Сотрудники

Назначение

Вкладка "Сотрудники"

Вкладка "Сотрудники" в программе "MeaSoft" предназначена для управления данными персонала организации.

Функционал

Для перехода к учету сотрудников перейдите на вкладку «Сотрудники» (необходимо наличие прав просмотра курьеров, менеджеров или агентов) в главном окне программы.

Слева располагается таблица сотрудников. В ней красным цветом выделены сотрудники, у которых проставлена галка «Ненадежный», данный статус выставляется в карточке сотрудника, в случае, если за ним были замечены нарушения. Если же у курьера на руках находится корреспонденция и она не доставлена в течении 3 дней, она подсвечивается красным цветом, подробнее о корреспонденции можно узнать - Выдача корреспонденции курьерам. При нахождении курсора в таблице сотрудников, помимо стандартного поиска (см. раздел Общие сведения об элементах управления), доступен быстрый поиск по ФИО сотрудника, путем набора искомого значения с клавиатуры.

В контекстном меню в ней доступны следующие функции:

• Создать сотрудника
• Открыть карточку сотрудника
• Показать график работы сотрудника
• Расчеты с курьером – показывает выборку зарплат данного курьера
• Показать посещаемость – показывает посещаемость сотрудников на текущий день, с установленным курсором на текущего сотрудника
• Отчет «Работающие курьеры» - показывает окно формирования аналитических отчетов по курьерам, для последующего формирования отчета по текущему сотруднику

Справа расположена панель управления выборкой сотрудников. В зависимости от настройки прав пользователя некоторые ее пункты могут быть недоступны. Выборка производится по должности и «состоянию уволенности» независимо друг от друга. В верхней группе выберите должность и другие параметры (для курьеров, например, доступен выбор VIP-не VIP, а также менеджера, к которому относятся курьеры). В нижней можно выбрать просмотр всех, работающих, уволенных, увольняющихся (увольняющимися считаются сотрудники, у которых проставлена дата увольнения, но она позже сегодняшней даты, т.е. сотрудник еще работает), а также архив. В архив, в целях экономии аппаратных ресурсов рабочих станций и сети, а также удобства набора информации пользователями, переносятся сотрудники через 5 месяцев после увольнения. Кнопка «Выдача корреспонденции» позволяет перейти к выдаче корреспонденции выделенному в таблице курьеру (необходимо наличие прав просмотра выдачи корреспонденции)

Карточка сотрудника

Общий вид карточки курьера приведен на следующем рисунке:

Внешний вид карточки сотрудника может изменяться в зависимости от настройки прав пользователя.

Сотрудники имеют 4 «роли». В терминологии системы это курьеры, менеджеры (руководящие курьерами), офисные сотрудники (все офисные сотрудники, не имеющие «своих» курьеров, кроме менеджеров по продажам) и агенты (менеджеры по продажам). Помимо этого сотрудник может быть бригадиром или водителем. Бригадиры являются промежуточным звеном между менеджерами и курьерами. Бригадир должен являться бригадиром самому себе. В режиме просмотра карточки сотрудника, доступны кнопки «Печать удостоверения», «График», а также, для агентов, кнопка «Клиенты». Кнопка «График» отображает график сотрудника (необходимо наличие прав просмотра графиков сотрудников), «Клиенты» - показывает список приведенных данным агентом клиентов. Оклад может быть прибавляемым к сдельной части зарплаты сотрудника, а может ее замещать, в зависимости от соответствующей галки. Права пользователя для просмотра оклада и поля «Примечания 2», печати удостоверений, а также редактирования района сотрудника и выбора бригадира назначаются отдельно (см. раздел Управление правами пользователей). Подробную информацию о поле «Район» смотрите в разделе «Контроль посещаемости сотрудников». Галка «Свободное посещение» позволяет сотруднику работать без графика (график будет создаваться автоматически по факту прихода сотрудника на работу), в противном случае, система не даст возможности выдать сотруднику работу, если у него на этот день отсутствует график работы. Также можно указать статус сотрудника «Обычный», и т.д. Список заполняется значениями статуса "5 типы сотрудников" в свойствах можно указать цвет которым программа будет подсвечивать сотрудника, и указать денежные лимиты. Первые три статуса системные, у первого статуса всегда нет лимита на количество выдаваемых денег курьеру, третьему нельзя выдавать денежные задания. Второму и всем остальным статусам, лимит денег указывается в свойствах статуса в окне "дополнительная информация" (и если там пусто, то это будет ноль и значит выдавать денежные задания будет нельзя).

