Тест

Личный кабинет клиента

Личный кабинет предназначен для клиентов и партнеров курьерской службы, работающей в системе MeaSoft. В личном кабинете вы можете:

• добавлять и редактировать заказы;
• отслеживать заказы;
• рассчитать стоимость и сроки доставки отправления;
• печатать документы по заказам;
• просматривать информацию о взаиморасчетах с курьерской службой.

Некоторые из функций могут отсутствовать или называться иначе в зависимости от настроек и тарифа курьерской службы. Подключение и настройка личного кабинета клиента выполняются администратором курьерской службы.

Главная страница

На главной странице личного кабинета отображается таблица со статистикой по заказам.
Чтобы увидеть нужную группу заказов, нажмите на соответствующую ячейку таблицы. Откроется вкладка Отслеживание с таблицей заказов согласно фильтрам ячейки.
Если в выбранной группе заказов нет (значение ячейки равно 0), будут показаны все заказы соответствующей строки. Подробнее см. раздел «Отслеживание исходящих заказов».

Новый заказ

Создание заказа вручную

Чтобы добавить новый заказ:

1. Выберите пункт основного меню Оформить заказ.
2. На странице «Оформление заказа» на вкладке Новый заказ заполните обязательные поля, отмеченные звездочкой (*), и при необходимости остальные.
   В выпадающем списке Вид доставки доступны следующие значения:
   • курьерская доставка по адресу;
   • пункты выдачи заказов.

Чтобы увидеть расположение пунктов самовывоза на карте, в поле Вид доставки нажмите на кнопку справа. Откроется карта населенного пункта, указанного в поле Город получателя:

Чтобы отфильтровать пункты выдачи заказов, используйте флажки Прием наличных, Плата картой, Возможность примерки и выпадающий список компаний, предоставляющих услуги ПВЗ.

Чтобы найти ближайший пункт самовывоза, введите адрес и нажмите на кнопку Поиск.

Чтобы выбрать пункт выдачи заказов:

• на карте: нажмите на иконку нужного ПВЗ. Откроется всплывающее окно информацией. В этом окне нажмите на кнопку Выбрать ПВЗ.
• в выпадающем списке Вид доставки выберите нужный адрес.

Автоматически заполнятся поля Вид доставки, Город получателя и Адрес получателя.

3. Нажмите на кнопку Отправить.

Заказ отправлен в курьерскую службу.

Загрузка реестра Excel

Чтобы загрузить заказ из документа Excel:

1. Выберите пункт основного меню Оформить заказ и перейдите на вкладку Реестр Excel.

   Откроется окно «Загрузка реестра Excel»:

   

2. Скачайте шаблон реестра по ссылке.
3. Убедитесь, что загружаемый реестр соответствует шаблону.
4. Убедитесь, что каждый заказ имеет свой уникальный номер.
5. Чтобы добавить вложение, в документе заполните поля в разделе Груз.

   Чтобы добавить несколько вложений в один заказ, укажите одинаковый номер заказа для всех вложений или укажите номер заказа только для первого из них. Поля заказа при этом можно не заполнять.

   Чтобы добавить пункт выдачи заказа, используйте один из следующих способов:

   • в поле Адрес укажите код ПВЗ. Узнать код можно в разделе <ссылка на раздел ПВЗ>.
   • в поле Адрес укажите название пункта выдачи заказов c префиксом «ПВЗ». Например, если название «ПВЗ на Пушкинской», в документ нужно записать «ПВЗ ПВЗ "На Пушкинской». При этом обязательно заполните поле Город получателя, поскольку в разных городах могут быть ПВЗ с одинаковыми названиями.
6. Если в шаблоне Excel доступны поля При выкупе и При отказе, в реестре можно установить зависимость стоимости доставки от суммы выкупа заказа. Для этого заполните следующие поля:
   • При отказе – стоимость доставки при полном отказе от отправления;
   • Сумма – сумма выкупа, определяющая стоимость доставки;
   • Стоимость доставки при выкупе менее суммы – стоимость доставки, если заказ выкуплен на сумму, меньшую указанной в поле Сумма;
   • Стоимость доставки при выкупе от суммы – стоимость доставки, если заказ выкуплен на сумму, большую указанной в поле Сумма.
7. Нажмите на кнопку Выберите файл. В открывшемся диалоговом окне выберите загружаемый реестр и нажмите на кнопку Загрузить.
8. Проверьте данные заказа и нажмите на кнопку Подтвердить.

Заказ отправлен в курьерскую службу.

