Изменения

Перейти к: навигация, поиск

Учет корреспонденции

7713 байт убрано, 15:14, 13 сентября 2021
м
Нет описания правки
;Отправление
: Совокупность предметов, принятых от одного отправителя и доставляемых на один адрес.
= Назначение Корреспонденция =
Предназначен для просмотра, создания, редактирования, отслеживания * Что такое корреспонденция.* Для чего используется.* Виды корреспонденций в программе. Процесс работы со срочными заказами описан в [[Работа со срочными заказами|статье]]* Отображение корреспонденции.
= Заказы =[[Файл:Выборка F6.png|300px|right|thumb|Фильтр корреспонденции]]Для работы с корреспонденцией перейдите на вкладку '''Адреса'''.
*Что такое заказы.*Для чего используются заказы.*Как формируются заказы.*Отображение заказовЧтобы просмотреть отправления заказа, на вкладке '''Заказы''' выберите заказ и нажмите на клавишу ПРОБЕЛ.Откроется вкладка '''Адреса''' со таблицей отправлений:
[[Файл:Таблица заказовАдреса.png|300pxnone|right|thumb|Заказы]]Заказ - это количество единовременно переданной корреспонденции от клиента курьерской службы, т.е. заказ может включать одно отправление или объединять несколько отправлений на доставку от одного клиента. Для работы с заказами, перейдите на вкладку "Заказы", а также, настройте [[Пользователи|права900 px]] доступа к <rspoiler text="Почтовым заказам">Почтовые заказы – условное название, т.к. в системе есть "журнал срочных заказов". В почтовые заказы заносится вся корреспонденция, т.к. на основании этих данных ведутся финансовый и кадровый учеты, статистика, отчетность и т.д.</rspoiler>
Заказы в программе представлены в виде таблицы. Вы можете настроить количество <spoiler text="отображаемых Над списком заказов в окне">Для этого перейдите в "Настройки" -> "Параметры" -> "Отображение" и укажите количество в поле "Ограничить кол-во заказов:"</spoiler> Справа от таблицы, находится фильтр заказов, который позволяет сортировать данные по заданным критериямпанель инструментов:*'''''Заказчик''''' - отображает заказы от конкретного клиента курьерской службы или от всех.*'''''Примечание''''' - отображает заказы, примечание которых совпадает с указанным.*'''''Дата заказа''''' - отображает заказы, созданные в указанный промежуток.*'''''Тип заказа''''' - выпадающий список с типами заказов. Отображает выбранный тип заказа.*'''''Только невидимые''''' - отображает заказы со снятой галкой "Видимый", в карточке заказа. Для применения условий фильтра нажмите кнопку "Вывести", для возвращения к исходному состоянию нажмите "Очистить".
== Создание Заказа ==[[Файл:Arrow2 - Left.png|25px]] — вернуть предыдущую сортировку.
*Действия по созданию заказа[[Файл:Arrow2 - Right.*Рассмотрение карточки заказа*Дополнительные условия и функцииpng|25px]] — вернуть следующую сортировку.
[[Файл:Карточка заказаHealth.png|300px|right|thumb|Карточка заказа25px]] Чтобы  — создать заказ выберите пункт контекстного меню "Создать"отправление.