Фотографирование сотрудников

Чтобы сфотографировать сотрудника необходимо наличие подключенной к компьютеру и правильно установленной веб-камеры. Щелкните левой кнопкой мыши по фотографии сотрудника (либо, в случае ее отсутствия, по белому квадрату на форме). Откроется окно фотографирования. Кнопка «Настройка» отображает ряд окон настройки изображения (окна и настройки зависят от модели применяемой камеры). Кнопка «Захват» позволяет захватить кадр. Нажимайте ее до тех пор, пока не получите устраивающий Вас снимок. После этого кнопка «ОК» закрывает окно, и переносит отснятое изображение в карточку сотрудника. Помимо этого, щелкнув правой кнопкой мыши по изображению в карточке курьера, можно получить доступ к функциям импорта и экспорта изображений.

Графики работы

Управление графиками работы сотрудников осуществляется в окне «График работы»:

Для открытия этого окна воспользуйтесь кнопкой «График» в карточке курьера, либо соответствующим пунктом контекстного меню, где он доступен. (необходимо наличие прав просмотра графиков сотрудников). Управление графиками (необходимо наличие прав редактирования графиков сотрудников):

F5 – Установить/снять выделенный день выходным для текущего сотрудника,

Ctrl-F5 - Проставить выделенный день выходным для всех сотрудников,

Ctrl-F8 - Удалить график данного сотрудника начиная с выделенного дня до конца,

F6 - Продлить выделение. Система циклично проставит выделенную часть графика до конца.

Справа доступны 2 панели управления – «Продлить график» (продлевает график до даты, указанной в поле ввода) и «Отпуск» (проставляет выходными все дни графика данного курьера в интервале дат, указанных в соответствующих полях ввода).

Двойным щелчком по таблице графиков (или нажатием «Enter») откроется карточка графика сотрудника:

В карточке графика сотрудника за конкретный день доступны для просмотра/редактирования следующие поля: Время прихода – время прихода сотрудника по графику. Пришел – фактическое время прихода. Время ухода – время ухода сотрудника по графику. Ушел – фактическое время ухода. Район – район города, предполагаемый менеджером, на котором курьер должен в этот день работать. Более подробную информацию см. раздел «Контроль посещаемости сотрудников». Бонус/штраф – премия/штраф данному сотруднику за конкретный рабочий день. Примечания – Комментарии пользователя по поводу причины премирования/депремирования сотрудника в этот день. Панель «Работал» позволяет менеджеру проставить свою субъективную оценку работы курьера в этот день, и прокомментировать ее. Справочная информация – Бонусы/штрафы за доставку корреспонденции. Кнопка «показать» доступна, если за выбранный день для данного курьера в выданной корреспонденции присутствуют ненулевые бонусы/штрафы, и позволяет открыть выдачу корреспонденции этому курьеру за этот день для детального изучения причин премий/штрафов (необходимо наличие прав просмотра выданной корреспонденции).

Примечание ! "фактическое время прихода" курьера на работу проставляется - при первом сканировании удостоверения курьера на вкладке "Выдача".

"Фактическое время ухода" курьера проставляется при повторном сканировании удостоверения этого курьера (каждые последующие сканирования удостоверения курьера будут перезаписывать текущую информацию о фактическом времени ухода).

Допуск курьеров к работе

Данный функционал предназначен для предварительной проверки курьера (например, проверка внешнего вида сотрудника, тестирование водителя-курьера на алкоголь) перед допуском к работе, так и для общего отображения информации по курьерам в целях контроля посещаемости.

Проверка на допуск к работе осуществляется системой в автоматическом режиме при выдаче курьеру корреспонденции на доставку. У курьера проверяется график работы. Если в графике указано, что курьер не допущен к работе на текущую дату - система выдаст ошибку.

Активация работы данного функционала регулируется переменной “Справочники – Переменные – Выдача – Проверять курьеров на допуск к работе”.

Окно интерфейса доступно через основное меню “Функции – Допуск курьеров к работе” и представлено на рисунке:

рис.1 Окно интерфейса "Посещаемость"

Верхняя часть окна содержит фильтр:

Дата – выпадающий список фильтрации информации по допускам на определенную дату.

Менеджер – выпадающий список фильтрации курьеров по менеджеру.

Скрыть отсутствующих по причине – галка, которая скроет в таблице курьеров, для которых указана информация в поле “Причина отсутствия”.

По умолчанию, табличная информация содержит список всех работающих в системе курьеров. Набор столбцов регулируется настройками пользователя. Описание некоторых ключевых столбцов:

Район – цифровое значение района курьера, которое указано в карточке сотрудника в поле “Район:”.

Приход – регламентное время прихода из карточки графика сотрудника. Фон этого поля будет окрашен красным цветом, если поле "Факт. приход" не заполнено, либо больше времени "Приход".

Факт.приход – время фактического прихода сотрудника на работу, которое зафиксировала система или вручную проставил менеджер. Фон этого поля будет окрашен красным цветом, если поле не заполнено, либо больше времени "Приход".

!Примечание!

"Фактическое время прихода" курьера на работу проставляется в системе автоматически – при первом сканировании удостоверения курьера на вкладке "Выдача" или фиксацией при входе курьера через пропускную систему КС.