Заявка на забор

Заявка на забор используется в случае, если нужно, чтобы курьер приехал к вам и забрал заказы на доставку. Доступ к этой функциональности настраивается администратором курьерской службы.

Чтобы оформить заявку на забор:

1. Выберите пункт основного меню Оформить заказ и перейдите на вкладку Заявка на забор. Откроется окно «Оформление заявки на забор».
2. Заполните форму заявки и нажмите на кнопку Отправить.

Заявка отправлена в курьерскую службу.

Добавление товара

Товар можно добавить при создании заказов вручную или при оформлении заявки на забор.

Чтобы добавить товар, на странице «Новый заказ» в поле Товары нажмите на кнопку Добавить. Откроется окно «Добавление/редактирование товара»:

Товары добавляются следующими способами:

• по артикулу, если заказ комплектуется на складе курьерской службы;
• вручную — если заказ комплектуется на складе интернет-магазина.

По артикулу

Чтобы добавить товар:

1. В поле Артикул товара нажмите на кнопку Выбрать. Откроется окно «Выберите товар»:
   

   Чтобы отфильтровать товары по складу, выберите нужный склад в выпадающем списке и нажмите на кнопку Показать.

   Чтобы отфильтровать товары по наличию, установите флажок Только доступные и нажмите на кнопку Показать.

   Также можно начать вводить артикул или название в соответствующих полях и выбрать товар из выпадающего списка.

   Поля Название товара, Масса единицы товара, Цена единицы товара и Штрихкод заполнятся автоматически.

2. Чтобы выбрать товар, нажмите на кнопку Сохранить. Для отмены нажмите Закрыть.

Одно наименование товара добавлено в заказ.

Добавлять, редактировать и удалять товары можно только до нажатия на кнопку Отправить.

Вручную

Вручную добавляется товар, не привязанный к складу курьерской службы.

Чтобы добавить товар, в окне «Добавление/редактирование товара» заполните поля, кроме поля Артикул.

Когда карточка будет заполнена, нажмите Сохранить. Для отмены нажмите Закрыть.

Добавлять, редактировать и удалять товары можно только до нажатия на кнопку Отправить.

Особенности

При выборе ставки НДС значение 0 означает ставку «Без НДС».

Ставка «0%» не поддерживается.

Добавление файла

Чтобы прикрепить файл к заказу, в поле Прикрепленные файлы нажмите на кнопку Добавить. Выберите файл на компьютере и нажмите Открыть. Появится строка с наименованием файла.

Обратите внимание, что размер загружаемого файла не должен превышать 1 Мб.

Чтобы удалить загруженный файл, в строке с названием файла нажмите на кнопку .

Добавлять и удалять файлы можно только до нажатия на кнопку Отправить.

Отслеживание исходящих заказов

Отслеживание исходящих заказов предназначено для получения информации по заказам, созданных клиентами курьерской службы, подключенной к системе MeaSoft. Способ создания заказа не важен.

Чтобы отследить заказы, выберите пункт основного меню Отслеживание. Откроется страница «Отслеживание». Установите параметры поиска и нажмите на кнопку Вывести.

Примечание. При поиске по номеру или названию интервал дат не учитывается.

В результате откроется таблица заказов, удовлетворяющих указанным критериям:

На этой странице вы можете:

• просмотреть информацию по заказу. Подробнее см. <ссылка на Просмотр информации о заказе>;
• редактировать заказ. Для этого в строке заказа слева нажмите на кнопку . Откроется окно «Изменение заказа».
• изменить условия поиска отслеживаемых заказов. Для этого в названии страницы Отслеживание нажмите на кнопку . Раскроется область выбора отслеживаемых заказов;
• распечатать накладные, ярлыки, акты приема-передачи заказов или ТМЦ для выбранных заказов. Подробнее см. раздел «Печать документов»;
• сохранить информацию о заказах в документ Excel. Для этого установите флажки слева от нужных заказов и нажмите на кнопку Экспорт в MS Excel;
• отменить выбранные заказы. Для этого установите флажки слева от нужных заказов и нажмите на кнопку Отменить заказы.

Просмотр информации о заказе

Чтобы увидеть информацию по заказу, кликните в любом месте строки заказа. Откроется окно «Подробности заказа». В этом окне вы можете:

• подписаться на уведомления о статусе заказа в Telegram-канале или браузере. Для этого нажмите на кнопку или соответственно;
• просмотреть и распечатать накладные по заказу. Для этого нажмите на кнопку Накладные.

