Изменения

== Выставление счетов клиентам Управление счетами ==Для управления счетами выберите в меню главного окна приложения пункт «Документы» - «Счета» (необходимо наличие прав просмотра счетов). Откроется окно «Счета»:

Для управления счетами выберите в меню '''Документы''' пункт '''Счета'''. Необходимо наличие прав на просмотр счетов. Откроется окно «Счета»: [[Файл:Список счетов.png|700px900px]] Здесь представлена таблица выставленных В верхней части окна расположены фильтры списка счетов. *Нажмите Enter (или дважды щелкните по сетке)Фильтры можно комбинировать, чтобы увидеть карточку счетавывести в таблице счетов необходимую информацию. Чтобы снять установленные фильтры, нажмите на кнопку '''Отменить'''.*F5 – чтобы проставить оплату Выставленные счета. Откроется окно оплаты счета, в котором необходимо ввести даты отчета и оплаты. При нажатии «ОК» система проставит признак оплаченности информация по ним представлены в заказы клиента за период счета, а также пометит счет оплаченнымвиде таблицы. Оплаченные счета отображаются серым цветом. Эта операция также выполняется автоматически при выполнении импорта из банк-клиента. Подробнее см. раздел «[[Интеграция с другими системами]]»на сером фоне.*F9 – Выдает детализацию счета.*Ctrl-F9 – Выгружает текущую выборку счетов Если ведется учет подписанных актов, в MS Excelтабличной части можно отобразить столбец '''Подписан акт'''.*Ctrl-F12 – Создает в заказах корреспонденциюЧтобы установить флажок '''Подписан акт''', для доставки счетов, имеющих дату текущего счета (необходимо наличие прав создания почтовой корреспонденции)отсканируйте штрихкод с распечатанного акта по счету.

Для удобства работы с таблицей счетов в верхней части окна расположены инструменты настройки выборки счетов, позволяющие ограничивать отображаемые == Карточка счета по разным признакам:<br />выборка по конкретным контрагентам (клиентам). В этом случае отобразятся все счета, выставленные выбранному клиенту.<br />выборка по интервалу дат счетов.<br /> выборка по конкретному менеджеру (агенту). В этом случае в таблице отобразятся выставленные счета по клиентам, закрепленным за выбранным менеджером.<br />выборка по фирме (юр. Лицу). В этом случае в таблице отобразятся все счета, выставленные клиентам, от выбранного Вами юр. Лица.<br />выборка по неоплаченным счетам - поставить галочку «только неоплаченные».<br />Все перечисленные фильтры можно комбинировать, выводя в таблице счетов необходимую информацию. Снять заданные фильтры можно нажав кнопку «отменить»<br />Внизу под таблицей счетов отображаются справочные данные о том, сколько счетов (записей) выведено в таблице и на какую сумму, сколько из них оплачено и на какую сумму, сколько счетов (записей) выделен и на какую сумму.==

Карточка счета имеет следующий вид (данный вид счета, доступен при использовании стандартной печатной формы счета для России):

