== Вкладка "Клиенты" ==[[Файл:1_client.png|thumb|600px|right|Изображение вкладки "Клиенты"]]Вкладка '''“Клиенты”''' предназначена Модуль учета наличных денежных средств, предназначен для создания списка клиентов, контрагентов, партнеров отслеживания и учета движения наличных денежных средств курьерской службы и юридический лиц КС представляет собой набор отчетов в системе и содержит:* Список клиентов, для которых КС оказывает услуги;* Список фирм, которые являются ''главном меню '“[[Справочники#Фирмы|собственными юридическими лицами КС]]”'''* Список собственных филиалов КС.* Список контрагентов и партнеров КС.== Вкладка "ОсновноеОтчеты" ==[[Файл:2_client.png|thumb|400px|right|Карточка клиента на вкладке – "ОсновноеБухгалтерия"]]Для создания новой карточки клиента служит клавиша '''“F3”'''. Данный пункт меню будет неактивным, для открытия существующей клавиша '''“Enter”''', либо двойной клик мыши по записиесли модуль не приобретен или закрыт правами. Так же можно воспользоваться '''[[Учет наличных по бухгалтерии#Контекстное меню|контекстным меню]]'''
== Начало использования модуля учета наличных в бухгалтерии ==
Поля '''“Компания”'''Модуль учета наличных денежных средств, '''“Контактное лицо”''', '''“Адрес”''', '''“Телефон”''' – обязательны предназначен для заполнения, также, необходимо, чтобы по введенному адресу определилось значение отслеживания и учета движения наличных денежных средств курьерской службы и представляет собой набор отчетов в поле главном меню '''“Станция Метро”"Отчеты" – "Бухгалтерия"'''. Данный пункт меню будет неактивным, без этого программа если модуль не даст сохранить карточку клиента. Поле '''“Компания”''' является кратким “рабочим” названием фирмы клиента и не должно содержать в себе аббревиатура, на подобие “ИП” приобретен или “ООО” и т.д., так как это затруднит сортировку и автозаполнение при оформлении заказазакрыт правами.
Поле '''“E-mail”''' - e-mail адрес организации клиента. Для начала использования модуля учета наличных в бухгалтерии необходимо выполнить обнуление сумм, по следующему алгоритму:
В поле '''“Менеджер”''' - ФИО агента, приведшего данного клиента, либо сотрудника, курирующего данного клиента1. Поле '''“% Менеджера”''' – процент менеджера рассчитывается от оборота клиента (оплаченных счетов). Если необходимо добавить '''“% Менеджера”''' нескольким сотрудникам или установить его действие Обнуление денег на определенную дату – выбирается кнопка [[Файл:200_clientруках у менеджеров.png|20px]]:
[[Файл:3_clientФормируем отчет '''"Деньги на руках у менеджера"''', чтобы понимать кому из сотрудников, необходимо оформить передачу денег по второму пункту. По информации, полученной из отчета у всех сотрудников должен остаться на руках 0 рублей.png|thumb|250px|right|Процент сотрудника]]
2.Для каждого из менеджеров, у которых по отчету есть остаток, формируем возврат наличных в бухгалтерию, через пункт меню '''"Отчеты"''' - '''"Бухгалтерия"''' - '''"Передача денег в бухгалтерию"''', с включенной галкой '''"с последней передачи денег"'''.
Для того чтобы добавить сотрудникаЕсли у менеджера числится отрицательный остаток, который также должен получать процент от этой суммы то необходимо:* Нажать кнопку [[Файл:200_client.png|20px]] правее данного поля. * В открывшемся окне добавить новую строку таблицы с помощью клавиши выбрать пункт меню '''F3"Отчеты"'''.* Щелкнуть два раза по полю - '''"МенеджерБухгалтерия"''' в этой строке* Нажать на кнопку справа и выберите из списка фамилию сотрудника. * Ввести процент и дату, до которой сотрудник будет получать этот процент. * Галкой - '''“Основной”"Расход по бухгалтерии"''' пометьте сотрудника, чья фамилия будет отображаться в поле менеджер в карточке клиента. Щелчком правой кнопки мыши в этой таблице открывается контекстное меню, с помощью которого Вы можете создать новую запись, удалить ненужную, убрать дату в выбранной строке. Данный вид начисления относится к отдельному виду начисления ЗП сотрудника и относится к описанию информации в разделе включить галку '''[[Зарплата|“ЗП сотрудников”]]"выдать менеджеру"'''. Данный вид начислений может быть представлен в виде отчета в основном меню программы В наименовании платежа написать '''“Отчеты – Сотрудники – Зарплата Агентства”"обнуление бухгалтерии"'''. Указать сумму + 1 рубль.
Информация из поля '''“Сообщение”''' будет высвечиваться при оформлении каждого нового заказа3.Обнуляем деньги в бухгалтерии.
В поле Отчет '''“Статус”"Отчеты"''' можно выбрать статус клиента, предварительно определив и задав разные варианты - '''"Бухгалтерия"''' - '''"Наличность в разделе бухгалтерии"''' позволяет увидеть сумму остатка наличных средств. Если сумма положительная - списываем деньги через пункт меню '''“Справочники” – “Статусы” – “Типы клиентов”"Расход по бухгалтерии"'''. Данное поле имеет возможность присвоения цветовой окраски. В рассматриваемом примере клиенту назначен сиреневый цветЕсли сумма отрицательная - то вносим необходимую сумму, через пункт меню '''"Внесение наличных"'''.
Поле В итоге по отчету '''“Дата последнего заказа”''' программа заполняет автоматически при формировании заказов от данного клиента. С помощью этого поля программа может автоматически закрывать договор с клиентом как только от даты последнего заказа пройдет срок указанный "Наличность в '''"Справочники" -> "Переменные" -> "Клиенты" -> "Срок закрытия договора с клиентомбухгалтерии"'''должен отображаться нулевой остаток.
