Счета

Выставление счетов клиентам

Для управления счетами выберите в меню главного окна приложения пункт «Документы» - «Счета» (необходимо наличие прав просмотра счетов). Откроется окно «Счета»:

Здесь представлена таблица выставленных счетов.

• Нажмите Enter (или дважды щелкните по сетке), чтобы увидеть карточку счета.
• F5 – чтобы проставить оплату счета. Откроется окно оплаты счета, в котором необходимо ввести даты отчета и оплаты. При нажатии «ОК» система проставит признак оплаченности в заказы клиента за период счета, а также пометит счет оплаченным. Оплаченные счета отображаются серым цветом. Эта операция также выполняется автоматически при выполнении импорта из банк-клиента (см. раздел Интеграция с внешними системами)
• F9 – Выдает детализацию счета.
• Ctrl-F9 – Выгружает текущую выборку счетов в MS Excel.
• Ctrl-F12 – Создает в заказах корреспонденцию, для доставки счетов, имеющих дату текущего счета (необходимо наличие прав создания почтовой корреспонденции)

Для удобства работы с таблицей счетов в верхней части окна расположены инструменты настройки выборки счетов, позволяющие ограничивать отображаемые счета по разным признакам:
выборка по конкретным контрагентам (клиентам). В этом случае отобразятся все счета, выставленные выбранному клиенту.
выборка по интервалу дат счетов.
выборка по конкретному менеджеру (агенту). В этом случае в таблице отобразятся выставленные счета по клиентам, закрепленным за выбранным менеджером.
выборка по фирме (юр. Лицу). В этом случае в таблице отобразятся все счета, выставленные клиентам, от выбранного Вами юр. Лица.
выборка по неоплаченным счетам - поставить галочку «только неоплаченные».
Все перечисленные фильтры можно комбинировать, выводя в таблице счетов необходимую информацию. Снять заданные фильтры можно нажав кнопку «отменить»
Внизу под таблицей счетов отображаются справочные данные о том, сколько счетов (записей) выведено в таблице и на какую сумму, сколько из них оплачено и на какую сумму, сколько счетов (записей) выделен и на какую сумму.

Карточка счета имеет следующий вид:

Период счета – интервал дат заказов, за которые выставляется счет.
Галки Оплачено, Не оплачено - указывают на выборку заказов для расчета.

ВНИМАНИЕ! При открытии оплаченного счета, и попытке его пересчета система может не находить корреспонденцию именно по причине того, что в оплаченном счете корреспонденция становится оплаченной. А выборка по признаку оплаченности в счете установлена в положение «Не оплачено».

Номер счета – счета автоматически нумеруются сквозной нумерацией в течение года. При этом система позволяет пользователю, при необходимости, изменять номера счетов, но жестко контролирует правильность последовательности дат и номеров счетов (система не даст создать счет с номером большим, а датой – меньшей, и наоборот, чем у уже имеющегося счета за данный год). Дополнительную информацию о нумерации документов смотрите в разделе Одновременная работа нескольких пользователей в системе. Кнопка рядом с полем подставляет текущий номер из базы данных.
Курс валюты – отношение валюты, в которой производится расчет стоимости к рублю. Кнопка рядом с полем подставляет курс валюты.
Тип формы, Скидка, и Ограничение – задают, соответственно, тип печатной формы, размер скидки и ограничение «снизу» суммы счета. Кнопки , соответствующие им, подставляют данные из карточки текущего клиента.
Галка Показывать нули - включает/выключает показ строк с нулевыми ценами в таблице.
Галка Печатать с фактурой - позволяет печатать комплект документов с 2-мя счетами-фактурами. Если галка снята – на печать будет выведена только одна счет-фактура, для последующей печати вторых экземпляров отдельно.
Таблица отображает подробную информацию о доставленной корреспонденции (сгруппировано по ценам). При нажатии кнопки «пересчитать» в нее подставляются агрегированные данные из корреспонденции. При необходимости, пользователь может эти данные откорректировать. Количество строк в таблице определяется выбранной печатной формой. При заполнении ее данными из корреспонденции, в случае, если различных цен доставленной корреспонденции будет больше, чем строк в таблице, система поставит количество равным единице, а стоимость – суммарную стоимость доставки корреспонденции.
Кнопка Печать сохраняет счет, и выводит на печать на принтер, установленный по умолчанию, комплект документов, состоящий из счета, 2-х экземпляров актов сдачи-приемки работ, 1 или 2 счета фактуры, и, при необходимости, детализацию счета.
Кнопка Просмотр также сохраняет счет, формирует комплект документов в MS Excel’е и показывает его пользователю. Галка Непроводимый (необходимо наличие прав создания непроводимых счетов) препятствует сохранению счета, заставляет кнопки «Печать» и «Просмотр» формировать только счет, при этом, при выводе его в виде документа MS Excel выводит его без формул, прописанных в печатной форме.

После выставления счета запрещены действия, приводящие к изменению стоимости доставки корреспонденции. Программа выдаст сообщение: «Данная корреспонденция входит в счет-фактуру №…. В корреспонденции, на которую выставлен счет, нельзя изменить стоимость доставки».

ВНИМАНИЕ! База данных является реляционной, это подразумевает ссылочную связь сущностей данных. Вследствие этого возникает следующее явление: Если сначала создать и распечатать комплект документов, потом изменить печатную форму, реквизиты контрагентов, и т.д., повторная печать документов сформирует документы с текущими реквизитами и формой счета, а не теми, что были на момент первичного формирования.

Печатные формы счетов Вы можете увидеть в разделе "Справочники" - "Печатные формы" - "Счета". Там Вы можете их сохранять, загружать, редактировать в Excel'е.

Последнюю версию стандартной печатной формы Вы можете загрузить здесь.

Печатная форма для Украины - здесь

Экспорт счетов в 1С (модуль "1С-бухгалтерия")

Использование этого функционала предполагает подключение модуля "1С-бухгалтерия". Для экспорта счетов в 1С выберите в главном меню программы пункт «Связь» - «Экспорт в 1С». Откроется окно следующего вида:

В поля ввода дат введите интервал дат выставления счетов для выгрузки в 1С. В поле Имя файла экспорта введите имя файла, в который нужно выгружать информацию о счетах. В поле Фирма выберите из списка название фирмы. Нажатием кнопки «ОК» программа сохраняет информацию о выставленных счетах в указанный файл. После чего можно загружать эту информацию в «1С бухгалтерию».