Клиенты и партнеры

Назначение

Клиенты

Раздел программы предназначен для отображения списка клиентов, для создания новых и редактирования/настройки существующих партнеров и прочих контрагентов, связанных с деятельностью курьерской службы. Также, есть возможность выставления счетов, ввода платежей, создания актов передачи денег, корреспонденции, актов сверки, передачи средств клиенту.

Отображение клиентов

Для просмотра клиентов в программе, перейдите на вкладку “Клиенты”.

В таблице клиентов отображаются:

• Клиенты, для которых курьерская служба оказывает услуги.
• Собственные юридические лица, которые представляют из себя подразделения курьерской службы. Подробнее о создании и настройке написано в разделе Фирмы.
• Филиалы курьерской службы. Создание и настройка филиалов описано в разделе Филиалы
• Прочие контрагенты
  Это могут быть перевозчики, арендодатели и прочие организации, с которыми у курьерской службы могут быть взаимодействия.
  курьерской службы.

Фильтр

В правой части окна располагается фильтр, который позволяет сортировать клиентов по критериям. Поля фильтра разделены на блоки:

• Верхний блок:
  • Все - отображает всех клиентов.
  • Работающие - отображает клиентов у которых дата окончания договора больше текущей либо не заполнена.
  • Неработающие за определенный год - отображает клиентов у которых год окончания договора совпадает, с указанным в поле.
  • Филиалы - отображает организации, которые являются филиалами.
• Средний блок:
  • Все - отображает всех клиентов.
  • По договору - отображает клиентов с заполненным номером договора.
  • Без договора - отображает клиентов с не заполненным номером договора.
• Нижний блок:
  • Компания - по наименованию.
  • Адрес - по адресу.
  • ФИО - по фамилии имени и отчеству.
  • Тел/email - по телефону и email.
  • Агент - ответственному менеджеру.
  • Филиал - по филиалу, с которым работает клиент.
• Кнопки:
  • Вывести - отображение отфильтрованных клиентов.
  • Очистить - очистка всех фильтров.

Создание клиента

Наличие карточки клиента является одним из основных критериев работы программы, т.к. данные из нее используются практически для всех процессов программы. Если у курьерской службы есть список клиентов в табличном формате - Excel, .csv, то мы можем помочь загрузить данные в программу. Если же данные о клиентах хранятся иначе, то создавать клиентов в программе придется сотрудникам курьерской службы вручную.

Для создания клиента, выберите пункт контекстного меню "Создать", откроется карточка клиента. Каждая вкладка карточки предназначена для настройки бизнес процессов между курьерской службой и клиентом. У пользователя всегда есть доступ к карточке клиента, что позволяет изменять настройки.

Рассмотрим поля карточки клиента:

Вкладка "Основное"

• Компания - является кратким названием
  Т.е. название должно быть общепринятым и понятным сотрудникам курьерской службы
  фирмы клиента.Пояснение

В названии, желательно, не использовать обозначения формы собственности юридического лица - “ИП” или “ООО”, т.к. это усложняет процесс авто-заполнения поля "Компания" в карточке заказа. Полное наименование компании указывается на вкладке "Реквизиты”.