Рассмотрим карточку заказа:*'''''Номер заказа''''' – значение проставляется автоматически программой.*'''''Расширенные или Прост.''''' - выбор параметра определяет [[Печать ведомостей/наклеек|тип ведомостей]], печатаемых для данного заказа.**Сняты обе галки - печатается обычная накладная.**Стоит галка Прост. - печатается упрощенная накладная.**Стоит галка Расширенная - расширенная накладная. В случае если есть [[#Вложения|вложения]] - накладная для интернет магазинов.*'''''Заказчик''''' - клиент оформивший заказ*'''''Дата и Время получения''''' - когда отправления были фактически получены курьерской службой.*'''''Отдел и ФИО''''' - контактная информация заказчика.*'''''Получил курьер и его Код''''' - курьер забравший данный заказ.*'''''Плата курьеру за забор''''' - фиксированная стоимость забора.*'''''Содержит''''' - количество единиц корреспонденции и стоимость услуг.*'''''Оплата наличными Платежи''''' - возможность принять оплату наличными или просмотр счетов-фактур на данный заказ.*'''''Вложение''''' - описание вложения в корреспонденции. При создании корреспонденции в этом заказе значение данного поля будет копироваться в каждую единицу, с дальнейшей возможностью изменения для конкретной единицы корреспонденции.*'''''Примечания''''' - дополнительная информация о заказе.*'''''Срок доставки''''' - позволяет задать срок доставки в рабочих днях, если он отличается от значения по умолчаниюФайл:Refresh.*'''''Тип заказа''''' - типы заказов добавляются в [[Справочники#Статусыpng|справочниках25px]].*'''''Видимый''''' - используется для фильтрации. Если галка не стоит, то программа считает заказ не видимым.*'''''Не начислять ЗП''''' - не зачислять зарплату курьерам за доставку корреспонденции входящую в данный заказ — обновить список.
== Прием заказа ==[[Файл:Filtr.png|25px]] — фильтровать отправления.
*Что такое прием[[Файл:Pen.*Когда используется приемpng|25px]] — изменить данные по всей выборке.*Принцип работы.*Дополнительный функционалПозволяет изменить данные конкретного заказа или всех.
Корреспонденция из заказов может проходить по системе четырьмя способами[[Файл:#Корреспонденция забирается у заказчика и сразу доставляется, без завоза в офис. В таком случае, курьер заполняет самокопирующуюся ведомость. В конце рабочего дня такие рукописные ведомости заносятся в базу данных.#Корреспонденция доставляется в офис, заносится в базу данных. На нее печатаются расширенные ведомости. Для выдачи такого заказа, считывается штрих-код, напечатанный на нем.#На занесенную в базу корреспонденцию распечатываются наклейки.#На занесенную в базу корреспонденцию печатаются не расширенные ведомостиGlobe1.Процесс приема корреспонденции описан в статье [[Прием корреспонденции на складpng|25px]] — отобразить все отправления на карте.
== Удаление ==[[Файл:Printer.png|25px]] — печать ведомостей и наклеек.
Корреспонденция в таблице отображается согласно текущей сортировке. Чтобы изменить сортировку, воспользуйтесь фильтром. Большинство полей фильтра имеют подсказка в виде <rspoiler text="хинтов">Всплывающий элемент графического интерфейса, служащий средством обучения пользователя.</rspoiler> в самой системе. Нет описания к следующим параметрам:*Условия удаления Раскрывающийся список справа от поля '''''ФИО''''' — пользовательский статус заказа.*Как удалить заказРаскрывающийся список ниже — статусы недоставленных отправлений.*Дополнительные Раскрывающийся список справа от галки доставлено — статус корреспонденции по выдаче.Выбранные параметрыфильтрации можно сохранять, используя кнопки в правом нижнем углу и использовать их в работе в дальнейшем.
Для удаление заказатого, у пользователя должны быть что бы сохранить фильтр, нажмите кнопку [[ПользователиФайл:Health.png|права20px]] в правом нижнем углу, и по корреспонденции, входящей он появится в заказ, не должно быть операций расхода по складскому контурусписке. Что бы удалить сохраненные параметры — нажмите кнопку правее.
= Корреспонденция =Создание корреспонденции ==Существуют следующие способы создания корреспонденции:* oфисная система:** вручную. Подробнее см. раздел «[[Единица корреспонденции#Создание единицы корреспонденции|Создание единицы корреспонденции]]»;** импорт из Microsoft Excel. Подробнее см. раздел «[[Импорт баз данных]]»;* личный кабинет:** вручную. Подробнее см. раздел «[[Личный кабинет#Оформление нового заказа|Оформление заказа из личного кабинета]]»;** импорт из Microsoft Excel. Подробнее см. раздел «[[Личный кабинет#Импорт реестра заказов из excel|Импорт реестра заказов из Excel]]»;* передача заказа по API с помощью интеграций. Подробнее см. раздел «[[Интеграция с другими системами]]».
