включает печать отдельных чеков на каждое вложение в карточке корреспонденции. Актуально при частичном возврате. При выключенной галке – будет формироваться один чек на заказ;
 
−
Поле “Дополнительная информация на чеке:” – позволяет расположить дополнительную информацию на чеке. Например, контактную информацию клиента;
 
−
Счетчик “№ секции (отдела):” – возможность группировки № секции для печати чека (например, для типа оказываемы услуг или по номенклатуре);
 
  
−
== Вкладка "Уведомления" ==
+
Подробнее о работе с платежами см. в разделе «[[Счета#Проведение платежа|Проведение платежа]]».
  
−
Пример карточки клиента с информацией на вкладке “Уведомление”  отображен ниже:
+
= Акт передачи денег и корреспонденции =
  
 +
Акт передачи денег (АПД) фиксирует факт передачи денежных средств курьерской службой клиенту. Чтобы сформировать акт передачи денег, на вкладке '''Клиенты''' выделите запись и выберите пункт контекстного меню '''Создать акт передачи денег'''.
  
−
[[Файл:36_client.png|600px|center]]
+
Акт передачи корреспонденции (АПК) позволяет вернуть недоставленную корреспонденцию или передать клиентские ведомости. Чтобы сформировать акт передачи корреспонденции, на вкладке '''Клиенты''' выделите запись и выберите пункт '''Создать акт передачи корреспонденции'''.
  
 +
Подробнее о работе с актами см. в статье «[[Акты передачи денег и корреспонденции]]».
  
−
Данная вкладка предназначена для включения автоматической почтовой рассылки для Срочного отдела заказов системы:
+
= Передача средств клиенту =
−
Галка “Отправлять отчеты из Срочных” – включает возможность отправки отчетов из вкладки “Срочные” по электронной почте. Отчет отправляется клиенту при изменении статуса заказа (“Доставлено” и пр.) на электронную почту, адрес которой указан в карточке клиента в поле “E-mail”, либо по адресу, указанному в карточке сотрудника в поле “E-mail” для раздела “Отделы” (кнопка “Функции” в карточке клиента). Для отправки отчета клиенту используется печатная форма из “Справочники – Печатные формы – Шаблоны для e-mail – Шаблон оповещения из срочных”. Для работы данной функции требуется настройка параметров отправки почты в разделе “Справочники – Переменные – Подключения – Почтовый сервер”;
 
−
Галка “Отправлять по e-mail уведомление о начале ожидания курьера” – включает возможность отправки уведомления о начале ожидания курьера из карточки заказа на вкладке “Срочные” по электронной почте. В карточке срочного заказа для этого предусмотрено специальное поле (рисунок ниже). В примере (на рисунке ниже) указано значение  о начале ожидания курьера (20 минут), согласно которому (по действующему прайсу) для клиента будет рассчитана стоимость доставки заказа:
 
  
 +
Чтобы передать средства, на вкладке '''Клиенты''' выделите запись и выберите пункт контекстного меню '''Передача средств клиенту'''. Подробнее см. раздел [[Счета#Платежи партнерам|«Платежи партнерам»]].
  
−
[[Файл:37_client.png|750px|center]]
+
= Акт сверки =
  
 +
Документ, который отражает работы, услуги и денежных средства между организациями за определенный период, а также наличие или отсутствие задолженности одной стороны перед другой на определенную дату.
  
−
Кнопка рядом с полем ввода “времени ожидания курьера” предназначена для отправки уведомления клиенту о начале ожидания курьера. После нажатия кнопка окрашивается в красный цвет (рисунок ниже):
+
Чтобы создать акт сверки, на вкладке '''Клиенты''' выделите запись клиента и выберите пункт контекстного меню '''Акт сверки'''.
−
 
 
−
 
 
−
[[Файл:38_client.png|160px|center]]
 
−
 
 
−
 
 
−
Отчет отправляется клиенту при изменении статуса заказа (“Доставлено” и пр.) на электронную почту, адрес которой указан в карточке клиента в поле “E-mail”, либо по адресу, указанному в карточке сотрудника в поле “E-mail” для раздела “Отделы” (кнопка “Функции” в карточке клиента). Для отправки отчета клиенту используется печатная форма из “Справочники – Печатные формы – Шаблоны для e-mail – Резерв (7-ая по счету форма)”. Для работы данной функции требуется настройка параметров отправки почты в разделе “Справочники – Переменные – Подключения – Почтовый сервер”.
 
−
 
 
−
== Вкладка "Пользовательская" ==
 
−
 
 
−
Пример карточки клиента с информацией на вкладке “Пользовательская”  отображен ниже:
 
−
 
 
−
 
 
−
[[Файл:39_client.png|600px|center]]
 
−
 
 
−
 
 
−
Вкладка “Пользовательская” – предназначена для включения или изменения значений особых параметров для заданного клиента.
 
