Учет наличных по бухгалтерии — различия между версиями

Материал из Меасофт
Перейти к: навигация, поиск
(Учет наличных в разрезе филиалов)
м (Выдать деньги из бухгалтерии)
 
(не показано 30 промежуточных версий 2 участников)
Строка 1: Строка 1:
Модуль учета наличных денежных средств, предназначен для отслеживания и учета движения наличных денежных средств курьерской службы и представляет собой набор отчетов в главном меню '''"Отчеты" – "Бухгалтерия"'''. Данный пункт меню будет неактивным, если модуль не приобретен или закрыт правами.
+
Модуль учета наличных денежных средств предназначен для отслеживания и учета движения наличных денежных средств курьерской службы и представляет собой набор отчетов в главном меню '''Отчеты''' > '''Бухгалтерия'''. Этот пункт меню неактивен, если модуль не приобретен или у пользователя на него нет прав.
  
 
== Начало использования модуля учета наличных в бухгалтерии ==
 
== Начало использования модуля учета наличных в бухгалтерии ==
  
Модуль учета наличных денежных средств, предназначен для отслеживания и учета движения наличных денежных средств курьерской службы и представляет собой набор отчетов в главном меню '''"Отчеты" – "Бухгалтерия"'''. Данный пункт меню будет неактивным, если модуль не приобретен или закрыт правами.
+
Чтобы начать использовать модуль учета наличных в бухгалтерии, выполните следующие действия:
 +
# Обнуление денег на руках у менеджеров. Сформируйте отчет '''Отчеты''' > '''Бухгалтерия''' >'''Деньги на руках у менеджера''', чтобы понять, кому из сотрудников необходимо оформить передачу денег.
 +
# Для каждого менеджера, у которого по отчету есть остаток, оформите возврат наличных в бухгалтерию: откройте '''Отчеты''' > '''Бухгалтерия''' > '''Принять деньги от сотрудника в бухгалтерию''' и установите флажок '''с последней передачи денег в бухгалтерию'''.<br>Если у менеджера числится отрицательный остаток, выберите пункт меню '''Отчеты''' > '''Бухгалтерия''' > '''Выдать деньги из бухгалтерии''' и установите флажок '''Выдать менеджеру'''. В наименовании платежа напишите «Обнуление бухгалтерии» и укажите сумму + 1 рубль.
 +
# Обнуление денег в бухгалтерии. Сформируйте отчет '''Отчеты''' > '''Бухгалтерия''' > '''Движение денег в бухгалтерии''' позволяет увидеть сумму остатка наличных средств.
 +
#* Если сумма положительная, спишите деньги с помощью '''Выдать деньги из бухгалтерии'''.
 +
#* Если сумма отрицательная, внесите необходимую сумму с помощью '''Внесение наличных в бухгалтерию'''.<br>В результате в отчете '''Движение денег в бухгалтерии''' должен отображаться нулевой остаток.<br>В наименовании платежа напишите «Обнуление бухгалтерии».
 +
# Включите переменную '''Справочники''' > '''Переменные''' > '''Финансы''' > '''Отслеживать движение наличных по бухгалтерии'''.
  
Для начала использования модуля учета наличных в бухгалтерии необходимо выполнить обнуление сумм, по следующему алгоритму:
+
В конце смены бухгалтер принимает всю наличность у менеджеров, производит подсчет общей суммы, которую необходимо внести в MeaSoft, и оформляет приход с помощью пункта меню '''Внесение наличных в бухгалтерию'''.
  
1.Обнуление денег на руках у менеджеров.
+
== Отчеты и функции модуля ==
  
Формируем отчет '''"Деньги на руках у менеджера"''', чтобы понимать кому из сотрудников, необходимо оформить передачу денег по второму пункту. По информации, полученной из отчета у всех сотрудников должен остаться на руках 0 рублей.
 
  
2.Для каждого из менеджеров, у которых по отчету есть остаток, формируем возврат наличных в бухгалтерию, через пункт меню '''"Отчеты"''' - '''"Бухгалтерия"''' - '''"Передача денег в бухгалтерию"''', с включенной галкой '''"с последней передачи денег"'''.
+
=== Передать деньги другому сотруднику ===
  
Если у менеджера числится отрицательный остаток, то необходимо выбрать пункт меню '''"Отчеты"''' - '''"Бухгалтерия"''' - '''"Расход по бухгалтерии"''' и включить галку '''"выдать менеджеру"'''. В наименовании платежа написать '''"обнуление бухгалтерии"'''. Указать сумму + 1 рубль.
+
Функция предназначена для передачи денежных средств, находящихся на руках одного сотрудника, другому сотруднику. Вы можете настроить <rspoiler text="права доступа">'''Пользователи''' > '''Отчеты''' > '''Бухгалтерия''' > '''Перевод денег между сотрудниками'''</rspoiler> к этой функции отдельно от остальных пунктов меню '''Бухгалтерия'''.
  
3.Обнуляем деньги в бухгалтерии.  
+
[[Файл:Перевод между сотрудниками.png|none|350 px]]
  
Отчет '''"Отчеты"''' - '''"Бухгалтерия"''' - '''"Наличность в бухгалтерии"''' позволяет увидеть сумму остатка наличных средств. Если сумма положительная - списываем деньги через пункт меню '''"Расход по бухгалтерии"'''. Если сумма отрицательная - то вносим необходимую сумму, через пункт меню '''"Внесение наличных"'''.  
+
При вводе суммы перевода происходит проверка денежных средств на руках сотрудника, который совершает перевод. Если денег достаточно, оформляется документ о передаче денежных средств между сотрудниками, формируется печатная форма передачи.
  
В итоге по отчету '''"Наличность в бухгалтерии"''' должен отображаться нулевой остаток.
+
Документ о передаче денежных средств обрабатывается в контуре учета наличных в бухгалтерии:
 +
* если перевод оформлен на менеджера, то эти деньги учитываются у него на руках;
 +
* если менеджер оформлял перевод денег на другого сотрудника, то эта сумма с него списывается.
  
<div style="color: #a94442; background-color: #f2dede; border: 1px solid #ebccd1; padding: 3px 10px 10px;">
+
Если деньги передаются курьеру:  
'''!ВНИМАНИЕ!''' На этом этапе в системе должно быть произведено обнуление денег на руках у менеджера и в бухгалтерии!
+
* автоматически отмечается, что он присутствует на работе;
</div>
+
* создается акт передачи денежных средств, его можно увидеть на вкладке '''Выдача'''.
  
