Клиенты и партнеры

Назначение

Клиенты

Раздел программы предназначен для создания, редактирования, настройки отображения списка клиентов, партнеров и контрагентов так или иначе связанных с деятельностью курьерской службы.

Отображение клиентов

Для просмотра клиентов в программе, перейдите на вкладку “Клиенты”.

В таблице клиентов отображаются:

• Клиенты, для которых курьерская служба оказывает услуги;
• Фирмы, которые являются собственными юридическими лицами. Создание и настройка фирмы описано в разделе Справочники -> Фирмы;
• Филиалы курьерской службы.
• Контрагенты курьерской службы, в том числе и пункты самовывоза.

Фильтр

В правой части окна располагается фильтр. Фильтр позволяет сортировать клиентов по критериям. Рассмотрим поля фильтра:

• Сортировка по типу клиента:
  • Все - отображает всех клиентов.
  • Работающие - отображает клиентов у которых дата окончания договора больше текущей либо не заполнена.
  • Неработающие за определенный год - отображает клиентов у которых дата окончания договора больше указанной в поле.
  • Филиалы - отображает клиентов с филиалами.
• Сортировка по номеру договора:
  • Все - отображает всех клиентов.
  • По договору - отображает клиентов с заполненным номером договора.
  • Без договора - отображает клиентов с не заполненным номером договора.
• Поиск по параметрам:
  • Компания - по наименованию.
  • Адрес - по адресу.
  • ФИО - по фамилии имени и отчеству.
  • Тел/email - по телефону и email.
  • Агент - ответственному менеджеру.
  • Филиал - по филиалу, относящемуся к клиенту.
• Кнопки:
  • Вывести - отображение отфильтрованных клиентов.
  • Очистить - очистка всех фильтров.

Создание клиента

Наличие карточки клиента является одним из основных критериев работы курьерской службы, т.к. данные из нее используются во всех процессах работы программы. Если у курьерской службы есть список клиентов в табличном формате - Excel, .csv, то мы можем помочь загрузить данные в программу. Если же данные о клиентах хранятся иначе, то создавать клиентов в программе придется сотрудникам курьерской службы, вручную.

Для создания клиента, выберите пункт контекстного меню "Создать", откроется карточка клиента.

Рассмотрим поля карточки клиента:

Вкладка "Основное"

• Компания - является кратким названием фирмы клиента и не должно содержать обозначение юридического лица - “ИП” или “ООО” и т.д., так как полное наименование указывается на кладке "Реквизиты”.
• Контактное лицо - представитель организации, ответственный за взаимодействие с курьерской службой.
• Адрес - фактический адрес нахождения организации. По введенному адресу определяется значение в поле "Станция метро", если станция не будет указана, то программа не даст сохранить карточку клиента.
• Телефон - телефон организации или телефон контактного лица.
• E-mail - адрес электронной почты организации или контактного лица.
• ID - уникальный идентификатор клиента. Это поле может содержать цифро-буквенный код. "ID" используется при работе со Срочными заказами.
• Папка - значения поля предназначено для маркировки
  Значение указывается в поле "N заказа" на печатной форме
  ведомостей/накладных упрощенной и расширенной формы. Также, может быть использовано для ручной сортировки документов, например, сортировка по лоткам или архивное хранение оригиналов документов.
• Менеджер - ФИО агента, курирующего/приведшего данного клиента.
• % Менеджера - указывается процент менеджера. Процент рассчитывается от оплаченных счетов и попадает в Зарплату. Чтобы процент получали несколько сотрудников, нажмите на кнопку , в открывшемся окне кликните на поле "Менеджер" и установите процент, затем выберите в контекстном меню "Добавить" и повторите действия. Если необходимо установить дату, до которой менеджер будет получать процент, укажите значение в поле "До даты". "Основной" - параметр, позволяющий отображать менеджера в карточке клиента, в соответствующем поле.
• Сообщение - информация, которая будет высвечиваться менеджеру курьерской службы в виде хинта при оформлении нового заказа от клиента.
• Источник информации - предназначено для внесения информации о канале, через который клиент узнал о курьерской службе. Например, в курьерской службе работает call-центр, который обзванивает клиентов и выясняет, из каких источников клиент узнал о работе курьерской службы.
• Статус - статус клиента для менеджеров и операторов курьерской службы. Статусы создаются и указываются в "Справочники" –> “Статусы” –> “Типы клиентов”. Статусу можно присвоить цвет, тогда на вкладке "Заказы" клиенты с присвоенным цветом будут подсвечиваться. При выборе статуса с цветом, поле "ID" будет закрашено, выбранным цветом.
• Дата последнего заказа - программа, автоматически, проставляет дату последнего заказа клиента.
• Время работы С - До и Обед С - До - информация из полей попадает в карточку срочного заказа автоматически. Данные влияют
  Менеджер видит данные о графике работы клиента и учитывает их при планировании работы курьера со срочными заказами.
  на работу курьеров, выполняющих срочные поручения клиента курьерской службы.
• Пропуск - в списке выбирается способ получения пропуска курьером, для прохода на территорию клиента. Используется для работы со срочными заказами. Если выбирается заказ пропуска по e-mail или по телефону, то оператору необходимо уведомить клиента о приезде курьера, чтобы пропуск был подготовлен. Статусы пропуска добавляются, редактируются и удаляются в "Справочники" -> "Статусы" -> "Статусы пропуска".
• Работает с филиалом - в списке выбирается филиал курьерской службы, за которым закрепляется клиент.
• Примечание и Примечание 2 - предназначены для дополнительной служебной информации, которую видят пользователи системы. Для просмотра полей у пользователя должны быть права.