Печать документов

Чтобы распечатать документы по заказу, установите флажки слева от нужных заказов и нажмите на соответствующую кнопку внизу страницы. Затем в окне предпросмотра документа нажмите на кнопку Печать.

Если ни один заказ не отмечен, то сформируются документы для всех заказов, отображаемых в таблице.

При печати ярлыков по кнопке Распечатать ярлыки в выпадающем списке выберите тип ярлыка:

• Zebra – для печати на термопринтере;
• А4 – для печати на листе формата А4.

Примечание. Печатные формы для заборов не формируются.

Отслеживание входящих заказов

Отслеживание входящих заказов предназначено для отправлений, которые доставляются в город агента курьерской службы.

Чтобы отследить входящие заказы, выберите пункт основного меню Входящие. Откроется страница «Отслеживание».

Установите параметры поиска и нажмите на кнопку Вывести. Откроется таблица заказов, удовлетворяющих указанным критериям:

На этой странице вы можете:

• просмотреть информацию по заказу. Для этого кликните в любом месте строки заказа. Откроется окно «Подробности заказа». Подробнее см. раздел «Действия с входящими заказами»;
• изменить условия поиска отслеживаемых заказов. Для этого в названии страницы «Отслеживание» нажмите на кнопку . Раскроется область выбора отслеживаемых заказов;
• распечатать накладные и ярлыки для выбранных заказов. Подробнее см. раздел «Печать документов»;
• сохранить информацию о заказах в документ Excel. Для этого установите флажки слева от нужных заказов и нажмите на кнопку Экспорт в MS Excel.

Действия с входящими заказами

Чтобы начать работу с входящим заказом, на странице «Отслеживание» кликните в любом месте строки заказа. Откроется окно «Подробности заказа». В этом окне вы можете:

• просмотреть и распечатать накладные;
• изменить статус заказа;
• проставить дату и время доставки, добавить информацию о доставке;
• прикрепить файлы по заказу.

После внесения изменений нажмите на кнопку Сохранить, затем Закрыть.

Прием заказов

Прием заказов предназначен для приемки заказов, полученных агентом курьерской службы.

Чтобы принять заказ:

1. Выберите пункт основного меню Входящие и на странице «Отслеживание» выберите раздел Приём. Откроется окно «Приём заказов».
2. В окне «Приём заказов» введите штрихкод отправления и нажмите на кнопку Принять. Появится сообщение «Заказ <номер заказа> успешно принят».

Вручную

Чтобы добавить новую единицу корреспонденции:

1. На вкладке Заказы выберите заказ и нажмите пробел. Откроется вкладка Адреса с входящими в заказ корреспонденциями.
2. Нажмите F3 или в контекстном меню выберите пункт Создать. Откроется окно новой карточки корреспонденции с заполненными данными клиента и заказа.
   
   
   По умолчанию активно поле Компания или Шифр, если в выделенной записи таблицы корреспонденции заполнено поле Шифр.
3. Заполните поля карточки и нажмите Cохранить.

Карточка единицы корреспонденции содержит следующие вкладки:

• Получатель
• Отправитель
• Межгород
• Выдача
• Финансы
• Прочее
• Услуги
• Вложения
• Места
• Пользовательская

Вкладка Получатель

Номер. Номер единицы корреспонденции. Ставится максимальный номер корреспонденции в текущем заказе, увеличенный на единицу. Система следит за уникальностью номеров корреспонденции в пределах заказа, при этом позволяя редактировать номер и давая возможность принудительно сохранить корреспонденцию с дублирующими значениями номеров в одном заказе. В случае, если в процессе редактирования новой записи другой пользователь займет номер, подставленный системой, записи будет автоматически присвоен новый номер, она будет сохранена, но пользователю будет выдано предупреждение, что нумерация изменилась. Очень важно для бизнес-процессов, чтобы нумерация корреспонденции, вводимой в базу данных одним оператором, была непрерывной, последовательной и соответствовала тому порядку, в котором корреспонденция физически расположена. В этом случае, стикеры и/или ведомости, распечатанные с сортировкой по номеру, будут иметь такую же последовательность, что существенно снизит трудозатраты на сопоставление корреспонденции стикерам и ведомостям. Для обеспечения автоматического контроля данного принципа нумерации при одновременном вводе корреспонденции несколькими операторами в один заказ применяется настройка программы, устанавливающая диапазон номеров, выделенных каждому оператору, так, чтобы они не пересекались (см. раздел Настройка параметров системы).

