Путевые листы

Рис. 1. Создание формального путевого листа

Рис. 2. Создание путевого листа из выдачи

Путевые листы выдаются курьерам-водителям. Путевой лист гарантирует водителю-курьеру формальное или фактическое подтверждение маршрута следования автомобиля при проверке соответствующими органами, например ГИБДД. Значения пробега, расхода топлива и прочее определяет пользователь вручную, а затем данные импортируются из системы в путевой лист.

Существуют следующие варианты формирования путевого листа:

• через главное меню Документы — формальное подтверждение;
• через вкладку Выдача — фактическое подтверждение.

Предусмотрено формирование двух типов (форм) путевого листа:

• типовая межотраслевая форма № 4-с для грузового автомобиля. На первом листе содержатся адреса погрузки и разгрузки — это адрес контрагента выбранной в путевом листе фирмы. Все промежуточные адреса содержатся на оборотной стороне;
• типовая межотраслевая форма № 3 для легкового автомобиля. Первым и последним адресом всегда будет адрес контрагента выбранной в путевом листе фирмы.

Если включена переменная Справочники > Переменные > Выдача > Автоматическое формирование путевого листа, после передачи на вкладке Выдача курьеру автомобиля будет автоматически сформирован путевой лист соответствующего типа, а при приеме автомобиля от курьера будет выводиться форма путевого листа для этого автомобиля, если он формировался, для заполнения показаний.

Предварительные действия

Чтобы была возможность сформировать путевой лист, выполните следующее:

1. Заполните справочник Автомобили и Марки автомобилей.
2. В карточке курьера, для которого будет формироваться путевой лист:
   • на вкладке Основное должен быть установлен флажок Водитель;
   • на вкладке Дополнительно должен быть указан автомобиль и номер водительских прав.

Виды путевых листов

• Формальный — путевой лист с набором случайных адресов, которые попали в районы с флажком Область. Расстояние между адресами рассчитывается случайным образом, но общий километраж равен значению поля Пройдено км.
  Чтобы создать путевой лист, в главном меню выберите Документы > Путевые листы.
• Фактический — путевой лист с адресами, выданными курьеру-водителю на день на вкладке Выдача по кнопку Печать > Печать путевого листа:
  • без подсчета расстояния. В путевой лист попадут адреса в порядке следования на вкладке Выдача, при этом первый и последний адрес — адрес вашего центрального офиса. Километраж, пробег, расход топлива и прочее вносится вручную. Последовательность адресов можно изменить сортировкой по столбцам на вкладке Выдача;
  • с автоматической простановкой километража. Пройденные расстояния считаются автоматически по треку курьера, их можно изменять вручную.
    Корректность расчета расстояния зависит от следующих условий:
    • на мобильном устройстве должно стабильно без отключений работать GPS;
    • курьер должен проставлять точное время доставки.

  Для использования такого вида путевого листа включите переменную Справочники > Переменные > Прочие > Путевые листы по выдаче.

Карточка путевого листа

"Номер" - порядковый номер путевого листа. Каждый год нумерация автоматически начинается с единицы. Кнопка, рядом с этим полем, активна только в момент создания путевого листа – автоматическая генерация номера.

"Дата" - дата создания путевого листа. Автоматически дата становится +1 день от даты последнего путевого листа, для выбранной машины.

"Фирма" - в списке отображаются фирмы, заведенные в системе ("Справочники - Фирмы"). Изменение фирмы возможно только в момент создания путевого листа.

"Водитель" - список сотрудников, у которых включена галка "Водитель" и выбран автомобиль. Если путевой лист создается из выдачи, то данное поле становится не редактируемым.

"Машина" - список формируется на основании выбора типа путевого листа - легковой или грузовой. При этом, если в списке есть автомобиль, который выбран в карточке выбранного водителя, то по умолчанию подставляется он.

"Механик", "Диспетчер" - отображаются сотрудники с типом "Офис" или у которых включена галка "Водитель".

"Пред. пробег" - предыдущий пробег. Автоматически значение равно показаниям предыдущего, для этой же машины, путевого листа: сумма предыдущего пробега и пройденных км; предыдущий путевой лист система находит по дате.

"Пред. остаток топлива" - предыдущий остаток топлива. Автоматически значение равно полю "Останется в баке" предыдущего путевого листа. Предыдущий путевой лист система находит по дате.

"Пройдено км" - расстояние пройденное курьером. Кнопка рядом, это генератор случайных чисел, для подбора пробега.

"Залито топлива л." - сколько было дозаправлено литров, к предыдущему остатку топлива. Заполняется вручную.

"Останется в баке" - остаток топлива в баке, после поездки. Изменяется автоматически, ручного изменения нет. Поле подсвечивается красным, когда значение меньше нуля или больше 40.

"Расход топлива (л/100км)" - поле не редактируемое, заполняется автоматически, в зависимости от выбранной даты и на основании карточки марки автомобиля, поля "Летняя" и "Зимняя". Летним расход считается с апреля по октябрь, остальное зимний.

"Обновить адреса" - не доступна, когда путевой лист создается из выдачи. При включении обновляет список адресов, т.е. при формировании или печати, адреса будут каждый раз новые.

"Печать" - отправляет на печать путевой лист. Если путевой лист создается не из выдачи, то печать может занять продолжительное время, т.к. система подбирает адреса.

"Просмотр" - формируется файл Excel путевого листа. Если путевой лист создается не из выдачи, то формирование может занять продолжительное время, т.к. система подбирает адреса.

Путевой лист, с определенными адресами, формируется с вкладки Выдача. Чтобы его создать необходимо нажать на кнопку Печать и воспользоваться пунктом Печать путевого листа (см. рис. 2). Чтобы данный пункт был активен, в карточке курьера, который выбран на вкладке Выдача, должна быть включена галка Водитель.

Главное отличие такого путевого листа, от формального, состоит в том, что в центре формы отображаются адреса, по которым курьер должен будет совершить поездку. При этом, есть возможность указать расстояние от адреса до адреса, в поле "КМ". Если Вы хотите, чтобы система автоматически случайным образом рассчитала расстояние, то в данном поле должны быть нули. Последовательность этих адресов зависит от сортировки в выдаче.

На один путевой лист может поместиться 11 адресов. Если адресов больше 11, создается несколько путевых листов. В заголовке формы указывается номер текущего путевого листа и общее количество, например «Путевой лист 1 из 3», а первый и последний адреса на каждом путевом листе всегда будут адресом контрагента выбранной фирмы.