4конце смены бухгалтер принимает всю наличность у менеджеров и производит подсчет общей суммы, которую необходимо внести в КС2008 - оформить через пункт меню '''"Внесение наличных"'''.  
+
Чтобы увидеть отчеты по переводам денежных средств между сотрудниками:
 +
# Откройте пункт меню '''Отчеты''' > '''Бухгалтерия''' > '''Передача денег в бухгалтерию''' и выполните расчет для сотрудника.
 +
# В нужной строке нажмите на кнопку [[Файл:Кнопка вверх.png]] и в детализации перейдите на вкладку '''Переводы от сотрудников'''.
  
5.В переменных (раздел '''"Финансы"'''), включаем переменную '''"Отслеживать движение наличных в бухгалтерии"''', для начала работы с модулем.
 
  
* Действия по обнулению, описанные в п.2 - п.3 рекомендуется сопроводить комментариями в наименовании платежа (например '''"обнуление бухгалтерии"''').
+
=== Принять деньги от сотрудника в бухгалтерию ===
  
== Передача денег в бухгалтерию ==
+
С помощью отчета «Принять деньги от сотрудника в бухгалтерию» можно:
 +
* оформить передачу наличных средств в бухгалтерию;
 +
* сформировать отчет и детализацию по полученным и израсходованным менеджером наличным денежным суммам.
  
[[Файл:Nalich (1).png|thumb|400px|right|Рис.1 Оформление передачи денег в бухгалтерию]]  
+
Чтобы сформировать отчет:
'''"Передача денег в бухгалтерию"''' служит, как для оформления фактической передачи наличных средств в бухгалтерию, так и для просмотра отчета и детализации по полученным и израсходованным наличных денежных сумм менеджером.
+
# Откройте '''Отчеты''' > '''Бухгалтерия''' > '''Принять деньги от сотрудника в бухгалтерию'''. Откроется окно параметров отчета:
 +
#: [[Файл:Nalich (1).png|none|400px|]]
 +
# Заполните параметры:
 +
#* '''Период'''. Даты формирования отчета;
 +
#* '''Менеджер'''. Сотрудник, который передает наличные в бухгалтерию;
 +
#* '''с последней передачи денег в бухгалтерию'''. Если флажок установлен, сумма рассчитывается с последней передачи наличных. Если оформляется первая передача наличных, то сумма рассчитывается за весь период работы менеджера. В этом случае потребуется большее время для расчета. При этом отображается предупреждение, что менеджер ни разу не сдавал наличность в бухгалтерию.
 +
# Нажмите на кнопку '''Посчитать'''.
 +
В результате рассчитываются следующие данные:
 +
*'''Получено средств''' — сумма наличных, которую получил менеджер. Чтобы просмотреть детализацию, нажмите на кнопку [[Файл:Кнопка вверх.png]].<br>Детализация отображается на следующих вкладках:
 +
** '''Принятая корреспонденция''' — суммы по заказам, которые менеджер принял от курьеров на вкладке '''Выдача''';
 +
** '''Платежи''' — платежи наличными от заказчиков, введенные по заказам;
 +
** '''Переводы из бухгалтерии''' — оформленные переводы денег из бухгалтерии;
 +
** '''Деньги по актам от курьеров''' — акты, оформленные через '''Передать деньги другому сотруднику''';
 +
** '''Переводы от сотрудников''' — оформленные переводы денег от сотрудников;
 +
*'''Израсходовано средств''' – сумма наличных, которую израсходовал менеджер. Чтобы просмотреть детализацию, нажмите на кнопку [[Файл:Кнопка вверх.png]].<br>Детализация отображается на следующих вкладках:
 +
** '''Выплаты''' – суммы выплат по расчетам с курьерами ('''Отчеты''' > '''Сотрудники''' > '''Расчеты с сотрудниками''');
 +
** '''Оплата актов''' – введенная оплата по актам передачи денег;
 +
** '''Передача денег в бухгалтерию''' — оформленные передачи денег в бухгалтерию;
 +
** '''Переводы сотрудникам''' — оформленные переводы денег сотрудникам;
 +
** '''Выплаты контрагентам''' — оформленные выплаты контрагентам;
 +
* '''Передается в бухгалтерию''' – сумма наличных, которую менеджер должен передать в бухгалтерию.
  
'''"Период"''' – указываются даты формирования отчета.
+
По нажатии на кнопку '''Оформить''' создается документ передачи денег в бухгалтерию. Кнопка активна, если установлен флажок '''с последней передачи денег в бухгалтерию'''.
  
'''"Менеджер"''' – указываем менеджера, который должен передать наличные в бухгалтерию.
+
Рекомендуется выполнять передачу денежных средств в бухгалтерию минимум раз в месяц, так как в расчете наличных денежных средств на руках у менеджера при выплате зарплаты или оплате АПД учитывается период, равный 30 дням. Иначе потребуется много времени для расчета, что приведет к задержке выплаты зарплаты или оплаты АПД.
  
'''"Посчитать"''' – выполняется расчет наличных денежных средств по указанному менеджеру.
 
  
'''"С последней передачи денег в бухгалтерию"''' – сумма наличных будет рассчитываться с последней передачи наличных. Если оформляется первая передача наличных, то сумма рассчитывается за весь период работы менеджера и в этом случае, системе потребуется большее время для расчета. При этом выйдет предупреждение, что менеджер ни разу не сдавал наличность в бухгалтерию.
+
=== Выдать деньги из бухгалтерии ===
  
'''"Получено средств"''' – сумма наличных, которую получил менеджер. По нажатию на кнопку с изображением треугольника, откроется детализация полученных средств.
+
Отчет '''Выдать деньги из бухгалтерии''' предназначен для списания наличных денежных средств из бухгалтерии. Сумму по расходу можно провести как обычное списание из бухгалтерии или выдать сумму сотруднику на руки.
  
В детализации по полученным средствам мы можем увидеть разбивку по четырем вкладкам:
+
Чтобы сформировать отчет:
 +
# Откройте '''Отчеты''' > '''Бухгалтерия''' > '''Выдать деньги из бухгалтерии'''. Откроется окно «Расход по бухгалтерии»:[[Файл:Nalich (2).png|none|750px]]
 +
# Заполните поля формы и нажмите на кнопку '''Добавить'''. Запись добавлена в табличную часть окна.<br>Обратите внимание, если установлен флажок '''Выдать менеджеру''', то сумма будет числиться за менеджером. Удалить такой расходный документ нельзя, можно только оформить документ возврата денег в кассу. Если флажок снят, документ можно будет удалить.
 +
# Чтобы добавить еще сумму, заполните поля снова и нажмите '''Добавить'''.
 +
# Когда все суммы внесены, нажмите на кнопку '''Оформить'''.
  
• Принятая корреспонденция – отображаются суммы по заказам, которые менеджер принял от курьеров в '''"Выдаче"'''.
+
Расходный кассовый ордер для печати сформируется в Microsoft Excel автоматически.
  