Поля '''“Время работы с “ – “До”''' и поля '''“Обед с” – “До”''' предназначены для удобства работы в разделе срочных заказов. Когда в отделе Срочных заказов создается новый заказ, то в карточке заказа уже автоматически будет указана данная информация о периодах работы и перерывах клиента.<div style="color: #a94442; background-color: #f2dede; border: 1px solid #ebccd1; padding: 3px 10px 10px;"> Поле '''“Пропуск”!ВНИМАНИЕ!''' - предназначено для удобства работы На этом этапе в разделе срочных заказов. Данный статус можно предварительно определить в разделе '''“Справочники” – “Статусы” – “Статусы пропуска”'''. Данное поле имеет цветовую окраску – по-умолчанию зеленый системе должно быть произведено обнуление денег на руках у менеджера и красный цвета. Зеленый цвет статуса пропуска не требует дальнейших действий, в отличие от статуса красного цвета. Например, если статус пропуска окрашен в красный цвет - то при оформлении заказа он будет напоминать о себе в карточке срочного заказа и не изменит цвет на зеленый до тех пор, пока пропуск не будет заказан сотрудником.бухгалтерии!</div>
Поля '''“Примечание”''' 4.В конце смены бухгалтер принимает всю наличность у менеджеров и производит подсчет общей суммы, которую необходимо внести в КС2008 - оформить через пункт меню '''“Примечание 2”"Внесение наличных"''' предназначено для хранения служебной информации для пользователей системы. Поле '''“Примечание 2”''' может быть закрыто для отображения определенным группам пользователей при помощи прав доступа:
[[Файл:7_client5.png|thumb|250px|right|Настройка разрешений В переменных (раздел '''"Финансы"'''), включаем переменную '''"Отслеживать движение наличных в дереве прав]]бухгалтерии"''', для начала работы с модулем.
* Действия по обнулению, описанные в п.2 - п.3 рекомендуется сопроводить комментариями в наименовании платежа (например '''"обнуление бухгалтерии"''').
Поле '''“ID”''' == Передача денег в верхней части карточки клиента необходимо для назначения клиенту короткого префикса для удобства работы. Это поле может содержать цифробуквенный код. Поле для ввода префикса доступно на вкладке Срочных заказов.бухгалтерию ==
Поле '''“Папка”''' в верхней части карточки клиента предназначено для маркировки ведомостей (накладных) и для дальнейшей ручной сортировки документов на бумажных носителях (например, сортировки по лоткам или архивирования оригиналов документов).Поле '''“Папка”''' может иметь цифровой или буквенный код, который присутствует на печатной форме ведомостей (упрощенной и расширенной). * В "расширенной" накладной наименование папки отображается справа от номера заказа [[Файл:9_clientnewNalich (1).png|150pxthumb|400px|right|Рис.1 Оформление передачи денег в бухгалтерию]].* В '''"упрощеннойПередача денег в бухгалтерию" накладной наименование папки отображается ''' служит, как для оформления фактической передачи наличных средств в нижней строке между суммой перевозимых средств бухгалтерию, так и для просмотра отчета и детализации по полученным и названием клиента [[Файл:10_clientnew.png|200px]].* В "простой" накладной название папки отсутствуетизрасходованным наличных денежных сумм менеджером.
Посмотреть значения пиктограмм [[Файл:Client_icons.png|150px]] можно посмотреть [[Основные принципы работы в программе#Иконки в системе|'''здесь"Период"''']]– указываются даты формирования отчета.
Поле '''“Дата последнего обновления”"Менеджер"''' (находится – указываем менеджера, который должен передать наличные в правом нижнем углу окна) – содержит информацию о дате последнего обновления карточки клиентабухгалтерию.
При нажатии на кнопку '''Функции"Посчитать"''' (левый нижний угол) откроется меню в котором можно выбрать:– выполняется расчет наличных денежных средств по указанному менеджеру.
* '''[[Счета|“Счета”]]"С последней передачи денег в бухгалтерию"''' – при выборе данного пункта меню откроется список счетов данного клиента;сумма наличных будет рассчитываться с последней передачи наличных. Если оформляется первая передача наличных, то сумма рассчитывается за весь период работы менеджера и в этом случае, системе потребуется большее время для расчета. При этом выйдет предупреждение, что менеджер ни разу не сдавал наличность в бухгалтерию.
* '''[[Счета#Платежи|“Платежи”]]"Получено средств"''' – при выборе данного пункта меню сумма наличных, которую получил менеджер. По нажатию на кнопку с изображением треугольника, откроется список платежей данного клиента;детализация полученных средств.
* '''[[Учет корреспонденции#Статусы корреспонденции|"Статусы корреспонденции"]]''' – при выборе данного пункта меню откроется окно для создания индивидуальных статусов недоставленной корреспонденции с привязкой к данному клиенту.В детализации по полученным средствам мы можем увидеть разбивку по четырем вкладкам:
== Вкладка • Принятая корреспонденция – отображаются суммы по заказам, которые менеджер принял от курьеров в '''"РеквизитыВыдаче" ==[[Файл:22_client'''.png|thumb|400px|right|Карточка клиента на вкладке "Реквизиты"]]
Вкладка '''“Реквизиты”''' содержит информацию в виде полей для заполнения• Платежи – полученные платежи наличными от заказчиков, необходимую для работы с клиентом введенные по юридическому договору. Информация, содержащаяся на вкладке '''“Реквизиты”''' будет указана в финансовых документах, таких как Счета, Акты Передачи Денег и т.дзаказам.
Поле '''“№ Договора”''' • Переводы из бухгалтерии – номер действующего договора;оформленные переводы денег из бухгалтерии.
Поле • Деньги по актам от курьеров – отображаются оформленные акты через '''“Дата договора”"Выдачу денег курьеру"''' – дата заключения действующего договора;.
Поле '''“Окончание договора”"Израсходовано средств"''' – дата окончания действующего договора;сумма наличных, которую израсходовал менеджер. По нажатию на кнопку с изображением треугольника, откроется детализация израсходованных средств.