'''Заказчик'''. Имя или название клиента курьерской службы. '''Отдел'''. Название отдела компании, создавшего заказ. '''Основание'''. Определяет порядок оплаты услуг курьерской службы. Возможные значения:* '''Заказы''' — клиент оплачивает все доставки по заказам. В этом случае правее выпадающего списка появляется кнопка [[Файл:More.png]], при нажатии на которую можно увидеть номера заказов, на которые выставлен этот счет;* '''Акт передачи денег/ТМЦ''' — клиент оплачивает услуги по заказам, вошедшим в АПД. '''Период счета''' – интервал . Интервал дат заказов, за которые выставляется счет.<br />Галки  '''Дата документа'''. Заполняется автоматически датой выставления счета. '''Предоплата'''. Если флажок установлен, значит клиент оплачивает услуги до их выполнения, деньги списываются с баланса клиента в системе. '''ОплаченоНал.'''Если флажок установлен, клиент оплачивает услуги наличными деньгами. '''Не оплаченоКурс валюты''' - указывают . Отношение валюты, в которой производится расчет, к рублю. Укажите значение или нажмите на выборку заказов кнопку [[Файл:More.png]] рядом с полем для расчетаподстановки значения из справочника '''[[Курсы валют]]'''.{'''Скидка'''. Скидка клиента в процентах. Вы можете указать скидку вручную или по кнопке [[Файл:More.png]] заполнить значением, указанным в [[Клиенты и партнеры#Финансы|карточке клиента]]. '''Тип формы'''. Тип [[Печатные формы|<pre>ВНИМАНИЕ!При открытии оплаченного печатной формы]] счета, . Выберите значение из выпадающего списка или скопируйте тип из [[Клиенты и попытке его пересчета система может не находить корреспонденцию именно по причине того, что партнеры#Реквизиты|карточки клиента]] с помощью кнопки [[Файл:More.png]]. Печатные формы счетов хранятся в оплаченном счете корреспонденция становится оплаченнойразделе '''Справочники''' > '''Печатные формы''' > '''Счета'''. А выборка по признаку оплаченности Их можно сохранять, загружать, редактировать в счете установлена в положениеMicrosoft Excel. «Не оплачено»Вы можете загрузить последнюю версию стандартной печатной формы [[Файлы для загрузки#Популярные документы|здесь]].</pre> '''Огранич.''' Если флажок установлен, то включено ограничение по минимальной сумме счета, установленной в [[Клиенты и партнеры#Финансы|карточке клиента]]. Кнопка [[Файл:More.png]] рядом с полем позволяет скопировать значение из поля '''Мин. сумма счета''' карточки клиента.|}'''Номер счетаСчет''' – . Если флажок установлен, будет сформирован счет, и вы можете ввести номер счета вручную или по кнопке [[Файл:More.png]] подставить значение автоматической нумерации. Если флажок снят, счет не формируется. Эта возможность используется, чтобы создать акт выполненных работ для клиентов, работающих по предоплате. Счета автоматически нумеруются сквозной нумерацией в течение года. При этом система позволяет пользователю, при необходимости, Пользователь может изменять номера счетов, но жестко контролирует при этом контролируется правильность последовательности дат и номеров счетов (система не даст : невозможно создать счет с номером большим, а датой – меньшей, и наоборот, чем у уже имеющегося счета за данный год), и наоборот. Кнопка рядом с полем подставляет текущий номер из базы данных.<br /Эта возможность включена переменной '''Справочники''' >'''Курс валютыПеременные''' – отношение валюты, в которой производится расчет стоимости к рублю. Кнопка рядом с полем подставляет курс валюты.<br />'''Тип формыФинансы''' > ''', Счета'''Скидка> ''', Контролировать последовательность дат и номеров счетов'''. '''ОграничениеФактура''' – задают, соответственно, тип печатной формы, размер скидки и ограничение «снизу» суммы счета. Кнопки , соответствующие им, подставляют данные из карточки текущего клиентаВы можете ввести номер фактуры вручную или по кнопке [[Файл:More.png]] подставить значение автоматической нумерации.<br />Галка '''Показывать нули''' - включает/выключает показ строк . Если флажок установлен, в таблице отображаются строки с нулевыми ценами в таблице.<br />Галка '''Печатать с фактуройКол-во счетов''' - позволяет печатать комплект документов с 2-мя счетами-фактурами. Если галка снята – на печать будет выведена только одна счет-фактура, для последующей печати вторых экземпляров отдельно.<br />'''ТаблицаАктов''' отображает подробную информацию о доставленной корреспонденции (сгруппировано по ценам). При нажатии кнопки «пересчитать» в нее подставляются агрегированные данные из корреспонденции. При необходимости, пользователь может эти данные откорректировать. Количество строк в таблице определяется выбранной печатной формой. При заполнении ее данными из корреспонденции, в случае, если различных цен доставленной корреспонденции будет больше, чем строк в таблице, система поставит количество равным единице, а стоимость – суммарную стоимость доставки корреспонденции.<br />Кнопка '''ПечатьФактур''' сохраняет счет, и выводит на печать на принтер, установленный по умолчанию, комплект . Укажите количество экземпляров документов, состоящий из счета, 2-х экземпляров актов сдачи-приемки работ, 1 или 2 счета фактуры, и, при необходимости, детализацию счетадля печати.<br />Кнопка '''ПросмотрУполн. лицо''' также сохраняет . Укажите сотрудника, который выставил счет, формирует комплект документов в MS Excel’е и показывает его пользователю.Галка '''НепроводимыйПримечания''' (необходимо наличие прав создания непроводимых счетов) препятствует сохранению счета, заставляет кнопки «Печать» и «Просмотр» формировать только счет, при этом, при выводе его в виде документа MS Excel выводит его без формул, прописанных в печатной форме. Поле для примечаний.