• Платежи – полученные платежи наличными от заказчиков, введенные по заказам.
+
Информация по операции попадет в отчеты '''Документы о движении денег в бухгалтерии''', '''Движение денег в бухгалтерии'''.
  
• Переводы из бухгалтерии – оформленные переводы денег из бухгалтерии.
+
=== Внесение наличных в бухгалтерию ===
  
• Деньги по актам от курьеров – отображаются оформленные акты через '''"Выдачу денег курьеру"'''.
+
Предназначен для проведения поступления наличных денежных средств по бухгалтерии. Внесенная сумма попадет в отчеты '''Наличность в бухгалтерии''' и в '''Документы о движении денег в бухгалтерии'''.
  
'''"Израсходовано средств"''' – сумма наличных, которую израсходовал менеджер. По нажатию на кнопку с изображением треугольника, откроется детализация израсходованных средств.
+
Чтобы провести поступление наличных денежных средств:
 +
# Перейдите '''Отчеты''' > '''Бухгалтерия''' > '''Внесение наличных в бухгалтерию'''. Откроется окно «Приход по бухгалтерии»: [[Файл:Nalich (9).png|none|750px|]]
 +
# Заполните поля формы и нажмите на кнопку '''Добавить'''. Запись о платеже добавится в табличную часть окна.
 +
# Чтобы добавить еще сумму, заполните поля снова и нажмите '''Добавить'''.
 +
# Когда все суммы внесены, нажмите на кнопку '''Оформить'''. Приходный кассовый ордер для печати сформируется в Microsoft Excel автоматически.
  
В детализации по израсходованным средствам мы можем увидеть разбивку по трем вкладкам:
 
  
• Выплаты – отображаются суммы выплат по расчетам с курьерами ('''"Отчеты"''' - '''"Сотрудники"''' - '''"Расчеты с сотрудниками"''').
+
=== Отчетный период ===
 +
   
 +
Отчет отображает расходы на выплату зарплат сотрудникам и приходы от выполнения доставок заказов.
  
• Оплата актов – введенная оплата по актам передачи денег.  
+
[[Файл:Nalich (11).png|none|400 px]]
  
• Передача денег в бухгалтерию – оформленные передачи денег в бухгалтерию.
+
В разделе '''Расход''' учитываются начисления зарплаты сотрудникам. Отдельно отображаются только типы начислений «Проезд» и «Зарплата», прочие начисления просуммированы в столбце '''Прочее'''. При наведении курсора мыши на ячейку отображается примечание с датой начисления и ФИО сотрудника.
  
'''"Передается в бухгалтерию"''' сумма наличных, которую менеджер должен передать в бухгалтерию.
+
В разделе '''Приход по квитанциям''' отображается сумма стоимости отправлений по доставленным заказам в разрезе наличной и безналичной оплаты.
  
'''"Оформить"''' – создает документ передачи денег в бухгалтерию. Кнопка активна, только если установлена галка '''"С последней передачи денег в бухгалтерию"'''.
 
  
<div style="color: #a94442; background-color: #f2dede; border: 1px solid #ebccd1; padding: 3px 10px 10px;">
+
=== Документы о движении денег в бухгалтерии ===
'''!ВНИМАНИЕ!''' Передачу денежных средств в бухгалтерию рекомендуется выполнять минимум один раз в месяц, для корректного учета наличных в бухгалтерии. Т.к. в расчете наличных денежных средств на руках у менеджера при выплате зарплаты или оплате АПД  система учитывает период равный 30 дням. Иначе системе потребуется много времени для расчета, что приведет к задержке выплаты зарплаты или оплаты АПД.
 
</div>
 
<br />
 
  
== Расход по бухгалтерии ==
+
Отчет предназначен для просмотра всех операций по бухгалтерии за указанный период.
  
[[Файл:Nalich (2).png|thumb|300px|right|Рис.2 Расход по бухгалтерии]]
+
[[Файл:Nalich (5).png|none|1200 px]]
'''"Расход по бухгалтерии"''' – предназначен для списания наличных денежных средств из бухгалтерии. Сумму по расходу можно провести, как обычное списание из бухгалтерии, так и выдать сумму менеджеру (офисному сотруднику, не курьеру) на руки.
 
  
'''"Наименование платежа"''' – основание, по которому происходит списание наличных денежных средств.
+
В контекстном меню доступны следующие пункты:
 +
* '''Удалить''' — можно удалить документ, который ранее не вошел в отчет '''Принять деньги от сотрудника в бухгалтерию''', а также не является документом об оплате АПД или актом передачи денег курьеру;
 +
* '''Детализация''' —  доступен для документов типа «Прием средств в бухгалтерию». При выборе этого пункта отображается следующее окно: [[Файл:Детализация приема ДС.png|none|400 px]]
  
'''"Сумма"''' – сумма списания наличных денежных средств.
+
Акт передачи денег курьеру можно распечатать из окна отчета.
  
'''"Выдать"''' – указывается ФИО менеджера, которому выдаются наличные денежные средства. При этом, если галка '''"Выдать менеджеру"''' будет установлена, то сумма повиснет на руках данного менеджера.
 
  
По кнопке '''"Добавить"''' добавляем запись в табличную часть окна. Если необходимо добавить дополнительную сумму, то также заполняем данные наименования платежа и суммы и нажимаем '''"Добавить"'''. После того, как все суммы внесены, нажимаем кнопку '''"Оформить"'''. При этом автоматически сформируется расходный кассовый ордер в Excele для печати.
+
=== Деньги на руках у менеджеров ===
  
== Наличность в бухгалтерии ==
+
Отчет '''Деньги на руках у менеджеров''' предназначен для просмотра общей суммы наличных денежных средств на руках менеджеров.
  
[[Файл:Nalich (3).png|thumb|300px|right|Рис.3 Наличность в бухгалтерии]]
+
Если сотрудник длительное время не передавал деньги в бухгалтерию, то у него расчет суммы производится только за последние 60 дней, заметка об этом отписывается в столбце '''Комментарий'''.
В отчете '''"Наличность в бухгалтерии"''' отображаются все операции с наличными денежными средствами за выбранный период, а также остатки на начало и конец периода.
 
 
В столбце '''"Операция"''' отображается наименование выполненной операции.
 
  
== Нарушение кассовой дисциплины ==
+
[[Файл:Nalich (8).png|none|1000 px]]
  
Отчет '''"Нарушение кассовой дисциплины"''' формируется за период, в котором отображаются возвратные кассовые чеки, которые были распечатаны после формирования Z-отчета.
 
