Изменения

Модуль учета наличных денежных средств, предназначен для отслеживания и учета движения наличных денежных средств курьерской службы и представляет собой набор отчетов в главном меню '''"Отчеты" – "''' > '''Бухгалтерия"'''. Данный Этот пункт меню будет неактивнымнеактивен, если модуль не приобретен или закрыт правамиу пользователя на него нет прав.

Модуль Чтобы начать использовать модуль учета наличных денежных средствв бухгалтерии, выполните следующие действия:# Обнуление денег на руках у менеджеров. Сформируйте отчет '''Отчеты''' > '''Бухгалтерия''' >'''Деньги на руках у менеджера''', чтобы понять, кому из сотрудников необходимо оформить передачу денег.# Для каждого менеджера, у которого по отчету есть остаток, предназначен для отслеживания и учета движения оформите возврат наличных денежных средств курьерской службы в бухгалтерию: откройте '''Отчеты''' > '''Бухгалтерия''' > '''Принять деньги от сотрудника в бухгалтерию''' и представляет собой набор отчетов установите флажок '''с последней передачи денег в главном бухгалтерию'''.<br>Если у менеджера числится отрицательный остаток, выберите пункт меню '''"Отчеты" – "''' > '''Бухгалтерия"''' > '''Выдать деньги из бухгалтерии''' и установите флажок '''Выдать менеджеру'''. Данный пункт меню будет неактивнымВ наименовании платежа напишите «Обнуление бухгалтерии» и укажите сумму + 1 рубль.# Обнуление денег в бухгалтерии. Сформируйте отчет '''Отчеты''' > '''Бухгалтерия''' > '''Движение денег в бухгалтерии''' позволяет увидеть сумму остатка наличных средств.#* Если сумма положительная, спишите деньги с помощью '''Выдать деньги из бухгалтерии'''.#* Если сумма отрицательная, если модуль не приобретен или закрыт правамивнесите необходимую сумму с помощью '''Внесение наличных в бухгалтерию'''.<br>В результате в отчете '''Движение денег в бухгалтерии''' должен отображаться нулевой остаток.<br>В наименовании платежа напишите «Обнуление бухгалтерии».# Включите переменную '''Справочники''' > '''Переменные''' > '''Финансы''' > '''Отслеживать движение наличных по бухгалтерии'''.

Для начала использования модуля учета В конце смены бухгалтер принимает всю наличность у менеджеров, производит подсчет общей суммы, которую необходимо внести в MeaSoft, и оформляет приход с помощью пункта меню '''Внесение наличных в бухгалтерии необходимо выполнить обнуление сумм, по следующему алгоритму:бухгалтерию'''.

Если у менеджера числится отрицательный остатокФункция предназначена для передачи денежных средств, то необходимо выбрать пункт меню находящихся на руках одного сотрудника, другому сотруднику. Вы можете настроить <rspoiler text="права доступа">'''"Отчеты"Пользователи''' - > '''"Бухгалтерия"Отчеты''' - > '''"Расход по бухгалтерии"Бухгалтерия''' и включить галку > '''"выдать менеджеру"Перевод денег между сотрудниками'''. В наименовании платежа написать </rspoiler> к этой функции отдельно от остальных пунктов меню '''"обнуление бухгалтерии"Бухгалтерия'''. Указать сумму + 1 рубль.

3.Обнуляем деньги в бухгалтерии[[Файл:Перевод между сотрудниками. png|none|350 px]]

Отчет '''"Отчеты"''' - '''"Бухгалтерия"''' - '''"Наличность в бухгалтерии"''' позволяет увидеть сумму остатка наличных При вводе суммы перевода происходит проверка денежных средствна руках сотрудника, который совершает перевод. Если сумма положительная - списываем деньги через пункт меню '''"Расход по бухгалтерии"'''. Если сумма отрицательная - то вносим необходимую суммуденег достаточно, оформляется документ о передаче денежных средств между сотрудниками, через пункт меню '''"Внесение наличных"'''формируется печатная форма передачи.