−
Галка “СМС рассылка” – включает автоматическую смс рассылку по получателям данного клиента (при условии наличия модуля смс рассылки и модуля автоматизации и интеграции);
 
−
Другие поля, отображаемые на данной вкладке могут быть добавлены в разделе “Справочники – Статусы” и необходимы, например, для настроек “Дополнительных услуг” или других персональных настроек, касающихся только лишь данного клиента. На рисунке ниже представлено изображение общего набора статусов для клиентов:
 
−
 
 
−
 
 
−
[[Файл:40_client.png|250px|center]]
 
−
 
 
−
== Фильтр информации ==
 
−
 
 
−
Кроме табличной информации, представленной  на вкладке “Клиенты” в правой части окна  располагается фильтр. Этот фильтр интуитивно понятен из названий своих полей и не требует детального описания. На рисунке ниже показан рисунок фильтра, для которого настроено отображение Работающих по договору, так и работающих без договора клиентов:
 
−
 
 
−
 
 
−
[[Файл:41_client.png|300px|center]]
 
−
 
 
−
 
 
−
Дополнительно в фильтре предусмотрены поля для поиска клиента по названию клиента, его адресу, телефону и назначенному клиенту агенту. Кнопки “Вывести” и “Очистить” – применяют в силу изменения фильтра.
 
−
При выборе из списка любого клиента в таблице клиентов (когда строка выделяет любого клиента в общем списке), помимо стандартного поиска, доступен и быстрый поиск по названию клиента, путем набора искомого названия с клавиатуры.
 
−
 
 
−
 
 
−
== Контекстное меню ==
 
−
 
 
−
На вкладке “Клиенты” доступно контекстное меню (рисунок ниже):
 
−
 
 
−
 
 
−
[[Файл:42_client.png|300px|center]]
 
−
 
 
−
 
 
−
“Открыть” – данный пункт меню откроет выбранную карточку клиента;
 
−
“Создать” – данный пункт меню создаст новую карточку клиента. Предусмотрена горячая клавиша “F3”, которая предусмотрена на других вкладках программы и выполняет аналогичные действия – создания новой записи;
 
−
“Создать копию” – данный пункт меню создаст копию выбранной карточки клиента. При выполнении этой операции к названию клиента в поле “Компания” добавится приставка “Копия”;
 
−
“Выставить счет” – данный пункт меню откроет окно для формирования счета клиенту “по заказам” или “по актам” для выбранного клиента. Предусмотрена горячая клавиша “F2”, которая выполняет аналогичное действие. После формирования данного документа ему присваивается уникальный номер и он размещается в основном меню “Документы – Счета”. На рисунке ниже представлен пример формирования счета для клиента “Стройцентр”. Для более подробного описания документа “Счет” см. раздел “Счета” в руководстве пользователя;
 
−
 
 
−
[[Файл:43_client.png|400px|center]]
 
−
 
 
−
“Ввести платеж” – данный пункт меню предусмотрен для формирования платежа от данного клиента. Предусмотрена горячая клавиша “F5”, которая выполняет аналогичное действие. После формирования данного документа он размещается в основном меню “Документы – Платежи”. На рисунке ниже представлен пример формирования платежа от клиента “Стройцентр”. Для более подробного описания документа “Платеж” см. раздел “Счета” в руководстве пользователя;
 
−
 
 
−
 
 
−
[[Файл:44_client.png|400px|center]]
 
−
 
 
−
 
 
−
“Счета…” – данный пункт меню предусмотрен для отображения общей таблицы счетов в системе. На рисунке ниже представлено окно счетов клиента “Стройцентр”. Для более подробного описания см. раздел “Счета” в руководстве пользователя;
 
−
 
 
−
 
 
−
[[Файл:45_client.png|750px|center]]
 
−
 
 
−
 
 
−
“Платежи…” – данный пункт меню предусмотрен для отображения общей таблицы платежей в системе. На рисунке ниже представлено окно платежей клиента “Стройцентр”. Для более подробного описания см. раздел “Счета” в руководстве пользователя;
 
−
 
 
−
 
 
−
[[Файл:46_client.png|700px|center]]
 
−
 
 
−
 
 
−
“Баланс…” – данный пункт меню предназначен для формирования балансового отчета за указанный период. Отчет формируется в формате MS Excel. На рисунке ниже представлено содержимое данного отчета для клиента “Стройцентр”;
 
−
 
 
−
 
 
−
[[Файл:47_client.png|700px|center]]
 
−
 
 
−
 
 
−
“Создать акт передачи денег” – данный пункт меню предназначен для формирования “Акта Передачи Денег” клиенту (сокращенно АПД) на определенную дату формирования. После формирования данного документа ему присваивается уникальный номер (в примере №3786) и он размещается в основном меню “Документы – Акты передачи денег/Корреспонденции”. Более подробное описание находится в разделе (См. “Документы клиентов”). На рисунке ниже представлено изображение сформированного АПД для клиента “Стройцентр” со списком входящих в него (отработанных) заказов;
 
−
 
 
−
 
 
−
[[Файл:48_client.png|950px|center]]
 