  
[[Файл:Nalich (4).png|thumb|300px|right|Рис.4 Нарушение кассовой дисциплины]]
+
=== Финансовый отчет за период ===
  
По правой кнопке мыши можно выбрать:
+
[[Файл:Nalich (10).png|1500 px|none]]
 +
Отчет отображает движение денежных средств с разделением по наличной и безналичной оплате в разрезе следующих разделов:
 +
* '''Зарплата''' — начисленная сотрудникам зарплата c видами начислений, учтенная по дате выдачи;
 +
* '''Касса''' — операции по наличным денежным средствам;
 +
* '''Долг клиентам''' — суммы по созданным, но неоплаченным АПД;
 +
* '''Оборот''' — общая стоимость доставок по клиентам, выполненных за период отчета;
 +
* '''Факт. оплата''' — сумма платежей, принятых за период. Стоимость доставки, удержанная в АПД, если для него указана дата оплаты и не выставлялся счет, будет добавлена в раздел '''Факт. оплата''';
 +
* '''Долг контрагентов''' — выставленные, но не оплаченные клиентами счета.
  
'''"Печать чека"''' – отправить на печать фискальный чек, если он ранее не был распечатан.
+
=== Движение денег в бухгалтерии ===
  
'''"Повторить нефискальный чек"''' – повторно отправить на печать нефискальный чек, который ранее был распечатан.
+
[[Файл:Nalich (3).png|1000 px|none]]
 +
В отчете отображаются все операции с наличными денежными средствами за выбранный период, а также остатки на начало и конец периода.
 +
 +
В столбце '''Операция''' отображается наименование выполненной операции.
 +
<!--== Нарушение кассовой дисциплины ==
  
 +
Отчет '''"Нарушение кассовой дисциплины"''' формируется за период, в котором отображаются возвратные кассовые чеки, которые были распечатаны после формирования Z-отчета.
  
 +
[[Файл:Nalich (4).png|thumb|300px|right|Рис.4 Нарушение кассовой дисциплины]]
  
== Документы о движении денег в бухгалтерии ==
+
По правой кнопке мыши можно выбрать:
  
[[Файл:Nalich (5).png|thumb|300px|right|Рис.5 Отчет '''"Документы о движении денег в бухгалтерии"''']]
+
'''"Печать чека"''' – отправить на печать фискальный чек, если он ранее не был распечатан.
Отчет '''"Документы о движении денег в бухгалтерии"''' можно сформировать за период с указанием филиала.  
 
  
В данный отчет попадают все операции по бухгалтерии, выполненные за выбираемый период.
+
'''"Повторить нефискальный чек"''' – повторно отправить на печать нефискальный чек, который ранее был распечатан.-->
 
 
По правой кнопке мыши, можно удалить документ, который ранее не вошел в '''"Передачу денег в бухгалтерию"''', а также не является документом об оплате АПД или актом передачи денег курьеру.
 
 
 
Если имеется документ '''"Акт передачи денег курьеру"''', то его можно распечатать по правой кнопке мыши '''"Печать"'''.
 
  
 
== Выдача денег курьеру и оплата АПД ==
 
== Выдача денег курьеру и оплата АПД ==
  
'''"Выдача денег курьеру"''' – данная функция предназначена для передачи наличных денежных средств курьеру, в случае если ему выдали задание на доставку акта передачи денег и позволяет вести учет фактических выданных сумм курьерам.
+
Учет наличных денежных средств по оплате АПД зависит от переменной '''Финансы''' > '''Акты передачи денег''' > '''Деньги на оплату акта передачи денег выдаются из бухгалтерии''':
[[Файл:Nalich (6).png|thumb|220px|right|Рис.6 '''"Выдача денег курьеру"''']]
+
* если переменная включена, при указании даты оплаты в АПД на менеджера автоматически оформляется денежный перевод из бухгалтерии;
[[Файл:Nalich (7).png|thumb|300px|right|Рис.7 Акт приема денег курьером]]
+
* если переменная не включена, проверяется сумма денежных средств на руках у менеджера:
Учет наличных денежных средств по оплате АПД, зависит от включенной переменной:
+
** если денег достаточно, проводится оплата акта из этих средств. Сумма отразится в детализации расходов менеджера при передаче денег в бухгалтерию;
 +
** если денег на руках у менеджера недостаточно, потребуется перевод денежных средств из бухгалтерии. Сумма перевода соответствует сумме акта передачи денег.
  
'''"Финансы"''' – '''"Акты передачи денег"''' - '''"Деньги на оплату акта передачи денег выдаются из бухгалтерии"'''. Если переменная включена, то при выставлении даты оплаты в АПД на менеджера автоматически оформляется денежный перевод из бухгалтерии. Если переменная не включена, то осуществляется проверка суммы денежных средств на руках у менеджера, если их достаточно для оплаты акта, то система разрешает оплатить акт из этих средств (при этом сумма отразится в детализации расходов менеджера, при передаче денег в бухгалтерию). Если денег на руках у менеджера недостаточно - система потребует осуществить перевод денежных средств из бухгалтерии. Сумма перевода соответствует сумме акта передачи денег.
+
Если АПД передан на доставку, то деньги на его оплату передаются из бухгалтерии в любом случае.
 
 
Если АПД передан на доставку, то деньги на его оплату передаются из бухгалтерии в любом случае, невзирая на состояние этого флага.
 
 
   
 
   
В случае, если оформляется отправка АПД на доставку и выдача его курьеру, то в этом случае необходимо оформлять документ '''"Выдача денег курьеру"'''.
+
Если АПД оформляется на доставку и выдается курьеру, используйте функцию '''Передать деньги другому сотруднику'''. В результате:
 +
* автоматически формируется акт приема сотрудником денежных средств;
 +
* у менеджера, который произвел выдачу денег курьеру, выданная сумма учитывается на руках;
 +
* на вкладке '''Выдача''' у курьера появляется задание «Акт приема денег курьером». Статус задания можно изменить только на '''Доставлено'''. Установите статус, когда курьер отчитается о вручении денежных средств и передаст подписанный клиентом АПД.
  
Для выдачи наличных указываем ФИО курьера и сумму и нажимаем кнопку '''"Оформить"''', при этом у нас автоматически распечатывает '''"Акт приема курьером денежных средств"'''. А у менеджера, который произвел выдачу денег курьеру, данная сумма будет учтена на руках.
+
== Учет наличных в разрезе филиалов ==
 
 
Также в выдаче у курьера появляется задание '''"Акт приема денег курьером"'''. Данному заданию, статус можно изменить только на '''"Доставлено"'''. Статус проставляем, после того как курьер отчитается о вручении денежных средств, а также передаст подписанный клиентом АПД.
 
