Функции

Распознавание отсканированных ведомостей

Функциональность позволяет прикреплять скан-копии накладных к заказам. Распознаются и расширенные, и обычные накладные.

1. Отсканируйте накладные и сохраните их в папку.
2. Откройте Функции > Распознавание отсканированных ведомостей Выбрать данную папку в окне "Распознавание отсканированных ведомостей" и нажать кнопку "Начать обработку". После завершении процесса распознавания система выдаст сообщение ниже.

Скан-копии можно будет найти в прикрепленных к адресам документах. Скан-копии "Обычных" накладных система разделит на адреса и так же вложит в прикрепленные документы.

Функция распознавания отсканированных ведомостей работает упрощенно по алгоритму:

1. В сканер с поддержкой непрерывного сканирования из лотка кладутся подписанные клиентом ведомости (простые и расширенные);

2. Сканер сканирует изображения в одну общую папку;

3. Из системы запускается функция распознавания ведомостей и указывается эта самая папка;

4. Система начинает процедуру распознавания, в результате которой и происходит поиск заказа по штрих-коду ведомости и если он найден, то из изображения ведомости вырезается заданная область изображения, которая и помещается в область "прикрепленные файлы" в ед. корреспонденции;

5. Если штрих-код не найден или не определен корректно - создаются две подпапки в папке с изображениями "Loaded" (загруженные) и "NotFound" (не найденные).

Инвентаризация корреспонденции

Рис. 4 Список инвентаризаций

Рис. 5 Инвентаризация корреспонденции

Данный функционал предназначен для проведения инвентаризации корреспонденции.

В открывшемся окне (Рис. 4) есть возможность выбрать период вывода имеющихся инвентаризаций и филиал КС.

В контекстном меню таблицы доступны следующие функции:

• Открыть(двойной клик) - открыть имеющуюся корреспонденцию.
• Удалить(CTRL+F8) - удалить инвентаризацию.
• Новая(F3) - создать новую инвентаризацию.

При открытии уже имеющейся или создании новой инвентаризации откроется окно с возможностью сканирования корреспонденции (Рис. 5)

В Верхней части окна мы видим следующие поля:

• Номер, Всего единиц корреспонденции, отсканированно, Создан, Пользователь - поля заполняются автоматически.
• Комментарий - свободное текстовое поле.

В случае сканирования корреспонденции не подлежащей инвентаризации строка с данным адресом станет красной.

В верхней таблице - корреспонденция которую необходимо отсканировать, в нижней - уже отсканированая.

Для инвентаризации отправлений их можно сканировать, дважды кликнуть либо воспользоваться контекстным меню верхней таблицы (Включить в отсканированные/все), так же можно исключить корреспонденцию из акта.

В случае ошибочного сканирования можно воспользоваться контекстным меню нижней таблицы (Исключить из отсканированных/все) или дважды кликнуть на строке.

Корреспонденция попадает в список инвентаризации в случае:

1. Имеет дату заказа большую, чем текущая дата минус 365 дней и меньшую или равную текущей дате и
2. Не является утраченной и
   • не имеет даты доставки или
   • имеет дату доставки и не имеет времени доставки и не включена в акт передачи корреспонденции или
   • имеет дату доставки и не имеет времени доставки и включена в акт передачи корреспонденции, но не отсканирована в этом акте или
   • имеет дату и время доставки и взведен флаг "Обратно" и имеет дату и время возврата и не включена в акт передачи корреспонденции или
   • имеет дату и время доставки и взведен флаг "Обратно" и имеет дату и время возврата и включена в акт передачи корреспонденции, но не отсканирована в этом акте и
3. Никогда не проводилась по выдаче или имеет в выдаче статус, отличный от "На руках" или "Доставлено" и
4. Если корреспонденция отправлена заказчиком, в карточке которого взведен флаг "Обязательный прием корреспонденции", то поле "Скан. количество" должно быть больше 0 иначе больше или равно 0.

