Срочные заказы
Срочные заказы Для работы со срочными заказами существует отдельный интерфейс. Он используется в тех случаях, когда заказы принимаются и выполняются в реальном времени: оператор принимает заказ, например, по телефону, оформляет его и сообщает курьеру адреса, по которым необходимо забрать и доставить корреспонденцию. Курьер принимает заказ и информирует оператора о ходе его выполнения так же, по телефону, не заезжая в офис. При регистрации нового срочного заказа автоматически создается запись в таблице корреспонденции для этого заказа. Управление срочными заказами осуществляется на закладке «Срочные»:
Здесь представлена таблица срочных заказов. Значение полей некоторых столбцов таблицы: № – Порядковый номер, который система автоматически присваивает заказам в течение дня; Дата заказа – Дата создания заказа, устанавливается автоматически; Время заказа – Время создания заказа, устанавливается автоматически; Забрать С, Забрать ДО, Доставить С, Доставить ДО – Время, регламентированное заказчиком; Курьер – содержит ФИО курьера, назначенного для выполнения данного заказа. Также можно поставить в этом поле таблицы знак вопроса, если нет сведений о том, кому поручено задание; Н – Направление:
– только туда, – туда – обратно, – только забрать;
Результат: пустое поле – курьер еще не отчитался, то есть еще не приехал в офис и не сдал ведомости;
– курьер приехал в офис с задания «забрать» и привез корреспонденцию; – курьер уже приехал в офис, выполнив заказ, и привез накладную, по которой он доставил корреспонденцию;
Режим – Один из режимов срочности, которые определяются значениями переменных Mode2, Mode3, Mode4 (см. раздел «Переменные»); Статус – Показывает, на каком этапе выполнения находится заказ. Значения «статусов»: Поехал забирать, Забрал, Поехал доставлять, Доставка (туда), используется при заказе «туда - обратно», Поехал обратно, используется при заказе «туда - обратно», Доставлено. Статусы определены в пункте «Статусы для срочных» пункта меню «Справочники» главного окна. Здесь можно изменить название статуса и цвет, которым окрашена соответствующая строка в таблице, но нельзя изменить количество статусов. Количество и расположение столбцов таблицы срочных заказов можно изменить (см. раздел «Общие сведения об элементах управления»). В контекстном меню при щелчке правой кнопкой мыши по таблице срочных заказов доступны следующие функции: • Открыть (Enter) – Открывает окно «Информация о заказе на срочную доставку» (или двойным щелчком мыши); • Создать (F3) – Открывает карточку нового заказа на срочную доставку»; • Удалить (Ctrl+F8) – Удаляет выделенный заказ; • Показать карточку Клиента (8); • Экспорт заказов клиента (F9); • Печать таблицы (Ctrl+F9); • Поставить/снять галку (-) в столбце «Результат»; • Поставить /снять плюс (+) в столбце «Результат»; • Уменьшить статус (F4) • Увеличить статус (F5) • Проставить «?» в курьере (7) • Показать в разрезе курьеров (F1) • Показать в разрезе Клиентов (F2) • Дублировать заказ. Все изменения в основной таблице возможны лишь при изменении данных в «Карточке заказа на срочную доставку». Если строка в таблице содержит текст синего цвета, это означает, что курьер для исполнения заказа еще не назначен. Если текст черного цвета, значит, курьер уже назначен. Внизу окна находятся два поля для выбора интервала дат и кнопки для изменения каждой даты отдельно и обеих дат одновременно. Сведения о заказах за выбранный период будут отражены в таблице закладки «Срочные». Правее расположены кнопки, которые позволяют посмотреть выборку заказов по их текущему состоянию:
«Показывать сделанные» – В основной таблице отображаются срочные заказы, которые выполнены, но курьер еще не отчитался в офисе; «Показывать сданные» – В основной таблице отображаются срочные заказы, которые выполнены, и курьер уже отчитался в офисе; «Показывать отчитанные» – Курьер уже отчитался в офисе; «Показывать несделанные» – В основной таблице отображаются срочные заказы в процессе исполнения; «Показывать пустые» – В основной таблице отображаются срочные заказы, для выполнения которых пока не назначен курьер; «Показывать заборы» – В основной таблице отображаются все выполненные и невыполненные срочные заказы с заданием «Забрать»; «Сбросить сортировку»;
«Долги по наличным» – В основной таблице отображаются срочные заказы с долгами – курьер, выполнявший денежное задание, не сдал деньги менеджеру. Рядом расположены два поля для выбора заказа по номеру заказа и по номеру накладной. Для формирования нового заказа установите курсор на одну из строк таблицы и нажмите клавишу F3 или воспользуйтесь контекстным меню. Откроется окно следующего вида:
Поля «№ заказа», «Дата» и «Время» заполняются автоматически. В поля «Заказчик», «Конт. лицо», «Адрес», «Метро» система подставляет данные о заказчике из выделенной строки. «Сумма» – В этом поле автоматически выставляется стоимость заказа, основываясь на тарифе клиента. «Наличная оплата» – проставляется автоматически из карточки Клиента. Если изначально клиент оплачивал заказы по безналичному расчету, а в данный момент изъявил желание оплатить наличными, то галочку можно проставить принудительно – вручную. «Туда» - «Обратно» - «Забрать» – одновременно отмеченными галочками могут быть только туда и обратно, 3 галочки поставить нельзя. Варианты заказов: Если Клиент является отправителем, то отмечаем «Туда»; Если Клиент заказывает: «Забрать по одному адресу» - «Доставить к нему в офис», то отмечаем «Обратно»; Если Клиент заказывает: «Забрать у него» - «Доставить по определенному адресу» - «Вернуть в офис Клиента», то отмечаем «Туда» - «Обратно»; Если Клиент заказывает: «Забрать по Адресу №1» - «Доставить по Адресу №2», то отмечаем «Туда» и снимаем галочку «Заказчик»; Если Клиент заказывает: «Забрать по Адресу №1» - «Доставить к Клиенту в офис» - «Доставить по Адресу №1», то отмечаем «Туда» - «Обратно», при этом снимаем 1-ую галочку «Заказчик», а 2-ую галочку «Заказчик» проставляем. При установленной галочке «Заказчик» или «Офис» в соответствующее поле «Адрес» подставляется адрес клиента из карточки клиента или адрес офиса курьерской фирмы. В случае если указано направление «Туда» и (или) «Обратно», пустое поле Адрес заполняется вручную. После этого поле «Метро» заполняется автоматически. Период времени, назначенный заказчиком для выполнения задания, указывается в полях «С» и «До» Галочка «Fix» дает возможность создавать несколько заказов с одинаковым временем. Если время зафиксировано, то при создании следующего заказа в этом поле установится время из предыдущего заказа. При отсутствии этой галочки в поле «Время» для нового заказа автоматически подставляется текущее время. При отсутствии галочки рядом с полями времени «С» и «До» эти поля в новом заказе остаются пустыми.