−
 
 
−
 
 
−
“Создать акт передачи корреспонденции” – данный пункт меню предназначен для формирования “Акта Передачи Корреспонденции” клиенту на определенную дату формирования. После формирования данного документа ему присваивается уникальный номер (в примере №3787) и затем он размещается в основном меню “Документы – Акты передачи денег/Корреспонденции”. Более подробное описание находится в разделе (См. “Документы клиентов”). На рисунке ниже представлено изображение сформированного Акта передачи корреспонденции для клиента “Стройцентр” со списком входящих в него заказов. Для передачи заказов клиенту необходимо отсканировать сканером возвратную корреспонденцию (либо переместить ее вручную при помощи контекстного меню), чтобы отправления переместились из верхней части окна в нижнюю часть;
 
−
 
 
−
 
 
−
[[Файл:49_client.png|630px|center]]
 
−
 
 
−
 
 
−
“Отчет комиссионера” – данный пункт меню предназначен для формирования отчета комиссионера. Отчет может быть сформирован при наличии установленного модуля касса и фискального регистратора у фирмы, которая ассоциирована на работу с данным клиентом на вкладке “Реквизиты”. Пример отчета представлен на рисунке ниже.
 
−
{|
 
−
|<pre>'''Внимание!''' В новой версии системы данный пункт исключен из контекстного меню и теперь данный документ доступен для формирования в разделе АПД;
 
−
</pre>
 
−
|
 
−
|}
 
−
 
 
−
[[Файл:50_client.png|950px|center]]
 
−
 
 
−
 
 
−
“Передача средств клиенту” – данный пункт меню предназначен для формирования в системе документа для передачи средств клиенту наличным или безналичным способом. Пример передачи средств для клиента “Стройцентр” представлен на рисунке ниже;
 
−
 
 
−
 
 
−
[[Файл:51_client.png|450px|center]]
 
−
 
 
−
 
 
−
“Создать акт передачи денег 2” – данный пункт меню предназначен для максимально  быстрого  возврата денежных средств клиентам (условие для работы некоторых интернет магазинов). В такой АПД попадают не только те отправления, которые помечены как доставленные в карточке  корреспонденции,  но  и  те,  которым  присвоен  статус "Доставлено"  в  выдаче  или статус со слов курьера у них – "Доставлено" (без оформления доставки в карточке корреспонденции). При этом системой автоматически учитывается коррекция суммы АПД за предыдущий период. Более подробное описание документа АПД находится в разделе (См. “Документы клиентов”).
 
−
{|
 
−
|<pre>
 
−
'''Внимание!''' В новой версии системы данный пункт исключен из контекстного меню и находится на вкладке “Финансы” - галка “Немедленный возврат денежных средств”;
 
−
</pre>
 
−
|
 
−
|}
 
−
 
 
−
“Акт сверки” – данный пункт меню предназначен для формирования “Акта сверки” для данного клиента за определенный период работы (формируется только для безналичных платежей). Пример данного отчета формируется в формате MS Excel и представлен на рисунке ниже:
 
−
 
 
−
[[Файл:52_client.png|670px|center]]
 

Текущая версия на 12:58, 19 февраля 2024

Назначение

Вкладка Клиенты предназначена для хранения списка клиентов, учета новых и изменения данных существующих партнеров и контрагентов. Также вы можете формировать документы, выставлять счета, указывать платежи от клиента, создавать акты передачи денег, корреспонденции и акты сверки, формировать акты передачи средств клиенту.

Список клиентов

Чтобы просмотреть список клиентов, перейдите на вкладку Клиенты.
1 client.png

В таблице клиентов хранятся:

  • клиенты, которым курьерская служба оказывает услуги;
  • собственные юридические лица, которые представляют из себя подразделения курьерской службы. Подробнее о создании и настройке написано в разделе «Фирмы»;
  • филиалы курьерской службы. Создание и настройка филиалов описаны в разделе «Филиалы»;
  • прочие контрагенты
     курьерской службы.

В правой части окна располагается фильтр, с помощью которого можно отсортировать список клиентов.

Карточка клиента

Наличие карточки клиента является одним из основных критериев работы программы, поскольку данные из нее используются практически для всех бизнес-процессов. Если у курьерской службы есть список клиентов в табличном формате (Excel, CSV), мы можем помочь загрузить данные в программу. Если данные о клиентах хранятся иначе, то создавать клиентов в программе придется сотрудникам курьерской службы вручную.

Каждая вкладка карточки предназначена для настройки бизнес-процессов между курьерской службой и клиентом. У пользователя всегда есть доступ к вкладкам карточки клиента, что позволяет изменять настройки.

Список вкладок:

Основное

Вкладка предназначена для хранения основной информации о клиенте.

2 client.png

Компания. Краткое, понятное сотрудникам курьерской службы название фирмы клиента. Не рекомендуется использовать обозначения формы собственности юридического лица — «ИП» или «ООО», поскольку это усложняет процесс автозаполнения поля Компания в карточке заказа. Полное наименование компании указывается на вкладке Реквизиты.