Информация по действию стандартных кнопок описана в разделе Кнопки в программе.

Функции:

• Счета - откроется список счетов данного клиента;
• Платежи - откроется список платежей данного клиента;
• Статусы корреспонденции - при выборе данного пункта меню откроется окно для создания статусов корреспонденции, совпадающих с внутренними статусами клиента. Для создания статуса выберите "Создать" в контекстном меню.

Вкладка "Реквизиты"

Предназначена для внесения данных из документов организации. Информация используется для работы с курьерской службой на основе договора. Информация из вкладки попадает в счета, акты передачи денег и др. документы.

Рассмотрим поля:

• № Договора - указывается номер действующего договора с курьерской службой. Способы работы с клиентом

• При работе с физическими и юридическими лицами, когда используется наличный способ оплаты для каждого заказа – вкладка “Реквизиты” не заполняется. Поле “№ договора” остается пустым;
• При работе с клиентом по договору и безналичному расчету – полностью заполняется вкладка “Реквизиты”;
• При работе с клиентами, когда оплата услуг происходит наличными за определенный период времени – обязательно заполните поле “№ договора”, все остальные реквизиты заполнять необязательно.

• Дата договора - указывается дата заключения действующего договора.
• Окончание договора – указывается дата окончания действующего договора
  При достижении даты, договор считается закрытым, а клиент перемещается в архив. Перестает отображаться в списке работающих. Чтобы вернуть клиента из архива в "работающие", измените дату окончания договора.
  .
• Полное название - наименование клиента из свидетельства, которое будет подставляться в печатные формы для данного клиента.
• Ответственное лицо - ФИО сотрудника, с которым заключен договор.
• Должность отв. лица - должность сотрудника, с которым заключен договор.
• Действующий на основании - содержит формулировку основания из свидетельства юридического лица.
• ИНН, КПП, ОГРН, БИК, Банк, Р.счет, Корр.счет, ОКПО - регистрационные данные юридического лица клиента.
• Юр. Адрес - юридическом адресе клиента, указанный в свидетельстве.
• Адрес грузополучателя - адрес клиента, необходимый для возврата товаров. Этот адрес может не совпадать с юридическим адресом.
• Фирма - выбор из выпадающего списка собственной фирмы, от лица которой будет организована дальнейшая работа с клиентом в программе.

В блоке выставления счетов:

• Печатная форма - тип печатной формы счета для данного клиента из выпадающего списка. Формы добавляются в "Справочники" -> "Печатные формы".
• E-mail - адрес электронной почты для отправки клиенту финансовой документации или отчетности. Используется для отправки счетов, актов, детализации к акту и счет-фактур. При отправке документов по e-mail будут подставляться скан-печати клиента и скан-подписи директора фирмы из раздела “Справочники" -> "Фирмы”, если они заданы.
• Контактное лицо - ФИО сотрудника клиента для получения финансовой документации.
• Телефон - телефон сотрудника или отдела клиента для получения финансовой документации.
• Адрес доставки счета - адрес клиента, для отправки оригиналов документов.
• Прилагать детализацию - параметр означает, что к счету необходимо прикладывать детализацию. В форме счета в формате Excel будет отдельная вкладка с информацией о детализации.

Вкладка "Финансы"

Регламентирует денежные взаимоотношения клиента и курьерской службы.