Результаты инвентаризации сохраняются в базе данных. К любой из инвентаризаций можно получить доступ из списка инвентаризаций.

При включенном режиме многофилиальности в создании инвентаризации и работе со списком инвентаризаций появляются определенные особенности: инвентаризация автоматически будет формироваться для текущего филиала того пользователя, который запустил ее формирование. Текущий филиал пользователя определяется по значению, выбранному в выпадающем списке "Настройка->Пользователи->Карточка пользователя->Настройки->Филиал".

Для пользователей, имеющих право (Настройка->Пользователи) "Видеть данные всех филиалов" в форме со списком инвентаризаций будет доступен дополнительный фильтр, с помощью которого можно отфильтровать список инвентаризаций не только по диапазону дат, но и по филиалу, для которого они выполнены. Для пользователей, не имеющих такого права, доступен только выбор диапазона дат и им будут показываться инвентаризации, сформированные только для их текущего филиала.

Корреспонденция

Движение накладных и возвратов

Данный механизм предусмотрен в системе для отслеживания движения накладных на бумажных носителях информации, в разрезе работающих с ними сотрудников. Механизм позволяет определить в системе ответственного сотрудника, у которого находится тот или иной документ, позволяет применить штрафные меры воздействия на сотрудника, который потерял принятые документы.

Рис.1 Окно интерфейса "Документы движения накладных и возвратов"

Примерный алгоритм работы данного функционала в системе представлен следующим образом:

1.Сотрудник “A” (например, менеджер курьера) получил пачку накладных по доставленным заказам от курьера и должен передать их другому сотруднику “Б” (например, оператору) для дальнейшей обработки (набивки “инфо о доставке”, сортировки или упаковки в архив).

Рис.2 Формирование документа движения корреспонденции"

2.Сотрудник “Б” на своем рабочем месте входит в интерфейс “Документы движения накладных и возвратов” (представленный на рисунке), и создает новый документ движения (через контекстное меню или по клавише “F3”). Сотрудником, который принимает у менеджера возвраты или накладные, является пользователь, на рабочем месте которого осуществляется процедура формирования документа движения. В поле “От менеджера” указывается ФИО передающего сотрудника “А”. Система поддерживает автоматический ввод информации в это поле и путем сканирования удостоверения сотрудника “А”. Начало приема документов подтверждается кнопкой “Начать оформление”.

3. Сотрудник “Б” на своем рабочем месте последовательно обрабатывает (сканирует) все полученные накладные по заказам (или вводит их вручную через клавишу “F3” контекстного меню “Добавить вручную”). Все отсканированные накладные попадают в список движения документов принимающего сотрудника. На этом этапе возможна коррекция вводимой информации – путем ее удаления через контекстное меню или комбинацией клавиш “Ctrl+F8”.

4. После завершение обработки всех накладных окно интерфейса закрывается пользователем. В системе будет сформирован новый документ движения, который отобразится в списке под уникальным номером. В дальнейшем в этот документ движения можно дополнительно добавить накладные.

5. Определить сотрудника, у которого находится накладная на бумажном носителе информации, можно через кнопку “Функции – Движение накладной” в карточке единицы корреспонденции. Система предоставит информацию в виде таблицы с набором полей, которые отвечают на вопросы: “Кем, кому и когда был передан документ (распечатанная накладная) ?”.

Общее окно интерфейса движения корреспонденции имеет стандартные элементы фильтрации для полей “От кого:”, “Кому” и фильтром с периодом дат. Контекстное меню окна содержит стандартные пункты: “Открыть”, “Создать”, “Удалить”. Использование пункта контекстного меню “Удалить” заблокировано в системе для всех пользователей. Коррекцию уже введенной информации возможно осуществить путем формирования нового документа о движении накладных и возвратов в системе.