В итоге по отчету '''"Наличность Документ о передаче денежных средств обрабатывается в контуре учета наличных в бухгалтерии"''' должен отображаться нулевой остаток:* если перевод оформлен на менеджера, то эти деньги учитываются у него на руках;* если менеджер оформлял перевод денег на другого сотрудника, то эта сумма с него списывается.

<div style="colorЕсли деньги передаются курьеру: #a94442; background-color: #f2dede* автоматически отмечается, что он присутствует на работе; border: 1px solid #ebccd1; padding: 3px 10px 10px;">* создается акт передачи денежных средств, его можно увидеть на вкладке '''!ВНИМАНИЕ!Выдача''' На этом этапе в системе должно быть произведено обнуление денег на руках у менеджера и в бухгалтерии!</div>.

4Чтобы увидеть отчеты по переводам денежных средств между сотрудниками:# Откройте пункт меню '''Отчеты''' > '''Бухгалтерия''' > '''Передача денег в бухгалтерию''' и выполните расчет для сотрудника.# В конце смены бухгалтер принимает всю наличность у менеджеров нужной строке нажмите на кнопку [[Файл:Кнопка вверх.png]] и производит подсчет общей суммы, которую необходимо внести в КС2008 - оформить через пункт меню детализации перейдите на вкладку '''"Внесение наличных"Переводы от сотрудников'''.

* Действия по обнулению, описанные === Принять деньги от сотрудника в п.2 - п.3 рекомендуется сопроводить комментариями в наименовании платежа (например '''"обнуление бухгалтерии"''').бухгалтерию ===

== Передача денег в бухгалтерию == С помощью отчета «Передача денег «Принять деньги от сотрудника в бухгалтерию» можно:

# Откройте '''Отчеты''' > '''Бухгалтерия''' > '''Принять деньги от сотрудника в бухгалтерию'''. Откроется окно параметров отчета:#:[[Файл:Nalich (1).png|none|400px|]]

#* '''Менеджер'''. Сотрудник, который должен передать передает наличные в бухгалтерию;#* '''с последней передачи денег в бухгалтерию'''. Если флажок установлен, сумма наличных рассчитывается с последней передачи наличных. Если оформляется первая передача наличных, то сумма рассчитывается за весь период работы менеджера. В этом случае потребуется большее время для расчета. При этом выйдет отображается предупреждение, что менеджер ни разу не сдавал наличность в бухгалтерию.

*'''Получено средств''' — сумма наличных, которую получил менеджер. Чтобы просмотреть детализацию, нажмите на кнопку [[Файл:Кнопка вверх.png]].*: <br>Детализация отображается на следующих вкладках:** '''Принятая корреспонденция''' — суммы по заказам, которые менеджер принял от курьеров в на вкладке '''"Выдаче"Выдача''';

** '''Деньги по актам от курьеров''' — акты, оформленные через '''Выдачу денег курьеруПередать деньги другому сотруднику''';

*'''Израсходовано средств''' – сумма наличных, которую израсходовал менеджер. Чтобы просмотреть детализацию, нажмите на кнопку [[Файл:Кнопка вверх.png]].*: <br>Детализация отображается на следующих вкладках:

<div style="color: #a94442; background-color: #f2dede; border: 1px solid #ebccd1; padding: 3px 10px 10px;">Передачу Рекомендуется выполнять передачу денежных средств в бухгалтерию рекомендуется выполнять минимум один раз в месяц для корректного учета наличных в бухгалтерии. Т.к. , так как в расчете наличных денежных средств на руках у менеджера при выплате зарплаты или оплате АПД учитывается период, равный 30 дням. Иначе потребуется много времени для расчета, что приведет к задержке выплаты зарплаты или оплаты АПД.</div><br />

Отчет предназначен для списания наличных денежных средств === Выдать деньги из бухгалтерии. Сумму по расходу можно провести как обычное списание из бухгалтерии или выдать сумму менеджеру (офисному сотруднику, не курьеру) на руки.===

Чтобы сформировать отчет, откройте '''Отчеты''' > '''Бухгалтерия''' > Отчет '''Выдать деньги из бухгалтерии'''предназначен для списания наличных денежных средств из бухгалтерии. Откроется окно «Расход Сумму по бухгалтерии»:расходу можно провести как обычное списание из бухгалтерии или выдать сумму сотруднику на руки.