– нажатие этой кнопки вызывает окно «Дополнительные адреса», позволяющее создавать дополнительные заказы от данного клиента с уже заданными в первом заказе параметрами. После ввода дополнительных адресов кнопка отображает количество созданных дополнительных заказов: .
Масса – вводится вручную в соответствующее поле. Курьер – ФИО курьера вводится вручную.
– Отправить курьеру СМС (для этого необходим установленный модуль СМС). – Связаться с курьером по Skype.
Кнопки внизу окна выполняют следующие функции:
– Показывает историю изменений срочного заказа – Отображает связь карточки срочного заказа с данными на закладке «Адреса» – Печать ведомостей/наклеек
Для подтверждения создания нового срочного заказа нажмите кнопку «OK». При последующем открытии карточки срочного заказа становится активной кнопка
– Показывает историю сообщений.
Для того чтобы посмотреть статистику по значениям полей какого-либо столбца, «приподнимите» таблицу срочных заказов за нижний край.
В открывшейся таблице будет отображаться статистика по тому столбцу, на который Вы установите сортировку. Для получения статистики по всей выборке в таблице срочных заказов нажмите кнопку («Сбросить сортировку») внизу окна.
Дополнительные таблицы Таблица в разрезе курьеров – вызывается клавишей F1 или из контекстного меню основной таблицы.
В левой части окна – таблица со списком всех срочных курьеров, чьи заказы отображены в основной таблице, состоящая из следующих столбцов: Код – Код курьера; Кол-во – Количество заказов, назначенных курьеру для выполнения; Несдел. – Количество невыполненных на данный момент заказов; НеОтч. – Количество выполненных заказов, за которые курьер пока не отчитался в офисе; С, До – График работы курьеров; Нал. Сумма – Сумма, которую надо доставить или забрать. В контекстном меню данной таблицы доступны следующие действия: • Показать карточку курьера; • Показать посещаемость – график курьеров на текущую дату и фактическое время начала и окончания работы; • Показать график – график выбранного курьера на заданный период; • Создать нового курьера – открывает окно для создания карточки нового сотрудника. Внизу расположена часть основной таблицы, куда входят заказы, назначенные выбранному курьеру. Здесь доступны те же функции, что и при работе с основной таблицей срочных заказов. В правой верхней части окна – часть основной таблицы, состоящая из заказов, для которых еще не назначены курьеры. На панели, разделяющей верхние и нижнюю таблицы, – количество курьеров в списке, кнопки для переключения между таблицами в разрезе курьеров и в разрезе клиентов и кнопка с выпадающим списком менеджеров. При выборе менеджера в списке курьеров отобразятся только курьеры, прикрепленные к данному менеджеру. Для перехода к основной таблице срочных заказов нажмите клавишу «Esc». Таблица в разрезе клиентов – вызывается клавишей F2 или из контекстного меню основной таблицы.
В левой части окна – таблица со списком всех клиентов, чьи срочные заказы отображены в основной таблице, состоящая из следующих столбцов: Кол-во – Количество заказов, поступивших от клиентов; Несдел. – Количество невыполненных на данный момент заказов; НеОтч. – Количество выполненных заказов, за которые курьер пока не отчитался в офисе; Внизу расположена часть основной таблицы, куда входят заказы, поступившие от выбранного клиента. Здесь доступны те же функции, что и при работе с основной таблицей срочных заказов. В правой верхней части окна – часть основной таблицы, состоящая из заказов, для которых еще не назначены курьеры. На панели, разделяющей верхние и нижнюю таблицы, – количество клиентов в списке, кнопки для переключения между таблицами в разрезе курьеров и в разрезе клиентов и кнопка с выпадающим списком агентов. При выборе агента в списке клиентов отобразятся только клиенты, приведенные данным агентом. Для перехода к основной таблице срочных заказов нажмите клавишу «Esc».
