Тест

Счета

Управление счетами

Для управления счетами выберите в меню Документы пункт Счета. Необходимо наличие прав на просмотр счетов. Откроется окно «Счета»:

В верхней части окна расположены фильтры списка счетов. Фильтры можно комбинировать, выводя в таблице счетов необходимую информацию. Чтобы снять установленные фильтры, нажмите на кнопку Отменить.

Выставленные счета и информация по ним представлены в виде таблицы. Оплаченные счета отображаются на сером фоне.

Если ведется учет подписанных актов, в табличной части можно отобразить столбец Подписан акт. Чтобы установить флажок Подписан акт, отсканируйте штрихкод с распечатанного акта по счету.

В этом окне доступны следующие действия со счетами:

• открыть карточку счета. Чтобы просмотреть информацию по счету, выделите его в таблице и нажмите Enter;
•  !!! оплату счета. Для этого выделите счет и нажмите F5.!!! Откроется окно оплаты счета, в котором необходимо ввести даты отчета и оплаты. При нажатии «ОК» система проставит признак оплаченности в заказы клиента за период счета, а также пометит счет оплаченным. Оплаченные счета отображаются серым цветом. Эта операция также выполняется автоматически при выполнении импорта из банк-клиента. Подробнее см. раздел «Интеграция с другими системами»;
• просмотреть детализацию счета — F9;
• выгрузить выбранные счета в Microsoft Excel — Ctrl+F9;
• экспортировать выбранные счета в 1С по кнопке Экспорт в 1С;
• массово выставить счета по кнопке Массовое выставление счетов;
• сформировать заказ на доставку выделенных счетов — Ctrl+F12.

Карточка счета

Карточка счета имеет следующий вид:

Вид табличной части счета зависит от используемой печатной формы.

Заказчик. Имя или название заказчика доставки.

Отдел. Название отдела компании, создавшего заказ.

Основание. Определяет порядок оплаты услуг курьерской службы. Возможные значения:

• Заказы — клиент оплачивает все доставки по заказам;
• Акт передачи денег/ТМЦ — курьерская служба вычитает стоимость доставки из денег за товары клиента. Например, курьер доставил получателю товар из интернет-магазина и получил 1000 рублей за товар. Далее курьер возвращает эти деньги в курьерcкую службу, а курьерская служба в интернет-магазин. При таком подходе курьерская служба из 1000 рублей может удержать 200 рублей за курьерские услуги и передать в интернет-магазин оставшиеся 800 рублей.

Период счета. Интервал дат заказов, за которые выставляется счет.

Дата документа. Заполняется автоматически датой выставления счета.

Предоплата. Если флажок установлен, значит клиент оплачивает услуги до их выполнения, деньги списываются с баланса клиента в системе.

Нал. Если флажок установлен, клиент оплачивает услуги наличными деньгами.

Курс валюты. Отношение валюты, в которой производится расчет, к рублю. Укажите значение или нажмите на кнопку рядом с полем для подстановки значения из справочника Курсы валют.

Скидка. Скидка клиента в процентах.

Тип формы. Тип печатной формы счета. Выберите значение из выпадающего списка или скопируйте тип из карточки клиента с помощью кнопки .

Печатные формы счетов хранятся в разделе Справочники > Печатные формы > Счета. Их можно сохранять, загружать, редактировать в Microsoft Excel.

Вы можете загрузить последнюю версию стандартной печатной формы здесь.

Огранич. Если флажок установлен, то включено ограничение по минимальной сумме счета, установленной в карточке клиента. Кнопка рядом с полем позволяет скопировать значение из поля Мин. сумма счета карточки клиента.

Счет. Если флажок установлен, вы можете ввести номер счета вручную или по кнопке установить номер автоматической нумерации. Если флажок снят, счет нумеруется автоматически.

Счета автоматически нумеруются сквозной нумерацией в течение года. Пользователь может изменять номера счетов, но при этом контролируется правильность последовательности дат и номеров счетов: невозможно создать счет с номером большим, а датой меньшей, чем у уже имеющегося счета за данный год, и наоборот.

Фактура.

Показывать нули. Если флажок установлен, в таблице отображаются строки с нулевыми ценами.

Кол-во счетов, Актов, Фактур. Укажите количество экземпляров документов для печати.

Уполн. лицо. Укажите сотрудника, который выставил счет.

Примечания. Поле для примечаний.