• Контактное лицо - представитель организации, ответственный за взаимодействие с курьерской службой.
• Адрес - фактический адрес нахождения организации.
• Телефон - телефон организации или телефон контактного лица.
• Станция метро - по введенному адресу клиента, автоматически, определяется значение поля. Подробнее о создании и работе со станциями метро написано в разделе Метро.
• E-mail - адрес электронной почты организации или контактного лица.
• ID - уникальный идентификатор клиента. Это поле может содержать цифро-буквенный код. "ID" используется при работе со Срочными заказами.
• Папка - значение поля предназначено для маркировки
  Значение указывается в поле "N заказа" на печатной форме. Маркировка используется для хранения документов в курьерской службе
  ведомостей/накладных упрощенной, расширенной или пользовательской формы.
• Менеджер - ФИО агента, курирующего/приведшего данного клиента.
• % Менеджера - указывается процент менеджера. Процент рассчитывается от стоимости оказанных услуг и учитывается при расчете Зарплаты сотрудника. Чтобы закрепить нескольких менеджеров за клиентом, нажмите на кнопку , в открывшемся окне выберите пункт контекстного меню "Добавить", кликните на поле "Менеджер" и установите процент
  Процент может быть нулевым, тогда менеджер не будет получать прибавок к зарплате
  , повторите действия, если нужно добавить еще одного менеджера. Если необходимо установить дату, до которой менеджер будет получать процент, укажите значение в поле "До даты". "Основной" - параметр, позволяющий отображать менеджера в карточке клиента, в поле "Менеджер".
• Сообщение - текст из этого поля будет высвечиваться менеджеру, в виде подсказки, при оформлении нового заказа от клиента.
• Источник информации - предназначено для внесения информации о канале, через который клиент узнал о курьерской службе. Например, в курьерской службе работает call-центр, который обзванивает клиентов и выясняет, из каких источников клиент узнал о работе курьерской службы.
• Статус - внутреннее обозначение для клиента курьерской службы. Статусы создаются и указываются в "Справочники" –> “Статусы” –> “Типы клиентов”. Статусу можно присвоить цвет, тогда на вкладке "Заказы" клиенты с присвоенным цветом будут подсвечиваться.
• Дата последнего заказа - программа, автоматически, проставляет дату последнего заказа клиента.
• Время работы С - До и Обед С - До - информация из полей попадает в карточку срочного заказа автоматически. Данные влияют
  Менеджер видит данные о графике работы клиента и учитывает их при планировании работы курьера со срочными заказами.
  на работу курьеров, выполняющих срочные поручения клиента курьерской службы.
• Пропуск - в списке выбирается способ получения пропуска курьером, для прохода на территорию клиента. Используется для работы со срочными заказами. Если выбирается заказ пропуска по e-mail или по телефону, то оператору необходимо уведомить клиента о приезде курьера, чтобы пропуск был подготовлен. Статусы пропуска добавляются, редактируются и удаляются в "Справочники" -> "Статусы" -> "Статусы пропуска".
• Работает с филиалом - в списке выбирается филиал курьерской службы, за которым закрепляется клиент.
• Примечание и Примечание 2 - предназначены для дополнительной служебной информации, которую видят пользователи системы. Для просмотра поля "Примечание 2" у пользователя должны быть настроены права.

Информация по действию стандартных кнопок описана в разделе Кнопки в программе.

Функции:

• Счета - откроется список, выставленных счетов данного клиента.
• Платежи - откроется список платежей данного клиента.
• Статусы корреспонденции - через этот пункт меню указываются дополнительный набор статусов, которые выбираются при заполнении информации о доставке единиц корреспонденции. Для создания статуса выберите "Создать" в контекстном меню, заполните поля "Название" и "Код". При создании статусов, в карточке корреспонденции, рядом с полем "Инфо о доставке:", появляется выпадающий список дополнительных статусов. Пользователь должен указывать дополнительный статус отправления, иначе программа не даст сохранить данные в карточке корреспонденции. Статусы возвращаются клиенту, при запросе, через API под тегом "clientstatecode", клиент получит код статуса отправления в отдельной графе. Также, мы можем сделать скрипт, по автоматическому проставлению внутреннего статуса для корреспонденции, для этого обратитесь в службу поддержки.

Вкладка "Реквизиты"

Предназначена для внесения данных из документов организации. Информация используется для работы с курьерской службой на основе договора. Информация из вкладки попадает в счета, акты передачи денег и др. документы.

Рассмотрим поля:

• № Договора - указывается номер действующего договора с курьерской службой. Способы работы с клиентом

• При работе с физическими и юридическими лицами, когда услуги оплачиваются наличными до осуществления доставки - вкладка “Реквизиты” не заполняется. Поле “№ договора” остается пустым;
• При работе с клиентом по договору и безналичному расчету - полностью заполняется вкладка “Реквизиты”;
• При работе с клиентами, когда оплата услуг происходит наличными за определенный период времени - обязательно заполните поле “№ договора”, все остальные реквизиты заполнять необязательно.

