Знакомство с программой

Назначение

Раздел создан для знакомства с базовым функционалом программы.

Интерфейс

Интерфейс позволяет решать задачи пользователя через взаимосвязь «задача — элемент интерфейса».

Базовый интерфейс программы содержит основное меню, вкладки, таблицы, кнопки, фильтры отображения.

Работа с таблицами

Вы можете изменять столбцы таблиц в любой части программы: менять местами перетаскиванием, сортировать по столбцу нажатием на заголовок, управлять данными таблицы через контекстное меню.

Виды сортировки:

• простая сортировка по одному столбцу по убыванию или возрастанию. Нажмите на заголовок столбца один раз — по возрастанию, второй раз — по убыванию;
• многоуровневая сортировка. Например, нужно отсортировать следующим образом: сначала по одному столбцу, внутри этой сортировки по какому-то другому столбцу, а внутри этой сортировки — по третьему и т. д. Для этого сначала нажмите левой кнопкой мыши на первый столбец, требующий сортировки, затем, удерживая нажатой клавишу CTRL, нажмите на заголовки столбцов в нужной последовательности.

Чтобы сбросить сортировку, выберите пункт контекстного меню заголовка Сбросить сортировку.

В контекстном меню на заголовке таблицы доступны следующие действия:

• Столбцы — просмотреть список всех возможных столбцов. Чтобы столбец отобразился в таблице, установите около него флажок. В окне «Столбцы» через контекстное меню можно выделить все столбцы, снять выделение со всех столбцов, сортировать по порядку или по названию;
• Скрыть столбец — скрыть текущий столбец;
• Шрифт — настроить шрифт, размер и цвет текста;
• Экспорт в Excel — выгрузить таблицу с текущими настройками отображения в файл Microsoft Excel. Пользователь должен иметь право «Экспортировать корреспонденции» (в узле «Отчеты»), чтобы выгружать таблицы с вкладки Адреса и Выдача, и право «Экспортировать клиентов», чтобы выгружать данные вкладки Клиенты;
• Шаблоны — создать шаблон с необходимыми столбцами. Подробнее см. раздел «Работа с шаблонами»;
• Обновить — обновить данные в таблице. Таблицы во вкладках Сотрудники, Клиенты и Заказы обновляются автоматически с периодичностью 6 секунд. В остальных таблицах данные могут изменяться (другой пользователь может внести информацию или поступают данные через интеграцию), поэтому их стоит периодически обновлять;
• Сбросить сортировку — отменить сортировку. Опция активна, если предварительно в таблице была сделана сортировка по одному или нескольким столбцам.

Работа с шаблонами

Шаблоны позволяют создать таблицы с определенной очередностью столбцов под конкретные задачи. Для этого надо вывести нужные столбцы, выбрать пункт контекстного меню Шаблоны, выбрать Сохранить, указать название шаблона и нажать ОК.

Чтобы использовать шаблон, выберите пункт контекстного меню Шаблоны > Загрузить и укажите нужный шаблон.

Варианты работы с шаблонами таблиц на вкладке Адреса:

• планирование доставки корреспонденции для городских или междугородних отправлений;
• шаблон таблицы для формирования отчета. Отобразите нужные столбцы (например, «Дата», «Масса», «Стоимость» и т.д) и сохраните как шаблон. Затем примените фильтр для компании, по которой формируется отчет и выгрузите данные из получившейся таблицы в Microsoft Excel. Для этого выберите пункт контекстного меню Экспорт в Excel.

Чтобы удалить шаблон, в контекстном меню заголовка столбца выберите пункт Шаблоны > Удалить и выберите из списка удаляемый шаблон.

Поиск информации

Поиск по ключевым словам позволяет найти точные совпадения в тексте и работает на всех вкладках, кроме Направления и Охрана. Для поиска информации нажмите комбинацию клавиш CTRL + F и введите искомые слова. Совпадения подсвечиваются на вкладке:

Вы можете перемещаться по найденным совпадениям с помощью стрелок и или ввести параметры, уточняющие поиск, по кнопке . Критерии поиска:

• Область поиска — часть таблицы, где будет производиться поиск. Возможные значения: Текущая колонка, Вся таблица;
• С учетом регистра — поиск ведется с учетом регистра поискового запроса;
• Целые слова — целые слова должны совпадать с введенным запросом;
• Начинается с — результат поиска будет начинаться с поискового запроса.

Горячие клавиши

Кнопки или комбинация кнопок, которые позволяют выполнить то или иное действие. Горячие клавиши могут быть не активны, если действие, которое они выполняют, заблокировано правами пользователя.