При указании даты в этом поле и В детализации по ее достижении, договор считается “закрытым” и клиент перемещается в архив (см. [[Учет наличных израсходованным средствам мы можем увидеть разбивку по бухгалтерии#Фильтр информации|Фильтр информации]]). Вернуть клиента обратно из “Неработающих” в “Работающие” можно путем коррекции или удаления даты окончания договора.трем вкладкам:
• Выплаты – отображаются суммы выплат по расчетам с курьерами ('''"Отчеты"''' - '''"Сотрудники"''' ---'''"Расчеты с сотрудниками"''').
Существует три способа работы с клиентом, в зависимости от значения в поле '''“№ договора”''':• Оплата актов – введенная оплата по актам передачи денег.
1. При работе с физическими и юридическими лицами, когда используется наличный способ оплаты для каждого заказа • Передача денег в бухгалтерию – поле '''“№ договора”''' не заполняется и программа оформленные передачи денег в каждом заказе данного клиента проставляет галку '''Оплата наличными'''бухгалтерию.;
2. При работе с клиентом по договору и по безналичному расчету – полностью заполняется вкладка '''“Реквизиты”'''. Обязательным к заполнению является поле '''“№ договора”"Передается в бухгалтерию"'''– сумма наличных, которую менеджер должен передать в бухгалтерию.;
----'''"Оформить"''' – создает документ передачи денег в бухгалтерию. Кнопка активна, только если установлена галка '''"С последней передачи денег в бухгалтерию"'''.
Поле '''“Полное название”''' – полное название клиента, которое будет подставляться в печатные формы для данного клиента<div style="color: #a94442; background-color: #f2dede; Поле '''“Ответственное лицо”''' – ФИО ответственного подписанта клиентаborder: 1px solid #ebccd1; Поле '''“Должность отв. лица”''' – должность подписанта клиентаpadding: 3px 10px 10px;"> Поле '''“Действующий на основании”!ВНИМАНИЕ!''' – формулировка основания работы подписанта клиента(напримерПередачу денежных средств в бухгалтерию рекомендуется выполнять минимум один раз в месяц, действующий для корректного учета наличных в бухгалтерии. Т.к. в расчете наличных денежных средств на основании устава руках у менеджера при выплате зарплаты или доверенности Nxxx и топлате АПД система учитывает период равный 30 дням.дИначе системе потребуется много времени для расчета, что приведет к задержке выплаты зарплаты или оплаты АПД.);</div><br />
Поля '''“ИНН”, “КПП”, “ОГРН”, “БИК”, “Банк”, ”Р.счет”, “Корр.счет”, “ОКПО”''' – регистрационные данные юридического лица клиента. По информации, которая содержится в поле “БИК” - автоматически заполняется поле “Банк” и “Корр.счет”;== Расход по бухгалтерии ==
Поле [[Файл:Nalich (2).png|thumb|300px|right|Рис.2 Расход по бухгалтерии]]'''“Юр. Адрес”"Расход по бухгалтерии"''' – юридический адрес клиента;предназначен для списания наличных денежных средств из бухгалтерии. Сумму по расходу можно провести, как обычное списание из бухгалтерии, так и выдать сумму менеджеру (офисному сотруднику, не курьеру) на руки.
Поле '''“Адрес грузополучателя”"Наименование платежа"''' – фактический адрес клиента;основание, по которому происходит списание наличных денежных средств.
Поле '''“Фирма”"Сумма"''' – выбор из выпадающего списка собственных [[Справочники#Фирмы|фирм]] (если таковых несколько), от лица которой будет организована в системе дальнейшая работа с клиентомсумма списания наличных денежных средств.
В блоке выставления счетов клиенту содержится следующий список полей:'''"Выдать"''' – указывается ФИО менеджера, которому выдаются наличные денежные средства. При этом, если галка '''"Выдать менеджеру"''' будет установлена, то сумма повиснет на руках данного менеджера.
Поле По кнопке '''“Печатная форма”"Добавить"''' – тип печатной формы счета добавляем запись в табличную часть окна. Если необходимо добавить дополнительную сумму, то также заполняем данные наименования платежа и суммы и нажимаем '''"Добавить"'''. После того, как все суммы внесены, нажимаем кнопку '''"Оформить"'''. При этом автоматически сформируется расходный кассовый ордер в Excele для данного клиента из выпадающего списка (если таковые имеются в справочнике);печати.
Поле '''“E-mail”''' – адрес электронной почты для ручной или автоматической рассылки клиенту финансовой документации или отчетности. Именно на этот адрес будут направлены такие документы как: '''“Счет”, “Акт”, “Детализация к акту” и “Счет-фактура”'''; При отправке документов по e-mail будут подставляться скан-печати предприятия и скан-подписи директора фирмы из раздела '''"[[Справочники#Фирмы|Справочники-Фирмы]]"'''.== Наличность в бухгалтерии ==
Поле '''“Контактное лицо”''' – содержит ФИО ответственного сотрудника клиента для получения финансовой документации; Поле '''“Телефон”''' – номер телефона ответственного сотрудника или отдела клиента для получения финансовой документации;[[Файл:Nalich (3).png|thumb|300px|right|Рис.3 Наличность в бухгалтерии]]Поле В отчете '''“Адрес доставки счета”"Наличность в бухгалтерии"''' – информация об адресе клиентаотображаются все операции с наличными денежными средствами за выбранный период, необходимая для отправки оригиналов документова также остатки на начало и конец периода.
Галка В столбце '''“Прилагать детализацию”"Операция"''' – означает, что к счету необходимо прикладывать детализацию. В форме счета в формате Excel будет располагаться отдельная вкладка с информацией о всех выполненных заказахотображается наименование выполненной операции.
== Вкладка "Финансы" Нарушение кассовой дисциплины ==[[Файл:25_client.png|thumb|400px|right|Карточка клиента на вкладке "Финансы"]]
На данной вкладке находится финансовая часть настроек для выбранного клиентаОтчет '''"Нарушение кассовой дисциплины"''' формируется за период, в котором отображаются возвратные кассовые чеки, которые были распечатаны после формирования Z-отчета.