*Что такое корреспонденция.== Копирование/изменение наборов корреспонденции ==*Для чего используется.*Виды корреспонденций.*Отображение модификации всей корреспонденциив выборке нажмите CTRL+F5 (необходимо наличие прав на выполнение продвинутых операций с почтовыми заказами).Откроется окно модификации:
[[Файл:Выборка F6Модификация группы единиц корреспонденции.png|300px|right|thumb800px|Фильтр корреспонденцииnone]] Это любое отправление, которое входит в заказ, передаваемый клиентом в курьерскую службу для доставки получателю. Для работы с корреспонденцией, перейдите во вкладку "Адреса". У пользователя, также, настройте права доступа, как и в случае с [[#Заказы|"Заказами"]]. Вы можете открыть корреспонденцию Окно состоит из конкретного заказа на вкладке "Адреса", для этого выберите заказ и нажмите пробел. Корреспонденция в таблице отображается согласно текущей сортировке. Чтобы изменить сортировку, воспользуйтесь фильтром. Большинство полей фильтра имеют подсказка в виде <rspoiler text="хинтов">Всплывающий элемент графического интерфейса, служащий средством обучения пользователя.</rspoiler> в самой системе. Нет описания к следующим параметрам:*Раскрывающийся список справа от поля '''''ФИО''''' - пользовательский статус заказа.*Раскрывающийся список ниже - статусы не доставленых отправлений.*Раскрывающийся список справа от галки доставлено 2- статус корреспонденции по выдаче.Выбранные параметры фильтрации можно сохранять, используя кнопки в правом нижнем углу х разделов — Изменение и использовать их перенос в работе в дальнейшем. Для того, что бы сохранить фильтр, нажмите кнопку [[Файл:Health.png|20px]] в правом нижнем углу, и он появится в списке. Что бы удалить сохраненные параметры - нажмите кнопку правеедругой заказ.
== Создание Корреспонденции ==Для изменения установите галку «Изменить содержание записей», установите галки, соответствующие полям, значения которых Вам необходимо изменить, и в соответствующие поля введите данные, на которые Вам нужно изменить содержание полей.<br>Отдельного внимания заслуживает поле «номер». Значение в него задается не явно, а путем прибавления/вычитания заданного значения.
*Общая информацияДля перемещения установите галку «Перенести в другой заказ».*Создание Галка «Контроль нумерации» позволяет модифицировать номер единицы корреспонденции [[Создание так, чтобы соблюсти целостность нумерации корреспонденции]]в заказе, в который производится перемещение.*ОсобенностиГалка «Не удалять» позволяет не перемещать, дополнительные функцииа скопировать корреспонденцию в другой заказ, при этом копируются только основные поля, не копируются данные о доставке (применяется для формирования заказ на новую рассылку на основании предыдущих доставок, обычно применяется совместно с опцией «Не „не доставлено по причине“»). В поле «Перенести в заказ номер» введите номер заказа, в кот. необходимо перенести (скопировать) корреспонденцию. Кнопка «Просмотреть» позволяет выбрать необходимый заказ из списка.
Процесс создания корреспонденции описан в статье [[Создание корреспонденции]]После нажатия на кнопку «ОК» система, запросив подтверждение действия, выполняет требуемую операцию.
== Забор ==
Забор — это процесс передачи заказа с корреспонденцией от клиента в курьерскую службу. Клиент может создать забор из [[Личный кабинет#Оформление заявки на забор|Личного кабинета]] или позвонить в курьерскую службу и сообщить о требующемся заборе, тогда оператор создаст заборную корреспонденцию вручную.
Забор - это процесс передачи заказа с корреспонденцией от клиента в курьерскую службу. Клиент может создать забор из [[Личный кабинет#Оформление заявки на забор|Личного кабинета]] или позвонить в курьерскую службу и сообщить о требующемся заборе, тогда оператор создаст заборную корреспонденцию вручную. Создание заборной корреспонденции в программе совпадает с созданием обычной корреспонденции на доставку. Чтобы программа поняла, что это забор, необходимо поставить 0 в поле "Номер"«Номер». После этого отправитель и получатель меняются местами.