В таблице Подробно перечислены услуги доставки, за которые выставлен счет. Данные сгруппированы по стоимости. Кнопки для работы с таблицей:

• Подробнее — дополнительная информация о позициях в таблице;
• Адреса — отображает список адресов, по которым выставлен счет;
• Функции — открывает меню дополнительных функций. Доступна только для созданных счетов;
• Пересчитать — система объединит данные из корреспонденции и добавит в таблицу. При необходимости данные можно изменить. Если количество цен доставки больше, чем строк в таблице, то система объединит позиции. Будет создана позиция с количеством 1 и стоимостью, равной сумме всех доставок.

Кнопка Печать сохраняет счет и выводит комплект документов на печать на принтер, установленный по умолчанию.

Кнопка Просмотр сохраняет счет, формирует комплект документов и открывает его в Microsoft Excel.

После выставления счета запрещены действия, приводящие к изменению стоимости доставки корреспонденции.

Примечание. Если сначала создать и распечатать комплект документов, а потом изменить печатную форму, реквизиты контрагентов и т.п., при повторной печати документов сформируются документы с новыми реквизитами и формой счета.

Выставление счета

Счета можно выставить:

• вручную. На вкладке Заказы или Клиенты выберите в списке заказ или клиента и в контекстном меню нажмите Выставить счет. На вкладке Клиенты счет можно выставить по кнопке F2. Откроется окно «Счет». Подробнее см. карточка счета!!!.
• массово. Подробнее см. Массовое выставление счетов!!!.

Чтобы разделять счета компании по отделам, в карточке клиента заполните вкладку Отделы и в карточке заказа указывайте отдел заказчика.

Настройки выставления счета хранятся в карточке клиента на вкладках Реквизиты и Финансы.

В зависимости от принятой системы взаиморасчетов с клиентом можно выставить счет на предоплату!!! или на оплату фактически оказанных услуг.

Выставленные счета можно посмотреть в пункте основного меню Документы > Счета.

Массовое выставление счетов

Чтобы выставить счета

Массовое выставление счетов - по юр лицам компании. Функции > Массовое выставление счетов по заказам или из раздела Счета. Можно указать периодичность массового выставления счетов - 1 раз в мес., 2 раза в мес, вручную. Печатная форма берется из карточки клиента

Массовое выставление счетов 1) В статусную модель добавлен новый тип статусов "Режим массового выставления счетов по заказам" (код 76) 2) В карточку клиента добавлено поле, ссылающееся на этот статус, т.е для каждого клиента можно выбрать собственный режим выставления счетов. 3) В раздел "Функции" главного меню добавлен пункт "Массовое выставление счетов по заказам".

При выборе пункта меню, указанного в п.3, поднимается форма, содержащая панель фильтра и таблицу со списком клиентов, отвечающих выбранным условиям фильтрации. В таблице указаны название клиента и стоимость доставки по заказам, созданным за последние три месяца. Заказы не должны быть закрыты счетами, не иметь оплату наличными, а входящие в них корреспонденции - не входить в закрытые счетами АПД и не иметь взведенной галки "Оплата получателем". Изменение любого из полей, составляющих фильтр, приведет к пересчету списка клиентов. Помимо собственно фильтров, можно указать номер счета, с которого должны будут начинаться выставляемые счета. По умолчанию в этом поле система указывает номер, который будет присвоен следующему счету, выставленному от выбранной фирмы. Можно также указать дату окончания периода расчета счета и его (счета) дату. Счета всем перечисленным в списке клиентам можно выставить нажав на кнопку "Выставить счета всем". Если нужно выставить счета только для части клиентов, указанных в списке, то можно выделить их мышью, и выбрать пункт контекстного меню "Выставить счет". Результат выставления счетов будет выведен в окне лога. В форме массового выставления счетов добавлена галка, которая позволяет устанавливать номер счет-фактуры таким же, как и номер самого счета Добавлена возможность выставлять счета по актам в массовом выставлении счетов

Массовая рассылка счетов

Предоплата

Работа по предоплате предполагает, что клиент вносит на свой баланс установленную сумму предоплаты, и стоимость услуг постепенно списывается с баланса.

Чтобы установить предоплатный режим работы, в карточке клиента перейдите на вкладку Финансы и установите флажок Предоплата.

При этом флажок Исключить стоимость курьерских услуг из акта передачи денег должна быть снят, иначе стоимость доставки будет взиматься с клиента дважды: первый раз — при оформлении заказа, второй раз — при создании акта передачи денег.

Чтобы клиент пополнил баланс, выставьте ему счет!!! с установленной галкой Предоплата:

Текущий баланс можно проверить в карточке клиента, на вкладке Финансы.

При создании карточки заказа, корреспонденции или срочного заказа от этого клиента будет появляться всплывающее сообщение с информацией о текущем балансе.