Контактное лицо. Представитель организации, ответственный за взаимодействие с курьерской службой.

Адрес. Фактический адрес организации. Заполните поле согласно формату адресов.

Станция метро. Определяется автоматически по введенному адресу. Подробнее о создании и работе со станциями метро см. в разделе «Метро».

Телефон. Телефон организации или контактного лица. Можно указать несколько телефонов через запятую.

E-mail. Адрес электронной почты организации или контактного лица. Можно указать несколько адресов через запятую.

ID. Уникальный идентификатор клиента. Используется, чтобы отличать клиентов с похожими названиями при работе со срочными заказами. Можно записать, например, номер договора, заключенного с этим клиентом, и при оформлении нового срочного заказа клиентом этот номер заполняется вместо названия компании. Поле может содержать цифро-буквенный код.

Папка. Значение поля предназначено для маркировки
 ведомостей и накладных упрощенной, расширенной или пользовательских форм.

Менеджер. ФИО менеджера, курирующего/привлекшего клиента. Чтобы указать менеджера, справа от поля % Менеджера нажмите на кнопку Кнопка вниз.png, в открывшемся окне выберите пункт контекстного меню Добавить, укажите сотрудника и установите флажок Основной.

% Менеджера. Поле используется, если менеджер получает процент с платежей клиента. Процент рассчитывается от стоимости оказанных услуг и учитывается при расчете зарплаты сотрудника. Чтобы закрепить нескольких менеджеров за клиентом, нажмите на кнопку Кнопка вниз.png, в открывшемся окне выберите пункт контекстного меню Добавить и в поле Менеджер укажите сотрудника, установите процент
. В выпадающем списке отображаются только сотрудники вида Агент. Повторите действия, если нужно добавить еще одного менеджера. Чтобы установить дату, до которой менеджер будет получать процент, укажите значение в поле До даты.

Сообщение. Этот текст отображается менеджеру в виде подсказки при оформлении нового заказа от клиента.

Источник информации. Укажите, каким образом клиент узнал о курьерской службе. Например, в курьерской службе работает колл-центр, который обзванивает клиентов и выясняет, из каких источников клиент узнал о работе курьерской службы. Источник можно ввести вручную или указать одно из значений выпадающего списка. Чтобы создать или изменить список значений, откройте Справочники > Статусы > 14 Источники инф-ции для клиентов.

Статус. Внутренняя классификация клиента. Статусы создаются в Справочники > Статусы > Типы клиентов. Статусу можно присвоить цвет, тогда строки клиента в списках будут им выделены.

Дата последнего заказа. Автоматически проставляется дата последнего заказа клиента.

Время работы С — До и Обед С — До. Информация из этих полей попадает в карточку срочного заказа автоматически. Данные влияют
 на работу курьеров, выполняющих срочные поручения клиента курьерской службы.

Пропуск. Выберите из выпадающего списка способ получения пропуска на территорию клиента. Используется для работы со срочными заказами. Если выбирается заказ пропуска по e-mail или по телефону, то оператору необходимо уведомить клиента о приезде курьера, чтобы пропуск был подготовлен. Статусы пропуска добавляются, редактируются и удаляются в Справочники > Статусы > Статусы пропуска.

Работает с филиалом. Выберите из выпадающего списка филиал курьерской службы, за которым закрепляется клиент.

Место возврата. Укажите буквенно-цифровой код, который будет выводиться на наклейке курьерской службы. По этому коду кладовщики комплектуют товар на возврат от одного клиента. На вкладке Клиенты можно фильтровать записи по этому коду.

Примечания и Примечания-2. Предназначены для дополнительной служебной информации, которую видят пользователи системы. Для просмотра поля Примечания-2 у пользователя должны быть настроены права.

Информация по действию стандартных кнопок описана в разделе «Кнопки в программе».

По нажатии на кнопку Функции открывается список функций. Некоторые из них:

  • Счета. Список выставленных счетов клиента.
  • Платежи. Список платежей клиента.
  • Статусы корреспонденции. Дополнительные статусы, настраиваются по просьбе клиента в случае использования своего набора статусов. Чтобы создать статус, в контекстном меню выберите Создать, заполните поля Название статуса и Код статуса. В результате в карточке корреспонденции рядом с полем Инфо о доставке появится выпадающий список дополнительных статусов. При заполнении информации о доставке отправления пользователь должен указать дополнительный статус отправления, иначе сохранить данные в карточке корреспонденции невозможно. Статусы возвращаются клиенту при запросе через API в теге clientstatecode, клиент получит код статуса отправления в отдельной графе. Чтобы сделать скрипт для автоматического проставления внутреннего статуса корреспонденции, обратитесь в службу поддержки.

Реквизиты

Вкладка предназначена для хранения данных организации. Информация используется для работы с курьерской службой на основе договора. Информация из вкладки попадает в счета, акты передачи денег и другие документы.

22 client.png

№ договора. Укажите номер действующего договора с курьерской службой. Если номер договора не указан, то в карточке заказа будет установлен флажок Оплата наличными. Способы работы с клиентом

Дата договора. Укажите дату заключения действующего договора.