После выставления счета запрещены действия, приводящие к изменению стоимости В таблице '''Подробно''' перечислены услуги доставки корреспонденции. Программа выдаст сообщение: «Данная корреспонденция входит в счет-фактуру №…. В корреспонденции, на которую за которые выставлен счет, нельзя изменить стоимость доставки». Данные сгруппированы по стоимости. Кнопки для работы с таблицей:

В табличной части выставленных счетов* '''Подробнее''' — дополнительная информация о позициях в таблице;* '''Адреса''' — отображает список адресов, можно отобразить столбец по которым выставлен счет;* '''"Подписан акт"Функции'''— открывает меню дополнительных функций. Галка Доступна только для созданных счетов;* '''"Подписан акт"Пересчитать''' необходима — используется при изменении дат счета. Система объединит данные из корреспонденции и добавит в случае, если ведется учет подписанных актовтаблицу.Ее При необходимости данные можно проставитьизменить. Если количество цен доставки больше, чем строк в таблице, отсканировав штрихкод то система объединит позиции. Будет создана позиция с распечатаного акта по счетуколичеством 1 и стоимостью, равной сумме всех доставок.

{||<pre>ВНИМАНИЕ!База данных является реляционной, это подразумевает ссылочную связь сущностей данных. Вследствие этого возникает следующееявление: Если сначала создать Кнопка '''Печать''' сохраняет счет и распечатать выводит комплект документов, потом изменить печатную форму, реквизиты контрагентов, и т.д.,повторная на печать документов сформирует документы с текущими реквизитами и формой счетана принтер, а не теми, что были на момент первичного формированияустановленный по умолчанию.</pre>||}

Печатные формы счетов Вы можете увидеть в разделе "Справочники" - "Печатные формы" - "Счета". Там Вы можете их сохранять, загружатьКнопка '''Просмотр''' сохраняет счет, редактировать формирует комплект документов и открывает его в Microsoft Excel'е.

Последнюю версию стандартной печатной формы Вы можете загрузить Чтобы просмотреть форму счета с выгруженными [[Файлы для загрузки#Популярные документыПечатная форма счета|здесьподписями и печатью]], в форме счета нажмите на кнопку '''Просмотр''' или '''Печать''', удерживая нажатой клавишу CTRL. В результате сформируется документ XSL или PDF соответственно.

Галка '''“Предоплата”''' (карточка клиента – вкладка '''“Финансы”Примечание.''') - позволяет настроить схему работыЕсли сначала создать и распечатать комплект документов, по принципу “предоплаты услуг”а потом изменить печатную форму, когда клиентом, на баланс, вносится установленная сумма предоплатыреквизиты контрагентов и т.п. При этом, сумма, за оказанные услуги клиенту, постепенно списывается при повторной печати документов сформируются документы с данного балансановыми реквизитами и формой счета.

Для того, чтобы пополнить баланс, нужно Счета можно выставить :* вручную:** на вкладке '''Заказы''' выберите в списке заказ в контекстном меню нажмите '''Выставить счет''';** на вкладке '''Клиенты''' выберите клиента и нажмите F2 или в контекстном меню нажмите '''Выставить счет''';** в основном меню откройте '''Документы''' > '''Акты передачи денег/корреспонденции''', с установленной галкой в списке выделите АПД и в контекстном меню нажмите '''“Предоплата”Выставить счет''':;* массово. Подробнее см. раздел [[#Массовое выставление счетов|«Массовое выставление счетов»]].

