Учет наличных по бухгалтерии

Модуль учета наличных денежных средств, предназначен для отслеживания и учета движения наличных денежных средств курьерской службы и представляет собой набор отчетов в главном меню "Отчеты" – "Бухгалтерия". Данный пункт меню будет неактивным, если модуль не приобретен или закрыт правами.

Начало использования модуля учета наличных в бухгалтерии

Модуль учета наличных денежных средств, предназначен для отслеживания и учета движения наличных денежных средств курьерской службы и представляет собой набор отчетов в главном меню "Отчеты" – "Бухгалтерия". Данный пункт меню будет неактивным, если модуль не приобретен или закрыт правами.

Для начала использования модуля учета наличных в бухгалтерии необходимо выполнить обнуление сумм, по следующему алгоритму:

1.Обнуление денег на руках у менеджеров.

Формируем отчет "Деньги на руках у менеджера", чтобы понимать кому из сотрудников, необходимо оформить передачу денег по второму пункту. По информации, полученной из отчета у всех сотрудников должен остаться на руках 0 рублей.

2.Для каждого из менеджеров, у которых по отчету есть остаток, формируем возврат наличных в бухгалтерию, через пункт меню "Отчеты" - "Бухгалтерия" - "Передача денег в бухгалтерию", с включенной галкой "с последней передачи денег".

Если у менеджера числится отрицательный остаток, то необходимо выбрать пункт меню "Отчеты" - "Бухгалтерия" - "Расход по бухгалтерии" и включить галку "выдать менеджеру". В наименовании платежа написать "обнуление бухгалтерии". Указать сумму + 1 рубль.

3.Обнуляем деньги в бухгалтерии.

Отчет "Отчеты" - "Бухгалтерия" - "Наличность в бухгалтерии" позволяет увидеть сумму остатка наличных средств. Если сумма положительная - списываем деньги через пункт меню "Расход по бухгалтерии". Если сумма отрицательная - то вносим необходимую сумму, через пункт меню "Внесение наличных".

В итоге по отчету "Наличность в бухгалтерии" должен отображаться нулевой остаток.

!ВНИМАНИЕ! На этом этапе в системе должно быть произведено обнуление денег на руках у менеджера и в бухгалтерии!

4.В конце смены бухгалтер принимает всю наличность у менеджеров и производит подсчет общей суммы, которую необходимо внести в КС2008 - оформить через пункт меню "Внесение наличных".

5.В переменных (раздел "Финансы"), включаем переменную "Отслеживать движение наличных в бухгалтерии", для начала работы с модулем.

• Действия по обнулению, описанные в п.2 - п.3 рекомендуется сопроводить комментариями в наименовании платежа (например "обнуление бухгалтерии").

Передача денег в бухгалтерию

Рис.1 Оформление передачи денег в бухгалтерию

"Передача денег в бухгалтерию" служит, как для оформления фактической передачи наличных средств в бухгалтерию, так и для просмотра отчета и детализации по полученным и израсходованным наличных денежных сумм менеджером.

"Период" – указываются даты формирования отчета.

"Менеджер" – указываем менеджера, который должен передать наличные в бухгалтерию.

"Посчитать" – выполняется расчет наличных денежных средств по указанному менеджеру.

"С последней передачи денег в бухгалтерию" – сумма наличных будет рассчитываться с последней передачи наличных. Если оформляется первая передача наличных, то сумма рассчитывается за весь период работы менеджера и в этом случае, системе потребуется большее время для расчета. При этом выйдет предупреждение, что менеджер ни разу не сдавал наличность в бухгалтерию.

"Получено средств" – сумма наличных, которую получил менеджер. По нажатию на кнопку с изображением треугольника, откроется детализация полученных средств.

В детализации по полученным средствам мы можем увидеть разбивку по четырем вкладкам:

• Принятая корреспонденция – отображаются суммы по заказам, которые менеджер принял от курьеров в "Выдаче".

• Платежи – полученные платежи наличными от заказчиков, введенные по заказам.

• Переводы из бухгалтерии – оформленные переводы денег из бухгалтерии.