У нас есть готовый [[#Кейсы|кейс]] по автоматизации процесса передачи заборов от клиента курьерской службы.
== Вложения ==
[[Файл:Добавление товара.png|700px|none]]
Это любые товары, добавленные на вкладке '''Вложения''' в карточке корреспонденции. Существуют вложения [[Модуль складского учета#Оформление заказов|проходящие по складу]] и без складского учета. Если товары учитываются на складе, то dы можете выбрать товар из списка номенклатуры. Для этого в карточке корреспонденции перейдите на вкладку '''Вложения''', нажмите на кнопку [[Файл:Кнопка вверх.png|20px]] и выберите товар из списка.
*Что такое вложения.*Какие бывают вложения.*Добавление вложений.*Дополнительный функционал вкладки "Вложения".[[Файл:Добавление товара.png|300px|right|thumb|Добавление товара]]Это любые товары, добавленные на вкладке "Вложения", в карточке корреспонденции. Существуют вложения [[Модуль складского учета#Оформление заказов|проходящие по складу]] и без складского учета. Если товары учитываются на складе, то Вы можете выбрать товар из списка номенклатуры. Для этого перейдите на вкладку "Вложения" в карточке корреспонденции и нажмите на кнопку [[Файл:Кнопка вверх.png|20px]], выберите необходимый товар из списка. Чтобы добавить строку во "'''Вложения"''', выберите пункт контекстного меню "'''Добавить"'''. Для удаления строки, выберите соответствующий пункт контекстного меню.
Если товары не проходят по складу, то пользователь может вручную добавить товар. Для этого заполните поля "'''Наименование"''', "'''Цена"''', "'''Количество"''', "'''Масса" ''' и <rspoiler text="габариты">ДлиннаДлина, ширина, высота</rspoiler>.
Обратите внимание, если во вложения входят товары без учета по складу и с учетом по складу, а в карточке клиента стоит установлен флажок «[[Клиентыи партнеры#Прочее|галка "Не выдавать корреспонденцию без комплектации"]]», то курьеру нельзя будет выдать заказ, пока ответственный за склад не осуществит комплектациюскомплектует его.
Также, на вкладке "'''Вложения" ''' оформляются [[Возврат|возвратывозврат]], ы в случае отказа получателя от корреспонденции.
== Планирование доставок ==
 *Что такое планирование.*Виды планирования.*Учет корреспонденции при планировании.
Это механизм распределение отправлений между сотрудниками курьерской службы по тем или иным критериям. Позволяет заранее распределить заказы по курьерам. В программе реализовано несколько видов планирования:
*<spoiler text="Вручную">Для планирования заказа на курьера вручную необходимо выделить адреса в таблице и в контекстном меню выбрать пункт "Запланировать «Запланировать для курьера" курьера» и выбрать "Курьера «Курьера из списка"списка». Чтобы отменить планирование выберите в контекстном меню "Запланировать «Запланировать для курьера" курьера» и в таблице "«[пусто]"»</spoiler>*Планирование с помощью [[Справочники#Зоны на карте|"Районов"районов]].*Планирование с помощью [[Модуль Карта#Планирование|"Карт"карт]].*[[Выдача корреспонденции курьерам#Планирование сборки|Планирование сборок]].*Планирование [[Отправка корреспонденции#Планирование отправки|отправлений корреспонденции]] в филиалы или партнерам.
== Пункты самовывоза ==
 *Общие данные.*Направление на статью. Пунктами самовывоза могут быть склады и филиалы курьерской службы, а также, отделения партнеров курьерской службы. Получатель может выбрать пункт выдачи на сайте <rspoiler text="интернет магазина">Клиента курьерской службы</rspoiler>. После выбора пункта самовывоза корреспонденции, получателю выдается номер заказа/шифр его отправления. Далее, получатель называет номер заказа/шифр работнику пункта или вводит данные в специальную панель и забирает корреспонденцию.
