Выдача корреспонденции курьерам

Назначение

Предназначено для планирования и выдачи корреспонденции на доставку, печати сопроводительных документов, приема работы от курьера, оформления возвратов.

Интерфейс

Для осуществления выдачи корреспонденции курьеру перейдите на закладку «Выдача». Общий вид закладки приведен на рисунке:

Выдача

В верхней части окна находится информация о курьере, фотография, график работы на текущую дату.
Правее расположены данные, позволяющие оценить объем работы, выданной курьеру, выполненной и невыполненной. В первом поле – количество единиц корреспонденции. Второе поле может отображать одну из двух величин, в зависимости от значения переменой UseSimple (см. раздел «Переменные»), – простые письма либо уникальные адреса. Простое письмо – это условная единица измерения объема работы курьера. Количество простых писем автоматически вычисляется системой с учетом сложности заданий. Уникальные адреса – количество неодинаковых адресов, по которым курьер должен доставить корреспонденцию. Равенство адресов определяется по такому же принципу, что и при определении станции метро (см. раздел «Учет корреспонденции») и означает точное совпадение названия улицы и номера дома. В третьем поле – сумма денежных средств по всей корреспонденции.
Кнопки «Выдача» и «Прием» устанавливают требуемый режим работы.
Рядом расположена кнопка для выбора статуса доставки корреспонденции в режиме «Прием».
Кнопка «Закрыть курьера» позволяет автоматически присвоить определенный статус всей оставшейся корреспонденции, а также автоматически проставить время окончания работы курьера в его графике.
«Дата выдачи» и «Дата вручения» – по умолчанию текущая дата.

Меню кнопки "Функции" содержит следующие пункты:

• Посещаемость - показывает график работы курьеров на текущую дату и фактическое время начала и окончания их работы.
• Статистика - позволяет вывести статистику на текущую дату по разным показателям – общая, по курьерам, по менеджерам, по клиентам, по вложениям и прием по менеджерам.

Рядом расположены кнопки с указанным количеством единиц корреспонденции: первая при нажатии показывает на закладке «Адреса» корреспонденцию, запланированную данному курьеру, но еще не выданную, вторая – на закладке «Выдача» - корреспонденцию, выданную данному курьеру, которая ранее была запланирована другому курьеру.

Ниже окно разделено на две части.

Слева расположено дерево менеджеров и курьеров. Сюда входят курьеры, получившие корреспонденцию в день, заданный полем «Дата выдачи». Щелчком мыши по значку рядом с фамилией менеджера и пунктом «резерв» раскрывается список прикрепленных к данному менеджеру курьеров. В скобках рядом с фамилией курьера – один из номеров районов, к которым относится выданная ему корреспонденция. Двойным щелчком по фамилии курьера открывается его карточка. Пункт «Все» предназначен для просмотра списка всех денежных заданий.

Справа находится таблица выданной корреспонденции. В ней отображается вся корреспонденция, выданная курьеру в день, заданный в поле «Дата выдачи», а также корреспонденция, выданная ранее, находящаяся у него на руках. Контекстное меню таблицы выдачи содержит следующие пункты:

