347
правок
Изменения
Счета
,→Проведение платежа
Для управления счетами выберите в меню '''Документы''' пункт '''Счета'''. Необходимо наличие прав на просмотр счетов. Откроется окно «Счета»: [[Файл:Список счетов.png|700px900px]] Здесь представлена таблица выставленных В верхней части окна расположены фильтры списка счетов. Фильтры можно комбинировать, чтобы вывести в таблице счетовнеобходимую информацию. Чтобы снять установленные фильтры, нажмите на кнопку '''Отменить'''. *Нажмите Enter (или дважды щелкните Выставленные счета и информация по сетке)ним представлены в виде таблицы. Оплаченные счета отображаются на сером фоне. Если ведется учет подписанных актов, чтобы увидеть в табличной части можно отобразить столбец '''Подписан акт'''. Чтобы установить флажок '''Подписан акт''', отсканируйте штрихкод с распечатанного акта по счету. В этом окне доступны следующие действия со счетами:* открыть карточку счета.Чтобы просмотреть информацию по счету, выделите его в таблице и нажмите Enter;*F5 – чтобы проставить отметить [[Счета#Ручной ввод|оплату счета]]. Для этого выделите счет и нажмите F5. Откроется окно оплаты счета, в котором необходимо ввести даты отчета и оплаты. При нажатии «ОК» система проставит признак оплаченности в на кнопку '''ОК''' заказы клиента за период счета, а также пометит и сам счет оплаченным. Оплаченные счета отображаются серым цветомстанут оплаченными. Эта операция также выполняется автоматически при выполнении импорта [[#Импорт из банк-клиента|импорте из банк-клиента (см. раздел [[Интеграция с внешними системами]]);*F9 – Выдает просмотреть детализацию счета.— F9;*выгрузить счета в Microsoft Excel — Ctrl-+F9 – Выгружает текущую выборку ;* указать дату <rspoiler text="обещанного платежа">После ввода даты обещанного платежа снимается блокировка на создание заказов.</rspoiler> по счету — пункт контекстного меню '''Дата обещанного платежа''';* [[#Экспорт счетов в MS Excel.1C|экспортировать]] выбранные счета в 1С;* [[#Массовое выставление счетов|массово выставить счета]];*сформировать заказ на доставку выделенных счетов — Ctrl-+F12 – Создает в заказах корреспонденцию, для доставки счетов, имеющих дату текущего счета (необходимо наличие прав создания почтовой корреспонденции).
Карточка счета имеет следующий вид:
'''Заказчик'''. Имя или название клиента курьерской службы. '''Отдел'''. Название отдела компании, создавшего заказ. '''Основание'''. Определяет порядок оплаты услуг курьерской службы. Возможные значения:* '''Заказы''' — клиент оплачивает все доставки по заказам. В этом случае правее выпадающего списка появляется кнопка [[Файл:More.png]], при нажатии на которую можно увидеть номера заказов, на которые выставлен этот счет;* '''Акт передачи денег/ТМЦ''' — клиент оплачивает услуги по заказам, вошедшим в АПД. '''Период счета''' – интервал . Интервал дат заказов, за которые выставляется счет.<br />Галки '''Дата документа'''. Заполняется автоматически датой выставления счета. '''Предоплата'''. Если флажок установлен, значит клиент оплачивает услуги до их выполнения, деньги списываются с баланса клиента в системе. '''ОплаченоНал.'''Если флажок установлен, клиент оплачивает услуги наличными деньгами. '''Не оплаченоКурс валюты''' - указывают . Отношение валюты, в которой производится расчет, к рублю. Укажите значение или нажмите на выборку заказов кнопку [[Файл:More.png]] рядом с полем для расчетаподстановки значения из справочника '''[[Курсы валют]]'''.{'''Скидка'''. Скидка клиента в процентах. Вы можете указать скидку вручную или по кнопке [[Файл:More.png]] заполнить значением, указанным в [[Клиенты и партнеры#Финансы|карточке клиента]]. '''Тип формы'''. Тип [[Печатные формы|<pre>ВНИМАНИЕ!При открытии оплаченного печатной формы]] счета, . Выберите значение из выпадающего списка или скопируйте тип из [[Клиенты и попытке его пересчета система может не находить корреспонденцию именно по причине того, что партнеры#Реквизиты|карточки клиента]] с помощью кнопки [[Файл:More.png]]. Печатные формы счетов хранятся в оплаченном счете корреспонденция становится оплаченнойразделе '''Справочники''' > '''Печатные формы''' > '''Счета'''. А выборка по признаку оплаченности Их можно сохранять, загружать, редактировать в счете установлена в положениеMicrosoft Excel. «Не оплачено»Вы можете загрузить последнюю версию стандартной печатной формы [[Файлы для загрузки#Популярные документы|здесь]].