Знакомство с программой

Система Курьерская Служба 2008 обладает возможностью настройки внешнего вида (интерфейса) от предпочтений пользователя на рабочем месте. В частности система имеет возможность настройки табличных данных на вкладках программы, сортировкой столбцов и поиском информации.

На рисунке ниже показан интерфейс программы с его элементами для вкладки “Заказы”. Для наглядности на рисунке даны комментарии. Отображено контекстное меню, которое доступно в области столбцов шапки таблицы. В нем находится список:

Столбцы – открывает таблицу с полями – названиями столбцов и галками, которые активируют их отображение. Содержимое этого контекстного меню – одинаково для всех вкладок.

Скрыть столбец – скрывает текущий столбец (под указателем мыши).

Шрифт – изменяет размер и дизайн отрисовки системного штрифта.

Экспорт в Excel– выгружает всю табличную часть инфорамции с текущей вкладки “Заказы” в Excel файл .

Шаблоны – механизм, позволяющий сохранять и загружать желаемый набор столбцов в программе на усмотрение пользователя (профиль пользователя).

Обновить – обновление информации на текущей вкладке.

Сбросить сортировку – сбрасывает сортировку столбцев, если таковая имеется.

Столбцы таблицы в любой части программы можно при помощи мыши: переставлять местами, кликая на выбранном столбце – включать сортировку столбца, правой кнопкой мыши - выводить контекстное меню для выбора дополнительных действий над столбцами.

Окно на вкладке “Заказы” разделено на две части. В правой части окна расположен фильтр для сортировки отображаемых заказов по названию Заказчика и диапазону даты размещения заказа в системе. Для выбора действия после установки фильтра необходимо нажать кнопку “Вывести”, либо “Очистить” (сбросить фильтр). Внешний вид вкладки “Адреса” представлен на рисунке ниже. Для наглядности на рисунке даны комментарии. Пиктограммы (значки) в верхней части окна дублируют основные горячие клавиши.

Для поиска информации в Базе Данных на любой из вкладок пользователю доступна функция поиска (комбинация клавиш Ctrl + F). Пример окна поиска с набором выпадающих полей для вкладки “Адреса” показан на рисунке ниже. Набор выпадающих полей с критериями поиска для разных вкладок отличается.

Горячие клавиши Для каждой вкладки системы КС 2008 доступен свой набор горячих клавиш, некоторые клавиши имеют одинаковое действие для всей системы. Например, клавиша F3 – отвечает за создание новых записей в любой части программы. В нижней части окна расположены подсказки по горячим клавишам, доступным в системе. На рисунке ниже показана подсказка по горячим клавишам на вкладке “Заказы”:

В подсказке горячих клавиш отсутствует информация: F10 – Приемка заказов. На рисунке ниже показана подсказка по горячим клавишам на вкладке “Адреса”:

Горячая клавиша “F2” - Изменяет сортировку представленной табличной информации на вкладке “Адреса”. Всего доступны 5 типов сортировки информации на вкладке “Адреса” (таблица ниже). Номер Название типа сортировки Описание сортировки 1 Сортировка по заказу и номеру Эта сортировка открывается по умолчанию, когда мы переходим на вкладку “Адреса” с вкладки “Заказы”. При такой сортировке самые ранние заказы отображаются сверху. 2 Сортировка по району Сортировка по Району (внутри него по порядку следования станций метро в справочнике линий (используется столбец “порядок следования”) и по адресу получателя по алфавиту (*далее в описании этот тип сортировки будет называться –“по географическому признаку”). При этой сортировке для каждого района видны все заказы. 3 Сортировка по компании-получателю Сортировка записей по алфавиту для поля названия “компании-получателя”. 4 Сортировка по заказу и району При этом типе сортировки – для каждого заказа корреспонденция упорядочена по географическому признаку. 5 Сортировка по сроку доставки и району Сортировка по двум полям – периоду доставки (Фактически оставшееся время доставки) и району. При этой сортировке в самом верху оказываются доставки с наименьшим оставшимся временем до окончания доставки. Следующим этапом сортировки они разбиваются по географическому признаку.