  
== Деньги на руках у менеджеров ==
+
=== Прием наличных в филиал ===
  
Отчет '''"Деньги на руках у менеджеров"''' формируется, для просмотра общей суммы наличных денежных средств на руках менеджеров.
+
Филиалом, в который оформляется прием наличных средств, считается <rspoiler text="текущий филиал">'''Настройка''' > '''Пользователи''' > '''Карточка пользователя''' > '''Настройки''' > '''Филиал'''</rspoiler> пользователя, оформляющего документ о движении денежных средств.
[[Файл:Nalich (8).png|thumb|300px|right|Рис.8 Деньги на руках у менеджеров]]
 
  
В случае, если курьер длительное время не выполнял операцию по передаче денег в бухгалтерию, то у него расчет суммы производится только за последние 30 дней, заметка об этом отписывается в столбце '''"Комментарий"'''.
+
* Прием наличных от менеджеров
 
== Внесение наличных ==
 
  
[[Файл:Nalich (9).png|thumb|300px|right|Рис.9 Внесение наличных]]
+
Производится через '''Отчеты''' > '''Бухгалтерия''' > '''Принять деньги от сотрудника в бухгалтерию'''.
'''"Внесение наличных"''' – предназначено для добавления наличных денежных средств в бухгалтерию. Данная сумма будет отображена в отчетах '''"Наличность в бухгалтерии"''' и в '''"Документы о движении денег в бухгалтерии"'''.
 
  
'''"Наименование платежа"''' – основание, по которому происходит внесение наличных денежных средств.
+
Деньги в бухгалтерию текущего филиала разрешено принимать от менеджеров любого филиала. Привязка к филиалу проверяется по значению в поле '''Филиал''' вкладки '''Дополнительно''' карточки сотрудника. Денежные средства списываются с сотрудника.
  
'''"Сумма"''' – сумма внесения наличных денежных средств.
+
Если филиал менеджера, который сдает денежные средства, не совпадает с текущим, то в процессе оформления приема отобразится предупреждение и запрос на продолжение операции у пользователя. Кроме того, в тексте подтверждения будет указан филиал, в который принимаются денежные средства.
  
'''"Принято от"''' – указывается ФИО сотрудника, который вносит наличные денежные средства.
+
В системном документе о приеме наличных денежных средств указывается, для какого филиала он оформлен.
  
Добавление прихода по бухгалтерии, выполняется аналогично расходу.
+
* Приход наличных средств, не связанный со сдачей денег менеджерами.
  
== Финансовый отчет за период ==
+
Производится через '''Отчеты''' > '''Бухгалтерия''' > '''Внесение наличных в бухгалтерию'''.
  
[[Файл:Nalich (10).png|thumb|300px|right|Рис.10 Финансовый отчет за период]]
+
В форме прихода наличных можно указать фамилию сотрудника, от которого приняты средства, при этом деньги с него не списываются. При оформлении документа печатается приходный кассовый ордер.
В отчете '''"Финансовый отчет за период"''' отображаются движение денежных средств с разделением по наличной или безналичной оплате, в разрезе следующих разделов:
 
  
• Зарплата – начисленная сотрудникам зарплата в разрезе видов начислений.
 
 
• Касса – операции по наличным денежным средствам.
 
 
• Долг клиентам – суммы по созданным, но неоплаченным АПД.
 
 
• Оборот – общая стоимость доставки по клиентам, выполненных за период построения отчета.
 
 
• Факт. оплата – сумма платежей, принятых за период. Стоимость доставки, удержанная в АПД, если для него указана дата оплаты и не выставлялся счет, будет добавлена в раздел '''"Факт. оплата"'''.
 
 
• Долг контрагентов – выставленные, но не оплаченные клиентами счета.
 
 
== Отчетный период ==
 
 
[[Файл:Nalich (11).png|thumb|200px|right|Рис.11 Отчетный период]]
 
В отчете '''"Отчетный период"''' учитывается расходы на выплату зарплат сотрудникам и приходы от выполнения доставок заказов.
 
 
В разделе '''"Расход"''' учитывается начисления зарплаты сотрудникам. Разбивка по типам начислений, происходит только на '''"Проезд"''' и '''"Зарплата", все остальные типы будут просуммированы в столбце '''"Прочее"'''.
 
 
В разделе '''"Приход по квитанциям"''' отображается сумма стоимости отправлений по доставленным заказам, в разрезе наличной и безналичной оплаты.
 
 
В разделе '''"Расход"''', если навести курсор мыши на ячейку, то отобразится примечание с датой начисления и ФИО сотрудника.
 
 
== Учет наличных в разрезе филиалов ==
 
 
=== Прием наличных в филиал ===
 
 
Прием наличных в разрезе филиалов организован через '''"Отчеты"''' - '''"Бухгалтерия"''' – '''"Передача денег в бухгалтерию"''' следующим образом:
 
 
12.1.1 Филиалом, в который оформляется прием наличных средств считается тот, который указан в '''"Настройка"''' – '''"Пользователи"''' – '''"Карточка пользователя"''' – '''"Настройки"''' – '''"Филиал"''' (в дальнейшем - текущий филиал) пользователя, оформляющего документ о движении денежных средств.
 
 
12.1.2 Деньги в бухгалтерию текущего филиала разрешено принимать от менеджеров, приписанных к любому филиалу. Привязка к филиалу проверяется по значению в поле '''"Карточка сотрудника"''' – '''"Дополнительно"''' – '''"Филиал"'''.
 
 
Если филиал менеджера, который сдает денежные средства, не совпадает с текущим, то в процессе оформления приема система выведет об этом предупреждение (не ошибку!). И запрос на продолжение операции у пользователя.
 
Кроме того, в тексте подтверждения будет указан филиал, в который принимаются денежные средства.
 
 
12.1.3 Системный документ о приеме наличных денежных средств будет иметь признак (в столбце '''"Филиал") - для какого филиала он оформлен.
 
 
12.2. Оформление прихода наличных средств (не связанного со сдачей денег менеджерами) в разрезе филиалов организовано через '''"Отчеты"''' – '''"Бухгалтерия"''' – '''"Внесение наличных"'''.
 
 
12.2.1. По аналогии с п.12.1.1 определяется филиал, в который оформляется приход денежных средств. В форме прихода наличных появилась возможность указать фамилию сотрудника от которого приняты средства. При оформлении документа производится печать приходного кассового ордера.
 
 
<div style="color: #a94442; background-color: #f2dede; border: 1px solid #ebccd1; padding: 3px 10px 10px;">
 
'''!ВНИМАНИЕ!''' Если в соответствующее поле ввести фамилию менеджера, то с него не будет списана сумма денег, указанная при оформлении! Чтобы такое списание произвелось необходимо воспользоваться приемом наличных, описанном в п.12.1. Фамилия в этом документе нужна только для оформления приходного кассового ордера.
 
