Сотрудники

Назначение

Вкладка "Сотрудники"

Вкладка "Сотрудники" в программе предназначена для управления данными персонала организации.

Виды сотрудников

В программе предусмотрено деление сотрудников по виду деятельности:

• Курьер - сотрудник компании, занимающийся доставкой корреспонденции;
• Агент - специалист по продажам;
• Менеджер - сотрудник, руководящий курьерами;
• Офис - административный персонал организации, который не взаимодействует с курьерами.

Создание сотрудника

Для создания карточки сотрудника воспользуйтесь контекстным меню и выберите пункт "Создать". Откроется окно "Информация о сотруднике", в котором требуется заполнить вкладку "Основное" и, при необходимости, вкладку "Дополнительно". После заполнения и сохранения информации, появится доступ к вкладкам "График" и "Клиенты".

Основные данные

Карточка сотрудника

Внешний вид карточки сотрудника может изменяться в зависимости от настройки прав пользователя.
Минимальное количество данных,требующихся для создания сотрудника - ФИО. Как только фамилия, имя и отчество будут введены в отведенную графу можно нажать "Ок" и сотрудник будет создан.

Рассмотрим все данные, во вкладке "Основное".

1. ФИО сотрудника - фамилия, имя и отчество создаваемого сотрудника;
2. Код - цифровое значение, присваивающееся в программе сотруднику автоматически;

• Данные для связи с сотрудником:

1. Телефон домашний - можно позвонить из программы. При клике на кнопку "звонка" будет предложено выбрать программу для звонков.
2. Телефон мобильный - позволяет позвонить и отправить смс. При выборе "Написать SMS" откроется окно, с возможностью редактирования ФИО сотрудника и полем ввода текстового сообщения.
3. Телефон контактный - приоритетный для связи телефонный номер, так же можно набрать из программы.
4. E-Mail - адрес электронной почты сотрудника. Можно отправить электронное письмо, для этого нажмите на "@" и выберите программу для отправки электронной корреспонденции.

• Фото сотрудника:

1. Добавление фото с помощью камеры, подключенной к компьютеру. Для этого наведите курсор на область расположения фото и кликните левой клавишей мыши. В открывшемся окне будет предоставлена область охвата камеры (выберите удобный угол, чтобы фото сотрудника получилось четким). В нижней части окна присутствуют следующие кнопки: "Ок"- чтобы сделать снимок; "Отмена" - отменить действия; "Настройки" - дополнительные параметры камеры, зависят от производителя; "Захват" - функция, позволяющая сфокусировать камеру на объекте перед ней (чтобы фото получилось максимально четким используйте данную функцию).
2. Добавление фото вручную. Если у Вас есть фотография сотрудника на компьютере, то можно использовать ее. Необходимо вызвать контекстное меню и выбрать пункт "Загрузить", далее выберите файл с фотографией сотрудника на компьютере. Так же вы можете "Удалить", "Сохранить" и "Распечатать" фотографию при помощи контекстного меню

• Адреса сотрудника:

1. Рег. адрес - адрес регистрации сотрудника.
2. Факт. адрес - фактический адрес проживания.
3. Станция метро - ближайшая, к месту фактического проживания, станция метро.

• Данные из документов:

1. Паспортные данные - серия и номер паспорта.
2. ИНН - идентификационный номер налогоплательщика.
3. Дата рождения - указывается в соответствии с паспортными данными.
4. Принят на работу - фактическая дата приема на работу.
5. Уволен - дата планируемого увольнения. Можно оставить поле пустым, если не известно, когда сотрудника необходимо уволить.

• Взаимосвязи сотрудника:

1. Менеджер - логист, регулирующий работу курьера.
2. Бригадир - сотрудник, курирующий работу.
3. Приведен - работник, который рекомендовал сотруднику устроится в организацию.
4. Вид сотрудника. Для создания логиста - выберите "Менеджер", курьера - "Курьер" и т.д..
5. Ограничение на выдаваемую корреспонденцию - статусы сотрудников.

• Дополнительные параметры.

Дополнительно

На вкладке находятся следующие данные:

• Информация для сотрудника с авто. Поля становятся активными, когда стоит галка "Водитель".

1. № Вод. прав - номер водительского удостоверения.
2. Автомобиль - чтобы внести информацию о транспортном средстве воспользуйтесь кнопкой рядом со списком. В открывшемся окне назовите транспортное средства, выберите марку или добавьте новую марку (рядом с полем марка находится кнопка, позволяющая добавлять новые авто), укажите гос. номер и ID трекера (используется для трекинга сотрудников).

• Ограничения для сотрудника.

1. Не выдавать зарплату - ограничение применяется, если у сотрудника есть какие-то нарушения или задолженности по работе.
2. Не выдавать заказы - ограничение применяется, если сотрудник нарушил регламент работы. Например: пришел не трезвым.

• Данные о заработной плате.