!ВНИМАНИЕ! Если у корреспонденции стоит №0 - она считается заборной. Отправитель и получатель меняются местами. Так же на картах будут видны адреса отправителей.

Поле Шифр применяется для ввода кода получателя, принятого в системе управления заказчика. При вводе данных в это поле и последующем переходе к другому полю система производит поиск корреспонденции с введенным значением поля «шифр», доставленной от текущего заказчика. В случае, если с таким шифром от данного заказчика в базе данных присутствует несколько организаций (различающихся по названию) система предложит оператору выбрать требуемую организацию. После этого в поля Компания-получатель, ФИО получателя, Адрес получателя, Станция метро и Телефон получателя, подставляются значения из последней доставки данному получателю, а также выводятся одна или две панели информации о предыдущих доставках данному получателю.

При вводе наименования получателя используется автоподстановка: При открытии окна создания корреспонденции система загружает список названий компаний-получателей всей корреспонденции от текущего заказчика за последние 2 года для автоматической подстановки их в поле «Компания-получатель» в процессе ввода данных. В целях ускорения работы программы обновление данных происходит только один раз для одного заказчика. Данные для автоподстановки берутся из базы данных прошлых доставок.

После ввода наименования получателя, при переходе к другому полю, система, подобно работе с шифром, производит поиск доставок во введенную компанию по названию. В первую очередь производится поиск доставок от текущего заказчика, а в случае, если такие доставки не найдены, то по всей базе данных без учета заказчика. Из найденных доставок система подставляет данные последней в поля «ФИО получателя», «Адрес получателя», «Станция метро» и «Телефон получателя», и выводит информационные панели с историей доставок данному получателю. Поскольку система по названию компании получателя определяет адрес, то для удобной работы с получателями, у которых при одном названии существует несколько адресов (например банки, имеющие много филиалов с одинаковым названием), вводится искусственное различие в названиях, путем добавления в конец названия одного или нескольких знаков нижнего подчеркивания ( _ ). Эти знаки, стоящие в конце наименования получателя не печатаются в доставочных листах и не попадают в отчеты. В случае, если в базе данных имеются несколько таких «разных» названий введенной компании-получателя, система предложит оператору выбрать нужный адрес из имеющихся, или добавить новый.

После ввода наименования компании-получателя ввод переходит в поле «Дата доставки», а после – в поле «ФИО получателя». В данном поле используется автоподстановка всех ФИО получателей для введенного получателя. Помимо этого, кнопка в нажатом состоянии приводит к автоматической замене первых букв каждого слова на соответствующие заглавные, за исключением ввода фразы «для бухгалтерии» (применяется при доставке биллинга (рассылке счетов)). Данная кнопка переключается между положениями «нажата» и «отжата» щелчком мыши по ней, либо нажатием кнопки «F4».

После ввода «ФИО получателя» ввод переходит в поля «Время с» и «до». В них при необходимости указывается требуемое время вручения. При вводе обоих значений (разных), система это интерпретирует как интервал времени. При вводе одинаковых значений – строгое указание конкретного времени. При вводе в поле значения только в одно поле, подразумевается ограничение времени «от» и «до» соответственно. Данные значения используются для печати на доставочных листах (ведомостях) для курьеров.

В поле «Адрес получателя» используется автоподстановка адресов из базы «КЛАДР». По введенному адресу система пытается автоматически определять станцию метро. Для этого вводимый адрес должен соответствовать стандарту, принятому в системе:

1. Название улицы, сокращение типа, запятая, номер дома без сокращения «д.», «дом» и т.д., запятая, любой текст (строение, корпус, квартира, примечания) Например: «Щепкина ул., 42/2а, стр. 1, кв. 50, синяя дверь со стороны Профсоюзной ул.».
2. Модификаторы названий, такие как «Большая», «Малая», «Нижняя» и т.д. (улица), сокращаются до одной буквы с точкой, и дальше слитно, без пробела, пишется само название. Например: «М.Каретный пер., 7, стр. 1».
3. Порядковые числительные в названиях улиц пишутся перед названием улицы с сокращением рода до 1-й буквы через дефис: «4-й Лесной пер., 4», «3-я Ямского Поля ул., 2».
4. Типы улиц пишутся полностью, кроме: «улица» - сокращается до «ул.», «переулок» - сокращается до «пер.» и «набережная» - до «наб.».
5. Типы улиц не пишутся вовсе:

- Когда улица имеет исторически сложившееся название, не требующее указания типа. Например: «Маросейка, 15».

