Как добавить клиента

Чтобы добавить клиента, перейдите на вкладку Клиенты в верхнем меню программы. В открывшемся окне обязательно заполните вкладки Основное, Реквизиты и Финансы. Настройка остальных вкладок необязательна и зависит от рабочих процессов в вашей компании. В этой статье описаны основные параметры к заполнению. Подробное описание всех полей формы см. в статье Клиенты и партнеры.

Заполните основные сведения

1. Перейдите на вкладку Основное.
2. Укажите произвольное краткое название Компании клиента. Оно должно быть понятно вашим коллегам. Не рекомендуем указывать полное название с формой юридического лица: например, ИП или ООО. Для этого предназначена вкладка Реквизиты.
3. Укажите Контактное лицо в компании клиента. Этот человек отвечает за взаимодействие с курьерской службой.
4. Укажите фактический Адрес организации. Программа автоматически определит станцию метро по указанному адресу. Подробнее о работе со станциями метро см. в разделе Метро.
5. Укажите Телефон контактного лица или организации.
6. Укажите Email контактного лица или организации.
7. Укажите название Папки для сортировки клиентских документов. Название может быть использовано для маркировки ведомостей и накладных. На печатной форме папка отображается в поле № Заказа. Также по маркировке возможно искать документы клиента.
8. Выберите внутренний Статус клиента.
9. Укажите Время работы и Обеда компании.
10. Выберите способ получения Пропуска курьера для прохода на территорию клиента.
11. В поле Работает с филиалом выберите филиал обслуживания этого клиента.
12. Если требуется, то укажите дополнительную служебную информацию в полях Примечание и Примечание 2. Эта информация доступна только пользователям системы КС 2008.

Вкладка Основное

Заполните реквизиты

Система использует реквизиты клиента для создания сопроводительных документов. Таких как счета и акты передачи денег. Обязательность заполнения полей зависит от способа работы с клиентами:

• Если оплата поступает наличными до выполнения доставки — указывать реквизиты клиента необязательно;
• Если вы работаете с клиентом по договору и безналичной оплате — обязательно укажите все реквизиты;
• Если оплата поступает наличными за определенный период времени — обязательно укажите № Договора. Остальные поля заполнять необязательно.

Заполните основные настройки:

1. Перейдите на вкладку Реквизиты.
2. Укажите № Договора с курьерской службой. Если номер не указан, то в карточке заказа система включит опцию Оплата наличными.
3. Укажите Дату договора — день его заключения.
4. Укажите дату Окончания договора.
5. Укажите Полное название компании клиента в соответствии со свидетельством о регистрации. Это название система использует для формирования сопроводительных документов.
6. Укажите Ответственное лицо в компании клиента, с которым заключен договор.
7. Укажите Должность ответственного лица.
8. В поле Действующий на основании укажите формулировку основания в соответствии со свидетельством о регистрации компании клиента.
9. Укажите банковские реквизиты юридического лица клиента: ИНН, КПП, ОГРН, БИК, Банк, Р.счет, Корр.счет, ОКПО.
10. Укажите Юридический адрес клиента в в соответствии со свидетельством о регистрации компании.
11. Укажите Адрес грузополучателя для возврата корреспонденции клиенту. Может не совпадать с юридическим адресом.
12. В поле Фирма выберите юридическое лицо для работы с этим клиентом.

Заполните блок Выставление счетов:

1. Выберите тип Печатной формы счета для клиента.
2. Укажите Email для отправки счетов, актов, детализаций к актам и счет-фактур.
3. Укажите ФИО Контактного лица для получения финансовых документов.
4. Укажите Телефон сотрудника или отдела для получения финансовых документов.
5. В поле Адрес доставки счета укажите адрес клиента для получения оригиналов документов.
6. Включите опцию Прилагать детализацию, чтобы система создавала детализацию в форме счета в Excel. Детализация будет расположена на отдельном листе.

Вкладка Реквизиты

Заполните вкладку финансы

Заполните основные параметры:

1. Перейдите на вкладку Финансы.
2. Выберите по какому Тарифу считается стоимость услуг для этого клиента.
3. Включите опцию Минимальная сумма счета если надо установить минимально возможную сумму в счете для этого клиента. Если сумма счета клиента меньше, чем указанная, то система выставит счет на указанную сумму.
4. Если требуется, то включите для клиента Скидку. Укажите месяц и год действия, а также размер скидки.
5. Включите опцию Предоплата если клиент оплачивает услуги до их выполнения. При таком подходе клиент вносит средства на баланс и система списывает их за оказанные услуги.
6. Укажите Количество дней для оплаты счета. Если за этот срок клиент не оплатил счет, то он считается должником. При создании заказа от таких клиентов система предупреждает о наличии неоплаченных счетов. Если администратор системы включил блокировку таких клиентов, то для них невозможно создать срочный заказ.
7. Выберите Валюту расчетов с клиентом.
8. Укажите какое Количество счетов в месяц курьерская служба должна высылать клиенту в счет оказания услуг.

При работе с Интернет-магазинами настройте дополнительные параметры:

1. Включите опцию Немедленный возврат денежных средств, чтобы максимально ускорить возврат денег клиентам. Как это работает:
   • опция включена — в акты передачи денег (АПД) попадают доставленные отправления из корреспонденции со статусом "Доставлено" в выдаче или "Доставлено" со слов курьера. Система автоматически корректирует суммы актов за предыдущий период;
   • опция отключена — в АПД попадают отправления только с указанной датой вручения.
2. Включите опцию Исключить стоимость курьерских услуг из акта передачи денег если требуется удерживать стоимость курьерских услуг из суммы передаваемых денег. Если опция отключена, то в АПД попадает стоимость отправлений и услуг курьерской службы. Клиент получает отдельный счет на оплату услуг курьерской службы.
3. Включите опцию Спрашивать тип оплаты у получателя, чтобы разрешить курьерам изменять тип оплаты через мобильное приложение.
4. Если требуется, то Включайте в АПД неоплаченные междугородние отправления. Как это работает:
   • опция включена — в АПД попадают отправления с указанной датой и временем вручения. И с ответственным филиалом, который отличается от текущего. Текущим система считает филиал, указанный в карточке клиента;
   • опция отключена — в АПД попадают только доставленные отправления с отметкой "Оплачено".
5. Выберите Тип оплаты АПД по умолчанию. Тип оплаты можно изменить в АПД после создания.

Вкладка Финансы