Поле '''“Тариф”''' – наименование действующего тарифа для работы с данным клиентом. Переход, к которому осуществляется путем нажатия кнопки справа [[Файл:Button_3dotNalich (4).png|25px]]thumb|300px|right|Рис. При этом откроется окно настроек данного тарифа. Процесс создания и настройки тарифов рассмотрен в другом разделе руководства пользователя. (См. раздел [[Справочники#Тарифы|'''“Тарифы”'''4 Нарушение кассовой дисциплины]]).
Поле '''“Баланс”''' – текущий баланс клиента. Кнопка рядом с этим полем [[Файл:Button_3dot.png|25px]] позволяет просмотреть детализацию этого баланса(рис. №. Детализауия баланса)По правой кнопке мыши можно выбрать:
'''"Печать чека"''' – отправить на печать фискальный чек, если он ранее не был распечатан.
[[Файл:27_client'''"Повторить нефискальный чек"''' – повторно отправить на печать нефискальный чек, который ранее был распечатан.png|thumb|250px|right|Окно детализации баланса]]
Внутри открывшегося окна '''“Детализация баланса”''' доступен переход по двойному клику, либо из контекстного меню для открытия конкретной области документации по этому клиенту – '''“Акты передачи денег”, “Платежи”''' и т.д.
Галка и поле '''“Минимальная сумма счета”''' – необходима для выставления минимальной суммы счета (при выставлении счета по заказам). Поле актуально для работы с “мелкими клиентами”. При этом == Документы о движении денег в поле '''“Минимальная сумма счета”''' необходимо задать значение. Если в системе для клиента будет наработано заказов на меньшую сумму, чем задано в этом поле – то будет выставлен счет на сумму, указанную в поле '''“Минимальная сумма счета”''';бухгалтерии ==
Галка [[Файл:Nalich (5).png|thumb|300px|right|Рис.5 Отчет '''“Скидка”"Документы о движении денег в бухгалтерии"''' - позволяет выбрать процент и ]]Отчет '''"Документы о движении денег в бухгалтерии"''' можно сформировать за период скидки от общей стоимости услугс указанием филиала.
Галка '''“Предоплата”''' – позволяет настроить работу с клиентом В данный отчет попадают все операции по принципу “предоплаты услуг”. Клиентом на баланс вносится установленная сумма предоплаты. При этомбухгалтерии, сумма выполненные за оказанные услуги клиенту постепенно списывается с данного баланса. Система при этом предупреждает пользователя о том, что баланс клиента снижается до определенного значения, которое указано в переменной '''“Справочники – Переменные – Минимальный баланс для напоминания”'''выбираемый период. По умолчанию, значение переменной установлено в размере 1000 рублей. В случае, когда “разовая” сумма оказанных услуг превышает сумму предоплаты – баланс клиента “уйдет в минус” и система будет напоминать о необходимости выставления клиенту нового счета на предоплату;
Поле '''“Количество дней для оплаты счета”''' – период в дняхПо правой кнопке мыши, в течение которого система ожидает подтверждения оплаты счета клиентом. По истечении данного срока система начинает автоматическую рассылку почтовых или смс уведомлений о задолженности (Для рассылки почтовых сообщений – дополнительно требуется '''“[[Дополнительные модули#Настройка модуля автоматизации#Модуль автоматизации|модуль автоматизации]]”'''можно удалить документ, для рассылки смс сообщений – '''“[[Модуль отправки SMS-сообщений|модуль смс сообщений]]”'''). Текст сообщения рассылки задается который ранее не вошел в печатной форме. Также, система выдает сообщение о наличии неоплаченных счетов, а также, при включенной блокировке('''"Справочники" -> "Переменные" -> "Финансы" -> "Счета" -> "Блокировать клиентов с неоплаченными счетамиПередачу денег в бухгалтерию"'''), а также не позволяет создать заказ от этого клиентаявляется документом об оплате АПД или актом передачи денег курьеру. Кроме того, в переменных по адресу '''“Справочники” – “Переменные” – “Финансы” – “Счета”''' имеется глобальная переменная '''“количество дней для оплаты счета клиентом”''', которая работает для всех клиентов, у которых не установлен иной период для оплаты счета в карточке клиента;
Выпадающий список Если имеется документ '''“Валюта расчетов”"Акт передачи денег курьеру"''' – возможность смены валюты для взаиморасчета с клиентом*;, то его можно распечатать по правой кнопке мыши '''"Печать"'''.
Выбор счетчика '''“Количество счетов в месяц”''' – данное поле определяет – сколько необходимо выставлять счетов клиенту в месяц (например, когда клиенту необходимо выставлять счет 15 == Выдача денег курьеру и 31 числа каждого месяца). Количество счетов в месяц для клиента фиксируется в отчете '''“Задолженности клиентов”''' основного меню программы '''“Отчеты-Клиенты”''';оплата АПД ==
'''"Выдача денег курьеру"''' – данная функция предназначена для передачи наличных денежных средств курьеру, в случае если ему выдали задание на доставку акта передачи денег и позволяет вести учет фактических выданных сумм курьерам.
[[Файл:Nalich (6).png|thumb|220px|right|Рис.6 '''"Выдача денег курьеру"''']]
[[Файл:Nalich (7).png|thumb|300px|right|Рис.7 Акт приема денег курьером]]
Учет наличных денежных средств по оплате АПД, зависит от включенной переменной:
Блок '''"Финансы"''' – '''"Акты передачи денег"''' - '''"Деньги на оплату акта передачи денег выдаются из бухгалтерии"'''. Если переменная включена, то при выставлении даты оплаты в АПД на менеджера автоматически оформляется денежный перевод из бухгалтерии. Если переменная не включена, то осуществляется проверка суммы денежных средств на руках у менеджера, если их достаточно для работы с интернет магазинами:оплаты акта, то система разрешает оплатить акт из этих средств (при этом сумма отразится в детализации расходов менеджера, при передаче денег в бухгалтерию). Если денег на руках у менеджера недостаточно - система потребует осуществить перевод денежных средств из бухгалтерии. Сумма перевода соответствует сумме акта передачи денег.