Чтобы сформировать отчет:# Откройте '''Отчеты''' > '''Бухгалтерия''' > '''Выдать деньги из бухгалтерии'''. Откроется окно «Расход по бухгалтерии»:[[Файл:Nalich (2).png|none|750px]]# Заполните поля формы и нажмите на кнопку '''Добавить'''. Запись добавлена в табличную часть окна.<br>Обратите внимание, если установлен флажок '''Выдать менеджеру''', то сумма будет числиться за менеджером.# Чтобы добавить еще сумму, заполните поля снова и нажмите '''Добавить'''. # Когда все суммы внесены, нажмите на кнопку '''Оформить'''.

Заполните поля формы и нажмите на кнопку '''Добавить'''. Запись добавлена Расходный кассовый ордер для печати сформируется в табличную часть окнаMicrosoft Excel автоматически.

Обратите вниманиеИнформация по операции попадет в отчеты '''Документы о движении денег в бухгалтерии''', если установлен флажок '''Выдать менеджеруДвижение денег в бухгалтерии''', то сумма будет числиться за менеджером.

Когда все суммы внесены, нажмите на кнопку '''Оформить'''. Расходный кассовый ордер для печати сформируется === Внесение наличных в Excel автоматически.бухгалтерию ===

== Предназначен для проведения поступления наличных денежных средств по бухгалтерии. Внесенная сумма попадет в отчеты '''Наличность в бухгалтерии ==''' и в '''Документы о движении денег в бухгалтерии'''.

Чтобы провести поступление наличных денежных средств:# Перейдите '''Отчеты''' > '''Бухгалтерия''' > '''Внесение наличных в бухгалтерию'''. Откроется окно «Приход по бухгалтерии»: [[Файл:Nalich (39).png|thumbnone|300px750px|right|Рис.3 Наличность в бухгалтерии]]В отчете # Заполните поля формы и нажмите на кнопку '''Добавить'''"Наличность . Запись о платеже добавится в бухгалтерии"табличную часть окна.# Чтобы добавить еще сумму, заполните поля снова и нажмите ''' отображаются Добавить'''.# Когда все операции с наличными денежными средствами за выбранный периодсуммы внесены, а также остатки нажмите на начало и конец периода. В столбце кнопку '''"Операция"Оформить''' отображается наименование выполненной операции. Приходный кассовый ордер для печати сформируется в Microsoft Excel автоматически.

=== Отчетный период === Отчет '''"Нарушение кассовой дисциплины"''' формируется за период, в котором отображаются возвратные кассовые чеки, которые были распечатаны после формирования Z-отчетаотображает расходы на выплату зарплат сотрудникам и приходы от выполнения доставок заказов.

[[Файл:Nalich (411).png|thumbnone|300px|right|Рис.4 Нарушение кассовой дисциплины400 px]]

По правой кнопке В разделе '''Расход''' учитываются начисления зарплаты сотрудникам. Отдельно отображаются только типы начислений «Проезд» и «Зарплата», прочие начисления просуммированы в столбце '''Прочее'''. При наведении курсора мыши можно выбрать:на ячейку отображается примечание с датой начисления и ФИО сотрудника.

В разделе '''"Печать чека"Приход по квитанциям''' – отправить на печать фискальный чек, если он ранее не был распечатанотображается сумма стоимости отправлений по доставленным заказам в разрезе наличной и безналичной оплаты.