</pre> '''Огранич.''' Если флажок установлен, то включено ограничение по минимальной сумме счета, установленной в [[Клиенты и партнеры#Финансы|карточке клиента]]. Кнопка [[Файл:More.png]] рядом с полем позволяет скопировать значение из поля '''Мин. сумма счета''' карточки клиента.|}'''Номер счетаСчет''' – . Если флажок установлен, будет сформирован счет, и вы можете ввести номер счета вручную или по кнопке [[Файл:More.png]] подставить значение автоматической нумерации. Если флажок снят, счет не формируется. Эта возможность используется, чтобы создать акт выполненных работ для клиентов, работающих по предоплате. Счета автоматически нумеруются сквозной нумерацией в течение года. При этом система позволяет пользователю, при необходимости, Пользователь может изменять номера счетов, но жестко контролирует при этом контролируется правильность последовательности дат и номеров счетов (система не даст : невозможно создать счет с номером большим, а датой – меньшей, и наоборот, чем у уже имеющегося счета за данный год), и наоборот. Эта возможность включена переменной '''Справочники''' > '''Переменные''' > '''Финансы''' > '''Счета''' > '''Контролировать последовательность дат и номеров счетов'''. '''Фактура'''. Дополнительную информацию о нумерации документов смотрите в разделе Вы можете ввести номер фактуры вручную или по кнопке [[Одновременная работа нескольких пользователей в системеФайл:More.png]]подставить значение автоматической нумерации. Кнопка рядом с полем подставляет текущий номер из базы данных.<br /> '''Курс валютыПоказывать нули''' – отношение валюты. Если флажок установлен, в которой производится расчет стоимости к рублю. Кнопка рядом таблице отображаются строки с полем подставляет курс валютынулевыми ценами.<br /> '''Тип формыКол-во счетов''', '''СкидкаАктов''', и '''ОграничениеФактур'''. Укажите количество экземпляров документов для печати. '''Уполн. лицо''' – задают. Укажите сотрудника, соответственнокоторый выставил счет. '''Примечания'''. Поле для примечаний. В таблице '''Подробно''' перечислены услуги доставки, тип печатной формы, размер скидки и ограничение «снизу» суммы счетаза которые выставлен счет. Данные сгруппированы по стоимости. Кнопки , соответствующие им, подставляют данные из карточки текущего клиента.<br />для работы с таблицей: Галка * '''Показывать нулиПодробнее''' - включает/выключает показ строк с нулевыми ценами — дополнительная информация о позициях в таблице.<br />;* '''Адреса''' — отображает список адресов, по которым выставлен счет;Галка * '''Печатать с фактуройФункции''' - позволяет печатать комплект документов с 2-мя счетами-фактурами— открывает меню дополнительных функций. Если галка снята – на печать будет выведена Доступна только одна счет-фактура, для последующей печати вторых экземпляров отдельно.<br />созданных счетов;* '''ТаблицаПересчитать''' отображает подробную информацию о доставленной корреспонденции (сгруппировано по ценам)— используется при изменении дат счета. При нажатии кнопки «пересчитать» в нее подставляются агрегированные Система объединит данные из корреспонденциии добавит в таблицу. При необходимости, пользователь может эти данные откорректироватьможно изменить. Количество строк в таблице определяется выбранной печатной формой. При заполнении ее данными из корреспонденции, в случае, если различных Если количество цен доставленной корреспонденции будет доставки больше, чем строк в таблице, то система поставит количество равным единицеобъединит позиции. Будет создана позиция с количеством 1 и стоимостью, а стоимость – суммарную стоимость доставки корреспонденцииравной сумме всех доставок.<br /> Кнопка '''Печать''' сохраняет счет, и выводит комплект документов на печать на принтер, установленный по умолчанию. Кнопка '''Просмотр''' сохраняет счет, формирует комплект документови открывает его в Microsoft Excel. Чтобы просмотреть форму счета с выгруженными [[#Печатная форма счета|подписями и печатью]], в форме счета нажмите на кнопку '''Просмотр''' или '''Печать''', состоящий из удерживая нажатой клавишу CTRL. В результате сформируется документ XSL или PDF соответственно. После выставления счетазапрещены действия, 2-х экземпляров актов сдачи-приемки работприводящие к изменению стоимости доставки корреспонденции. '''Примечание.''' Если сначала создать и распечатать комплект документов, а потом изменить печатную форму, реквизиты контрагентов и т.