Следует отметить, что окно отдельно взятого документа о движении корреспонденции содержит кнопку “Истории”, по которой проследить историю от создания документа движения и его изменений во времени.

Идентификация возвратов

Рис.3 Интерфейс идентификации возвратов"

Механизм связан с функционалом главного меню “Функции – Печать служебных штрих-кодов – Печать наклеек на возврат”. Он позволяет найти и отобразить в отдельном окне заказ в системе, к которому была выполнена привязка штрих-кода возврата, (поиск заказа осуществляется путем сканирования наклейки возврата).

В окне идентификация возврата доступна кнопка “Показать карточку”, которая откроет карточку найденной единицы корреспонденции.

Печать служебных штрихкодов

Печать наклеек на возврат

Предназначена для учета возвратных документов. При выборе данной функции система предложит указать количество наклеек, которые требуется распечатать. Распечатанные наклейки при этом будут пронумерованы.

Если в переменной Запрашивать возвратные документы при приеме

поставить значение Требовать маркировки наклейкой, то при проставлении статуса Доставлено у корреспонденции с включенной галкой Возврат будет появляться сообщение о необходимости отсканировать штрихкод возврата. После сканирования штрихкода возврата он будет присвоен данной корреспонденции.

Если нажать на кнопку Отмена появится сообщение с предложением ввести причину отсутствия возврата. Данное сообщение будет отображено в поле Инфо о возврате в карточке корреспонденции.

Возвраты можно передавать между сотрудниками через Функции > Корреспонденция > Движение корреспонденции. Чтобы найти корреспонденцию, к которой относится возврат, используйте Функции > Корреспонденция > Идентификация возвратов.

Наклейки на возврат можно распечатать не только из программы, а например заказать в типографии. Как это сделать?

При печати наклеек на возврат программа просто генерирует последовательные номера, подставляет их в шаблон штрихкода и печатает. Если вы хотите печатать их внешними средствами, оставьте диапазон номеров в начале на случай печати из системы, чтобы коды не пересекались, и генерируйте начиная с 1 000 000 (один миллион). Сам штрихкод имеет формат EAN-13, начинается с 2850, потом следует порядковый номер наклейки, нормированный до 8 знаков, и последний, 13-й знак — рассчитанная контрольная сумма. Ваши коды должны начинаться с 2850010000006.

Печать этикеток для адресного хранения

Рис.6 Печать этикеток для адресного хранения"

Предназначена для маркировки полок для хранения заказов. При вызове данной функции система предлагает указать диапазон распечатываемых номеров ячеек. После печати данных штрих кодов их наклеивают на соответствующую полку.

Алгоритм работы с данными штрихкодами предполагает, что если заказ предназначен для самовывоза, кладовщик, осуществляющий приемку данного заказа на склад через F10, после сканирования штрихкода заказа перекладывает его на полку и сканирует штрихкод с данной полки. При этом система запоминает данную полку за заказом.

Когда получатель приходит забирать заказ, кладовщик находит заказ и смотрит номер полки в поле Хранится в ячейке на вкладке Прочее карточки корреспонденции. Далее на складе находит данную полку и забирает заказ.

Управляющие коды

Управляющие коды позволяют получить быстрый доступ к заранее определенным функциям MeaSoft путем сканирования распечатанного штрихкода.

Чтобы распечатать лист с штрихкодами, откройте Функции > Печать служебных штрих кодов > Управляющие коды, укажите настройки печати и нажмите на кнопку ОК.

Лист с управляющими кодами выглядит следующим образом:

1 — установить номер пломбы манифеста в формате «Место номер». Например, «Место 1», «Место 2».

2 — установить номер пломбы манифеста в формате «Паллет номер». Например, «Паллет 1», «Паллет 2».

3 — нажать на кнопку Закрыть курьера.

4 — установить переключатель на Выдача на вкладке Выдача.

5 — установить переключатель на Прием на вкладке Выдача.