• Деньги по актам от курьеров – отображаются оформленные акты через "Выдачу денег курьеру".

"Израсходовано средств" – сумма наличных, которую израсходовал менеджер. По нажатию на кнопку с изображением треугольника, откроется детализация израсходованных средств.

В детализации по израсходованным средствам мы можем увидеть разбивку по трем вкладкам:

• Выплаты – отображаются суммы выплат по расчетам с курьерами ("Отчеты" - "Сотрудники" - "Расчеты с сотрудниками").

• Оплата актов – введенная оплата по актам передачи денег.

• Передача денег в бухгалтерию – оформленные передачи денег в бухгалтерию.

"Передается в бухгалтерию" – сумма наличных, которую менеджер должен передать в бухгалтерию.

"Оформить" – создает документ передачи денег в бухгалтерию. Кнопка активна, только если установлена галка "С последней передачи денег в бухгалтерию".

!ВНИМАНИЕ! Передачу денежных средств в бухгалтерию рекомендуется выполнять минимум один раз в месяц, для корректного учета наличных в бухгалтерии. Т.к. в расчете наличных денежных средств на руках у менеджера при выплате зарплаты или оплате АПД система учитывает период равный 30 дням. Иначе системе потребуется много времени для расчета, что приведет к задержке выплаты зарплаты или оплаты АПД.

Расход по бухгалтерии

Рис.2 Расход по бухгалтерии

"Расход по бухгалтерии" – предназначен для списания наличных денежных средств из бухгалтерии. Сумму по расходу можно провести, как обычное списание из бухгалтерии, так и выдать сумму менеджеру (офисному сотруднику, не курьеру) на руки.

"Наименование платежа" – основание, по которому происходит списание наличных денежных средств.

"Сумма" – сумма списания наличных денежных средств.

"Выдать" – указывается ФИО менеджера, которому выдаются наличные денежные средства. При этом, если галка "Выдать менеджеру" будет установлена, то сумма повиснет на руках данного менеджера.

По кнопке "Добавить" добавляем запись в табличную часть окна. Если необходимо добавить дополнительную сумму, то также заполняем данные наименования платежа и суммы и нажимаем "Добавить". После того, как все суммы внесены, нажимаем кнопку "Оформить". При этом автоматически сформируется расходный кассовый ордер в Excele для печати.

Наличность в бухгалтерии

Рис.3 Наличность в бухгалтерии

В отчете "Наличность в бухгалтерии" отображаются все операции с наличными денежными средствами за выбранный период, а также остатки на начало и конец периода.

В столбце "Операция" отображается наименование выполненной операции.

Нарушение кассовой дисциплины

Отчет "Нарушение кассовой дисциплины" формируется за период, в котором отображаются возвратные кассовые чеки, которые были распечатаны после формирования Z-отчета.

Рис.4 Нарушение кассовой дисциплины

По правой кнопке мыши можно выбрать:

"Печать чека" – отправить на печать фискальный чек, если он ранее не был распечатан.

"Повторить нефискальный чек" – повторно отправить на печать нефискальный чек, который ранее был распечатан.

Документы о движении денег в бухгалтерии

Рис.5 Отчет "Документы о движении денег в бухгалтерии"

Отчет "Документы о движении денег в бухгалтерии" можно сформировать за период с указанием филиала.

В данный отчет попадают все операции по бухгалтерии, выполненные за выбираемый период.

По правой кнопке мыши, можно удалить документ, который ранее не вошел в "Передачу денег в бухгалтерию", а также не является документом об оплате АПД или актом передачи денег курьеру.

Если имеется документ "Акт передачи денег курьеру", то его можно распечатать по правой кнопке мыши "Печать".

Выдача денег курьеру и оплата АПД

"Выдача денег курьеру" – данная функция предназначена для передачи наличных денежных средств курьеру, в случае если ему выдали задание на доставку акта передачи денег и позволяет вести учет фактических выданных сумм курьерам.