</div>
 
 
=== Списание наличных в филиале ===
 
=== Списание наличных в филиале ===
  
Списание наличных денежных средств из бухгалтерии филиала организовано через'''"Отчеты"''' '''"Бухгалтерия"''' '''"Расход по бухгалтерии"'''
+
Списание наличных денежных средств из бухгалтерии филиала производится через '''Отчеты''' > '''Бухгалтерия''' > '''Выдать деньги из бухгалтерии'''.
  
12.3.1 По аналогии с п.12.1.1 определяется филиал, из бухгалтерии которого списываются денежные средства. Есть возможность указать фамилию человека, которому передаются деньги. Для того, чтобы привязать сумму денежных средств к менеджеру необходимо не только указать его фамилию, но и взвести флаг '''"Выдать менеджеру"'''. При оформлении документа производится печать расходного кассового ордера.
+
Филиалом, из бухгалтерии которого списываются денежные средства, считается <rspoiler text="текущий филиал">'''Настройка''' > '''Пользователи''' > '''Карточка пользователя''' > '''Настройки''' > '''Филиал'''</rspoiler> пользователя, оформляющего документ о движении денежных средств.
  
<div style="color: #a94442; background-color: #f2dede; border: 1px solid #ebccd1; padding: 3px 10px 10px;">
+
Есть возможность указать фамилию человека, которому передаются деньги. Чтобы привязать сумму денежных средств к менеджеру, укажите его фамилию и установите флажок '''Выдать менеджеру'''. Если флажок не установлен, деньги не будут числиться на этом менеджере и их нельзя будет принять от него в бухгалтерию.
'''!ВНИМАНИЕ!''' Если в соответствующее поле ввести фамилию менеджера, но не взвести флаг '''"Выдать менеджеру", то деньги не будут числиться на этом менеджере и их нельзя будет принять от него в бухгалтерию через прием, описанный в п.12.1.
 
</div>
 
  
12.3.2 '''"Отчеты"''' – '''"Бухгалтерия"''' – '''"Выдача денег курьеру"
+
При оформлении списания печатается расходный кассовый ордер.
  
Выдача разрешена любому курьеру, без проверки - к какому филиалу этот курьер приписан. Денежные средства списываются из текущего филиала. Принцип определения текущего филиала описан в п. 12.1.1
+
Вы можете выдать деньги с помощью функции '''Передать деньги другому сотруднику''' любому курьеру, без проверки, к какому филиалу этот курьер приписан. Денежные средства списываются из текущего филиала.
  
12.3.3 Автоматическое списание системой наличных денежных средств. Производится при проставлении даты оплаты акта передачи денег, имеющего признак оплаты наличными. Регулируется переменной '''"Справочники"''' - '''"Переменные"''' - '''"Финансы"''' - '''"Акты передачи денег"''' - '''"Деньги на оплату акта передачи денег выдаются из бухгалтерии"'''.
+
Наличные денежные средства автоматически списываются при проставлении даты оплаты акта передачи денег, имеющего признак оплаты наличными. Списание управляется переменной '''Справочники''' > '''Переменные''' > '''Финансы''' > '''Акты передачи денег''' > '''Деньги на оплату акта передачи денег выдаются из бухгалтерии'''. Деньги списываются с текущего филиала менеджера, оплачивающего АПД.
  
Деньги списываются с того филиала, к которому приписан оплачивающий акт менеджер (принцип определения филиала - в п.12.1.2).
+
Таким образом, для оформления передачи наличных денежных средств между филиалами необходимо списать деньги из одного филиала, далее оформить приход денег в другой филиал или принять деньги от менеджера в другой филиал.
  
Таким образом, для оформления передачи наличных денежных средств между филиалами необходимо списать деньги из одного филиала (п.12.3.1), далее либо оформить приход денег в другой филиал (если деньги списывались без привязки к менеджеру - п.12.2.1), либо принять деньги от менеджера в другой филиал (если деньги списывались с привязкой к менеджеру - п.12.1)
 
 
=== Отчеты в разрезе работающих филиалов ===
 
=== Отчеты в разрезе работающих филиалов ===
  
Отчеты по бухгалтерии будут формироваться в зависимости от наличия у пользователя права '''"Видеть данные всех филиалов"'''. Если такое право у пользователя есть, то при формировании отчета ему будет предоставлена возможность выбора филиала (или получить по всем филиалам одновременно).
+
Отчеты по бухгалтерии формируются в зависимости от наличия у пользователя права '''Видеть данные всех филиалов'''. Если такое право у пользователя есть, то при формировании отчета он может выбрать филиал или получить данные по всем филиалам одновременно.
Если у пользователя нет права '''"Видеть данные всех филиалов"''' отчеты автоматически будут формироваться для текущего филиала (см. п.12.1.1).
+
 
 +
Если у пользователя нет права '''Видеть данные всех филиалов''', отчеты формируются только для текущего филиала.

Текущая версия на 12:00, 1 марта 2022

Модуль учета наличных денежных средств предназначен для отслеживания и учета движения наличных денежных средств курьерской службы и представляет собой набор отчетов в главном меню Отчеты > Бухгалтерия. Этот пункт меню неактивен, если модуль не приобретен или у пользователя на него нет прав.

Начало использования модуля учета наличных в бухгалтерии

Чтобы начать использовать модуль учета наличных в бухгалтерии, выполните следующие действия:

  1. Обнуление денег на руках у менеджеров. Сформируйте отчет Отчеты > Бухгалтерия >Деньги на руках у менеджера, чтобы понять, кому из сотрудников необходимо оформить передачу денег.
  2. Для каждого менеджера, у которого по отчету есть остаток, оформите возврат наличных в бухгалтерию: откройте Отчеты > Бухгалтерия > Принять деньги от сотрудника в бухгалтерию и установите флажок с последней передачи денег в бухгалтерию.
    Если у менеджера числится отрицательный остаток, выберите пункт меню Отчеты > Бухгалтерия > Выдать деньги из бухгалтерии и установите флажок Выдать менеджеру. В наименовании платежа напишите «Обнуление бухгалтерии» и укажите сумму + 1 рубль.
  3. Обнуление денег в бухгалтерии. Сформируйте отчет Отчеты > Бухгалтерия > Движение денег в бухгалтерии позволяет увидеть сумму остатка наличных средств.
    • Если сумма положительная, спишите деньги с помощью Выдать деньги из бухгалтерии.
    • Если сумма отрицательная, внесите необходимую сумму с помощью Внесение наличных в бухгалтерию.
      В результате в отчете Движение денег в бухгалтерии должен отображаться нулевой остаток.
      В наименовании платежа напишите «Обнуление бухгалтерии».
  4. Включите переменную Справочники > Переменные > Финансы > Отслеживать движение наличных по бухгалтерии.