• Дата договора - указывается дата заключения действующего договора.
• Окончание договора - указывается дата окончания действующего договора
  При достижении даты, договор считается закрытым, а клиент перемещается в архив. Перестает отображаться в списке работающих. Чтобы вернуть клиента из архива в "работающие", измените дату окончания договора.
  .
• Полное название - наименование клиента из свидетельства, которое будет подставляться в документы для данного клиента.
• Ответственное лицо - ФИО сотрудника, с которым заключен договор.
• Должность отв. лица - должность сотрудника, с которым заключен договор.
• Действующий на основании - содержит формулировку основания из свидетельства юридического лица.
• ИНН, КПП, ОГРН, БИК, Банк, Р.счет, Корр.счет, ОКПО - регистрационные данные юридического лица клиента.
• Юр. Адрес - юридический адрес клиента, указанный в свидетельстве.
• Адрес грузополучателя - адрес клиента, необходимый для возврата товаров. Этот адрес может не совпадать с юридическим адресом.
• Фирма - выпадающий список, из которого пользователь выбирает юридическое лицо, с которым работает клиент.

В блоке выставления счетов:

• Печатная форма - тип печатной формы счета для данного клиента из выпадающего списка. Формы добавляются в "Справочники" -> "Печатные формы".
• E-mail - адрес электронной почты для отправки счетов, актов, детализации к акту и счет-фактур. При отправке документов по e-mail будут подставляться скан-печати клиента и скан-подписи директора фирмы из раздела “Справочники" -> "Фирмы”, если они заданы.
• Контактное лицо - ФИО сотрудника клиента для получения финансовых документов.
• Телефон - телефон сотрудника или отдела клиента для получения финансовых документов.
• Адрес доставки счета - адрес клиента, для отправки оригиналов документов.
• Прилагать детализацию - параметр означает, что к счету необходимо прикладывать детализацию. В форме счета в формате Excel будет отдельная вкладка с информацией о детализации.

Вкладка "Финансы"

Регламентирует денежные взаимоотношения клиента и курьерской службы.

• Тариф - из списка выберите тариф для работы с данным клиентом. Для просмотра тарифа нажмите на кнопку , откроется новое окно, с возможностью редактирования. Процесс создания и настройки рассмотрен в разделе Тарифы.
• Баланс - отображает текущий баланс клиента, а кнопка рядом позволяет посмотреть детализацию. В таблице детализации доступен переход по двойному щелчку к соответствующему разделу программы.
• Минимальная сумма счета - галка включает возможность ввода суммы в одноименное поле. Поле актуально для работы с небольшими клиентами, которые гарантируют крупный объем заказов в замен на выгодные условия. Если клиент проведет заказов по системе на сумму меньше, чем задано в поле, то будет выставлен счет на сумму, указанную в поле.
• Скидка по: - параметр включает выбор месяца, года и ввод процента скидки для клиента, от общей суммы оказываемых услуг. Обратите внимание, что скидка действует на общую сумму счета, выставляемого курьерской службой клиенту.
• Предоплата - параметр, который означает, что клиент будет оплачивать услуги доставки заранее. Клиентом на баланс вносится установленная сумма предоплаты и из суммы списываются средства за оказанные услуги. Настройка оповещений

Чтобы система предупреждала пользователя о снижении баланса клиента, укажите в переменной Минимальный баланс для напоминания

значение, для оповещения. В случае, когда сумма оказанных услуг превышает сумму предоплаты - баланс клиента станет минусовым и программа будет напоминать о необходимости выставления клиенту нового счета на предоплату

• Количество дней для оплаты счета - период в днях, в течение которого система ожидает подтверждения оплаты счета клиентом. По истечении данного срока, система начинает считать клиента должником и при создании заказа выдает сообщение о наличии неоплаченных счетов. Если включена блокировка
  Блокировка включается в переменной Блокировать клиентов с неоплаченными счетами
  , то программа не позволит создать срочный заказ от этого клиента. Настройка параметра для всех клиентов
  Вы можете установить для всех клиентов количество дней для оплаты счета в переменной Количество дней для оплаты счета

  .
  Автоматическая рассылка

Для настройки автоматической рассылки e-mail или смс уведомлений о задолженности, обратитесь в службу поддержки "MeaSoft" для настройки модулей "автоматизации-интеграции" и “смс рассылки”. Текст сообщения рассылки задается в "Справочники" -> "Печатные формы".

• Валюта расчета - валюта, в которой работает клиент курьерской службы.
• Количество счетов в месяц - количество счетов, которое необходимо выслать курьерской службе клиенту, в счет оказания услуг.