Если сумма баланса ниже значения, которое указано в переменной Справочники > Переменные > Финансы > Минимальный баланс для напоминания, то во всплывающем сообщении будет значок ошибки.

Если по заказу нужны акт и счет-фактура, то выставляется счет без галки "Счет", с указанным периодом счета. В акте и счет-фактуре, вместо номера указывается "б/н" потому, что номера счета как такового нет (галка "Счет" снята, а в шаблоне прописано, что для них указывается номер, который берется для номера счета). Сделано это для того, чтобы номера счетов, актов, счет-фактур совпадали.

Печать, логотип и подпись в печатной форме счета

рис.1 Графические элементы в документе Счет

В стандартных печатных формах счетов можно размещать сканы логотипа и печати предприятия, подписей руководителя и бухгалтера.

Скан-копии изображений предварительно должны быть преобразованы в графический формат PNG, который поддерживает прозрачность фона, и загружены в справочник Фирмы (Справочники > Фирмы, вкладка Сканы).

По умолчанию скан-копии изображений выгружаются в печатную форму счета только при отправке счета клиенту по e-mail (функция контекстного меню “Разослать по e-mail…”).

В форму счета для вкладки “Счет” и “Акт” из системы автоматически выгружаются изображения: “Печать предприятия” и “Подпись директора”, для вкладки “Фактура” выгружаются “Подпись директора” и “Подпись бухгалтера”. Система автоматически подбирает координаты местоположения изображений путем поиска по словосочетаниям "Руководитель организации" и "Главный бухгалтер" в форме.

В случаях, когда пользователю системы требуется точная калибровка местоположения каждого элемента изображения на форме – необходимо вручную задать координаты ячеек для конкретного элемента формы для определенной вкладки. Координаты графических элементов задаются в печатной форме счета для ячеек на вкладке “Данные” (показано на рисунке) в цифровом выражении (буквенные значения не предусмотрены, например ячейке “D” соответствует порядковый номер в виде цифры “4”). Координата состоит из двух значений – для верхнего левого угла изображения (top-left):

[O6, P6] – верхний угол координат для изображения “Печати предприятия” на вкладке “Счет”;

[Q6, R6] – верхний угол координат для изображения “Печати предприятия” на вкладке “Акт”;

[O7, P7] – верхний угол координат для изображения “Подпись директора” на вкладке “Счет”;

[Q7, R7] – верхний угол координат для изображения “Подпись директора” на вкладке “Акт”.

!Примечание! Подпись бухгалтера выгружается только для формы “Счета-фактуры” (вкладка “Фактура”), изменение координат для которой не предусмотрено. Вкладка “Фактура” появляется в печатной форме документа Счет только для фирм, у которых задана ставка НДС.

Экспорт счетов в 1С

Использование этого функционала предполагает наличие подключенного модуля 1С:Бухгалтерия.

Чтобы экспортировать счет в 1С:

1. Откройте пункт основного меню Связь > Экспорт в 1С. Откроется окно следующего вида:
   

1. Укажите интервал дат выставления счетов, файл, в который нужно выгружать информацию о счетах. В поле Фирма выберите из списка название юридического лица, которое выставляет счет.
2. Нажмите на кнопку ОК. Информация о выставленных счетах сохраняется в указанный файл, подробнее см. описание формата экспорта счетов в 1С.

Сформированный файл с помощью внешней обработки 1C в формате EPF можно загрузить в модуль 1С:Бухгалтерия.

Проведение платежа

Чтобы просмотреть внесенные платежи, выберите в меню Документы > Платежи. Откроется окно «Платежи»:

В верхней части окна расположены фильтры списка платежей. Фильтры можно комбинировать, выводя в таблице платежей необходимую информацию.

Введенные платежи и информация по ним представлены в виде таблицы. Сумма платежа со знаком минуса означает платеж партнеру.

В этом окне доступны следующие действия со платежами:

• открыть карточку платежа!!!. Чтобы просмотреть информацию по платежу, выделите его в таблице и нажмите Enter;
• ввести платеж вручную!!!;
• просмотреть привязки платежа к счетам — CTRL+F3;
• удалить платеж — CTRL+F8;
• сформировать акт сверки взаимных расчетов. Для этого выделите в списке платеж клиента, по которому нужно сформировать акт, и в контекстном меню выберите пункт Акт сверки.

Платежи от клиентов

Платежи от клиентов можно:

• вводить вручную!!!;
• импортировать из клиент-банка!!!.

