Карточка корреспонденции

Создание корреспонденции

1. На вкладке Заказы выберите заказ и нажмите пробел. Откроется вкладка Адреса с входящими в заказ корреспонденциями.
2. Нажмите F3 или в контекстном меню выберите пункт Создать. Откроется окно новой карточки корреспонденции с заполненными данными клиента и заказа.
   
3. Заполните поля карточки и нажмите ОК.

Карточка корреспонденции

Карточка единицы корреспонденции содержит следующие вкладки:

• Получатель
• Отправитель
• Межгород
• Выдача
• Финансы
• Прочее
• Услуги
• Вложения
• Места
• Пользовательская

Общие поля

Номер. Номер единицы корреспонденции. Ставится максимальный номер корреспонденции в текущем заказе, увеличенный на единицу. Система следит за уникальностью номеров корреспонденции в пределах заказа. При этом вы можете редактировать номер и сохранить корреспонденцию с одинаковыми значениями номеров в одном заказе. Если при создании записи другой пользователь займет номер, подставленный автоматически, редактируемой записи присваивается новый номер, она сохраняется, а пользователь видит предупреждение, что нумерация изменилась.
Очень важно для бизнес-процессов, чтобы нумерация корреспонденции, вводимой в базу данных одним оператором, была непрерывной, последовательной и соответствовала тому порядку, в котором корреспонденция физически расположена. В этом случае наклейки и/или ведомости, распечатанные с сортировкой по номеру, располагаются в той же последовательности. Это существенно снижает трудозатраты на сопоставление корреспонденции наклейкам и ведомостям. Для автоматического контроля нумерации при одновременном вводе корреспонденции несколькими операторами в один заказ применяется настройка программы, устанавливающая диапазон номеров, выделенных каждому оператору, так, чтобы они не пересекались (Параметры > Ввод).

Если у корреспонденции стоит номер 0, она считается заборной. Отправитель и получатель меняются местами. На карте будут видны адреса отправителей.

Шифр. Применяется для ввода кода получателя, принятого в системе заказчика. При заполнении этого поля и последующем переходе к другому полю система ищет корреспонденции с заполненным полем Шифр, доставленные от текущего заказчика. Если с таким шифром от этого заказчика в базе данных присутствует несколько организаций, различающихся по названию, оператору предлагается выбрать организацию. После этого в поля Компания, ФИО, Адрес, Станция метро и Телефон подставляются значения из последней доставки этому получателю, а также выводятся одна или две панели информации о предыдущих доставках этому получателю:

Значения цвета инфопанелей:

• красный — по этому адресу корреспонденция не была доставлена;
• зеленый — по этому адресу отправление было доставлено;
• голубой — по этому адресу в эту компанию уже была доставка от другого заказчика.

Инфопанели появляются также при вводе наименования компании.

Вложение. Значение подставляется из карточки текущего заказа с возможностью редактирования. Свободное текстовое поле.

Поручение. Текст поручения курьеру: купить, отдать, подписать, забрать и т. д. Свободное текстовое поле.

Сумма р. Сумма наложенного платежа. Автоматически заполняется суммой товаров с вкладки Вложения. Значение можно редактировать.

Кол-во. Количество мест в отправлении.

Принято на склад. Флажок используется для фильтрации записей в списке корреспонденций.

Оплата получ.. Если флажок установлен, стоимость доставки, указанную в поле Стоимость доставки, оплачивает получатель.

Стоимость доставки. Значение поле определяется тарифной сеткой клиента и зависит от типа отправления и режима доставки. Стоимость доставки указывается в валюте расчетов с клиентом. Если данные карточки корреспонденции были изменены и нужно пересчитать стоимость доставки, нажмите на кнопку рядом с полем.

Стоимость для курьера. Сумма в рублях, которая будет начислена курьеру за доставку. Если поле пустое и у курьера сдельная заработная плата, стоимость начисляется согласно тарифной сетке курьера. Если в поле указать стоимость вручную, она будет начислена курьеру за доставку, тарифная сетка курьера не учитывается.