Рис.6 "Выдача денег курьеру"

Рис.7 Акт приема денег курьером

Учет наличных денежных средств по оплате АПД, зависит от включенной переменной:

"Финансы" – "Акты передачи денег" - "Деньги на оплату акта передачи денег выдаются из бухгалтерии". Если переменная включена, то при выставлении даты оплаты в АПД на менеджера автоматически оформляется денежный перевод из бухгалтерии. Если переменная не включена, то осуществляется проверка суммы денежных средств на руках у менеджера, если их достаточно для оплаты акта, то система разрешает оплатить акт из этих средств (при этом сумма отразится в детализации расходов менеджера, при передаче денег в бухгалтерию). Если денег на руках у менеджера недостаточно - система потребует осуществить перевод денежных средств из бухгалтерии. Сумма перевода соответствует сумме акта передачи денег.

Если АПД передан на доставку, то деньги на его оплату передаются из бухгалтерии в любом случае, невзирая на состояние этого флага.

В случае, если оформляется отправка АПД на доставку и выдача его курьеру, то в этом случае необходимо оформлять документ "Выдача денег курьеру".

Для выдачи наличных указываем ФИО курьера и сумму и нажимаем кнопку "Оформить", при этом у нас автоматически распечатывает "Акт приема курьером денежных средств". А у менеджера, который произвел выдачу денег курьеру, данная сумма будет учтена на руках.

Также в выдаче у курьера появляется задание "Акт приема денег курьером". Данному заданию, статус можно изменить только на "Доставлено". Статус проставляем, после того как курьер отчитается о вручении денежных средств, а также передаст подписанный клиентом АПД.

Деньги на руках у менеджеров

Отчет "Деньги на руках у менеджеров" формируется, для просмотра общей суммы наличных денежных средств на руках менеджеров.

Рис.8 Деньги на руках у менеджеров

В случае, если курьер длительное время не выполнял операцию по передаче денег в бухгалтерию, то у него расчет суммы производится только за последние 30 дней, заметка об этом отписывается в столбце "Комментарий".

Внесение наличных

Рис.9 Внесение наличных

"Внесение наличных" – предназначено для добавления наличных денежных средств в бухгалтерию. Данная сумма будет отображена в отчетах "Наличность в бухгалтерии" и в "Документы о движении денег в бухгалтерии".

"Наименование платежа" – основание, по которому происходит внесение наличных денежных средств.

"Сумма" – сумма внесения наличных денежных средств.

"Принято от" – указывается ФИО сотрудника, который вносит наличные денежные средства.

Добавление прихода по бухгалтерии, выполняется аналогично расходу.

Финансовый отчет за период

Рис.10 Финансовый отчет за период

В отчете "Финансовый отчет за период" отображаются движение денежных средств с разделением по наличной или безналичной оплате, в разрезе следующих разделов:

• Зарплата – начисленная сотрудникам зарплата в разрезе видов начислений.

• Касса – операции по наличным денежным средствам.

• Долг клиентам – суммы по созданным, но неоплаченным АПД.

• Оборот – общая стоимость доставки по клиентам, выполненных за период построения отчета.

• Факт. оплата – сумма платежей, принятых за период. Стоимость доставки, удержанная в АПД, если для него указана дата оплаты и не выставлялся счет, будет добавлена в раздел "Факт. оплата".

• Долг контрагентов – выставленные, но не оплаченные клиентами счета.

Отчетный период

Рис.11 Отчетный период

В отчете "Отчетный период" учитывается расходы на выплату зарплат сотрудникам и приходы от выполнения доставок заказов.

В разделе "Расход" учитывается начисления зарплаты сотрудникам. Разбивка по типам начислений, происходит только на "Проезд" и "Зарплата", все остальные типы будут просуммированы в столбце "Прочее".

В разделе "Приход по квитанциям" отображается сумма стоимости отправлений по доставленным заказам, в разрезе наличной и безналичной оплаты.

В разделе "Расход", если навести курсор мыши на ячейку, то отобразится примечание с датой начисления и ФИО сотрудника.