6 — открыть форму Прием корреспонденции.

Штрихкоды в зеленой рамке — это причины недоставки из справочника Статусы > 6 Причины недоставки. На вкладке Выдача сканируется сначала штрихкод с причиной недоставки, затем штрихкод корреспонденции. При этом причина недоставки будет указана в поле Инфо о доставке карточки корреспонденции.

Печать наклеек для маркировки мест

Рис.8 Просмотр дополнительных ФИО"

Для учета рукописных накладных распечатайте наклейки (или закажите их в типографии, в этом случае у наклеек должен быть префикс 2878, EAN13). Из программы напечатать наклейки можно с помощью функции Печать служебных штрих-кодов > Печать наклеек для маркировки мест. Наклейки печатаются в 2-х экземплярах: на накладную и на место.

Алгоритм работы с такими штрихкодами:

1. Курьер забирает корреспонденцию.
2. Курьер заполняет рукописную накладную.
3. Курьер маркирует отправления наклейками для маркировки мест, при этом наклейки у него в 2-х копиях, где одной наклейкой он маркирует коробки (места, пакеты и т.д.), а другую наклеивает на соответствующую рукописную накладную (например, с обратной стороны накладной).
4. Курьер сдает отправления на терминал.
5. Приемщик терминала вносит накладную в MeaSoft и сканирует наклейки на рукописной накладной, тем самым указывает, что к указанной накладной относятся данные маркировки. При этом штрихкоды из наклеек для маркировки мест сохраняются в карточке корреспонденции в дополнительные ФИО (см. скриншот). Значение в поле Кол-во будет меняться в зависимости от количества отсканированных наклеек с накладной.
6. Приемщик терминала сканирует наклейки на коробках при приемке на склад (F10), тем самым производится сверка отсканированных наклеек на накладной и фактически имеющихся наклеек на коробках. При сканировании наклеек с коробок система проставляет галку Принято по штрихкодам в дополнительных ФИО.

Допуск курьеров к работе

Сотрудник организации принимает решение о допуске курьера к работе или запрете и выставляет значение с помощью функционала Посещаемость. При выдаче корреспонденции проверяется график работы сотрудника. Если курьер не допущен к работе на текущую дату, выдать корреспонденцию невозможно.

Функция работает при включенной переменной Справочники > Переменные > Выдача > Проверять курьеров на допуск к работе.

Чтобы открыть функционал отметки посещаемости, используйте один из следующих способов:

• на вкладке Сотрудники в контекстном меню выберите Показать посещаемость;
• в основном меню программы перейдите Функции > Допуск курьеров к работе.

Откроется окно «Посещаемость»:

В таблице представлен список всех работающих в системе курьеров. Набор столбцов регулируется настройками пользователя.

Верхняя часть окна содержит фильтр:

• Дата — отбор информации о допусках по дате;
• Менеджер — отбор списка курьеров по менеджеру;
• Скрыть отсутствующих по причине — если флажок установлен, в списке не отображаются отсутствующие курьеры, для которых указана информация в поле «Причина отсутствия».

Строки подсвечиваются красным, если время фактического прихода не проставлено или оно позже значения столбца «Приход».

Чтобы допустить курьера к работе, в контекстном меню записи курьера выберите Изменить статус «Допущен к работе».

Чтобы отменить допуск, воспользуйтесь тем же пунктом контекстного меню.

Чтобы проставить причину отсутствия, в контекстном меню выберите пункт Отпустить и причину. Значения по умолчанию: Отпуск, Больничный, Отгул, Простой.

Вы можете добавить причину отсутствия в справочнике Статусы > 31 Причины отсутствия на работе.

Прием корреспонденции на склад

Прием корреспонденции на склад

Доска приема

Доска приема

Ввод заявок по фото

Ввод заявок по фото работает только совместно с мобильным приложением для курьеров.

Принцип работы с системой ввода заявок по фото:

1. Создаем заказ на вкладке "Заказы".