Окончание договора. Укажите дату окончания действия договора
.

Полное название. Официальное наименование клиента, которое будет подставляться в документы.

Ответственное лицо. ФИО сотрудника, с которым заключен договор.

Должность отв. лица. Должность сотрудника, с которым заключен договор.

Действующий на основании. Содержит формулировку основания из свидетельства юридического лица.

ИНН, КПП, ОГРН, БИК, Банк, Р.счет, Корр.счет, ОКПО. Регистрационные данные юридического лица клиента.

Юр. Адрес. Юридический адрес клиента, указанный в свидетельстве.

Адрес грузополучателя. Адрес клиента для возврата товаров. Этот адрес может не совпадать с юридическим адресом.

Фирма. В выпадающем списке выберите юридическое лицо, с которым работает клиент.

Блок «Выставление счетов»

Печатная форма. В выпадающем списке выберите тип печатной формы счета для клиента. Формы добавляются в Справочники > Печатные формы.

E-mail. Адрес электронной почты для отправки счетов, актов, детализации к акту и счетов-фактур. Чтобы отправлять счета на указанный адрес, включите переменную При отправке акта по email использовать адрес получ. счета
, иначе документы будут отправляться на адрес, указанный на вкладке Основное. При отправке документов по e-mail будут подставляться скан-печати клиента и скан-подписи директора фирмы из справочника Фирмы, если они загружены.

Контактное лицо. ФИО сотрудника клиента для получения финансовых документов.

Телефон. Телефон сотрудника или отдела клиента для получения финансовых документов.

Адрес доставки счета. Адрес клиента для отправки оригиналов документов.

Режим выставления. В выпадающем списке выберите периодичность выставления счета. Возможные значения: Ручное выставление, 1 раз в месяц, 2 раза в месяц. Таким образом, для каждого клиента можно указать собственный режим выставления счетов
.

Прилагать детализацию. Если флажок установлен, к счету прикладывается детализация. В форме счета в документе Microsoft Excel будет отдельная вкладка с детализацией. Чтобы просмотреть или изменить настройки детализации, откройте Справочники > Переменные > Финансы > Счета > Детализация.

Финансы

Вкладка предназначена для настройки финансовых взаимоотношений клиента и курьерской службы.
25 client.png

Тариф. Выберите из списка тариф для работы с клиентом. Для просмотра тарифа нажмите на кнопку Кнопка точки.png. Откроется новое окно с возможностью редактирования. Подробнее см. раздел «Тарифы».

Индивидуальный тариф. Если флажок установлен, в тариф клиента копируется выбранный общий тариф и привязывается к карточке клиента. Чтобы отредактировать выбранный тариф, нажмите на кнопку Кнопка точки.png. Изменения тарифа клиента сохраняются только для него, не влияя на общий тариф.

С помощью переменной
 можно включить индивидуальный тариф по умолчанию для всех клиентов.

Баланс. Отображает текущий баланс клиента. Чтобы сформировать текущий баланс, нажмите на кнопку Update.png. Чтобы посмотреть детализацию, нажмите на кнопку Кнопка точки.png. В таблице детализации по двойному щелчку на строке доступен переход к соответствующему разделу программы. Отрицательное значение означает, что клиент должен курьерской службе.Алгоритм расчета баланса

Минимальная сумма счета. Если флажок установлен, включается возможность ввода суммы в одноименное поле. Поле актуально для работы с небольшими клиентами, которые гарантируют большой объем заказов взамен на выгодные условия. Если клиент проведет заказов по системе на сумму меньшую, чем указано в поле, то счет будет выставлен эту сумму.

Скидка по. Если флажок установлен, включается выбор месяца, года и ввод процента скидки от общей суммы оказываемых услуг. Скидка действует на общую сумму счета, выставляемого курьерской службой клиенту.

Предоплата. Если флажок установлен, клиент оплачивает услуги доставки заранее. Клиентом на баланс вносится установленная сумма предоплаты, из этой суммы списываются средства за оказанные услуги. Настройка оповещений о снижении баланса.

Скидка при доставке. Процент скидки, которая применяется к полной стоимости доставки после расчета всех дополнительных услуг. Размер скидки отображается в карточке корреспонденции на вкладке Услуги. Расчет скидки — это системная дополнительная услуга, ее можно отключить в справочнике Дополнительные услуги.

Количество дней для оплаты счета. Период в календарных днях, в течение которого система ожидает подтверждения оплаты счета клиентом. По истечении срока клиент считается должником, при создании заказа отображается сообщение о наличии неоплаченных счетов. Если включена блокировка
, то программа не позволит создать срочный заказ от этого клиента. Чтобы установить для всех клиентов количество дней для оплаты счета, укажите значение в Количество дней для оплаты счета
.

Чтобы настроить автоматическую рассылку e-mail или смс-уведомлений о задолженности, обратитесь в службу поддержки MeaSoft для настройки модулей автоматизации и смс-рассылки. Текст сообщения рассылки задается в Справочники > Печатные формы.

