Карточка корреспонденции

Создание единицы корреспонденции

1. На вкладке Заказы выберите заказ и нажмите пробел. Откроется вкладка Адреса с входящими в заказ корреспонденциями.
2. Нажмите F3 или в контекстном меню выберите пункт Создать. Откроется окно новой карточки корреспонденции с заполненными данными клиента и заказа.
   
3. Заполните поля карточки и нажмите ОК.

Карточка единицы корреспонденции

Карточка единицы корреспонденции содержит следующие вкладки:

• Получатель
• Отправитель
• Межгород
• Выдача
• Финансы
• Прочее
• Услуги
• Вложения
• Места
• Пользовательская

Сверху расположены поля, общие для всех вкладок.

Номер. Номер единицы корреспонденции. Ставится максимальный номер корреспонденции в текущем заказе, увеличенный на единицу. Система следит за уникальностью номеров корреспонденции в пределах заказа. При этом вы можете редактировать номер и сохранить корреспонденцию с одинаковыми значениями номеров в одном заказе. Если при создании записи другой пользователь займет номер, подставленный автоматически, редактируемой записи присваивается новый номер, она сохраняется, а пользователь видит предупреждение, что нумерация изменилась.
Очень важно для бизнес-процессов, чтобы нумерация корреспонденции, вводимой в базу данных одним оператором, была непрерывной, последовательной и соответствовала тому порядку, в котором корреспонденция физически расположена. В этом случае наклейки и/или ведомости, распечатанные с сортировкой по номеру, располагаются в той же последовательности. Это существенно снижает трудозатраты на сопоставление корреспонденции наклейкам и ведомостям. Для автоматического контроля нумерации при одновременном вводе корреспонденции несколькими операторами в один заказ применяется настройка программы, устанавливающая диапазон номеров, выделенных каждому оператору, так, чтобы они не пересекались (Параметры > Ввод).

!ВНИМАНИЕ! Если у корреспонденции стоит номер 0, она считается заборной. Отправитель и получатель меняются местами. На карте будут видны адреса отправителей.

Шифр. Применяется для ввода кода получателя, принятого в системе управления заказчика. При заполнении этого поля и последующем переходе к другому полю система ищет корреспонденции с заполненным полем Шифр, доставленные от текущего заказчика. Если с таким шифром от этого заказчика в базе данных присутствует несколько организаций, различающихся по названию, оператору предлагается выбрать организацию. После этого в поля Компания, ФИО, Адрес, Станция метро и Телефон подставляются значения из последней доставки этому получателю, а также выводятся одна или две панели информации о предыдущих доставках этому получателю:

Вложение. Значение подставляется из карточки текущего заказа с возможностью редактирования.

Поручение. Текст поручения курьеру: купить, отдать, подписать, забрать и т.д.

Сумма р. Сумма перевозимых курьером денег.

Оплата получ.. Если флажок установлен, в случае доставки интернет-магазином сумма будет взиматься с получателя.

Вид корреспонденции и Режим наследуются из выделенной корреспонденции в таблице корреспонденции. При редактировании значений типа отправления и режима происходит подстановка значения стоимости доставки из тарифного плана текущего клиента. Стоимость доставки указывается в валюте расчетов с данным клиентом.

Стоимость для курьера. Сумма в рублях, которая будет начислена курьеру за доставку. Поле можно редактировать. Используется, если нужно указать сумму, отличную от тарифного плана курьера.

Дата вручения. Дата фактического вручения корреспонденции. Если поле не заполнено, корреспонденция считается недоставленной.

Время вручения. Время фактической доставки. Если дата доставки заполнена, а время — нет, подразумевается «не доставлено по причине» (например, «никого не было»).

Вручил курьер. Имя курьера, доставившего корреспонденцию.

Информация о доставке. Данные о человеке, фактически получившем корреспонденцию у адресата – его фамилия, должность, телефон и т.д.

Ожидание. Время в минутах, которое курьер провел, ожидая получателя.

Туда. Если флажок установлен, оформляется доставка получателю. По умолчанию флажок установлен.

Возврат. Если флажок установлен, при установленном флажке Туда оформляется доставка получателю и обратно. Если доставка должна быть только обратно (заказчику), снимите флажок Туда и установите Возврат. В результате получатель и отправитель поменяются местами.

Значения полей раздела Возврат соответствуют значениям полей раздела Туда.