• Открыть карточку заказа – Открывает карточку выбранного заказа (или клавишей Enter, или двойным щелчком мыши)
• Статус – Позволяет вручную установить статус доставки или изменить его, если в карточке корреспонденции не проставлены дата и время доставки
• Статус корреспонденции – Позволяет внести выбранный статус в карточку корреспонденции
• Статус со слов курьера – Открывает окно для ввода информации о текущем состоянии корреспонденции, полученной от курьера, и отображает ее в соответствующем поле таблицы выдачи
• Удалить – Удаляет выбранную корреспонденцию из таблицы выдачи, если время, прошедшее с момента выдачи корреспонденции, не превысило значения параметра givndeletetimeout (см. раздел «Переменные»).
• Кто выдавал/принимал
• Хронология выдачи – Показывает дату и время выдачи, доставки и приема корреспонденции
• Бонус/штраф курьера – Назначить бонус или штраф курьеру (или F12)
• Бонус/штраф менеджера – Назначить бонус или штраф менеджеру
• Выбор по названию – Переходит к выборке всей корреспонденции из базы данных, с названием компании-получателя, начинающимся названием компании-получателя текущей записи (Enter или двойной щелчок мыши при нажатой клавише Ctrl)
• Хронология изменений выдачи – Показывает все изменения единицы корреспонденции. Изменившиеся поля окрашены розовым цветом
• Передать другому курьеру – Открывает окно для ввода фамилии курьера
• Распечатать ТТН – Печать товарно-транспортной накладной
• Показать на карте – позволяет видеть адреса доставки на карте (см. раздел «Работа с картами»)
• Печать приходного кассового ордера – Печать документа, подтверждающего факт передачи курьером денег кассиру
• Частичный возврат – Используется для корреспонденции с незаполненным вложением в карточке корреспонденции в случае отказа получателя от части товаров. В открывшемся окне вводится фактическая сумма, полученная от клиента, после чего во вложении формируются две строки: «Товар 1» на эту сумму и «Товар 2», помеченная как возврат, - на оставшуюся сумму.
• Подтведить частичный возврат - этот пункт меню появился начиная с версии 770 системы и позволяет пользователю подтверждать возвраты, оформленные курьером в мобильном приложении. При выборе этого пункта меню, в том случае, если в корреспонденции есть товары, возврат которых оформлен курьером, открывается форма подтверждения. В ней перечислены оформленные курьером возвраты. Подтвердить возврат можно как с помощью сканирования штрих-кода с товара (поддерживаются все типы штри-кодов (в том случае если они указаны в системе): штрих-коды производителя, поставщика, наклейки склада (если используются), серийные номера и т.п.), так и с помощью выбора соответствующего пункта из контекстного меню, вызываемого по нажатию на правую кнопку мыши на соответствующем возврате. В этом же меню присутствует пункт, с помощью которого можно удалить возврат (в том случае, когда курьер ошибся с его оформлением). Допускается только полное подтверждение всех возвратов. После полного подтверждения возвратов (или частичного подтверждения и удаления неправильно оформленных) форма автоматически закрывается, а информация записывается в карточку корреспонденции с ее автоматическим пересчетом. Также автоматически обновляется информация по денежным средствам в выдаче. Если возвраты подтверждены не полностью, то при принудительном закрытии формы никакие изменения в карточку корреспонденции записаны не будут. Форма подтверждения возвратов также доступа из подраздела "Дополнительные функции" основного контекстного меню на вкладке "Адреса".

Отсканируйте удостоверение курьера или выберите фамилию курьера из списка, если ему в этот день уже выдавалась корреспонденция. При сканировании штрих-кода курьера в любом другом месте главного окна система автоматически перейдет на закладку «Выдача». При этом будет установлен режим «Выдача», если у курьера на руках еще нет корреспонденции, или «Прием», если корреспонденция уже была выдана ранее.
Для того чтобы выдать корреспонденцию курьеру, в режиме «Выдача» отсканируйте корреспонденцию и распечатайте сопроводительную документацию с помощью клавиш Ctrl+P. В комплект документов входят ведомости и акты приема-передачи материальных ценностей курьеру. При повторной попытке распечатать документы ведомости не печатаются. В этом случае при необходимости распечатать полный комплект документов воспользуйтесь сочетанием клавиш Ctrl+F11. Для того чтобы распечатать только акты приема-передачи материальных ценностей, нажмите Ctrl+F10.
Программа позволяет осуществлять допуск курьера к работе на указанную дату (Для изменения допуска курьера у пользователя должно быть установлено соответствующее право: Сотрудники - Графики работы - Выпускать на маршрут):

1) Взведите флаг в переменной «Проверять курьеров на допуск к работе» (Переменные → Выдача, сделать это необходимо однократно);
2) Откройте пункт главного меню "Функции", выберите в нем пункт "Допуск курьера к работе";
3) Отсканируйте штрих-код с удостоверения курьера и ответьте на вопрос, задаваемый системой или выберите курьера из списка вручную, нажмите правую кнопку мыши и из выпадающего контекстного меню выберите пункт "Изменить статус "Допущен к работе".