Валюта расчета. Валюта, с которой работает клиент курьерской службы.

Количество счетов в месяц. Количество счетов, которое необходимо выслать курьерской службе клиенту в счет оказания услуг.


Блок «Интернет-магазины»

Немедленный возврат денежных средств. Предназначен для максимально быстрого возврата денежных средств клиентам. Если флажок установлен, то в акты передачи денег попадают следующие отправления:

  • помеченные как доставленные в карточке корреспонденции,
  • со статусом в выдаче Доставлено,
  • со статусом со слов курьера Доставлено.

При этом автоматически учитывается коррекция суммы актов за предыдущий период.

Если флажок не установлен, то в акты попадут только те отправления, в карточках которых проставлена дата вручения. Подробнее о работе с актами см. в разделе «Акты передачи денег». Дополнительная информация

Исключить стоимость курьерских услуг из акта передачи денег. Если флажок установлен, стоимость курьерских услуг можно удержать из суммы передаваемых денег при формировании АПД. Если флажок не установлен, то в АПД клиенту попадает вся сумма
, и курьерская служба выставляет счет клиенту на стоимость доставок.

Спрашивать тип оплаты у получателя. Если флажок установлен, курьер может менять тип оплаты в мобильном приложении на Android и на IOS, исходя из ситуации. Если флажок не установлен, тип оплаты в мобильном приложении изменить нельзя. Если у получателя указан безналичный способ оплаты, но на счету нет средств, курьеру придется связываться с менеджером, чтобы изменить тип оплаты отправления. Флажок неактивен, если на вкладке Касса в поле Режим печати кассовых чеков запрещена безналичная оплата.

Включать в АПД неоплаченные междугородние отправления. Механизм работы флажка схож с работой флажка Немедленный возврат денежных средств, только действует для междугородних отправлений. Если флажок установлен, в АПД попадают отправления, в которых проставлена дата и время вручения и ответственный филиал отличается от текущего. Текущем филиалом считается филиал, указанный в карточке клиента, а также все филиалы в Справочники > Межгород > Филиалы, в карточке которых установлен флажок Наш филиал. Если флажок не установлен, то в акты попадают только доставленные отправления с установленным флажком Оплачено.

Способ оплаты АПД. Выберите из выпадающего списка вариант по умолчанию для оплаты актов передачи денег. Возможные значения: Безнал, Наличными курьером, Наличными в офисе, Перевод на карту. Способ оплаты акта можно изменить в самом акте после его создания. Вы можете создать новый тип оплаты, подробнее см. раздел «Типы оплат АПД».

Комиссия. Размер комиссии, удерживаемой курьерской службой с полученных при доставке заказов денежных средств, подлежащих передаче интернет-магазину.. Размер комиссии учитывается в сформированных АПД, а также в стандартных отчетах для этих актов, при формировании выгрузок в банк-клиент и учете наличных по бухгалтерии.

Платежный посредник. Выберите из выпадающего списка посредника при проведении платежей. Возможные значения: Pimpay, Нет. Подробнее см. в разделе «PimPay».

Печатная форма АПД. Выберите форму, которая будет использоваться для печати отчета для этого клиента.

Прочее

Вкладка предназначена для дополнительных настроек работы с клиентом.

33 client.png

Входит в справочник. Для работы со срочными заказами. Если флажок установлен, в справочнике содержится информация о географическом расположении клиента. Информация представлена в виде типографского буклета, который отдается курьеру. Справочник клиентов формируется с помощью дополнительного скрипта в меню Отчеты > Дополнительные возможности. Чтобы установить скрипт, обратитесь в службу поддержки MeaSoft.

Печатать ведомости без логотипа. Если флажок установлен, ведомости не содержат логотип курьерской службы. Используется, когда курьерская служба выступает подрядчиком для другой организации.

Не печатать ведомости при выдаче корреспонденции. Если флажок установлен, бумажные ведомости исключены из бизнес-процессов курьерской службы. Получатель расписывается в электронной ведомости на планшете или телефоне курьера.

Вид деятельности. Введите код деятельности по ОКВЭД. В соседнем поле код расшифровывается. Чтобы программа нашла и добавила расшифровку кода по базе ОКВЭД, нажмите на кнопку ОКВЭД лупа.png.

Всегда требовать возврат документов. Для клиентов, которые сами упаковывают заказы и вкладывают внутреннюю ведомость в отправления. Без возврата внутренней ведомости клиент будет считать, что отправление не доставлено, даже если за него были перечислены деньги. Если флажок установлен, при приеме работы от курьера менеджер увидит сообщение о необходимости получения от курьера внутренней ведомости клиента. Затем ведомость передается клиенту с помощью акта возврата корреспонденции.

Доп. информация на накладной. Поле предназначено для вывода на печать дополнительной информации. Можно указать любое полезное для получателя сообщение. Поле располагается ниже табличной печатной формы документа «Накладная».