п., 1 при повторной печати документов сформируются документы с новыми реквизитами и формой счета. == Выставление счета == Счета можно выставить:* вручную:** на вкладке '''Заказы''' выберите в списке заказ в контекстном меню нажмите '''Выставить счет''';** на вкладке '''Клиенты''' выберите клиента и нажмите F2 или 2 в контекстном меню нажмите '''Выставить счет''';** в основном меню откройте '''Документы''' > '''Акты передачи денег/корреспонденции''', в списке выделите АПД и в контекстном меню нажмите '''Выставить счет''';* массово. Подробнее см. раздел [[#Массовое выставление счетов|«Массовое выставление счетов»]]. Чтобы разделять счета фактурыкомпании по отделам, в карточке клиента заполните вкладку '''[[Клиенты и партнеры#Отделы|Отделы]]''' и в карточке заказа указывайте отдел заказчика. Настройки выставления счета хранятся в карточке клиента на вкладках '''[[Клиенты и партнеры#Реквизиты |Реквизиты]]''' и'''[[Клиенты и партнеры#Финансы|Финансы]]'''. В зависимости от принятой системы взаиморасчетов с клиентом можно выставить [[#Счет на предоплату|счет на предоплату]] или на оплату фактически оказанных услуг. Если счет, выставленный на заказ, не оплачен, то изменить дату создания этого заказа можно при отключенной переменной '''Справочники''' > '''Переменные''' > '''Финансы''' > '''Счета''' > '''Контроль целостности счета''' или если в этой переменной указан пользователь, которому разрешено менять дату. В этом случае пользователь увидит напоминание о необходимостипересчета суммы счета. Выставленные счета можно посмотреть в пункте основного меню '''Документы''' > '''Счета'''. Если предыдущий счет был выставлен ранее, чем за последние 3 месяца, детализацию то счет формируется за '''ПОСЛЕДНИЙ''' календарный месяц. === Массовое выставление счетов === Функция предназначена для упрощения и ускорения процесса выставления счетов клиентам. Откройте '''Функции''' > '''Массовое выставление счетов''' или '''Документы''' > '''Счета''' и нажмите на кнопку '''Масcовое выставление счетов'''. Откроется окно «Массовое выставление счетов»: [[Файл:Массовоее выставление.png|none]] В верхней части окна расположены настройки списка клиентов, которым нужно выставить счета.<br />В таблице ниже отображается название клиента и стоимость доставки по заказам, созданным за последние три месяца. Помимо настроек фильтра, заказы должны отвечать следующим условиям:* не закрыты счетами;* не оплачены наличными;* корреспонденции в заказе не входят в закрытые счетами АПД;* в карточке корреспонденции, входящей в заказ, не установлен флажок '''Оплата получателем'''. Настройки списка: Кнопка '''ПросмотрДата до''' также сохраняет . Дата, до которой сделаны заказы, попадающие в счет. Начальная дата формируется на основании предыдущего счета. Если счета нет, то отображаются заказы за 3 последних месяца. '''Дата счета'''. Дата выставления счета. '''№ счета'''. По умолчанию указывается номер, формирует комплект документов который будет присвоен следующему счету, выставленному от выбранной фирмы. Счета автоматически нумеруются сквозной нумерацией в MS Excel’е течение года. Пользователь может указать номер счета, с которого будут начинаться выставляемые счета, но при этом контролируется правильность последовательности дат и номеров счетов: невозможно создать счет с номером большим, а датой меньшей, чем у уже имеющегося счета за данный год, и показывает его пользователюнаоборот. Эта возможность включена переменной '''Справочники''' > '''Переменные''' > '''Финансы''' > '''Счета''' > '''Контролировать последовательность дат и номеров счетов'''. '''№ фактуры совпадает с № счета'''. Если флажок установлен, номер счет-фактуры устанавливается таким же, как номер счета.