Путевые листы

Путевые листы выдаются курьерам-водителям. Путевой лист гарантирует автокурьеру формальное или фактическое подтверждение маршрута следования автомобиля при проверке соответствующими органами, например ГИБДД.

Предусмотрено формирование двух типов (форм) путевого листа:

• типовая межотраслевая форма № 4-с для грузового автомобиля. На первом листе содержатся адреса погрузки и разгрузки — это адрес контрагента выбранной в путевом листе фирмы. Все промежуточные адреса содержатся на оборотной стороне;
• типовая межотраслевая форма № 3 для легкового автомобиля. Первым и последним адресом всегда будет адрес контрагента выбранной в путевом листе фирмы.

Предварительные действия

Чтобы была возможность сформировать путевой лист, выполните следующее:

1. Заполните справочники Автомобили и Марки автомобилей.
2. В карточке курьера, для которого нужно формировать путевой лист:
   • на вкладке Основное должен быть установлен флажок Водитель;
   • на вкладке Дополнительно должен быть указан автомобиль и номер водительских прав.

Виды путевых листов

Существуют следующие виды путевого листа:

• через главное меню Документы — формальное подтверждение;
• через вкладку Выдача — фактическое подтверждение.

Если включена переменная Справочники > Переменные > Прочие > Путевые листы по выдаче, формируются только фактические путевые листы — как на вкладке Выдача, так и из пункта основного меню Документы > Путевые листы.

Формальный путевой лист

Путевой лист с набором случайных адресов, которые попали в районы с флажком Область. Расстояние между адресами рассчитывается случайным образом, но общий километраж равен значению поля Пройдено км.

Чтобы создать путевой лист, в главном меню выберите Документы > Путевые листы.

Карточка формального путевого листа выглядит следующим образом:

Фактический путевой лист

Путевой лист с адресами, выданными курьеру-водителю на день на вкладке Выдача. Формируется по кнопке Печать > Печать путевого листа.

После указания даты и курьера в путевой лист автоматически попадают адреса в порядке следования на вкладке Выдача, при этом первый и последний адрес — адрес центрального офиса курьерской службы. Последовательность промежуточных адресов можно изменить сортировкой по столбцам на вкладке Выдача.

Если включена переменная Справочники > Переменные > Выдача > Автоматическое формирование путевого листа, после передачи на вкладке Выдача курьеру автомобиля будет автоматически сформирован путевой лист соответствующего типа, а при приеме автомобиля от курьера будет выводиться форма путевого листа для этого автомобиля, если он формировался, для заполнения показаний.

Фактический путевой лист может быть следующих видов:

• без подсчета расстояния. Есть возможность указать расстояние от адреса до адреса, в поле КМ. Чтобы рассчитать расстояние автоматически случайным образом, в поле КМ должны быть нули;
• с автоматической простановкой километража. Пройденные расстояния по нажатии на кнопку Обновить адреса считаются автоматически по треку курьера, их можно изменять вручную.
  Корректность расчета расстояния зависит от следующих условий:
  • на мобильном устройстве должно стабильно без отключений работать GPS;
  • курьер должен проставлять точное время доставки.

Вид путевого листа определяется переменной Справочники > Переменные > Прочие > Путевые листы по выдаче: если она включена, в системе формируются путевые листы с автоматическим подсчетом расстояния, как на вкладке Выдача, так и из пункта основного меню Документы > Путевые листы.

Карточка фактического путевого листа выглядит следующим образом:

Карточка путевого листа

Номер. Порядковый номер путевого листа. Каждый год нумерация автоматически начинается с единицы. Кнопка рядом с этим полем активна только в момент создания путевого листа и служит для автоматической генерации номера.

Дата. Дата создания путевого листа. Автоматически дата становится на следующий день от даты последнего путевого листа для выбранной машины.

Фирма. Выберите из выпадающего списка фирму, в которой работает курьер. Изменение фирмы возможно только в момент создания путевого листа.

Водитель. Выберите из выпадающего списка водителя. В списке отображаются только сотрудники, в карточке которых установлен флажок Водитель и выбран автомобиль. Если путевой лист создается с вкладки Выдача, поле неактивно.

Машина. Выберите из выпадающего списка автомобиль. Список формируется на основании выбора типа путевого листа — легковой или грузовой. Если в списке есть автомобиль, указанный в карточке выбранного водителя, он подставляется по умолчанию.

Механик, Диспетчер. Отображаются сотрудники, в карточке которых отмечено Офис или установлен флажок Водитель.

Обновить список с адресами. Кнопка предназначена для обновления адресов в соответствии со списком заказов на вкладке Выдача и расчета расстояний между адресами по данным трекинга водителя.

Пред. пробег. Предыдущий пробег автомобиля. По умолчанию значение равно показаниям предыдущего путевого листа для этой машины: сумма предыдущего пробега и пройденного расстояния. Предыдущий путевой лист система находит по дате.

Пред. остаток топлива. Предыдущий остаток топлива. По умолчанию значение равно полю Останется в баке предыдущего путевого листа. Предыдущий путевой лист система находит по дате.

Пройдено км. Расстояние, пройденное автомобилем. Кнопка рядом — генератор случайных чисел для подбора пробега.

Залито топлива л.. Количество литров топлива, добавленных к предыдущему остатку топлива. Заполняется вручную.

Останется в баке. Остаток топлива в баке после поездки. Изменяется автоматически, ручного изменения нет. Поле подсвечивается красным, когда значение меньше нуля или больше 40.

Расход топлива (л/100км). Поле неактивно, заполняется автоматически в зависимости от выбранной даты и на основании данных карточки марки автомобиля по летней и зимней норме расхода.

Обновить адреса. Неактивно, когда путевой лист создается из выдачи. Если флажок установлен, обновляется список адресов — при формировании или печати адреса будут каждый раз новые.

Печать. Отправляет путевой лист на печать. Если путевой лист создается не из выдачи, то печать может занять продолжительное время, т.к. система подбирает адреса.

Просмотр. Формируется файл Microsoft Excel путевого листа. Если путевой лист создается не из выдачи, то формирование может занять продолжительное время, т.к. система подбирает адреса.