Параметры для работы с интернет магазинами:

• Немедленный возврат денежных средств - предназначен для максимально быстрого возврата денежных средств клиентам. Если галка установлена, то в акты передачи денег попадают отправления, которые помечены как доставленные в карточке корреспонденции, которым присвоен статус "Доставлено" в выдаче или статус со слов курьера - "Доставлено". При этом, программой автоматически учитывается коррекция суммы актов за предыдущий период. Если галка не установлена, то в акты попадут только те отправления, в карточках которых будет проставлена дата и время вручения. Подробнее о работе с актами написано в разделе Акты передачи денег.Дополнительная информация

Обратите внимание, если отправление будет оплачено получателем безналичным способом или наличными курьеру

Но курьер еще не успел передать денежные средства

и будет включен параметр - немедленный возврат денежных средств, то возникнет ситуация, когда курьерская служба еще не получив средства за отправление будет выплачивать деньги клиенту по акту передачи денежных средств. Когда получатель оплачивает отправление безналичным способом или доставка осуществляется филиалом курьерской службы, то в карточке корреспонденции на вкладке "Финансы" предусмотрен параметр "Оплачено", если галка стоит, то подтверждается факт оплаты отправления. Фактическое поступление денежных средств зависит от скорости проведения транзакции банками.

• Исключить стоимость курьерских услуг из акта передачи денег - при формировании акта, позволяет удержать из суммы передаваемых денег стоимость курьерских услуг. Если галка не установлена, то в акт клиенту попадает вся сумма
  Стоимость отправлений и стоимость доставок.
  и курьерская служба выставляет счет клиенту на стоимость доставок.
• Спрашивать тип оплаты у получателя - позволяет курьеру менять тип оплаты в мобильном приложении на Android и на IOS, исходя из ситуации. Если галка не стоит, то тип оплаты в мобильном приложении изменить нельзя. В ситуации, когда у получателя указан безналичный способ оплаты, а потом выясняется, что на счету нет средств, курьеру придется связываться с менеджером, чтобы изменить тип оплаты отправления.
• Включить в АПД неоплаченные междугородние отправления - параметр схож с немедленным возвратом, только касается междугородних отправлений. Если галка стоит, то в акты передачи денег попадают отправления, в которых проставлена дата и время вручения и ответственный филиал отличается от текущего. Текущем филиалом считается филиал, указанный в карточке клиента, а так же все филиалы в "Справочники" -> "Межгород" -> "Филиалы", в которых стоит галка "Наш филиал". Если же галка не стоит, то в акты попадают только доставленные отправления с проставленной галкой "Оплачено".
• Тип оплаты АПД - позволяет выбрать вариант по умолчанию для оплаты актов передачи денег. Существует несколько вариантов оплаты: безналичная, наличными курьером, наличными в офисе, перевод на карту. Обратите внимание, что тип оплаты акта можно изменить в нем, после создания.

Вкладка "Прочее"

Предназначена для дополнительных настроек работы с клиентом.

Рассмотрим параметры:

• Входит в справочник - используется для работы со срочными заказами. Если галка стоит, то в справочнике содержится информация о географическом расположении клиента. Данная информация представлена в виде типографского буклета, который отдается курьеру. Данный справочник клиентов может быть сформирован при установке дополнительного скрипта в меню "Отчеты" -> "Дополнительные возможности”.
• Печатать ведомости без логотипа - убирает логотип курьерской службы из ведомости. Используется в тех случаях, когда курьерская служба выступает подрядчиком для другой организации.
• Не печатать ведомости при выдаче корреспонденции - позволяет исключить бумажные ведомости из бизнес-процессов курьерской службы. Получатель расписываться в электронной ведомости на планшете или телефоне курьера.
• Вид деятельности - предназначено для ввода кода деятельности по ОКВЭД, в соседнем поле, происходит расшифровка кода. Чтобы программа нашла и добавила расшифровку кода по базе ОКВЭД, нажмите .
• Всегда требовать возврат документов - предназначено для клиентов, которые сами упаковывают заказы и вкладывают внутреннюю ведомость в отправления. Без возврата внутренней ведомости клиент будет считать, что отправление не доставлено, даже если за него были перечислены деньги. Если параметр включен, то во время приема работы от курьера, система оповестит менеджера о необходимости получения от курьера внутренней ведомости клиента. Затем ведомость передается клиенту - акт возврата корреспонденции.
• Доп. Информация на накладной - предназначено для печати на накладной информации из поля. В доп. информации может быть указана любое, полезное для получателя сообщение. Информация находится ниже табличной печатной формы документа “Накладная”.