Процесс оформления корреспонденции для самовывоза описан в разделе [[Прием корреспонденции на склад#Самовывоз|Самовывоз]].
Подробнее о работе с пунктами самовывоза через личный кабинет написано в статье [[Работа с пунктами самовывоза (ПВЗ)]].
 
== Адресное хранение ==
 
*Что такое адресное хранение.
*Для чего используется.
*Как организовать адресное хранение.
 
Для адресного хранения корреспонденции, запланированной для самовывоза, необходимо распечатать этикетки и промаркировать ими полки. Выберите пункт Функции &rarr; Печать служебных штрих-кодов &rarr; Печать этикеток для адресного хранения. Этикетки содержат штрих-код и номер полки. После приема корреспонденции (см. раздел [[Учет корреспонденции#Прием заказа|Прием заказа]]) положите ее на любую полку и отсканируйте штрих-код этой полки. Номер полки будет отображаться в поле "Хранится в ячейке" на закладке "Прочее" в карточке корреспонденции. Таким образом, адресное хранение позволяет быстро находить нужную корреспонденцию по номеру полки.
== Выдача ==
 *Общая информация по выдаче.*Направление на статью о "Выдачи корреспонденции"«Выдачи корреспонденции».
[[Выдача корреспонденции курьерам]]
== Ввод информации о доставке ==
* Что такое ввод информации о доставке.
* Варианты ввода.
* Когда используется.
* Дополнительный функционал.
*Что такое ввод информации о доставке.*Варианты ввода.*Когда используется.*Дополнительный функционал. Это прием работы от курьера ответственным лицом, т.е. то есть передача курьером документов, подтверждающих доставку отправленияи внесение данных в программу. Для ввода информации о доставке, перейдите во вкладку «Выдача». Существует несколько вариантов приема работы от курьера: *Вручную. Для этого ответственный Ответственный сотрудник переходит во вкладку "Адреса"сканирует штрих-код с ведомости, выбирает корреспонденцию переданной курьером. Данные из ведомости попадают в карточку корреспонденции и вводит информацию в заполняются поля "Дата вручения", "Время вручения" и "Вручил курьер"  Для ввода информации о доставке уже существующей корреспонденции (необходимо наличие прав редактирования почтовых заказов)«Дата вручения», установите курсор на нужную единицу корреспонденции, и нажмите кнопу «F5» (это можно сделать в таблице «Адреса»«Вручил курьер», а также в таблице корреспонденции на закладке «Выдача»). Откроется окно карточки корреспонденции в режиме ввода информации о доставке: поля «Время вручения» '''Дата врученияпроставляется''' и '''Вручил курьер''' будут заполнены данными со сканера, '''Время вручения''' будет унаследовано из предыдущей открытой карточки корреспонденции. После сохранения введенных данных, и в этом поле программа будет находиться курсорсчитать заказ доставленнымДля изменения поля '''Вручил курьер''' необходимо наличие прав редактирования курьера в корреспонденции. Пользователь, обладающий правом редактирования курьера в корреспонденции может, нажав кнопку «Разблок.»* Ведомость сканируется при помощи планшетного сканера, а фото со штрих-кодом и введя свои учетные данные, разблокировать это поле для другого пользователя информацией о получателе прикрепляется в текущей качестве вложения к карточке корреспонденции. При этом карточка будет сохранена от имени разблокировавшего пользователя. Примечания• При вводе в поле «Инфо о доставке» используется автоподстановка значений из базы данных предыдущей корреспонденции для текущего получателяЧтобы посмотреть вложение, выберите «Функции» -> «Прикрепленные файлы». При необходимости ее можно отключить соответствующей настройкой в параметрах программы (см. раздел [[Настройка параметров системы]]). • Хорошая практика при вводе информации о доставке дописывать к адресу получателяТакже, через запятую, комментарии, написанные курьером на ведомости, относительно поиска получателя. Такие комментарии подставятся информация попадает в следующий раз вместе с адресом при создании единицы корреспонденции тому же получателю, упростив работу курьера по доставке такой корреспонденцииличный кабинет клиента.