В конце смены бухгалтер принимает всю наличность у менеджеров, производит подсчет общей суммы, которую необходимо внести в MeaSoft, и оформляет приход с помощью пункта меню Внесение наличных в бухгалтерию.

Отчеты и функции модуля

Передать деньги другому сотруднику

Функция предназначена для передачи денежных средств, находящихся на руках одного сотрудника, другому сотруднику. Вы можете настроить права доступа
к этой функции отдельно от остальных пунктов меню Бухгалтерия.
Перевод между сотрудниками.png

При вводе суммы перевода происходит проверка денежных средств на руках сотрудника, который совершает перевод. Если денег достаточно, оформляется документ о передаче денежных средств между сотрудниками, формируется печатная форма передачи.

Документ о передаче денежных средств обрабатывается в контуре учета наличных в бухгалтерии:

  • если перевод оформлен на менеджера, то эти деньги учитываются у него на руках;
  • если менеджер оформлял перевод денег на другого сотрудника, то эта сумма с него списывается.

Если деньги передаются курьеру:

  • автоматически отмечается, что он присутствует на работе;
  • создается акт передачи денежных средств, его можно увидеть на вкладке Выдача.

Чтобы увидеть отчеты по переводам денежных средств между сотрудниками:

  1. Откройте пункт меню Отчеты > Бухгалтерия > Передача денег в бухгалтерию и выполните расчет для сотрудника.
  2. В нужной строке нажмите на кнопку Кнопка вверх.png и в детализации перейдите на вкладку Переводы от сотрудников.


Принять деньги от сотрудника в бухгалтерию

С помощью отчета «Принять деньги от сотрудника в бухгалтерию» можно:

  • оформить передачу наличных средств в бухгалтерию;
  • сформировать отчет и детализацию по полученным и израсходованным менеджером наличным денежным суммам.

Чтобы сформировать отчет:

  1. Откройте Отчеты > Бухгалтерия > Принять деньги от сотрудника в бухгалтерию. Откроется окно параметров отчета:
    Nalich (1).png
  2. Заполните параметры:
    • Период. Даты формирования отчета;
    • Менеджер. Сотрудник, который передает наличные в бухгалтерию;
    • с последней передачи денег в бухгалтерию. Если флажок установлен, сумма рассчитывается с последней передачи наличных. Если оформляется первая передача наличных, то сумма рассчитывается за весь период работы менеджера. В этом случае потребуется большее время для расчета. При этом отображается предупреждение, что менеджер ни разу не сдавал наличность в бухгалтерию.
  3. Нажмите на кнопку Посчитать.

В результате рассчитываются следующие данные:

  • Получено средств — сумма наличных, которую получил менеджер. Чтобы просмотреть детализацию, нажмите на кнопку Кнопка вверх.png.
    Детализация отображается на следующих вкладках:
    • Принятая корреспонденция — суммы по заказам, которые менеджер принял от курьеров на вкладке Выдача;
    • Платежи — платежи наличными от заказчиков, введенные по заказам;
    • Переводы из бухгалтерии — оформленные переводы денег из бухгалтерии;
    • Деньги по актам от курьеров — акты, оформленные через Передать деньги другому сотруднику;
    • Переводы от сотрудников — оформленные переводы денег от сотрудников;
  • Израсходовано средств – сумма наличных, которую израсходовал менеджер. Чтобы просмотреть детализацию, нажмите на кнопку Кнопка вверх.png.
    Детализация отображается на следующих вкладках:
    • Выплаты – суммы выплат по расчетам с курьерами (Отчеты > Сотрудники > Расчеты с сотрудниками);
    • Оплата актов – введенная оплата по актам передачи денег;
    • Передача денег в бухгалтерию — оформленные передачи денег в бухгалтерию;
    • Переводы сотрудникам — оформленные переводы денег сотрудникам;
    • Выплаты контрагентам — оформленные выплаты контрагентам;
  • Передается в бухгалтерию – сумма наличных, которую менеджер должен передать в бухгалтерию.

По нажатии на кнопку Оформить создается документ передачи денег в бухгалтерию. Кнопка активна, если установлен флажок с последней передачи денег в бухгалтерию.

Рекомендуется выполнять передачу денежных средств в бухгалтерию минимум раз в месяц, так как в расчете наличных денежных средств на руках у менеджера при выплате зарплаты или оплате АПД учитывается период, равный 30 дням. Иначе потребуется много времени для расчета, что приведет к задержке выплаты зарплаты или оплаты АПД.


Выдать деньги из бухгалтерии

Отчет Выдать деньги из бухгалтерии предназначен для списания наличных денежных средств из бухгалтерии. Сумму по расходу можно провести как обычное списание из бухгалтерии или выдать сумму сотруднику на руки.

Чтобы сформировать отчет:

  1. Откройте Отчеты > Бухгалтерия > Выдать деньги из бухгалтерии. Откроется окно «Расход по бухгалтерии»:
    Nalich (2).png
  2. Заполните поля формы и нажмите на кнопку Добавить. Запись добавлена в табличную часть окна.
    Обратите внимание, если установлен флажок Выдать менеджеру, то сумма будет числиться за менеджером. Удалить такой расходный документ нельзя, можно только оформить документ возврата денег в кассу. Если флажок снят, документ можно будет удалить.
  3. Чтобы добавить еще сумму, заполните поля снова и нажмите Добавить.
  4. Когда все суммы внесены, нажмите на кнопку Оформить.

Расходный кассовый ордер для печати сформируется в Microsoft Excel автоматически.

Информация по операции попадет в отчеты Документы о движении денег в бухгалтерии, Движение денег в бухгалтерии.

Внесение наличных в бухгалтерию

Предназначен для проведения поступления наличных денежных средств по бухгалтерии. Внесенная сумма попадет в отчеты Наличность в бухгалтерии и в Документы о движении денег в бухгалтерии.

Чтобы провести поступление наличных денежных средств:

  1. Перейдите Отчеты > Бухгалтерия > Внесение наличных в бухгалтерию. Откроется окно «Приход по бухгалтерии»:
    Nalich (9).png
  2. Заполните поля формы и нажмите на кнопку Добавить. Запись о платеже добавится в табличную часть окна.
  3. Чтобы добавить еще сумму, заполните поля снова и нажмите Добавить.
  4. Когда все суммы внесены, нажмите на кнопку Оформить. Приходный кассовый ордер для печати сформируется в Microsoft Excel автоматически.


Отчетный период

Отчет отображает расходы на выплату зарплат сотрудникам и приходы от выполнения доставок заказов.