Ручной ввод

Ввести платеж вручную можно следующими способами:

• на вкладке Клиенты выберите клиента в списке и нажмите F5 или в контекстном меню выберите пункт Ввести платеж;
• откройте пункт основного меню Документы > Счета, выберите счет и нажмите F5 или в контекстном меню выберите пункт Ввести оплату;
• при оплате заказа наличными в карточке заказа установите флажок Оплата наличными и справа нажмите на кнопку .

В результате откроется карточка платежа:

1. Укажите сумму, дату и тип оплаты: наличная или безналичная.

   При оплате наличными можно изменить заказ, по которому курьер привез деньги, а также данные курьера.

   При безналичной оплате введите номер платежного поручения и дату документа. Банковские реквизиты автоматически заполнятся данными со вкладки Реквизиты карточки клиента.

2. Нажмите на кнопку ОК.

Платеж появится в разделе Документы > Платежи.

Загрузка из банк-клиента

Импорт платежей из банк-клиента позволяет загружать в MeaSoft документы об оплате и автоматически привязывать их к счетам.

Чтобы импортировать платежи:

1. Выгрузите выписки по платежам из банк-клиента в текстовый файл. В большинстве случаев такая выгрузка в банк-клиенте называется «Экспорт в 1С».
2. В MeaSoft выберите в меню Связь > Импорт из банк-клиента. Откроется окно «Импорт платежей»:
   
3. Укажите путь к выгруженному файлу в поле Путь к файлу обмена.

   Удалить файл после загрузки. Если флажок установлен, текстовый файл выписки по платежам будет удален c вашего компьютера после загрузки в MeaSoft.

   Загружать исходящие платежи. Если флажок установлен, проводятся платежи от нас к нашим контрагентам.

4. Чтобы загрузить платеж, нажмите на кнопку ОК.

Платежи появятся в разделе Документы > Платежи.

При внесении платежей выполняется поиск и привязка входящих платежей к выставленным счетам с безналичным типом оплаты. Подробнее см. раздел «Привязка платежей»!!!.

Чтобы изменить привязки платежей к счетам, нажмите на кнопку Платежи!!!. Откроется окно проведенных в системе платежей.

Платежи партнерам

Чтобы провести платеж партнеру:

1. На вкладке Клиенты выберите партнера из списка и в контекстном меню выберите Передача средств клиенту. Откроется окно «Передача средств клиенту»:
   
2. Укажите сумму, дату и тип оплаты: наличная или безналичная.

   При оплате наличными можно изменить заказ, по которому курьер привез деньги, а также данные курьера.

   При безналичной оплате введите номер платежного поручения и дату документа. Банковские реквизиты автоматически заполнятся данными со вкладки Реквизиты карточки клиента.

3. Нажмите на кнопку ОК.

Платеж появится в разделе Документы > Платежи.

Привязка платежей

При внесении платежей выполняется поиск и привязка входящих платежей к выставленным счетам с безналичным типом оплаты. Платеж привязывается к счету, если суммы счета и платежа совпадают. Если счет на сумму платежа не найден, то система рассчитывает, есть ли два счета, сумма которых закрывается по платежу. Если такие счета есть, оба счета закрываются этим платежом.

Пример: загружен платеж на 10250 руб., найдены два счета на сумму 4150 руб. и 6100 руб. Сумма платежа распределяется на оба счета, платеж привязывается к обоим счетам, счета закрываются.

Если платеж не привязался по сумме или одним платежом оплачивали более двух счетов, такой платеж попадает в неразнесенные, и его можно будет распределить вручную.

Ранее загруженные платежи повторно не загружаются.

Чтобы привязать платеж вручную:

1. Откройте Документы> Платежи и установите флажок Только непривязанные и/или Только неразнесенные.
2. Выделите в списке платеж, который нужно привязать к счету, и нажмите CTRL+F3 или в контекстном меню выберите Посмотреть привязки к счетам.

   Откроется окно «Привязка счетов и платежей». Если платеж не привязан ни к одному счету, записей в таблице нет. Если платеж не полностью разнесен по счетам, отображается информация по уже привязанным счетам и нераспределенный остаток платежа.

3. Нажмите F3 или в контекстном меню выберите Добавить. Откроется окно «Счета», в котором содержатся счета, выставленные клиенту в указанный период. Выберите счет, к которому нужно привязать платеж.

В окне «Привязка счетов и платежей» появится новая строчка с информацией о платеже и привязанном к нему счете.

Личный кабинет клиента

Личный кабинет предназначен для клиентов и партнеров курьерской службы, работающей в системе MeaSoft. В личном кабинете вы можете:

• добавлять и редактировать заказы;
• отслеживать заказы;
• рассчитать стоимость и сроки доставки отправления;
• печатать документы по заказам;
• просматривать информацию о взаиморасчетах с курьерской службой.