Кроме того, ставить курьеру допуск к работе можно из пунктов меню Отчеты - Сотрудники - Посещаемость и Функции - Допуск курьеров к работе в главном меню программы.

Для приема отчета курьера выберите из списка требуемый статус доставки с помощью кнопки в верхней части окна и отсканируйте корреспонденцию, соответствующую этому статусу (или выберите статус из контекстного меню таблицы). Оставшейся корреспонденции можно автоматически присвоить противоположный статус с помощью кнопки «Закрыть курьера». Например, если недоставленной корреспонденции меньше, чем доставленной, отсканировать все недоставленное со статусом «Не доставлено», а затем автоматически пометить все остальное статусом «Доставлено». Необходимо отметить, что если для корреспонденции указывается статус "Доставлено" (каким способом - неважно) и в ней есть возвраты, оформленные курьером в мобильном приложении, то автоматически будет вызвана форма их подтверждения (подробно описана выше, в описании контекстного меню таблицы), при этом статус "Доставлено" не будет установлен без полного подтверждения возвратов (при закрытии формы пользователем система выдаст ошибку). Этот функционал доступен, начиная с версии 770 системы. При необходимости для ускорения процесса приема отчета у курьера может использоваться дополнительный статус «Принято». При его установке ответственность за корреспонденцию переходит с курьера на менеджера, с тем, чтобы требуемые статусы доставки можно было проставить позднее. Наличие статуса «Принято» определяется переменной "Использовать статус "Принято" в "Выдаче" (Переменные → Выдача).
Проставить статусы Вы также можете с помощью специальной формы. Выберите в главном меню программы пункт Функции - Проставление статусов. В открывшемся окне в поле Статус выдачи выберите нужный статус и отсканируйте штрихкоды тех единиц корреспонденции, которым необходимо присвоить данный статус.

Выдача работы курьерам

Печать

• Маршрутные листы
• Акт приема-передачи заказов

Порядок сортировки отправлений: Порядок выставленный вручную в "адресах", "Время вручения мин", "Время вручения макс", "Номер района из метро", "Порядок метро в линии", "Адрес", "Компания-получатель", "Внутренний код".

• Акт приема-передачи вложений
• Карта
• Кассовые чеки
• Вложенные файлы

Планирование сборки

Сборку комплекта заказов, еще на этапе ее формирования, можно запланировать для определенного курьера. Для этого, после формирования собственно сборки, достаточно выделить ее в списке сборок, нажать правую кнопку мыши и выбрать пункт меню "Запланировать для курьера". Это действие аналогично тому, которое производится при планировании корреспонденции для курьера. После того, как сборка запланирована для курьера, изменится ее название в списке сборок - новое название будет содержать номер сборки и в скобках фамилию курьера, для которого она запланирована. Если сборка запланирована для какого-либо курьера, то при попытке включить в нее корреспонденцию, запланированную для другого курьера, система выдаст пользователю предупреждение. При включении в сборку, которая еще не запланирована ни для какого курьера, корреспонденции, запланированной для курьера, система автоматически запланирует сборку для этого курьера. Кроме того, система в правой цветной кнопке автоматически указывает количество корреспонденций, запланированных для одного курьера, но включенных в сборку, запланированную для другого курьера. В левой цветной кнопке указывается количество корреспонденций, запланированных для того курьера, для которого запланирована сборка, но еще не выданных на руки. Если сборка ни для кого не запланирована, такой расчет не производится, обе цветные кнопки остаются зелеными. Использование цветных кнопок при сборке комплека заказов аналогично их использованию при обычной выдаче корреспонденции курьерам.