Не выдавать корреспонденцию без комплектации. Относится к модулю складского учета. Если флажок установлен, заказ не может быть выдан курьеру, если во вложениях корреспонденции нет ни одного товара со склада. Это помогает избежать ситуаций, когда пользователи создают вложения, не привязанные к складу, или не создают их вообще. Ограничение не действует на заборную корреспонденцию (номер 0 или снята галка Туда).

Обязательный прием корреспонденции. Если флажок установлен, фактически прибывшую корреспонденцию от клиента нужно сверять с данными из системы. Подробнее процесс приема описан в статье «Прием корреспонденции на склад». Без полной сверки/приемки будет невозможно выдать курьеру заказы, в которые входит непринятая корреспонденция.

Возможен частичный выкуп товаров при доставке. Если флажок установлен, получатель может частично принять заказ. По умолчанию флажок установлен. Если флажок снят, получатель сможет принять заказ только целиком или отказаться от всего заказа.

Скрывать названия товаров в ведомости. Если флажок установлен, в печатной форме расширенной ведомости названия товаров заменяются на «Товар 1», «Товар 2» и т. д. При этом в системе и в мобильном приложении курьера названия товаров видны.

Требовать фото товарного чека. Если флажок установлен, курьер не может закрыть заказ клиента, пока не прикрепит к нему фото товарного чека.

Имя пользователя и Пароль — данные для входа в личный кабинет клиента.

Регламент. Поле предназначено для хранения правил работы с клиентом и индивидуальных условий доставки заказов. Текст регламента отображается в мобильном приложении курьера в карточке заказа.

Касса

Вкладка предназначена для настройки печати чеков. Доступна в карточке клиента, если есть хотя бы один зарегистрированный в системе фискальный регистратор. Подробнее об установке и настройке чековой службы см. раздел «Настройка модуля печати кассовых чеков».

35 client.png

Режим печати кассовых чеков. Выберите, в каком случае нужно печатать кассовые чеки.
Возможные значения выпадающего списка:

- Никогда, запрещать б/нал оплату;
- Только на б/нал оплату;
- Всегда;
- Только на б/нал оплату (без предоплаты) (в этом режиме чеки на продажу будут печататься только у корреспонденций с безналичным типом оплаты и если нет предоплаты во вложениях, в ином случае чек будет заведен в системе, но печататься не будет).

Только на стоимость доставки. Если флажок установлен, кассовые чеки печатаются только на стоимость доставки корреспонденции для этого клиента.

Отдельный чек на каждое вложение. Если флажок установлен, на каждое вложение карточки корреспонденции печатается отдельный чек. Актуально при частичном возврате. Если флажок не установлен, формируется один чек на весь заказ.

Рассылка чеков отправителю. Если флажок установлен, чек отправляется на номер телефона отправителя, а не получателя.

Доп. информация на чеке. Позволяет расположить дополнительную информацию на чеке. Например, контактную информацию клиента. Также в поле можно ввести скрипт, который будет создавать условия для печатной формы чека. Для создания необходимого скрипта обратитесь к нашим специалистам.

№ секции (отдела). Возможность группировки номера секции для печати чека. Например, для типа оказываемых услуг или по номенклатуре.

Уведомления

Вкладка предназначена для включения автоматической почтовой рассылки для срочных заказов в программе.

36 client.png
Отправлять отчеты из «Срочных». Если флажок установлен, из вкладки Срочные клиенту отправляются отчеты на адрес, который указан в карточке клиента в поле E-Mail. Используется печатная форма из Справочники > Печатные формы > Шаблоны для e-mail > Шаблон оповещения из срочных. Для работы функции требуется настройка почтового сервера, настройки располагаются в Почтовый сервер
.

Условия отправки отчета:

  • если заказ отправляется до получателя, то сообщение отправляется при установке статуса Доставлено;
  • если заказ доставляется получателю и обратно привозят извещение, то сообщение отправляется при установке статуса Доставлено (туда);
  • если осуществляется забор в офисе клиента с последующей доставкой, то сообщение отправляется при установке статуса Забрал;
  • если установлен флажок В офис, то рассылка не будет работать ни при каком статусе.
Если вы хотите отправлять отчеты, когда не указана информация о доставке, включите функцию Отправлять уведомления из срочных без введенного поля "инфо о доставке"
.

Отправлять по e-mail уведомление о начале ожидания курьера. Если флажок установлен, из вкладки Срочные клиенту отправляются уведомления о начале ожидания курьера по электронной почте. В карточке срочного заказа после информации о получателе находится специальное поле для ввода времени, рядом находится кнопка Таймер ожидания.png. Чтобы отправить уведомление клиенту, нажмите на кнопку и сохраните карточку. Обратите внимание, что время ожидания указывает оператор, после того как курьер получит заказ. Время ожидания курьера тарифицируется отдельно.

Отделы

Позволяет указывать и отслеживать подразделение или сотрудника, от имени которого был создан заказ, и указывать отдел или сотрудника
 при выставлении счетов.

Вы может выдавать отделам независимый доступ к личному кабинету для формирования заказов онлайн.