[[ФайлВ контекстном меню доступны следующие пункты:Nalich (5).png|thumb|300px|right|Рис.5 Отчет * '''Удалить''' — можно удалить документ, который ранее не вошел в отчет '''"Документы о движении денег Принять деньги от сотрудника в бухгалтерии"бухгалтерию''']], а также не является документом об оплате АПД или актом передачи денег курьеру;Отчет * '''"Документы о движении денег в бухгалтерии"Детализация''' можно сформировать за период с указанием филиала— доступен для документов типа «Прием средств в бухгалтерию». При выборе этого пункта отображается следующее окно: [[Файл:Детализация приема ДС. png|none|400 px]]

В данный отчет попадают все операции по бухгалтерии, выполненные за выбираемый периодАкт передачи денег курьеру можно распечатать из окна отчета.

[[Файл:Nalich (6).png|thumb|220px|right|Рис.6 '''"Выдача денег курьеру"''']][[Файл:Nalich (7).png|thumb|250px|right|Рис.7 Акт приема денег курьером]] Если сотрудник длительное время не передавал деньги в бухгалтерию, то у него расчет суммы производится только за последние 60 дней, заметка об этом отписывается в столбце '''"Выдача денег курьеру"Комментарий''' – данная функция предназначена для передачи наличных денежных средств курьеру, в случае если ему выдали задание на доставку акта передачи денег и позволяет вести учет фактических выданных сумм курьерам.

Учет наличных денежных средств по оплате АПД, зависит от включенной переменной[[Файл:Nalich (8).png|none|1000 px]]

Для [[Файл:Nalich (10).png|1500 px|none]] Отчет отображает движение денежных средств с разделением по наличной и безналичной оплате в разрезе следующих разделов:* '''Зарплата''' — начисленная сотрудникам зарплата c видами начислений, учтенная по дате выдачи наличных указываем ФИО курьера и сумму и нажимаем кнопку ;* '''Касса''' — операции по наличным денежным средствам;* '''Долг клиентам''' — суммы по созданным, но неоплаченным АПД;* '''"Оформить"Оборот'''— общая стоимость доставок по клиентам, при этом у нас автоматически распечатывает выполненных за период отчета;* '''"Акт приема курьером денежных средств"Факт. оплата'''— сумма платежей, принятых за период. А у менеджераСтоимость доставки, который произвел выдачу денег курьеруудержанная в АПД, если для него указана дата оплаты и не выставлялся счет, данная сумма будет учтена на рукахдобавлена в раздел '''Факт. оплата''';* '''Долг контрагентов''' — выставленные, но не оплаченные клиентами счета.

Также === Движение денег в выдаче у курьера появляется задание '''"Акт приема денег курьером"'''. Данному заданию, статус можно изменить только на '''"Доставлено"'''. Статус проставляем, после того как курьер отчитается о вручении денежных средств, а также передаст подписанный клиентом АПД.бухгалтерии ===

== Деньги на руках у менеджеров ==[[Файл:Nalich (83).png|thumb1000 px|300px|right|Рис.8 Деньги на руках у менеджеровnone]] Отчет В отчете отображаются все операции с наличными денежными средствами за выбранный период, а также остатки на начало и конец периода. В столбце '''"Деньги на руках у менеджеров"Операция''' формируется, для просмотра общей суммы наличных денежных средств на руках менеджеровотображается наименование выполненной операции.<!--== Нарушение кассовой дисциплины ==

В случае, если курьер длительное время не выполнял операцию по передаче денег в бухгалтерию, то у него расчет суммы производится только за последние 30 дней, заметка об этом отписывается в столбце Отчет '''"КомментарийНарушение кассовой дисциплины"'''формируется за период, в котором отображаются возвратные кассовые чеки, которые были распечатаны после формирования Z-отчета.