1. Оклад - это размер денежной выплаты (оклад, должностной оклад) в составе заработной платы, который выплачивается работнику за выполнение нормы труда.
2. +сдельная - это форма оплаты труда наёмного работника, при которой заработок зависит от выполненного объёма работ с учётом их качества, сложности и условий труда. Можно настроить начисление сдельной оплаты труда, для этого нажмите кнопку рядом с полем. Подробнее о начислении Зарплата.

• Организационная информация.

1. Фирма - название организации, к которой относится сотрудник.
2. Филиал - структурное подразделение организации, где работает сотрудник.
3. Дата окончания договора - дата, когда трудовой договор между организацией и сотрудником подойдет к концу.

• Номер счета. Если сотрудник будет получать зарплату по реквизитам банковского счета, то необходимо указать номер счета. В дальнейшем, при создании отчета бухгалтерии, можно будет отследить средства.
• Зарегистрировать телефон - настройка позволяет привязать приложение "MeaSoft" на телефоне с программой на компьютере. При нажатии кнопки открывается окно с QR-кодом.

График

Вкладка "График работы"

Управление графиками работы сотрудников осуществляется во вкладке «График». Для доступа и редактирования необходимо наличие прав.
Через контекстное меню осуществляются следующие действия:

1. Открыть - произойдет открытие карточки графика дня.
2. Отпустить - выбор причины отсутствия сотрудника из предложенных вариантов: отпуск, больничный, отгул, прогул или <нет>(не отпускать).
3. Выходной всем - при выборе пункта откроется новое окно с выбором причины и комментарием. Выходной предоставляется всем сотрудникам.
4. Удалить вперед - происходит удаление графика на все последующие даты, следующие за выбранной.
5. Продлить выделение - происходит продление графика работы сотрудника с выделенной даты и до конца года.
6. Продлить график - при выборе появляется новое окно, с возможностью ввода даты, до которой включительно будет работать сотрудник.

Чтобы открыть карточку графика сотрудника на конкретный день необходимо кликнуть 2 раза по строке с датой. В карточке графика сотрудника за конкретный день доступны для просмотра/редактирования следующие поля:

• Время прихода – время прихода сотрудника по графику.
• Пришел – фактическое время прихода, отмечается контролирующим сотрудником или при запуске программы.
• Время ухода – время ухода сотрудника по графику.
• Ушел – фактическое время ухода, отмечается контролирующим сотрудником или при запуске программы.
• Район – район города, предполагаемый менеджером, на котором курьер должен в этот день работать.
• Бонус/штраф – премия/вычет данному сотруднику за конкретный рабочий день.
• Примечания – комментарии пользователя по поводу причины премирования/депремирования сотрудника в этот день.
• Панель «Работал» позволяет менеджеру проставить свою субъективную оценку работы курьера в этот день, и прокомментировать ее.

Клиенты

На вкладке "Клиенты" у менеджера отображаются клиенты, которых он курирует. В таблице представлены: наименование компании, номер договора и процент менеджера. При двойном клике на строке с клиентом откроется карточка данного клиента. У других видов сотрудников на вкладке "Клиенты" могут быть отображены клиенты, которых привели эти сотрудники.

Настройки

Статусы сотрудников

Настройка позволяет выставить ограничения на выдаваемую корреспонденцию курьеру. Таким образом сотруднику можно выставить лимиты денежных средств, идущих в счет оплаты доставки корреспонденции.
В программе, по умолчанию, для всех выставлен статус "Обычный" - у сотрудника нет ограничений на получение корреспонденции.

Есть возможность изменить, добавить или убрать статусы сотрудников. Для изменения перейдите в "Справочники" -> "Статусы" -> "Типы сотрудников". Используя контекстное меню можно: "Переименовать", "Добавить", "Изменить цвет" статусов или изменить суммы ограничений статусов "Дополнительная информация".

Дополнительные параметры

Позволяют создать дополнительные условия работы конкретного сотрудника.

• "VIP" - параметр, позволяющий выделить сотрудника среди остальных (например: курьер всегда хорошо выглядит и пунктуален). Так же, используется для фильтрации. Для активации ставится галка.;
• "Водитель" - отмечая данный параметр, у пользователя появляется возможность ввести номер водительских прав и прикрепить автомобиль на вкладке "Дополнительно";
• "Бригадир" - параметр наделяет сотрудника дополнительными обязанностями (например: бригадир должен донести до курьеров изменения регламента работы). Курьеров можно прикреплять к конкретному бригадиру;
• "Свободное посещение" - позволяет сотруднику работать без графика (график будет создаваться автоматически по факту прихода сотрудника на работу), в противном случае, система не даст возможности приступить к работе, если у него на этот день отсутствует график работы.
• "Район" - поле, в которое можно ввести номер района курьера, где он работает "по умолчанию";
• Так же, к дополнительным параметрам относятся свободные поля "Примечание" и "Примечание-2". В этих полях можно указать информацию, относящуюся к конкретному сотруднику.

Управление данными сотрудников

Чтобы посмотреть информацию о допусках/присутствии/отсутствии сотрудников необходимо во вкладке "Сотрудники" воспользоваться контекстным меню (правая клавиша мыши) и выбрать "Посещаемость" или через основное меню “Функции –> Допуск курьеров к работе”.