2. Создаем в нем заборную корреспонденцию (номер 0, пустой штрих код).

!ПРИМЕЧАНИЕ!

Пункты 1 и 2 можно заменить оформлением "Забора" через личный кабинет клиента.

3. Выдаем курьеру с мобильным приложением.

4. Курьер при заборе заполняет рукописные накладные на доставку и прикладывает их фото к забору.

5. Оператор видит данные фото при открытии "Ввода заявок по фото".

6. При двойном клике на строке откроется пустая карточка корреспонденции в которую необходимо внести информацию и сохранить заказ.

Для дальнейшего упрощенного поиска данных накладных в карточке заборной корреспонденции необходимо нажать "Функции" - "Введенные на основании".

И так же наоборот. Для поиска "забора" через корреспонденцию с доставкой - "Функции" - "Родительская корреспонденция"

Логистика

Модуль предназначен для работы логиста с междугородними отправлениями.

Главное окно модуля отображает отправления, для которых одновременно выполняются следующие условия:

1. Отправление находится в выбранном филиале курьерской службы.
2. Выбранный филиал не может доставить отправление в город получателя.
3. Не запланировано перемещение отправления в филиал, который обслуживает город получателя.

Заборы в модуле не отображаются.

Филиал доставляет отправления в город получателя, если выполняется хотя бы одно из следующих условий:

• город получателя указан в настройках зон филиала;
• город получателя находится в том же регионе, что и филиал. Москва и Московская область считаются единой областью, как и остальные, у которых региональный центр в MeaSoft вынесен в отдельную область;
• у филиала установлен флажок Обслуживает много регионов. Считается, что такой филиал доставляет отправления куда угодно. Это используется при передаче доставки агенту.

Местоположение корреспонденции определяется следующими способами:

• если корреспонденция запланирована в манифест, то по филиалу-получателю в манифесте;
• по ответственному филиалу, указанному в карточке корреспонденции на вкладке Межгород.

Окно модуля выглядит следующим образом:

Номер накладной, Шифр, Заказчик служат для идентификации отправления.

Дата заказа, Режим, Масса, План. дата доставки предоставляют информацию для расстановки приоритетов при планировании доставок.

Филиал отправитель. Филиал, из которого отправляется корреспонденция.

Дата план. прибытия и Время план. прибытия — дата и время прибытия манифеста в филиал-отправитель. Данные берутся из карточки манифеста:

• если манифест ожидается — из полей Планируемая дата доставки и План. время;
• если манифест уже отправлен и заполнены поля карточки манифеста Дата доставки и Время, то используются эти данные.

Регион-получатель — область города получателя. Служит для удобства логиста при планировании манифестов для отправки в регионы. Если корреспонденция запланирована в манифест для отправки в регион-получатель, она исчезнет из модуля Логистика.

Планирование

В интерфейсе модуля используется следующая цветовая схема для поля Дата план. прибытия:

• зеленый цвет — манифест отправлен и проставлена дата прибытия меньше текущей. Означает, что манифест прибыл;
• красный цвет — манифест отправлен, но не прибыл, планируемая дата прибытия уже прошла. Означает, что манифест задерживается.

С помощью контекстного меню вы можете:

• запланировать корреспонденцию в уже существующий манифест, который еще не отправлен;
• создать новый манифест и запланировать в него корреспонденцию;
• указать перевозчика.

Отправка подрядчику

Корреспонденции могут быть переданы на доставку подрядчику, например «Почте России» или DHL, причем это может произойти в городе, отличном от города получателя.

В карточке филиала подрядчика должен быть установлен флажок Обслуживает много регионов. Тогда корреспонденция, запланированная в манифест, отправляющийся в филиал подрядчика, пропадет из окна модуля Логистика.

Массовое выставление счетов

Массовое выставление счетов

Биллинг курьеров

Биллинг курьеров