Манифесты

Назначение

Вкладка "Манифесты"

Данная вкладка в программе "MeaSoft" позволяет планировать, комплектовать и контролировать междугородние и международные отправления.

Создание Манифеста

Заполнение данных Манифеста

Для создания манифеста необходимо открыть контекстное меню во вкладках: "Адреса" (пункт "Добавить в манифесты") или "Манифесты" (пункт "Создать"). Если добавлять отправления в "Манифесты" из вкладки "Адреса", то подпунктами "Добавить в манифест" являются: создать новый манифест или добавить к манифесту, созданному ранее (в завершенные манифесты добавить корреспонденцию нельзя). Выберите манифест, в который необходимо добавить корреспонденцию или создайте новый.
Рассмотрим карточку "Манифест":

• Номер – порядковый номер документа.
• Дата – дата его создания заполняются автоматически (этот показатель ни на что не влияет).
• Дата отправки – заполняется по факту отправки манифеста, при этом программа проставляет ответственный филиал по всей корреспонденции, входящей в манифест (как только проставляется "Дата отправки" отрабатываются все интеграции в программе, добавить что-то в манифест с указанной датой отправки не получится.
• Филиал-создатель – фирма-отправитель манифеста (см. раздел Справочники - Фирмы).
• Отв. Филиал – структурное подразделение организации, который осуществляет доставку корреспонденции, содержащейся в манифесте (см. раздел Справочники) (автоматически проставляется в "Адрес" (подробная информация о единице корреспонденции) вкладка "Межгород", "Филиалы").
• Курьер и Код – ФИО и код курьера в программе, доставляющего груз ответственному филиалу или перевозчику.
• Автомобиль – автомобиль, которым доставляется груз ответственному филиалу или перевозчику.
• Город – город-получатель корреспонденции.
• Количество мест - количество мест, созданных в программе, входящих в манифест, проставляется автоматически.
• Масса - сумма значений массы по всей корреспонденции. В свою очередь масса корреспонденции устанавливается равной большей из двух величин - собственно массы и объемного веса. Для определения объема используются значения полей "Длина", "Ширина" и "Высота" в таблице на закладке "Вложения" в карточке корреспонденции.
• Таможня - параметр, позволяет указать необходимость прохождения таможенного оформления для корреспонденции.
• Контроль -
• Перевозчик - организация, доставляющая груз в город назначения (как добавить Перевозчика).
• Номер счета - номер счета, выставленного перевозчиком за услуги по доставке груза.
• Дата оплаты - дата оплаты счета за услуги по доставке груза.

Остальные поля данного раздела заполняются данными из накладной, полученной от перевозчика.

1. Номер накладной.
2. Количество мест.
3. Масса.
4. Объем.
5. Номер рейса.
6. Планируемая дата доставки - прогнозируемая дата.
7. Планируемое время доставки - прогнозируемое время.
8. Дата - фактическая дата доставки.
9. Время - фактическое время доставки.

В правом нижнем углу окна расположены кнопки.

Настройки

Отчеты по манифестам

Отслеживание сроков доставки

Соблюдение сроков доставки - отчет в формате MS Excel, позволяет проводить анализ работы агентов, доставляющих корреспонденцию получателю. Для формирования отчета выберите пункт Отчеты главного меню программы -> Межгород -> Соблюдение сроков доставки и укажите диапазон дат внесения данных о доставке. Полученная таблица состоит из следующих полей:
Накладная;
Регион;
Город;
Перевозчик;
Заказчик;
Агент - Ответственный филиал;
Дата заказа;
Дата отправки - Дата отправки, указанная в манифесте;
Дата план. - Планируемая дата доставки, указанная в карточке корреспонденции;
Дата прибытия в город - Дата доставки в манифесте, а если она не указана, то Планируемая дата доставки в манифесте;
Дата доставки - Дата вручения в карточке корреспонденции;
Дата внесения данных - Дата ввода в карточке корреспонденции;
Срок доставки - количество рабочих дней, прошедших с даты прибытия в город до даты доставки;
Срок отчета - количество рабочих дней, прошедших с даты доставки до даты внесения данных в карточку корреспонденции;
Агентская цена - Агентская цена, указанная в карточке корреспонденции;
Доп. расходы - Доп. расходы агента, указанные в карточке корреспонденции;
Штраф за срок доставки - Рассчитывается, если срок доставки больше одного дня. Сумма штрафа равна части агентской цены, которая удерживается за каждый день просрочки (см. раздел Справочники - Межгород - Филиалы), умноженной на количество дней просрочки, но не больше агентской цены.
Штраф за срок отчета - Рассчитывается, если срок отчета больше одного дня. Сумма штрафа равна части агентской цены, которая удерживается за каждый день просрочки (см. раздел Справочники - Межгород - Филиалы), умноженной на количество дней просрочки, но не больше агентской цены.
Итого к оплате - Сумма оплаты агенту, состоящая из агентской цены и дополнительных расходов агента за вычетом суммы штрафов, которая ограничена агентской ценой.