Склад:

• Не выдавать корреспонденцию без комплектации - относится к Модулю складского учета. Параметр не позволит выдать заказ курьеру, если во "вложениях" корреспонденции есть товар, проходящий по складскому контору, но не скомплектованный по складу. Если во вложениях не будет строк, то такое отправление также будет не доступно к выдаче. Параметр создан для предотвращения ошибок операторов, которые вручную создают позиции во "Вложения" корреспонденции.

• Обязательный прием корреспонденции - параметр отвечает за обязательную сверку данных из программы с фактически прибывшей корреспонденцией от клиента. Подробнее процесс приема описан в статье Прием корреспонденции на склад. Без полной сверки/приемки, нельзя будет выдавать курьеру заказы, в которые входит не принятая корреспонденция.
• Возможен частичный выкуп товаров при доставке - по умолчанию, галка установлена, она позволяет получателю забрать из заказа клиента определенные товары. Если галка будет снята, то получатель сможет взять заказ целиком или отказаться, также, от всего заказа.

Доступ к личному кабинету:

• Имя пользователя и Пароль - данные для входа в личный кабинет клиента.

Вкладка "Касса"

Данная вкладка доступна в карточке клиента, если есть хотя бы один зарегистрированный в системе фискальный регистратор. Используется для настройки печати чеков.

Рассмотрим параметры печати:

• Печатать кассовые чеки - позволяет печатать кассовые чеки на установленном в системе фискальном регистраторе. Подробнее о установке и настройке написано в статье Настройка модуля печати кассовых чеков.
• Только на стоимость доставки - позволяет печатать кассовые чеки только на стоимость доставки корреспонденции для данного клиента.
• Отдельный чек на каждое вложение - позволяет печатать отдельные чеки на каждое вложение в карточке корреспонденции. Актуально при частичном возврате. Если галка не стоит, то будет формироваться один чек на заказ.
• Дополнительная информация на чеке: - позволяет расположить дополнительную информацию на чеке. Например, контактную информацию клиента. Также, в поле можно ввести скрипт, который будет создавать условия для печатной формы чека. Для создания необходимого скрипта обратитесь к нашим специалистам.
• № секции (отдела): - возможность группировки № секции
  Например, для типа оказываемых услуг или по номенклатуре
  для печати чека.

Вкладка "Уведомления"

Предназначена для включения автоматической почтовой рассылки для срочных заказов в программе.

Рассмотрим поля вкладки:

• Отправлять отчеты из Срочных – предназначено для отправки отчетов из вкладки “Срочные” по электронной почте. Отчет отправляется клиенту на адрес, который указан в карточке клиента в поле “E-mail”. Для отправки отчета клиенту используется печатная форма из “Справочники" –> "Печатные формы" –> "Шаблоны для e-mail" –> "Шаблон оповещения из срочных”. Для работы данной функции требуется настройка почтового сервера, настройки располагаются в Почтовый сервер
  . Условия отправки отчета

• Если заказ отправляется до получателя, то сообщение отправляется при установке статуса "Доставлено".
• Если заказ доставляется получателю и обратно привозят извещение, то сообщение отправляется при установке статуса "Доставлено (туда)".
• Если осуществляется забор в офисе клиента, то сообщение отправляется при установке статуса "Забрал".

Если Вы хотите отправлять отчеты, когда не указана информация о доставке, то включите функцию Отправлять уведомления из срочных без введенного поля "инфо о доставке"

.

• Отправлять по e-mail уведомление о начале ожидания курьера – позволяет включить уведомления о начале ожидания курьера из карточки заказа на вкладке “Срочные” по электронной почте. В карточке срочного заказа, после информации о получателе, находится специальное поле для ввода времени, рядом, находится кнопка . Чтобы уведомление отправилось клиенту, нажмите на кнопку и сохраните карточку. Обратите внимание, что время ожидание указывает оператор, после того как курьер получит заказ. Время ожидания курьера тарифицируется отдельно.

