Путевые листы

Путевые листы выдаются курьерам-водителям. Путевой лист гарантирует автокурьеру формальное или фактическое подтверждение маршрута следования автомобиля при проверке соответствующими органами, например ГИБДД.

Предусмотрено формирование двух типов (форм) путевого листа:

• типовая межотраслевая форма № 4-с для грузового автомобиля. На первом листе содержатся адреса погрузки и разгрузки — это адрес контрагента выбранной в путевом листе фирмы. Все промежуточные адреса содержатся на оборотной стороне;
• типовая межотраслевая форма № 3 для легкового автомобиля. Первым и последним адресом всегда будет адрес контрагента выбранной в путевом листе фирмы.

Предварительные действия

Чтобы была возможность сформировать путевой лист, выполните следующее:

1. Заполните справочник Автомобили и Марки автомобилей.
2. В карточке курьера, для которого нужно формировать путевой лист:
   • на вкладке Основное должен быть установлен флажок Водитель;
   • на вкладке Дополнительно должен быть указан автомобиль и номер водительских прав.

Виды путевых листов

Существуют следующие виды путевого листа:

• через главное меню Документы — формальное подтверждение;
• через вкладку Выдача — фактическое подтверждение.

Формальный путевой лист

Путевой лист с набором случайных адресов, которые попали в районы с флажком Область. Расстояние между адресами рассчитывается случайным образом, но общий километраж равен значению поля Пройдено км.

Чтобы создать путевой лист, в главном меню выберите Документы > Путевые листы.

Карточка формального путевого листа выглядит следующим образом:

Фактический путевой лист

Путевой лист с адресами, выданными курьеру-водителю на день на вкладке Выдача по кнопке Печать > Печать путевого листа. В путевой лист попадут адреса в порядке следования на вкладке Выдача, при этом первый и последний адрес — адрес центрального офиса курьерской службы. Последовательность адресов можно изменить сортировкой по столбцам на вкладке Выдача.

Если включена переменная Справочники > Переменные > Выдача > Автоматическое формирование путевого листа, после передачи на вкладке Выдача курьеру автомобиля будет автоматически сформирован путевой лист соответствующего типа, а при приеме автомобиля от курьера будет выводиться форма путевого листа для этого автомобиля, если он формировался, для заполнения показаний.

Фактический путевой лист может быть двух видов:

• без подсчета расстояния. Есть возможность указать расстояние от адреса до адреса, в поле КМ. Чтобы рассчитать расстояние автоматически случайным образом, в поле КМ должны быть нули;
• с автоматической простановкой километража. Пройденные расстояния считаются автоматически по треку курьера, их можно изменять вручную.
  Корректность расчета расстояния зависит от следующих условий:
  • на мобильном устройстве должно стабильно без отключений работать GPS;
  • курьер должен проставлять точное время доставки.

Вид путевого листа определяется переменной Справочники > Переменные > Прочие > Путевые листы по выдаче.

Карточка фактического путевого листа выглядит следующим образом:

Карточка путевого листа

Номер. Порядковый номер путевого листа. Каждый год нумерация автоматически начинается с единицы. Кнопка рядом с этим полем активна только в момент создания путевого листа и служит для автоматической генерации номера.

Дата. Дата создания путевого листа. Автоматически дата становится на следующий день от даты последнего путевого листа для выбранной машины.

Фирма. Выберите из выпадающего списка фирму, в которой работает курьер. Изменение фирмы возможно только в момент создания путевого листа.

Водитель. список сотрудников, у которых включена галка "Водитель" и выбран автомобиль. Если путевой лист создается из выдачи, то данное поле становится не редактируемым.

Машина. список формируется на основании выбора типа путевого листа - легковой или грузовой. При этом, если в списке есть автомобиль, который выбран в карточке выбранного водителя, то по умолчанию подставляется он.

Механик, Диспетчер. Отображаются сотрудники с типом "Офис" или у которых включена галка "Водитель".

Пред. пробег. предыдущий пробег. Автоматически значение равно показаниям предыдущего, для этой же машины, путевого листа: сумма предыдущего пробега и пройденных км; предыдущий путевой лист система находит по дате.

Пред. остаток топлива - предыдущий остаток топлива. Автоматически значение равно полю "Останется в баке" предыдущего путевого листа. Предыдущий путевой лист система находит по дате.

Пройдено км - расстояние пройденное курьером. Кнопка рядом, это генератор случайных чисел, для подбора пробега.

Залито топлива л. - сколько было дозаправлено литров, к предыдущему остатку топлива. Заполняется вручную.

Останется в баке - остаток топлива в баке, после поездки. Изменяется автоматически, ручного изменения нет. Поле подсвечивается красным, когда значение меньше нуля или больше 40.

Расход топлива (л/100км) - поле не редактируемое, заполняется автоматически, в зависимости от выбранной даты и на основании карточки марки автомобиля, поля "Летняя" и "Зимняя". Летним расход считается с апреля по октябрь, остальное зимний.

Обновить адреса - не доступна, когда путевой лист создается из выдачи. При включении обновляет список адресов, т.е. при формировании или печати, адреса будут каждый раз новые.

Печать - отправляет на печать путевой лист. Если путевой лист создается не из выдачи, то печать может занять продолжительное время, т.к. система подбирает адреса.

Просмотр - формируется файл Excel путевого листа. Если путевой лист создается не из выдачи, то формирование может занять продолжительное время, т.к. система подбирает адреса.

На один путевой лист может поместиться 11 адресов. Если адресов больше 11, создается несколько путевых листов. В заголовке формы указывается номер текущего путевого листа и общее количество, например «Путевой лист 1 из 3», а первый и последний адреса на каждом путевом листе всегда будут адресом контрагента выбранной фирмы.