• Тариф - из списка выберите тариф для работы с данным клиентом. Для просмотра тарифа нажмите на кнопку , откроется окно настроек. Процесс создания и настройки рассмотрен в разделе Тарифы.
• Баланс - отображает текущий баланс клиента, а кнопка рядом позволяет просмотреть детализацию этого баланса. В таблице детализации доступен переход по двойному клику к конкретной области документации по этому клиенту.
• Минимальная сумма счета - галка включает возможность ввода суммы в одноименное поле. Поле актуально для работы с небольшими клиентами, которые гарантируют крупный объем заказов, в замен на выгодные условия. Если клиент проведет заказов по системе на сумму меньше, чем задано в поле, то будет выставлен счет на сумму, указанную в поле.
• Скидка по: - параметр включает выбор месяца, года и ввод процента скидки для клиента, от общей суммы оказываемых услуг. Обратите внимание, что скидка действует на общую сумму счета, выставляемого курьерской службой клиенту, в конце расчетного периода.
• Предоплата - параметр, который означает, что клиент будет оплачивать услуги доставки заранее. Клиентом на баланс вносится установленная сумма предоплаты. При этом, сумма за оказанные услуги клиенту постепенно списывается с данного баланса. Настройка оповещений

Чтобы система предупреждала пользователя о снижении баланса клиента, укажите в переменной Минимальный баланс для напоминания

значение, для оповещения. В случае, когда сумма оказанных услуг превышает сумму предоплаты - баланс клиента станет минусовым и программа будет напоминать о необходимости выставления клиенту нового счета на предоплату

• Количество дней для оплаты счета - период в днях, в течение которого система ожидает подтверждения оплаты счета клиентом. По истечении данного срока система начинает автоматическую рассылку e-mail или смс уведомлений о задолженности. Для рассылки почтовых сообщений – обратитесь в службу поддержки или к программистам "MeaSoft" для настройки модуля "автоматизации-интеграции", для рассылки смс сообщений настройте “модуль смс рассылки”. Текст сообщения рассылки задается в "Справочники" -> "Печатные формы". Также, система выдает сообщение о наличии неоплаченных счетов, и, при включенной блокировке, не позволяет создать срочный заказ от этого клиента.Настройка параметра для всех клиентов

В переменной Количество дней для оплаты счета

указывается количество дней. Переменная работает для всех клиентов, у которых не установлен иной период для оплаты счета в карточке клиента

• Валюта расчета - валюта, в которой работает клиент курьерской службы.
• Количество счетов в месяц - количество счетов, которое необходимо выслать курьерской службе клиенту, в счет оказания услуг.

Параметры для работы с интернет магазинами:

• Немедленный возврат денежных средств - предназначен для максимально быстрого возврата денежных средств клиентам. В акты передачи денег попадают отправления, которые помечены как доставленные в карточке корреспонденции, которым присвоен статус "Доставлено" в выдаче или статус со слов курьера - "Доставлено". При этом, программой автоматически учитывается коррекция суммы актов за предыдущий период. Если галка не стоит, то в акты попадут только те отправления, в карточках которых будет проставлена дата и время вручения. Подробнее о работе с актами написано в разделе Работа с интернет магазинами.
• Исключить стоимость курьерских услуг из акта передачи денег - позволяет удержать из акта передачи денег стоимость курьерских услуг. Если галка не стоит, то в акт клиенту попадает вся сумма
  Стоимость отправлений и стоимость доставок.
  и курьерская служба выставляет счет клиенту на стоимость доставок.
• Спрашивать тип оплаты у получателя - позволяет курьеру менять тип оплаты в мобильном приложении на Android и на IOS, исходя из ситуации. Если галка не стоит, то тип оплаты в мобильном приложении поменять нельзя. В ситуации, когда у получателя указан безналичный способ оплаты, а потом выясняется, что на счету нет средств, курьеру придется связываться с менеджером, чтобы поменять тип оплаты отправления.
• Включить в АПД неоплаченные междугородние отправления - параметр схож с немедленным возвратом, только касается междугородних отправлений. Если галка стоит, то в акты передачи денег попадают отправления, в которых проставлена дата и время вручения и ответственный филиал отличается от текущего. Текущем филиалом считается филиал, указанный в карточке клиента, а так же все филиалы в "Справочники" -> "Межгород" -> "Филиалы", в которых стоит галка "Наш филиал". Если же галка не стоит, то в акты попадают только доставленные отправления с проставленной галкой "Оплачено".
• Тип оплаты АПД - позволяет выбрать вариант по умолчанию для оплаты актов передачи денег. Существует несколько вариантов оплаты: безналичная, наличными курьером, наличными в офисе, перевод на карту. Обратите внимание, что при ручном создании акта Вы можете изменить способ передачи средств.

Вкладка "Прочее"

Предназначена для дополнительных настроек в работе с клиентом.