Уточн. Дата уточнения адреса доставки.

Дата вручения. Дата фактического вручения корреспонденции. Если поле не заполнено, корреспонденция считается недоставленной.

Время вручения. Время фактической доставки. Если дата доставки заполнена, а время — нет, подразумевается «не доставлено по причине» (например, «никого не было»).

Вручил курьер. Имя курьера, доставившего корреспонденцию.

Инфо о доставке. Данные о человеке, фактически получившем корреспонденцию у адресата — его фамилия, должность, телефон и т. д.

Ожидание. Время в минутах, которое курьер провел, ожидая получателя.

Туда. Если флажок установлен, оформляется доставка получателю. По умолчанию флажок установлен.

Возврат. Если флажок установлен, при установленном флажке Туда оформляется доставка получателю и обратно. Если доставка должна быть только обратно (заказчику), снимите флажок Туда и установите Возврат. В результате получатель и отправитель поменяются местами.

Поля раздела Возврат соответствуют полям раздела Туда. Возврат может тарифицироваться отдельно.

Функции

По кнопке Функции доступны следующие действия:

• История изменений. Позволяет просмотреть историю изменений основных полей карточки корреспонденции. Отображается информация о пользователе, дате и времени изменения, измененные поля. Список системных пользователей;

• Поток APISync — поток синхронизации.
• Поток NAP — поток обработки новых заказов из ЛК.
• Поток SysSync — синхронизация ФИАС, подсчет статистики для поиска в тикетах.
• Поток Contact — обработка номеров телефонов и адресов электронной почты для использования в поиске.
• Автоматизация # — номер задания в модуле автоматизации, который внес изменения.

• История изменений доп. полей. Позволяет просмотреть историю изменений дополнительных полей карточки корреспонденции. Отображается информация о пользователе, дате и времени изменения, измененные поля;
• История сканирования;
• Печать. Позволяет распечатать наклейки или ведомости (накладные) на корреспонденцию. Подробнее см. в разделе «Печать ведомостей и наклеек»;
• Прикрепленные файлы. Позволяет просмотреть и скачать прикрепленные файлы, в том числе фотографии с курьерских устройств, отсканированные ведомости;
• Движение накладной. Позволяет определить сотрудника, у которого находится накладная на бумажном носителе информации. Подробнее см. в разделе «Движение накладных и возвратов»;
• История сообщений. Позволяет просмотреть информацию о звонках курьеров получателям. Подробнее см. раздел «Звонок получателю»;
• История статусов. Позволяет просмотреть историю статусов корреспонденции;
• Разослать. Позволяет отправить SMS или e-mail заказчику, курьеру или получателю по заготовленным шаблонам. Шаблоны хранятся в справочнике Печатные формы;
• Новое задание. Позволяет создать новое задание, связанное с корреспонденцией;
• Новый тикет. Позволяет создать новый тикет от имени заказчика;
• Отправить на повторную доставку. Позволяет передать на доставку недоставленную корреспонденцию. В списке адресов появляется новая корреспонденция, которой присвоен следующий порядковый номер внутри заказа;
• Ввести на основании. Позволяет ввести дочернюю корреспонденцию;
• Родительская корр-ция. Позволяет просмотреть родительскую корреспонденцию. Например, для корреспонденции, отправленной на повторную доставку, родительская корреспонденция — это начальная недоставленная корреспонденция;
• Введенные на основании. Позволяет просмотреть дочернюю корреспонденцию.

Получатель

Москва. Город сотрудника филиала. Если флажок установлен, адрес получателя находится в городе сотрудника. Если флажок снят, в поле ввода адреса появляются поля для ввода индекса, региона и города.

Самовывоз. Если флажок установлен, корреспонденция предназначена для самовывоза, вместо адреса получателя появляется поле ПВЗ с выпадающим списком доступных пунктов самовывоза.

Компания. При вводе используется автоподстановка из списка названий компаний-получателей всей корреспонденции от текущего заказчика за последние 2 года.