Галка '''НепроводимыйВыставлять по''' . Выберите основание для выставления счетов. Возможные значения: '''заказам''', '''актам (необходимо наличие прав создания непроводимых АПД)'''. '''Фирма'''. Юридическое лицо, от имени которого выставляется счет. '''Режим'''. Периодичность выставления счета. Возможные значения: '''Ручное выставление''', '''1 раз в месяц''', '''2 раза в месяц'''. По указанному значению фильтруются клиенты, которым нужно выставить счет. Этот признак указывается в карточке клиента, на вкладке '''Финансы''', в поле '''Режим выставления'''. Таким образом, для каждого клиента можно указать <rspoiler text="собственный режим выставления счетов">Значения режима выставления счетов устанавливаются в справочнике '''Справочники''' > '''Статусы''' > '''76 Режим массового выставления счетов по заказам'''. Можно изменить существующие режимы или добавить пользовательские.</rspoiler>. Кнопка '''Выставить счета всем''' запускает формирование счетов) препятствует сохранению клиентам, отображаемым в табличной части. Если нужно выставить счетатолько для части клиентов, указанных в списке, заставляет кнопки «Печать» выделите названия клиентов в списке и «Просмотр» формировать только в контекстном меню выберите '''Выставить счет'''. Результат выставления счетов отображается в окне лога. Выставленные счета находятся в разделе '''Документы''' > '''Счета'''. Проверьте их корректность перед отправкой клиенту. === Счет на предоплату === Работа по предоплате предполагает, что клиент вносит на свой баланс установленную сумму предоплаты, и стоимость услуг постепенно списывается с баланса. Чтобы установить предоплатный режим работы, в карточке клиента перейдите на вкладку '''Финансы''' и установите флажок '''Предоплата'''. При этом флажок '''Исключить стоимость курьерских услуг из акта передачи денег''' должна быть снят, иначе стоимость доставки будет взиматься с клиента дважды: первый раз — при этомоформлении заказа, второй раз — при выводе его создании акта передачи денег. Чтобы клиент пополнил баланс, выставьте ему счет с установленным флажком '''Предоплата''': [[Файл:schet_1.png|400px|none]] Текущий баланс можно проверить в [[Клиенты и партнеры#Финансы|карточке клиента]], на вкладке '''Финансы'''. При создании карточки заказа, корреспонденции или срочного заказа от этого клиента будет появляться всплывающее сообщение с информацией о текущем балансе. Если сумма баланса ниже значения, которое указано в виде документа MS Excel выводит его переменной '''Справочники''' > '''Переменные''' > '''Финансы''' > '''Минимальный баланс для напоминания''', то во всплывающем сообщении будет значок ошибки. Чтобы сформировать акт и счет-фактуру по заказу при предоплатной системе расчетов, выставьте счет без формулфлажка '''Счет''' с указанным периодом счета. В акте и счет-фактуре вместо номера указывается «б/н», потому что номера счета как такового нет. Сделано это для того, чтобы номера счетов, актов, счет-фактур совпадали. === Печатная форма счета === В стандартных печатных формах счетов можно размещать сканы логотипа и печати предприятия, подписей руководителя и бухгалтера. [[Файл:Positionofpic1.png|500px|none]] Скан-копии изображений в формате PNG, прописанных который поддерживает прозрачность фона, должны быть загружены в справочник '''[[Фирмы]]''' на вкладку '''Сканы'''. Существуют следующие способы размещения печати, логотипа и подписей в печатной форме.счета:{* [[#Теги|с помощью тегов]];* [[#Координаты|по координатам]]. Скан-копии изображений выгружаются в печатную форму счета только при отправке счета клиенту по электронной почте (функция контекстного меню '''Разослать по e-mail'''). Чтобы просмотреть форму счета с выгруженными скан-копиями, в форме счета нажмите на кнопку '''Просмотр''' или '''Печать''', удерживая нажатой клавишу CTRL. В результате сформируется документ XSL или PDF соответственно. В форму акта можно добавить штрихкод, чтобы в списке счетов ('''Документы''' > '''Счета''') по нему находить счет и устанавливать флажок '''Подписано'''. Штрихкод всегда расположен на втором листе печатной формы. Размещение штрихкода на листе задается тегом <preBARCODE>:ВНИМАНИЕ!