Графически примеры типов сортировки отображены ниже:

В подсказке горячих клавиш отсутствует информация: клавиша F4 – скопировать выборку в журнал срочных заказов (необходимо наличие прав создания срочных заказов); F5 – ввод информации о доставке; F7 – формирует отчет по выборке для денежных заданий; F9 – открывает окно экспорта выборки в MS Excel с возможностью отправки данной информации по e-mail; ^P, ^F12 – открытие окна печати; F1 – открытие карточки заказа данного отправления. На рисунке ниже показана подсказка по горячим клавишам на вкладке “Клиенты”:

На рисунке ниже показана подсказка по горячим клавишам на вкладке “Сотрудники”:

• Примечание:

Space – это клавиша “пробел”. Символ “^” обозначает клавишу Ctrl (Control).

Правила написания адресов при ручном создании корреспонденции (заявки) В системе КС 2008 на момент установки системы находится актуальная база улиц всех городов РФ, загруженная из базы данных «КЛАДР» (ссылка на источник). В карточке корреспонденции, в поле «Адрес получателя» используется автоподстановка адресов из базы «КЛАДР». По введенному адресу система пытается автоматически определять станцию метро. Примечание: Для городов, которые не имеют метро - понятие станции метро концептуально сохраняется и имеет значение части района города. Для того чтобы система точно определила адрес получателя, он должен соответствовать общепринятым стандартам системы. Для наглядности приведены примеры написания адресов: 1.Вначале пишется название улицы. Слово “дом” или сокращение “д.” при написании адреса должно отсутствовать. Формат записи содержит запятые, пробелы и точки, как в примере: «Щепкина ул., 42/2а, стр. 1, кв. 50, синяя дверь со стороны Профсоюзной ул.» 2.Модификаторы названий, такие как «Большая», «Малая», «Нижняя» и т.д. (улица), сокращаются до одной буквы с точкой, и дальше слитно, без пробела, пишется само название. Например: «М.Каретный пер., 7, стр. 1» 3.Порядковые числительные в названиях улиц пишутся перед названием улицы с сокращением рода до 1-й буквы через дефис. Например: «4-й Лесной пер., 4», «3-я Ямского Поля ул., 2» 4.Типы улиц пишутся полностью, кроме: «улица» - сокращается до «ул.», «переулок» - сокращается до «пер.» и «набережная» - до «наб.». Типы улиц не пишутся в следующих случаях: - Когда улица имеет исторически сложившееся название, не требующее указания типа. Например: «Маросейка, 15» - Когда улица имеет тип, официально не считающийся типом. Например: «Коровий вал, 20» При автоматическом определении станции метро система считает улицей текст до первой запятой, а между первой и второй запятыми – номером дома. В первую очередь производится поиск по улице и номеру дома, а при отсутствии таких данных – только по улице. При сохранении корреспонденции система сохраняет и соответствие станции метро для конкретной улицы и номера дома. Указанный формат написания адресов используется также системой для поля “Адрес” на вкладках “Клиенты” и “Cотрудники” в карточках клиентов и сотрудников. На рисунке ниже показан пример заполнения адреса для внутригородской доставки, для данного адреса станция метро определилась автоматически:

Для написания адреса доставки междугороднего отправления предусмотрен другой механизм, который помимо задания адреса требует указания региона (страны) и города-получателя. Выбор города получателя доступен при помощи указания в поле “Индекс” его почтового индекса, либо ручной выбор из выпадающего списка области или региона получателя, а затем выбор города получателя из выпадающего списка городов. При этом галка расположения Центрального офиса компании (в рассмотренном примере этим городом является Москва – “снята”) На рисунках ниже показан пример выбора области и города получателя.

Выбор города получателя по почтовому индексу автоматически определяет область и город:

Выбор страны получателя и города получателя из списка доступен только по требованию клиента после установки в программу обзорного справочника мира. На рисунке ниже показан пример выбора страны и города получателя:

Кнопка в правой части окна предназначена для поиска города получателя в справочнике городов (рисунок ниже):