Чтобы разделять счета компании по отделам, в карточке клиента заполните вкладку '''[[Файл:schet_1.pngКлиенты и партнеры#Отделы|200px|centerОтделы]]''' и в карточке заказа указывайте отдел заказчика.

Эту сумму Вы сможете увидеть Настройки выставления счета хранятся в карточке клиента, на вкладке вкладках '''“Финансы”[[Клиенты и партнеры#Реквизиты |Реквизиты]]''':и '''[[Клиенты и партнеры#Финансы|Финансы]]'''.

В зависимости от принятой системы взаиморасчетов с клиентом можно выставить [[Файл:schet_2.png#Счет на предоплату|400px|centerсчет на предоплату]]или на оплату фактически оказанных услуг.

Теперь при создании карточки заказаЕсли счет, выставленный на заказ, корреспонденции или срочного заказане оплачен, от то изменить дату создания этого клиента, будет появляться всплывающее сообщениезаказа можно при отключенной переменной '''Справочники''' > '''Переменные''' > '''Финансы''' > '''Счета''' > '''Контроль целостности счета''' или если в этой переменной указан пользователь, с информацией которому разрешено менять дату. В этом случае пользователь увидит напоминание о текущем балансе данного клиентанеобходимости пересчета суммы счета.

Если сумма баланса снижается ниже значения, которое указано Выставленные счета можно посмотреть в переменной пункте основного меню '''“Справочники – Переменные – Финансы - Минимальный баланс для напоминания”Документы''' > '''Счета''' (по умолчанию, значение равно 1000), то в всплывающем сообщении будет значок ошибки.

НапримерЕсли предыдущий счет был выставлен ранее, при создании первой корреспонденциичем за последние 3 месяца, на стоимость доставки в 100 р., всплывающее сообщение будет с суммой 50000 рублей. Баланс, после этого, уменьшается, на стоимость доставки. При создании следующей корреспонденции, в всплывающем сообщении сумма баланса уже будет другаято счет формируется за '''ПОСЛЕДНИЙ''' календарный месяц.

Если по заказу нужны акт и счет-фактура, то выставляется счет, без галки '''"Счет"''', с указанным периодом счета. В акте и счет-фактуре, вместо номера указывается "б/н" потому, что номера счета как такового нет (галка '''"Счет"''' снята, а в шаблоне прописано, что для них указывается номер, который берется для номера счета). Сделано это для того, чтобы номера === Массовое выставление счетов, актов, счет-фактур совпадали.===

== Экспорт Функция предназначена для упрощения и ускорения процесса выставления счетов в 1С (модуль "1С-бухгалтерия") ==[[Описание формата экспорта счетов в 1С]]клиентам.

Использование этого функционала предполагает подключение модуля Откройте '''"1С-бухгалтерия"Функции'''. На стороне системы КС2008 это ссылка в основном меню > '''Массовое выставление счетов''' или '''Документы''' > '''"Связь - Экспорт в 1С"Счета''', и нажмите на стороне системы 1С это специально разработанная внешняя обработка в формате *.epf. Для экспорта счетов в 1С выберите в главном меню программы пункт кнопку '''«Связь» - «Экспорт в 1С»Масcовое выставление счетов'''. Откроется окно следующего вида«Массовое выставление счетов»:

[[Файл:Экспорт счетов в 1CМассовоее выставление.png|none]]

В поля ввода дат введите интервал дат выставления счетов для выгрузки в 1С. В поле '''Имя файла экспорта''' введите имя файлаверхней части окна расположены настройки списка клиентов, в который которым нужно выгружать информацию о счетахвыставить счета. В поле '''Фирма''' выберите из списка таблице ниже отображается название фирмы. Нажатием кнопки '''«ОК»''' программа сохраняет информацию о выставленных счетах в указанный файл. После чего можно загружать эту информацию в «1С бухгалтерию»клиента и стоимость доставки по заказам, созданным за последние три месяца.

===Платежи от клиентов===[[ФайлНастройки списка:platezh.png|thumb|300px|right|Форма платежа]]Платежи от клиентов можно '''вводить вручную''' или '''загружат'''ь через импорт из клиент банка.