После ввода значения происходит поиск доставок указанному получателю. Данные последней доставки автоматически заполняются в поля ФИО, Адрес, Станция метро и Телефон. В верхней части карточки отображаются информационные панели с историей доставок этому получателю.

Поскольку адрес определяется по названию компании, то для удобной работы с получателями, у которых при одном названии существует несколько адресов (например банки, имеющие много филиалов с одинаковым названием) рекомендуется добавлять в конец названия один или несколько знаков нижнего подчеркивания (_). Такие знаки в конце наименования получателя не печатаются в доставочных листах и не попадают в отчеты. Если в базе данных несколько таких «разных» названий введенной компании-получателя, система предложит оператору выбрать нужный адрес из имеющихся или добавить новый.

Дата. Плановая дата доставки.

ФИО. Заполняется именем получателя для введенной компании. Если нажать на кнопку при ручном вводе получателя, первые буквы каждого слова заменятся на заглавные, кроме фразы «для бухгалтерии», которая применяется при доставке биллинга (рассылке счетов). Кнопка переключается щелчком мыши по ней или нажатием кнопки F4.

Время с … до …. При необходимости указывается время вручения:

• оба поля заполнены разными значениями — интервал времени доставки;
• оба поля заполнены одинаковыми значениями — конкретное время доставки;
• заполнено только в одно поле — ограничение времени «от» или «до».

Значения используются для печати на доставочных листах (ведомостях) для курьеров.

Адрес. Используется автоподстановка адресов из базы КЛАДР.

По введенному адресу определяется район. Для этого адрес должен соответствовать стандарту, принятому в системе.

Указанный формат адреса используется в адресах клиентов и курьеров, а также автоматически применяется к адресам при импорте баз получателей из Microsoft Excel. Подробнее см. раздел «Импорт баз данных».

Станция метро. При включенном едином районировании поле автоматически заполняется определенным для указанного адреса районом. Пользователь может изменить его. Если район имеет признак Область, появляется поле Км. Подробнее о расчете значения поля см. раздел «Расчет километража». Можно установить дополнительную тарификацию доставки в область в карточке тарифа на вкладке «Прочее».

Телефон. Телефон получателя в любом формате.

Отправитель

Заказчик. Если флажок установлен, отправителем является заказчик. Флажок по умолчанию установлен, данные заказчика автоматически подставляются в поля информации об отправителе. Если снять флажок, заполненные поля станут доступны для редактирования.

Москва. Город сотрудника филиала. Если флажок установлен, адрес отправителя находится в городе сотрудника. Если флажок снят, в поле ввода адреса появляются поля для ввода региона и города.

Прочее

Есть жалоба. Заполняется в случае поступления жалобы на курьера. Выберите жалобу из выпадающего списка. Чтобы добавить новую жалобу, выберите пункт меню Справочники > Статусы > Жалобы клиентов.

Хранится в ячейке. Содержит номер ячейки, в которой хранится корреспонденция, предназначенная для самовывоза. Подробнее см. раздел «Адресное хранение корреспонденции».

Принято в работу на. Дата, на которую запланирована доставка корреспонденции. Это поле используется в тех случаях, когда в поле Дата указывается крайний срок доставки корреспонденции.

Для проставления окончательной даты доставки выберите в контекстном меню таблицы корреспонденции пункт Принять в работу на и выберите одно из возможных значений:

• Сегодня;
• Завтра;
• Дату — укажите дату;
• Пусто — чтобы отменить дату, введенную ранее.

Утрачено. Флажок предназначен для пометки утраченных (утерянных, украденных и т. п.) единиц корреспонденции. Корреспонденция считается утраченной при одновременном соблюдении следующих условий:

• установлен флажок Утрачено;
• указана дата доставки;
• стоимость доставки изменена на 0 руб.

Помеченная таким образом корреспонденция не будет включаться в инвентаризацию и в акт передачи корреспонденции, но будет попадать в акт передачи денег. Кроме того, нулевая стоимость доставки у такой корреспонденции не будет пересчитываться при выборе пункта меню Пересчитать стоимость на вкладке Заказы.