[[ФайлПо правой кнопке мыши можно выбрать:Nalich (9).png|thumb|300px|right|Рис.9 Внесение наличных]] '''"Внесение наличных"''' – предназначено для добавления наличных денежных средств в бухгалтерию. Данная сумма будет отображена в отчетах '''"Наличность в бухгалтерии"''' и в '''"Документы о движении денег в бухгалтерии"'''.

'''"Наименование платежаПечать чека"''' – основаниеотправить на печать фискальный чек, по которому происходит внесение наличных денежных средствесли он ранее не был распечатан.

'''"СуммаПовторить нефискальный чек"''' – сумма внесения наличных денежных средствповторно отправить на печать нефискальный чек, который ранее был распечатан.-->

Добавление прихода Учет наличных денежных средств по оплате АПД зависит от переменной '''Финансы''' > '''Акты передачи денег''' '''Деньги на оплату акта передачи денег выдаются из бухгалтерии''':* если переменная включена, выполняется аналогично расходупри указании даты оплаты в АПД на менеджера автоматически оформляется денежный перевод из бухгалтерии;* если переменная не включена, проверяется сумма денежных средств на руках у менеджера:** если денег достаточно, проводится оплата акта из этих средств. Сумма отразится в детализации расходов менеджера при передаче денег в бухгалтерию;** если денег на руках у менеджера недостаточно, потребуется перевод денежных средств из бухгалтерии. Сумма перевода соответствует сумме акта передачи денег.

[[Файл:Nalich (10).png|thumb|300px|right|Рис.10 Финансовый отчет за период]] В отчете '''"Финансовый отчет за период"''' отображаются движение денежных средств с разделением по наличной или безналичной оплате, == Учет наличных в разрезе следующих разделов: • Зарплата – начисленная сотрудникам зарплата в разрезе видов начислений. • Касса – операции по наличным денежным средствам. • Долг клиентам – суммы по созданным, но неоплаченным АПД. • Оборот – общая стоимость доставки по клиентам, выполненных за период построения отчета.филиалов ==

• Факт. оплата – сумма платежей, принятых за период. Стоимость доставки, удержанная === Прием наличных в АПД, если для него указана дата оплаты и не выставлялся счет, будет добавлена в раздел '''"Факт. оплата"'''.филиал ===

• Долг контрагентов – выставленныеФилиалом, но не оплаченные клиентами счетав который оформляется прием наличных средств, считается <rspoiler text="текущий филиал">'''Настройка''' > '''Пользователи''' > '''Карточка пользователя''' > '''Настройки''' > '''Филиал'''</rspoiler> пользователя, оформляющего документ о движении денежных средств.

[[Файл:Nalich (11).png|thumb|200px|right|Рис.11 Отчетный период]] В отчете Производится через '''"Отчетный период"Отчеты''' учитывается расходы на выплату зарплат сотрудникам и приходы > '''Бухгалтерия''' > '''Принять деньги от выполнения доставок заказовсотрудника в бухгалтерию'''.

В разделе '''"Расход"''' учитывается начисления зарплаты сотрудникамДеньги в бухгалтерию текущего филиала разрешено принимать от менеджеров любого филиала. Разбивка Привязка к филиалу проверяется по типам начислений, происходит только на значению в поле '''"Проезд"Филиал''' и вкладки '''"Зарплата", все остальные типы будут просуммированы в столбце '''"Прочее"Дополнительно'''карточки сотрудника. Денежные средства списываются с сотрудника.

В разделе '''"Приход по квитанциям"''' отображается сумма стоимости отправлений по доставленным заказамЕсли филиал менеджера, который сдает денежные средства, не совпадает с текущим, то в разрезе наличной процессе оформления приема отобразится предупреждение и безналичной оплатызапрос на продолжение операции у пользователя. Кроме того, в тексте подтверждения будет указан филиал, в который принимаются денежные средства.

В разделе '''"Расход"'''системном документе о приеме наличных денежных средств указывается, если навести курсор мыши на ячейку, то отобразится примечание с датой начисления и ФИО сотрудникадля какого филиала он оформлен.