Некоторые из функций могут отсутствовать или называться иначе в зависимости от настроек и тарифа курьерской службы. Подключение и настройка личного кабинета клиента выполняются администратором курьерской службы.

Главная страница

На главной странице личного кабинета отображается таблица со статистикой по заказам.
Чтобы увидеть нужную группу заказов, нажмите на соответствующую ячейку таблицы. Откроется вкладка Отслеживание с таблицей заказов согласно фильтрам ячейки.
Если в выбранной группе заказов нет (значение ячейки равно 0), будут показаны все заказы соответствующей строки. Подробнее см. раздел «Отслеживание исходящих заказов».

Новый заказ

Создание заказа вручную

Чтобы отправить новый заказ:

1. Выберите пункт основного меню Оформить заказ.
2. На странице «Оформление заказа» на вкладке Новый заказ заполните обязательные поля, отмеченные звездочкой (*), и при необходимости остальные.
3. Нажмите на кнопку Отправить.

Добавление товара

Товар можно добавить при создании заказов вручную или при оформлении заявки на забор.

Чтобы добавить товар, на странице «Новый заказ» в поле Товары нажмите на кнопку Добавить. Откроется окно «Добавление/редактирование товара»:

Товары добавляются следующими способами:

• по артикулу, если заказ комплектуется на складе курьерской службы;
• вручную — если заказ комплектуется на складе интернет-магазина.

По артикулу

Чтобы добавить товар:

1. В поле Артикул товара нажмите на кнопку Выбрать. Откроется окно «Выберите товар»:
   

   Чтобы отфильтровать товары по складу, выберите нужный склад в выпадающем списке и нажмите на кнопку Показать.

   Чтобы отфильтровать товары по наличию, установите флажок Только доступные и нажмите на кнопку Показать.

   Также можно начать вводить артикул или название в соответствующих полях и выбрать товар из выпадающего списка.

   Поля Название товара, Масса единицы товара, Цена единицы товара и Штрихкод заполнятся автоматически.

2. Чтобы выбрать товар, нажмите на кнопку Сохранить. Для отмены нажмите Закрыть.

Одно наименование товара добавлено в заказ.

Добавлять, редактировать и удалять товары можно только до нажатия на кнопку Отправить.

Вручную

Вручную добавляется товар, не привязанный к складу курьерской службы.

Чтобы добавить товар, в окне «Добавление/редактирование товара» заполните поля, кроме поля Артикул.

Когда карточка будет заполнена, нажмите Сохранить. Для отмены нажмите Закрыть.

Добавлять, редактировать и удалять товары можно только до нажатия на кнопку Отправить.

Особенности

При выборе ставки НДС значение 0 означает ставку «Без НДС».

Ставка «0%» не поддерживается.

Добавление файла

Чтобы прикрепить файл к заказу, в поле Прикрепленные файлы нажмите на кнопку Добавить. Выберите файл на компьютере и нажмите Открыть. Появится строка с наименованием файла.

Обратите внимание, что размер загружаемого файла не должен превышать 1 Мб.

Чтобы удалить загруженный файл, в строке с названием файла нажмите на кнопку .

Добавлять и удалять файлы можно только до нажатия на кнопку Отправить.

Загрузка реестра Excel

Чтобы загрузить заказ из документа Excel:

1. Выберите пункт основного меню Оформить заказ и перейдите на вкладку Реестр Excel.

   Откроется окно «Загрузка реестра Excel»:

   

2. Скачайте шаблон реестра по ссылке.
3. Убедитесь, что загружаемый реестр соответствует шаблону.
4. Убедитесь, что каждый заказ имеет свой уникальный номер.
5. Чтобы добавить вложение, в документе заполните поля в разделе Груз.
   Чтобы добавить несколько вложений в один заказ, укажите одинаковый номер заказа для всех вложений или укажите номер заказа только для первого из них. Поля заказа при этом можно не заполнять.
6. Чтобы добавить пункт выдачи заказа, используйте один из следующих способов:
   • в поле Адрес укажите код ПВЗ. Узнать код можно в разделе <ссылка на раздел ПВЗ>.
   • в поле Адрес укажите название пункта выдачи заказов c префиксом «ПВЗ». Например, если название «ПВЗ на Пушкинской», в документ нужно записать «ПВЗ ПВЗ "На Пушкинской». При этом обязательно заполните поле Город получателя, поскольку в разных городах могут быть ПВЗ с одинаковыми названиями.
7. Если в шаблоне Excel доступны поля При выкупе и При отказе, в реестре можно установить зависимость стоимости доставки от суммы выкупа заказа. Для этого заполните следующие поля:
   • При отказе — стоимость доставки при полном отказе от отправления;
   • Сумма — сумма выкупа, определяющая стоимость доставки;
   • Стоимость доставки при выкупе менее суммы — стоимость доставки, если заказ выкуплен на сумму, меньшую указанной в поле Сумма;
   • Стоимость доставки при выкупе от суммы — стоимость доставки, если заказ выкуплен на сумму, большую указанной в поле Сумма.
8. Нажмите на кнопку Выберите файл. В открывшемся диалоговом окне выберите загружаемый реестр и нажмите на кнопку Загрузить.
9. Проверьте данные заказа и нажмите на кнопку Подтвердить.