Учет наличных в разрезе филиалов

Прием наличных в филиал

12.1 Прием наличных в разрезе филиалов организован через "Отчеты" - "Бухгалтерия" – "Передача денег в бухгалтерию" следующим образом:

12.1.1 Филиалом, в который оформляется прием наличных средств считается тот, который указан в "Настройка" – "Пользователи" – "Карточка пользователя" – "Настройки" – "Филиал" (в дальнейшем - текущий филиал) пользователя, оформляющего документ о движении денежных средств.

12.1.2 Деньги в бухгалтерию текущего филиала разрешено принимать от менеджеров, приписанных к любому филиалу. Привязка к филиалу проверяется по значению в поле "Карточка сотрудника" – "Дополнительно" – "Филиал".

Если филиал менеджера, который сдает денежные средства, не совпадает с текущим, то в процессе оформления приема система выведет об этом предупреждение (не ошибку!). И запрос на продолжение операции у пользователя. Кроме того, в тексте подтверждения будет указан филиал, в который принимаются денежные средства.

12.1.3 Системный документ о приеме наличных денежных средств будет иметь признак (в столбце "Филиал") - для какого филиала он оформлен.

12.2. Оформление прихода наличных средств (не связанного со сдачей денег менеджерами) в разрезе филиалов организовано через "Отчеты" – "Бухгалтерия" – "Внесение наличных".

12.2.1. По аналогии с п.12.1.1 определяется филиал, в который оформляется приход денежных средств. В форме прихода наличных появилась возможность указать фамилию сотрудника от которого приняты средства. При оформлении документа производится печать приходного кассового ордера.

!ВНИМАНИЕ! Если в соответствующее поле ввести фамилию менеджера, то с него не будет списана сумма денег, указанная при оформлении! Чтобы такое списание произвелось необходимо воспользоваться приемом наличных, описанном в п.12.1. Фамилия в этом документе нужна только для оформления приходного кассового ордера.

Списание наличных в филиале

12.3 Списание наличных денежных средств из бухгалтерии филиала организовано через: "Отчеты" – "Бухгалтерия" – "Расход по бухгалтерии"

12.3.1 По аналогии с п.12.1.1 определяется филиал, из бухгалтерии которого списываются денежные средства. Есть возможность указать фамилию человека, которому передаются деньги. Для того, чтобы привязать сумму денежных средств к менеджеру необходимо не только указать его фамилию, но и взвести флаг "Выдать менеджеру". При оформлении документа производится печать расходного кассового ордера.

!ВНИМАНИЕ! Если в соответствующее поле ввести фамилию менеджера, но не взвести флаг "Выдать менеджеру", то деньги не будут числиться на этом менеджере и их нельзя будет принять от него в бухгалтерию через прием, описанный в п.12.1.

12.3.2 "Отчеты" – "Бухгалтерия" – "Выдача денег курьеру"

Выдача разрешена любому курьеру, без проверки - к какому филиалу этот курьер приписан. Денежные средства списываются из текущего филиала. Принцип определения текущего филиала описан в п. 12.1.1

12.3.3 Автоматическое списание системой наличных денежных средств. Производится при проставлении даты оплаты акта передачи денег, имеющего признак оплаты наличными. Регулируется переменной "Справочники" - "Переменные" - "Финансы" - "Акты передачи денег" - "Деньги на оплату акта передачи денег выдаются из бухгалтерии".

Деньги списываются с того филиала, к которому приписан оплачивающий акт менеджер (принцип определения филиала - в п.12.1.2).

Таким образом, для оформления передачи наличных денежных средств между филиалами необходимо списать деньги из одного филиала (п.12.3.1), далее либо оформить приход денег в другой филиал (если деньги списывались без привязки к менеджеру - п.12.2.1), либо принять деньги от менеджера в другой филиал (если деньги списывались с привязкой к менеджеру - п.12.1)

Отчеты в разрезе работающих филиалов

Отчеты по бухгалтерии будут формироваться в зависимости от наличия у пользователя права "Видеть данные всех филиалов". Если такое право у пользователя есть, то при формировании отчета ему будет предоставлена возможность выбора филиала (или получить по всем филиалам одновременно). Если у пользователя нет права "Видеть данные всех филиалов" отчеты автоматически будут формироваться для текущего филиала (см. п.12.1.1).