Общие (действуют везде)	Вкладка Адреса	Вкладка Срочные
F1 — справка (CTRL+F1 для вкладки Срочные и карточки корреспонденции) F3 — создать ESC — закрыть Enter — открыть F11 — обновить список CRTL+F8 — удалить выбранную позицию CTRL+ALT+B — имитация считывания штрихкода CTRL+P — печать	F1 — просмотреть информацию о заказе F2 — сортировка F4 — скопировать все адреса в срочные F5 — ввод информации о доставке и предпросмотр прикрепленных фото F6 — фильтр заказов F7 — формирует отчет по выборке для денежных заданий F8 — удалить из выборки F9 — открывает окно экспорта выборки в Microsoft Excel с возможностью отправки информации по e-mail CTRL+F1 — открыть карточку клиента CTRL+F3 — создать заборную накладную по выборке CTRL+F12, CTRL+P — печать ведомостей/наклеек CTRL+ENTER (dblClick) — выбор по компании-получателю (выбрать только адреса с компанией-получателем, как у выбранного) CTRL+S — показать на карте CTRL+M — добавить в новый манифест (открытие карточки создания манифеста) CTRL+T — принять в работу на завтра CTRL+O — выбрать только выделенное CTRL+К — выбор по запланированным курьерам (выбрать только адреса запланированные на того же курьера, что и выбранный) CTRL+SHIFT+F10 — оплата доставки отправителем (если заказ с наличной оплатой, откроется карта внесения платежа) BACKSPACE — предыдущая выборка SHIFT+BACKSPACE — следующая выборка	CTRL+F1 — справка CTRL+F9 — печать таблицы 7 — проставить «?» в курьере 8 — показать карточку клиента + — проставить «+» (в случае наличного заказа необходимо внести платеж) - — проставить «V» F1 — показать список работающих курьеров, заказы в разрезе курьеров F2 — показать заказы в разрезе клиентов F4 — уменьшить статус F5 — увеличить статус

Вкладка Сотрудники	Вкладка Собеседования	Вкладка Задания	Окно Платежи
F9 — отчет «Работающие курьеры»	F9 — составить отчет по собеседованиям	CTRL+F3 — создать новое периодическое задание	CTRL+F3 — посмотреть привязку к счетам

Вкладка Клиенты	Вкладка Выдача	Вкладка Манифесты	Вкладка Заказы	Окно Счета
F2 — выставить счет F5 — внести оплату	F5 — проставить информацию о доставке в карточке отправления F12 — бонус/штраф курьера CTRL+M — показать на карте CTRL+ENTER — выбор по компании-получателю (выбрать только адреса с компанией-получателем, как у выбранного)	CTRL+M — печатать манифест SHIFT+CTRL+M — печатать манифест 2 CTRL+R — рентабельность	SPACE (пробел) — открыть адреса выбранного заказа F10 — Прием корреспонденции на склад	F5 — внести оплату F9 — детализация CTRL+F9 — отчет по суммам и датам оплаты CTRL+F12 — переместить в доставку

Общие сведения об элементах управления

В определенных полях и формах программы используются "фишки", которые можно использовать в процессе работы:

• В поле "Дата" и "Время" при нажатии клавиши "Space" (пробел) будет проставлены сегодняшнее число и время на компьютере.
• В поле "Дата" можно проставлять значение вида "121015", программа приводит это значение к общепринятому обозначению даты - 12.10.2015.
• В полях выбора сотрудника, например "Курьер", можно "перелистывать"/менять работника клавишами "Page Up" и "Page Down".
• В программе реализована функция динамического меню. К примеру в курьерской службе работает свыше 220 курьеров, тогда в контекстном меню "Запланировать на курьеров" на вкладке "Адреса" происходит объединение кадров по алфавиту. По такому же принципу происходит объединение по алфавиту и в других меню в программе. Можно регулировать количество пунктов меню в столбце. Чтобы выставить значение необходимо выбрать основной пункт меню "Настройка" -> "Параметры", вкладка "Отображение" и выбрать количество пунктов.

Сортировка списка адресов

Сортировка — последовательное расположение или разбиение на группы чего-либо в зависимости от выбранного критерия. Изменить сортировку представленной табличной информации на вкладке “Адреса” можно по 5 типам:

• По заказу и номеру - сортировка используется по умолчанию при переходе из "Заказы" в "Адреса". В верху показываются последние заказы.
• По району - внутри района сортировка происходит по последовательности станций метро, а так же по получателю, в алфавитном порядке. При этой сортировке видны все заказы районов.
• По компании получателю - сортировка в алфавитном порядке компаний получателей.
• По заказу и району - корреспонденция из заказов сортируется с учетом районов.
• По сроку доставки и району - сортировка по двум полям, в верху будут отображаться заказы с наименьшим временем, которое осталось до окончания доставки, а так же используется разделение по районам.

Ручная сортировка

Сортировка по району

Этот тип сортировки предназначен для изменения порядка следования заказов (на вкладке “Адреса”) в ручном режиме. Ручная сортировка включается клавишей F2 и доступна в следующих режимах:

• Сортировка по району;
• Сортировка по заказу и району;
• Сортировка по сроку доставки и району.