Заявка на забор

Заявка на забор используется, если нужно, чтобы курьер приехал к вам и забрал заказы на доставку. Доступ к этой функциональности настраивается администратором курьерской службы.

Чтобы оформить заявку на забор:

1. Выберите пункт основного меню Оформить заказ и перейдите на вкладку Заявка на забор. Откроется окно «Оформление заявки на забор».
2. Заполните форму заявки и нажмите на кнопку Отправить.

Отслеживание исходящих заказов

Отслеживание исходящих заказов предназначено для получения информации по заказам, созданных клиентами курьерской службы, подключенной к системе MeaSoft. Способ создания заказа не важен.

Чтобы отследить заказы, выберите пункт основного меню Отслеживание. Откроется страница «Отслеживание». Установите параметры поиска и нажмите на кнопку Вывести.

Примечание. При поиске по номеру или названию интервал дат не учитывается.

В результате откроется таблица заказов, удовлетворяющих указанным критериям:

На этой странице вы можете:

• просмотреть информацию по заказу. Подробнее см. <ссылка на Просмотр информации о заказе>;
• редактировать заказ. Для этого в строке заказа слева нажмите на кнопку . Откроется окно «Изменение заказа».
• изменить условия поиска отслеживаемых заказов. Для этого в названии страницы Отслеживание нажмите на кнопку . Раскроется область выбора отслеживаемых заказов;
• распечатать накладные, ярлыки, акты приема-передачи заказов или ТМЦ для выбранных заказов. Подробнее см. раздел «Печать документов»;
• сохранить информацию о заказах в документ Excel. Для этого установите флажки слева от нужных заказов и нажмите на кнопку Экспорт в MS Excel;
• отменить выбранные заказы. Для этого установите флажки слева от нужных заказов и нажмите на кнопку Отменить заказы.

Просмотр информации о заказе

Чтобы увидеть информацию по заказу, кликните в любом месте строки заказа. Откроется окно «Подробности заказа». В этом окне вы можете:

• подписаться на уведомления о статусе заказа в Telegram-канале или браузере. Для этого нажмите на кнопку или соответственно;
• просмотреть и распечатать накладные по заказу. Для этого нажмите на кнопку Накладные.

Печать документов

Чтобы распечатать документы по заказу, установите флажки слева от нужных заказов и нажмите на соответствующую кнопку внизу страницы. Затем в окне предпросмотра документа нажмите на кнопку Печать.

Если ни один заказ не отмечен, то сформируются документы для всех заказов, отображаемых в таблице.

При печати ярлыков по кнопке Распечатать ярлыки в выпадающем списке выберите тип ярлыка:

• Zebra – для печати на термопринтере;
• А4 – для печати на листе формата А4.

Примечание. Печатные формы для заборов не формируются.

Отслеживание входящих заказов

Отслеживание входящих заказов предназначено для отправлений, которые доставляются в город агента курьерской службы.

Чтобы отследить входящие заказы, выберите пункт основного меню Входящие. Откроется страница «Отслеживание».

Установите параметры поиска и нажмите на кнопку Вывести. Откроется таблица заказов, удовлетворяющих указанным критериям:

На этой странице вы можете:

• просмотреть информацию по заказу. Для этого кликните в любом месте строки заказа. Откроется окно «Подробности заказа». Подробнее см. раздел «Действия с входящими заказами»;
• изменить условия поиска отслеживаемых заказов. Для этого в названии страницы «Отслеживание» нажмите на кнопку . Раскроется область выбора отслеживаемых заказов;
• распечатать накладные и ярлыки для выбранных заказов. Подробнее см. раздел «Печать документов»;
• сохранить информацию о заказах в документ Excel. Для этого установите флажки слева от нужных заказов и нажмите на кнопку Экспорт в MS Excel.