Nalich (11).png

В разделе Расход учитываются начисления зарплаты сотрудникам. Отдельно отображаются только типы начислений «Проезд» и «Зарплата», прочие начисления просуммированы в столбце Прочее. При наведении курсора мыши на ячейку отображается примечание с датой начисления и ФИО сотрудника.

В разделе Приход по квитанциям отображается сумма стоимости отправлений по доставленным заказам в разрезе наличной и безналичной оплаты.


Документы о движении денег в бухгалтерии

Отчет предназначен для просмотра всех операций по бухгалтерии за указанный период.

Nalich (5).png

В контекстном меню доступны следующие пункты:

  • Удалить — можно удалить документ, который ранее не вошел в отчет Принять деньги от сотрудника в бухгалтерию, а также не является документом об оплате АПД или актом передачи денег курьеру;
  • Детализация — доступен для документов типа «Прием средств в бухгалтерию». При выборе этого пункта отображается следующее окно:
    Детализация приема ДС.png

Акт передачи денег курьеру можно распечатать из окна отчета.


Деньги на руках у менеджеров

Отчет Деньги на руках у менеджеров предназначен для просмотра общей суммы наличных денежных средств на руках менеджеров.

Если сотрудник длительное время не передавал деньги в бухгалтерию, то у него расчет суммы производится только за последние 60 дней, заметка об этом отписывается в столбце Комментарий.

Nalich (8).png


Финансовый отчет за период

Nalich (10).png

Отчет отображает движение денежных средств с разделением по наличной и безналичной оплате в разрезе следующих разделов:

  • Зарплата — начисленная сотрудникам зарплата c видами начислений, учтенная по дате выдачи;
  • Касса — операции по наличным денежным средствам;
  • Долг клиентам — суммы по созданным, но неоплаченным АПД;
  • Оборот — общая стоимость доставок по клиентам, выполненных за период отчета;
  • Факт. оплата — сумма платежей, принятых за период. Стоимость доставки, удержанная в АПД, если для него указана дата оплаты и не выставлялся счет, будет добавлена в раздел Факт. оплата;
  • Долг контрагентов — выставленные, но не оплаченные клиентами счета.

Движение денег в бухгалтерии

Nalich (3).png

В отчете отображаются все операции с наличными денежными средствами за выбранный период, а также остатки на начало и конец периода.

В столбце Операция отображается наименование выполненной операции.

Выдача денег курьеру и оплата АПД

Учет наличных денежных средств по оплате АПД зависит от переменной Финансы > Акты передачи денег > Деньги на оплату акта передачи денег выдаются из бухгалтерии:

  • если переменная включена, при указании даты оплаты в АПД на менеджера автоматически оформляется денежный перевод из бухгалтерии;
  • если переменная не включена, проверяется сумма денежных средств на руках у менеджера:
    • если денег достаточно, проводится оплата акта из этих средств. Сумма отразится в детализации расходов менеджера при передаче денег в бухгалтерию;
    • если денег на руках у менеджера недостаточно, потребуется перевод денежных средств из бухгалтерии. Сумма перевода соответствует сумме акта передачи денег.

Если АПД передан на доставку, то деньги на его оплату передаются из бухгалтерии в любом случае.

Если АПД оформляется на доставку и выдается курьеру, используйте функцию Передать деньги другому сотруднику. В результате:

  • автоматически формируется акт приема сотрудником денежных средств;
  • у менеджера, который произвел выдачу денег курьеру, выданная сумма учитывается на руках;
  • на вкладке Выдача у курьера появляется задание «Акт приема денег курьером». Статус задания можно изменить только на Доставлено. Установите статус, когда курьер отчитается о вручении денежных средств и передаст подписанный клиентом АПД.

Учет наличных в разрезе филиалов

Прием наличных в филиал

Филиалом, в который оформляется прием наличных средств, считается текущий филиал
пользователя, оформляющего документ о движении денежных средств.
  • Прием наличных от менеджеров

Производится через Отчеты > Бухгалтерия > Принять деньги от сотрудника в бухгалтерию.

Деньги в бухгалтерию текущего филиала разрешено принимать от менеджеров любого филиала. Привязка к филиалу проверяется по значению в поле Филиал вкладки Дополнительно карточки сотрудника. Денежные средства списываются с сотрудника.

Если филиал менеджера, который сдает денежные средства, не совпадает с текущим, то в процессе оформления приема отобразится предупреждение и запрос на продолжение операции у пользователя. Кроме того, в тексте подтверждения будет указан филиал, в который принимаются денежные средства.

В системном документе о приеме наличных денежных средств указывается, для какого филиала он оформлен.

  • Приход наличных средств, не связанный со сдачей денег менеджерами.

Производится через Отчеты > Бухгалтерия > Внесение наличных в бухгалтерию.

В форме прихода наличных можно указать фамилию сотрудника, от которого приняты средства, при этом деньги с него не списываются. При оформлении документа печатается приходный кассовый ордер.

Списание наличных в филиале

Списание наличных денежных средств из бухгалтерии филиала производится через Отчеты > Бухгалтерия > Выдать деньги из бухгалтерии.

Филиалом, из бухгалтерии которого списываются денежные средства, считается текущий филиал
пользователя, оформляющего документ о движении денежных средств.

Есть возможность указать фамилию человека, которому передаются деньги. Чтобы привязать сумму денежных средств к менеджеру, укажите его фамилию и установите флажок Выдать менеджеру. Если флажок не установлен, деньги не будут числиться на этом менеджере и их нельзя будет принять от него в бухгалтерию.

При оформлении списания печатается расходный кассовый ордер.

Вы можете выдать деньги с помощью функции Передать деньги другому сотруднику любому курьеру, без проверки, к какому филиалу этот курьер приписан. Денежные средства списываются из текущего филиала.

Наличные денежные средства автоматически списываются при проставлении даты оплаты акта передачи денег, имеющего признак оплаты наличными. Списание управляется переменной Справочники > Переменные > Финансы > Акты передачи денег > Деньги на оплату акта передачи денег выдаются из бухгалтерии. Деньги списываются с текущего филиала менеджера, оплачивающего АПД.

Таким образом, для оформления передачи наличных денежных средств между филиалами необходимо списать деньги из одного филиала, далее оформить приход денег в другой филиал или принять деньги от менеджера в другой филиал.

Отчеты в разрезе работающих филиалов

Отчеты по бухгалтерии формируются в зависимости от наличия у пользователя права Видеть данные всех филиалов. Если такое право у пользователя есть, то при формировании отчета он может выбрать филиал или получить данные по всем филиалам одновременно.

Если у пользователя нет права Видеть данные всех филиалов, отчеты формируются только для текущего филиала.