= Отправка корреспонденции =
*Общие данные.*Направление на статью.
Отправка корреспонденции в филиал курьерской службы или в пункт самовывоза осуществляется с использованием вкладки "Межгород" «Межгород» в карточки карточке корреспонденции или [[Отправка корреспонденции|Манифестов]].
= Коррекция адресов =
*Что такое коррекция адресов.*Для чего используется.*Как корректировать адреса.*Дополнительные условия и параметры.
Это действия в программе направленные на уменьшение количества не результативных доставок курьерами, по причине смены адреса получателями. Коррекция предназначена для изменения адресов получателей отправлений, с учетом доставки и не доставки отправления, когда используется массовая <rspoiler text="рассылка">Счетов, открыток, договоров и ти т.д д.</rspoiler> по юридическим лицам.
В случае не результативной доставки отправления получателю, пользователь вносит информацию в поле “дата вручения” «дата вручения» в карточке корреспонденции, а поле “время вручения” «время вручения» оставляет незаполненным. Также, Вы можете указать причину – причину — поле “инфо«инфо. о доставке”доставке», например - "Переехали"например — «Переехали». Далее, оператор уточняет новый адрес получателя отправления. Затем, пользователь создает в заказе новое отправление по новому адресу, дублирующее прежнее отправление. Если у нового отправления происходит результативная доставка, то в карточку корреспонденции вносится время вручения. После внесения времени вручения, программа понимает, что одна и та же компания имеет два адреса доставки и при создании нового заказа для этой компании, в верхней части окна будут отображаться адреса из истории прежних доставок.
[[Файл:Correct_1.png|300px|right|thumb|Выбор адреса]]
Слева, в зеленом окне, отображается адрес, по которому произошла успешная доставка. Если адреса успешной доставки не нашлось, то программа ищет доставленную корреспонденцию для получателя, но уже от всех клиентов. В таком случае, цвет панели будет голубой.
Справа, в красном окне, отображается адрес, по которому курьер не доставил корреспонденции. Окно показывается, если по адресу получателя больше 1 недоставки. Если правая панель не показывается, то левая показывается по середине.
При загрузке базы данных из [[Импорт баз данных|Excel]] изменяется процесс коррекции. Выберите в контекстном меню пункт “Коррекция адресов”«Коррекция адресов». Окно "Коррекции адресов" «Коррекции адресов» отображает в табличном виде информацию по адресам данного заказа. При этом происходит проверка истории результативных и не результативных доставок для адресов, которые изменялись в процессе работы с системой. Информация по адресам в таблице окрашивается и сортируется по трем группам: красный, желтый и белый цвета.
[[Файл:Correct_2.png|300px|right|thumb|Группы адресов]]
*'''Красный''' -  — в текущем заказе снова указан адрес, который совпадает с адресом не результативной доставки.*'''Желтый''' -  — указывает на заказы, по которым новый адрес не совпадает с ранее указанными адресами.*'''Белым''' -  — указан адрес одной из последних результативных доставок.В окне "Сравнение адресов" «Сравнение адресов» осуществляется назначение адреса для доставки отправления. Для этого выберите пункт контекстного меню "Принять «Принять верный адрес"адрес», либо "Принять «Принять неверный адрес (примечания)"». По мере выбора привязки, адреса из таблицы "Сравнения адресов" «Сравнения адресов» будут исчезать. Действие привязки из контекстного меню возможно выполнить и в режиме группового выделения для списка адресов.
=Кейсы===Передача заборов==
== Передача заборов ==Нами реализован скрипт, который позволяет сформировать заборные корреспонденции в личном кабинете клиента и передать их в курьерскую службу. Скрипт работает следующим образом, по выбранным дням и времени у клиента курьерской службы, в системе, собирается информация и формируются заборные корреспонденции, по заданным условиям. Данные передаются в курьерскую службу, в автоматическом режиме, в установленное время через личный кабинет клиента, при помощи модуля «[[Настройка модуля автоматизации|автоматизации-интеграции]]». На следующий день, операторы курьерской службы назначают сотрудников на забор, по созданным заявкам.

Навигация