Галка '''“Немедленный возврат денежных средств”''' – данный пункт меню предназначен для максимально быстрого возврата денежных средств клиентам (условие для работы некоторых интернет магазинов). В такой Если АПД попадают не только те отправленияпередан на доставку, которые помечены как доставленные то деньги на его оплату передаются из бухгалтерии в карточке корреспонденциилюбом случае, невзирая на состояние этого флага. В случае, но если оформляется отправка АПД на доставку и тевыдача его курьеру, которым присвоен статус '''"Доставлено"''' то в выдаче или статус со слов курьера у них – '''"Доставлено"''' (без оформления доставки в карточке корреспонденции). При этом системой автоматически учитывается коррекция суммы АПД за предыдущий период. Если эта галка установлена, то при выборе пункта случае необходимо оформлять документ '''"Создать акт передачи Выдача денегкурьеру"''' из контекстного меню на вкладке '''"Клиенты"''' будет сформирован '''“акт передачи денег 2”'''. Более подробное описание документа АПД находится в разделе (См. '''“Документы клиентов”''' нужна ссылка);
Для выдачи наличных указываем ФИО курьера и сумму и нажимаем кнопку '''"Оформить"''', при этом у нас автоматически распечатывает '''"Акт приема курьером денежных средств"'''. А у менеджера, который произвел выдачу денег курьеру, данная сумма будет учтена на руках.
Также в выдаче у курьера появляется задание '''!Внимание! В старых версиях системы вместо галки “Немедленный возврат денежных средств” предусмотрен пункт “Создать акт передачи "Акт приема денег 2” в контекстном меню курьером"'''. Данному заданию, статус можно изменить только на вкладке “Клиенты”.'''"Доставлено"'''. Статус проставляем, после того как курьер отчитается о вручении денежных средств, а также передаст подписанный клиентом АПД.
== Деньги на руках у менеджеров ==
Галка Отчет '''“Исключить стоимость курьерских услуг из акта передачи денег”"Деньги на руках у менеджеров"''' – данная опция вычитает из АПД денег клиенту стоимость курьерских услуг формируется, для просмотра общей суммы наличных денежных средств на руках менеджеров.[[Файл:Nalich (данная возможность позволяет оптимизировать взаиморасчет с клиентом8);.png|thumb|300px|right|Рис.8 Деньги на руках у менеджеров]]
Галка '''“Спрашивать тип оплаты у получателя"''' – добавляет возможность выбора типа оплаты в окне заказа в мобильном приложении курьера. Так же в старой версии программы есть. Галка '''“Возврат денежных средств наличными”''' – относится к работе с клиентами (интернет-магазинами), по которым КС доставляет заказы и принимает деньги от получателей клиента. Галка проставляется в В случае, если КС курьер длительное время не формирует чеки на доставляемые товары, а работает выполнял операцию по чекам интернет-магазина (либо без чеков). По сути, данная галка является признаком для кассира при формировании АПД для клиентов (нал./безнал.). На рисунке ниже показан столбец с настроенной галкой '''“Возврат денежных средств наличными”''' для отображения передаче денег в общем списке клиентов; В некоторых случаях (при оплате получателем покупок с помощью банковской картыбухгалтерию, при междугородней доставке и т.п.) то у КС может возникнуть необходимость передать клиенту деньги него расчет суммы производится только за часть отправлений безналичным способомпоследние 30 дней, хотя расчет за основную часть корреспонденций производится наличными. В заметка об этом случае необходимо отписывается в разделе '''"Справочники"-"Переменные"-"Финансы"-"Акты передачи денег"''' взвести флаг столбце '''"Создавать отдельный АПД для б/нКомментарий"'''. В этом случае система будет создавать два АПД (нал и безнал), разделив корреспонденции по признаку оплаты и включив их в соответствующие акты. ВАЖНО! Для формирования критериев разделения корреспонденций по признаку оплаты существует специальная системная функция. Для корректного формирования текста этой функции обратитесь в техническую поддержку "МЕА-Софт", не пытайтесь сделать это самостоятельно. В случае, когда текст функции сформирован некорректно возможны ошибки в формировании актов передачи денег. А в новой тип оплаты АПД - описать ---- Примечания по вкладке '''“Финансы”''':Выставление счетов со скидкой возможно только при применении печатной формы '''«Стандартный»'''. (Подробнее о создании и изменении печатных форм см. раздел '''Справочники'''); При изменении валюты работы с клиентом системе понадобится несколько секунд (в зависимости от количества корреспонденции в базе данных, доставленной от данного клиента) для пересчета стоимости доставки уже имеющейся в базе данных корреспонденции. ----== Внесение наличных ==
[[Файл:Nalich (9).png|thumb|300px|right|Рис.9 Внесение наличных]] '''"Внесение наличных"'''!Внимание! В процессе пересчета производится округление цен, что приводит к безвозвратной потере информации. Обратное изменение валюты приведет к повторному округлению, что повлечет за собой еще более сильное отклонение цены от изначального значения– предназначено для добавления наличных денежных средств в бухгалтерию.Данная сумма будет отображена в отчетах '''"Наличность в бухгалтерии"''' и в '''"Документы о движении денег в бухгалтерии"'''.
== Вкладка '''"ПрочееНаименование платежа" ==[[Файл:33_client''' – основание, по которому происходит внесение наличных денежных средств.png|thumb|400px|right|Карточка клиента на вкладке "Прочее"]]
Галка '''“Входит в справочник”"Сумма"''' – необходима для включения информации по данному клиенту в справочник клиентовсумма внесения наличных денежных средств. Данный справочник клиентов может быть сформирован при установке дополнительного скрипта в меню '''“Отчеты – Дополнительные возможности”''';
Галка '''“Печатать ведомости без логотипа”"Принято от"''' – убирает фирменный логотип КС из печатной формы Ведомости;указывается ФИО сотрудника, который вносит наличные денежные средства.