Инфо отделы.png

Чтобы создать отдел, в левой части окна выберите пункт контекстного меню Создать . Откроется карточка отдела:

Карточка отдела.png

Логин и Пароль — данные для входа сотрудников отдела в личный кабинет.

Кост-код — идентификатор отдела клиента, используется в отчетах и помогает отследить затраты отдела на доставку. Код сообщает клиент.

Если реквизиты отдела отличаются от данных, указанных в карточке клиента, заполните поля на вкладке Реквизиты.

Созданный отдел появится в левой части вкладки. Чтобы добавить сотрудника в отдел, выделите отдел и в правой части окна выберите пункт контекстного меню Создать. Откроется карточка сотрудника:

Карточка сотрудника отдела.png

ФИО — фамилия, имя, отчество сотрудника.

Тип — выпадающий список для выбора типа контактных данных Возможные значения: Мобильный, Городской, e-mail, Skype.

Дополнительно — поле для дополнительных заметок к контактной информации. Это может быть код города, время для связи, и т.п.

Вызов — позволяет набрать номер сотрудника, если используется Skype или программы IP-телефонии.

Не — это сокращение «Не используется». Если флажок установлен, контакт устарел.

Кост-код — идентификатор сотрудника, используется для отчетности и помогает отследить затраты на доставку для конкретного сотрудника. Если кост-код сотрудника не заполнен, то будет указан кост-код отдела.

Дата рождения — предназначено для оповещения ответственного сотрудника о дне рождении работника клиента.

Активный — если флажок установлен, ФИО сотрудника подставляется автоматически в карточке срочного заказа в поле Контактное лицо.

Пользовательская

Предназначена для специфических функций клиента и не является стандартизированной. Подробнее о возможностях вкладки описано в статье Пользовательские поля.

Создание клиента

Чтобы создать клиента:

  1. На вкладке Клиенты нажмите F3 или выберите пункт контекстного меню Создать. Откроется карточка клиента.
  2. Заполните данные клиента на всех вкладках карточки. Подробнее см. раздел «Карточка клиента».
  3. Чтобы сохранить карточку, нажмите ОК.

Создание копии клиента

Создание копии клиента предназначено для сохранения информации о предыдущих заказах клиента, номере договора, отделах компании. Используется, например, при смене названия компании.

Чтобы создать копию клиента:

  1. На вкладке Клиенты в контекстном меню строки клиента выберите пункт Создать копию.
  2. Установите флажок Копировать с отделами, если нужно скопировать структуру компании, имена работников и номера телефонов.

В результате на вкладке Клиенты создается запись с названием «Копия <название клиента>» с настройками, идентичными исходной карточке клиента.

Удаление клиента

Удалить клиента невозможно, так как данные могут использоваться в различных разделах программы. Вы можете изменить карточку или переместить клиента в «Неработающие». Клиент становится неработающим, когда наступает дата окончания договора.

Когда клиент не может оформлять заказы

По умолчанию клиенты не могут создавать заказы, если закончился срок действия договора с курьерской службой.

Вы может настроить следующие ограничения на создание новых заказов:

Выставление счета

Предназначено для создания счета клиенту на оплату услуг курьерской службы.

Чтобы выставить счет, на вкладке Клиенты выделите запись клиента и выберите пункт контекстного меню Выставить счет.

Чтобы посмотреть выставленные счета, выберите пункт контекстного меню Счета. Подробнее см. раздел «Счета».

Платежи от клиента

Чтобы ввести данные о платеже, на вкладке Клиенты выделите запись клиента и выберите пункт контекстного меню Ввести платеж.

Чтобы просмотреть платежи, выберите пункт контекстного меню Платежи.

Подробнее о работе с платежами см. в разделе «Проведение платежа».

Акт передачи денег и корреспонденции

Акт передачи денег (АПД) фиксирует факт передачи денежных средств курьерской службой клиенту. Чтобы сформировать акт передачи денег, на вкладке Клиенты выделите запись и выберите пункт контекстного меню Создать акт передачи денег.

Акт передачи корреспонденции (АПК) позволяет вернуть недоставленную корреспонденцию или передать клиентские ведомости. Чтобы сформировать акт передачи корреспонденции, на вкладке Клиенты выделите запись и выберите пункт Создать акт передачи корреспонденции.

Подробнее о работе с актами см. в статье «Акты передачи денег и корреспонденции».

Передача средств клиенту

Чтобы передать средства, на вкладке Клиенты выделите запись и выберите пункт контекстного меню Передача средств клиенту. Подробнее см. раздел «Платежи партнерам».

Акт сверки

Документ, который отражает работы, услуги и денежных средства между организациями за определенный период, а также наличие или отсутствие задолженности одной стороны перед другой на определенную дату.

Чтобы создать акт сверки, на вкладке Клиенты выделите запись клиента и выберите пункт контекстного меню Акт сверки.

Источник — «https://wiki.courierexe.ru/index.php?title=Клиенты_и_партнеры&oldid=14937»