Рассмотрим параметры:

• Входит в справочник - используется для работы со срочными заказами. Если галка стоит, то в справочнике клиентов содержится информация о его географическом расположении. Данная информация представлена в виде типографского буклета, который отдается курьеру. Данный справочник клиентов может быть сформирован при установке дополнительного скрипта в меню "Отчеты" –> "Дополнительные возможности”.
• Печатать ведомости без логотипа - убирает логотип курьерской службы из ведомости. Используется в тех случаях, когда курьерская служба выступает посредником для другой организации.
• Не печатать ведомости при выдаче корреспонденции - позволяет исключить бумажные ведомости из бизнес-процессов курьерской службы. Получатель расписываться в электронной ведомости на планшете или телефоне курьера.
• Вид деятельности - предназначено для ввода кода деятельности по ОКВЭД, в соседнем поле, происходит расшифровка кода. Чтобы программа нашла расшифровку кода по базе ОКВЭД, нажмите .
• Всегда требовать возврат документов - предназначено для клиентов, которые сами упаковывают заказы и вкладывают внутреннюю ведомость в отправления. Без возврата внутренней ведомости клиент будет считать, что отправление не доставлено, даже если за него были перечислены деньги. Если параметр включен, то во время приема работы от курьера, система оповестит менеджера о необходимости получения от курьера внутренней ведомости клиента. Затем ведомость передается клиенту - акт возврата корреспонденции.
• Доп. Информация на накладной - предназначено для печати на накладной информации из поля. В доп. информации может быть указана любое, полезное для получателя сообщение. Информация находится ниже табличной печатной формы документа “Накладная”.

Склад:

• Не выдавать корреспонденцию без комплектации - относится к Модулю складского учета. Параметр не позволит выдать заказ курьеру, если во "вложениях" корреспонденции есть товар, связанный, но не скомплектованный по складу. Если во вложениях не будет строк, то такое отправление также будет недоступно к выдаче. Параметр создан для предотвращения ошибок операторов, которые вручную создают позиции во "Вложения" корреспонденции.

Возврат ведомостей:

• Обязательный прием корреспонденции - параметр обязывает проводить прием всей корреспонденции по заказам от данного клиента. Подробнее процесс приема описан в статье Прием корреспонденции на склад. Без полной приемки, нельзя будет выдавать курьеру заказы, в которые входят не принятая корреспонденция.

Доступ к личному кабинету:

• Имя пользователя и Пароль - данные для входа в личный кабинет клиента.

Вкладка "Касса"

Данная вкладка доступна в карточке клиента только при использовании модуля “Печати кассовых чеков”. Используется для настройки печати чеков.

Рассмотрим параметры печати:

• Печатать кассовые чеки - позволяет печатать кассовые чеки на установленном в системе фискальном регистраторе. Фискальный регистратор должен быть указан для фирмы, которая работает с этим клиентом.
• Только на стоимость доставки - позволяет печатать кассовые чеки только на стоимость доставки корреспонденции для данного клиента.
• Отдельный чек на каждое вложение - позволяет печатать отдельные чеки на каждое вложение в карточке корреспонденции. Актуально при частичном возврате. Если галка не стоит, то будет формироваться один чек на заказ.
• Дополнительная информация на чеке: - позволяет расположить дополнительную информацию на чеке. Например, контактную информацию клиента. Также, в поле можно внести скрипт, который будет создавать условия для печатной формы чека.
• № секции (отдела): - возможность группировки № секции
  Например, для типа оказываемых услуг или по номенклатуре
  для печати чека.

Вкладка "Уведомления"

Предназначена для включения автоматической почтовой рассылки для срочных заказов в программе.

Рассмотрим поля вкладки:

• Отправлять отчеты из Срочных – предназначено для отправки отчетов из вкладки “Срочные” по электронной почте. Отчет отправляется клиенту на адрес, который указан в карточке клиента в поле “E-mail” или на адрес, который указан в карточке сотрудника во вкладке "Отделы". Для отправки отчета клиенту используется печатная форма из “Справочники" –> "Печатные формы" –> "Шаблоны для e-mail" –> "Шаблон оповещения из срочных”. Для работы данной функции требуется настройка почтового сервера, настройки располагаются в Почтовый сервер
  . Условия отправки отчета

• если заказ отправляется до получателя, то сообщение отправляется при установке статуса "Доставлено".
• если заказ доставляется получателю и обратно привозят извещение, то сообщение отправляется при установке статуса "Доставлено (туда)".
• если осуществляется забор в офисе клиента, то сообщение отправляется при установке статуса "Забрал".