Для режимов сортировки, где присутствует район, слева отобразится пустой фиксированный столбец.

Процесс переноса заказа (или группы заказов) в списке осуществляется простым перетягиванием указателем мыши в два этапа: вначале в левом столбце выбирается одна запись или групповым выделением нескольких записей. Затем, удерживая левую кнопку мыши, выполняется перетягивание этой записи вверх или вниз списка. Порядок последовательности сохраняется для выбранного режима сортировки в системе и не сбрасывается.

Ввод адресной информации

При определении станции метро программа считает улицей текст до первой запятой, а между первой и второй запятыми – номером дома. В первую очередь производится поиск по улице и номеру дома, а при отсутствии таких данных – только по улице. При сохранении корреспонденции программа сохраняет и соответствие станции метро для конкретной улицы и номера дома. Указанный формат написания адресов используется и для поля “Адрес” на вкладках: “Клиенты” и “Cотрудники” в карточках клиентов и сотрудников.

Для написания адреса доставки междугороднего отправления предусмотрен другой механизм, который помимо задания адреса требует указания региона (страны) и города-получателя. Выбор города получателя доступен при помощи указания в поле “Индекс” его почтового индекса (программа определяет индексы России, но не определяет индексы других стран), либо ручной выбор из выпадающего списка области или региона получателя, а затем выбор города получателя из выпадающего списка городов. Обратите внимание, что под одним индексом может быть несколько городов/населенных пунктов и программа выбирает случайным образом один из них, поэтому необходимо проверить наличие необходимого города в списке городов, формируемом справа. В случае, когда необходим населенный пункт, которого нет в списке городов и известно, что город находится в конкретном регионе, то можно воспользоваться "поиском населенного пункта", для этого нажмите . Откроется новое окно, в котором можно искать по "Региону" и названию города. Также возникают ситуации, когда в одной области может быть несколько городов с одним названием, тогда они объединяются в программе как один.

Если необходимо отправить корреспонденцию в другую страну, то вместо города вводится название страны и города на английском языке. В базе программы присутствуют все города России и большинство городов мира, если необходимого города нет, то его можно добавить вручную и после прохождения модерации город появится в программе. Подробнее о Добавлении городов.

Правила написания адресов

В программе осуществляется интеграция с КЛАДР и ФИАС, что позволяет осуществлять поиск адресов из актуальных баз. В карточке корреспонденции, в поле "Адрес получателя" используется автоподстановка адресов из баз. По введенному адресу автоматически определяется станцию метро.

Правила написания адресов:

Правило	Пример
В начале пишется название улицы. Слово «дом» или сокращение «д.» при написании адреса не нужно. Формат записи содержит запятые, пробелы и точки	Щепкина ул., 42/2а, стр. 1, кв. 50, синяя дверь со стороны Профсоюзной ул.
Модификаторы названий, такие как «Большая», «Малая», «Нижняя» и т.п. (улица) сокращаются до одной буквы с точкой, и дальше слитно, без пробела, пишется само название	М.Каретный пер., 7, стр. 1
Порядковые числительные в названиях улиц пишутся перед названием улицы с наращением окончания до одной буквы через дефис	4-й Лесной пер., 4; 3-я Ямского Поля ул., 2
Типы улиц пишутся полностью, кроме: «улица» — сокращается до «ул.», «переулок» - сокращается до «пер.» и «набережная» - до «наб.»	Звездный бульвар, 23 с.10
Когда улица имеет исторически сложившееся название, не требующее указания типа	Маросейка, 15
Когда улица имеет тип, официально не считающийся типом	Коровий вал, 20
Названия городов с дефисом должны писаться именно с дефисом	Санкт-Петербург (не Санкт Петербург)
При необходимости указания города в строке адреса сначала указываем наименование, потом пишем «город», «поселок» и т.д.	Видное город, им. Цюрупы рабочий поселок

Кнопки в программе

 — просмотр истории изменения.

 — печать документов, заполняемых автоматически по шаблонам.

 — просмотр и добавление прикрепленных документов.

 — просмотр истории переписки (СМС, e-mail, отправленные через программу).

 — вызов через программу. Если у контакта несколько номеров, то можно выбрать любой из них. Используются Skype или программы для IP-телефонии.

 — отправка e-mail через программу. Можно использовать Outlook и подобные программы. Возможна работа с шаблонами.

 — отправка СМС, можно использовать готовые шаблоны.

 — поиск информации.

 — открывает настройки.

 — обзор всей карты. Позволяет увидеть все маркеры корреспонденции.

Перейти к быстрому старту

Эта статья первая в разделе Быстрый старт. Нажмите кнопку ниже, чтобы перейти к следующей по порядку статье.

Следующий шаг