"Фактическое время ухода" курьера проставляется в системе автоматически при повторном сканировании удостоверения этого курьера (каждые последующие сканирования удостоверения курьера будут перезаписывать текущую информацию о фактическом времени ухода).

Уход – регламентное время ухода из карточки графика сотрудника.

Факт.уход – время фактического ухода сотрудника, которое зафиксировала система или вручную проставил менеджер.

Бонус/Штраф – значение премии/штрафа данному курьеру за конкретный рабочий день. Ввод осуществляется в полях “Штраф:” или “Премия:” в окне “График работы сотрудника”.

Причина отсутствия – значение причины отсутствия курьера на рабочем месте. Ввод осуществляется через контекстное меню “Отпустить”.

+/- – показатель работы курьера. Ввод осуществляется в блоке “Работал:” для полей “Плохо”, “Нормально”, “Хорошо” в окне “График работы сотрудника”. Значение “Плохо” – принимает знак “минус”, значение “Хорошо” – принимает знак “плюс”, значение “Нормально” – не имеет никакой отметки в поле.

Допущен к работе – галка проставляется через контекстное меню “Изменить статус “Допущен к работе”.

Статусная строка в нижней части интерфейсного окна “Посещаемость” отображает общее число курьеров.

Контекстное меню интерфейсного окна “Посещаемость” содержит пункты меню представленные на рисунке:

рис.2 Контекстное меню окно интерфейса "Посещаемость"

Показать карточку графика – карта графика сотрудника за конкретный день.

Отпустить – выпадающий список значений причин отсутствия курьера на рабочем месте. Этот список возможно изменить или расширить в дереве статуса “31 Причины отсутствия на работе” через основное меню “Справочники – Статусы”. Значения статусов в этом разделе позволяет применить их цветовую маркировку.

Показать карточку курьера – открывает карточку сотрудника.

Показать график курьера – открывает график курьера из карточки сотрудника.

Проставить факт. время – ручное проставление времени фактического прихода и ухода для курьера (проставляется одновременно значениями, указанными в полях “Время прихода” и “Время ухода”).

Изменить статус “Допущен к работе” – ручной допуск курьера к работе. Для курьера в столбце “Допущен к работе” – проставляется галка. Повторное действие этого пункта меню – отменяет предыдущее.

Начисление и выдача заработной платы и платы за проезд

Для перехода к окну заработных плат сотрудников выберите в главном меню программы пункт «Отчеты» → «Сотрудники» → «Расчеты с сотрудниками» (необходимо наличие прав просмотра зарплат сотрудников). Откроется окно следующего вида:

В левой части окна находится таблица зарплат сотрудников. Она включает в себя месяц, за который начислена зарплата, ФИО сотрудника, суммы: «Начислено», «Премии», «Штрафы», «Аванс» и «К выплате», а также дату выдачи. Зарплаты (деньги за проезд) считаются не выданными, если не проставлена дата выдачи. Двойной щелчок (нажатие Enter) открывают карточку зарплаты (денег за проезд). Ее редактирование возможно только если выплата еще не произведена. Справа доступна панель управления окном – выбор интервала дат, за который показываются зарплаты, выбор конкретного сотрудника или всех сотрудников конкретного менеджера, выбор просмотра заработной платы или выплат за проезд.

Для начисления заработной платы выберите месяц, за который необходимо начислить и нажмите кнопку «Начислить». Зарплата (или плата за проезд) будет начислена в соответствии с настройками системы. В процессе начисления зарплаты (проездных) будут УНИЧТОЖЕНЫ предыдущие данные соответствующего типа за данный период. Кнопка «Начислить» доступна только если текущий просмотр данных настроен на показ всех выплат за один месяц, и если за этот месяц ни один платеж еще не был выдан: первая выдача зарплаты блокирует возможность переначисления зарплаты за этот месяц.

В контекстном меню при щелчке правой кнопкой мыши по таблице зарплат доступны следующие функции:

• Открыть – Открывает карточку зарплаты (проездных)
• Создать – Создает новую запись
• Удалить – Удаляет запись (доступна только для не выданных записей)
• Ведомость общая – Формирует общую зарплатную ведомость (доступна при таких же условиях, как и кнопка «Начислить».
• Ведомость одинарная – Формирует одинарную ведомость (доступна только для не выданных записей)
• Показать карточку курьера – открывает карточку курьера.
• Показать график курьера – открывает окно графика курьера.
• Детализация ЗП – Формирует детализацию зарплаты.
• Показать процент возврата – открывает окно анализа возвратов корреспонденции.

Для выдачи заработной платы (проездных) считайте штрих-код с удостоверения курьера. При этом в окне выдачи заработной платы система покажет историю выдачи зарплат данному курьеру за последние пол года.