Поле '''“Вид деятельности”''' – указание для клиента из справочника кода '''ОКВЭД''' (Общероссийский классификатор видов экономической деятельности). После ввода номера Добавление прихода по ОКВЭД и нажатия кнопки [[Файл:Button_kvedбухгалтерии, выполняется аналогично расходу.png|25px]] заполнится наименование классификатора;
Галка '''“Всегда требовать возврат документов”''' – активация возможности напоминания сотруднику при приеме у курьера второй копии подписанных у клиента документов.== Финансовый отчет за период ==
Поле [[Файл:Nalich (10).png|thumb|300px|right|Рис.10 Финансовый отчет за период]] В отчете '''“Доп. Информация на накладной”"Финансовый отчет за период"''' – добавляет при печати накладной информацию из данного поля. Данная строка находится ниже табличной печатной формы документа “Накладная”;отображаются движение денежных средств с разделением по наличной или безналичной оплате, в разрезе следующих разделов:
Галка '''“Предварительный сбор заказов”''' • Зарплата – относится к [[Модуль складского учета|Модулю складского учета]]. Предварительная сборка заказов позволяет собрать заказы на складе для последующей выдачи курьеру. При установленной галке система не даст выдать заказ курьеру, если начисленная сотрудникам зарплата в заказе есть товары со склада, но они не скомплектованыразрезе видов начислений.
Галка '''“Не выдавать корреспонденцию без предварительной сборки”''' • Касса – относится к [[Модуль складского учета|Модулю складского учета]]. При установке этой галки будет блокирована возможность выдачи курьеру корреспонденции от данного клиента, во вложениях к которой отсутствуют товары, скомплектованные операции по складу. Обратите внимание: Если во вложении вообще нет строк, такое отправление так же будет недоступно к выдаче. Галка сделана для предотвращения ошибок операторов, которые забывают указать товары к доставкеналичным денежным средствам.
Галка '''“Обязательный прием корреспонденции”''' • Долг клиентам – опция системысуммы по созданным, которая требует выполнения процедуры обязательной [[Прием корреспонденции на склад|приемки]] всего количества корреспонденции по заказам от данного клиента (клавиша '''“F10”''' на вкладке '''“Заказы”'''). Без полной приемки всей корреспонденции будет блокирована возможность выдачи данной корреспонденции на руки курьеруно неоплаченным АПД.
Поля '''“Имя пользователя”''' и '''“Пароль”''' • Оборот – относятся к [[Личный кабинет|модулю личного кабинета]] и необходимы для предоставления доступа клиенту в ЛКобщая стоимость доставки по клиентам, выполненных за период построения отчета.
== Вкладка "Касса" ==[[Файл:35_client• Факт. оплата – сумма платежей, принятых за период.png|thumb|400px|right|Карточка клиента на вкладке "Касса"]]Данная вкладка доступна Стоимость доставки, удержанная в АПД, если для него указана дата оплаты и не выставлялся счет, будет добавлена в карточке клиента только при использовании модуля раздел '''“[[Настройка модуля печати кассовых чеков|Печати кассовых чеков]]”"Факт. оплата"'''.
Галка '''“Печатать кассовые чеки”''' • Долг контрагентов – включает печать кассовых чеков для денежных заданий от данного клиента на установленном в системе фискальном регистраторе. Фискальный регистратор должен быть указан для фирмывыставленные, которая работает с этим клиентом (на вкладке '''“Реквизиты”''' в выпадающем списке поля '''“Фирма”''')но не оплаченные клиентами счета.
Галка '''“Только на стоимость доставки”''' – включает печать кассовых чеков только на стоимость доставки корреспонденции для данного клиента;== Отчетный период ==
Галка [[Файл:Nalich (11).png|thumb|200px|right|Рис.11 Отчетный период]] В отчете '''“Отдельный чек на каждое вложение”"Отчетный период"''' – включает печать отдельных чеков учитывается расходы на каждое вложение в карточке корреспонденциивыплату зарплат сотрудникам и приходы от выполнения доставок заказов. Актуально при частичном возврате. При выключенной галке – будет формироваться один чек на заказ;
Поле В разделе '''“Дополнительная информация "Расход"''' учитывается начисления зарплаты сотрудникам. Разбивка по типам начислений, происходит только на чеке:”''' – позволяет расположить дополнительную информацию на чеке"Проезд"''' и '''"Зарплата", все остальные типы будут просуммированы в столбце '''"Прочее"'''. Например, контактную информацию клиента;
Счетчик В разделе '''“№ секции (отдела):”"Приход по квитанциям"''' – возможность группировки № секции для печати чека (напримеротображается сумма стоимости отправлений по доставленным заказам, для типа оказываемых услуг или по номенклатуре);в разрезе наличной и безналичной оплаты.
== Вкладка В разделе '''"УведомленияРасход" ==[[Файл:36_client''', если навести курсор мыши на ячейку, то отобразится примечание с датой начисления и ФИО сотрудника.png|thumb|400px|right|Карточка клиента на вкладке "Уведомления"]]
Данная вкладка предназначена для включения автоматической почтовой рассылки для Срочного отдела заказов системы:== Учет наличных в разрезе филиалов ==
Галка '''“Отправлять отчеты из Срочных”''' – включает возможность отправки отчетов из вкладки '''“Срочные”''' по электронной почте. Отчет отправляется клиенту при изменении статуса заказа ('''“Доставлено”''' и пр.) на электронную почту, адрес которой указан === Прием наличных в карточке клиента в поле '''“E-mail”''', либо по адресу, указанному в карточке сотрудника в поле '''“E-mail”''' для раздела '''“Отделы”''' (кнопка '''“Функции”''' в карточке клиента). Для отправки отчета клиенту используется печатная форма из '''“Справочники – Печатные формы – Шаблоны для e-mail – Шаблон оповещения из срочных”'''. Для работы данной функции требуется настройка параметров отправки почты в разделе '''“Справочники – Переменные – Подключения – Почтовый сервер”''';филиал ===
Галка Прием наличных в разрезе филиалов организован через '''"Отчеты"'''“Отправлять по e-mail уведомление о начале ожидания курьера”'''"Бухгалтерия"''' – включает возможность отправки уведомления о начале ожидания курьера из карточки заказа на вкладке '''“Срочные”"Передача денег в бухгалтерию"''' по электронной почте. В карточке срочного заказа для этого предусмотрено специальное поле (маленький рисунок с полем времени и белой кнопкой). В данном случае указано значение об ожидании курьера (20 минут), согласно которому (по действующему прайсу) для клиента будет рассчитана стоимость доставки заказаследующим образом:
12.1.1 Филиалом, в который оформляется прием наличных средств считается тот, который указан в '''"Настройка"''' – '''"Пользователи"''' – '''"Карточка пользователя"''' – '''"Настройки"''' – '''"Филиал"''' (в дальнейшем - текущий филиал) пользователя, оформляющего документ о движении денежных средств.