Ввод платежа вручную возможен несколькими вариантами:#Выбрать клиента в списке и через контекстное меню '''"Ввести платеж"''Дата до'(F5)#В счетах через контекстное меню '''"Ввести оплату"''' (F5)#При оплате заказа наличными - . Дата, до которой сделаны заказы, попадающие в карточке заказа поставить галку '''"Оплата наличными"''' и справа нажать кнопку +счет. Начальная дата формируется на основании предыдущего счета. Если счета нет, то отображаются заказы за 3 последних месяца.

После чего откроется '''карточка платежаДата счета''' (Рис. )Дата выставления счета.

В ней можно выбрать '''сумму№ счета'''. По умолчанию указывается номер, который будет присвоен следующему счету, выставленному от выбранной фирмы. Счета автоматически нумеруются сквозной нумерацией в течение года. Пользователь может указать номер счета, с которого будут начинаться выставляемые счета, дату но при этом контролируется правильность последовательности дат и номеров счетов: невозможно создать счет с номером большим, а датой меньшей, чем у уже имеющегося счета за данный год, и наоборот. Эта возможность включена переменной '''Справочники''' > '''Переменные''' > '''Финансы''' > '''Счета''' > '''Контролировать последовательность дат и тип оплатыномеров счетов'''(наличными или безналично).

При оплате '''наличными№ фактуры совпадает с № счета''' можно выбрать заказ по которому курьер привез деньги. Если флажок установлен, а так номер счет-фактуры устанавливается таким же самого курьера, как номер счета.

При оплате '''безналичноВыставлять по''' возможно ввести дату документа и номер платежного поручения. Банковские реквизиты заполнятся автоматически согласно вкладке Выберите основание для выставления счетов. Возможные значения: '''заказам''', '''"Реквизиты"актам (АПД)''' карточки клиента.

====Загрузка из банк-клиента====[[Файл:Import-iz-bank-klienta'''Фирма'''. Юридическое лицо, от имени которого выставляется счет.png|thumb|300px|right|Форма загрузки из банк-клиента]]

Импорт платежей из банк-'''Режим'''. Периодичность выставления счета. Возможные значения: '''Ручное выставление''', '''1 раз в месяц''', '''2 раза в месяц'''. По указанному значению фильтруются клиенты, которым нужно выставить счет. Этот признак указывается в карточке клиента, на вкладке '''Финансы''', в поле '''Режим выставления'''. Таким образом, для каждого клиента позволяет загружать можно указать <rspoiler text="собственный режим выставления счетов">Значения режима выставления счетов устанавливаются в систему документы об оплате и автоматически привязывать их к счетамсправочнике '''Справочники''' > '''Статусы''' > '''76 Режим массового выставления счетов по заказам'''. Можно изменить существующие режимы или добавить пользовательские.</rspoiler>.

Для импорта платежей из банк-клиента Кнопка '''Выставить счета всем''' запускает формирование счетов клиентам, отображаемым в системутабличной части. Если нужно выставить счета только для части клиентов, необходимо указанных в любом банк-клиенте выгрузить выписки\платежки списке, выделите названия клиентов в текстовый файл (списке и в большинстве случаев данная выгрузка контекстном меню выберите '''Выставить счет'''. Результат выставления счетов отображается в банк-клиенте называется "Экспорт в 1С")окне лога.Для загрузки файла Выставленные счета находятся в программе КС2008, нажимаем разделе '''"Связь"Документы''' - > '''"Импорт из банк-клиента"Счета'''. Проверьте их корректность перед отправкой клиенту. В поле '''"Путь к файлу обмена"''' – выбираем загружаемый файл.=== Счет на предоплату ===

Галка '''"Удалить файл после загрузки"''' – устанавливается в случаеРабота по предоплате предполагает, если нет необходимости хранить старые файлычто клиент вносит на свой баланс установленную сумму предоплаты, и стоимость услуг постепенно списывается с баланса.

Галка Чтобы установить предоплатный режим работы, в карточке клиента перейдите на вкладку '''"Загружать исходящие платежи"Финансы''' и установите флажок '''Предоплата''' – позволяет учитывать платежи от нас к нашим контрагентам.