Верхняя часть окна содержит фильтр:
Дата – выпадающий список фильтрации информации по допускам на определенную дату.
Менеджер – выпадающий список фильтрации курьеров по менеджеру.
Скрыть отсутствующих по причине – галка, которая скроет в таблице курьеров, для которых указана информация в поле “Причина отсутствия”. По умолчанию, табличная информация содержит список всех работающих в системе курьеров. Набор столбцов регулируется настройками пользователя.

Описание некоторых ключевых столбцов:

Район – цифровое значение района курьера, которое указано в карточке сотрудника в поле “Район:” (присвоенный район курьеру, изначально служил для обозначения района проживания или района работы).
Приход – регламентное время прихода из карточки графика сотрудника. Фон этого поля будет окрашен красным цветом, если поле "Факт. приход" не заполнено, либо больше времени "Приход".
Факт.приход – время фактического прихода сотрудника на работу, которое зафиксировала система или вручную проставил контролирующий сотрудник. Фон этого поля будет окрашен красным цветом, если поле не заполнено, либо больше времени "Приход".
Уход – регламентное время ухода из карточки графика сотрудника.
Факт.уход – время фактического ухода сотрудника, которое зафиксировала система или вручную проставил менеджер.
Бонус/Штраф – значение премии/штрафа данному курьеру за конкретный рабочий день. Ввод осуществляется в полях “Штраф:” или “Премия:” в окне “График работы сотрудника”.
Причина отсутствия – значение причины отсутствия курьера на рабочем месте. Ввод осуществляется через контекстное меню “Отпустить”.
+/- – показатель работы курьера. Ввод осуществляется в блоке “Работал:” для полей “Плохо”, “Нормально”, “Хорошо” в окне “График работы сотрудника”. Значение “Плохо” – принимает знак “минус”, значение “Хорошо” – принимает знак “плюс”, значение “Нормально” – не имеет никакой отметки в поле.
Допущен к работе – галка проставляется через контекстное меню (правая клавиша мыши) “Изменить статус “Допущен к работе”.
Статусная строка в нижней части интерфейсного окна “Посещаемость” отображает общее число курьеров.

Контекстное меню (правая клавиша мыши) окна “Посещаемость” содержит пункты:

Показать карточку графика – карта графика сотрудника за конкретный день.
Отпустить – выпадающий список значений причин отсутствия курьера на рабочем месте. Этот список возможно изменить или расширить через статусы “31 Причины отсутствия на работе” через основное меню “Справочники –> Статусы”. Каждому статусу можно присвоить цветовой маркер.
Показать карточку курьера – открывает карточку сотрудника.
Показать график курьера – открывает график курьера из карточки сотрудника.
Проставить факт. время – ручное проставление времени фактического прихода и ухода для курьера (проставляется одновременно значениями, указанными в полях “Время прихода” и “Время ухода”).
Изменить статус “Допущен к работе” – ручной допуск курьера к работе. Для курьера в столбце “Допущен к работе” – проставляется галка. Повторное действие этого пункта меню – отменяет предыдущее.

Отображения сотрудников

Во вкладке "Сотрудники", в виде таблицы, представлены основные данные работников организации. Чтобы структурировать отображение сотрудников можно воспользоваться фильтрами, находящимися справа.

Фильтры:

• "Все" - позволяет отобразить всех сотрудников, так или иначе относящихся к организации;
• "Курьеры" - отображает курьеров по выбранному параметру из предложенных вариантов:

1. "Все" - параметр покажет всех курьеров в таблице.
2. "Vip" - показывает только курьеров с проставленной галкой "Vip".
3. "Не Vip" - показывает курьеров без галки "Vip".
4. Выпадающий список менеджеров - выбор менеджера из списка позволит отобразить курьеров, относящихся к нему.

• "Агенты" - в выпадающем списке можно выбрать конкретного специалиста по продажам, тогда отобразятся курьеры, которые были привлечены им или "Все". При выборе "Все", в таблице отобразятся все сотрудники, занимающиеся продажами.
• "Менеджеры" - отображает всех сотрудников, руководящих курьерами.
• Отображение сотрудников по дате увольнения:

1. Все (кроме архива) - в таблице будут представлены все работники, за исключением архивных данных.
2. Работающие - сотрудники, у которых не проставлена дата увольнения.
3. Увольняющиеся - сотрудники, у которых проставлена дата увольнения.
4. Уволенные - сотрудники, уволенные относительно недавно.
5. Архив - уволенные сотрудники за выбранный год. В архив попадают сотрудник, уволенные свыше 5 месяцев назад.

• По графику на дату - выбор даты позволит отобразить сотрудников по следующим параметрам:

1. Все - все сотрудники, без исключений;
2. Работающие - сотрудники, которые работают в выбранную дату по графику;
3. Отсутствующие - сотрудники, у которых не отмечено время прихода.

• Выбор филиала - отображает сотрудников, относящихся к тому или иному отделению организации
• Поле поиска по ФИО - позволяет найти конкретного сотрудника по Фамилии Имени и Отчеству.