После нажатия кнопки (маленькое фото белой кнопки) справа 12.1.2 Деньги в бухгалтерию текущего филиала разрешено принимать от поля ввода “времени ожидания курьера” кнопка окрашивается менеджеров, приписанных к любому филиалу. Привязка к филиалу проверяется по значению в красный цвет и происходит отправка e-mail сообщения по шаблону из поле '''“Справочники – Печатные формы – Шаблоны для e-mail – Резерв”"Карточка сотрудника"''' на адрес указанный в карточке клиента в поле “E-mail”, либо по адресу, указанному в карточке сотрудника в поле – '''“E-mail”"Дополнительно"''' для раздела – '''“Отделы”"Филиал"'''.
Если филиал менеджера, который сдает денежные средства, не совпадает с текущим, то в процессе оформления приема система выведет об этом предупреждение (не ошибку!). И запрос на продолжение операции у пользователя.
Кроме того, в тексте подтверждения будет указан филиал, в который принимаются денежные средства.
Отчет отправляется клиенту при изменении статуса заказа ('''“Доставлено”''' и пр12.) на электронную почту, адрес которой указан в карточке клиента в поле “E-mail”, либо по адресу, указанному в карточке сотрудника в поле '''“E-mail”''' для раздела '''“Отделы”'''1. Для отправки отчета клиенту используется печатная форма из '''“Справочники – Печатные формы – Шаблоны для e-mail – Резерв 3 Системный документ о приеме наличных денежных средств будет иметь признак (7-ая по счету форма)”'''. Для работы данной функции требуется настройка параметров отправки почты в разделе столбце '''“Справочники – Переменные – Подключения – Почтовый сервер”'''.<div style = "minФилиал") -height:400px;">== Вкладка "Отделы" ==[[Файл:18_clientдля какого филиала он оформлен.png|thumb|400px|right|Карточка клиента на вкладке "Отделы"]]
12.2. Оформление прихода наличных средств (не связанного со сдачей денег менеджерами) в разрезе филиалов организовано через '''"Отчеты"''' – '''"Бухгалтерия"''' – '''"Внесение наличных"'''.
'''“Отделы”''' – позволяет создавать различные отделы12.2.1. По аналогии с п.12.1.1 определяется филиал, с которыми контактируют у клиента (можно использовать для разделения заказов в который оформляется приход денежных средств. В форме прихода наличных появилась возможность указать фамилию сотрудника от одного клиента на разные отделы или подразделения клиента)которого приняты средства. Делается это для разделения финансовых потоков внутри одной фирмы и предоставления отчетности по отделамПри оформлении документа производится печать приходного кассового ордера. Пример заполнения карточки '''“Отдел”''' и '''“ФИО сотрудника”''' представлены ниже:
<div style="color: #a94442; background-color: #f2dede; border: 1px solid #ebccd1; padding: 3px 10px 10px;">Для отделов возможно задавать отдельный независимый доступ к ЛК клиенту для формирования заказов он-лайн. Галка '''“Активный”!ВНИМАНИЕ!''' Если в окне '''“ФИО сотрудника”''' предназначена для возможности авто подстановки ФИО данного сотрудника соответствующее поле ввести фамилию менеджера, то с него не будет списана сумма денег, указанная при оформлении! Чтобы такое списание произвелось необходимо воспользоваться приемом наличных, описанном в карточке срочного заказа п.12.1. Фамилия в поле '''“Контактное лицо”'''этом документе нужна только для оформления приходного кассового ордера. При выключенной галке '''“Активный”''' сотрудник подставляться в поле '''“Контактное лицо”''' не будет;
</div>
<div style = "min-height:400px;"br />== Вкладка "Пользовательская" = Списание наличных в филиале ===[[Файл:39_client.png|thumb|650px|right|Карточка клиента на вкладке "Пользовательская" и пример набора статусов в справочнике]]Пример карточки клиента с информацией на вкладке '''“Пользовательская”''' отображен ниже:
Вкладка Списание наличных денежных средств из бухгалтерии филиала организовано через: '''“Пользовательская”"Отчеты"''' – предназначена для включения или изменения значений особых параметров для заданного клиента.'''"Бухгалтерия"''' – '''"Расход по бухгалтерии"'''
Галка 12.3.1 По аналогии с п.12.1.1 определяется филиал, из бухгалтерии которого списываются денежные средства. Есть возможность указать фамилию человека, которому передаются деньги. Для того, чтобы привязать сумму денежных средств к менеджеру необходимо не только указать его фамилию, но и взвести флаг '''“СМС рассылка”"Выдать менеджеру"''' – включает автоматическую смс рассылку по получателям данного клиента (при условии наличия модуля смс рассылки и модуля автоматизации и интеграции);. При оформлении документа производится печать расходного кассового ордера.