Действия с входящими заказами

Чтобы начать работу с входящим заказом, на странице «Отслеживание» кликните в любом месте строки заказа. Откроется окно «Подробности заказа». В этом окне вы можете:

• просмотреть и распечатать накладные;
• изменить статус заказа;
• проставить дату и время доставки, добавить информацию о доставке;
• прикрепить файлы по заказу.

После внесения изменений нажмите на кнопку Сохранить, затем Закрыть.

Прием заказов

Прием заказов предназначен для приемки заказов, полученных агентом курьерской службы.

Чтобы принять заказ:

1. Выберите пункт основного меню Входящие и на странице «Отслеживание» выберите раздел Приём. Откроется окно «Приём заказов».
2. В окне «Приём заказов» введите штрихкод отправления и нажмите на кнопку Принять. Появится сообщение «Заказ <номер заказа> успешно принят».

Вручную

Чтобы добавить новую единицу корреспонденции:

1. На вкладке Заказы выберите заказ и нажмите пробел. Откроется вкладка Адреса с входящими в заказ корреспонденциями.
2. Нажмите F3 или в контекстном меню выберите пункт Создать. Откроется окно новой карточки корреспонденции с заполненными данными клиента и заказа.
   
   
   По умолчанию активно поле Компания или Шифр, если в выделенной записи таблицы корреспонденции заполнено поле Шифр.
3. Заполните поля карточки и нажмите ОК.

Карточка единицы корреспонденции содержит следующие вкладки:

• Получатель
• Отправитель
• Межгород
• Выдача
• Финансы
• Прочее
• Услуги
• Вложения
• Места
• Пользовательская

Сверху расположены поля, общие для всех вкладок.

Номер. Номер единицы корреспонденции. Ставится максимальный номер корреспонденции в текущем заказе, увеличенный на единицу. Система следит за уникальностью номеров корреспонденции в пределах заказа. При этом вы можете редактировать номер и сохранить корреспонденцию с одинаковыми значениями номеров в одном заказе. Если при создании записи другой пользователь займет номер, подставленный автоматически, редактируемой записи присваивается новый номер, она сохраняется, а пользователь видит предупреждение, что нумерация изменилась.
Очень важно для бизнес-процессов, чтобы нумерация корреспонденции, вводимой в базу данных одним оператором, была непрерывной, последовательной и соответствовала тому порядку, в котором корреспонденция физически расположена. В этом случае наклейки и/или ведомости, распечатанные с сортировкой по номеру, располагаются в той же последовательности. Это существенно снижает трудозатраты на сопоставление корреспонденции наклейкам и ведомостям. Для автоматического контроля нумерации при одновременном вводе корреспонденции несколькими операторами в один заказ применяется настройка программы, устанавливающая диапазон номеров, выделенных каждому оператору, так, чтобы они не пересекались (Параметры > Ввод).

!ВНИМАНИЕ! Если у корреспонденции стоит номер 0, она считается заборной. Отправитель и получатель меняются местами. На карте будут видны адреса отправителей.

Шифр. Применяется для ввода кода получателя, принятого в системе управления заказчика. При заполнении этого поля и последующем переходе к другому полю система ищет корреспонденции с заполненным полем Шифр, доставленные от текущего заказчика. Если с таким шифром от этого заказчика в базе данных присутствует несколько организаций (различающихся по названию), система предложит оператору выбрать требуемую организацию. После этого в поля Компания, ФИО, Адрес, Станция метро и Телефон подставляются значения из последней доставки этому получателю, а также выводятся одна или две панели информации о предыдущих доставках этому получателю.

Вкладка Получатель

Компания. При вводе используется автоподстановка из списка названий компаний-получателей всей корреспонденции от текущего заказчика за последние 2 года.

После ввода значения происходит поиск доставок указанному получателю. Данные последней доставки автоматически заполняются в поля ФИО, Адрес, Станция метро и Телефон. В верхней части карточки отображаются информационные панели с историей доставок этому получателю.

Поскольку адрес определяется по названию компании, то для удобной работы с получателями, у которых при одном названии существует несколько адресов (например банки, имеющие много филиалов с одинаковым названием) рекомендуется добавлять в конец названия один или несколько знаков нижнего подчеркивания (_). Такие знаки в конце наименования получателя не печатаются в доставочных листах и не попадают в отчеты. Если в базе данных несколько таких «разных» названий введенной компании-получателя, система предложит оператору выбрать нужный адрес из имеющихся или добавить новый.

Дата. Плановая дата доставки.

ФИО. Заполняется именем получателя для введенной компании. Если нажать на кнопку при ручном вводе получателя, первые буквы каждого слова заменятся на заглавные, кроме фразы «для бухгалтерии», которая применяется при доставке биллинга (рассылке счетов). Кнопка переключается щелчком мыши по ней или нажатием кнопки F4.