== Учет * Приход наличных в разрезе филиалов ==средств, не связанный со сдачей денег менеджерами.

=== Прием Производится через '''Отчеты''' > '''Бухгалтерия''' > '''Внесение наличных в филиал ===бухгалтерию'''.

12В форме прихода наличных можно указать фамилию сотрудника, от которого приняты средства, при этом деньги с него не списываются. При оформлении документа печатается приходный кассовый ордер.1 Прием наличных в разрезе филиалов организован через '''"Отчеты"''' - '''"Бухгалтерия"''' – '''"Передача денег в бухгалтерию"''' следующим образом:

12.2 Списание наличных денежных средств из бухгалтерии филиала организовано производится через: '''"Отчеты"''' – > '''"Бухгалтерия"''' – > '''"Расход по Выдать деньги из бухгалтерии"'''.

12.2.1 По аналогии с п.12.1.1 определяется филиалФилиалом, из бухгалтерии которого списываются денежные средства. Есть возможность указать фамилию человека, которому передаются деньги. Для того, чтобы привязать сумму денежных средств к менеджеру необходимо не только указать его фамилию, но и взвести флаг считается <rspoiler text="текущий филиал">'''Настройка''' > '''Пользователи''' > '''Карточка пользователя''' > '''Настройки''' > '''"Выдать менеджеру"Филиал'''. При оформлении документа производится печать расходного кассового ордера</rspoiler> пользователя, оформляющего документ о движении денежных средств.

<div style="color: #a94442; background-color: #f2dede; border: 1px solid #ebccd1; padding: 3px 10px 10px;">Есть возможность указать фамилию человека, которому передаются деньги. Чтобы привязать сумму денежных средств к менеджеру, укажите его фамилию и установите флажок '''!ВНИМАНИЕ!Выдать менеджеру''' . Если в соответствующее поле ввести фамилию менеджера, но флажок не взвести флаг '''"Выдать менеджеру"установлен, то деньги не будут числиться на этом менеджере и их нельзя будет принять от него в бухгалтерию через прием, описанный в п.12.1.</div>

12При оформлении списания печатается расходный кассовый ордер.2.2 '''"Отчеты"''' – '''"Бухгалтерия"''' – '''"Выдача денег курьеру"

Выдача разрешена Вы можете выдать деньги с помощью функции '''Передать деньги другому сотруднику''' любому курьеру, без проверки - , к какому филиалу этот курьер приписан. Денежные средства списываются из текущего филиала. Принцип определения текущего филиала описан в п. 12.1.1

12.2.3 Автоматическое списание системой наличных денежных средств. Производится Наличные денежные средства автоматически списываются при проставлении даты оплаты акта передачи денег, имеющего признак оплаты наличными. Регулируется Списание управляется переменной '''"Справочники"''' - > '''"Переменные"''' - > '''"Финансы"''' - > '''"Акты передачи денег"''' - > '''"Деньги на оплату акта передачи денег выдаются из бухгалтерии"'''. Деньги списываются с текущего филиала менеджера, оплачивающего АПД.

Деньги списываются с того Таким образом, для оформления передачи наличных денежных средств между филиалами необходимо списать деньги из одного филиала, к которому приписан оплачивающий акт менеджер (принцип определения филиала - далее оформить приход денег в другой филиал или принять деньги от менеджера в п.12.1.2)другой филиал.

Отчеты по бухгалтерии будут формироваться формируются в зависимости от наличия у пользователя права '''"Видеть данные всех филиалов"'''. Если такое право у пользователя есть, то при формировании отчета ему будет предоставлена возможность выбора филиала (он может выбрать филиал или получить данные по всем филиалам одновременно). Если у пользователя нет права '''"Видеть данные всех филиалов"''' , отчеты автоматически будут формироваться формируются только для текущего филиала (см. п.12.1.1).