* если тег не указан, штрихкод размещается в ячейке BM23;База данных является реляционной* чтобы скрыть штрихкод, это подразумевает ссылочную связь сущностей данныхукажите тег <BARCODE><HIDE> в любой ячейке листа;* чтобы указать расположение штрихкода, укажите тег <BARCODE> в нужной ячейке. Вследствие этого возникает следующееявление==== Теги ==== Вы можете задать расположение печати, логотипа и подписей в печатной форме с помощью следующих тегов: * <LOGO> — определяет расположение логотипа организации. Если сначала создать логотип не загружен в справочнике '''Фирмы''', используется изображение из справочника '''Двоичные данные''' > '''Большой логотип с полутонами (для печати)''';* <STAMP> — определяет расположение печати компании;* <DIR> — определяет расположение подписи директора;* <BUH> — определяет расположение подписи главного бухгалтера. [[Файл:Штамп и печать.png|1100 px|none]] После тега можно указать высоту и распечатать комплект документовширину скан-копии изображения в <rspoiler text="символах Microsoft Excel">Символ — это ширина одного знака текста, записанного шрифтом по умолчанию, определенным для обычного стиля книги. Например, стандартная ширина столбца в Microsoft Excel — 8,43 символа. Подробнее см. [https://docs.microsoft.com/ru-ru/office/troubleshoot/excel/determine-column-widths документацию Microsoft].</rspoiler>. Формат записи: <STAMP> 16, потом изменить печатную 16. Количество тегов на листе не ограничено. ==== Координаты ==== В формусчета для вкладки '''Счет''' и '''Акт''' из системы автоматически выгружаются изображения: '''Печать предприятия''' и '''Подпись директора''', реквизиты контрагентовдля вкладки '''Фактура''' выгружаются '''Подпись директора''' и '''Подпись бухгалтера'''. Система автоматически подбирает координаты местоположения изображений путем поиска по словосочетаниям '''Руководитель организации''' и '''Главный бухгалтер''' в форме. Если требуется точная калибровка расположения элемента, и тзадайте координаты ячеек для вставки изображения вручную на вкладке '''Данные'''.дКоординаты указываются в цифровом выражении.Буквенные значения не предусмотрены,например ячейке D соответствует цифра 4. повторная Координата указывается для верхнего левого угла изображения (top-left), состоит из двух значений и записывается строго в следующие ячейки на вкладке '''Данные''':* [O6, P6] – печать предприятия на вкладке '''Счет''';* [Q6, R6] – печать документов сформирует документы с текущими реквизитами и формой счетапредприятия на вкладке '''Акт'''; * [O7, P7] – подпись директора на вкладке '''Счет'''; * [Q7, R7] – подпись директора на вкладке '''Акт'''. [[Файл:Positionofpic2.png|1000 px|none]] Подпись бухгалтера выгружается только для формы '''Счета-фактуры''' (вкладка '''Фактура'''), а изменение координат для которой не темипредусмотрено. Вкладка '''Фактура''' появляется в печатной форме документа '''Счет''' только для фирм, что были у которых задана ставка НДС. Чтобы добавить логотип компании в счет, разместите его на момент первичного первом листе печатной формы. Если в документе найден хоть один тег <LOGO>, <STAMP>, <DIR> или <BUH>, координаты в документе игнорируются, изображения вставляются тегами. ==== Кастомная детализация ==== формированияИмеется возможность вкладывать скрипт кастомной детализации счета в саму форму счета - для случаев, когда нужно сделать форму детализации для какого-нибудь клиента или разновидности счета отличной от стандартной или общей кастомной.<Скрипт помещается на вкладку '''Данные''' в ячейку H3. Правила составления скрипта аналогичны системной доп.возможности CustomBillDetaling см. [https://wiki.courierexe.ru/index.php/pre%D0%94%D0%BE%D0%BF%D0%BE%D0%BB%D0%BD%D0%B8%D1%82%D0%B5%D0%BB%D1%8C%D0%BD%D1%8B%D0%B5_%D0%B2%D0%BE%D0%B7%D0%BC%D0%BE%D0%B6%D0%BD%D0%BE%D1%81%D1%82%D0%B8] == Рассылка по e-mail == Чтобы отправить счет по электронной почте, в списке счетов в контекстном меню выберите '''Разослать по e-mail'''. Если кнопка недоступна, убедитесь, что выполнены следующие условия:* в [[Пользователи#Создание пользователя|карточке пользователя]], который выполняет рассылку, указан адрес электронной почты;* указаны общие или локальные настройки почтового сервиса:** [[Настройка глобальных параметров#Настройка параметров подключения к почтовому серверу|общие]] — '''Справочники''' > '''Переменные''' > '''Подключения''' >'''Почтовый сервер''';** [[Устранение неполадок#Устранение неполадок при отправке электронной почты|локальные]] — '''Настройка''' > '''Параметры''' > '''Подключения''';* в [[Клиенты и партнеры#Финансы|}карточке клиента]], которому выставлен счет, на вкладке '''Финансы''' указан адрес электронной почты. Чтобы отправить выставленные счета сразу нескольким клиентам, выделите их в списке и в контекстном меню выберите '''Разослать по e-mail''' .
== Экспорт счетов в 1С ==