По кнопке Функции доступны следующие действия:

• История изменений. Позволяет просмотреть историю изменений основных полей карточки корреспонденции. Отображается пользователь, дата и время изменения, измененные поля.
• История изменений доп. полей. Позволяет просмотреть историю изменений дополнительных полей карточки корреспонденции. Отображается пользователь, дата и время изменения, измененные поля.
• Печать. Позволяет распечатать наклейки или ведомости (накладные) на корреспонденцию. Подробнее см. в разделе «Печать ведомостей/наклеек».
• Прикрепленные файлы. Позволяет просмотреть и скачать прикрепленные файлы, в том числе фотографии с курьерских устройств, отсканированные ведомости.
• Движение накладной. Позволяет определить сотрудника, у которого находится накладная на бумажном носителе информации. Подробнее см. в разделе «Функции#Движение накладных и возвратов».
• История сообщений. Позволяет просмотреть информацию о звонках курьеров получателям. Подробнее см. раздел «Мобильное приложение курьера для Android#Звонок получателю».
• История статусов
• Разослать
• Новый тикет
• Отправить на повторную доставку
• Ввести на основании
• Родительская корр-ция
• Введенные на основании

Получатель

Компания. При вводе используется автоподстановка из списка названий компаний-получателей всей корреспонденции от текущего заказчика за последние 2 года.

После ввода значения происходит поиск доставок указанному получателю. Данные последней доставки автоматически заполняются в поля ФИО, Адрес, Станция метро и Телефон. В верхней части карточки отображаются информационные панели с историей доставок этому получателю.

Поскольку адрес определяется по названию компании, то для удобной работы с получателями, у которых при одном названии существует несколько адресов (например банки, имеющие много филиалов с одинаковым названием) рекомендуется добавлять в конец названия один или несколько знаков нижнего подчеркивания (_). Такие знаки в конце наименования получателя не печатаются в доставочных листах и не попадают в отчеты. Если в базе данных несколько таких «разных» названий введенной компании-получателя, система предложит оператору выбрать нужный адрес из имеющихся или добавить новый.

Дата. Плановая дата доставки.

ФИО. Заполняется именем получателя для введенной компании. Если нажать на кнопку при ручном вводе получателя, первые буквы каждого слова заменятся на заглавные, кроме фразы «для бухгалтерии», которая применяется при доставке биллинга (рассылке счетов). Кнопка переключается щелчком мыши по ней или нажатием кнопки F4.

Время с ... до .... При необходимости указывается время вручения:

• оба поля заполнены разными значениями — интервал времени доставки;
• оба поля заполнены одинаковыми значениями — конкретное время доставки;
• заполнено только в одно поле — ограничение времени «от» или «до».

Значения используются для печати на доставочных листах (ведомостях) для курьеров.

Адрес. Используется автоподстановка адресов из базы КЛАДР.

По введенному адресу определяется станция метро. Для этого адрес должен соответствовать стандарту, принятому в системе. Подробнее см. раздел «Ввод адресной информации».

Указанный формат адреса используется в адресах клиентов и курьеров, а также автоматически применяется к адресам при импорте баз получателей из Microsoft Excel. Подробнее см. раздел «Импорт баз данных».

Станция метро. Поле доступно только при установленном флажке Москва. Значение определяется автоматически для указанного адреса, пользователь может изменить его.

Район. Подставляется автоматически, т.к. районы жестко связаны со станциями метро.

Телефон. Телефон получателя в любом формате.

Прочее

Есть жалоба: — Заполняется в случае поступления жалобы на курьера. Пометьте поле галочкой и выберите жалобу из списка. Для добавления новой жалобы выберите пункт меню Справочники → Статусы → Жалобы клиентов (см.раздел Жалобы клиентов).

Хранится в ячейке: — Содержит номер ячейки, в которой хранится корреспонденция, предназначенная для самовывоза (см. раздел Адресное хранение корреспонденции).

Принято в работу на: — Дата, на которую запланирована доставка корреспонденции. Это поле используется в тех случаях, когда в поле Дата указывается крайний срок доставки корреспонденции. Для проставления окончательной даты доставки выберите в контекстном меню таблицы корреспонденции пункт "Принять в работу на" и выберите один из подпунктов: "Сегодня", "Завтра", "Дату" (в этом случае укажите дату) или "Пусто" (если необходимо отменить дату, введенную ранее).

Флаг Утрачено — Предназначен для пометки утраченных (утерянных, украденных и т.п.) единиц корреспонденции. Корреспонденция считается утраченной, если этот флаг взведен, указана дата доставки, а стоимость доставке изменена на 0 руб. Помеченная таким образом корреспонденция не будет включаться в инвентаризацию и в акт возврата корреспонденции, но будет попадать в акт возврата денег. Кроме того, нулевая стоимость доставки у такой корреспонденции не будет пересчитываться при выборе пункта меню "Пересчитать стоимость" на вкладке "Заказы".