Если Вы хотите отправлять отчеты, когда не указана информация о доставке, то включите функцию Отправлять уведомления из срочных без введенного поля "инфо о доставке"

.

• Отправлять по e-mail уведомление о начале ожидания курьера – позволяет включить уведомления о начале ожидания курьера из карточки заказа на вкладке “Срочные” по электронной почте. В карточке срочного заказа, после информации о получателе, находится специальное поле для ввода времени, рядом, находится кнопка . Чтобы уведомление отправилось клиенту, нажмите на кнопку и сохраните карточку. Обратите внимание, что время ожидание указывает оператор, после того как курьер получит заказ. Время ожидания курьера тарифицируется отдельно.

Вкладка "Отделы"

Предназначена для отслеживания клиентом расхода внутреннего бюджета на доставку, выделенного для конкретного подразделения организации. Для отделов возможно задавать независимый доступ к личному кабинету, для формирования заказов он-лайн.

Для создания отдела выберите пункт контекстного меню "Создать" в левом окне. Откроется карточка отдела, рассмотрим ее поля:

• Название - название отдела.
• Адрес - фактический адрес расположения отдела.
• Отдельный договор - с отделом клиента может быть заключен отдельный договор. В поле указывается номер договора и дата заключения, в поле "от:".
• Фирма - в списке выбирается фирма, к которой относится отдел.
• Логин и пароль - данные для входа сотрудников отдела в личный кабинет.
• Кост-код - это идентификатор отдела клиента, используется в отчетах и помогает отследить затраты отдела на доставку. Код сообщает клиент.
• Примечания - дополнительная информация по отделу.
• Кнопки:
  • Ок - при нажатии, сохраняются данные об отделе.
  • Отмена - закрывает карточку "Отдел" и стирает введенные данные.

После создания отдела, он появится в левой таблице. Чтобы добавить сотрудника в отдел, выберите отдел в таблице слева, а в правой таблице выберите пункт контекстного меню "Создать". Откроется новое окно. Рассмотрим данные из окна:

• ФИО - фамилия, имя, отчество сотрудника.

Контакты:

• Тип - выпадающий список для выбора контактных данных:
  • Мобильный и Городской - в поле указывается номер телефона сотрудника.
  • e-mail - указывается адрес электронной почты.
  • Skype - контакт в Skype.

Обратите внимание, если поле остается пустым или в данных допущена ошибка, то оно подсвечивается красным цветом.

• Дополнительно - поле для дополнительных заметок к контактной информации.
• Вызов - позволяет набрать номер сотрудника через программу, если используется Skype или программы ip-телефонии.
• Не - это сокращение "Не используется" - контакт устарел.
• Кост-код- идентификатор сотрудника, используется для отчетности и помогает отследить затраты на доставку для конкретного сотрудника. Если кост-код сотрудника не заполнен, то будет указан кост-код отдела.
• Дата рождения - предназначено для оповещения ответственного сотрудника клиента, о дне рождении работника клиента.
• Активный - предназначена для авто подстановки ФИО сотрудника в карточке срочного заказа в поле “Контактное лицо”. Если галка “Активный” не стоит, то ФИО подставляться в не будет.

Вкладка "Пользовательская"

Предназначена для специфических функций клиента и не является стандартизированной. Настройка вкладки осуществляется программистами "MeaSoft".

Пункты самовывоза

Предназначены для выдачи товаров, которые не нужно доставлять получателям.

Для просмотра пунктов выдачи, выберите “Справочники” -> “Межгород” -> “Филиалы”. Для отображения поля "Пункты выдачи заказов", вызовите контекстное меню на заголовке таблицы и выберите пункт "Столбцы", в столбцах поставьте галку рядом с ПВЗ

Пункт выдачи заказов

. Теперь в таблице отображаются филиалы, которые являются пунктами выдачи.

В верхней части окна расположены фильтр, с помощью которого можно сортировать список филиалов. Рассмотрим поля фильтра:

• Основные - отображаются основные филиалы
  У которых не заполнено поле “Подчинен филиалу”
  .
• Все - будут отображены все филиалы.
• Город - параметр позволяет отобразить список филиалов только для указанного города в поле “Город”.
• Регион - список регионов страны из справочника. При выборе региона, в поле "Город" автоматически подставляются населенные пункты, относящиеся к региону.
• Кнопка - позволяет выполнить поиск населенного пункта в общем справочнике.
• Только работающие - отображает, только те филиалы, у которых установлена галка “Работающий”.
• Только наши - отображает, только те филиалы, у которых установлена галка “Наш филиал”.

Подробнее о создании пункта выдачи заказов написано в статье Работа с пунктами самовывоза (ПВЗ).