Вкладка "Отделы"

Позволяет указывать и отслеживать подразделение/сотрудника, от которого был создан заказ. А также, появляется возможность указывать отдел/сотрудника, при выставлении счетов. Для отделов возможно задавать независимый доступ к личному кабинету, для формирования заказов он-лайн.

Вкладка "Отделы"

Для создания отдела выберите пункт контекстного меню "Создать" в левом окне. Откроется карточка отдела, рассмотрим ее поля:

• Название - название отдела.
• Адрес - фактический адрес расположения отдела.
• Отдельный договор - с отделом клиента может быть заключен отдельный договор. В поле указывается номер договора и дата заключения, в поле "от:".
• Фирма - в списке выбирается фирма
  Краткое наименование организации клиента
  , к которой относится отдел.
• Логин и пароль - данные для входа сотрудников отдела в личный кабинет.
• Кост-код - это идентификатор отдела клиента, используется в отчетах и помогает отследить затраты отдела на доставку. Код сообщает клиент.
• Примечания - дополнительная информация по отделу.
• Кнопки:
  • Ок - при нажатии, сохраняются данные об отделе.
  • Отмена - закрывает карточку "Отдел" и стирает введенные данные.

После создания отдела, он появится в левой таблице. Чтобы добавить сотрудника в отдел, выберите отдел в таблице слева, а в правой таблице выберите пункт контекстного меню "Создать". Откроется новое окно. Рассмотрим поля карточки сотрудника:

• ФИО - фамилия, имя, отчество сотрудника.

Контакты:

• Тип - выпадающий список для выбора типа контактных данных:
  • Мобильный и Городской - в поле указывается номер телефона сотрудника.
  • e-mail - указывается адрес электронной почты.
  • Skype - контакт в Skype.

Обратите внимание, если поле остается пустым или в данных допущена ошибка, то оно подсвечивается красным цветом.

• Дополнительно - поле для дополнительных заметок к контактной информации. Это может быть код города или время для связи и т.д.
• Вызов - позволяет набрать номер сотрудника, если используется Skype или программы ip-телефонии.
• Не - это сокращение "Не используется" - контакт устарел.
• Кост-код - идентификатор сотрудника, используется для отчетности и помогает отследить затраты на доставку для конкретного сотрудника. Если кост-код сотрудника не заполнен, то будет указан кост-код отдела.
• Дата рождения - предназначено для оповещения ответственного сотрудника, о дне рождении работника клиента.
• Активный - предназначена для автоматической подстановки ФИО сотрудника в карточке срочного заказа в поле “Контактное лицо”. Если галка “Активный” не стоит, то ФИО подставляться в не будет.

Вкладка "Пользовательская"

Предназначена для специфических функций клиента и не является стандартизированной. Подробнее о возможностях вкладки описано в статье Пользовательские поля.

Удаление клиента

У пользователя нет возможности удалить клиента, но Вы можете изменить данные в карточке или переместить клиента в архив. Также, в программе происходит автоматическое перемещение клиентов в архив, когда наступает дата окончания договора.

Выставление счета

Чтобы выставить счет клиенту, выделите клиента и выберите пункт контекстного меню "Выставить счет". Подробнее о работе с счетами написано в статье Счета.

Акт передачи денег и корреспонденции

Акт передачи денег фиксирует факт передачи денежных средств курьерской службой клиенту. Акт передачи корреспонденции позволяет возвратить не доставленную корреспонденцию или же передать клиентские ведомости. Чтобы сформировать акт передачи денег выделите клиента и выберите пункт контекстного меню "Создать акт передачи денег". Чтобы сформировать акт передачи корреспонденции выберите пункт "Создать акт передачи корреспонденции".

Передача средств клиенту

Чтобы передать средства, выделите клиента и выберите пункт контекстного меню "Передача средств клиенту", подробнее о работе с формой передачи средств написано в разделе Платежи партнерам.

Акт сверки

Документ, который отражает: работы/услуги и денежных средства между организациями за определенный период, а также наличие или отсутствие задолженности одной стороны перед другой на определенную дату. Чтобы создать акт сверки выделите клиента и выберите пункт контекстного меню "Акт сверки".