Планирование междугородних заказов

Для планирования в манифест можно использовать следующий способ:

1. Открыть вкладку «Адреса».
2. Отобразить столбцы: Перевозчик, Регион-получатель, Город-получатель, Масса, Дата дост. план, Количество.
3. В фильтре (F6) выбрать следующие параметры: в выпадающем списке, который находится справа от поля «Компания-получатель», выбрать схему галок «В офисе» (при этом будет включена галка «Не входит в исх. манифест» и выбраны статусы выдачи «Не выдавалось», «Не доставлено», «Не доставлено по причине») и указать район 300, в поле «Р-н».
4. Отсортировать кор-ии по столбцу «Регион-получатель». При необходимости можно сделать многоуровневую сортировку: нажать на столбец, по которому надо произвести многоуровневую сортировку, с зажатой клавишей Ctrl (при этом, сортировка происходит с задержкой в пару секунд).
5. «Приподнять» таблицу статистики: наведите курсор на нижнюю границу таблицы адресов и зажав левую кнопку мыши, потяните вверх. В открывшейся таблице будет отображаться информация в разрезе регионов получателей, где можно увидеть сколько кор-ий, с какой общей массой, стоимостью и т.д. направляются в тот или иной регион. Двойным нажатием на строку, происходит переход к первой кор-ии выбранной группы.
6. Назначить перевозчика одним из трех способов, выделив необходимые кор-ии:
   1. Выбрать пункт контекстного меню «Указать перевозчика».
   2. Нажать быструю клавишу перевозчика, которая назначается в карточке перевозчика («Справочники – Межгород – Перевозчики», поле «Гор. клавиша»).
   3. С зажатой клавишей Ctrl, вызвать контекстное меню. Данное меню имеет только пункт «Добавить в манифест» и перечисление перевозчиков.
7. Добавить кор-ии в манифест. Сделать это можно выделив необходимые кор-ии и вызвав контекстное меню (с зажатой клавишей Ctrl или без), выбрать пункт «Добавить в манифест». В появившемся меню можно создать новый или добавить кор-ии в уже существующий, не отправленный манифест. При этом, список манифестов, может быть разделен на две группы, которые будут разделены прямой линией. Сверху будут отображаться манифесты, которые направляются в тот-же регион, что и добавляемые в этот манифест кор-ии, ниже будут отображаться все остальные манифесты.

Алгоритм работы с исходящими манифестами

1.На вкладке "Адреса" формируется выборка отправлений для доставки через межгород. Список корреспонденций на вкладке "Адреса" группируется путем фильтрации (“Фильтр F6”) по определенным полям (направлениям). Например, по полю "станция метро" равной значению "Межгород" или по полю "город-получатель".

2.Выделив группу записей в "Адресах" - добавляем их (в новый или в уже существующий манифест) через контекстное меню "Добавить в Манифест".

3.В открывшемся окне нового манифеста (карточка нового манифеста появится на вкладке "Манифесты" в среднем окне под определенным номером) необходимо обязательно выбрать информацию из выпадающего списка "Ответственный филиал". Список своих или чужих филиалов формируется и представлен в разделе "Справочники-Межгород-Филиалы". Остальные поля заполняются опционально в зависимости от бизнес-процесса КС, необходимости дополнительного контроля и учета отправлений. Детально общий интерфейс вкладки "Манифесты" и поля из карточки манифеста описаны в настоящем руководстве пользователя.

4.Корреспонденция, запланированная в манифест через п.2 находится в верхней части таблицы на вкладке "Манифесты". Для того чтобы ее переложить в мешок манифеста - необходимо ее отсканировать (при этом, записи из верхней таблицы с запланированной корреспонденцией будут перемещаться в нижнюю таблицу). Опционально можно переместить всю корреспонденцию через пункт контекстного меню в верхнем окне на вкладке "Манифесты" - "Переместить в мешок" (эта возможность настраивается в системе отдельным правом).

5.Манифест может формироваться несколькими мешками (среднее правое окно). Мешки формируются через контекстное меню "Cоздать". Корреспонденция кладется в мешок под номером, который выбран в среднем правом окне.

6.После формирования манифеста формируется комплект сопроводительных документов (опционально, в зависимости от бизнес-процесса КС) через контекстное меню из центрального окна вкладки "Манифесты". Опционально на этом этапе из контекстного меню могут печататься чеки для корреспонденции, рассчитываться рентабельность манифеста и прочее.

7.В карточке манифеста в среднем окне вкладки "Манифесты" проставляется "Дата отправки манифеста". В этот момент в каждой карточке корреспонденции автоматически меняется поле "ответственный филиал" на значение указанное в поле "ответственный филиал" в карточке “Манифеста”.

8.На этом этапе манифест может быть отправлен курьером на доставку. Специально для этого в системе предусмотрен пункт контекстного меню "Переместить в доставку" в среднем окне вкладки "Манифесты". В этом случае создается новая единица корреспонденции, отправителем которой является собственная КС, а получателем – компания-перевозчик, указанная в карточке манифеста. Корреспонденция с поручением "Доставить манифест №xxx" выдается курьеру через “Выдачу” на доставку.

9.После фактической доставки корреспонденции в филиале, ответственным сотрудником проставляется дата и время вручения. Для поля "вручил курьер" используется предварительно созданная учетная запись "региональный курьер". При настройке автоматической интеграции между собственными филиалами или другими компаниями КС поля даты и времени вручения в карточке корреспонденции заполняются системой автоматически на основании информации, которая поступает через интеграцию. В поле "инфо о доставке" для доставляемой через манифест корреспонденции автоматически выводятся промежуточные статусы, которые в процессе доставки меняются в ответственном филиале.

Примечание: Манифест, который получает филиал КС через интеграцию, называется – входящим. Отправления, которые в него входят, проходят обычную процедуру доставки ответственным филиалом КС по всем правилам бизнес-процесса.