Для начала загрузки нажимаем кнопку При этом флажок '''"Ок"Исключить стоимость курьерских услуг из акта передачи денег'''должна быть снят, иначе стоимость доставки будет взиматься с клиента дважды: первый раз — при оформлении заказа, второй раз — при создании акта передачи денег.

После загрузкиЧтобы клиент пополнил баланс, при необходимости правки привязки платежей к счетам, нажимаем на кнопку - выставьте ему счет с установленным флажком '''"Платежи"Предоплата'''. При этом откроется окно заведенных в системе платежей.:

Для определения фирмы, по которой нужно загружать платежи, система сравнивает '''расчетный счет''' в файле '''с расчетным счетом''', указанным в контрагенте фирмы.Далее система смотрит, какой '''ИНН''' указан в платеже и ищет по нему клиента. Если клиент с данным '''ИНН''' в базе не найден, то поиск выполняется по '''БИК''' и '''расчетному счету'''. При загрузке платежей система выполняет поиск и привязку входящих платежей – к выставленным безналичным счетам. Платеж привязывается к счету, в случае если сумма счета и сумма в платеже совпадают. Если счет на сумму платежа не найден, то система рассчитывает, есть ли два счета, сумма которых бы закрывалась по платежу. В случае, если такие счета есть, то система закрывает данным платежом оба счета[[Файл:schet_1.png|400px|none]]

Текущий баланс можно проверить в [[Клиенты и партнеры#Финансы|карточке клиента]], на вкладке '''НапримерФинансы''': загружаем платеж на 10250 р., в системе есть два счета на сумму 4150 и 6100. Система распределит сумму платежа на оба счета, тем самым закрыв их и привяжет оба счета к платежу.В случае, если платеж не привязался по сумме или одним платежом оплачивали более двух счетов, такой платеж попадает в не разнесённые и его можно будет разнести вручную.

Если платежПри создании карточки заказа, ранее загружался, то повторно он загружаться не корреспонденции или срочного заказа от этого клиента будетпоявляться всплывающее сообщение с информацией о текущем балансе.

===Платежи партнерам===Для передачи средств партнерам и их учету Если сумма баланса ниже значения, которое указано в системе необходимо выбрать клиента из списка и через контекстное меню выбрать переменной '''"Передача средств клиенту"Справочники'''> '''Переменные''' > '''Финансы''' > '''Минимальный баланс для напоминания''', то во всплывающем сообщении будет значок ошибки.

Далее внести информацию о платеже аналогично вводу платежа [[#Платежи от клиентов|ОТ клиента]]Чтобы сформировать акт и счет-фактуру по заказу при предоплатной системе расчетов, выставьте счет без флажка '''Счет''' с указанным периодом счета. В акте и счет-фактуре вместо номера указывается «б/н», потому что номера счета как такового нет. Сделано это для того, чтобы номера счетов, актов, счет-фактур совпадали.

== Печать, логотип и подпись в печатной форме = Печатная форма счета ===

Скан-копии изображений в формате PNG, который поддерживает прозрачность фона, должны быть загружены в справочник [[Справочники#Фирмы|'''[[Фирмы]]''']] на вкладку '''Сканы'''.

* с помощью [[Счета#Теги|с помощью тегов]];* по [[Счета#Координаты|по координатам]].

Скан-копии изображений выгружаются в печатную форму счета только при отправке счета клиенту по e-mail электронной почте (функция контекстного меню '''Разослать по e-mail''').

В форму акта можно добавить штрихкод, чтобы в списке счетов ('''Документы''' > '''Счета''') по нему находить счет и устанавливать флажок '''Подписано'''. Штрихкод всегда расположен на втором листе печатной формы. Размещение штрихкода на листе задается тегом <BARCODE>:* если тег не указан, штрихкод размещается в ячейке BM23;* чтобы скрыть штрихкод, укажите тег <BARCODE><HIDE> в любой ячейке листа;* чтобы указать расположение штрихкода, укажите тег <BARCODE> в нужной ячейке. ==== Теги ====

==== Координаты ====