Другие поля, отображаемые на данной вкладке могут быть добавлены в разделе <div style="color: #a94442; background-color: #f2dede; border: 1px solid #ebccd1; padding: 3px 10px 10px;">'''“Справочники – Статусы”!ВНИМАНИЕ!''' и необходимыЕсли в соответствующее поле ввести фамилию менеджера, например, для настроек но не взвести флаг '''“Дополнительных услуг”''' или других персональных настроек"Выдать менеджеру", то деньги не будут числиться на этом менеджере и их нельзя будет принять от него в бухгалтерию через прием, касающихся только лишь данного клиентаописанный в п.12.1. На рисунке ниже представлено изображение общего набора статусов для клиентов:
</div>
== Фильтр информации ==[[Файл:41_client.png|thumb|300px|right|Фильтр на основной вкладке "Клиенты"]]Кроме табличной информации, представленной на вкладке '''“Клиенты”''' в правой части окна располагается фильтр. '''1 фильтр (по дате закрытия договора и привязки к филиалам):''' '''“Все”''' - отображает всех клиентов. '''“Работающие”''' - отображает клиентов у которых дата окончания договора больше текущей либо не заполнена. '''“Неработающие” за определенный год''' - отображает клиентов у которых дата окончания договора больше текущей. '''“Филиалы”''' - отображает клиентов к которым привязаны филиалы '''“Справочники – Меж-город - Филиалы”'''. '''2 фильтр (по номеру договора):''' '''“Все”''' - отображает всех клиентов. '''“По договору”''' - отображает клиентов с заполненным номером договора. '''“Без договора”''' - отображает клиентов с не заполненным (пустым) номером договора. '''3 фильтр (поиск по параметрам с вкладки основное и отделы):''' '''“Компания”''' - поиск по наименованию. '''“Адрес”''' - поиск по адресу. '''“ФИО”''' - поиск по ФИО (с вкладки основное и отделы). '''“Тел<br /email”''' - поиск по телефону и email (с вкладки основное и отделы). '''“Агент”''' - поиск по ответственному менеджеру. '''“Филиал”''' - поиск по работе с филиалом. '''“Вывести”''' - отображение отфильтрованных клиентов. '''“Очистить”''' - очистка всех фильтров. == Контекстное меню == На вкладке '''“Клиенты”''' доступно контекстное меню (клик правой кнопкой мыши на строке клиента): [[Файл:42_client.png|thumb|300px|right|Контекстное меню на основной вкладке "Клиенты"]] '''“Открыть”''' – откроет выбранную карточку клиента; '''“Создать”''' – создаст новую карточку клиента. Предусмотрена горячая клавиша '''“F3”'''. '''“Создать копию”''' – создаст копию выбранной карточки клиента. При выполнении этой операции к названию клиента в поле '''“Компания”''' добавится приставка '''“Копия”'''; '''“Выставить счет”''' – откроет окно для формирования счета клиенту '''“по заказам”''' или '''“по актам”''' для выбранного клиента. Предусмотрена горячая клавиша '''“F2”'''. '''“Ввести платеж”''' – формирование платежа от данного клиента. Предусмотрена горячая клавиша '''“F5”'''. '''“Счета…”''' – отображение общей таблицы счетов по данному клиенту в системе. '''“Платежи…”''' – отображение общей таблицы платежей по данному клиенту в системе. '''“Баланс…”''' – формирование балансового отчета за указанный период. Отчет формируется в формате '''MS Excel'''. '''“Создать акт передачи денег”''' – формирование '''“Акта Передачи Денег”''' [[Акты Передачи Денег и корреспонденции (АПД)]] '''“Создать акт передачи корреспонденции”''' – формирование '''“Акта Передачи Корреспонденции”''' [[Акты Передачи Денег и корреспонденции (АПД)]] '''“Отчет комиссионера”''' – формирование отчета комиссионера. Отчет может быть сформирован при наличии установленного модуля касса и фискального регистратора у фирмы, которая ассоциирована на работу с данным клиентом на вкладке '''“Реквизиты”'''. Пример отчета представлен на рисунке ниже. >
12.3.2 '''"Отчеты"''' – '''"Бухгалтерия"''' – '''"Выдача денег курьеру"
'''!Внимание! В новой версии системы данный пункт исключен Выдача разрешена любому курьеру, без проверки - к какому филиалу этот курьер приписан. Денежные средства списываются из контекстного меню и теперь данный документ доступен для формирования текущего филиала. Принцип определения текущего филиала описан в разделе АПД;'''п. 12.1.1
12.3.3 Автоматическое списание системой наличных денежных средств. Производится при проставлении даты оплаты акта передачи денег, имеющего признак оплаты наличными. Регулируется переменной '''"Справочники"''' - '''"Переменные"''' - '''"Финансы"''' - '''"Акты передачи денег"''' - '''"Деньги на оплату акта передачи денег выдаются из бухгалтерии"'''.
'''“Передача средств клиенту”''' – формирование Деньги списываются с того филиала, к которому приписан оплачивающий акт менеджер (принцип определения филиала - в системе документа для передачи средств клиенту наличным или безналичным способомп.12.1.2).
Таким образом, для оформления передачи наличных денежных средств между филиалами необходимо списать деньги из одного филиала (п.12.3.1), далее либо оформить приход денег в другой филиал (если деньги списывались без привязки к менеджеру - п.12.2.1), либо принять деньги от менеджера в другой филиал (если деньги списывались с привязкой к менеджеру - п.12.1)
=== Отчеты в разрезе работающих филиалов ===
Отчеты по бухгалтерии будут формироваться в зависимости от наличия у пользователя права '''“Акт сверки”"Видеть данные всех филиалов"''' – данный пункт меню предназначен для формирования . Если такое право у пользователя есть, то при формировании отчета ему будет предоставлена возможность выбора филиала (или получить по всем филиалам одновременно).Если у пользователя нет права '''“Акта сверки”"Видеть данные всех филиалов"''' отчеты автоматически будут формироваться для данного клиента за определенный период работы текущего филиала (формируется только для безналичных платежейсм. п.12.1.1). Пример данного отчета формируется в формате '''MS Excel'''.