Предварительная сборка

Предварительная сборка комплектов заказов (в дальнейшем – сборка), это технология, позволяющая объединить несколько единиц корреспонденции под единым идентификатором (штрих-кодом) и использовать этот идентификатор в процессе выдачи корреспонденций курьеру, что позволит значительно увеличить эффективность работы и снизить трудозатраты менеджера, занимающегося выдачей.

Формирование сборки

1) Напечатать необходимое количество наклеек (Функции → Печать служебных штрих-кодов → Печать наклеек для сборки комплектов).
2) Перейти на вкладку «Выдача».
3) Отсканировать штрих-код с распечатанной наклейки. В дереве, расположенном в левой части экрана и отображающем список менеджеров/курьеров, появится новый узловой элемент «Сборка комплекта заказов», у которого появится дочерний элемент. Названием дочернего элемента (созданной сборки) будет номер, указанный на наклейке. Система автоматически выделит сформированную сборку в дереве, чтобы с ней сразу можно было начать работу.

4) Установив курсор на сборке с соответствующим номером (если сборок несколько и необходимо начать работу не с той сборкой, котрую выделила система), начать заполнять ее единицами корреспонденции. Этот процесс полностью аналогичен процессу выдачи корреспонденций курьерам, т.е. осуществляется сканированием идентификатора (штрих-кода) корреспонденции.
ВАЖНО! При включении корреспонденции в сборку производятся проверки, аналогичные проверкам корреспонденции при выдаче ее курьеру (т.е. в сборку нельзя включить несобранную корреспонденцию, если в карточке клиента взведен флаг «предварительная сборка», в сборку нельзя включить корреспонденцию уже выданную курьеру и т.п.) Информацию по количеству корреспонденций в сборке, их общей массе и сумме денег, которые получит на руки курьер при доставке этих корреспонденций, можно увидеть в первой строке таблицы, расположенной в верхней правой части экрана..

Удаление корреспонденций из сборки

Удалить корреспонденцию из сборки можно двумя способами:
1) Вручную - найти в сборке корреспонденцию, которую нужно удалить, установить курсор на строку таблицы выдачи, соответствующей этой корреспонденции, нажать правую кнопку мыши и выбрать пункт "Удалить" из выпадающего контекстного меню.
2) Взвести флаг "Прием" и отсканировать идентификатор (штрих-код) корреспонденции.

Удаление сборки

1) Сборка, в которую не включена ни одна единица корреспонденции, обозначается на правой части вкладки «Выдача» строкой, в которой не указаны типичные для единицы корреспонденции данные (номер заказа, номер конверта и т.п.). Для удаления сборки, не содержащей единиц корреспонденции, достаточно вручную удалить эту строку так, как описано в разделе "Удаление корреспонденций из сборки" .
2) Если в сборку уже включены единицы корреспонденции, то для полного удаления сборки необходимо удалить из нее эти единицы корреспонденции (так же, как описано выше).
3) Кроме того, сборку, даже с включенными в нее единицами корреспонденции, можно полностью расформировать (удалить), выбрав эту сборку в дереве, нажав правую кнопку мыши и выбрав из контекстного меню пункт "Полностью удалить сборку".

Выдача сборки

1) Для выдачи сборки курьеру необходимо на вкладке «Выдача» взвести флаг «Выдача», отсканировать штрих-код на удостоверении курьера или выбрать его фамилию в дереве, находящемся в левой части экрана и отсканировать штрих-код с наклейки сборки. Все единицы корреспонденции, входящие в сборку, будут выданы выбранному курьеру. Элемент с номером сборки исчезнет из дерева. Если сборка, выданная курьеру, была единственной в списке сборок, то из дерева исчезнет также корневой элемент с названием «Сборка комплекта заказов». С корреспонденциями, выданными курьеру в составе сборки, можно производить стандартные действия (отмечать как доставленные/не доставленные, передавать другому курьеру, удалять и т.п.).
2) Если курьер, которому выдается сборка, отличается от курьера, для которого эта сборка запланирована - система выдаст пользователю предупреждение.