Время с ... до .... При необходимости указывается время вручения:

• оба поля заполнены разными значениями — интервал времени доставки;
• оба поля заполнены одинаковыми значениями — конкретное время доставки;
• заполнено только в одно поле — ограничение времени «от» или «до».

Значения используются для печати на доставочных листах (ведомостях) для курьеров.

Адрес. Используется автоподстановка адресов из базы КЛАДР.

По введенному адресу определяется станция метро. Для этого адрес должен соответствовать стандарту, принятому в системе. Подробнее см. раздел «Ввод адресной информации».

Указанный формат адреса используется в адресах клиентов и курьеров, а также автоматически применяется к адресам при импорте баз получателей из MS Excel. Подробнее см. раздел «Импорт баз данных».

'Станция метро. Поле доступно только при установленном флажке Москва. Значение определяется автоматически для указанного адреса, пользователь может изменить его.

Район. Подставляется автоматически, т.к. районы жестко связаны со станциями метро.

Телефон. Телефон получателя в любом формате.

Вложение. Значение подставляется из карточки текущего заказа с возможностью дальнейшего редактирования.

В поле «Поручение» вводится информация о поручении курьеру: купить, отдать, подписать, забрать и т.д.

Вид корреспонденции и Режим наследуются из выделенной корреспонденции в таблице корреспонденции. При редактировании значений типа отправления и режима происходит подстановка значения стоимости доставки из тарифного плана текущего клиента. Стоимость доставки указывается в валюте расчетов с данным клиентом.

В поле «Стоимость для курьера» - указывается сумма в рублях, которую должны начислить курьеру за данную доставку, если есть необходимость жестко задать сумму, а не использовать сумму тарифного плана курьера. Применяется, как правило, в случае необходимости неоплаты курьеру данной доставки – в это поле можно поставить «0».

«Дата вручения» – Дата фактического вручения корреспонденции. В случае не заполнения – корреспонденция не доставлена.

«Время вручения» - Время фактической доставки. Если дата доставки заполнена, а время – нет – подразумевается «не доставлено по причине» (например, «никого не было»).

«Вручил курьер» - курьер, доставивший корреспонденцию.

«Информация о доставке» - Данные о человеке, фактически получившем корреспонденцию у адресата – его фамилия, должность, телефон и т.д.

«Ожидание» - время, в минутах, которое курьер провел у получателя.

«Сумма руб» - сумма денег, которые курьер доставил, выполняя поручение.

«Оплата получ.» - статусная галка об оплате получателем. В случае доставки интернет магазином данная сумма будет взиматься с получателя, а не с интрнет магазина.

Для оформления доставки получателю и обратно установите галочку "Возврат" (галочка "Туда" установлена по умолчанию). Если доставка должна быть только обратно (заказчику), - снимите галочку "Туда" и поставьте "Возврат", при этом получатель и отправитель поменяются местами.

Значения полей раздела «Возврат» соответствуют значениям полей раздела «туда».

На вкладке Прочее расположены следующие поля:

Есть жалоба: — Заполняется в случае поступления жалобы на курьера. Пометьте поле галочкой и выберите жалобу из списка. Для добавления новой жалобы выберите пункт меню Справочники → Статусы → Жалобы клиентов (см.раздел Жалобы клиентов).

Хранится в ячейке: — Содержит номер ячейки, в которой хранится корреспонденция, предназначенная для самовывоза (см. раздел Адресное хранение корреспонденции).

Принято в работу на: — Дата, на которую запланирована доставка корреспонденции. Это поле используется в тех случаях, когда в поле Дата указывается крайний срок доставки корреспонденции. Для проставления окончательной даты доставки выберите в контекстном меню таблицы корреспонденции пункт "Принять в работу на" и выберите один из подпунктов: "Сегодня", "Завтра", "Дату" (в этом случае укажите дату) или "Пусто" (если необходимо отменить дату, введенную ранее).

Флаг Утрачено — Предназначен для пометки утраченных (утерянных, украденных и т.п.) единиц корреспонденции. Корреспонденция считается утраченной, если этот флаг взведен, указана дата доставки, а стоимость доставке изменена на 0 руб. Помеченная таким образом корреспонденция не будет включаться в инвентаризацию и в акт возврата корреспонденции, но будет попадать в акт возврата денег. Кроме того, нулевая стоимость доставки у такой корреспонденции не будет пересчитываться при выборе пункта меню "Пересчитать стоимость" на вкладке "Заказы".