- Когда улица имеет тип, официально не считающийся типом. Например: «Коровий вал, 20».

При определении станции метро система считает улицей текст до первой запятой, а между первой и второй запятыми – номером дома. В первую очередь производится поиск по улице и номеру дома, а при отсутствии таких данных – только по улице. При сохранении корреспонденции система сохраняет и соответствие станции метро введенным улице и дому. Указанный формат адреса используется в адресах клиентов и курьеров, а также к нему система автоматически приводит адреса при импорте баз получателей из MS Excel (подробнее см. раздел «Импорт баз данных»).

При переходе от поля «Адрес получателя» к полю «Станция метро» происходит попытка автоматического определения станции метро для указанного адреса, и при необходимости оператор может ее изменить. Поле «Район» подставляется автоматически, т.к. районы жестко связаны со станциями метро.

В поле «Телефон получателя» вводятся телефоны получателя – система не предъявляет требований к оформлению данных для этого поля, однако принятие единого стандарта заполнения данного поля будет крайне полезным для упрощения поиска необходимой информации.

Значение поле «Вложение» подставляется из карточки текущего заказа с возможностью дальнейшего редактирования.

В поле «Поручение» вводится информация о поручении курьеру: купить, отдать, подписать, забрать и т.д.

Вид корреспонденции и Режим наследуются из выделенной корреспонденции в таблице корреспонденции. При редактировании значений типа отправления и режима происходит подстановка значения стоимости доставки из тарифного плана текущего клиента. Стоимость доставки указывается в валюте расчетов с данным клиентом.

В поле «Стоимость для курьера» - указывается сумма в рублях, которую должны начислить курьеру за данную доставку, если есть необходимость жестко задать сумму, а не использовать сумму тарифного плана курьера. Применяется, как правило, в случае необходимости неоплаты курьеру данной доставки – в это поле можно поставить «0».

«Дата вручения» – Дата фактического вручения корреспонденции. В случае не заполнения – корреспонденция не доставлена.

«Время вручения» - Время фактической доставки. Если дата доставки заполнена, а время – нет – подразумевается «не доставлено по причине» (например, «никого не было»).

«Вручил курьер» - курьер, доставивший корреспонденцию.

«Информация о доставке» - Данные о человеке, фактически получившем корреспонденцию у адресата – его фамилия, должность, телефон и т.д.

«Ожидание» - время, в минутах, которое курьер провел у получателя.

«Сумма руб» - сумма денег, которые курьер доставил, выполняя поручение.

«Оплата получ.» - статусная галка об оплате получателем. В случае доставки интернет магазином данная сумма будет взиматься с получателя, а не с интрнет магазина.

Для оформления доставки получателю и обратно установите галочку "Возврат" (галочка "Туда" установлена по умолчанию). Если доставка должна быть только обратно (заказчику), - снимите галочку "Туда" и поставьте "Возврат", при этом получатель и отправитель поменяются местами.

Значения полей раздела «Возврат» соответствуют значениям полей раздела «туда».

На вкладке Прочее расположены следующие поля:

Есть жалоба: — Заполняется в случае поступления жалобы на курьера. Пометьте поле галочкой и выберите жалобу из списка. Для добавления новой жалобы выберите пункт меню Справочники → Статусы → Жалобы клиентов (см.раздел Жалобы клиентов).

Хранится в ячейке: — Содержит номер ячейки, в которой хранится корреспонденция, предназначенная для самовывоза (см. раздел Адресное хранение корреспонденции).

Принято в работу на: — Дата, на которую запланирована доставка корреспонденции. Это поле используется в тех случаях, когда в поле Дата указывается крайний срок доставки корреспонденции. Для проставления окончательной даты доставки выберите в контекстном меню таблицы корреспонденции пункт "Принять в работу на" и выберите один из подпунктов: "Сегодня", "Завтра", "Дату" (в этом случае укажите дату) или "Пусто" (если необходимо отменить дату, введенную ранее).

Флаг Утрачено — Предназначен для пометки утраченных (утерянных, украденных и т.п.) единиц корреспонденции. Корреспонденция считается утраченной, если этот флаг взведен, указана дата доставки, а стоимость доставке изменена на 0 руб. Помеченная таким образом корреспонденция не будет включаться в инвентаризацию и в акт возврата корреспонденции, но будет попадать в акт возврата денег. Кроме того, нулевая стоимость доставки у такой корреспонденции не будет пересчитываться при выборе пункта меню "Пересчитать стоимость" на вкладке "Заказы".