Исключения для выдачи

Изъятие сборки у курьера

Если сборка была ошибочно выдана курьеру, то такую сборку можно у курьера забрать. Для этого необходимо выбрать курьера на вкладке "Выдача", взвести флаг "Прием" и отсканировать штрих-код с наклейки сборки. Корреспонденции, входящие в эту сборку, исчезнут из таблицы выдачи для этого курьера, а в списке курьеров/сборок снова появится элемент с номером сборки.
ВАЖНО! У всех корреспонденций, входящих в изымаемую сборку, должен стоять статус "На руках" и все они должны быть выданы одному курьеру. В противном случае система выдаст ошибку.

Не доставленные срочные заказы

В системе на вкладке "Выдача" предусмотрена возможность информирования пользователя о недоставленных срочных заказах у курьера. Курьер, который не доставил срочный заказ окрашивается красным цветом. Определение видов срочности для заказов предусмотрено в разделе основного меню "Справочники" - "Статусы - 17 Виды срочности" через контекстное меню "Дополнительная информация". Число в открывшемся окне означает количество дней для доставки по выбранному виду срочности. Например, если установлено значение "0" - система понимает это как срочную доставку в тот же или на следующий день (в зависимости от времени заказа). И если курьер не доставил такое срочное отправление (корреспонденция имеет статус по выдачи "Не доставлено"), то на вкладке "Выдача" он будет окрашен красным цветом.

Если использование данного функционала не требуется, значения для видов срочности в поле "Дополнительная информация" нужно либо убрать, либо установить в "2" или более.

Особенности

1) Модифицировать сборку (добавлять/удалять единицы корреспонденции) можно в любое время до тех пор, пока она не выдана курьеру. Поиск сборки на вкладке «Выдача» осуществляется по дате ее формирования.
2) Допускается только однократное использование идентификатора (штрих-кода) сборки, т.е. после выдачи сборки курьеру попытка повторно использовать ее идентификатор приведет к возникновению ошибки.
3) Единицу корреспонденции, включенную в сборку, нельзя выдавать курьеру отдельно от сборки, т.е. попытка выдать курьеру корреспонденцию, включенную в сборку, приведет к возникновению ошибки.
4) Нельзя выдавать курьеру пустую сборку, т.е. такую сборку, в которую не входит ни одна единица корреспонденции.
5) Допускается повторное использование идентификатора (штрих-кода) сборки после того, как она была удалена из системы без выдачи курьеру.
6) Если на одну дату есть несколько сборок, то поиск конкретной сборки можно осуществить с помощью сканирования ее наклейки, предварительно выделив курсором узел "Все" в дереве, находящемся в левой части экрана (если этого не сделать, система попытается выдать/забрать сборку у выделенного курьера, что может привести к ошибке).
7) В сборку можно включать корреспонденции, в которые входит несколько мест, каждое из которых промаркировано собственным штрих-кодом отправителя. При формировании такой сборки можно пользоваться как штрих-кодом отправителя, так и наклейками, сформированными системой (если такая операция производилась). При необходимости добавления в сборку такой корреспонденции должны быть выполнены следующие условия: а) в разделе "Справочники"-"Переменные"-"Корреспонденция" должен быть взведен флаг в переменной "Штрих-код клиента - наклейка"; б) у пользователя, осуществляющего сборку комплектов в разделе "Настройка"-"Параметры" на вкладке "Ввод" должен быть взведен флаг "Суммировать отсканированное". В целом, процедура включения в сборку комплекта корреспонденции, включающей в себя несколько мест, аналогична процедуре выдаче такой корреспонденции на руки курьеру.